ISSN 1984-9354 SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA O PEQUENO COMÉRCIO VAREJISTA E SUAS VANTAGENS COMPETITIVAS: ANÁLISE DO SISTEMA QUESTO PDV- PAF. Área temática: Gestão pela Qualidade Alaécio Pantaleão Moura alaeciopantaleao@gmail.com Silze Santos alaeciopantaleao@gmail.com Raja Khalil rajaoliveirakhalil@gmail.com Resumo: This article aims to demonstrate the advantages of using an information system in small retail businesses, as well as facing great competition in the market, must meet the current tax legislation. For these companies achieve these goals, need an Integrated Management Information System, which manages necessary information required by gorverno and to assist in business management, able to create a competitive advantage. Through the study we tried to conceptualize some types of information systems and their advantages. The system was analyzed "QUESTO PDV-PAF with its features and benefits. The analysis was developed in the company 7mti Commerce and Computer Services Ltd.. The data were collected through interviews with employees that contribute to the analysis, programming and system implementation. From the research was feasible to recognize that the fit between a good Integrated Management Information System, with a deployment of quality, support and training of employees, creates a competitive advantage in the market, an effective result in the planning of the company. Palavras-chaves: Gestão de Risco;Maturidade;Governança;Tecnologia da Informação.
1. INTRODUÇÃO No Brasil, o mercado de comércio varejista de pequeno porte enfrenta muitas dificuldades para manter suas atividades. O cenário é de grande concorrência, devido principalmente ao poder que as grandes empresas detém no mercado, com políticas de baixo preço e diferenciação de serviços. Como consequência as margens de lucro destes varejistas são fortemente pressionadas para baixo. Muitas dessas empresas são criadas a partir de uma estrutura familiar e muitas vezes não contam com colaboradores qualificados para exercerem a função. Em muitos casos não conseguem estabelecer rotinas ou processos estruturados que permitam identificar o que pode ser feito para alcançarem resultados positivos, nem mesmo se estão sendo lucrativas. Em função de todas as dificuldades, do custo elevado, mudanças na estrutura organizacional e algumas resistências, é importante o processo de informatização. A gestão da informação focada nos aspectos organizacionais e o apoio da tecnologia, são ferramentas estratégicas para se manter nesse mercado competitivo. A necessidade do Sistema de Informação nas empresas surgiu devido ao grande e crescente volume de informações que as empresas possuem. Existem vários tipos de Sistemas de Informação que são utilizados de acordo com os objetivos e particularidade que cada empresa necessita. Outro ponto de dificuldade para os varejistas, são as exigências legais, como por exemplo a nota fiscal eletrônica, PAF (Programa de Aplicativo Fiscal) e SPED ( Sistema Público de Escrituração Digital), entre tantas outras, Estão se tornando tão complicados que acabam gerando custos adicionais para as empresas. Os Sistemas de Informação Gerencial Integrada (ERP) - Enterprise Resourse Planning, são sistemas que proporcionam a integração de dados de todos os setores de uma organização, facilitando a busca de informações na tomada de decisão pelos gestores. Além do Sistema ERP contribuir na gestão empresarial, fornece as tabelas de produtos e classificações fiscais para o módulo PAF-ECF (Programa de Aplicativo Fiscal-Emissor de Cupom Fiscal). O PAF-ECF é destacado, pois este é exemplificado pelo Sistema QUESTO PDV-PAF que está sendo considerado nesta pesquisa. Para fornecer as informações necessárias exigidas pela legislação. O objetivo desta pesquisa é analisar a importância em utilizar um Sistema de Informação no pequeno comércio varejista, obtendo vantagem competitiva e cumprindo as exigências da 2
legislação. Além disso, é importante descrever alguns objetivos essencias: Conceituar Sistema de Informação e alguns tipos, torna-se relevante, pois propicia conhecimento que contribua para melhor escolha do Sistema de Informação para a empresa; Demonstrar as vantagens de utilizar um Sistema de Informação que contribua com um diferencial da empresa no mercado competitivo; Analisar o sistema Questo PDV-PAF, suas características e benefícios, como alternativa para exercer com eficácia todas as exigências de um mercado competitivo, com particularidades legais do setor. 2 REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 SISTEMA DE INFORMAÇÃO: CONCEITO E TIPOS DE SISTEMA Para entender um Sistema de Informação é importante analisar as palavras informação e sistema. A informação resulta do processamento e organização de dados interpretados e possivelmente formatados, filtrados, analisados e resumidos, de tal forma que represente uma modificação (quantitativa e qualitativa) no conhecimento do sistema (pessoa, animal ou máquina) que a recebe. Já um sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo.(oliveira, 2000, p. 13) Um sistema envolve amplo campo de idéias, como sistema de comunicação, sistema econômico, sistema de transporte entre outros. O objetivo do sistema deve ser claro e criar planos para o futuro. O Sistema de Informação é composto por pessoas (juntamente com os processos que executam e com as informações e documentos que manipulam) e os meios automatizados (máquinas, computadores, redes de comunicação) que trabalham para tentar realizar um objetivo (organização). Autores como Laudon e Laudon (2007, p. 9), definem Sistema de Informação como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisão, a coordenação e o controle de uma organização. Um Sistema de Informação visa captar o que acontece na organização, apresentando precisamente a cada nível o que lhe cabe. O objetivo é dar subsídio ao processo decisório, este é representado pelo conjunto de relatórios, normalmente produzido pelo Departamento de Informática que administra os recursos de processamento de dados capazes de receber os dados das várias áreas da empresa e transformá-los em informações úteis à gerência. A necessidade do Sistema de Informação nas empresas surgiu devido ao grande e crescente volume de informações que a organização possui. Com o Sistema de Informação capacitado, a apresentação dos dados necessários a empresa pode garantir um grande diferencial em relação aos 3
concorres. As vantagens de um Sistema de Informação consistem na otimização do fluxo de informação, redução de custos, ganho na produtividade, maior integridade e veracidade nas informações e maior segurança nas informações. Importante ressaltar que os sistemas de informação provocam mudanças organizacionais e administrativas, trazendo desafios para a administração. 2.2 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Encontram-se vários tipos de Sistema de Informação que são utilizados de acordo com o objetivo e dados que as empresas necessitam. Os Sistema de Informação Operacional, Sistema de Informação Gerencial (SIG), Sistema de Apoio à Decisão (SAD) e Sistema de Informação Gerencial Integrada ERP são os mais utilizados entre as empresas para auxílio na tomada de decisão. 2.2.1 Sistema de Informação Operacional Os Sistemas de Informação Operacional ou sistemas empresariais básicos tratam das transações rotineiras (atividades do dia-a-dia) da organização, segundo Oliveira (2012, p. 23), relata que são os mais fáceis e que serve de base a outros tipos de sistema. Esses tipos de sistema têm por objetivo armazenar, ordenar, processar, recuperar e apresentar dados de forma simples para os usuários que o utilizam. Seu benefício consiste em agilizar as atividades, informações, cálculos e documentações. Os sistemas operacionais incluem opções de cadastros e controles de clientes, produtos, fornecedores, contas a pagar, contas a receber, relatórios, fluxo de caixa, balanços entre outros. Existem dois casos especiais de sistemas operacionais, que na obra de Laudon e Laudon (2007) e Oliveira (2012) mencionam que são os Sistemas de Gestão Empresarial responsáveis por administrar, automatizar ou apoiar todos os processos de uma organização de forma integrada; e os Sistemas de Automação Comercial que incluem apoio às vendas, estoque e contabilidade, com uso de terminais ponto-de-venda (PDV) e centrais automatizadas. O autor menciona os dois sistemas, pois também possuem as transações rotineiras, mas com complementos mais avançados que o sistema operacional. 2.2.2 Sistema de Informação Gerencial (SIG) 4
Os SIGs proporcionam relatórios sobre o desempenho corrente da organização. Com essa informação é possível monitorar e controlar a empresa, além de prever seu desempenho futuro (LAUDON e LAUDON, 2007, p. 48) Oliveira (2012, p. 25) afirma que o Sistema de Informação Gerencial (SIG) é desenvolvido com base no conhecimento específico do negócio, chamado de método do trabalho. O Sistema de Informação Gerencial possui diversas vantagens sendo algumas como: o auxílio no gerenciamento, redução dos custos das operações e a facilidade que as empresas têm em atingir suas metas tornando assim possível uma boa coordenação e planejamento. 2.2.3 Sistema de Apoio à Decisão (SAD) O Sistema de Apoio à Decisão (SAD) são sistemas que não só fornecem informações para o apoio à tomada de decisão, mas que contribuem para o processo de tomada de decisão. Enquanto o Sistema de Informação Gerencial fornece as informações sobre o desempenho da organização, o SAD fornece informações e técnicas de apoio à decisão para analisar problemas ou oportunidades específicos. Este sistema oferece dados e modelos para a solução de problemas semi-estruturados e focando a tomada de decisões (OLIVEIRA, 2012, p. 25) Gordon e Gordon (2011, p. 259) menciona que os administradores através desse tipo de sistema têm a capacidade de analisar, de maneira quantitativa, caminhos alternativos para uma decisão. Essencialmente, eles modelam um conjunto complexo de circunstâncias. O responsável pelas decisões pode manipular múltiplos parâmetros do modelo para avaliar o impacto de circunstâncias diversas. O SAD auxilia os gestores a usar melhor seus conhecimentos, conseqüentemente propicia a criar novos conhecimentos, tendo assim maior número de alternativas para uma decisão. 2.2.4 Sistema de Informação Gerencial Integrada ERP (Enterprise Resource Planning) Os Sistemas de Informação ERP são sistemas que propiciam a integração dos dados de todos os setores de uma organização facilitando a busca das informações na tomada de decisão pelos gestores. Para Oliveira (2012, p. 115), a tecnologia Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais, é uma arquitetura de sistemas de informação que facilita o fluxo de informações entre todas as atividades da organização: fabricação, logística, finanças e recursos 5
humanos. Esse tipo de Sistema de Informação compreende os sistemas operacionais, gerencias e como também os de apoio à decisão, através de módulos específicos. A informação gerada pelo Sistema de Informação Gerencial Integrada propaga para todos os módulos da empresa, ou seja, ao realizar uma venda, automaticamente o produto será baixado do estoque, emitirá uma nota fiscal, se for a prazo gerará uma fatura que irá para o contas a receber, e caso a empresa esteja integrada com outro membro da cadeia, essa informação será transmitida para ela. Os sistemas que possuem módulos separados dificultam a agilidade das atividades, pois tem um grande volume de digitação, ocasionando erros, retrabalhos e maiores custos. As empresas viam o sistema ERP apenas para dividir as atividades, mas com a evolução passaram a ter uma visão de processos, assim tornou-se necessário um sistema integrado destacando a importância dos processos de negócio que são executados pela estrutura organizacional. Algumas das características básicas do sistema ERP são a integridade de informações entre vários setores da empresa e agilidade nas atividades onde a informação pode ser digitada ou gerada a partir de informações já inseridas no Banco de Dados do sistema. Colangelo Filho (2001, p. 19) afirma que O sistema ERP revoluciona uma empresa, quando esta tem uma boa administração, um bom investimento na sua infra-estrutura interna, tem um controle do seu processo de negócio [...]. Algumas das vantagens da utilização do Sistema ERP, conforme Maxwell (2013) são: eliminação de vários módulos de sistemas separados; eliminação de operações manuais; melhoria na produtividade; facilidade no fluxo das informações e a qualidade dos processos de trabalho dentro das empresas; redução dos custos; redução de estoque; otimização no processo de tomada de decisão; redução do tempo dos processos gerenciais; adaptáveis a parametrizações de acordo com as necessidades das empresas; oportunidade para atualizar a infra-estrutura tecnológica. Na atualidade com o mercado competitivo as empresas precisam de um sistema integrado que facilitem a administração de todos os setores. A adesão de sistemas ERP colabora para isso, pois traz vantagens que auxiliam para um bom controle e gerência. Mas a implantação de um ERP pode também causar enormes dificuldades às empresas que os adotam. Diversas pesquisas, estudos, artigos e reportagens já foram expostos relatando projetos mal-sucedidos de implantação de um ERP ou destacando o que pode dar errado em um projeto dessa dimensão (COLANGELO FILHO, 2001). As informações inseridas no sistema de forma adequada são extremamente importantes. As operações mal realizadas são as maiores causas de problemas com ERP. Uma implantação de um sistema de informação integrada na empresa gera mudanças 6
significativas e é necessário que todos os colaboradores estejam cientes que o comprometimento e um treinamento de qualidade, são fatores primordiais para o sucesso do novo empreeendimento. 2.3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO, VANTAGENS COMPETITIVAS E EXIGÊNCIAS LEGAIS DO PEQUENO COMÉRCIO VAREJISTA. Um dos propósitos principais das empresas, ao adotarem um Software é adquirir alguma espécie de vantagem competitiva, pela redução de custos, integração de processos, centralização da informação ou ainda pela garantia de grande confiabilidade nos dados armazenados (LAUDON e LAUDON, 2007). O Sistema de informação é visto como um meio para se atingir esses objetivos.. Segundo Laudon & Laudon (2007) "dizemos que as empresas que se saem melhor têm uma vantagem competitiva sobre as outras: ou elas têm acesso a recursos especiais que as outras não possuem, ou não são capazes de usar os recursos disponíveis de maneira mais eficiente (...)". A empresa consegue vantagem competitiva através de seus investimentos em tecnologia, sistema de informação e na busca constante de melhoria de custo, qualidade e diferenciação. Essa vantagem competitiva está relacionada aos objetivos estratégicos de uma empresa e sua capacidade de aumentar o desempenho, a produtividade e a resposta ao mercado.. Considerando o modelo das cinco forças competitivas de Porter (1980), que propõe que o posicionamento de uma empresa e as correspondentes estratégias são determinadas pela rivalidade entre os concorrentes diretos, novos entrantes no mercado, produtos substitutos, clientes e fornecedores. Essas forças podem ser resumidas em 4 estratégias que se beneficiam do uso da tecnologia em geral e dos sistemas de informação em particular, Laudon e Laudon (2007, p. 73) - Liderança em custos, visa atingir através da tecnologia e do sistema de informação, o menor custo, utilizando políticas e processos que orientem as organizações para suas atividades fins. Um exemplo são os sistemas de reposição contínua do Wal-Mart a maior rede de varejo do mundo - integram de forma muito rápida dados de produtos comprados por clientes com fornecedores dessas mercadorias, reduzindo o custo de manutenção de grandes estoques e ajustando as quantidades ideais de compra (INFORMATIONWEEK, 2004). - Aproximação com cliente e fornecedor, em que sistemas de informação são usados para desenvolver um relacionamento mais forte e consistente com clientes e fornecedores. Várias empresas de comércio eletrônico, por exemplo, oferecem novos produtos para seus clientes baseados em históricos de compras, através de uma rastreabilidade das preferências 7
- Diferenciação de produto, estratégia que visa diferenciar a oferta da empresa das ofertas dos cocorrentes através da criação de um diferencial competitivo em que os sistemas de informação são utilizados para a criação de novos produtos e serviços. O sistema de venda direta da Dell Computers, em que pessoas físicas e empresas compram computadores sob encomenda diretamente com o fabricante, revolucionou o mercado de venda de computadores. - Foco em nicho de mercado, estratégia de enfoque que procura centrar as forças em um determinado grupo de compradores. Os sistemas possibilitam a criação de um foco específico, estabelecendo um atendimento diferenciado frente à concorrência. Os sistemas que trabalham no relacionamento com clientes (CRM Consumer Relationship Management) se enquadram nessa estratégia. Entretanto, compreende-se, após esses exemplos, a importância da utilização de um sistema de informação para a vantagem competitiva. São várias as alternativas e cabe a cada administrador escolher a que melhor se enquadra em sua organização. Vale ressaltar que a escolha de um sistema adequado deve ser visto como um bem necessário para o sucesso da empresa. O pequeno comércio varejista possui algumas exigências da legislação, que impõem o setor a utilizar sistemas de informação que possuam atributos que atendam os requisitos do governo estadual. Uma das principais exigências legais que este setor devem cumprir está ligada a um equipamento, denominado Emissor de Cupom Fiscal (ECF). O ECF(emissor de cupom fiscal) trata-se de um equipamento automatizado que emite cupons e outros documentos fiscais, registrando os dados relativos à quantidade, descrição e valor das mercadorias ou serviços prestados, acumulando-os em totalizadores e contadores específicos, gerando relatórios consolidados e calculando o imposto devido na comercialização de cada produto. Os relatórios consolidados, além de conterem dados fiscais, podem auxiliar na gestão comercial. No aspecto físico, o ECF se assemelha a uma impressora comum, mas contém memória extra e programa específico capaz de registrar e acumular vendas. Este equipamento é normatizado pelo fisco por meio da Comissão Técnica Permanente do ICMS (COTEPE/ICMS) do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ). (artigos 135, 251 e 252 do RICMS/2000, Portaria CAT 45/06 e Portaria CAT-55/98-SEF/SP SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DE SÃO PAULO), o ECF tem por objetivo facilitar a emissão de documentos fiscais pelo estabelecimento comercial, em especial nas situações de venda ao consumidor 8
final.. A utilização deste equipamento permite maior controle do fisco pelo estado. O ECF emite um cupom fiscal que substitui a Nota Fiscal de venda para todos os efeitos legais. Nesse cupom ficam registrados os dados de cada produto vendido, particularmente as alíquotas fiscais, responsáveis pelo cálculo do imposto devido no momento em que a venda ocorre. A adequação à legislação que trata da obrigatoriedade de uso do ECF, elemento imprescindível da Automação Comercial, demonstra o respeito da empresa para com o seu cliente, real contribuinte do tributo, através do atendimento rápido, seguro e transparente. O uso do ECF agiliza as operações, dá comodidade e é um forte instrumento de controle gerencial. Com ele, em um único investimento, a empresa poderá adquirir um equipamento que atenda a legislação fiscal e ainda lhe permita fazer a gestão dos seus negócios. A Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, estabeleceu em seu art. 61 que as empresas que exercem as atividades de venda ou revenda de bens a varejo e as empresas prestadoras de serviços estão obrigadas ao uso de equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF). A relação entre os sistemas de informação e o ECF existe pelo fato de o ECF não ser um equipamento autônomo, ou seja, ele depende de um sistema informatizado que o comande, para que a venda no estabelecimento varejista possa ser por ele registrada e armazenada. É o sistema que envia para o equipamento qual produto e qual quantidade estão sendo vendidos, a alíquota tributária e também dados relativos à operação financeira forma de pagamento, acréscimos e descontos. Como o uso do ECF é obrigatório para todo estabelecimento varejista que não seja considerado microempresa(sef/mg, 2009), o uso de um sistema de informação para comandar o ECF tornou-se também obrigatório. Outra exigência importante está ligada ao envio periódico, para o poder público, de todas as informações relacionadas à entrada e saída de mercadorias ocorridas no estabelecimento do contribuinte. Conhecido como Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (SINTEGRA), essa obrigatoriedade legal foi estabelecida pelo Convênio 57/95, em reunião do Conselho Nacional de Política Fazendária, que definiu em detalhes como essas informações relativas à movimentação deviam ser enviadas. Por se tratar de um arquivo de dados a ser transmitido via internet, é obviamente indispensável o uso de um sistema de informação que seja capaz não só de armazenar e processar todos os dados e informações relativos à entrada e saída de mercadorias do estabelecimento e isso inclui as vendas efetuadas utilizando-se um ECF como também de criar os arquivos digitais seguindo com rigor o padrão definido na legislação. 9
Uma das exigências legais é o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), anunciado pelo Governo Federal em janeiro de 2007 como parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) (MINISTÉRIO DA FAZENDA, 2009). De um modo geral, o SPED irá proporcionar uma modernização das práticas adotadas atualmente para o cumprimento das exigências, principalmente na forma como essas informações são transmitidos às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores. O projeto prevê, na sua parte fiscal, a substituição do SINTEGRA, explicado anteriormente, e da transformação, para formato eletrônico, de vários livros fiscais que, hoje, são impressos e arquivados fisicamente pelo contribuinte. Mas o alcance do projeto é muito maior, já que envolve também o envio de todas as informações contábeis de cada empresa para os órgãos competentes. Dada a sua abrangência, o projeto SPED tem demandado grandes alterações em sistemas de informação em todas as empresas (COMPUTERWORLD, 2008). Visando aumentar o controle das empresas sob o ponto de vista fiscal e tributário, com a intenção de eliminar brechas para acabar com a sonegação fiscal, além de reduzir os custos públicos e privados, possibilita para o meio ambiente com a diminuição do papel por ambas as partes. Com o desenvolvimento da tecnologia, o governo criou uma forma de controlar melhor as empresas com a criação o do Programa Aplicativo Fiscal do Emissor de Cupom Fiscal (PAF-ECF), conforme convênio ICMS 9, de 3 de Abril de 2009, em sua cláusula primeira e segunda, define da seguinte forma: Cláusula primeira: Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é o equipamento de automação comercial e fiscal com capacidade para imprimir, armazenar e disponibilizar documentos fiscais e não fiscais e realizar controles de natureza fiscal referentes a operações de circulação de mercadorias ou a prestações de serviços, implementando na forma de impressora com finalidade específica (ECF-IF) e dotado de Módulo Fiscal Blindado (MFB) que recebe comandos de Programa Aplicativo Fiscal Emissor de Cupom Fiscal (PAF-ECF) externo. Cláusula segunda: Programa Aplicativo Fiscal Emissor de Cupom Fiscal(PAF-ECF) é o programa aplicativo desenvolvido para possibilitar o envio de comandos ao Software Básico do ECF, sem capacidade de alterá-lo, para utilização pelo contribuinte usuário do ECF. Portanto, o PAF-ECF é um programa e um equipamento, onde no programa são cadastrados todos os itens que a empresa comercializa, e os serviços que a mesma preste, para assim que a mesma efetue alguma venda ou serviço, emita o cupom fiscal. É bem mais rápido do que emitir nota de venda ao consumidor, e se tem um controle maior dos seus produtos e estoque, no ato da emissão do cupom automaticamente as informações do mesmo são armazenadas para posterior envio 10
ao fisco. SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DE SÃO PAULO(artigo 2º, inciso XIV, da Portaria CAT 55/98 e Portaria CAT 108/03). O decreto nº 21.073, de 19 de novembro de 1998. Dispõe sobre a obrigatoriedade de uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal ECF, por estabelecimento que promova venda a varejo e por prestador de serviço, e dá outras providências. Art. 1º: Os estabelecimentos que exerçam atividade de venda ou revenda de mercadorias ou bens ou de prestação de serviços em que o adquirente ou tomador seja pessoa física ou jurídica não contribuinte do ICMS, estão obrigados ao uso de Equipamento Emissor de Cupom Fiscal ECF, excetuando-se (Convênios ECF 01/98 e 02/98). 3 ANÁLISE QUESTO PDV-PAF Segundo o proprietário da empresa 7mti Comércio e Serviços de Informática Ltda e desenvolvedor do sistema QUESTO, ele foi criado em 2000, em linguagem Delphi, sendo uma evolução de um programa em tela texto (Quick Shop) que já existia desde 1995, inicialmente desenvolvido para atender o ramo de bancas de jornais, revistas e tabacaria. O sistema utiliza o banco de dados dbisam e funciona na plataforma windows. No ano de 2010 foi criada outra versão denominada QUESTO PDV- PAF para atender pontos de vendas no varejo com obrigações fiscais. Atualmente a empresa 7mti Comércio e Serviço de Informática Ltda. atende os estados do Rio de Janeiros e São Paulo. O sistema QUESTO PDV-PAF é um software que permite manter o controle operacional da empresa, evitando perdas de produtos consignados que é uma característica muito peculiar no ramo de jornais e revistas e também fazendo um controle rígido de caixa, de forma que o proprietário pode delegar esta função a funcionários, tendo mais tempo para pensar o seu negócio, com base nos relatórios gerenciais fornecidos pelo sistema. A integração dos processos internos e até os externos (B2B) evita o retrabalho e dá maior confiabilidade e ganho de tempo. O sistema é customizável, e durante a implantação se adequa às características da empresa do cliente. Novos recursos estão constantemente sendo incorporados, à medida em que os clientes enviam sugestões. Principais Características do QUESTO PDV-PAF Integração entre os diversos setores ; Disponibiliza informação em tempo real, com acesso fácil e imediato; Mantém base de dados única e centralizada; Apoia e facilita a tomada de decisões; Orientado a processos; Homologado pela receita estadual. 11
As quatro características acima são primordias em um sistema ERP e o sistema Questo Pdv-Paf possui os recursos que integram os setores, cujos dados são alimentados uma única vez sem redundância de processos e cujas informações possam ser extraídas em tempo real, de forma simples e imediata. Com vários módulos disponíveis o QUESTO PDV-PAF possui diversos recursos que contribuem na redução de custos, através de relatórios de controle de estoque, histórico de compras, entre outros: Entrada e cadastro de produtos: pode ser de forma manual ou através de integração de arquivos recebidos dos fornecedores em formato TXT ou XML. (B2B : Business to Business); Cadastro de clientes com histórico de compras;tratamento de consignações através do recolhimento dos produtos (encalhe) e lançamento no Contas a Pagar; Tela de vendas, no estilo PDV, com opções de pagamento (dinheiro, cheque, cartão, vale e conta cliente); Possibilidade de atribuir vendedores às vendas, para comissionamento; Gestão de contas a pagar; Gestão de contas a receber; Relatórios gerenciais, destacando os seguintes: a)entradas no período, demonstrando as compras faturadas e consignadas;b) Vendas no período, por classe de produto, ou geral;c) Vendas por fornecedores; d) Vendas por vendedores e comissionamento; e)vendas por horário, demonstrando através de gráficos os horário de picos de vendas; f) Lucratividade das vendas, através de Curva ABC.; Módulo PAF (Programa Aplicativo Fiscal), emissão de cupom fiscal; controle de venda através do PAF ECF ; emissão de nota fiscal: por venda, por período de venda; emissão de boletos e arquivo de remessa de boletos; geração do arquivo do SPED Fiscal; Em conformidade com a legislação vigente, já tendo passado por 3 homologações oficiais.; Se comunica com as principais impressoras fiscais, tais como : Daruma, Bematech, Elgin, Epson e Sweda; Tem em seu menu fiscal as opções exigidas pelo fisco, que permitem gerar uma série de relatórios fiscais e exportação de arquivos para a contabilidade; Nfe- C : Nota Fiscal Eletrônica ao Consumidor. O sistema está em fase de desenvolvimento para atender a este novo modal, que irá substituir o PAF-ECF, dando muito mais flexibilidade aos lojistas. Além de diversas vantagens do sistema QUESTO PDV-PAF, a empresa possui uma equipe para implantação e suporte on line para atender, explicar e sanar dúvidas sobre os procedimentos do sistema. A cada nova versão, as inovações e melhorias são disponibilizadas para os clientes, permanecendo as configurações de cada negócio e garantindo a continuidade e evolução do sistema. 4 CONCLUSÃO A era da informação do atual mundo globalizado, tem como característica o mundo digital, que facilita o fluxo de informações entre pessoas, empresas e governo. 12
Um sistema de informação possibilita uma agilidade no processamento de informações, capazes de armazenar, ordenar, processar, recuperar e apresentar dados de forma simples para os usuários que utilizam, o que ocorre com o sistema Questo PDV-PAF. Além disso, por ser um ERP esse sistema permite a administração dos dados de forma integrada, fornecendo apoio a tomada de decisão. Para se obter alguma vantagem competitiva, é importante que as empresas operem com apoio de um sistema de informação integrada (ERP), que além de auxiliar na gestão empresarial, fornece os dados necessários para atender as exigência legais do mercado. Nesta pesquisa apresentaram-se as principais características de um ERP e suas vantangens, evidenciando que na visão dos autores o modo com que as atividades são desempenhadas integrando os pontos de interseção entre elas, criam vantagem competitiva, reduz custos, como também aumenta a diferenciação no mercado. O sistema QUESTO PDV-PAF possui os atributos mais importantes dentre os sugeridos nesta pesquisa, bem como as características que levam uma empresa a obter estratégias para lidar com o mercado competitivo. Constatou-se que o QUESTO PDV-PAF apresenta os módulos que proporcionam lidar com as cinco forças competitivas de Porter(1980) que são: rivalidade entre os concorrentes diretos, novos entrantes no mercado, produtos substitutos, clientes e fornecedores. Através das informações alimentadas é possível elaborar as estratégias indicadas por Laudon e Laudon (2007). Entre as estratégias, lideranças em custo estão presente, pois o sistema fornece integração total com o principal fornecedor, controle de estoque em tempo real, reduzindo perdas de produtos consignados e manutenção de grandes estoques. Quando se aborda aproximação cliente fornecedor, a existência de cadastro dos clientes e fornecedores, com seu histórico de compras é fundamental para manutenção de um relacionamento fidelizado, podendo obter um cruzamento dos dados específicos, com a identificação dos padrões dos clientes, criando assim um foco no mercado. Outro aspecto determinante no sistema é a Curva ABC onde demonstra a classificação dos produtos pela lucratividade, proporcionando assim um maior controle de estoque. Um recurso disponibilizado pelo sistema QUESTO PDV-PAF, é o o módulo ECF (Emissor de Cupom Fiscal ) que atende a legislação específica do pequeno mercado varejista, que por sua vez demonstra para seus clientes, que a empresa é um real contribuinte dos tributos. Conclui-se, portanto que o sistema QUESTO PDV-PAF possui os atributos necessários para a criação de vantagem competitiva dentro do ramo de jornais, revistas e afins, tendo um resultado eficaz no planejamento financeiro, facilitando na tomada de decisão e atendendo a legislação. 13
A pesquisa é relevante para o comércio de pequeno porte, a aquisição e implantação de um Sistema de Informação Integrada (ERP), tornou-se uma premissa diante de um mercado competitivo e das exigências legais do setor. 7 REFERÊNCIAS COLANGELO FILHO, L. Implantação de Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning): um enfoque de longo prazo. São Paulo: Atlas, 2001. DICKER, LEONARDO, Percepção de valor em sistemas de informação orientados para o pequeno e médio varejo brasileiro, Curso de Mestrado em Administração, da Faculdade de Ciências Empresariais da Universidade Fumec. Disponível em: www.fumec.br/anexos/cursos/mestrado/.../leonardo_dicker.pd. Acesso em: 29 set. 2014 FLORENTINO, Pablo Vieira. Sistemas de informações. Instituto Federal da Educação, Ciências e Tecnologia da Bahia-IFBA. Disponível em: www.ifba.edu.br_professores_pablovf_repositorio_sitipossi GORDON, Judith R.; GORDON, Steven R. Sistemas de informação: uma abordagem gerencial. Rio de Janeiro: LTC, 2006. LAUDON, Jane P.; LAUDON, Kenneth Cl. Sistemas de informações gerenciais. 7 ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007. MAXWELL. Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro PUC Rio. Disponível em: http://www.maxwell.lambda.ele.puc-rio.br/5143/5143_4.pdf. Acesso em: 09 set.2014. OLIVEIRA, Jayr Figueiredo. Sistemas de informação: um enfoque gerencial inserido no texto empresarial e tecnológico. 4 ed. São Paulo: Érica, 2000 SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DE MINAS GERAIS SEF/MG. Disponível em: < http://www.fazenda.mg.gov.br>. www.fazenda.rj.gov.br/sefaz Acesso em: 26 set. 2014. SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DO GOVERNO DE SÃO PAULO Disponível em: http://www.pfe.fazenda.sp.gov.br/guia_procedimentos_ecf_01.shtm Acesso em: 06 out. 2014.. 14
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