Sistemas e Tecnologia 1 - Coloque todos os computadores a trabalhar em rede para facilitar o acesso A partilha de ficheiros, impressoras e a gestão de um sistema de network significa que apenas terá que mudar uma vez. Trabalhar em rede torna a partilha de informação simples e eficaz. Por outro lado, poupa dinheiro na medida em que não existe a necessidade de imprimir os documentos para distribuir pelos funcionários. Poupa também no número de impressoras periféricas e faxes. Em vez de ter várias impressoras de qualidade média, opte por uma impressora de boa qualidade que esteja ligada em rede a todos os computadores. Quando for necessário fazer um update, todos os computadores ficarão actualizados automaticamente. 2 - Planeie e agende rotatividade nas tarefas repetitivas Certifique-se que a rotina do dia-a-dia é feita sem que ninguém dê por isso e depois então poderá concentrar-se no cliente. Ninguém gosta de fazer tarefas repetitivas, mas infelizmente, ainda precisam de ser feitas. Distribua-as. Se todos ficarem com uma fatia, as fatias serão mais pequenas. Por exemplo, lavar a loiça na cantina. É uma tarefa que tem de ser feita; no entanto, não afecta directamente a bottom line da empresa. Se esta for uma tarefa rotativa, cada pessoa poderá lavar a loiça apenas uma vez por mês o que é melhor do que ter alguém que o faça três por dia, todos os dias. Por outro lado, estará a enfatizar a importância do trabalho em equipa. 3 - Construa um Manual de Políticas e Procedimentos Se puser tudo por escrito, irá evitar a duplicação e depositará a confiança no sistema e não nas pessoas. A chave para desenvolver um negócio com sucesso é criar uma série de sistemas que gira o negócio. Os sistemas garantem que as coisas correm da forma correcta e sem sobressaltos, sempre. Os sistemas são registados em manuais, conhecidos por manuais de políticas e procedimentos. Eles são a principal referência para o negócio. 4 - Automatização e actualização dos equipamentos Se fizer o trabalho da forma mais correcta e rápida, a longo prazo verá os resultados. Mas lembre-se, os equipamentos necessitam de uma regular manutenção e actualização. Implemente isto no seu sistema e faça uma revisão com frequência. Os avanços tecnológicos fornecem vantagens que incluem a automatização de várias tarefas bem como a redução de despesas e elevados níveis de precisão. Do que é que está à espera?
5 - Documente todos os sistemas de contabilidade Compensa largamente ter um sistema e uma pessoa menos habilitada do que uma pessoa altamente qualificada que pode sair a qualquer momento. Os sistemas de contabilidade são de uso fácil, quando instalados. Todas as pessoas o podem utilizar. Se o seu sistema de contabilidade estiver bem concebido e documentado, qualquer pessoa estará habilitada para o fazer. 6 - Agende e proceda a uma ma nutenção regular de todo o equipamento Em vez de esperar que os seus equipamentos dêem o berro, proceda à sua manutenção em alturas em que menos precisa deles. Verá que a longo prazo ficará mais barato. A manutenção regular irá não só manter os equipamentos a funcionar em perfeitas condições, como ainda lhe irá poupar dinheiro por não ter que suportar tempos de inactividade não produtivos e dispendiosos. A negligência poderá também afectar a garantia dos equipamentos. 7 - Utilize sistemas informáticos para envio e controlo de crédito Poupe tempo e di nheiro e certifique-se que tudo é consistente. Existem vários sistemas informáticos disponíveis que fazem inúmeras tarefas, desde a facturação até aos balanços. São consistentes e fáceis de utilizar. Por outro lado, poderão controlar os valores em dívidas. Utilize-os. Irão poupar-lhe tempo e dinheiro. 8 - Documente todas as tarefas num Manual de Operações O que precisa de ser feito, quando precisa de ser feito, quem deverá fazê-lo, quais os standards e como medir os resultados. Isto é importante, pois não só especifica como é que cada tarefa tem que ser efectuada, como também indica quais são os standards, o que acontece quando as coisas correm mal e de que forma podem os membros da equipa gerir e medir o seu progresso. Veja este Manual de Operações como o guia definitivo de como as coisas estão a correr no seu negócio. É um guia detalhado, descreve passo-a-passo todo o trabalho a ser feito, através de ilustrações e imagens quando aplicável. 9 - Utilize um sistema informático de controlo de stocks Não deixe esta tarefa ao acaso. Pode fazer com um só computador o que cinco ou seis pessoas costumavam fazer.
O controlo de stock é uma área do seu negócio propícia à informatização. Informatize tudo, as encomendas, os preços, o reabastecimento de stock, o inventário, etc. Certifique-se que tem o princípio de compra de stock Mesmo a Tempo. Não podia ser mais fácil. E é mais preciso. 10 - Desenvolva um programa de integração e formação sobre sistemas Formar as pessoas sobre como utilizar um bom sistema demora cerca de um décimo do tempo do que ensinar as pessoas a fazer o trabalho. Lembre-se, os sistemas gerem o negócio e as pessoas gerem os sistemas. Dê-lhes formação sobre como gerir o sistema e o seu negócio irá florescer. Comece a formar as pessoas logo desde o início, inclua a formação do sistema no programa de iniciação. Desta forma, pode estabelecer uma cultura de sistemas na sua empresa. 11 - Acompanhe as mais recentes inovações informáticas Desta forma, será fácil para todos utilizá-las. Existem formações de qualidade e as pessoas novas na empresa deverão igualmente conhecer os programas. Tudo se resume a consistência. Não existe nada de pior do que não poder utilizar determinados tipos de software ou não poder abrir um simples documento apenas porque expirou a data do software. Estar actualizado transmite também uma mensagem positiva relativamente à sua empresa. Sempre que instalar um novo software, aproveite a oportunidade para ter uma sessão de formação. Por outro lado, é também uma boa oportunidade para fazer uma sessão de team building. 12 - Proceda à actualização dos seus sistemas de telefone e fax Se for bem utilizada, a tecnologia pode poupar-lhe imenso tempo. E no mundo dos negócios, tempo é dinheiro. Ter as mais recentes tecnologias pode também ser altamente rentável. Muitas vezes, um equipamento novo toma o lugar de três equipamentos antigos. Funcionará melhor e reduzirá o tempo de inactividade do equipamento. E muitas vezes são mais fáceis de utilizar e ocupam menos espaço no escritório. Lembre-se de considerar as linhas de transferência de chamadas para telemóveis. 13 - Analise e actualize regularmente o sistema de controlo/garantia de qualidade Pelo menos agora tem tudo por escrito. Assim, é só uma questão de os seguir. Tudo muda com o passar do tempo. Os sistemas e procedimentos são revistos e concebidos para se adaptarem às diversas condições e requisitos. Lembre-se de fazer reflectir estas
alterações nos seus controlos de qualidade e sistemas de controlo. É simples, mas muitas vezes deixado para trás. 14 - Utilize um sistema de backup para todos os seus computadores Isto pode poupar-lhe imenso tempo caso aconteça o pior aos seus computadores. Os computadores podem crashar, e geralmente, isso acontece sempre nas piores alturas. Perder todos os dados não só é desesperante, como também pode custar-lhe tudo. Ter um sistema de backup pode ser extremamente simples, tão simples como conseguir que as pessoas transfiram os seus ficheiros ou dados para um disco no final de cada dia. Existem muitos sistemas sofisticados disponíveis no mercado, desde fazer o download para um cd até à transferência automática electrónica para um sítio seguro longe da empresa. Seja como for, faça o backup de todos os seus dados. 15 - Utilize e-mails externa e internamente Desde que as pessoas não abusem, irá poupar-lhe imenso tempo e energia. Enviar informação internamente via e-mail não só é eficaz e rápido, como também é mais barato. Mais barato que distribuir pelo escritório memorandos ou cartas. E desta forma, o remetente sabe que foi entregue. Existe também um registo electrónico, por isso também lhe poupa espaço de armazenamento. Pode criar um campo no Outlook para os colegas de forma a simplificar o envio. Pode também estabelecer departamentos de grupos, ou pode enviar e- mails individualmente. 16 - Documente todos os processos de trabalho Tem de saber todas as tarefas a realizar e qual a ordem a seguir. Depois é mais fácil escrever como fazer. Desenhar um gráfico operacional dos diversos processos de trabalho vai ajudá-lo a perceber claramente o mecanismo do seu negócio. Vai assisti-lo a localizar obstáculos e tarefas que podiam ser feitas melhor e de forma mais rápida. Vai também fazer com que, por um lado, os novos membros se sintam mais rapidamente integrados, e por outro, todos sejam mais produtivos. 17 - Documente todos os sistemas de Marketing e Vendas Se resultar, é um sistema que vai querer utilizar para o resto da vida. Não adiante gerir um departamento de vendas e marketing que não funciona. Por outro lado, não faz sentido gerir um sistema com o qual não sabe trabalhar. Por isso, documente tudo o que fizer neste sentido para que possa ser repetido outras vezes. Isto vai originar consistência e vai poupar-lhe tempo e dinheiro à medida que os resultados vão aparecendo.
18 - Documente os fluxos de informação Escreva para onde vão todos os pedaços de papel. Assim todas as pessoas podem tratar dele. É escusado ter armários cheios de relatórios e memorandos se ninguém faz uso deles. Estantes e gavetas são uma perca de tempo e de dinheiro. Entender o fluxo de informação no seu negócio é crucial para gerir um bom negócio. Descreva a sua trajectória e irá poupar tempo e dores de cabeça. Desta forma, toda a equipa e até o próprio negócio irão ficar mais bem organizados. 19 - Utilize um programa de base de dados personalizado ao seu negócio Controle os seus clientes, os seus padrões de c ompra e o seu negócio através de computador. É tão simples quanto isso. Crie uma base de dados, a começar pelos seus contactos, e evolua a partir daí. Inclua nomes e os contactos bem como toda a informação relacionada com o seu padrão de compra e respectivo comportamento. Estas informações irão tornar-se o centro de informações para o seu negócio. Não há preço que possa pagar estas informações. Utilize-o e verá o seu lucro a aumentar. 20 - Actualize com frequência o equipamento de escritório Se o vai ajudar no aumento da produtividade, estará a poupar e não a gastar. Ter o equipamento de escritório mais moderno não só o torna mais eficiente como ainda aumenta o nível de satisfação da sua equipa. Aumenta a moral e a produtividade. É também óptimo para a sua imagem. 21 - Dê prioridade às tarefas extraordinárias As tarefas extraordinárias podem ocupar muito tempo e custar-lhe muito dinheiro. Dê prioridade às tarefas extraordinárias à medida que elas ocorrem. Tente resolvê-las com a maior brevidade possível e não se esqueça de actualizar os seus sistemas e manuais. Utilize estes tarefas como exercícios de team building sempre que possível. Estas tarefas podem ser levadas a cabo durante os períodos mortos ou depois da hora de expediente dependendo da natureza de cada uma. Se ocorrerem tarefas extraordinárias com regularidade, reveja os seus sistemas e afine-os onde necessário. 22 - A actualização dos seus sistemas deve acompanhar o crescimento da sua empresa À medida que a sua empresa cresce, os seus sistemas podem ser testados até ao limite da sua concepção original. Substitua aqueles que já estão desactualizados. Eles podem já não ser relevantes e funcionais.
Reveja e verifique os sistemas à medida que o negócio cresce. É bastante mais fácil corrigir ou adaptar um sistema à medida que vai crescendo do que começar tudo do início e desenvolver um sistema completamente novo. 23 - Sistemas de segurança Quão seguro é o seu negócio? Conseguirá sobreviver a um assalto? E se os computadores crasharem? Ladrões, espionagem industrial e furtos são cada vez mais problemas graves para os empresários de todo o mundo. O que faria se fosse o alvo de um grupo organizado? O que faria se a sua rede de computadores fosse infectada por um vírus gravíssimo? Estarão estas hipóteses incluídas no seu sistema de segurança? Reveja regularmente o sistema de segurança e fale com profissionais externos para garantir que não está a correr riscos. Discuta propostas à sua empresa de s eguros, bombeiros e polícia (caso seja aplicável).