VISÃO GERAL DO E-SOCIAL 1
VISÃO GERAL DO E-SOCIAL SUMÁRIO 1.0 Introdução......03 2.0 Considerações Iniciais......03 2.1 Objeto do esocial......03 2.2 Conceito do esocial......03 2.3 Objetivos do projeto......03 2.4 RET Registro de Eventos trabalhistas......03 2.5 Identificadores......04 2.6 Transmissão dos arquivos......04 2.7 Tabelas......04 2.8 Descrição Simplificada do Modelo Operacional...05 2.9 Sequenciamento lógico da transmissão dos arquivos...05 3.0 CRONOGRAMA ESTIMADO...07 4.0 INFORMAÇÕES QUE SERÃO TRANSMITIDAS VIA E-SOCIAL......08 4.1 Dados relacionados com a folha de pagamento......09 4.2 Dados não relacionados com a folha de pagamento...09 5.0 COMO SE PREPARAR PARA O E-SOCIAL......10 6.0 PRÓXIMOS PASSOS......11...11 7.0 CANAIS DE COMUNICAÇÃO COM A PROPAY......12 2
VISÃO GERAL DO E-SOCIAL (Ato Declaratório Sufis nº 05 de 17 de julho de 2013) 1.0 Introdução Este documento tem por objetivo orientar o empregador/contribuinte no cumprimento de suas obrigações advindas com o esocial. 2.0 Considerações Iniciais 2.1 Objeto do esocial O esocial tem por objeto, informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias e fiscais previstas na lei n 8.212, 2, de 1991. 2.2 Conceito do esocial O esocial é um projeto do governo federal que vai coletar as informações descritas no Objeto do esocial, armazenando-as as no Ambiente Nacional do esocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS. As informações podem ser classificadas em três tipos, a saber: a) Eventos trabalhistas: é uma ação ou situação advinda da relação entre empregador e trabalhador, como por exemplo, a admissão de empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, etc. b) Folha de Pagamento: Ações relacionadas com a remuneração e respectivos tributos incidentes sobre a contratação de mão de obra. c) Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: são aquelas previstas na lei nº 8212, de 1991, e em Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego MTE. 2.3 Objetivos do projeto Unificar a captação das informações definidas no conceito do esocial; Racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os empregadores, com o estabelecimento de transmissão única para os diferentes órgãos de governo, usuários da informação; 2.4 RET Registro de Eventos Trabalhistas As informações dos Eventos Trabalhistas alimentarão uma base de dados denominada RET Registro de Eventos Trabalhistas (Base de dados do Governo). Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes ntes com o RET. Por exemplo, um evento de desligamento de empregado só será aceito se para aquele empregado tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão. Outro exemplo, um evento de afastamento temporário somente será aceito se o empregado já não estiver afastado. 3
O RET também será utilizado para validação da folha de pagamento, que só será aceita se todos os trabalhadores constantes no RET como ativos constarem na mesma e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento constarem no RET. Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também serão objeto de informações que alimentarão o RET, como os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados. 2.5 Identificadores A partir da data de entrada em vigor do esocial os empregadores serão identificados apenas pelo CNPJ, se pessoa jurídica e apenas pelo CPF, se pessoa física. No lugar da matrícula CEI para as pessoas físicas, foi criado o CAEPF Cadastro de Atividades da Pessoa Física, que será um número sequencial, acoplado ao número do CPF. A pessoa física deverá providenciar registro no CAEPF, obedecendo a normas previstas em ato normativo próprio a ser publicado oportunamente. No lugar da matrícula CEI para as obras de construção civil, foi criado o CNO Cadastro Nacional de Obras, que será sempre acoplado a um CNPJ ou CPF. As matrículas CEI existentes na data de implantação do esocial relativas a obras, comporão o cadastro inicial do CNO. Os trabalhadores, por sua vez, terão como identificadores obrigatórios, o CPF e o NIS (NIT, PIS ou PASEP). O par CPF x NIS deverá estar consistente com o CNIS Cadastro Nacional de Informações Sociais e será validado no ato da transmissão. Sua inconsistência gerará recusa no recebimento da informação. Os empregadores deverão dar atenção especial às informações cadastrais de seus trabalhadores, certificando-se de sua consistência com o CNIS e, se necessário, proceder a regularização das inconsistências antes da data de entrada em vigor do esocial. 2.6 Transmissão dos arquivos a) Eventos Trabalhistas: os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. Assim, ao se admitir um empregado, o arquivo com a respectiva informação o deverá ser transmitido antes que o empregado inicie suas atividades profissionais. Para cada evento trabalhista deve ser gerado um arquivo único, no leiaute especificado para o evento ocorrido. Há um leiaute diferente para cada um dos tipos de eventos trabalhistas. b) Folha de Pagamento e Outras Informações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais: será composta de diversos arquivos, cujo número vai variar de acordo com o conteúdo a ser transmitido. O início da transmissão deverá ser feito com o arquivo de Abertura e sua finalização com o arquivo de encerramento. Durante a transmissão, se um arquivo com a mesma informação for enviado mais de uma vez, o arquivo mais recente será o arquivo válido e o enviado anteriormente será desprezado. Por exemplo, se a remuneração de um empregado for enviada mais de uma vez antes do encerramento da folha, será considerada válida, a última informação, considerando os campos que compõem a chave primária que identificam o arquivo. 2.7 Tabelas Buscando melhor otimização dos arquivos, bem como das informações armazenadas no ambiente nacional do esocial ao longo do tempo, as informações de natureza permanente serão armazenadas em tabelas no ambiente nacional do esocial. São consideradas informações de natureza permanente aquelas que podem ser utilizadas em mais de um arquivo de esocial, ou em mais de uma competência. 4
Serão armazenadas em tabelas, as seguintes informações: a) Rubricas da folha de pagamento; b) Lotações e Departamentos; c) Cargos; d) Funções; e) Horários de trabalhadores; f) Estabelecimentos e obras de construção civil; g) Processos administrativos e judiciais; h) Operadores Portuários, cadastrados pelo OGMO Órgão Gestor de Mão de Obra. 2.8 Descrição Simplificada do Modelo Operacional O empregador gera um arquivo eletrônico contendo as informações previstas nos leiautes, assina-o digitalmente, transformando-o o em um documento eletrônico nos termos da legislação brasileira vigente de maneira a garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é transmitido pela Internet para o ambiente nacional do esocial, que, após verificar a integridade formal, emitirá o protocolo de recebimento e o enviará ao empregador. 2.9 Sequenciamento lógico da transmissão dos arquivos A transmissão dos arquivos do esocial deverá ser feita seguindo uma sequencia lógica, obedecendo etapas, conforme descrito a seguir: a) Eventos Iniciais: Informações do Empregador; Arquivos de Tabelas; Tabela de rubricas da folha de pagamento; Tabela de Lotações e Departamentos; Tabela de Cargos; Tabela de Funções; Tabela de Horários; Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil; Tabela de Processos; Tabela de Operadores Portuários; Cadastramento inicial de vínculos; b) Eventos trabalhistas; Cadastramento Inicial; Admissão; Alteração Cadastral; Alteração Contratual; CAT; ASO; Aviso de Férias; Afastamento Temporário; Alteração de Afastamento Temporário; Retorno de Afastamento Temporário; Estabilidade Início; Estabilidade Término; Condição Diferenciada de Trabalho Início; Condição Diferenciada de Trabalho Término; Aviso Prévio; Cancelamento de Aviso Prévio; Atividades Desempenhadas; Comunicação de Acidente de Trabalho; 5
c) Folha de Pagamento e Outras Informações: Abertura da Folha de Pagamento; Remuneração dos trabalhadores (um arquivo para cada trabalhador); Serviços Tomados; Serviços Prestados; Serviços tomados de cooperativa; Serviços prestados por cooperativa; Aquisição de produção rural; Comercialização da produção rural; Recursos recebidos ou repassados por/para associação desportiva de futebol; Encerramento. O sequenciamento deve ser obedecido, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias para processamento das informações posteriores. Para melhor entendimento, são citados alguns exemplos a seguir: 1 Ao se enviar as informações de remuneração dos trabalhadores (folha de pagamento), as rubricas da folha devem constar da tabela de rubricas; 2 Ao se transmitir um arquivo de aviso de férias de um determinado empregado, este deve constar do RET como empregado ativo. Para constar no RET, há necessidade de transmissão de arquivo de admissão ou de Cadastro Inicial de Vínculo. 3 Ao se enviar a remuneração de determinado funcionário na folha de pagamento, este funcionário deve constar do RET. 6
3.0 CRONOGRAMA ESTIMADO (Sujeito a alterações pelos órgãos governamentais participantes) 17/07/2013 Publicação do leiaute set/13 Publicação das regras de transmissão dos eventos 01/01/2014 31/03/2014 abr/14 jul/14 01/07/2014 a 30/09/2014 out/14 01/07/2014 a 30/09/2014 Início da obrigatoriedade para o MEI, Segurado Especial, Pequeno Produtor Rural e Empresas do Simples Nacional (até 2 Empregados) Término do prazo para o cadastramento inicial para empresas do Lucro Real Início da obrigatoriedade da Folha de Pagamento para as empresas do Lucro Real. Extinção do MANAD. Início da obrigatoriedade da DCTF Web para empresas de Lucro Real e substituição da GFIP e livro de registro. Disponibilização do módulo Web completo. Início da obrigatoriedade do cadastramento inicial para demais empresas do LP e SN. Início da obrigatoriedade da Folha de Pagamento para as demais empresas do LP e SN. Início da obrigatoriedade do cadastramento inicial para demais empresas do LP e SN. Fonte: Receita Federal do Brasil 7
4.0 INFORMAÇÕES QUE SERÃO TRANSMITIDAS VIA E-SOCIAL E Podemos categorizar as informações que serão enviadas por meio do e-social e Social em basicamente duas formas: a) Dados relacionados com a folha de pagamento; e b) Dados não relacionados com a folha de pagamento. 2% 2%2% 10% Folha Fiscal Segurança e Medicina do Trabalho 16% Ponto Eletrônico 67% Jurídico Cargos e Salários 8
4.1 Dados relacionados com a folha de pagamento A ProPay atenderá o envio das informações relacionadas com a folha de pagamento, mas antes disso será necessário que o cliente forneça os dados cujo envio passa a ser obrigatório com o e-social. Até 08/11/2013 a ProPay divulgará um cronograma operacional informando ndo quais são esses dados e respectivos prazos e formas de disponibilização para a efetiva carga nas bases de dados dos clientes e consequentemente envio ao e-social. 4.2 Dados não relacionados com a folha de pagamento O envio dos dados não relacionados com a folha de pagamento, tais como comunicação de acidente de trabalho, tabela de cargos e salários, atestados de saúde ocupacional, existência de CIPA serão enviados através do sistema ProPay desde que o cliente tenha implementado os módulos específicos para administração destas informações. Vale ressaltar que a gestão das informações cadastradas nestes módulos é de responsabilidade exclusiva do cliente. Outros dados que não sejam relacionados com a folha de pagamento ou com um módulo administrado pela ProPay serão, em princípio, enviados pelo próprio cliente diretamente no portal disponibilizado pelo Governo. Todavia, durante o mês de dezembro de 2013 a ProPay se posicionará formalmente se terá uma oferta de serviços adicionais de consultoria visando a centralização do envio de dados do e-social. 9
5.0 COMO SE PREPARAR PARA O E-SOCIAL O e-social terá um impacto significativo no dia a dia das empresas. Aparentemente pode-se imaginar que o seu maior impacto esteja relacionado com adequações tecnológicas. Isso procede, em parte, pois no médio e longo prazo a principal mudança de paradigma ficará a cargo dos processos administrativos internos que tenham relação com dados ou informações que devam ser diária ou mensalmente informados por meio do e-social. E este impacto é proveniente de várias mudanças, mas que destacamos duas principais: o fato de que algumas informações deverão ser repassadas na medida em que ocorrerem (tempestivas) e que cada arquivo enviado pelo e-social dependerá de uma validação. O fato de ter que enviar informações na medida em que ocorrerem traz a tona questões como: a admissão não poderá ser enviada de forma retroativa, a comunicação de férias não pode ser entregue na iminência do início das férias, os afastamentos deverão ser registrados na data da ocorrência, etc. De outro lado, o processo de validação impedirá, por exemplo, que seja enviado um arquivo de admissão se não houver um arquivo de ASO anterior; da mesma forma, não será possível demitir um funcionário se não houver uma admissão prévia no e-social. Pode-se dizer que o e-social traz a ideia de que não se dá o segundo passo sem antes ter dado o primeiro! Estes novos critérios de controle dos procedimentos trabalhistas limitará as ações da empresa em relação a questões até outrora aparentemente sem importância, exemplo, pagar como RPA um profissional recém admitido e que precocemente pede demissão, enviar um arquivo de afastamento por acidente de trabalho sem antes ter emitido a CAT. Na campo fiscal é sabido que o Governo Federal terá um grande poder fiscalizatório, haja vista que um dos resultados esperados deste projeto é maximizar a arrecadação da contribuição previdenciária. Nesse sentido é prudente que os empregadores reavaliem dentre as tabelas de proventos presentes na folha de pagamento se suas incidências fiscais estão condizentes com a Lei 8.212/91, e se não estiverem, se existe alguma decisão judicial que dê amparo para esta desconformidade. É fato que o procedimento fiscalizatório se tornará mais eficaz! Em resumo, o atendimento ao que determina as regras do e-social dependerá de uma revisão dos processos internos relativos a administração dos prestadores de serviços, com e sem vínculo empregatício, e em grande parte, da capacidade dos empregadores se estruturarem em relação aos seus processos internos, o que abrange todas áreas da organização. É isso mesmo, o cumprimento do e-social, diferente do que muitos pensam, não será uma prerrogativa do RH ou do departamento pessoal, e dependerá de um trabalho administrativo integrado entre áreas como jurídico, financeiro, medicina e segurança do trabalho, dentre outras. 10
6.0 PRÓXIMOS PASSOS Quem Quando Cliente Imediato Cliente Imediato Cliente Imediato ProPay 08/11/2013 ProPay Dez/2013 O que Dados cadastrais: Certificar-se de que os dados cadastrais dos seus trabalhadores com e sem vínculo estejam corretos, tais como CPF, PIS, haja vista que o Governo Federal fará uma conferência dessas informações. Obter dos seus fornecedores de serviços de controle médico e saúde ocupacional todos dados referentes aos seus empregados, tais como ASO, tipo de atestado, exames, etc. Analisar os processos internos de admissão, férias, rescisão, afastamento, etc., com o envolvimento de outras áreas como jurídico, SESMT, Fiscal, e lideres em geral. ProPay divulgará um cronograma operacional informando quais são os dados cadastrais relacionados com a folha de pagamento, que precisarão ser fornecidos pelos clientes, assim como os respectivos prazos e formas de disponibilização para a efetiva carga nas bases de dados e consequente envio ao e-social. ProPay se posicionará formalmente se terá uma oferta de serviços adicionais de consultoria para a centralização e envio de 100% dos dados do e-social. 11
7.0 CANAIS DE COMUNICAÇÃO COM A PROPAY 1. Se necessário envie suas dúvidas ao endereço esocial@propay.com.br, ou acione a Supervisão Operacional; 2. Contatos para apresentação e/ou aquisição dos módulos de Cargos e Salários, Segurança do Trabalho e Medicina do Trabalho: Mauricio Tathibana (mtathibana@propay.com.br) Andrea Cristina da Silva (acsilva@propay.com.br) 12