Aprovado ' Elaborado por Jose Eduardo/BRA/VERITAS em 17/03/2015 Verificado por Fernando Cianci em 17/03/2015 Aprovado por Sandro de Luca/BRA/VERITAS em 17/03/2015 ÁREA DGL Tipo Procedimento Regional Número 36 Título POLITICA DE VIAGENS E REEMBOLSO DE DESPESAS Selecione o verificador do Documento: Fernando Cianci/BRA/VERITAS Jose Eduardo17/03/2015 ÍNDICE: ÍNDICE: 1. OBJETIVO 2. APLICAÇÃO 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 3.1. GERÊNCIA / DIRETORIA EXECUTIVA 3.2. DIRETORIA GERAL LOCAL (DGL) 3.3. GERÊNCIA ADMINISTRATIVA (GAD) 3.4. BUREAU VERITAS 3.5. VIAJANTES 3.6. AGÊNCIAS DE VIAGEM CREDENCIADAS 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 1
5. TERMINOLOGIA 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO 6.1. CONDIÇÕES GERAIS 6.2. PROCEDIMENTOS PARA VIAGENS 6.3. APROVAÇÃO 6.4. DOCUMENTAÇÃO 6.5. TRANSPORTE 6.6. CLASSE DOS VOOS 6.7. PLANEJAMENTO 6.8. HOSPEDAGEM 6.9. CANCELAMENTO DE VIAGEM 6.10. DESPESAS PASSÍVEIS DE REEMBOLSO 6.11. LIMITES DE DESPESAS DE VIAGENS 6.12. PRESTAÇÃO DE CONTAS 7. DESPESAS DE REPRESENTAÇÃO 8. OBSERVAÇÕES GERAIS 9. VIGÊNCIA 10. REVOGAÇÃO 11. ANEXOS Anexo 1: Tabela Resumo Procedimento de viagens e reembolso de despesas. 2
TEXTO DO PROCEDIMENTO : 1. OBJETIVO Este documento estabelece os critérios, responsabilidades e procedimentos relativos a Viagens Nacionais e Internacionais e prestação de contas para todo o Grupo Bureau Veritas no Brasil. 2. APLICAÇÃO 2.1.Esta Política se aplica aos Colaboradores do Grupo Bureau Veritas, independentemente do nível hierárquico, bem como à Diretoria Executiva. 2.2.Esta Política se aplica também aos Terceiros prestadores de serviços contratados pelo Grupo Bureau Veritas, no que se referir a gastos com hospedagem, passagens aéreas e demais despesas de viagem. 2.3.Todos os limites apresentados nesta norma são os valores máximos para cada item. Cada unidade de negócio poderá adotar valores inferiores aos aqui apresentados conforme suas necessidades de negócio e os contratos. 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 3.1.GERÊNCIA / DIRETORIA EXECUTIVA Responsabiliza-se pela real necessidade da viagem, pela veracidade das despesas apresentadas e pela aprovação em 1ª instância das requisições de viagem e pela garantia de que as normas contidas neste regulamento estão sendo cumpridas em sua área. 3.2.DIRETORIA GERAL LOCAL (DGL) Qualquer disposição especial ou solicitação diferente da descrita acima deverá ser objeto de aprovação prévia pela DGL 3
3.3.GERÊNCIA ADMINISTRATIVA (GAD) Compete à Gerência Administrativa rever periodicamente os valores expressos neste documento, de forma a mantê-los ajustados à realidade econômica de mercado e as necessidades do negócio e auditar as agências de viagem credenciadas através do nível de serviços prestados e faturas emitidas. 3.4.BUREAU VERITAS Bureau Veritas reembolsa todos os viajantes de todas as despesas ordinárias e necessárias incorridas em seu nome, enquanto viaja para assuntos de negócios. 3.5.VIAJANTES Todos os viajantes estão cientes das regras definidas aqui, salvo derrogação expressa da gerência de linha. Os viajantes e Gestores devem exercer o seu bom senso, enquanto incorrer em despesas de viagem. Eles são os responsáveis pela sua própria conduta e serão responsabilizados em caso de comportamento fraudulento. Eles são responsáveis por garantir que a sua documentação pessoal (passaportes, bilhetes de identidade nacionais) esteja em conformidade com os requisitos antes da viagem. 3.6.AGÊNCIAS DE VIAGEM CREDENCIADAS Compete as Agências de Viagem Credenciadas receber as Requisições de Viagem, via sistema informatizado e providenciar os serviços referentes a solicitação observando as seguintes regras básicas: Em caso de solicitação de passagens aéreas sempre deverá ser utilizada a companhia aérea com tarifa mais barata para o trecho solicitado, cabendo ao solicitante flexibilizar seus horários de forma a garantir esta prática. Em caso de não cumprimento deverá ser apresentado a justificativa o sistema informatizado de solicitação de viagens. Toda a utilização de hotéis e demais serviços referentes a viagens deverão seguir a mesma filosofia de busca do padrão Bureau Veritas através do menor custo para nosso negócio. 4
A garantia do cumprimento de todas as normas contidas neste regulamento também é responsabilidade das agências de viagem credenciadas. Todas as faturas emitidas pelas agências de viagem credenciadas deverão conter o número da solicitação de viagem previamente aprovada no sistema de viagens. Caso isso não seja realizado, o pagamento da fatura não será efetuado até que a emissão da passagem ou realização da despesa esteja com sua aprovação devidamente comprovada conforme normas contidas neste regulamento. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Group Travel Policy Group Purchasing & Human Resources 5. TERMINOLOGIA DGL: DIRETORIA GERAL LOCAL GAD: GERÊNCIA ADMINISTRATIVA DBU: DIRETORIA EXECUTIVA 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO 6.1.CONDIÇÕES GERAIS 6.1.1. O Colaborador/Terceiro e sua gerência devem analisar a real necessidade da viagem, assumindo, ambos, total responsabilidade pela justificativa da mesma e pela prestação de contas 6.1.2. A Gerência deve estar ciente das necessidades dos indivíduos de viajar, antes de fazer reserva e deve aprovar viagens seguindo os processos definidos nesta política. 6.1.3. Será considerada "viagem" quando a distância percorrida for igual ou superior a 200 km (ida e volta) ou houver 5
necessidade de pernoite, independentemente da distância. Nessas condições, as refeições noturnas serão reembolsadas mediante comprovação da efetivação dessas despesas e seguindo os limites em R$ definidos no item 8.1. 6.1.4. Para os empregados que realizam viagens com frequência para um mesmo local, ou com recorrentes planos de viagem dentro de um perímetro claramente estabelecido, uma autorização anual pode ser acordada pela gerência no início do ano. 6.1.5. A delegação de viagens e aprovação de despesa só é autorizada no caso de ausência da gestão de linha (doença, férias) ou em caso de um evento excepcional. Caso contrário, não está autorizado. 6.1.6. É proibido aprovar as despesas que dizem respeito ao aprovador, ou em que o aprovador está envolvido. Por exemplo, um empregado pagar jantar para si e para sua N + 1. O N + 1 não será autorizado a aprovar esta despesa em que ele esteve envolvido. 6.1.7. Todos os colaboradores do Bureau Veritas são obrigados a ler e entender os detalhes desta política de viagens, nomeadamente os papéis e responsabilidades de todas as partes, e para aderir e respeitar esta Política de Viagens. 6.1.8. Todas as solicitações de viagens, nacionais ou internacionais, devem ser feitas obrigatoriamente pelo Sistema de Viagens informatizado, e com pelo menos 07 (sete) dias de antecedência do seu início para viagens nacionais e 30 dias para internacionais, sendo a aprovação das mesmas através do próprio sistema e de competência dos Gestores imediatos da área de lotação do funcionário. 6.1.9. As solicitações de prestadores de serviços, cujos custos de viagens são, sob contrato, de responsabilidade do Bureau Veritas, devem obrigatoriamente respeitar os procedimentos desta norma, e estão sujeitas aos mesmos níveis de alçada de aprovação do solicitante responsável pelos mesmos. 6.1.10. Todos os serviços de viagem, tais como: reserva/emissão de passagens aéreas, reservas de hotel, locação de veículos, etc., deverão obrigatoriamente utilizar os contratos e acordos comerciais que o Grupo Bureau Veritas possua com Agências de Viagens, hotéis, empresas aéreas, etc a serviço do Grupo Bureau Veritas. 6.1.11. A efetivação da compra/emissão de bilhetes aéreos e/ou vouchers de hospedagens/locação de veículos, somente ocorre após a respectiva liberação no sistema pelo aprovador, os quais são enviados para o viajante via e-mail, ou em meio físico para o local indicado no sistema de viagem. 6
6.1.12. O cancelamento de qualquer item da solicitação de viagem deve ser, necessariamente, processado via sistema, com a antecedência mínima necessária para que não sejam geradas cobranças indevidas à Bureau Veritas. 6.1.13. Todos os viajantes, sem exceção, devem cumprir o processo de segurança descrita no Portal BV / Qualidade, Segurança, Saúde e Meio Ambiente / Segurança. 6.1.14. Bureau Veritas assinou um acordo com a International SOS (www.internationalsos.com). Este website da Companhia fornece a Bureau Veritas informações em tempo real sobre os riscos por país (riscos políticos, movimentos sociais...). 6.1.15. Todos os viajantes devem verificar o site da International SOS ou ligar para os números de telefones especiais para verificar se o país de destino é listado como uma área de alto risco, 6.1.16. Se o destino (país ou cidade) é classificado como Risco "Alto", o viajante deve entrar em contato com o Diretor de Segurança de Viagens (TSO), que irá emitir um plano de segurança para esta tarefa de viagens ou de curto prazo e irá recolher todas as informações pessoais relacionadas ao viajante. 6.1.17. É estritamente proibido de viajar usando qualquer um das Companhias Aéreas que foram boicotadas pela União Europeia. É altamente recomendável que essas companhias estejam bloqueadas em todas as ferramentas de self booking e agências de viagens. 6.1.18. Todos os viajantes devem verificar se os voos propostos estão na lista negra da UE, e em caso afirmativo, tomar providências para viajar com opções alternativas. 6.1.19. Se a viagem não pode ser evitada, nem um plano alternativo proposto, o gerente de linha do viajante deve ser informado e deve verificar se o viajante está coberto por um seguro adequado. 6.1.20. Por razões de segurança, é altamente recomendável que o número de viajantes que utilizam o mesmo voo seja limitado ao mínimo. 6.1.21. Se a viagem em grandes grupos é necessária, é altamente recomendado que o grupo seja dividido em vários 7
grupos. 6.1.22. Nenhuma solicitação de Adiantamento de Viagens poderá ter prazo de quitação maior que 30 dias. A prestação de contas dos adiantamentos deve ser entregue ao GFI na semana seguinte à utilização do adiantamento (retorno da viagem). 6.1.23. A falta de quitação dentro do prazo de 30 dias acarretará em bloqueio de novos adiantamentos e desconto em folha de pagamento dos valores pendentes. 6.2. PROCEDIMENTOS PARA VIAGENS 6.2.1. ADIANTAMENTO DE VIAGEM Os adiantamentos para viagens que não estejam consideradas na média de atividade do Colaborador (e portanto, não cobertas pelo adiantamento anual) devem seguir as regras definidas em instrução específica do Contas a pagar, ou seja em 5 dias úteis entre a data de entrega da solicitação devidamente aprovada e a data de crédito dos valores solicitados. Exceções serão analisadas pelo responsável financeiro. 6.2.2. RESERVAS DE HOTEL E PASSAGENS As reservas de Hotel e Passagens deverão ser feitas exclusivamente por Agências de Viagens credenciadas. Todas as reservas e solicitações de passagem deverão ser solicitadas e aprovadas através do sistema de viagens da Empresa. Toda reserva de hospedagem é efetivada sempre considerando o check-in do viajante após às 12:00 h, e o check-out até às 12:00 h. Obs.: Solicitação de hospedagem com entrada antes das 12:00 h ( early check-in ), ou saída depois das 12:00 h ( late check-out ), só será efetivada pela Central de Reservas da Agência de Viagens quando houver a justificativa no campo de observação da solicitação da viagem, com a devida anuência do aprovador. 8
O Colaborador deverá providenciar a solicitação através de sistema informatizado, onde deverá informar o local de hospedagem e o período da estadia. Após recebimento da solicitação, a agência de viagens retornará para o usuário as opções de hospedagem mais vantajosas. Colaborador deverá verificar opção e enviar para aprovação de seu gestor imediato, via sistema. O Gestor Imediato deverá aprovar (ou não) a solicitação da hospedagem, tendo como base a política vigente, atentando sempre para o motivo da viagem, agenda de trabalho e grau de importância da mesma, comparados ao custo/benefício. Após aprovação do gestor, agência de viagens deverá providenciar a confirmação da reserva. Cabe ao viajante, vistar as notas de despesas de diárias de hospedagens apresentadas pelo hotel, que serão pagas por faturamento pela Bureau Veritas através da agência contratada para esse fim. Despesas extras devem ser pagas pelo próprio viajante em nota separada. O cancelamento de hospedagem só é possível com um prazo mínimo de 24 (vinte e quatro) horas de antecedência do início da reserva contratada, pois, do contrário, pode haver cobrança referente ao "No Show". 6.3.APROVAÇÃO Toda e qualquer viagem deverá ser solicitada e aprovada através do sistema de viagens da empresa e ter os seguintes níveis de aprovação: 6.3.1. Viagens Nacionais: Técnicas - refaturadas e contidas em contrato. - Requisitante ( administrativo BU) - Aprovador De acordo com matriz de aprovação da Bussiness Unit Viagens Técnicas, Comerciais e Administrativas (Custo BV) 9
- Requisitante ( administrativo BU) - Aprovador De acordo com matriz de aprovação da Bussiness Unit 6.3.2. Viagens Internacionais - Requisitante ( administrativo BU) - Aprovador De acordo com matriz de aprovação da Bussiness Unit É terminantemente proibida a solicitação de emissão de qualquer passagem ou autorização de qualquer viagem sem requisição de viagens aprovada. 6.4.DOCUMENTAÇÃO O passaporte, vistos consulares e vacinas necessárias às viagens internacionais deverão ser previamente providenciados pelo Colaborador/Terceiro, sendo as despesas decorrentes ressarcidas pela Empresa, mediante comprovação, dentro dos prazos internos definidos pelo GFI. 6.5.TRANSPORTE 6.5.1. ALUGUEL DE CARROS O aluguel de carros só é permitido quando, em virtude da longa distância, o custo for inferior ao custo de utilização de táxi ou utilização de veículo próprio. A locação de veículo deve ser solicitada e aprovada através do sistema de viagens da empresa. Padrão de veículo - 1.0 (ar condicionado opcional dependendo da necessidade/localidade). Despesas consideradas extras no aluguel de carro, tais como: GPS, lavagem dos veículos, complemento de combustível e outros deverão ser quitados através do cartão de crédito do colaborador e que deverá ser à sua prestação de contas. O pagamento de estacionamento do veículo será pago mediante recibo comprobatório que deve ser anexado à prestação de contas. Em sua cidade base, o deslocamento feito da residência para o escritório não contempla o pagamento de estacionamento. 10
Há um código nacional de trânsito que deve ser respeitado por todo motorista que tem habilitação de trânsito concedida por órgão público específico. Assim, as multas decorrentes de imprudência do motorista são de responsabilidade do colaborador. 6.5.2. TRANSPORTE AÉREO Todas as solicitações de passagem aéreas devem ser feitas e aprovadas através do sistema de viagens da Empresa. As viagens aéreas devem ser efetuadas através da Cia Aérea com que Bureau Veritas negociou acordos. Taxas negociadas são indicadas na ferramenta de self-booking do Grupo. Companhias aéreas na lista negra, como por lista negra da UE são totalmente proibidas. Companhias aéreas na lista negra não devem de forma alguma ser propostas pelo Grupo Agências de Viagens e ferramentas de auto reserva. As passagens aéreas fornecidas para voos Domésticos e Ponte Aérea (RJ/SP), são sempre em classe econômica, na menor tarifa disponível no momento da reserva/compra, considerando-se uma faixa de horário de 120 (cento e vinte) minutos antes ou após o horário informado na solicitação de viagem, independentemente da companhia aérea a ser utilizada, e do nível hierárquico do viajante. O sistema de viagens sinalizará as opções de voo e o Colaborador deverá escolhera opção com menor custo. Caso a mesma não atenda, o Colaborador deverá justificar no campo Observação do sistema de viagem. Após a escolha, a solicitação de viagem será enviada automaticamente, via workflow de aprovação, para os gestores imediatos. A aprovação deverá ser realizada com agilidade para que não se perca o prazo de reserva do bilhete. Após este prazo a reserva é cancelada, sendo necessária a solicitação de uma nova passagem que poderá ter uma tarifa superior. 6.6.CLASSE DOS VOOS Todas as viagens com emissão de passagens aéreas deverão ser feitas em classe econômica, não importando, origem, destino, solicitante ou tempo de duração. Viajar na Primeira Classe é proibido, qualquer que seja a duração do voo. 11
6.7.PLANEJAMENTO As tarifas cobradas por tickets aéreos comprados com antecedência são significativamente inferiores, logo, cabe a cada um dos gestores de nossa empresa planejar suas viagens de forma a obter maiores vantagens econômicas para o Grupo. Por esta razão, as passagens aéreas devem ser solicitadas com uma antecedência mínima de 7 dias para viagens nacionais e 30 dias para viagens internacionais. Quando a solicitação for efetuada fora deste padrão, no campo- Justificativa da Viagem do sistema de Viagem deve constar o motivo da falta de planejamento. As passagens devem ser sempre solicitadas como reserva. Uma reserva só deve ser emitida (emissão do bilhete) quando a viagem estiver totalmente confirmada. De uma forma geral as cias aéreas tem um prazo máximo para emissão de uma reserva de 72 horas antes do horário do voo. 6.8.HOSPEDAGEM 6.8.1. ORIENTAÇÕES GERAIS Todas as reservas de Hotel devem ser solicitadas e aprovadas através do sistema de viagens. As Agências de Viagens contratadas pelo Grupo Bureau Veritas, deverão utilizar os hotéis credenciados e que com elas e/ou com o Grupo Bureau Veritas mantenham acordo de tarifas. Quando ocorrer qualquer atraso durante a viagem ou outro motivo que impeça o comparecimento do Colaborador/Terceiro ao hotel no dia marcado, o mesmo será responsável pela imediata comunicação à Agência de Viagens ou ao hotel, de modo a evitar a cobrança de "no-show". O Colaborador/Terceiro, ao encerrar a sua conta, deverá conferir as despesas relacionadas na nota fiscal de hospedagem, cuja via original (no caso de hotel não credenciado) ou cópia (no caso de hotel credenciado) deverá ser anexada à documentação comprobatória das despesas, por ocasião da Prestação de Contas da viagem. 12
Os hotéis só estão autorizados a faturar diretamente à Empresa os valores da diária e taxas, portanto as despesas extras efetuadas nos hotéis devem ser pagas diretamente pelo Colaborador ao sair do Hotel. O reembolso destas despesas, com base nos limites máximos aqui estipulados, deve ser solicitado através da folha semanal do profissional. 6.9.CANCELAMENTO DE VIAGEM Os eventuais cancelamentos de viagens deverão ser imediatamente comunicados à Agência de Viagens pelo Colaborador/Terceiro, para que esta desfaça as confirmações de reservas efetuadas junto às companhias aéreas, hotéis ou solicite o reembolso da passagem aérea. 6.9.1. FALTA DE HOTEL CREDENCIADO Na inexistência de vaga em hotel credenciado, ou em localidade onde não houver hotel credenciado, o Colaborador poderá optar pelo reembolso das despesas de pernoite (para acomodação em apartamento tipo STD e com tarifas similares as da rede credenciada de hotéis), mediante apresentação do comprovante (Nota Fiscal de Hospedagem) e prévia aprovação da Gerência / Diretoria. O valor de referência de diária em Hotel: Brasil - hotel padrão 3 estrelas, EUA, Canadá, Europa e Japão = USD 140 - América Latina, Ásia, África, Oceania = USD 120 6.10.DESPESAS PASSIVEIS DE REEMBOLSO 6.10.1. HOTEL Diárias + taxas de serviços Valor de referência de diária em Hotel: Brasil - hotel padrão 3 estrelas, EUA, Canadá, Europa e Japão = USD 140 - América Latina, Asia, África, Oceania = USD 120. 6.10.2. TRANSLADOS As despesas efetuadas com táxi, metrô, ônibus e outros meios de transporte, durante a permanência do Colaborador na localidade de destino ou do ponto de embarque até a Empresa ou residência e vice-versa, poderão ser reembolsadas, desde que 13
sejam comprovadas e discriminadas, em cada recibo, os percursos de deslocamento. A Empresa não reembolsa deslocamentos no percurso residência - escritório residência. 6.10.3. LAVANDERIA Para viagens com duração igual ou superior a 3 (três) dias, as despesas com lavanderia serão reembolsadas mediante a apresentação dos respectivos comprovantes, desde que ocorridas a partir do 3º dia de permanência na localidade de destino. 6.10.4. REFEIÇÕES As despesas com alimentação realizadas pelo Colaborador, tais como: almoço, jantar, lanche, água mineral e gêneros alimentícios, serão reembolsadas mediante a apresentação dos respectivos comprovantes, observando-se as condições e os limites diários estabelecidos nesta Política. Excluem-se deste reembolso as despesas efetuadas com o consumo de bebidas alcóolicas. Não há reembolso de almoço para Colaboradores que estejam trabalhando em trânsito ou transferidos em qualquer escritório regional do país fora de sua base original. Almoço e Jantar com Clientes - Somente aplicável para Colaboradores em atividades comerciais e diretoria no valor de R$ 80,00 por pessoa. 6.10.5. TAXI O uso de taxi deverá ser autorizado pelo gerente da área em função do tipo de contrato/cliente no qual o colaborador está alocado. A autorização está diretamente ligada ao tipo de orçamento disponível para estes gastos e a rentabilidade daquele contrato específico. É proibida a utilização de taxi para o percurso residência - escritório - residência, independente do nível hierárquico. A Empresa efetuará o reembolso de taxi para o percurso escritório - residência apenas para os Colaboradores que, de forma excepcional, e em função de um trabalho específico, saírem do escritório após as 20:00 hs desde que aprovado pelo gestor da área. 14
6.10.6. ESTACIONAMENTO O estacionamento só é reembolsado quando o colaborador utiliza seu carro particular ou carro alugado para chegar ao cliente. Em sua cidade base, o deslocamento feito da residência para o escritório não contempla o pagamento de estacionamento. O pagamento de estacionamento nesta situação se configura em um benefício direcionado apenas ao nível gerencial/diretoria mediante avaliação e aprovação da DGL. 6.11. LIMITES DE DESPESAS DE VIAGEM 6.11.1. VIAGENS NACIONAIS Limites diários, cumulativos, para despesas com alimentação em todo território nacional: Jantar - R$ 35,00 Exceção quando já foi pré-acordado com o cliente um valor superior ao estipulado acima e este item será refaturado ao mesmo. Neste caso, é responsabilidade do gerente operacional acompanhar e aprovar os valores apresentados. Nos casos onde o cliente não tenha definido um patamar máximo, não serão aceitos valores superiores ao estipulado acima. Caso o colaborador tenha gastos com alimentação acima do valor limite, ele deverá anexar a nota fiscal com o valor integral de sua conta e será reembolsado somente até o valor máximo estipulado. Não será feito acompanhamento dos itens de consumo exceto bebida alcoólica. A empresa não reembolsa consumo de bebidas alcoólicas, sejam em almoço, jantar ou frigobar. Valor para utilização de veículo próprio em viagem/deslocamento para fins diretamente relacionado ao trabalho: R$ 0,80/km - este valor foi fixado visando cobrir, de forma geral, gastos referentes a combustível, manutenção, seguro e demais taxas de veículo. 6.11.2. VIAGENS INTERNACIONAIS 15
Os limites diários, não cumulativos, para despesas com alimentação e transporte são: Estados Unidos, Canadá, Europa, Japão: USD 80. América Latina, Ásia, África, Oceania: USD 40. Os limites para despesas telefônicas em viagem internacional são de USD 10 por dia. Hotel credenciado nas agências de viagens credenciadas. Em caso de não disponibilidade: Estados Unidos, Canadá, Europa, Japão: USD 140. América Latina, Ásia, África, Oceania: USD 120. 6.12. PRESTAÇÃO DE CONTAS A prestação de contas deverá ser efetuada até o terceiro dia útil após o retorno da viagem, mediante a apresentação de uma AP - Autorização de Pagamento devidamente assinada pela Gerência ou Diretoria imediata, acompanhado dos comprovantes de despesas realizadas. Para o Colaborador que solicita adiantamento específico para viagens, deverá ser observada a norma específica do contas a pagar. Não serão consideradas as despesas não comprovadas, as não previstas e aquelas que excederem os limites estabelecidos nesta Política, as quais, automaticamente, serão consideradas como de responsabilidade única e exclusiva do Colaborador. As eventuais despesas informadas indevidamente pelo Colaborador serão objeto de glosa por parte do GFI e encaminhadas para sua Gerência/Diretoria A devolução de todos os valores adiantados para viagens nacionais e internacionais deverá ser feita sempre em Reais (R$). Quando tratar-se de viagem internacional, onde dólares são entregues como parte do adiantamento de viagem, a conta sempre será feita pelo valor do dólar no dia em que ele foi comprado pela GFI/Tesouraria. 16
7. DESPESAS DE REPRESENTAÇÃO Gastos com representação só podem ser efetuados com objetivos ligados diretamente a ações comerciais. Estão autorizados os diretores e gerentes. O Colaborador com outras funções que, em caráter excepcional, tenha algum desembolso desta natureza, deverão ser justificados e o reembolso estará sujeito a aprovação do superior imediato. Sempre que houver uma despesa desta natureza, no campo descrição deve estar explicitado o nome da(s) pessoa(s) envolvida(s), sua respectiva função/cargo e o nome da empresa. Além desses dados, é necessário o preenchimento do campo de justificativas. 8. OBSERVAÇÕES GERAIS Não serão consideradas para reembolso, quaisquer despesas com lazer (boates, passeios turísticos, etc.) Exceções, em eventos com Clientes, devem ser pré-aprovadas pela DGL. É vetada a compra de qualquer tipo de brinde ou souvenir seja para clientes ou fornecedores. Aquisição deste tipo de material só pode ser feita através da área de compras, desde que este item faça parte do orçamento do ano em vigor e, mediante aprovação da DGL. Esta norma não é válida para projetos específicos onde valores diferenciados foram pré-acordados com o cliente e serão novamente faturados. Viagens para Workshops e eventos estão vetadas. Casos excepcionais somente com pré-aprovação do DGL Todos os limites apresentados nesta norma são os valores máximos para cada item. Cada unidade de negócio poderá adotar valores inferiores aos aqui apresentados conforme suas necessidades de negócio e os contratos. 9. VIGÊNCIA Desde Agosto de 2014 10. REVISÃO Revisão 01-22/09/2005 - Emissão Inicial 17
Revisão 02-30/12/2014 - Revisão dos itens 1.2, 2, 3.3, 3.4, 3.6, 3.7, 4.1, 4.3, 4.4, 5.2, 5.5.1, 6, 6.2, 7.2, 11 e sua redistribuição. Revisão 03 16/03/2015 Revisão e reordenação de todos os itens do documento. 11. ANEXOS Anexo 1: TABELA RESUMO - PROCEDIMENTOS DE VIAGENS E REEMBOLSO DE DESPESAS Planilha do Microsoft Excel 2003-xls.zip 18