Aula 0 Olá, pessoal! Estou aqui para estudar com vocês o conteúdo de LEGISLAÇÃO - GESTÃO DE PROJETOS E GESTÃO SOCIAL para o concurso de ANALISTA DE POLÍTICAS SOCIAIS do MPOG. Esta é uma carreira nova, cheia de perspectivas na administração pública federal. O exercício da função será descentralizado: os profissionais aprovados serão lotados nos ministérios das áreas sociais. Vocês serão os primeiros a ocupar as vagas desta carreira. Ainda haverá outros concursos no futuro para ocupar as muitas vagas criadas para esta carreira. Meu nome é Marcelo Camacho, sou Sociólogo e Tecnólogo em Recursos Humanos. Tenho 42 anos e atuo na área de Recursos Humanos há 17 anos. Atualmente exerço o cargo de Analista de Gestão em Saúde, perfil Gestão do Trabalho, na FIOCRUZ, aqui no Rio de Janeiro. Também já exerci o cargo de Analista de Ciência & Tecnologia, perfil Recursos Humanos, no Instituto Nacional do Câncer (INCA). O concurso será organizado pela ESAF e as provas estão previstas para o dia 18 de novembro de 2012. Portanto, temos bastante tempo para a preparação. Importante notar que as provas discursivas serão realizadas em data posterior à das provas objetivas e que somente um número limitado de candidatos irá se habilitar a esta segunda fase. Por isto é muito importante ter uma performance excelente nas objetivas, sem desprezar a preparação nas disciplinas de conhecimentos básicos. A parte de conhecimentos específicos será responsável por 50% dos pontos totais das provas objetivas. Mais uma razão para realizar uma boa preparação! Ressalto que a preparação na parte de conhecimentos específicos é importante, mas não se pode desconsiderar a parte de conhecimentos básicos. 1
Eu já vi muito candidato ter performance excelente nos conhecimentos específicos e ser eliminado de certames por ter aproveitamento baixo nos conhecimentos básicos. Fui o primeiro colocado no concurso para Analista de Ciência & Tecnologia no Inca, perfil Recursos Humanos, com performance nas objetivas de 90% na parte de conhecimentos básicos e 75% na parte de conhecimentos específicos. O que garantiu minha colocação foi a performance nos conhecimentos básicos! A dinâmica do curso será a seguinte: apresento alguns pontos teóricos e veremos como a banca cobrou estes assuntos em provas recentes. Além de comentar a resposta adequada para cada questão, irei também tecer comentários sobre as respostas consideradas erradas. No final da aula eu apresento a lista de questões e o gabarito. Caso eu não encontre questões suficientes da banca sobre determinado tema irei inserir questões da FGV e da FCC. Recomendo que após o estudo das aulas, refaçam as questões sem consultar os gabaritos. A repetição é a mãe da retenção. Então, animados? Sempre digo que é necessário estudo e persistência pra conseguir aprovação em concursos públicos! O conteúdo do curso e o cronograma das aulas será o seguinte: 2
Aula 1 (10/09/2012) LEGISLAÇÃO GESTÃO DE PROJETOS 1. O que é um projeto. 2. O que é gerenciamento de projetos. 3. Gerenciamento de projetos. 4. Gerenciamento de programas. 5. Gerenciamento de portfólios. 6. Projetos e planejamento estratégico. 8. Estruturas organizacionais e suas influências no ambiente do projeto. Aula 2 (17/09/2012) 10. Escritório de projetos. 11. Gerenciamento de projetos e gerenciamento de operações. 12. Papel de um gerente de projetos. 13. Conhecimento em gerenciamento de projetos. 14. Facilitação de projetos. 15. Ciclo de vida do projeto. 16. Partes interessadas. 18. Interações comuns em processos de gerenciamento de projetos. 19. Iniciação de projetos. 20. Planejamento de projetos. 21. Execução de projetos. 22. Monitoramento e controle de projetos. Aula 3 (24/09/2012) 24. Áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos. 25. Gerenciamento da integração do projeto. 26. Gerenciamento do escopo do projeto. 27. Gerenciamento do tempo do projeto. 28. Gerenciamento dos custos do projeto. 29. Gerenciamento da qualidade do projeto. 30. Gerenciamento dos recursos humanos do projeto. Aula 4 (01/10/2012) 34. Gerenciamento das comunicações do projeto. 35. Gerenciamento dos riscos do projeto. 36. Gerenciamento das aquisições do projeto. 37. Metodologia do quadro lógico. 38. Ferramentas e softwares para gerenciamento de projetos. 39. Gerência por processos. 40. Certificação em gestão de projetos. 17. Influências organizacionais no gerenciamento de projetos Aula 5 (08/10/2012) 7. Análise de contexto e projetos sociais. 9. Peculiaridades da gestão de projetos sociais.. 23. Avaliação de projetos sociais. 31. Prática de gerência - motivação de equipes e a gestão de pessoas. 32. Princípios de negociação - tratamento de conflitos no projeto. 33. Administração do tempo e reuniões. Aula 6 (15/10/2012) POLÍTICA SOCIAL - GESTÃO SOCIAL: 1. Análise da relação do Estado e da Sociedade civil na constituição da política social brasileira. 2. Compreensão da questão social. 3. Análise da Política Social no Brasil. Aula 7 (22/10/2012) 4. Lei Orgânica da Assistência Social (Lei nº 8.742/1993). 6. Convenção nº 169 da Organização Internacional do Trabalho, sobre povos indígenas e tribais. 7. Constituição Federal 1988. ADCT: art. 68 Direito à terra às comunidades quilombolas. 8. Comunidades Tradicionais (Decreto nº 6.040/2007). 9. Política Nacional de Desenvolvimento Sustentável dos Povos. 3
Aula 8 (29/10/2012) 5. Convenção nº 102 da OIT. 10. Pilares do sistema contributivo previdenciário brasileiro. Vamos à aula demonstrativa?! Sumário 1. O que é um Projeto... 5 2. O que é gestão de projetos?... 9 2. lista de Questões... 16 3. Gabarito... 18 4
1. O que é um Projeto De início, temos que entender o conceito do termo Projeto no contexto da administração e da gestão pública, já que esse termo também é utilizado em outras áreas do conhecimento (projeto de lei, por exemplo). O guia do PMBOK (publicação oficial da Instituto Internacional que define as regras de gerenciamento de Projetos, o PMI Project Management Institute) dá uma definição bastante simples, projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Outras definições: Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré- definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. (PMBOK) Projeto é um empreendimento planejado que consiste num conjunto de atividades inter-relacionadas e coordenadas, com o fim de alcançar objetivos específicos dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo dados. (Schaffer Prochonw) Projeto é um conjunto de ações, executado de maneira coordenada por uma organização transitória, ao qual são alocados os insumos necessários para, em um dado prazo, alcançar o objetivo determinado. 5
Vejam que o conceito de organização transitória corresponde à ideia de início, meio e fim da definição anterior. Em geral, na execução de um projeto, constitui-se um grupo específico para essa empreitada. Ao final do projeto esse grupo se desfaz, por isso o autor nos traz a ideia de organização transitória. As diversas definições trazem, em síntese, as mesmas ideias sobre projeto. Vejamos então as principais características de um projeto 1. FINITUDE (Temporariedade): possui início, meio e fim. Atenção, pois o fim de um projeto não é apenas atingido quando os objetivos são alcançados. Um projeto também pode ser finalizado quando se chega à conclusão de que não será possível atingir os objetivos estabelecidos ou quando se percebe que o projeto não é mais necessário. Além disso, a característica de temporalidade não quer dizer que os projetos têm curta duração. Pelo contrário, muitos projetos duram anos. O que é importante fixar é que, em todos os casos, a duração de um projeto é finita. Projetos não são esforços contínuos. Uma observação importante a fazer é que geralmente o termo temporário não se aplica ao produto, serviço ou resultado criado pelo projeto. A maioria dos projetos é realizada para criar um resultado duradouro. 2. FOCO: Tem um objetivo claro e definido. Para minimizar as incertezas de um projeto, a definição clara do que se espera é essencial. Todo o planejamento do projeto será estruturado com base no objetivo a ser atingido. E só é possível dizer se o projeto foi um sucesso ou não se os objetivos foram definidos e divulgados de maneira clara a todas as partes envolvidas, para que a comparação do resultado alcançado com o resultado esperado seja real. 6
3. SINGULARIDADE (Individualidade do produto ou serviço produzido) : Visa à criação de um produto, serviço ou resultado ÚNICO, com características exclusivas, mesmo que haja similares, ou que projetos parecidos se repitam de tempos em tempos. Por exemplo, digamos que uma associação médica promova um congresso anual, cada vez numa cidade diferente. Apesar de todos os anos o congresso acontecer, cada evento será um projeto diferente e único, com resultados exclusivos. 4. LIMITES: Possui parâmetros de custo, recursos, qualidade e tempo. Todo projeto possui restrições, sejam elas de ordem orçamentária, de pessoal, de critérios específicos de aceitação do produto etc. 5. INCERTEZA: Como um projeto visa ao desenvolvimento de algo único e novo, sempre há um componente de incerteza, em menor ou maior grau, na sua execução. Para buscar minimizar tais incertezas, o planejamento e o controle devem ser realizados de maneira muito cuidadosa, com análises de risco e viabilidade, de acordo com o tipo de projeto. 6. ELABORAÇÃO PROGRESSIVA: significa desenvolver em etapas e continuar por incrementos. Por exemplo, o escopo do projeto será descrito de maneira geral no início do projeto e se tornará mais explícito e detalhado conforme a equipe do projeto desenvolve um entendimento mais completo dos objetivos e das entregas. A elaboração progressiva não deve ser confundida com aumento do escopo. Ainda nesta aula veremos em detalhe o significado de escopo e como é feito seu gerenciamento. 7. INTERDISCIPLINARIEDADE: O desenvolvimento de projetos requer uma gama de conhecimentos diferenciados. A metodologia de gestão de projeto compreende, além de técnicas específicas da área de projetos, ferramentas e conceitos de outras disciplinas tais como administração em 7
geral, planejamento, controle de qualidade, informática, estatística, custos e orçamento, entre outras. Vejam esta questão da ESAF ITEM 1. (ESAF/2009/RECEITA FEDERAL/ANALISTA TRIBUTÁRIO) De uma forma geral, pode-se afirmar que os projetos possuem as seguintes características, exceto: a) têm objetivos definidos. b) eliminam a incerteza quanto aos resultados. c) têm um período de tempo limitado, com início e fim bem definidos. d) ocasionam mudanças na organização. e) são não repetitivos, ou seja: inexistem dois ou mais projetos iguais. Pessoal, vimos na definição de projeto que este tem objetivo claro e definido. Alternativa A então está CERTA. Também da definição de projeto observamos que os projetos tem inicio, meio e fim e que são empreendimentos não repetitivos. Alternativas C e E estão CERTAS. Como os projetos tem objetivos específicos eles proporcionam mudanças nas organizações por que geram produtos para as organizações. Alternativa D está CERTA! Observamos na aula que uma das características de um projeto é sua incerteza, em virtude do caráter de singularidade de cada projeto. Portanto não há como eliminar incertezas, mas apenas gerenciá-las. Desta forma a alternativa B está ERRADA! O comando da questão solicitava a alternativa que não correspondia a uma característica de um projeto. Portanto, o gabarito é a alternativa B. Agora observem esta questão da FCC 8
ITEM 2. (FCC/TRT-MS/TECNICO JUDICIÁRIO/ADMINISTRATIVA) Segundo Schaffer Prochonw, projeto é um empreendimento planejado que consiste em um conjunto de atividades interrelacionadas e coordenadas, sendo uma de suas características a (A) integralidade. (B) continuidade. (C) generalidade. (D) exclusividade. (E) imperatividade. Analisemos as alternativas: (A) ERRADO. Projeto tem elaboração progressiva, em etapas. (B) ERRADO. Projeto tem inicio, meio e fim. (C) ERRADO. Projeto deve ter foco. (D) CERTO. Projeto tem caráter único. (E) ERRADO. Projeto não tem imperativos, em face de suas incertezas. Desta forma, o gabarito é a alternativa D. 2. O que é gestão de projetos? Desde a antiguidade, pessoas planejam e gerenciam projetos. Em todas as sociedades, sempre houve empreendimentos com característica de projetos que necessitavam de administração, como as construções e estradas. Apesar de ainda não existirem ferramentas, técnicas e metodologias avançadas, já havia cronogramas, alocação de recursos e materiais e avaliação de riscos, mesmo que informais. Com o passar do tempo, ao perceber a importância de se administrar bem os projetos para que eles atingissem os objetivos estabelecidos, a gestão de projetos tornou-se uma disciplina estruturada, com princípios bem definidos. 9
É importante sabermos que os termos gestão de projetos, administração de projetos, gerenciamento de projetos e gerência de projetos são sinônimos, inclusive para fins de provas, ok? Cada autor usa o termo de sua preferência, mas, para nós, isso não importa, basta saber que o significado é o mesmo. O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Segundo o PMBOK, quarta edição (2008), o gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração apropriadas de 42 processos agrupados logicamente em nove áreas de conhecimentos e estruturados em 5 grupos. As nove áreas de conhecimento são: Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos e Aquisições. Cada uma destas nove áreas está estruturada em cinco grupos de processos do gerenciamento de projetos. Estes cinco grupos são: Iniciação; Planejamento; Execução; Monitoramento e Controle; Encerramento. Estudaremos estes 42 processos nas aulas seguintes do nosso curso. Por enquanto, observem a esquematização matricial dos 42 processos nas nove áreas de conhecimento e nos cinco grupos de gerenciamento. 10
Vejam estas duas questões da ESAF 11
ITEM 3. (ESAF/2009/ANA/ANALISTA ADMINISTRATIVO/ADMINISTRAÇÃO) As áreas que compõem o conjunto de conhecimentos sobre gerenciamento de projetos são nove. Para essas nove áreas, o PMBOK propõe o agrupamento de processos em função da sua natureza. Entre as opções abaixo, selecione aquela que enuncia corretamente os grupos de processos de gerenciamento de projetos. a) Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Encerramento. b) Escopo, Tempo, Custo, RH, Qualidade e Riscos. c) Escopo, Planejamento, Execução, Monitoramento e Implantação. d) Contrato, Escopo, Custo, Cronograma, Planejamento e Monitoramento. e) Termo de Abertura, Iniciação, Contrato, Gerenciamento do Projeto, Monitoramento e Encerramento. Pessoal, tranquila esta questão! Vimos na aula que os cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos são: 1. Iniciação 2. Planejamento 3. Execução 4. Monitoramento e controle 5. Encerramento Portanto, o gabarito é a alternativa A. Agora vejam esta questão que cobrou apenas saber quais são as nove áreas de conhecimentos da gestão de projetos: ITEM 4. (ESAF/CGU/2012/ANALISTA DE FINANÇAS E CONTROLE/TI) São Áreas de Conhecimento do PMBOK: a) Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, gerenciamento da Iniciação do Projeto. b) Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento de Aquisições do Projeto. c) Gerenciamento do Planejamento do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento de Aquisições do Projeto. d) Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento das Contratações de Serviços de TI do Projeto, Gerenciamento de Aquisições do Projeto. e) Gerenciamento do Controle do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento de Aquisições do Projeto. 12
Galera, bastava saber quais são as nove áreas de conhecimentos da gestão de projetos, segundo o PMBOK, para matar esta questão. As nove áreas de conhecimento são: Integração, Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos e Aquisições. A única alternativa que contém apenas áreas de conhecimentos da gestão de projetos é a alternativa B: Custos, Tempo e Aquisições. Portanto, o gabarito é a alternativa B. Vamos seguindo... Gerenciar um projeto inclui: Identificação das necessidades; Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis; Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, cronograma, custos (orçamento), recursos e risco; Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas. De acordo com esse conceito, podemos dizer que o objetivo primordial da gestão de projetos é alcançar o controle adequado do projeto, de modo a assegurar sua conclusão no prazo e orçamento determinado, obtendo a qualidade estipulada. Vejam o conceito apresentado pela ESAF: ITEM 5. (ESAF/ MPOG/ 2008/ APO ) Gerência de projeto é a capacidade de administrar uma série de tarefas cronológicas que resultam em uma meta desejada. 13
Este enunciado está CERTO. Ele define a gestão de projetos em função da gestão de tarefas e atividades, que ocorrem sequencialmente no tempo, de forma a alcançar uma meta (objetivo do projeto). A ideia central na gestão de projetos é a utilização de vários recursos (metodologias, ferramentas, modelos...) para administrar os projetos da melhor forma possível, para que se cumpram os requisitos estabelecidos. Pode parecer fácil ou óbvio, mas quantas vezes vocês já viram um projeto estourar o orçamento e/ou o prazo? Ou um cliente ficar insatisfeito com o produto ou serviço de um projeto que ele encomendou? Pois é, a gestão de projetos visa exatamente a impedir que esses inconvenientes ocorram. É a maneira de conduzir projetos profissionalmente, com métodos claros e racionais. Principais benefícios do gerenciamento de projetos: minimiza surpresas durante a execução dos trabalhos; antecipa as situações desfavoráveis que poderão ser encontradas, para que ações corretivas e preventivas possam ser tomadas antes que essas situações se consolidem como problemas; adapta os trabalhos ao mercado consumidor e ao cliente; disponibiliza os orçamentos antes do início dos gastos; agiliza as decisões, já que as informações estão estruturadas e disponibilizadas; aumenta o controle gerencial de todas as fases devido ao detalhamento realizado no planejamento; facilita e orienta as revisões da estrutura do projeto que forem decorrentes de modificações no mercado ou no ambiente competitivo, melhorando a capacidade de adaptação do projeto; Otimiza a alocação de pessoas, equipamentos e materiais necessários; documenta e facilita as estimativas para futuros projetos. 14
Bem, pessoal, fecho por aqui esta aula demonstrativa! Espero revê-los na aula 1 deste curso! Abraços! 15
2. lista de Questões ITEM 1. (ESAF/2009/RECEITA FEDERAL/ANALISTA TRIBUTÁRIO) De uma forma geral, pode-se afirmar que os projetos possuem as seguintes características, exceto: a) têm objetivos definidos. b) eliminam a incerteza quanto aos resultados. c) têm um período de tempo limitado, com início e fim bem definidos. d) ocasionam mudanças na organização. e) são não repetitivos, ou seja: inexistem dois ou mais projetos iguais. ITEM 2. (FCC/TRT-MS/TECNICO JUDICIÁRIO/ADMINISTRATIVA) Segundo Schaffer Prochonw, projeto é um empreendimento planejado que consiste em um conjunto de atividades interrelacionadas e coordenadas, sendo uma de suas características a (A) integralidade. (B) continuidade. (C) generalidade. (D) exclusividade. (E) imperatividade. ITEM 3. (ESAF/2009/ANA/ANALISTA ADMINISTRATIVO/ADMINISTRAÇÃO) As áreas que compõem o conjunto de conhecimentos sobre gerenciamento de projetos são nove. Para essas nove áreas, o PMBOK propõe o agrupamento de processos em função da sua natureza. Entre as opções abaixo, selecione aquela que enuncia corretamente os grupos de processos de gerenciamento de projetos. a) Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Encerramento. b) Escopo, Tempo, Custo, RH, Qualidade e Riscos. c) Escopo, Planejamento, Execução, Monitoramento e Implantação. d) Contrato, Escopo, Custo, Cronograma, Planejamento e Monitoramento. e) Termo de Abertura, Iniciação, Contrato, Gerenciamento do Projeto, Monitoramento e Encerramento. 16
ITEM 4. (ESAF/CGU/2012/ANALISTA DE FINANÇAS E CONTROLE/TI) São Áreas de Conhecimento do PMBOK: a) Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, gerenciamento da Iniciação do Projeto. b) Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento de Aquisições do Projeto. c) Gerenciamento do Planejamento do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento de Aquisições do Projeto. d) Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento das Contratações de Serviços de TI do Projeto, Gerenciamento de Aquisições do Projeto. e) Gerenciamento do Controle do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento de Aquisições do Projeto. ITEM 5. (ESAF/ MPOG/ 2008/ APO ) Gerência de projeto é a capacidade de administrar uma série de tarefas cronológicas que resultam em uma meta desejada. 17
3. Gabarito 1 2 3 4 5 B D A B CERTO 18