Capa Secretaria - Escreva o nome da secretaria coordenadora do projeto. Órgão / Empresa - Escreva o nome do órgão ou empresa coordenadora do projeto. Plano de Ação do Projeto Escreva o nome do projeto. Deve falar por si (quase um slogan) e ser politicamente correto. Evite especificar prazos e quantidades. Controle de Versões No campo Alterações, especifique quais itens foram alterados. Esse item tem como finalidade indicar o histórico das alterações do Plano de Ação. Caracterização do Projeto (Iniciação) Descrição do Projeto Descreva em poucas linhas o que se pretende obter com o projeto. Inicie com verbo no infinitivo e não explicite metas (quanto e quando). Dica: Uma forma simples de descrever o projeto é encontrar palavras-chave para as seguintes perguntas: O que se pretende realizar? Para quem (público-alvo)? Construir um hospital na Zona Norte de São Paulo. Requisitos Básicos São definições dos resultados esperados que foram requeridos/solicitados para atender às necessidades do programa ao qual o projeto está relacionado. Dica: Escreva quais são as principais características que as entregas (produtos) terão quando estiverem prontas. Escreva também qual será sua capacidade para atender às demandas. Hospital equipado para atender a 1.000 pessoas por dia no pronto-socorro Capacidade para 200 leitos Estacionamento para 300 carros Centro cirúrgico com capacidade para três cirurgias simultâneas 1
Programa Superior Nome do programa: Escreva o nome do programa ao qual o projeto está vinculado. Objetivo do programa: Escreva o objetivo do programa. Aqui o leitor poderá ter condições de entender de que forma esse projeto irá auxiliar o programa a atingir seu objetivo. Dica: Se o programa superior já foi formatado, basta copiar o objetivo declarado no Plano de Ação do programa. Entregas / Produtos Um programa tem normalmente duas fases: projeto e atividades. As entregas estão relacionadas às tarefas que serão realizadas apenas uma única vez (projeto). Cada entrega é um produto fundamental para que o programa possa, depois, realizar suas atividades. Por exemplo: montar um banco de dados é uma entrega e a utilização desse banco de dados no dia-a-dia é uma atividade. Cada entrega é um subprojeto que pertence a uma entrega maior (entrega final). Nome - Não use verbos para nomear entregas. Coloque o nome da entrega no substantivo. Escreva Banco de Dados (forma correta) em vez de Criar Banco de Dados (forma incorreta). Os verbos serão utilizados depois, no formulário, para a identificação de tarefas. CORRETO Banco de Dados Reforma do Prédio Concurso Público Plano de Comunicação Sistema de informação Capacitação de funcionários ERRADO Criar Banco de Dados Reformar prédio Fazer concurso público Montar plano de comunicação Estruturar sistema de informações Capacitar funcionários Descrição Muitas vezes, o nome da entrega não é suficiente para o leitor compreender o que é exatamente aquela entrega. O campo de descrição serve para esclarecer. Nome Descrição Banco de Dados Dados da população atendida pelo hospital Reforma do Prédio Reforma do prédio 5 Concurso Público Concurso para enfermeiros Plano de Comunicação Comunicar população sobre o novo hospital Sistema de informação Sistema informatizado para acompanhar andamento das atividades de rotina do hospital Capacitação de funcionários Treinar os novos enfermeiros e os Administrativos 2
Início / Término Indique data de início e fim da entrega. Cronograma Básico Pontos de Controle Coloque as datas mais importantes que mereçam foco gerencial. Esses pontos de controle (também chamados de milestones ou check-points) são as principais datas pelas quais o líder do projeto será cobrado e as quais ele deve respeitar. Inauguração do Hospital Término do Concurso Público Assinatura de Contrato Licitação Entregas/Produtos Transcreva todas as entregas com suas datas de inicio e término (dia/mês/ano). Área gráfica Preencha cada quadrado em branco com a letra inicial do mês ao qual se refere. Se o projeto começa em agosto, coloque a letra A no primeiro quadro. Escreva os outros quadros com as letras em seqüência (S, O, N, D, J, F, M,...). Na linha acima desses quadros, coloque o ano ao qual aqueles meses se referem (2004, 2005, 2006...). Coloque o ano sempre em cima do seu primeiro mês. Observe o exemplo a seguir: Pontos de Controle 2004 2005 A S O N D J F M A M J J A S O N Se o projeto for de curta duração (um ou dois meses), escreva nos quadros o número da semana (Ex.: 1, 2, 3, 4...) e na linha de cima o nome do mês (agosto, setembro, outubro...). Se o projeto dura um mês, coloque o número das semanas na linha de cima e o número dos dias nos quadrados. Adapte a escala de tempo para o que for mais apropriado para o projeto. Barras e Diamantes Coloque as barras para representar o tempo de realização de cada entrega. Coloque os diamantes para representar os pontos de controle no tempo. 3
Comunicação Para um projeto ter sucesso em sua realização, é necessário que os diversos públicos envolvidos sejam freqüentemente informados sobre o andamento do mesmo. Cada público receberá uma mensagem específica. Público - Escreva quais públicos serão informados sobre a situação do projeto. população do estado, secretarias, prefeitos, ONGs, instituições etc. Conteúdo Escreva quais são os principais tópicos que estarão no conteúdo da mensagem. dificuldades e gargalos, datas principais, situação financeira, o que já foi realizado etc. Formato/ Meio Escreva em qual mídia a mensagem será veiculada. site na Internet, e-mail, jornal do mural, revista do Estado, televisão, imprensa, relatório etc. Freqüência Escreva com qual freqüência a mensagem será veiculada para o público. (Planejamento) 4
Fatores Críticos de Sucesso Identifique quais os fatores críticos para o sucesso do projeto. São, em geral, fatores externos, fora do controle do gerente, mas essenciais para o sucesso do projeto. Em geral, requerem articulação do secretário, governador ou de autoridades federais. Dica: Fatores críticos são recursos políticos, financeiros, tecnológicos e de RH que o projeto precisa ter para que possa ocorrer. Mas aqui devem ser evitadas redundâncias. Por exemplo, é evidente que sem verba do Estado o projeto não irá acontecer. Não há necessidade de escrever isso. Importante é destacar se for uma verba de uma fonte diferente do Estado (BID, governo federal, setor privado, etc.). Também é evidente que sem o seu próprio RH o projeto não irá acontecer. O que se deve destacar aqui são as parcerias necessárias (ONGs, outras secretarias, governo federal, prefeituras etc.). Os fatores críticos são sempre externos à organização que está realizando o projeto. Deve ser avaliado, ao longo do projeto, se os fatores críticos de sucesso estão sendo contemplados adequadamente. Se um fator crítico de sucesso deixar de ocorrer, isso significa que o projeto terá de ser redesenhado para adequar-se à nova realidade do ambiente. Aprovação da legislação Adesão de prefeituras Parcerias importantes etc. Riscos Deve-se escrever o que não pode acontecer para que o projeto seja um sucesso. Riscos são semelhantes aos Fatores Críticos de Sucesso. A diferença é que aqui deve ser escrito em forma de ameaça, enquanto no item Fatores Críticos de Sucesso, como sendo necessidade. Se um mesmo item pode ser escrito tanto como um fator crítico de sucesso, ou como um risco (a diferença está apenas na forma de escrever, mudando o que quer que aconteça para o que não quer que aconteça), coloque apenas em um dos campos. Evite deixar o documento redundante. Há muitos riscos que não podem ser reescritos de forma positiva e ser colocados em fatores críticos de sucesso. E há fatores críticos de sucesso que não podem ser escritos de forma negativa para indicar riscos. Mas quando houver uma situação em que é possível escrever o mesmo item como fator critico ou ameaça (dependendo da forma como se escreve) prefira colocar apenas em um campo. 5
EAP Estrutura Analítica do Projeto Ferramenta de gestão de escopo, a EAP, também conhecida como WBS (Work Breakdown Structure) ou EDT (Estrutura de Divisão de Trabalho), apresenta o desmembramento do projeto em entregas até o nível de tarefas. Representa um dos principais instrumentos de comunicação e caracteriza-se por fornecer uma visão global e atemporal do projeto. Sua elaboração deve preceder a do Cronograma detalhado. A EAP deve refletir o escopo corrente do projeto, mudanças de escopo devem ser refletidas em reprogramação da EAP e Cronograma. O documento gerado como produto dessa etapa tem apenas uma página. Em apenas uma página o interessado tem uma visão de todas as entregas e tarefas do projeto. Você já identificou as entregas. Agora é preciso desmembrar em tarefas. Coloque no topo de cada coluna o nome da entrega. Abaixo de cada entrega, coloque quais serão as tarefas a serem realizadas para que a entrega (produto) seja concluída. As entregas são identificados por substantivos (Sistema de Informação, Plano de Marketing, Fundação, Edificação etc.) e para tarefas usamos verbos no infinitivo (Selecionar, Contratar, Organizar, Padronizar, Reproduzir, Divulgar, Aprovar etc.). Essas tarefas serão utilizadas para elaborar um cronograma detalhado do projeto e definir os recursos necessários. Dica: Procure escrever as tarefas de forma que existam evidências para a realização de cada uma delas quando terminadas. Isso facilita o acompanhamento do projeto durante seu andamento. Embora na EAP não se registre tempo, é importante que a entrega seja desmembrada em tarefas com a duração dentro de um período de avaliação (trinta dias, por exemplo), facilitando assim seu processo de gerenciamento. 6
EOP - Estrutura Organizacional do Projeto O objetivo da EOP ou OBS (Organization Breakdown Structure) é explicitar as várias funções que compõem a equipe do projeto e identificar as relações de subordinação, apoio e parcerias. Não se deve confundir a EOP com o organograma oficial da secretaria ou órgão. Abaixo temos a descrição de como preencher cada um dos campos da EOP: Título - Nome da equipe ou função que executa tarefas no projeto. O nome da função não precisa ser exatamente a mesma que o indivíduo tem na secretaria ou no órgão. Atribuição / Competência - Descrição da função que a equipe ou cargo deverá desempenhar no Projeto. Composição da Equipe / Nomes - Caso o Título seja de uma equipe, nesse campo deverão constar as pessoas pertencentes a essa equipe. Oficialização da Atribuição - Nesse campo deverá constar quem oficializou a existência desse Título e de que forma foi oficializado. A oficialização pode ser feita por meio de Decreto, Ofício, Resolução, Correio Eletrônico ou mesmo deste Plano de Ação. Reporta a - Nesse campo deverá constar a quem o Título se reporta dentro do projeto, reproduzindo o fluxo do processo decisório. Cronograma Detalhado Cada entrega terá seu cronograma específico (uma folha para cada entrega). 7
Entrega/Produto: transcreva cada entrega, já descrita. Tarefas: transcreva cada tarefa correspondente, já descrita no formulário EAP. Escala de Tempo: veja explicação da Escala de Tempo do Cronograma básico. Responsável: nome do responsável pelo cumprimento da tarefa. Previsão do Custo por Tarefa Esse formulário é semelhante ao formulário EAP. No topo das colunas está o nome da entrega, e nas linhas de cada coluna estão as tarefas necesárias para fazer montar a entrega. Na coluna ao lado de cada tarefa, deve-se colocar o custo de cada uma delas. Equipe Equipe Inicial: nome dos componentes da equipe. Coordenador do Programa: nome, RG e a assinatura que deverá selar o contrato Líder do Projeto: nome, RG e assinatura do responsável pelo acompanhamento do projeto. Local e Data: Quando e onde foi oficializado. 8