Instruções para faturamento na web: Uma Ordem de Trabalho está pronta para faturamento após o técnico usar a IVR para fazer o check-in e o check-out (indicações de que o trabalho está concluído). Após o check-out, alguns clientes exigem que o gerente da loja forneça comentários dentro de 5 (cinco) dias antes da ordem de trabalho ser faturada. Essas ordens de trabalho mostram o status Completed/Pending Confirmation (Concluída/Aguardando Confirmação). Se o comentário fornecido for insatisfatório, o problema deve ser resolvido antes do envio da fatura. Se o comentário for excelente ou satisfatório, ou já se passaram 5 (cinco) dias, a fatura pode ser enviada. Perguntas sobre os comentários podem ser enviadas para o Executivo da Conta ServiceChannel em questão. Quando a tela Create Invoice (Criar Fatura) for exibida, digite a informação adequada. B. Invoice # (Número da Fatura) é um campo obrigatório. C. Tax (Imposto) pode ser digitado como uma porcentagem (%) ou um valor total. D. Invoice Total (Total da Fatura) é calculado automaticamente de acordo com os dados digitados. E. É possível anexar o tíquete de trabalho ou o formulário da fatura a qualquer hora. Para anexar um documento durante o processo de faturamento, clique no link Attach Your Document (Anexar seu documento). 1. Para criar manualmente um fatura em www.servicechannel.com: Faça o login no ServiceChannel usando o seu nome de usuário e senha Procure a Ordem de Trabalho usando o link Track WO/PO (Rastrear OT/OC) ou o link WO Reports (Relatórios de OT) na Barra de Navegação A. Depois de localizar a Ordem de Trabalho correta, clique em Create Invoice (Criar Fatura). NOTA: a Ordem de Trabalho deve estar Completed (Concluída) ou Completed/Confirmed (Concluída/Confirmada) para que o link seja exibido. F. Quando a janela do anexo abrir, clique em Browse (Procurar) para selecionar o arquivo, adicionar uma Description (Descrição) e depois clique em Upload File (Carregar Arquivo) e em Close (Fechar). G. Clique em Refresh (Atualizar) no navegador para exibir o anexo. H. Depois de revisar as informações, clique em Submit (Enviar). 2. OPEN (ABRIR) faturas (não aprovadas) exibe o botão VOID (ANULAR). Isto pode ser usado pelo contratante se uma fatura precisa ser enviada novamente. Por exemplo, se uma fatura foi enviada sem o imposto, ela pode ser anulada e enviada novamente com o total correto contendo um outro número de fatura. Depois que o status da fatura não for mais OPEN (ABRIR), este botão desaparece.
3. Após enviar uma fatura, é possível rever o seu status a qualquer hora fazendo o login no ServiceChannel e clicando em Invoices (Faturas) no menu Main (Principal). Uma nova janela de relatórios é exibida. Selecione Review Invoices (Revisar Faturas) 4. Uma tela Invoices Search Report (Relatório de Pesquisa de Faturas) é exibida permitindo a pesquisa baseada em uma variedade de parâmetros. Para pesquisar todas as faturas do último ano no MS Excel: A. Verifique se All (Todas) está selecionado para Category (Categoria) e Priority (Prioridade) B. Altere o Status da Fatura para ALL (TODAS) C. Selecione Past Year (Último Ano) para todas as faturas daquele período D. Selecione MS Excel para abrir o relatório no Microsoft Excel E. Selecione Trade (Especialidade) para alterar ou deixar All Trades ( Todas Especialidades ) selecionada F. Selecionar Retrieve Report (Recuperar Relatório) G. A Legenda exibe os diferentes status das faturas: OPEN (ABRIR) A fatura foi inserida mas ainda não foi aprovada pelo cliente. Algumas faturas exigem um anexo para serem aprovadas. ON HOLD (EM ESPERA) A fatura não foi colocada em espera por vários motivos, tal como garantia/recall. Um e-mail ou fax é enviado ao contratante sempre que uma fatura é colocada neste status. O problema deve ser resolvido com o cliente antes de a fatura ser aprovada. APPROVED (APROVADA) A fatura foi aprovada pelo cliente e enviada para pagamento. REJECTED (REJEITADA) A fatura foi rejeitada pelo cliente. Revisar as notas e/ou contatar a pessoa responsável para resolver eventuais problemas. PAID (PAGA) A fatura foi paga pelo cliente. As informações referentes ao número e à data do pagamento podem ser visualizadas no website ou fazendo o download para o MS Excel. As explicações de outras datas de faturas são: Invoice Date (Data da Fatura): a data mostrada na fatura real enviada pelo contratante. Posted Date (Data Postada): a data em que a fatura foi postada no website (Nota: Posted By [ Postada por ] mostra a ID do usuário do contratante/pessoa que enviou a fatura). Status Date (Data do Status): a data em que o status da fatura foi alterado (por ex., de Aberta para Aprovada ou de Aprovada para Paga). Esta seção também mostra qual foi a alteração do status atual e quem fez a alteração. NOTAS: A fatura não pode ser editada depois de enviada, porém é possível VOID (ANULAR) se o status não tiver sido alterado Só pode haver UMA fatura por número de rastreamento/ordem de trabalho. Se a fatura for VOIDED (ANULADA) ou REJECTED (REJEITADA), é possível enviar novamente a fatura corrigida através do link Create Invoice ( Criar Fatura ) no website. Além disso, o número da fatura deve ser um pouco alterado (isto é, 123A em vez de 123). Toda vez que o status de uma fatura for alterado, um e-mail/fax é enviado ao contratante para fins de notificação. Se as faturas são revisadas em lotes, não há e-mail/fax por lote.
Instruções de modelo de fatura: O Invoice Template (Modelo de Fatura) foi criado para facilitar o uso e a entrada de uma ou várias faturas. É possível preencher as informações necessárias no MS Excel e enviar uma ou várias faturas ao mesmo tempo em uma única etapa. Pode haver somente um arquivo anexo em cada e-mail. 1. As informações nas seguintes colunas são necessárias e são SEMPRE as mesmas. Após digitar os dados, eles podem ser copiados e colados em outras linhas: A. Versão do modelo l.11 (= i.11) B. User ID a ID do usuário que você usa para fazer o login no ServiceChannel (login do contratante) C. PIN digite o número de PIN da IVR que corresponde ao ID do usuário NOTA: as informações acima DEVEM ser copiadas em CADA linha que tenha informações da fatura: deve haver uma linha no modelo para cada fatura, sem linhas em branco entre elas D. Digite invoice # (o número da fatura) NOTA: cada número de fatura somente pode ser usado uma vez pelo Contratante. Este é um campo obrigatório. E. Digite Invoice Date (a data da fatura) use o formato mm/dd/aaaa (por ex., 04/20/2014) F. Digite Tracking Number (o número de rastreamento) campo obrigatório. O número de rastreamento de oito dígitos é atribuído pelo ServiceChannel. G. Number of Techs (Número de técnicos), se pertinente H. Number of Tech Hours (Número de horas de técnicos) I. Rate Type, type of rate (Tipo de Taxa, tipo de taxa) (normal, hora extra, dobro, etc. e somente para fins descritivos) J. Hourly Rate (Taxa por hora) K. Trip charge (Taxa da visita) L. Material Total (Total do material) M. Freight Charge (Taxa de frete) N. Other Charges (Outros encargos) - descrição, (desconto, aumento, taxa de gerenciamento, custos indiretos e lucros, despesas de aluguel, envio e manuseio, custo do subcontratante) O. Other Charges (Outros encargos) - quantidade P. Other Charges (Outros encargos) - custo unitário, custo por unidade de outros encargos Q. Other Charges (Outros encargos) UM R Labor Tax (Imposto sobre a mão de obra) em porcentagem % S. Trip Tax (Imposto sobre a visita) em porcentagem % T. Material Tax (Imposto sobre o material) em porcentagem % U. Freight Tax (Imposto sobre o frete) em porcentagem % V. Other Charges (Outros encargos) em porcentagem % W. Invoice Total (Total da fatura), valor total da fatura X. Invoice Text (Texto da fatura), descrição da fatura
Instruções de modelo de fatura: 2. A fatura completa deve ser salva com a data atual (por ex., fatura_3_31_14). Esse é o modo como é possível registrar a data do envio das faturas e como o ServiceChannel identifica o arquivo no sistema. 3. Após a conclusão, envie o arquivo por e-mail para invoices@servicechannel.net 4. Você receberá um e-mail de confirmação do ServiceChannel. Cada linha no arquivo de confirmação contém um resultado OK com uma ID de registro da fatura postada corretamente. Se a fatura não for postada, umerro explica o que necessita ser corrigido. Notas importantes: Se houver um erro em uma linha, TODAS as faturas EXCETO as linhas contendo erros são colocadas no website Não pode haver macros ou fórmulas no modelo O modelo não pode ser modificado de nenhum modo, inclusive cabeçalhos/rodapés, adição/remoção de colunas, ocultamento de colunas NÃO responda ao endereço de e-mail de faturas da ServiceChannel Não pode haver nenhuma linha em branco entre as faturas no modelo Pode haver somente UMA fatura por tracking Number/ Work Order (Número de Rastreamento/Ordem de Trabalho) Inicie um novo modelo sempre que digitar as informações da fatura NÃO envie novamente o mesmo número/informações da fatura, a não ser em caso de erro Dicas para solução de problemas: Sempre verifique todas as faturas postadas, independente de qualquer mensagem de erro O cliente deve aprovar todas as alterações no NTE O ServiceChannel não tem autorização para modificar NTEs e não pode ajudar sem a aprovação explícita por escrito do cliente (isto tem melhores resultados quando feito nas notas; se não houver uma proposta aprovada, o NTE atualiza automaticamente o total geral da proposta Verifique se as Ordens de Trabalho são mostradas como Concluídas. Se o status não for Concluída ou Concluída/Confirmada, a fatura é rejeitada. Verifique os números de rastreamento Confirme se uma fatura ainda não foi postada para essa Ordem de Trabalho Verifique se a Ordem de Trabalho não foi atribuída novamente a um outro provedor Em caso de dúvidas, contate o Departamento de Suporte do ServiceChannel em contractorsupport@servicechannel.com ou ligue para 800-803- 5822
Possíveis mensagens de erro do modelo de fatura
Notas importantes: Se houver um erro em uma linha, TODAS as faturas EXCETO as linhas contendo erros são colocadas no website Não pode haver macros ou fórmulas no modelo O modelo não pode ser modificado de nenhum modo, inclusive cabeçalhos/rodapés, adição/remoção de colunas, ocultamento de colunas NÃO responda ao endereço de e-mail de faturas do ServiceChannel Não pode haver nenhuma linha em branco entre as faturas no modelo Pode haver somente UMA fatura por Número de Rastreamento/Ordem de Trabalho Inicie um novo modelo sempre que digitar as informações da fatura NÃO envie novamente o mesmo número/informações da fatura a não ser em caso de erro Dicas para solução de problemas: Sempre verifique todas as faturas postadas, independente de qualquer mensagem de erro O cliente deve aprovar todas as alterações no NTE O ServiceChannel não tem autorização para modificar NTEs e não pode ajudar sem a aprovação explícita por escrito do cliente (isto tem melhores resultados quando feito nas notas; se não houver uma proposta aprovada, o NTE atualiza automaticamente o total geral da proposta. Verifique se as Ordens de Trabalho são exibidas como Concluídas. Se o status não for Concluída ou Concluída/Confirmada, a fatura é rejeitada. Verifique os números de rastreamento Confirme se uma fatura ainda não foi postada para essa Ordem de Trabalho Verifique se a Ordem de Trabalho não foi atribuída novamente a outro provedor Em caso de dúvidas, contate o Departamento de Suporte ao Contratante do ServiceChannel em help_me@servicechannel.com ou ligue para 800-803-5822