5^ POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL w HISTÓRICO DE REVISÕES Elaborado por: Data: Versão: Descrição: José Luis Pinheiro Gomes 28/05/2015 1.0 1. INFORMAÇÕES INICIAIS Código PE 506 Título E-mail do Projeto Demandante Gerente do Projeto Processo Eletronico proieto.processoeletronico@prf.gov.br Coordenação-Geral de Administração Nome Função Matrícula E-mail Telefone José Luis Pinheiro Gomes PRF 1462084 pinheiro.gomes@prf.gov.br (48)8802-8168 2. ESCOPO 2.1 Visão Geral Objetivo Implantar o Sistema de Processo Eletronico na Polícia Rodoviária Federal. A Polícia Rodoviária Federal, através da Portaria n. 270/2014-DG, de 3 de setembro de 2014, que institui o portfólio de s, incluiu o Projeto Estratégico n 506 - Processo Eletronico e, desta forma, este vem atender esta demanda. Em linhas gerais, este visa a eliminação de papel, obtenção de substanciais melhorias no desempenho dos processos da Administração Pública, com ganhos em agilidade, produtividade e satisfação do público usuário e redução de custos. Justificativa De maneira mais específica, as principais justificativas do são: a) Proporcionar a gestão do conhecimento corporativo, pela padronização e facilidade de acesso à informação; b) Aderir ao Plano Nacional de Desmaterialização de Processos, coordenado pelo Ministério do Planejamento no âmbito da Administração Pública Federal; c) Tornar a gestão dos processos administrativos mais eficiente, tendo em vista que hoje a maioria deles são assentados no trânsito físico de documentos; d) Proporcionar a economia de recursos empregados com a manipulação de papel, tais como: contratos de outsourcing de impressão, arquivamento de processos físicos e na aquisição de papel e de insumos relacionados a ele (cartuchos de impressão, grampos, carimbos, clipes etc); e) Gerar economia em despesas com malote, serviços de postagem, transporte e manutenção de acervo convencional (papel); f) Facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas nos moldes do Decreto N 6.932/2009 - Decreto-Cidadão; g) Promover acesso à informação, nos moldes da Lei de Acesso a Informação - Lei 12.527/2011; h) Racionalizar as rotinas de trabalho e promover a sustentabilidade nos moldes do Decreto 7.746/2012; i) Contribuir nas ações que tornam mais seguras informações tratadas no âmbito da PRF; j) Aderir aos padrões de interoperabilidade entre os órgãos da Administração Pública, em todas as instâncias, no que tange a tramitação de processos eletrônicos; k) Permitir maior controle, transparência e publicidade dos atos processuais; e I) Permitir maior eficiência das atividades administrativas relacionadas com a área PÁG 1 / 34
, POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL Principais Entregas (Deliverables) Limites do Projeto (Não-Escopo) Estratégia de Execução operacional, sobretudo nos processos relacionados às principais áreas negociais, como multas e acidentes. As principais entregas são: a) Adesão ao Projeto Processo Eletronico Nacional (PEN), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), para formalizar a cessão e o direito de uso do Sistema Eletronico de Informações (SEI) na PRF. b) Instalação e implantação do SEI na Polícia Rodoviária Federal; c) Manual do Usuário personalizado com os padrões Identidade Institucional da PRF; d) Área temática no Painel da PRF, contendo informações sobre o processo eletronico; e) Campanha de endomarketing sobre a importância, implantação e uso do SEI; f) Capacitação dos servidores da PRF, conforme estratégia de execução adotada; g) Normativa para instituição do SEI na PRF; h) Normativa para regulamentar o uso do processo eletronico na PRF; i) Aquisição, instalação e configuração de equipamentos de digitalização (scanners), desde que haja recursos financeiros para este fim; e j) Edição de modelos de documentos comuns às áreas negociais. a) Tratamento arquivístico e digitalização da Massa Documental Acumulada (Arquivos permanente e intermediário); b) Gerenciamento e execução da digitalização dos documentos/processos em fase corrente; c) Gerenciamento e execução do mapeamento de processos de trabalho, documentação e normatização das rotinas; d) Gerenciamento e execução da aquisição de monitores de vídeo, para utilização como segundo monitor na estação de trabalho; e) Gerenciamento e execução da aquisição de tokens ou outros equipamentos de certificação digital; f) Integração com quaisquer sistemas legados, em uso ou a serem implantados na PRF, exceto com os sistemas estruturantes; g) Capacitação presencial dos servidores da PRF não abrangidos pela estratégia de execução adotada; h) Migração dos dados da base do Sistema de Acompanhamento de Processos e Documentos (SAP) para o SEI; i) Desativação total do SAP; j) Implantação dos módulos de Ouvidoria e Peticionamento Eletronico; k) Gerenciamento e edição de textos-padrão e/ou base de conhecimento das áreas negociais da PRF; e à 1) Integração com o Businnes Intelllgence (BI). 0 de implantação do SEI foi concebido em etapas que deverão ser cumpridas de forma encadeada. A estratégia principal (estratégia A) prioriza a maior eficácia na implantação do e visa o menor impacto e a melhor gestão da mudança organizacional causada pelo. No primeiro momento, será providenciada a instalação do ambiente tecnológico do sistema no Data Center da PRF, ao passo que concomitantemente estará sendo providenciada a aquisição de equipamentos de digitalização (scanners) e a normatização referente ao uso do SEI no órgão. A aquisição dos scanners será em quantidade mínima necessária (em torno de 200 unidades) para uma boa fluidez na digitalização dos documentos/processos que encontram-se na fase corrente e que deverão ser digitalizados na primeira tramitação, após o sistema de processo eletronico entrar em produção. A partir destas ações, pretende-se implementar a campanha de endomarketing para apresentar o sistema às áreas negociais da PRF, deixando-as cientes das mudanças culturais e de procedimentos que estarão por vir. A fase de capacitação será iniciada com o treinamento da Equipe do Projeto, que proverá a capacitação para as áreas gestoras funcionais da Sede (Direção-Geral e Coor- PÁG 2 / 34
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL denações-gerais) e gestoras negociais das Regionais (DIDOC e NUDOCs), formando-se multiplicadores. Após a etapa anterior, quando o SEI já estiver instalado e configurado, os gestores negociais regionais, já treinados, proverão a capacitação presencial dos servidores que desempenham funções administrativas nas suas respectivas regionais, sobretudo aos gestores que assinam documentos terminativos (Instrução Normativa, Portaria, Ordem de Serviço etc), que geram direitos e obrigações. Para os demais servidores da PRF estará disponível o manual do usuário do SEI e vídeo-aulas para a capacitação à distância. Depois de atingida a meta de capacitação de 30% do efetivo administrativo de cada regional e após aprovado o sistema na fase de pilotos, o SAP será desabilitado para as funções de autuação/inclusão de processos e documentos, bem como a desativação da função de tramitação de processos físicos entre as áreas, exceto para a área responsável pelo arquivamento e exclusivamente com essa finalidade. Para os demais casos, o SAP permanecerá ativo somente para consultas. Neste momento o SEI entrará em produção total. Após cem dias de utilização do SEI na PRF, será realizado um levantamento de métricas de custo e tempo para comparativo com o levantamento inicial, sendo elaborado o relatório final de implantação. Com isso, será procedida à formalização do encerramento do. A gestão do contará com uma equipe de, que reunir-se-á, quando necessário, para avaliação da execução do e proposição de eventuais correções de rumo bem como dos recursos necessários ao seu bom andamento. Considerando a possibilidade de dificuldade de recursos financeiros destinados ao, poderá ser adotada uma estratégia secundária (estratégia B), que prioriza o menor custo, embora diminua a qualidade na implantação do. A estratégia B deverá seguir o mesmo plano da estratégia A, mas com a aquisição de uma quantidade menor de equipamentos de digitalização (em torno de 100 unidades). A aquisição desses equipamentos em quantidade precária reduzirá os custos do, mas poderá causar entraves durante o período de digitalização dos documentos em fase corrente. Ainda visando a redução de custos, no que tange à capacitação, esta poderá ser presencial apenas para a equipe do, gestor negocial e gestores documentais regionais. Para os demais servidores da PRF ficaria disponível o manual do usuário do SEI e vídeo-aulas para a capacitação à distância. A equipe do e os gestores que receberão a capacitação presencial atuariam apenas como suporte para sanar eventuais dúvidas dos demais usuários do sistema. Essa alternativa poderá criar muita dificuldade e resistência nos usuários finais e, com isso, diminuir a eficiência no desempenho do trabalho. Vislumbrando um contingenciamento de despesa ainda maior, poderia ser adotada uma estratégia mais económica, estratégia C, com uma baixa qualidade para o. Nessa estratégia, não haveria a aquisição de equipamentos de digitalização. Desse modo, seria necessária também uma alteração na estratégia de digitalização dos documentos/processos que se encontram na fase corrente, os quais seriam digitalizados conforme a possibilidade e/ou necessidade de cada setor. Na estratégia C, o SAP permaneceria habilitado para a movimentação dos documentos/processos em suporte físico, sendo desabilitada apenas a função de inclusão/autuação para novos documentos/processos. Esses seriam iniciados e tramitados no SEI, bem como todos aqueles que forem digitalizados. Nos demais aspectos, a estratégia C deverá seguir o mesmo plano da estratégia B. A estratégia C poderá criar ainda mais dificuldades e resistência nos usuários finais, tendo em vista que coexistirão dois sistemas de protocolo, sendo um para os documentos/processos em suporte físico (SAP) e outro para os documentos/processos em suporte digital (SEI). Em nenhuma das estratégias de execução houve a previsão de aquisição de monitores de vídeo (não-escopo), em virtude da escassez de recursos financeiros para o. Entretanto, recomenda-se que, em momento oportuno, seja disponibilizado segundo monitor para todas as estações de trabalho, com o fito de aumentar a efici- PÁG 3 / 34
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL B Restrições Premissas ência e a qualidade laboral dos servidores. Também não há previsão de tratamento e digitalização da massa documental acumulada (arquivos permanente e intermediário), tendo em vista a necessidade de aquisição de equipamentos de digitalização em quantidade apropriada, o que elevaria o custo do, e recursos humanos disponíveis. Ou seja, o esforço necessário para o tratamento da massa documental acumulada seria maior do que o esforço para a implantação do sistema de processo eletronico, o que dificultaria e desvirtuaria o objetivo do. Contingenciamento do orçamento; Indisponibilidade dos integrantes da equipe do, bem como de colaboradores eventuais, nas convocações até o término do ; Resistência interna e/ou externa; Infraestrutura de Tl inadequada às necessidades do SEI; Reduzida quantidade de servidores para colaboração com o ; Alteração da estrutura organizacional da PRF; Prazo insuficiente para a implantação do SEI; Alta capilaridade da estrutura organizacional da PRF; e á Garantia da segurança da informação. Apoio da alta gestão da PRF; Orçamento necessário para o ; Disponibilidade da equipe e de colaboradores; Capacitação dos servidores para uso do SEI; Inexistência de duplicidade de NUP; e Apoio técnico do Escritório de Gestão Estratégico (EPE). PÁG 4 / 34
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL 2.2 Estrutura Analítica do Projeto - EAP 1 Gerenciamento do Projeto 2 Ambientes tecnológicos 5 Mudança H É m ^ X 3 Ç $ 0 i o SE, Crganoaaonal I 2.1 Ambiente de 3 1 Equipamentos de homologação Digitalização LI 1 Documento efe Ofiaafaaçàc da Demanda! i 1 infraestrutura detk 311 Termo de Referência 4.1.1 Acordo de Cooperação Técnica 6 U Estatísticas de tramitação física 1.1.2 Termo de abertura do Projeto 3.1 2 Comprados equipamentos 412 Assinatura do Acordo de cooperação Técnica 113 Portara de instituição da equipe 2 13 Carga inicial de Dados 3 13 Recebimento dos equipamentos 4.2 instituição do SEI 6.L3 Oefinição das ireas/temas piotos 2 1* Parametrização do5 i 3.1.4 instalação e configuração dos equipamentos 4.2.1 Ato de instituição do SEI 5 21 Criação da Are a Temática 1.21 Piano de Gerenciamento do 2.1.5 configuração do SEI 3.2.2 Gestão do conteúdo 6.2.1 Fase i - Baixa complexidade 2.16 integração com Sistemas Estruturantes 4.3.1 Regulamentação das normas de uso 6 2.2 Fase it - Media complexidade 1.3.1 Termo de Encerramento do Projeto 2.L7 rtomotogaça do ambiente 53 1 Ptanode capacitação 6.23 Fase*-Alta complexidade 2.2 Ambientes de Produção e 5.3 2 Capacitação de multiplicadores 63 Fase de Produção 2 2 1 tnfraestrutura detk 5.3 3 Capacitação de gestores 6 31 Entrada e produção Disponibilização d ambiente de produção 5.3 4 Capacitação de usuários 6.3.2 Desabvaçao dl funções do SAP 223 Disponibilização do ambiente de 5.3.3 Produção assistida 63 1 Estatísticas de tramitação eletrõnica 6 * 2 Relatório Finai PÁG 5 / 34
(j&) POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL 9 Dicionário da EAP Identificação na EAP (ID) Entrega do Descrição Responsável Peso 1.1 Iniciação Etapa de iniciação do conforme metodologia de gerenciamento de s da PRF. Pinheiro 1.1.1 Documento de Oficialização Documento que propõe a realização de um visando contribuir para o da Demanda - DOD alcance de um Objetivo Estratégico constante no Mapa Estratégico da PRF. A demanda do é encaminhada ao EPE através da DOD. Pinheiro 0,7% 1.1.2 Termo de Abertura do Projeto -TAP Documento que autoriza formalmente o início do, e que serve como base de trabalho, conforme a metodologia de gerenciamento de s da PRF. Documento que institui o Projeto Processo Eletronico no âmbito da PRF, designa a equipe do e a sua competência. 1.1.3 Portaria de instituição da equipe 1.2 Planejamento Planejamento das etapas a serem cumpridas, para que seja alcançado o objetivo do, conforme metodologia de gerenciamento de s da PRF. 1.2.1 Plano de Gerenciamento do Projeto Elaboração de documento de descrição da execução, monitoramento e controle que consolida os planos auxiliares e linhas de base dos processos de planejamento. 1.3 Encerramento Etapa de encerramento do conforme metodologia de gerenciamento de s da PRF. 1.3.1 Termo de Encerramento do Documento que formaliza o encerramento do, conforme a Projeto metodologia de gerenciamento de s da PRF. 1.3.2 Lições aprendidas Documentação das lições aprendidas durante o, visando identificar as causas fundamentais dos sucessos e fracassos. 2.1 Ambiente de homologação Disponibilização da ferramenta em funcionamento, para a execução de testes, com a finalidade de detectar possíveis problemas, que deverão ser sanados após a sua identificação. 2.1.1 Infraestrutura de TIC Adequação dos recursos lógicos e físicos de TIC para implantação da ferramenta no ambiente de homologação. 2.1.2 Instalação do SEI Instalar o código-fonte do SEI na estrutura disponibilizada pela TIC no ambiente de homologação. 2.1.3 Carga inicial dos dados Carregamento da Base de dados de referência do SEI, no ambiente de homologação. 2.1.4 Parametrização do SEI Criação de parâmetros de algumas informações organizacionais da PRF, como: sigla da organização, página de autenticação, nome do sistema a ser utilizado no título das janelas, endereço das unidades administrativas, PÁG 6 / 34 Pinheiro 0,7% Pinheiro 0,7% Pinheiro Pinheiro 1,1% Pinheiro Pinheiro 0,9% Pinheiro 0,9% Pinheiro Pinheiro 2,7% Pinheiro 0,2% Pinheiro 0,2% Pinheiro 1,2%
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL estruturação da hierarquia organizacional, código de classificação documental, entre outras, no ambiente de homologação. 2.1.5 Configuração do SEI Configuração das tabelas essenciais do SEI e do Sistema de Permissões (SIP) relativas, por exemplo: a unidades, usuários, assuntos, hipóteses legais de sigilo, tipos de documento, tipos de processo, níveis de acesso permitido, modelos dos documentos etc. 2.1.6 Integração com os sistemas Integração do SEI com os sistemas estruturantes da PRF (PRF Segurança, estruturantes Fale Conosco, etc), no ambiente de homologação. 2.1.7 Homologação do ambiente Termo de homologação, que assegura a entrega da instalação da ferramenta SEI, dentro dos requisitos exigidos, no ambiente de homologação. 2.2 Ambiente de produção e Ambientes de produção com a finalidade de funcionamento real, e ambiente treinamento de treinamento com a finalidade de capacitação dos usuários. 2.2.1 Infraestrutura de TIC Adequação dos recursos lógicos e físicos de Tl para implantação do SEI, no ambiente de produção e treinamento. 2.2.2 Disponibilização do ambiente Disponibilização de ambiente de produção pronto para funcionamento. de produção 2.2.3 Disponibilização do ambiente Disponibilização de ambiente de treinamento, em ambiente idêntico ao de de treinamento produção, para capacitação dos servidores da PRF no SEI. 3.1 Equipamentos de digitalização Aquisição de equipamento para digitalização de documentos/processos em suporte físico. 3.1.1 Termo de Referência Planejamento da contratação, contendo a elaboração do termo de referência e demais documentos necessários à aquisição dos equipamentos de digitalização, conforme norma vigente. 3.1.2 Compra dos equipamentos Aquisição de equipamentos de digitalização que se enquadrem nas necessidades da PRF, com a assinatura de contrato com fornecedor selecionado através de processo licitatório. 3.1.3 Recebimento dos Gerenciamento do recebimento dos equipamentos de digitalização em todas Equipamentos as Regionais e Sede da PRF, conforme distribuição definida pelo Projeto. 3.1.4 Instalação e configuração dos Instalação dos equipamentos nas Regionais, devidamente configurado para Equipamentos uso. 4.1 Adesão ao PEN para uso do Adesão da PRF ao Projeto Processo Eletronico Nacional (PEN), do SEI Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), e formalização da cessão do direito de uso do SEÍ. 4.1.1 Acordo de Cooperação Técnica Tratativas e elaboração do Acordo de Cooperação Técnica a ser firmado entre a PRF e o MPOG/TRF4, para formalizar a cessão e o direito de uso do SEI. Pinheiro 1,1% Pinheiro 2,6% Pinheiro 1,7% Pinheiro Pinheiro 8,8% Pinheiro 0,6% Pinheiro 0,6% Cafure Cafure 0,4% Cafure 6,7% Cafure 3,7% Cafure 2,7% Pinheiro Pinheiro 1,5% 4.1.2 Assinatura do Acordo de Assinatura do Acordo de Cooperação Técnica, assinado pela Diretora-Geral Pinheiro 0,1% PÁG7/34 b r
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL Cooperação Técnica da PRF e representantes do MPOG/TRF4. 4.2 Instituição do SEI Instituição do SEI como ferramenta de processo eletronico no âmbito da PRF, através de ato normativo interno. Pinheiro 4.2.1 Ato de instituição do SEI Elaboração e publicação de ato normativo que institui o SEI como ferramenta de processo eletronico na PRF. Pinheiro 1,1% 4.3 Normas de Uso Normatização das regras de uso do SEI na PRF. Thiago 4.3.1 Regulamentação das normas Elaboração dos atos normativos internos necessários para normatizar o uso de uso do processo eletronico na PRF. Thiago 2,1% 5.1 Endomarketing Emprego de estratégias de marketing interno, com o objetivo de difundir informações para os servidores do órgão, e deixar a ferramenta mais atraente, facilitar o entendimento e a memorização das informações da Pinheiro implantação do SEI. 5.1.1 Plano de endomarketing Planejamento das atividades que serão utilizadas na campanha de endomarketing de implantação do SEI na PRF. Pinheiro 3,4% 5.1.2 Campanha de endomarketing Execução do plano de endomarketing, difundindo informações do Projeto Processo Eletronico para os servidores da PRF. Pinheiro 14,9% 5.2 Painel PRF Painel contendo informações e links para serviços aos servidores da PRF. Pinheiro 5.2.1 Criação da Área Temática Criação de área temática do SEI no Painel PRF, para divulgação das atividades relativas ao Processo Eletronico. Pinheiro 1,1% 5.2.2 Gestão do conteúdo Inserir e manter atualizado o conteúdo da área temática do SEI no Painel PRF. Pinheiro 2,2% 5.3 Capacitação Capacitar os servidores da PRF para o uso do SEI. Zander 5.3.1 Plano de capacitação Elaboração de plano contendo diretrizes e ações relativas à capacitação dos servidores para utilização do SEI. Zander 3,4% 5.3.2 Capacitação para Capacitação presencial de utilização do SEI para formação de multiplicadores multiplicadores, em âmbito nacional. Zander 2,8% 5.3.3 Capacitação para gestores Capacitação presencial de utilização do SEI para gestores. Zander 0,4% 5.3.4 Capacitação para usuário Capacitação de utilização do SEI para os usuários das regionais, conforme estratégia de execução adotada. Zander 7,2% 5.3.5 Manuais do SEI Personalização dos manuais do SEI com os elementos de identificação institucional da PRF. Zander 2,2% 5.3.6 Videoaulas Disponibilização de videoaulas que descrevem passo a passo várias funcionalidades do SEI Zander 1,1% 6.1 Preparação Atividades que visam a preparação da implantação do processo eletronico, bem como ao levantamentos de dados para subsidiar o relatório final do Pinheiro. 6.1.1 Estatísticas de tramitação Levantamento de tempo e custo de tramitação dosprocessos físicos. Valter 3,8% PÁG 8 / 34
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL 9 física 6.1.2 Tipologias documentais Alinhamento com as áreas negociais para a definição das tipologias documentais a serem configuradas no SEI. 6.1.3 Definição das áreas/temas pilotos Escolha de possível processo e/ou área que permita testar a ferramenta, em nível crescente, quanto às funcionalidades, integração, dificuldades de uso, etc. 6.2 Fase piloto Implantação do SEI em fase piloto, considerando que, por meio desta, é possível observar dificuldades encontradas na utilização do sistema, permitindo ajustes para a fase de produção do SEI em toda PRF. 6.2.1 Fase I - Baixa complexidade Fase de implantação em área/tema de baixa complexidade, empregando o menor esforço negocial e tecnológico para tramitação de processo eletronico no SEI. 6.2.2 Fase II - Média complexidade Fase de implantação em área/tema de média complexidade, empregando esforço negocial e tecnológico maior que na Fase I. 6.2.3 Fase III - Alta complexidade Fase de implantação em área/tema de alta complexidade, empregando máximo esforço negocial e tecnológico. 6.3 Fase de Produção Ambiente de produção pronto para utilização, com a adoção das medidas necessárias para o funcionamento do sistema. 6.3.1 Entrada em produção Disponibilização do SEI, em ambiente de produção, para todo efetivo da PRF. 6.3.2 Desativação de funções do SAP Desativação da função de autuação/inclusão de processos/documentos no SAP, a fim de impedir a criação de novos documentos e processos, bem como a desativação da função de tramitação de processos físicos entre as áreas, exceto para a área responsável pelo arquivamento e exclusivamente com essa finalidade. Zander 3,9% Pinheiro 1,1% Pinheiro Pinheiro 1,6% Pinheiro 2,1% Pinheiro 2,9% Pinheiro Pinheiro 0,1% Pinheiro 0,1% 6.3.3 Produção assistida Acompanhamento da utilização da ferramenta e assistência da equipe do ao gestor negocial e aos gestores documentais regionais, com a finalidade de dirimir, corrigir e minimizar os eventuais impactos e dificuldades Pinheiro 0,6% na implantação do processo eletronico e uso do SEI. 6.4 Finalização Atividades que visam a finalização da implantação do processo eletronico. Pinheiro 6.4.1 Estatísticas de tramitação Levantamento de tempo e custo de tramitação dos processos eletrônicos, eletrônica após 100 dias de utilização do SEI. Valter 1,3% 6.4.2 Relatório final Relatório contendo uma avaliação de todo o, com análise quantitativa e qualitativa dos índices inicias e finais relacionados aos trâmites Pinheiro 0,6% processuais. PÁG 9 / 34
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL 1 SI 3. RECURSOS HUMANOS 3.1 Equipe do Projeto Equipe do Projeto Nome Matrícula Lotação Função no Dedicação (%) Telefone E-mail José Luis Pinheiro Gomes 1462084 ANPRF Gerente do Projeto 100 (48) 8802-8168 pinheiro.gomes@prf.gov.br Yuri Scancetti Falcão 1483137 5^SRPRF/RJ Subgerente do 80 (21) 98395-1018 yuri.falcao@prf.gov.br Zander Cavalcante Arruda 1184820 COINT/GAB Membro da equipe 80 (61) 9923-7105 zander.arruda@prf.gov.br Luiz Carlos Gonzaga de 1184543 DIDOC/CGA Membro da equipe 80 (32) 9983-1389 luiz.almeida@prf.gov.br Almeida Rodrigo de Carvalho e Silva 1535352 173SRPRF/PI Membro da equipe 50 (86) 8806-0746 rodrigo.decarvalho@prf.gov.br Valter Afonso Barbosa 1078158 19 SRPRF/PA Membro da equipe 50 (91) 8119-5334 valter.braga@prf.gov.br Braga Thiago Oliveira Penteado 1970353 73SRPRF/PR Membro da equipe 50 (44) 9949-8112 thiago.penteado@prf.gov.br Willian Cafure 1073190 3 ã SRPRF/MS Membro da equipe 50 (67) 8122-7638 willian.cafure@prf.gov.br Henrique de Araújo Lima 1481096 DIPAM/CGA Membro da equipe 25 (61) 8402-5859 henriaue.lima@prf.gov.br PÁG 10/34
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL 3.2 Matriz de responsabilidades Produtos Responsável Deve ser Informado Participa Aprova Plano de gerenciamento de Gerenciamento das aquisições Plano de capacitação de usuários Adequação dos manuais do SEI ao padrão 12 da PRF Plano e campanha de endomarketing Criação da área temática no painel PRF e gestão do conteúdo Documentos de adesão ao PEN e instituição do SEI Documentos normativos de regulamentação das normas de uso Levantamento das tipologias de documentos junto às áreas funcionais Relatório de conclusão da fase piloto Ambiente de homologação do SEI Ambiente de produção e treinamento do SEI Convocação de representantes das áreas funcionais e demais colaboradores do Convocações da equipe do Relatório mensal do sfaftvs do Pinheiro CGA Equipe do DG Cafure Equipe do Thiago e Pinheiro CGA Zander Equipe do Equipe do, COEN e envolvidos CGA Zander Equipe do ASCOM CGA Pinheiro Pinheiro Equipe do Equipe de Equipe do e ASCOM Equipe do, ASCOM e DIASI CGA DIDOC Pinheiro Equipe de Thiago e CGA DG Thiago Zander Equipe do Coordenações Gerais e equipe do Equipe do, CGA, DIDOC e envolvidos Equipe do Pinheiro CGA Equipe de Pinheiro Pinheiro Pinheiro Pinheiro Envolvidos Envolvidos Envolvidos e seus respectivos chefes Envolvidos e seus respectivos chefes Equipe do e CGPLAM Equipe do e CGPLAM Envolvidos Envolvidos Pinheiro CGA e EPE Equipe do Relatório final do Pinheiro CGA e EPE Equipe do DG CGAe DIDOC Gerente do CGA CGA CGA CGA Gerente do Gerente do 3.3 Previsão de Capacitação Nome da Capacitação SEI para Equipe do Projeto Descrição Capacitação presencial voltada para equipe do. Qtd. 10 Data prevista 03/08/2015 a 07/08/2015 Diárias (R$) Passagem (R$) Total (R$) Locai 15.000,00 8.000,00 23.000,00 Brasília PÁG 11/34
POLICIA RODOVIÁRIA FEDERAL SEI para multiplicadores convocados SEI para gestores da Sede Nacional SEI para usuários nas Regionais. Conteúdo no Painel PRF Capacitação presencial voltada para multiplicadores Capacitação presencial voltada para gestores da Sede Nacional, que assinam documentos terminativos (IN, Portaria, OS, etc) Capacitação presencial voltada para os usuários das Regionais a cargo dos multiplicadores Disponibilização de material didático, em área temática do Painel PRF, contendo videoaulas e manuais 70 24 Mínimo de 30% do efetivo adm. Todos os interessados 31/08/2105 a 04/09/2015 28/09/2015 a 01/10/2015 28/09/2015 a 30/12/2015 A partir de 29/08/2015 96.000,00 81.000,00 177.000,00 Brasília 0,00 0,00 0,00 Brasília 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL 200.000,00 Regionais Painel PRF 3.4 Gerenciamento do Projeto Descrição Acordo de Cooperação Técnica (Código- Fonte) e infraestrutura de TIC Tipologias documentais, plano de endomarketing e plano de capacitação Configuração do SEI e definição de pilotos Teste do ambiente de homologação, regulamentação das normas de uso e gestão do conteúdo Qtde 1 9 9 9 Data prevista 08/06/2015 a 10/07/2015 22/06/2015 a 26/06/2015 27/07/2015 a 31/07/2015 24/08/2015 a 28/08/2015 Diárias (R$) Passagem (R$) Total (R$) Local^,^ 7.700,00 0,00 7.700,00 Brasília 7.300,00 6.300,00 13.600,00 Brasília 7.300,00 0,00 7.300,00 Brasília 7.300,00 0,00 7.300,00 Brasília Acompanhamento da fase piloto I 4 05/10/2015 a 09/10/2015 2.900,00 2.400,00 5.300,00 Brasília Acompanhamento da fase piloto II 4 26/10/2015 a 30/10/2015 2.900,00 2.400,00 5.300,00 Brasília Acompanhamento da fase piloto III 4 23/11/2015 a 27/11/2015 2.900,00 2.400,00 5.300,00 Brasília Produção assistida 9 04/01/2016 a 08/01/2016 7.300,00 6.300,00 13.600,00 Brasília Encerramento do Projeto 9 24/04/2016 a 06/05/2016 15.100,00 6.300,00 21.400,00 Brasília TOTAL 86.800,00 PÁG 12/34
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL já 4 PARTES INTERESSADAS 4.1 Externas Sociedade (cidadão) Empresas contratadas (Fornecedores) Ministério da Justiça (MJ) Advocacia-Geral da União Partes interessadas Órgãos de Controle externo: Ministério Público Federal, Controladoria-Geral da União e Tribunal de Contas da União Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) Tribunal Regional Federal da 4 a Região Arquivo Nacional Órgãos integrantes do Sistema Brasileiro de Inteligência Órgãos integrantes do Sistema Nacional de Trânsito Agência Nacional de Transportes Terrestres Federação Nacional dos Policiais Rodoviários Federais 4.2 Internas Direção-Geral Partes interessadas Gabinete, Coordenações-Gerais e Coordenações (áreas funcionais) Coordenação de Ensino - COEN/CGRH Assessoria de Comunicação Social - ASCOM/GAB Escritório de Projetos Estratégicos - EPE/GAB Superintendências e Distritos (Gestores regionais) Divisão de Administração de Sistemas - DIASI/CGPLAM Divisão de Telemática - DITEL/CGPLAM Divisão de Documentação - DIDOC/CGA (Gestor negocial) Núcleos de Documentação - NUDOC (Gestores documentais regionais) Representantes indicados pelas áreas funcionais Servidores da Polícia Rodoviária Federal Funcionários terceirizados prestadores de serviço administrativo da PRF PÁG 13 / 34
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL 5. CRONOGRAMA 5.1 Cronograma detalhado Nome da tarefa PROJETO PROCESSO ELETRONICO GERENCIAMENTO DO PROJETO Iniciação Documento de Oficialização da Demanda Elaborar DOD Validar DOD DOD assinado Termo de Abertura de Projeto Elaborar TAP Validar TAP TAP assinado Portaria de instituição da equipe Elaboração da Portaria Portaria assinada Planejamento Plano de Gerenciamento do Projeto Recursos Humanos Escopo Mapeamento das Partes Interessadas Comunicação Aquisições Custos Qualidade Riscos Minuta do Plano do Projeto Ajustes no Plano do Projeto Reunião para aprovação do Plano de Projeto Plano de Projeto Aprovado Encerramento Termo de encerramento do Elaborar Termo de Encerramento do Projeto Validar Termo de Encerramento Termo de Encerramento Assinado Lições aprendidas Registrar lições aprendidas Projeto Encerrado EDT Duração Início Término 0 1 1.1 1.1.1 1.1.1.1 1.1.1.2 1.1.1.3 1.1.2 1.1.2.1 1.1.2.2 1.1.2.3 1.1.3 1.1.3.1 1.1.3.2 1.2 1.2.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.1.4 1.2.1.5 1.2.1.6 1.2.1.7 1.2.1.8 1.2.1.9 1.2.1.10 1.2.1.11 1.2.1.12 1.3 1.3.1 1.3.1.2 1.3.1.3 1.3.2 1.3.2.1 1.3.2.2 265 dias 265 dias 12 dias 6 dias 3 dias 3 dias 0 dias 6 dias 3 dias 3 dias Odias 6 dias 6 dias 0 dias 10 dias 10 dias 0,5 dias 0,5 dias 0,5 dias 0,5 dias 0,5 dias 0,5 dias 0,5 dias 0,5 dias ldia 4 dias ldia 0 dias 5 dias 5 dias Ter 28/04/15 Ter 28/04/15 Ter 28/04/15 Ter 28/04/15 Ter 28/04/15 Seg 04/05/15 Qua 06/05/15 Ter 28/04/15 Ter 28/04/15 Seg 04/05/15 Qua 06/05/15 Qui 07/05/15 Qui 07/05/15 Qui14/05/15 Seg 18/05/15 Seg 18/05/15 Seg 18/05/15 Seg 18/05/15 Ter 19/05/15 Ter 19/05/15 Qua 20/05/15 Qua 20/05/15 Qui 21/05/15 Qui 21/05/15 Sex 22/05/15 Seg 25/05/15 Sex 29/05/15 Sex 29/05/15 Seg 09/05/16 Seg 09/05/16 Sex 13/05/16 Sex 13/05/16 Qui14/05/15 Qua 06/05/15 Qui 30/04/15 Qua 06/05/15 Qua 06/05/15 Qua 06/05/15 Qui 30/04/15 Qua 06/05/15 Qua 06/05/15 Qui14/05/15 Qui14/05/15 Qui14/05/15 Sex 29/05/15 Sex 29/05/15 Seg 18/05/15 Ter 19/05/15 Ter 19/05/15 Ter 19/05/15 Qua 20/05/15 Qua 20/05/15 Qui 21/05/15 Qui 21/05/15 Sex 22/05/15 Qui 28/05/15 Sex 29/05/15 Sex 29/05/15 Sex 13/05/16 Sex 13/05/16 1.3.1.1 3 dias Seg 09/05/16 Qua 11/05/16 ldia ldia 5 dias 2 dias 0 dias Qui12/05/16 Sex 13/05/16 Seg 09/05/16 Seg 09/05/16 Sex 13/05/16 Qui12/05/16 Sex 13/05/16 Sex 13/05/16 Ter 10/05/16 Sex 13/05/16 PÁG 14/34
POLICIA RODOVIÁRIA FEDERAL AMBIENTES TECNOLÓGICOS 2 83 dias Seg 01/06/15 Sex 25/09/15 Ambiente de Homologação 2.1 64 dias Seg 01/06/15 Sex 28/08/15 Infraestrutura de TIC 2.1.1 24 dias Seg 01/06/15 Sex 03/07/15 Instalação do SEI 2.1.2 2 dias Seg 06/07/15 Ter 07/07/15 Carga inicial de dados 2.1.3 2 dias Qua 08/07/15 Qui09/07/15 Parametrização do SEI 2.1.4 11 dias Sex 10/07/15 Sex 24/07/15 Configuração do SEI 2.1.5 10 dias Seg 27/07/15 Sex 07/08/15 Integração com Sistemas Estruturantes 2.1.6 23 dias Qua 08/07/15 Sex 07/08/15 Homologação do ambiente 2.1.7 15 dias Seg 10/08/15 Sex 28/08/15 Testes do Ambiente 2.1.7.1 15 dias Seg 10/08/15 Sex 28/08/15 Ambiente de Homologação Validado 2.1.7.2 Odias Sex 28/08/15 Sex 28/08/15 Ambientes de Produção e Treinamento 2.2 83 dias Seg 01/06/15 Sex 25/09/15 Infraestrutura de TIC 2.2.1 78 dias Seg 01/06/15 Sex 18/09/15 Disponibilização do Ambiente de Produção 2.2.2 5 dias Seg 21/09/15 Sex 25/09/15 Disponibilização do Ambiente de Treinamento Ambientes de Treinamento e Produção Prontos Instalação e configuração dos equipamentos 2.2.3 5 dias Seg 21/09/15 Sex 25/09/15 2.2.4 0 dias Sex 25/09/15 Sex 25/09/15 AQUISIÇÃO 3 121 dias Seg 01/06/15 Sex 20/11/15 Equipamentos de Digitalização 3.1 121 dias Seg 01/06/15 Sex 20/11/15 Termo de Referência 3.1.1 4 dias Seg 01/06/15 Sex 05/06/15 Compra dos equipamentos 3.1.2 60 dias Seg 08/06/15 Sex 28/08/15 Recebimento dos equipamentos 3.1.3 33 dias Seg 31/08/15 Sex 16/10/15 3.1.4 24 dias Seg 19/10/15 Sex 20/11/15 Equipamentos prontos para uso 3.1.5 Odias Sex 20/11/15 Sex 20/11/15 Aspectos Legais 4 83 dias Seg 01/06/15 Sex 25/09/15 Adesão ao PEN para uso do SEI 4.1 14 dias Seg 01/06/15 Sex 19/06/15 Acordo de Cooperação Técnica 4.1.1 13 dias Seg 01/06/15 Qui18/06/15 Assinatura do Acordo de Cooperação Técnica 4.1.2 ldia Sex 19/06/15 Sex 19/06/15 Instituição do SEI 4.2 10 dias Seg 14/09/15 Sex 25/09/15 Ato de Instituição do SEI 4.2.1 10 dias Seg 14/09/15 Sex 25/09/15 Ato publicado 4.2.2 0 dias Sex 25/09/15 Sex 25/09/15 Normas de Uso 4.3 19 dias Seg 31/08/15 Sex 25/09/15 Regulamentação das normas de uso 4.3.1 19 dias Seg 31/08/15 Sex 25/09/15 Regulamentação publicada 4.3.2 0 dias Sex 25/09/15 Sex 25/09/15 Mudança Organizacional 5 163 dias Seg 08/06/15 Sex 29/01/16 Endomarketing 5.1 163 dias Seg 08/06/15 Sex 29/01/16 Plano de endomarketing 5.1.1 30 dias Seg 08/06/15 Sex 17/07/15 Campanha de endomarketing 5.1.2 133 dias Seg 20/07/15 Sex 29/01/16 Campanha de Endomarketing Iniciada 5.1.2.1 133 dias Seg 20/07/15 Sex 29/01/16 PÁG 15/34
< POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL B Painel PRF Criação da Área Temática Gestão do conteúdo Capacitação Plano de capacitação Elaborar plano Convocações Capacitação de multiplicadores Capacitar equipe do 5.2 5.2.1 5.2.2 5.3 5.3.1 5.3.1.1 5.3.1.2 5.3.2 5.3.2.1 30 dias 10 dias 20 dias 138 dias 30 dias 15 dias 15 dias 25 dias 5 dias Seg 20/07/15 Seg 20/07/15 Seg 03/08/15 Seg 15/06/15 Seg 15/06/15 Seg 15/06/15 Seg 06/07/15 Seg 03/08/15 Seg 03/08/15 Sex 28/08/15 Sex 31/07/15 Sex 28/08/15 Qua 30/12/15 Sex 24/07/15 Sex 03/07/15 Sex 24/07/15 Sex 04/09/15 Sex 07/08/15 Capacitar multiplicadores Regionais e do Piloto 5.3.2.2 5 dias Seg 31/08/15 Sex 04/09/15 Capacitação de gestores Capacitação de usuários 5.3.3 5.3.4 4 dias 64 dias Ter 08/09/15 Seg 28/09/15 Sex 11/09/15 Qua 30/12/15 Capacitação dos usuários regionais, a cargo dos multiplicadores das regionais. 5.3.4.1 64 dias Seg 28/09/15 Qua 30/12/15 Manuais do SEI 5.3.5 20 dias Seg 20/07/15 Sex 14/08/15 Personalizar manuais do SEI nos padrões 5.3.5.1 12 da PRF 10 dias Seg 20/07/15 Sex 31/07/15 Disponibilizar manuais em ambiente virtual Videoaulas 5.3.5.2 5.3.6 10 dias 10 dias Seg 03/08/15 Seg 03/08/15 Sex 14/08/15 Sex 14/08/15 Disponibilização de videoaulas em ambiente virtual 5.3.6.1 10 dias Seg 03/08/15 Sex 14/08/15 Capacitação do Efetivo concluída IMPLANTAÇÃO DO SEI Preparação 5.3.6.2 6 6.1 0 dias 237 dias 44 dias Sex 14/08/15 Seg 01/06/15 Seg 01/06/15 Sex 14/08/15 Sex 06/05/16 Sex 31/07/15 Definição de métricas a serem levantadas 6.1.1 34 dias Seg 01/06/15 Sex 17/07/15 Levantamento de métricas de custo e tempo antes da implantação do SEI 6.1.1.1 34 dias Seg 01/06/15 Sex 17/07/15 Tipologias documentais Definição dos Pilotos Fase Piloto Fase I - Baixa complexidade Entrada em produção da Fase I do Piloto Fase de testes do piloto selecionado Avaliação do piloto selecionado Fase II - Média complexidade 6.1.2 6.1.3 6.2 6.2.1 6.2.1.1 6.2.1.2 6.2.1.3 6.2.2 35 dias 10 dias 59 dias 14 dias ldia 13 dias ldia 19 dias Seg 08/06/15 Seg 20/07/15 Seg 05/10/15 Seg 05/10/15 Seg 05/10/15 Seg 05/10/15 Sex 23/10/15 Seg 26/10/15 Sex 24/07/15 Sex 31/07/15 Qua 30/12/15 Sex 23/10/15 Seg 05/10/15 Qui 22/10/15 Sex 23/10/15 Sex 20/11/15 Entrada em produção da Fase II do Piloto 6.2.2.1 ldia Seg 26/10/15 Seg 26/10/15 Fase de testes do piloto selecionado Avaliação do piloto selecionado Fase III - Alta complexidade 6.2.2.2 6.2.2.3 6.2.3 18 dias ldia 26 dias Seg 26/10/15 Sex 20/11/15 Seg 23/11/15 Qui19/11/15 Sex 20/11/15 Qua 30/12/15 Entrada em produção da Fase III do Piloto 6.2.3.1 ldia Seg 23/11/15 Seg 23/11/15 Fase de testes do piloto selecionado 6.2.3.2 25 dias Seg 23/11/15 Ter 29/12/15 PÁG 16 / 34
POLICIA RODOVIÁRIA FEDERAL Avaliação do piloto selecionado Piloto Concluído 6.2.3.3 6.2.3.4 ldia 0 dias Qua 30/12/15 Qua 30/12/15 Qua 30/12/15 Qua 30/12/15 Fase de Produção 6.3 5 dias Seg 04/01/16 Sex 08/01/16 Entrada em Produção 6.3.1 1 dia Seg 04/01/16 Seg 04/01/16 Desativação de funções do SAP 6.3.2 ldia Seg 04/01/16 Seg 04/01/16 Produção assistida 6.3.3 5 dias Seg 04/01/16 Sex 08/01/16 Reunião de acompanhamento do SEI em produção e Help Desk 6.3.3.1 5 dias Seg 04/01/16 Sex 08/01/16 Finalização 6.4 17 dias Qui14/04/16 Sex 06/05/16 Estatísticas de tramitação eletrônica 6.4.1 12 dias Qui 14/04/16 Sex 29/04/16 Levantamento de métricas de custo e tempo após 100 dias de utilização do SEI 6.4.1.1 12 dias Qui14/04/16 Sex 29/04/16 Relatório Final 6.4.2 5 dias Seg 02/05/16 Sex 06/05/16 Elaboração do relatório final do 6.4.2.1 5 dias Seg 02/05/16 Sex 06/05/16 Relatório final do entregue 6.4.2.2 0 dias Sex 06/05/16 Sex 06/05/16 5.2 Cronograma de Marcos ID Entrega do Data 1.1.2.3 TAP assinado 06/05/2015 1.1.3.2 Portaria de instituição da equipe assinada 14/05/2015 1.2.1.12 Plano de Projeto aprovado 29/05/2015 5.1.2.1 Campanha de endomarketing iniciada 20/07/2015 2.1.7.2 Ambiente de homologação validado 28/08/2015 2.2.4 Ambientes de treinamento e produção prontos 25/09/2015 4.3.2 Regulamentação das normas de uso do SEI publicada 25/09/2015 6.2.1 Início da fase piloto do SEI 05/10/2015 3.1.5 Equipamentos de digitalização prontos para uso 20/11/2015 6.2.3.4 Fase piloto concluída 30/12/2015 5.3.4.1 Capacitação inicial concluída 30/12/2015 6.3.1 Entrada em produção do SEI 04/01/2016 1.3.2.2 Projeto encerrado 13/05/2016 PÁG 17/34
0 POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL B 5.3 Gráfico de Atividades 3.1/?Q*3i V «3 ÉMMwiddt Arrtwva da l i m n m Croduçac W^f^nc- doa «MMMMM Capac PAG 18 / 34
mi POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL 6. PLANO DE COMUNICAÇÃO Partes interessadas Tipo de informação Frequência MJ, MPOG, Diretora-Geral, Coordenador Geral de Administração, Coordenador do EPE, gestores e representantes das áreas funcionais, gestor negocial, gestores regionais, gestores documentais regionais e equipe do Coordenador Geral de Administração, Coordenador do EPE, gestores e representantes das áreas funcionais, gestor negocial, gestores regionais, gestores documentais regionais e equipe do Coordenador Geral de Administração, gestor negocial, gestores regionais, gestores documentais regionais e equipe do Coordenador Geral de Administração, gestor negocial, equipe do Coordenador Geral de Administração, gestores e representantes das áreas funcionais, Coordenador de Ensino, gestor negocial, gestores documentais regionais, gestores regionais, multiplicadores do SEI nas regionais e equipe do Gestores e representantes das áreas funcionais, Coordenador de Ensino, ASCOM, gestor negocial, gestores Aprovação do plano de Início da execução do Aquisição dos equipamentos de digitalização concluída e entregues para as Regionais Instalação e validação do ambiente de homologação do SEI Instalação e validação dos ambientes de treinamento e produção do SEI Início da capacitação Após a aprovação do plano de Quando o for iniciado Por evento Por evento Por evento Por evento Forma de atendimento Envio de arquivo digital via e- mail/presencial Envio de arquivo digital via e-mail/ presencial Envio de arquivo digital via e-mail Envio de arquivo digital via e-mail Envio de arquivo digital via e-mail Envio de arquivo digital via e-mail e intranet Armazenagem Processo do e rede Processo do e rede Processo do e rede Processo do e rede Processo do e rede Processo do e rede Responsável Gerente do Gerente do. Gerente do Gerente do Gerente do Gerente ASCOM. do e PAG 19 / 34
POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL documentais regionais, gestores regionais, multiplicadores do SEI nas regionais e equipe do Gestores e representantes das áreas funcionais, Coordenador de Ensino, ASCOM, gestor negocial, gestores documentais regionais, gestores regionais, multiplicadores do SEI nas regionais e equipe do Gestores e representantes das áreas funcionais, Coordenador de Ensino, ASCOM, gestor negocial, gestores documentais regionais, gestores regionais, multiplicadores do SEI nas regionais e equipe do Todo o efetivo MJ, MPOG e todo o efetivo Todo o efetivo Coord. Geral de Administração, Coordenador do EPE, gestores e representantes das áreas funcionais, gestor negocial, gestores documentais regionais, gestores regionais e equipe do Todo o efetivo Conclusão da capacitação de usuários Toda informação do em matéria de interesse de capacitação Endomarketing para implantação do SEI na PRF Assinatura do Acordo de Cooperação Técnica e norma instituidora do SEI na PRF Publicação da regulamentação das regras de utilização do SEI na PRF Entrada em produção da fase piloto (Piloto 1, II e 111) Desabilitação/Alteração de funções do SAP Por evento A qualquer tempo, quando necessário A qualquer tempo, quando necessário Por evento Por evento Por evento Por evento Envio de arquivo digital via e-mail e intranet Envio de arquivo digital via e-mail e relatórios Envio de arquivo digital via e-mail, presencial, intranet, internet e material de comunicação social em geral Envio de arquivo digital via e-mail, intranet e internet Envio de arquivo digital via e-mail e intranet Envio de arquivo digital via e-mail Envio de arquivo digital, intranet Processo do e rede Processo do e rede Processo do e rede Processo do e rede Processo do Projeto e rede Processo do e rede Processo do Projeto e Gerente ASCOM Gerente Equipe ASCOM Gerente ASCOM Gerente Projeto ASCOM Gerente Gerente Projeto do e do do e do e do e do do e PAG 20 / 34
POLICIA RODOVIÁRIA FEDERAL B MJ, MPOG e todo efetivo Diretora Geral, Coord. Geral de Administração, Coordenador do EPE, Gestores e Representantes das Áreas Funcionais, Gestor Negocial, Gestores Documentais Regionais, Gestores Regionais e Equipe do Coordenador do EPE Coordenador Geral de Administração Parte interessada pela mudança Gestores Regionais Disponibilização do ambiente de produção do SEI Encerramento do Situação atual do Situação atual do Solicitação de mudanças no plano do aprovadas. Necessidade da convocação de servidores para atuarem no Após a disponibilização da ferramenta SEI, em ambiente de produção para todo o efetivo Ao final do Mensal Mensal Por evento 15 dias antes de cada convocação Envio de arquivo digital via e-mail, intranet e internet Envio de arquivo digital via e-mail, Memorando e Relatório Envio de arquivo digital via e-mail, com Relatório do status do, reunião presencial para apresentação, quando necessário Envio de arquivo digital via e-mail, com Relatório de status do, reunião presencial para apresentação, quando necessário Envio de arquivo digital via e-mail de formulário de solicitação de mudanças aprovado. Arquivo digital via e- mail rede Processo do e rede Processo do e rede Processo do a rede Processo do e rede Processo do e rede. Processo do e rede ASCOM Gerente do e ASCOM. Gerente do Gerente do Gerente do Gerente do Gerente do e CGA
POLICIA RODOVIÁRIA FEDERAL 7. QUALIDADE 7.1 Qualidade das Entregas Identificação Critérios de aceite na EAP (ID) 1.1 Iniciação 1.1.1 Documento de oficialização de demanda alinhado com o mapa estratégico da PRF e conforme templates da metodologia de gerenciamento de s da PRF. 1.1.2 Documento de acordo com a metodologia de gerenciamento de s da PRF. 1.1.3 Portaria que institua o processo eletronico na PRF. designe a equipe do e sua competência. 1.2 Planejamento 1.2.1 Definição da Linha de Base do Escopo e Plano do Projeto de acordo com os documentos de iniciação, refletindo o escopo, cronograma, custos, planos de qualidade, recursos humanos e de comunicação e especificados, conforme templates da metodologia de gerenciamento de s da PRF. 1.3 Encerramento 1.3.1 Documento que formalize o encerramento do e ateste o efetivo cumprimento do plano de, ou o encerramento por circunstâncias devidamente documentadas, conforme a metodologia de gerenciamento de s da PRF. 1.3.2 Documento que contenha o registro do aprendizado gerado com a realização do, que permita identificar as causas fundamentais para o sucesso ou fracasso do. 2.1 Ambiente de Homologação 2.1.1 Infraestrutura de TIC adequada às necessidades da implantação do ambiente, garantindo a disponibilidade mínima de 99%, capacidade de suportar testes através de conexões simultâneas de, no mínimo, 100 usuários e utilização máxima de todas as funcionalidades, permitindo a homologação da instalação do SEI. 2.1.2 Código fonte do SEI instalado no ambiente de homologação disponibilizado pela TIC. 2.1.3 Carga inicial dos dados básicos de referência do SEI, de acordo com recomendações técnicas do manual de instalação do sistema. 2.1.4 Parametrização do sistema com informações organizacionais da PRF necessárias ao funcionamento do SEI. 2.1.5 Configuração de dados essenciais para o funcionamento do SEI e do Sistema de Permissões (SIP). 2.1.6 Integração do SEI com os sistemas estruturantes da PRF, conforme análise de viabilidade técnica apresentada pela área de TIC. 2.1.7 Ambiente de homologação testado e aceito, conforme requisitos de validação exigidos. 2.2 Ambiente de Produção e Treinamento 2.2.1 Infraestrutura de TIC adequada às necessidades da implantação dos ambientes de produção e treinamento, de acordo com os critérios estabelecidos para cada ambiente. 2.2.2 Disponibilização do SEI em ambiente de produção em pleno funcionamento, garantindo a disponibilidade mínima de 99,5%, capacidade de suportar acessos simultâneos dos usuários de toda a PRF, capacidade de armazenamento de dados que suporte toda a demanda do processo eletronico, segurança das informações de acordo com a Política de Segurança das Informações e Cliente Validador CGA e DG CGA e DG CGA e DG CGAe DG CGA e DG CGAe DG DITEL DITEL PAG 22 / 34
POLICIA RODOVIÁRIA FEDERAL Comunicações (POSIC) e implementação de um plano de backup para os dados do sistema, com armazenamento diário, cópias de segurança em local seguro e distinto do Datacenter e restauração imediata dos dados. 2.2.3 Disponibilização do SEI em ambiente de treinamento em pleno funcionamento, garantindo a disponibilidade mínima de 99,5%, capacidade de suportar acessos simultâneos dos usuários, que simule o funcionamento em ambiente de produção, para treinamento dos servidores de toda a PRF. 3.1.2 Equipamentos de digitalização. 3.1.1 Termo de Referência e todos os documentos necessários à aquisição dos equipamentos de digitalização, de acordo com a CGA legislação vigente e a estratégia de execução adotada. 3.1.2 Contrato de aquisição dos equipamentos especificados no TR, assinado com fornecedor selecionado através de processo CGA licitatório. 3.1.3 Equipamentos de digitalização recebidos nas unidades regionais, conforme distribuição e especificações contidas no TR. CGA 3.1.4 Equipamentos de digitalização instalados e configurados para uso. 4.1 Aspectos legais 4.1.1 Acordo de Cooperação Técnica (ACT) para cessão do SEI como ferramenta de processo eletronico na PRF pronto para assinatura CGA/DG das partes. 4.1.2 Acordo de Cooperação Técnica (ACT) assinado entre as partes e publicado. CGA/DG 4.2 Instituição do SEI 4.2.1 Ato normativo que institui o uso do SEI na PRF publicado. DIDOC/CGA/DG 4.3 Normas de uso do SEI CGA/DG 4.3.1 Atos normativos internos necessários à regulamentação de uso do processo eletronico na PRF, elaborado com a participação das CGA áreas funcionais, publicado. 5.1 Endomarketing CGA/DG 5.1.1 Plano contendo diretrizes e ações relativas à campanha de endomarketing, visando a divulgação do e a diminuição da resistência à implantação do processo eletronico na PRF. 5.1.2 Alcance dos objetivos definidos no plano de endomarketing. 5.2 Painel PRF 5.2.1 Area temática do processo eletronico, no Painel PRF, publicada e a gestão do conteúdo transferida para a equipe do. ASCOM/Gerente do 5.2.2 Conteúdo relativo ao processo eletronico inserido e atualizado na área temática criada para esse fim. ASCOM/Gerente do 5.3 Capacitação 5.3.1 Plano contendo diretrizes e ações relativas à capacitação dos servidores para utilização do SEI, de acordo com a estratégia de COEN/CGA execução do adotada. 5.3.2 Competência desenvolvida nos multiplicadores para a utilização do SEI nos perfis de administração, protocolo e usuário. 5.3.3 Competência desenvolvida para a utilização do SEI no perfil de gestor de áreas funcionais. 5.3.4 Competência desenvolvida para a utilização do SEI no perfil de usuário em, no mínimo, 30% do efetivo administrativo de cada regional. 5.3.5 Manuais do SEI personalizados de acordo com o padrão de identidade 12 da PRF. 5.3.6 Videoaulas que descrevem detalhadamente diversas funcionalidades do SEI, para serem disponibilizadas na áreas temática do Painel PRF. 6.1 Preparação PAG 23 / 34 ASCOM/Gerente do ASCOM/Gerente do