MATERIAL RÁPIDO PARA CADASTRO DE CONTRATO COM O GRUPO PETROBRAS E EMPRESAS DO SISTEMA PETROBRAS Última modificação: 26/02/2015
1. Contratos Cadastrados Automaticamente a) Antes de cadastrar o seu contrato no Portal, verifique se ele já foi cadastrado automaticamente pelo sistema. Para isto, clique em 1. Clientes e 2. Gerenciar Contratos. Utilize o critério de pesquisa selecionando a opção Contrato Automático e clique em Buscar. Os contratos que aparecem na tabela foram cadastrados automaticamente pelo sistema. Para visualizá-los, clique no ícone, para editá-los clique no ícone. OBSERVAÇÃO: Os contratos cadastrados automaticamente são criados com a situação Aguardando Envio para o Comprador. É necessário que o fornecedor edite o contrato para completar os dados e o enviar para aprovação do gerente/fiscal do contrato. 2. Cadastro de Contrato com o Grupo Petrobras e empresa do sistema Petrobras Orientamos as Empresas a entrar em contato com o gerente de contrato antes de inserir um contrato com o Grupo Petrobras ou empresa do sistema Petrobras no Portal, para garantir que está inserindo o tipo de contrato correto. É muito importante que a empresa tenha certeza do tipo correto do contrato antes de inseri-lo no Portal, para evitar retrabalhos. a) Existem 6 tipos de contrato com o Grupo Petrobras e com empresas do sistema Petrobras que podem ser cadastrados no Portal Progredir: Página 2 de 10
i. Contrato de Serviços: 1) Apenas para Petroleo Brasileiro S.A Petrobras: O Contrato de Serviços é um contrato de serviços identificado pelo seu Instrumento Contratual Jurídico (ICJ), podendo conter um ou mais contratos vinculados a ele. Cada contrato vinculado será gerido e necessitará da validação do seu respectivo gerente de contrato da Petrobras. 2) Apenas para Petrobras Distribuidora BR e Petrobras Transporte S.A - Transpetro: Contrato de Serviços é um contrato de serviços prestados a uma única área do Grupo Petrobras. (Inicia-se por 46). O contrato, ao ser cadastrado pelo fornecedor, é enviado para validação do seu respectivo Gerente do contrato cadastrado no Sistema do Grupo Petrobras. ii. Pequenos Serviços: É um contrato de pagamento de serviços não incluídos em contratos vigentes. Este contrato é gerido por somente um gerente de uma única área da Grupo Petrobras. O contrato, ao ser cadastrado pelo fornecedor, é enviado para validação do Gerente do contrato cadastrado no Sistema do Grupo Petrobras. Este tipo de contrato é exclusivo da Petróleo Brasileiro S.A Petrobras. iii. Contrato de Biodiesel: É um contrato de compra e venda de biodiesel ou fornecimento de insumos para a produção de biodiesel. Este contrato é gerido por somente um gerente de uma única área da Petrobras. O contrato, ao ser cadastrado pelo fornecedor, é enviado para validação do Gerente do contrato cadastrado no Sistema do Grupo Petrobras. Este tipo de contrato é exclusivo da Petroleo Brasileiro S.A Petrobras. iv. Pedido sem Referência a Contrato: É um pedido pontual não atrelado a um contrato (inicia-se por 45). Este tipo de pedido ao ser cadastrado pelo fornecedor é enviado para validação do gerente do pedido cadastrado no Sistema do Grupo Petrobras. Este tipo de contrato não se aplica à Petrobras Transporte S.A Transpetro e Petrobras Distribuidora BR. v. Contrato Global de Bens: É um contrato de bens (inicia-se por 46) composto por diversos pedidos (iniciam-se por 45). O contrato, ao ser cadastrado pelo fornecedor, é enviado para validação do gerente do contrato cadastrado no Sistema do Grupo Petrobras. O Gerente do contrato validará somente o cabeçalho do contrato. Os pedidos serão trazidos do Sistema do Grupo Petrobras e inseridos automaticamente no cronograma, sendo validados automaticamente. Página 3 de 10
vi. Contrato de Produtos: É um contrato de aquisição de materiais para revenda ou industrialização (iniciase por 46) composto por diversos pedidos (iniciam-se por 45). O contrato, ao ser cadastrado pelo fornecedor, é enviado para validação do gerente do contrato cadastrado no Sistema do Grupo Petrobras. O contrato, ao ser cadastrado pelo fornecedor, é enviado para validação do Gerente do contrato cadastrado no Sistema do Grupo Petrobras. Este tipo de contrato é exclusivo da Petrobras Distribuidora BR. Observação para Contrato de Produtos e Contrato Global de Bens: 1)Quando for aprovada a trava bancária, todos os Pedidos deste contrato serão pagos na conta bancária vinculada ao contrato. 2) Se houver algum pedido deste contrato atrelado a um financiamento fora do Progredir, a trava bancária não será aprovada. Portanto, não será possível tomar o financiamento pelo programa. b) Para cadastrar um contrato com o Grupo Petrobras ou empresas do sistema Petrobras, clique em Clientes e Inserir Contrato. Clique no ícone referente ao cliente. c) O cadastramento de um contrato poderá ser realizado de 2 maneiras: 1. Cadastramento Simplificado: Possibilidade de cadastrar o contrato através do número do Instrumento Contratual Jurídico (ICJ). As informações públicas do contrato serão trazidas automaticamente para o Portal, facilitando o seu cadastramento. Observação: O cadastramento simplificado só poderá ser realizado para contratos com a Petróleo Brasileiro S.A. 2. Cadastramento Padrão: Cadastramento padrão do contrato através da escolha do tipo de contrato correto e inserção manual de todas as informações obrigatórias. Página 4 de 10
Observação: O cadastramento manual deverá ser realizado para contratos com a Petrobras Distribuidora BR e Petrobras Transporte SA Transpetro e também poderá ser realizado para contratos com a Petróleo Brasileiro S.A ou empresas do Grupo. d) Para cadastrar um contrato de forma simpllificada, realize os passos apresentados a seguir. Clicar no ícone referente ao cliente (Petrobras); Inserir o número do contrato ou pedido e clicar em Inserir. Se o sistema validar o número do contrato ou pedido, uma mensagem de sucesso será exibida: Contrato/pedido inserido com sucesso. Página 5 de 10
e) Para cadastrar um contrato de forma padrão, realize os passos apresentados a seguir: Clicar no ícone referente ao cliente; Clicar no link clique aqui. Página 6 de 10
Quando o contrato for com a Petroleo Brasileiro S.A - Petrobras ou empresas do sistema Petrobras, o sistema exibirá uma janela com opções de contrato abaixo. Selecione o tipo de contrato adequado. OBSERVAÇÃO: Se o contrato for um Contrato de Serviços ou Pequenos Serviços, selecione a opção Contrato de Serviços. f) Quando o contrato for com a Petrobras Distribuidora - BR, o sistema exibirá uma janela com opções de contrato abaixo. Selecione o tipo de contrato adequado. OBSERVAÇÃO: Se o contrato for um Contrato de Pequenos Serviços, selecione a opção Contrato de Serviços. Página 7 de 10
f) Quando o contrato for com a Petrobras Transportes S.A Transpetro, o sistema exibirá uma janela com opções de contrato abaixo. Selecione o tipo de contrato adequado. g) Aparecerá a tela de preenchimento do contrato, de acordo com o tipo de contrato selecionado. Preencha todas as abas do contrato com as informações do contrato original com o Grupo Petrobras ou empresas estrangeiras da Petrobras. i. Dados Gerais: Inserir os dados gerais do contrato como assinatura e vigência. ii. Anexos: Inserir o contrato original assinado pela empresa do Grupo Petrobras e seus aditivos, se houverem. iii. Cronograma Previsto de Medições/ Entregas e Pagamentos: Cronograma com datas previstas de medições/entregas e pagamentos do contrato. Página 8 de 10
iv. Dados Bancários: Inserir os dados da conta que recebe os pagamentos do contrato de fornecimento. Em casos de contratos com empresas estrangeiras da Petrobras, se a conta for no exterior, esta aba não deve ser preenchida. v. Responsáveis pelo Contrato: Possibilidade de cadastramento de outros responsáveis da sua Empresa pelo contrato. vi. Subfornecedores: Possibilidade de cadastramento de sub-fornecedores para este contrato. vii. Vinculação de Receita: Escolha do percentual do contrato que será fornecido para a cadeia de fornecimento. OBSERVAÇÃO: No caso de contratos com empresas estrangeiras da Petrobras, será necessário selecionar a moeda do contrato, que poderá ser em dólar, euro ou reais. h) Se clicar em cancelar os dados não serão salvos. i) Para salvar os dados inseridos até o momento e continuar preenchendo o contrato mais tarde, clique em Salvar como Rascunho. j) Clique em Confirmar para confirmar o cadastro do contrato. k) Se este contrato não for validado em até 05 dias úteis, os responsáveis pelo contrato serão notificados diariamente. 3. Corrigir/Editar Contrato a) No caso de edição ou correção de um contrato, clique em Clientes > Gerenciar Contratos e clique no ícone. Página 9 de 10
b) Navegue pelas abas para visualização dos dados e realização das alterações necessárias. c) No caso de correção de um contrato reprovado, verifique a justificativa de reprovação do Comprador em Justificatica de alterações. d) Também é possível excluir o contrato, clicando no ícone Excluir Contrato. OBSERVAÇÃO: Sempre que houver alguma alteração no contrato, o mesmo deve ser editado para que seja novamente validado pelo comprador. 4. Quebra de Contrato a) Para informar que este contrato foi interrompido no Portal é necessário efetuar a Quebra de Contrato, clicando em Clientes > Gerenciar Contratos e no ícone. OBSERVAÇÃO: Se o contrato for interrompido ou se houver rescisão contratual entre a Empresa e o Grupo Petrobras, esta informação deverá ser registrada, através da quebra de contrato. Página 10 de 10