BOLETIM INFORMATIVO N 103 julho 2013 SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO PELO SISTEMA E GARANTIA A partir de Agosto de 2013, todas as Notas Fiscais de; prestações de serviços, peças, pedágio, sedex e deslocamento, devem ser encaminhadas obrigatóriamente com a solicitação de pagamento gerada através do sistema E- GARANTIA da LUIZASEG e CARDIF conforme instrução já encaminhada no BI_ Nº077 MAIO 2012. Segue abaixo novamente passo a passo do procedimento. Período de emissão da Nota fiscal é: dia 01 a 20 do Mês, e postada de "IMEDIATO" evitando que a mesma atrase na chegada. (será acompanhado a data da postagem CORREIOS). NOTA FISCAL FORA DO PRAZO SERÁ DEVOLVIDA PARA REEMISSÃO SEM PRÉVIO AVISO
GERAR Para gerar a solicitação de pagamento (figura 1) da Nota Fiscal, os chamados devem estar com o STATUS PRODUTO ENTREGUE, somente com o STATUS atualizado o sistema libera a solicitação de pagamento. Na tela inicial do E-GARANTIA LUIZASEG ou da CARDIF, clicar em GERAR conforme indicado para iniciar a solicitação de pagamento. Figura 1 GERAR solicitação de pagamento Após abertura a tela gerar solicitação de pagamentos, indicará os itens a ser selecionado de acordo com a necessidade em seguida clicar em GERAR SOLICITAÇÃO conforme segue (figura 2).
ATENÇÃO: DESPESAS EXTRAS: somente o valor de deslocamento deverá constar na NF de mão de obra, não cobrar na NF PEDAGIO e SEDEX enviar comprovantes originais (sem comprovantes não será reembolsado). Figura 2 A tela (figura3) a seguir deve ser informada primeiramente a quantidade de linhas da sua Nota Fiscal, exemplo: 3, 5, 7,... Para serem geradas as senhas de atendimento. Selecione as senhas de atendimento para gerar a solicitação, no item total geral é informado o valor que terá direito a receber. Após preenchimento clicar em SALVAR serão mostrados dados gravados com sucesso, clicar em OK" somente uma vez evitando duplicidades de solicitações. X 55 OBS: Para cada senha terá um subtotal e quando existir mais de uma senha terá um total geral Figura 3 CADASTRO DE NÚMERO DA NOTA FISCAL
Após gerar informações deverá ser cadastrado o numero da Nota Fiscal acessando o item Cadastrar Número de Nota Fiscal (figura 4) na tela inicial do E-Garantia. CADASTRAR NÚMERO DA NOTA FISCAL Figura 4 A tela seguinte (figura 5) indica os números de solicitações com Notas Fiscais já informadas e também as pendentes para emissão de Notas Fiscais. Para cadastrar Nota Fiscal (nota fiscal eletrônica ou manual) clicar no item Solicitação Número com número pendente de Nota Fiscal e no campo da solicitação de pagamento mostrara o numero selecionado e tipo solicitação a que se refere. Insira o numero da Nota Fiscal emitida (eletrônica ou manual), data de emissão e data de envio a seguir clicar o botão editar, e será indicada a solicitação que corresponde aos dados inseridos. DATA DE ENVIO DEVE SEGUIR AS REGRAS DO PERÍODO DE EMISSÃO DE 01 A 20 DO MÊS ENVIANDO DE IMEDIATO, NOTAS FORA DESTE PRAZO SERÃO DEVOLVIDAS.
TELA DE DADOS DA NOTA FISCAL EDITAR Inserir dados da Nota Fiscal Ao inserir os dados clicar em EDITAR para validar e mostrar no relatório STATUS Emitida significa que foi emitida a solicitação de pagamento Item a ser selecionado para emitir NF Figura 5 IMPRIMIR SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO Na tela inicial o item IMPRIMIR (figura 6) deve ser utilizado para impressão da solicitação, para acompanhar a Nota Fiscal (Mão de Obra, Peças e Despesas Extras) e as Ordens de Serviço da assistência técnica (ordem de serviço deverá estar assinada pelo cliente). IMPRIMIR Solicitação de pagamento Figura 6
A tela abaixo (figura7) indica a solicitação com os dados da Nota Fiscal, e selecionar a solicitação para imprimir (selecionar uma de cada vez caso exista mais de uma). Quando solicitado impressão a tela file download será indicada antes da impressão e pressionar a tecla Open (Abrir) para visualizar a impressão, para salvar em arquivo clicar em Save (salvar) Abrir Salvar Cancelar ARQUIVO GERADO Figura 7 O modelo mostra para Mão de Obra titulo Solicitação de pagamento de Mão de Obra". Para peças o titulo é Solicitação de pagamento de Peças Para despesas extras, quando tiver despesas extras, Solicitação de Pagamento de despesas Extras Em todas as Solicitações é indicado o numero da solicitação. EX: 15 Todas as Notas Fiscais devem estar acompanhadas das solicitações de pagamento com nome e assinatura do emitente Enviar as NFs de acordo com o endereço de envio caixa postal que consta na solicitação CAIXA POSTAL 114952 SÃO PAULO-SP - ESTE CAMPO DE INSTRUÇÕES MOSTRARÁ TODOS OS DADOS DA SEGURADORA DE ACORDO COMO ACESSO REFERENTE AO PROCESSO.
CEP 05422-970 PESQUISAR Toda a movimentação pode ser acompanhada através do botão Pesquisar. PESQUISAR Solicitação de pagamento A busca pode ser efetuada pelo numero da solicitação que mostrara somente o item selecionado. A busca por Status(emitido, pagamento, etc.) mostrará todos os itens referente ao status solicitado (figura 8). OBS: Só funciona selecionando um item de cada vez. Figura 8
ATENÇÃO Ao emitir Nota Fiscal de Mão de Obra para deslocamento deve se atentar aos valores de PEDÁGIO e SEDEX, pois estes não devem ser inseridos. Para estas despesas somente enviando o comprovante original para reembolso. TOTAL GERAL (-) menos os valores de pedágio e sedex = valor para emissão da Nota Fiscal