Pág. n.º 1/6 LISTA DE ALTERAÇÕES Descrição da alteração Páginas Edição Data ELABORADO VERIFICADO APROVADO
Pág. n.º 2/6 1. OBJECTIVO: Definir a metodologia de processamento de vencimentos e respectivos abonos dos colaboradores da CMP. 2. ÂMBITO: Aplica-se às actividades desenvolvidas pelos Recursos Humanos, que permitam efectuar o processamento dos vencimentos e respectivos abonos, descontos e outras situações relacionadas com apuramento de vencimentos. 3. REFERÊNCIAS: - NP EN ISO 9000:2005 Sistemas de Gestão da Qualidade. Fundamentos e Vocabulário. - NP EN ISO 9001:2008 Sistemas de Gestão da Qualidade. Requisitos. - Lei n.º 12-A/2008, de 27 de Fevereiro. - Lei n.º 59/2008 de 11 de Setembro. - Decreto Regulamentar n.º 14/2008, de 31 de Julho. - Portaria n.º 1553-C/2008, de 31 de Dezembro. - Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de Dezembro (Portaria sujeita a alteração anual). - Lei 7/2009, de 12 de Fevereiro; Lei n.º 4/2009, de 29 de Janeiro; Decreto-Lei n.º 89/2009, de 9 de Abril; Decreto-Lei n.º 91/2009, de 9 de Abril - Decreto-Lei nº 118/83 de 25 de Fevereiro republicado pelo Decreto-Lei nº 234/2005, de 30 de Dezembro; Portaria n.º 701/2006, de 13 de Julho; Lei n.º 53-D/2006, de 29 de Dezembro; Lei n.º 64-A/2008, de 31 de Dezembro. - Decreto-Lei nº 100/99, de 31 de Março, alterado pela Lei nº 117/99, de 11 de Agosto, Decreto-Lei nº. 70-A/2000, de 05 de Maio, Decreto-Lei nº. 157/2001, de 11 de Maio; Decreto-Lei nº 181/2007 de 09 de Maio. - Decreto-Lei nº 106/98, de 24 Abril. - Decreto-Lei n.º 4/89, de 6 de Janeiro. 4. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS: SG: Sistema de Gestão PC: Ponto de Controlo CQ: Comissão da Qualidade GQ: Gestor da Qualidade DRH: Divisão de Recursos Humanos CTI: Contrato por tempo indeterminado CTR: Contrato a termo resolutivo
Pág. n.º 3/6 5. RESPONSABILIDADES: A gestão e o controlo deste são da responsabilidade do Chefe de Divisão de Recursos Humanos. As responsabilidades de execução das tarefas estabelecidas neste procedimento encontram-se definidas no ponto 6. Modo de Proceder. 6. MODO DE PROCEDER: 6.1 Entrada ao serviço de novos colaboradores Aquando da entrada ao serviço de novos colaboradores da CMP, são solicitados um conjunto de documentos, para suportarem o Processo Individual de Colaborador (Folha de Serviço Mod. 89), o qual constitui o cadastro biográfico/profissional e o cadastro de vencimentos. 6.1.1. Processo Individual do Colaborador Os documentos pedidos aos colaboradores diferem, consoante a modalidade de contrato (CTFP Tempo Indeterminado ou CTFP Termo Resolutivo), assim temos: Documentos/Informações CTTI CTTR Documento de Identificação Bilhete de Identidade (Português, União Europeia ou outros acordos) Certificado de Habilitações Cartão de Contribuinte (NIF) Cartão da Segurança Social (NISS) ou número da CGA a) Cartão da ADSE (para quem já seja beneficiário) b) Boletim de Vacinas Documento que identifique o NIB Declaração/ registo Criminal c) Atestado Médico (que ateste a robustez física e perfil psíquico indispensáveis ao exercício das funções) Informação para efeitos de IRS Estado Civil, número de titulares, constituição do Agregado Familiar e número de dependentes c) Informação para descontos facultativos Sindicatos, prémios de seguros e planos de poupança a) Consoante a existência de vínculo à função pública ou não. b) Para os colaboradores que beneficiam do regime de protecção social da Segurança Social, podem optar, por também serem beneficiários da ASDE, devendo faze-lo por escrito, mediante declaração própria, fornecida pelos Recursos Humanos. c) Nota: Quando aplicável.
Pág. n.º 4/6 A inscrição ou reinscrição no Regime de Protecção Social, é efectuado pela Secção de Recursos Humanos directamente nos respectivos sites (Segurança Social e CGA) e consoante a existência ou não de cadastro profissional: Segurança Social para colaboradores que já possuem número de Segurança Social ou 1º Emprego, CGA para colaborador que já beneficiam o regime de protecção social da CGA. Com base nos documentos entregues, na informação prestada pelo novo colaborador e na situação contratual (carreira e remuneração) é efectuada a inserção dos dados no Sistema de Gestão de RH (em suporte informático), sendo atribuído no mesmo momento um número ao colaborador /número informático. Os dados a inserir são: Cadastro biográfico (dados pessoais, ex: nome, filiação, morada, BI, NIF, subscrições e etc); Cadastro de vencimentos (dados profissionais, ex: carreira, categoria, vencimentos/ remuneração base e dados para efeito de IRS e etc); Agregado Familiar, e Abonos e descontos (fixos e/ou facultativos). 6.2. Processamento de Abonos e Vencimentos 6.2.1. Recolha e registo de dados mensais Mensalmente a Divisão de RH efectua o processamento das remunerações/vencimentos, tendo por base os registos de cada colaborador constantes no Sistema de Gestão de RH. No mesmo período a RH recebe e/ou recolhe informação, junto dos serviços, sobre os respectivos colaboradores, acerca de dados que influenciam o processamento dos vencimentos, designadamente: Faltas (injustificadas ou justificados Atestados médicos ou outros documentos); Férias; Trabalho extraordinário; Ajudas de custo (CP. Modelo D- 10.5); Trabalho nocturno; Seguros (caso tenha ocorrido algum acidente de trabalho), e Outros. A informação e respectivos documentos podem ser entregues, durante o mês, pelos responsáveis dos serviços ou pelos próprios colaboradores. Mensalmente, são ainda recebidas as folhas de ponto/mapa
Pág. n.º 5/6 de assiduidade dos serviços que não possuem sistema de registo de ponto digital. Para os serviços que possuem o referido sistema, a RH efectua uma análise dos registos de assiduidade dos colaboradores para efeitos de verificação de eventuais falhas/ausência de registo de ponto ( picagem de ponto). Após recepção de toda a informação e documentação a RH, efectua uma análise e avaliação da mesma com o objectivo de verificar se esta se encontra em conformidade com os requisitos exigidos, designadamente se documentação e informação se encontra devidamente autorizada, aprovada e/ou justificada. Após a verificação de todos os elementos em análise, são então efectuados os registos no Sistema de Gestão de RH, referentes ao mês em análise, para efeito de processamento de vencimentos. 6.2.2. Verificação da conformidade dos dados mensais. O processamento dos dados é efectuado no Sistema de Gestão de Dados/Pessoal, sendo emitido um print, para confirmação dos dados obtidos, por comparação com a Folha Anual de Vencimentos. Esta acção pretende avaliar a coerência dos dados inseridos, bem como a existência de situações divergentes e incide sobre os seguintes dados: Ordenado/vencimento Abono de Família Subsídio de refeição Faltas Descontos (CGA, Segurança Social e ADSE) Ferias IRS Imposto sobre Rendimentos de Pessoas Singulares Quotas sindicais (quando aplicável) Outros Abonos e Descontos de carácter variável (ex: Horas outros extraordinárias, ajudas de custos) Caso não sejam detectadas divergências, é efectuado o registo de dados na Folha Anual de Vencimentos. Sempre que se observe alguma divergência entre documentos e dados é efectuado imediatamente a correcção no Sistema de Gestão do Pessoal. Durante o processo de verificação são emitidas listagens do Sistema Informático e registado na checklist - Plano de Listagens Mensais, as acções realizadas, possibilitando desta forma avaliar a coerência dos dados, bem como em que fase se encontra o processamento dos vencimentos. Após concluído o registo de dados, efectuado o processamento dos vencimentos e emissão das listagens, são transferidos, através do Sistema Informático, para a contabilidade os valores totais das remunerações a pagar aos colaboradores.
Pág. n.º 6/6 6.2.3 Emissão de documentos Acompanha a referida transferência de dados, os seguintes documentos: Folha de Rosto totais por classificação económica por Unidade Orgânica; Folha de Vencimentos por Vínculo e Unidade Orgânica; Folha de Vencimentos detalhada por Unidade Orgânica (inclui descrição detalhada do vencimento, abonos, descontos, férias, faltas e etc. por colaborador. 6.2.3.1 Vencimentos Após validação dos dados por parte da contabilidade, a mesma comunica à Divisão de RH a conformidade dos mesmos, para que esta possa efectuar a transferência das remunerações a pagar, para o banco através de site próprio BPI e NetEmpresas Esta operação é, posteriormente, autorizada pelo Tesoureiro e pelo Presidente CMP. Em simultâneo, à referida transferência, é emitida, internamente, uma listagem que descrimina os colaboradores, cujos vencimentos foram transferidos para o banco. Ainda é impresso um comprovativo por parte do banco da recepção dos dados transferidos, a qual é arquivado junto com a listagem de colaboradores na Pasta Bancos (Secção de Expediente). 6.2.3.2 Descontos e encargos A Divisão de RH envia também a contabilidade um documento, que descrimina os vários tipos de descontos efectuados/retidos sobre os vencimentos dos colaboradores para efeitos de entrega às respectivas entidades (Ex: ADSE, CGA, Segurança Social, IRS, sindicatos e outras). É, ainda, emitido um documento que suporta os encargos da entidade patronal, com os vencimentos dos colaboradores, relativamente à Segurança Social e CGA. 7. REGISTOS: Mod.89 (CP) Processo Individual de Colaborador Documentos do Colaborador Ordem de Pagamento Folha Anual de Vencimento Listagens de apuramentos Comprovativos de Transferências Comprovativos de pagamentos