1/5 1. OBJETIVO Garantir o abastecimento dos materiais Consignados e OPME do Hospital. 2. DEFINIÇÃO E CONCEITO OPME - Órtese Prótese e Materiais Especiais; CAF - Central de Abastecimento Farmacêutico; FS - Farmácia Satélite; ASF -. 3. RESPONSABILIDADES / AUTORIDADES Atividades Receber e realizar entrada dos materiais OPME Receber e conferir as autorizações de OPME para cirurgias eletivas e de urgência Responsabilidades/ Autoridades / Farmacêutico Transferir o OPME autorizado para a Farmácia satélite do Centro Cirúrgico Realizar inventário dos materiais OPME Solicitar reposição do material OPME Coordenar a reposição dos materiais OPME Farmacêutico 4. DESCRIÇÃO DAS ETAPAS 4.1. RECEBIMENTO E ENTRADA DOS MATERIAIS OPME Mediante Contrato de Consignação prévio, acordado entre o Fornecedor e o setor de OPME. O setor de OPME deve informa ao CAF, assistente de supervisão da farmácia e/ou farmacêutico a data que o Fornecedor estará entregando os materiais OPME na farmácia; Ao receber os materiais consignados e OPME, assistente de supervisão da farmácia deve realizar conferência dos itens entregues. O material consignado e OPME recebido devem ser conferidos de acordo com a descrição, quantidade, marca, referência, modelo, descritos no contrato e/ou vale de consignação; Após a correta conferência do material consignado e OPME, a ASF assina o vale de consignação e data de recebimento dos mesmos. Em caso de divergências entre os dados do vale de consignação e o material recebido, a mesma deve sinalizar no próprio vale de consignação a divergência, em seguida comunicar ao Fornecedor para que seja corrigida a divergência; O vale de consignação é um documento emitido pelo fornecedor, em duas vias, pode vir acompanhado de nota fiscal ou não, identificados por um numero de controle. Uma via deve ficar sob proteção da farmácia e a outra via entregue ao fornecedor assinadas com data do recebimento.
2/5 A assistente de supervisão deve realizar entrada dos materiais recebidos, no sistema Smart por meio do módulo de Estoque, na ferramenta outras entradas, alimentar o sistema com os dados do material, fornecedor e Nº do vale de consignação. Após a entrada do material a ASF deve imprimir cópia da movimentação de entrada do OPME, arquivar em pasta própria, por ordem de fornecedor e data de recebimento. 4.2. REALIZAÇÃO INVENTÁRIO DOS MATERIAIS OPMES. O controle de estoque do OPME é realizado pela assistente de supervisão de farmácia sob supervisão e coordenação da Farmacêutica. Deve ser realizado inventário dos materiais OPME semanal pela farmácia, para correto controle do estoque e identificar possíveis divergências, identificando a necessidade de reabastecimento, demanda, etc; Deve ser realizado também inventario quinzenal ou mensal junto ao fornecedor, previamente agendados pela farmácia. A assistente de supervisão da farmácia deverá realizar inventário junto ao fornecedor, conferindo as validades, quantidades, para troca ou reposição dos materiais OPME, evitando a falta do OPME; Informar semanalmente a posição dos materiais OPME em estoque para o núcleo de internamento e Centro Cirúrgico para programação das cirurgias eletivas e de Urgências. 4.3 RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA DAS AUTORIZAÇÕES DOS MATERIAIS OPME PARA CIRÚRGIAS ELETIVAS E DE URGÊNCIA. 4.3.1. CIRURGIAS ELETIVAS Para as cirurgias eletivas, os setores de Autorização e/ou Agendamento deve encaminhar diariamente cópia das autorizações do convênio e/ou guia de solicitações de materiais OPME (pedido médico do OPME), para a CAF, entregue a assistente de supervisão da farmácia e/ou farmacêutica. A entrega das autorizações e/ou solicitação de OPME devem ser protocoladas no ato do recebimento do documento impresso; As autorizações devem ser encaminhar em anexo para o e-mail da Farmacêutica, e entregues cópia impressa na CAF, com antecedência de no mínimo 24h ao procedimento cirúrgico eletivo. As cópias do documento impresso devem ser protocoladas com as informações: nome do paciente, material e data de recebimento; Qualquer colaborador do CAF está habilitado a receber a autorização ou guia de solicitação do OPME na ausência da farmacêutica ou assistente de supervisão da farmácia, protocolar o recebimento. O colaborador que receber a documentação deverá entregar imediatamente, ou no primeiro dia útil, a ASF e/ou farmacêutica; Os OPME de Procedimentos cirúrgicos eletivos que não forem encaminhadas previamente autorizações ou guia de solicitação para a farmácia e/ou não estiverem descritos em mapa cirúrgico, não serão liberados. Neste caso, o material OPME será liberado após comunicado por escrito, com os motivos da não conformidade, dados do paciente e material OPME solicitado pelo médico, para que possa ser autorizado a liberação do OPME pela Farmácia.
3/5 Os procedimentos cirúrgicos eletivos que necessitam de OPME devem estar descritos em Mapa cirúrgico, contendo o OPME descrito na guia de solicitação ou pedido do médico com antecedência de 24h. 4.3.2. CIRURGIAS DE URGÊNCIA As autorizações e/ou guia de solicitação do OPME das cirurgias de urgência, devem encaminhadas via e-mail e/ou ser entregues na Farmácia. Qualquer colaborador do CAF está habilitado a receber na ausência da farmacêutica ou assistente de supervisão, o mesmo deve protocolar o recebimento, com a data de recebimento, nome do paciente da autorização, e assinar. O colaborador que receber a documentação deverá entregar no primeiro dia útil para a ASF e/ou farmacêutica; O auxiliar de farmácia que receber a guia deverá protocolar o recebimento em seguida informar imediatamente a assistente de supervisão da farmácia e/ou farmacêutica para que separem e confiram os materiais solicitados de acordo com a descrição na guia. Nos finais de semana e feriados a guia deve ser entregue na farmácia do centro cirúrgico ao auxiliar de farmácia do plantão, que deverá providencia os materiais no CAF. Registrar em livro de ocorrência e correio Smart todos os materiais OPME utilizados na Urgência, encaminhando a guia recebida para o CAF; A farmácia não tem autorização para decidir qual material OPME será utilizado no Procedimento Cirúrgico, portanto, o CAF não poderá transferir o OPME para farmácia satélite do centro cirúrgico, nem dispensar material OPME sem antes receber a copia da guia de solicitação de OPME assinada pelo médico, que deverá ser encaminhada, impressa e via e-mail, para a farmácia pelo setor de Agendamento e Autorização; A farmacêutica deve registrar diariamente na planilha de pendência de Autorização de OPME, acompanhando a resolução das pendências, a fatura e reposição do OPME utilizado, controle do estoque e realiza ações corretivas se necessário. 4.4 SOLICITAÇÃO DE REPOSIÇÃO E FATURA DOS MATERIAIS OPMES CONSIGNADO. A solicitação de reposição de OPME consignado deve ser realizada diariamente conforme consumo dos materiais, e/ou após realizar inventário para identificar o ponto de ressuprimento do OPME. A assistente de supervisão da farmácia deve solicitar via e-mail ao fornecedor, a fatura e reposição dos OPME utilizados pelo paciente mediante autorização/carta final; As informações contidas na autorização são imprescindíveis para a farmácia solicite reposição e fatura do OPME consignado junto ao fornecedor. No e-mail da solicitação de reposição devem constar nome do paciente, convênio, descrição e quantidades de materiais utilizados, valor acordado de cada material, nome do médico e data do procedimento; Nas cirurgias de urgência a farmácia só poderá solicitar a reposição e fatura do OPME utilizado no procedimento após o recebimento da autorização do convenio ou carta final, a assistente de Supervisão realiza a cobrança e acompanha o recebimento da autorização pendente. Assim que a mesma receber a autorização pendente, solicita a fatura e reposição do material OPME utilizado para o fornecedor.
4/5 4.5 SUPERVISÃO DA REPOSIÇÃO E RECEBIMENTO DOS MATERIAIS OPMES A farmacêutica deve supervisionar e coordenar a reposição dos OPME consignados, gerenciando o estoque dos materiais. Deve acompanhar a realização dos inventários junto ao fornecedor, registrar diariamente na planilha de pendência de Autorização de OPME as pendências geradas por falta de autorização, acompanhando a resolução das pendências, a fatura e reposição do OPME utilizado, controle do estoque e realiza ações corretivas se necessário; Após a solicitação de reposição e fatura via e-mail, a farmacêutica deverá acompanhar o prazo para entrega dos materiais OPME, de acordo com o prazo acordado com o fornecedor para reposição 72h, evitando atrasos no reabastecimento. 5. REGISTROS Identificação Relatório para Inventário(Forne cedor) Armazenamento/ Recuperação Pasta Física/ Por fornecedor Proteção Restrito ao Farmacêutico/ Assistente de Supervisão Farmácia Tipo Tempo de Retenção Descarte Físico 2 anos Arquivo morto Solicitação de Transferência de Materiais Sistema SMART Eletrônico/ data Restrito ao Auxiliar de farmácia Físico Semanal Arquivo morto 6. DOCUMENTOS EXTERNOS 7. ANEXOS RDC ANVISA nº 50; Portaria Federal nº 120. 7.1 Fluxograma do processo: FL-HS-FR-040 Dispensação e reposição de material consignado. 8. HISTÓRICO DE REVISÕES Pg. Natureza da Revisão Data da Revisão Versão Responsáveis 04 Inclusão das legislações inerentes 001 Elder Danziger
5/5 7.1 - Fluxograma do processo: FL-HS-FR-040 Dispensação e reposição de material consignado