Dados do POP - Procedimento Operacional Padrão

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1 Página 1 de 6 Dados do POP - Procedimento Operacional Padrão Nome do POP / Sinonímia Dispensação de Medicamentos e Materiais Médico-Hospitalares no Bloco Cirúrgico Nome do responsável pelo POP Marlene Loebens Este POP é Assistencial Este POP é restrito a um setor específico? Sim, é restrito ao setor informado abaixo Setor responsável FARMÁCIA HF Setores onde este POP se aplica Bloco Cirúrgico Gerência Gerência de Unidade de internação do HF Unidade hospitalar HF Quem será o Responsável Técnico que deverá aprovar este POP? Quem será o assistente/coordenador que deverá aprovar este POP? Há necessidade de aprovação pelo Controle de Infecção? Raquel Denise Petry Beatriz Siebel dos Santos Sim Objetivo do POP Garantir a dispensação correta de medicamentos e materiais médicohospitalares para pacientes cirúrgicos pela Farmácia do Bloco Cirúrgico. Responsável pela atividade / Aplicabilidade Nota1: A Farmácia do Bloco Cirúrgico (FBC) é vinculada à Farmácia Central (FC) e funciona normalmente das 07:00 às 19:00 h, de segunda à sexta-feira. Durante a noite, finais de semana e feriados o atendimento é realizado pela FC. Nota2: Excepcionalmente, quando necessário, e não for possível o atendimento pela FC, a chave é fornecida temporariamente para a Enfermagem. Abrangência Bloco Cirúrgico Farmácia do Bloco Cirúrgico Farmácia Central Médico Enfermeiro Farmacêutico Auxiliar de farmácia Técnico de enfermagem Auxiliar administrativo do Bloco Cirúrgico Material / Insumos / Equipamentos Nota de sala de Anestesia Nota de sala de Materiais (pacientes adultos) Nota de sala de Materiais (pacientes recém-nascidos) Planilhas de controle Laudo complementar Planilha de registro de não conformidades de recebimento do Almoxarifado Descrição das atividades / Procedimentos Técnico de Enfermagem 1.Retirar o kit de anestesia na Farmácia no início de cada turno de trabalho (07:00 e 13:00 h) quando necessário; 2.Solicitar os kits de materiais médicos e bandeja de gazes (composta por 8 pacotes de 10 unidades, 3 pacotes de 20 unidades, 3 pacotes de 30 unidades e 10 pedaços de malha tubular) à Farmácia conforme seqüência definida em escala cirúrgica. Auxiliar FBC 1.Fornecer o kit de anestesia, kit de materiais e o kit de gazes no início de cada turno para os Anestesistas/Enfermagem conforme a escala cirúrgica e anotar na planilha de controle. Além do material o kit inclui a nota de sala de Materiais onde já foi anotada a quantidade de material que está sendo fornecida. Registrar F de fornecido na escala cirúrgica para controlar o fornecimento dos kits de materiais. Anotar o fornecimento do kit de anestesia na sala correspondente, na planilha com o número das salas cirúrgicas. Anotar o nome do anestesista e o horário do fornecimento. 2.Entregar medicamentos/materiais que não estão nos kits, mediante solicitação da Enfermagem. Registrar o fornecimento em nota de sala adicional que fica na Farmácia e ao final do procedimento passar os dados para a nota de sala oficial. 3.Solicitar os materiais de órtese/prótese (OPMs) para a Farmácia Central, antes do procedimento cirúrgico, quando previstos na escala do turno; 4.Registrar os materiais de OPMs fornecidos para a Enfermagem na nota de sala adicional que fica na Farmácia. Anotar os tamanhos e a quantidade, não há necessidade de registrar os dados de rastreabilidade porque os mesmos são registrados na FC. 5.Registrar os dados de rastreabilidade dos materiais de órtese/prótese utilizados pelos pacientes no caderno de protocolo (paciente, material, lote e validade) após a devolução dos documentos pela Enfermagem; Nota: no caso de prótese mamária não há necessidade de registrar todos os volumes porque estes constam na DANFE de consignação, registrar apenas a prótese utilizada. 6.Dispensar os materiais de órtese/prótese conforme o POP específico e reforçar a necessidade de anexar a etiqueta do lote/validade no

2 Página 2 de 6 verso da 1ª via da Nota de Sala, no momento da entrega do material. Técnico de Enfermagem 1.Receber e conferir os medicamentos e materiais fornecidos pela Farmácia (exceto Kit de anestesia que é conferido pelo Anestesista); 2.Disponibilizar os medicamentos e materiais nas salas cirúrgicas; 3.Anotar a data de abertura nos frascos de antissépticos e outros líquidos; 4.Buscar outros medicamentos e materiais médicos na Farmácia, quando necessário no transoperatório, atendendo solicitação médica, mediante apresentação da nota de sala na Farmácia; 5.Encaminhar a nota de sala à Farmácia ao término do procedimento cirúrgico, devidamente identificada com o nome do paciente e com a coluna preenchida do consumido, acompanhada de medicamentos e materiais não utilizados e/ou laudos complementares (no caso de uso de prótese mamária, expansor, cateter semi/totalmente implantável, cateter duplo J, tela de polipropileno, grampeadores). A etiqueta do material de órtese/prótese onde consta o fabricante, nº do lote, validade, registro no MS e responsável técnico deve ser colada obrigatoriamente no verso da 1ª via da nota de sala de materiais/medicamentos; Nota: no caso de uso de OPMs a Enfermagem entrega as duas vias da nota de sala na Farmácia. 6.Solicitar a reposição diária de materiais que constam na planilha específica, nas salas cirúrgicas (seringas, agulhas, luvas, equipos, tubo endotraqueal, extensões, solução fisiológica, solução de glicose, ringer, clorhexidina, álcool). Nota1: normalmente as reposições são atendidas pela FBC ou representante da FC. Nota2: no caso eventual de empréstimos para outros setores, fazer o registro na planilha específica para controle de estoque da FBC. Médico Anestesista 1.Receber o kit de anestesia da Enfermagem ou buscá-lo na FBC e fazer a conferência dos itens; 2.Identificar o paciente na nota de sala de anestesia, registrar todos os medicamentos administrados durante o procedimento; 3.Devolver o kit na Farmácia após o término do seu turno de trabalho, incluindo as notas de sala devidamente preenchidas. A nota de sala também é utilizada como receita dos medicamentos de controle especial e deve estar assinada e carimbada pelo médico (ou com o nome por extenso). Os campos não utilizados que correspondem a medicamentos de controle especial devem ser anulados. Auxiliar FBC 1.Receber a devolução do kit de anestesia no final do turno e fazer a conferência dos itens utilizados e o consumo registrado nas notas de sala. Verificar cuidadosamente pendências de medicamentos controlados. No caso de pendências que não podem ser resolvidas imediatamente, fazer avisos direcionados ao médico anestesiologista e colocá-los dentro do kit na próxima retirada do mesmo; Nota: caso o kit não seja devolvido imediatamente após o término dos procedimentos cirúrgicos do seu turno de trabalho, buscá-lo na sala cirúrgica. 2.Repor os kits de anestesia à medida que são devolvidos pelo médico. Ficam disponíveis sete (7) kits de anestesia na FBC e dois (2) kits na Farmácia Central do 8º andar (para serem usados à noite, finais de semana e feriados) que são repostos e tem o prazo de validade dos itens controlados pelos auxiliares da FBC; 3.Dispensar primeiro os itens que vencem primeiro; 4.Deixar duas unidades dos seguintes kits de material prontos para uso no turno da noite, finais de semana e feriados: laparotomia exploradora e cirurgia de neonatos; 5.Receber da Enfermagem a devolução de medicamentos e materiais após o término de cada cirurgia e comparar os itens fornecidos com os itens consumidos e devolvidos, mediante o registro da nota de sala do paciente (2ª via); 6.Lançar os itens utilizados que constam na nota de sala no nome do paciente; 7.Fornecer os produtos solicitados pela Enfermagem diariamente para reposição das salas cirúrgicas, anotar na planilha de controle e fazer o lançamento de saída de estoque no centro de custo do BC. 8.Numerar diariamente as notas de sala em ordem crescente e fazer o lançamento no sistema de estoque; Nota: Quando faltam medicamentos (não controlados) ou materiais e não se conseguir saber qual paciente fez uso dos mesmos, fazer o lançamento de saída no centro de custo do BC (31815). 9.Cobrar do anestesista as pendências do kit de anestesia e da Enfermagem as pendências do kit materiais; 10.Solicitar para a FC a reposição diária dos medicamentos de controle especial mediante as notas de sala de anestesia do dia anterior. Este documento tem validade de receita e fica arquivado na FC durante 2 anos conforme legislação vigente; 11.Separar os materiais dos kits para as cirurgias do turno seguinte conforme a escala cirúrgica e registrar as quantidades que compõe o kit na nota de sala na coluna da quantidade fornecida; 12.Receber diariamente a escala cirúrgica do dia seguinte e no caso de cirurgias marcadas com uso de materiais do grupo de órteses/próteses ligar imediatamente para o funcionário administrativo da FC para verificar se o material de órtese/prótese já está disponível ou foi providenciado; 13.Lançar o material fornecido para outros setores no centro de custo correspondente; 14.Fazer o pedido de reposição semanal de medicamentos e materiais conforme o consumo e programação do Almoxarifado. Quando necessário, fazer pedido de reposição e/ou requisição extra para que não falte nenhum item; 15.Cobrar do Almoxarifado itens não fornecidos nas requisições (zerados) e não repetir as requisições zeradas dentro do mesmo mês; Nota: imediatamente após o recebimento dos pedidos de reposição avaliar os itens zerados quanto à urgência do abastecimento e avisar o Almoxarifado imediatamente se for o caso. 16.Avisar o farmacêutico sempre que há risco de falta de estoque de algum item importante por falta de abastecimento do Almoxarifado; 17.Avisar o farmacêutico sempre que há necessidade de aquisição de algum item que não é mantido em estoque no Almoxarifado (itens de baixo consumo, ex. tela de silicone, alguns fios cirúrgicos); 18.Receber o pedido do Almoxarifado, fazer a conferência de todos os itens (produtos dentro da especificação, quantidade, condições de armazenagem, prazo de validade) e armazenar os produtos na Farmácia observando o prazo de validade. No caso de divergências ou outros problemas registrar a não conformidade em planilha específica e entrar em contato com o Almoxarifado para resolver a questão. Quando necessário informar o farmacêutico. Controlar a resolução das não conformidades e registrar na planilha; 19.Fazer o lançamento da entrada de todos os medicamentos e materiais fornecidos pelo Almoxarifado na rotina LA => RT. Marcar OK na requisição lançada. No caso de recebimento por vale, registrar a entrada manual na rotina LA => RE e separar o documento para anexar posteriormente à requisição oficial; 20.Fazer a conferência dos controlados no início de cada turno e no caso de não conformidades avisar imediatamente o farmacêutico; 21.Fazer a conferência quinzenal do estoque da farmácia (estoque físico x estoque do sistema de materiais); 22.Avaliar diferenças significativas entre o estoque físico e o estoque do sistema e revisar os lançamentos corrigindo erros quando identificados. Entregar o relatório com os erros de lançamento corrigidos e no relatório do final do mês anotar o somatório do número de erros de cada grupo de produtos (10, 12, 13, 30, 40, etc) para o farmacêutico; 23.Fazer a conferência mensal do prazo de validade de todos os itens e registrar nas planilhas específicas, incluindo todos os kits inclusive aqueles que ficam na FC, o carro de anestesia do recém nascido e kits de materiais prontos no setor; 24.Manter as gavetas dos controlados e o armário dos kits chaveados. A FC mantém cópia destas chaves;

3 Página 3 de 6 25.Entregar a 2ª via das notas de sala de materiais já numeradas e lançadas no sistema, na Secretaria do BC, no dia seguinte ao procedimento cirúrgico, para elaboração da estatística. Nota1: a 1ª via da nota de sala acompanha o prontuário do paciente; Nota2: no caso de uso de materiais de órtese/prótese a 1ª via da nota de sala, contendo a etiqueta de rastreabilidade do material, é encaminhada para a FC, juntamente com o laudo complementar, para emissão do comunicado de uso de OPMs. Neste caso, a 1ª via da nota de sala é entregue pela FC junto com o laudo ao Faturamento para que seja anexada ao prontuário do paciente. 26.Fazer o controle de temperatura ambiente (15º a 25º C) e do refrigerador (2º a 8º C) diariamente em cada turno e registrar na planilha de controle. Manter o ar condicionado do setor ligado para manter a temperatura ambiente dentro dos limites. Avisar o farmacêutico se a temperatura do refrigerador estiver fora do limite de 2 a 8º C para providências; 27.Manter o azul patente e o azul de metileno injetáveis armazenados distantes um do outro para evitar erros de dispensação/administração; 28.Identificar o azul patente com código de barras e dispensá-lo na rotina DI com rastreabilidade do fabricante e lote. Anotar também o lote na nota de sala do paciente que fez uso do mesmo; 29.Colar etiqueta com informação de prazo de validade após a abertura dos frascos de antissépticos e outros líquidos; 30.Colar etiqueta nas pomadas/cremes para anotar data de abertura. Validade 30 dias à temperatura ambiente após a abertura dos tubos. 31.Manter estoque de 2 unidades estéreis e 1 unidade não estéril de tela de silicone (código 18920) e sempre que necessário encaminhar o material para esterilização (enfermeiro do CME) e avisar o farmacêutico da necessidade de solicitação de aquisição ao Almoxarifado; Nota1: O enfermeiro do CME faz avaliação sobre possibilidade de re-esterilização do material não utilizado; Nota2: O auxiliar de farmácia controla a validade da esterilização e avisa o farmacêutico 2 meses antes do vencimento; 32.Descartar os resíduos em geral conforme regulamento da Comissão de Gerenciamento de Resíduos; 33.Descartar os resíduos químicos conforme o POP do Serviço de Farmácia e manter os resíduos de medicamentos controlados chaveados até o momento do descarte; Nota: quando a bombona estiver cheia encaminhar os resíduos químicos de medicamentos controlados juntamente com a planilha de controle, para a FC que faz a entrega controlada ao responsável pelo Setor de Higienização e encaminhar os demais resíduos químicos diretamente para a Higienização. 34.Descartar os resíduos químicos conforme o POP do Serviço de Farmácia e manter os resíduos de medicamentos controlados chaveados até o momento do descarte; 35.Registrar o descarte de controlados em planilha específica com dados de rastreabilidade; Nota1: descartar sobras de controlados em seringas com tampa na bombona de líquidos, sem necessidade de registro. Caso a seringa contenha agulha, descartar a seringa com agulha na caixa de perfurocortantes. Nota2: quando a bombona estiver cheia encaminhar os resíduos químicos de medicamentos controlados juntamente com a planilha de controle, para a FC que faz a entrega controlada ao responsável pelo Setor de Higienização e encaminhar os demais resíduos químicos diretamente para a Higienização. 36.Controlar materiais solicitados pelo Enfermeiro que são guardados na Farmácia: caneta marca pele, 10 unidades de malha tubular e torundas de gaze; 37.Realizar limpeza mensal das cumbucas e registrar a execução da tarefa na planilha específica; 38.Manter o setor limpo e organizado e controlar o registro da limpeza concorrente e terminal realizada pela Higienização, na planilha específica de controle; Nota: informar o farmacêutico caso o Serviço de Higienização não realize a limpeza prevista. 39.Controlar o registro mensal do controle de pragas e vetores do setor na planilha específica. Este serviço é realizado por empresa externa contratada para este fim. Caso o controle não seja realizado avisar o farmacêutico; 40.Manter a porta da Farmácia chaveada durante a noite, finais de semana e feriados. Fazer a passagem de plantão entre os turnos manhã e tarde. Fazer a passagem de plantão entre os turnos tarde e noite. Nota: quando os procedimentos cirúrgicos encerram antes das 19 h, deixar as chaves na FC. 41.Comunicar sempre o farmacêutico da ocorrência de não conformidades e solicitar auxílio sempre que for necessário ou não tiver segurança absoluta na dispensação de medicamentos, materiais e outros itens. Auxiliar Administrativo do Bloco Cirúrgico 1.Receber da Farmácia a 2ª via da nota de sala de materiais correspondentes aos procedimentos cirúrgicos do dia anterior; 2.Devolver as notas de sala para a Farmácia o mais breve possível, acompanhadas do relatório com o número de cirurgias realizadas; 3.Avisar a FBC quando ocorrem cirurgias de urgência; 4.Solicitar a reposição dos formulários de nota de sala ao Almoxarifado e fornecer para a FBC. Auxiliar FBC 1.Receber do Auxiliar Administrativo do Bloco Cirúrgico as 2ªs vias das Notas de Sala de Materiais e arquivá-las durante um mês. Nota: as Notas de Sala com dispensação de controlados ficam arquivadas na Farmácia Central durante 2 anos. As Notas de Sala que não contém controlados ficam arquivadas na Farmácia do Bloco Cirúrgico durante 1 mês e depois são descartadas. As requisições ao almoxarifado são armazenadas durante 1 ano. Auxiliar FC 1.Fornecer o kit de anestesia para o BC, caso necessário, após as 19:00 h, finais de semana e feriados e fazer o registro de controle de fornecimento do kit para o anestesiologista; 2.Fornecer outros medicamentos, caso necessário, para cirurgias nos horários em que não tem auxiliar de farmácia na Farmácia do Bloco Cirúrgico; 3.Encaminhar o kit de anestesia utilizado para a Farmácia do Bloco Cirúrgico para que sejam feitos os devidos lançamentos de consumo por paciente e a reposição do mesmo. Nota: o kit somente é fornecido em casos excepcionais quando a FC não puder fazer o atendimento da FBC durante o procedimento cirúrgico. Farmacêutico 1.Supervisionar as atividades e cumprimento das rotinas do auxiliar de farmácia do Bloco Cirúrgico; 2.Supervisionar o controle de estoque, prazo de validade e abastecimento dos medicamentos e materiais; 3.Conferir o controle do prazo de validade de todos os itens da FBC e registrar nome e data da conferência; 4.Manter os itens que constam nas notas de sala atualizados e encaminhar arquivo atual para o Almoxarifado/Fornecedor para confecção gráfica;

4 Página 4 de 6 Nota: Normalmente os formulários podem ser atualizados no início dos contratos de aquisição. 5.Conferir a validade dos medicamentos do carro de parada a cada 2 meses e fazer a troca por prazo maior quando este for inferior a três meses; Nota1: a reposição dos medicamentos controlados do carro de parada é feita mediante prescrição médica, podendo ser a nota de sala de Anestesia; Nota2: a Enfermagem é responsável pelo controle do prazo de validade e reposição do carro de parada conforme o POP da Enfermagem. A reposição é feita mediante nota de sala de materiais. Contra-indicações Contra-indicações Não se aplica Orientação paciente / familiar antes e após o procedimento Não se aplica Dados complementares do POP Pontos críticos / riscos / valores críticos Registros 1.Lançamento de entrada e saída de produtos no sistema de materiais; 2.Registro dos prazos de validades em planilhas próprias arquivadas em Formulários Farmácia \ Controle Prazo de Validade \ Farmácia Bloco Cirúrgico; 3.Registro do controle de estoque no relatório de inventário do sistema de materiais; 4.Controle dos medicamentos controlados em cada turno; 5.Protocolo de uso de materiais de órtese e prótese; 6.Controle do fornecimento de kits; 7.Controle dos itens repostos pela Enfermagem nas salas cirúrgicas; 8.Controle de transferência para outros setores do hospital; 9.Controle de temperatura; 10.Controle de limpeza do setor, do filtro do ar condicionado e pragas e vetores em planilhas próprias. 1.Garantir o abastecimento; 2.Dispensação correta e controle de medicamentos controlados; 3.Controle de estoque e prazo de validade; 4.Controle do carro de parada. Ações de contramedida 1.Supervisão Farmacêutica das atividades da Farmácia do Bloco Cirúrgico; 2.Supervisão Farmacêutica na conferência e avaliação mensal do estoque e prazo de validade; 3.Supervisão Farmacêutica no controle da dispensação dos medicamentos controlados; 4.Supervisão Farmacêutica no controle do descarte de medicamentos controlados; 5.Conferência e avaliação Farmacêutica quanto ao estoque e validade dos medicamentos do carro de parada. Normas de biossegurança Descarte correto dos resíduos conforme POP específico. Referências / Bibliografia 1.Port.SVS/MS nº 344 de 12 de Maio de Para POP de Diagnóstico Aplicação Clínica Princípio do teste Resultados Valores de referência Especificações de desempenho Fontes potenciais de variabilidade Limitações do método Interpretação dos resultados Amostra Preparo do paciente Tipo de amostra

5 Página 5 de 6 Colheita Preservação e transporte Identificação da amostra Armazenamento Amostras inadequadas Outras informações Para POP de equipamento Nome do equipamento Modelo Número de série Número patrimonial Data de aquisição Data de entrada no setor Entrada em funcionamento Forma de aquisição Condições do equipamento quando do recebimento Setor alocado Fabricante Revendedor Assistência técnica Nome do(s) técnico(s) responsávei(s) Fone/Fax (s) Modo de operação do equipamento Reagentes Calibração Controle de qualidade Manutenções preventivas Manutenções corretivas Modelos de registros Usuários que deverão ter ciência do POP elaborado ou revisado Quem mais deverá ter ciência sobre o POP elaborado ou revisado? Lorena da Camino Carolina Baltar Day Lisiane Meneghini Fernanda Vesely Bertoglio GABRIELA MACEDO LUNARDI Sharon Manssur Kirchner Cátia Bauer Maggi

6 Página 6 de 6 Nataniel Schostack Helena Guimarães Barcellos Ferreira Revisões do POP Número da revisão Data da Revisão Descrição do(s) item(ns) revisado(s) / alterado(s) 1 09/11/ /10/ /08/2014 Responsável pela atividade (retirado Anestesiologista), ficou Médico (amplia para além do anestes. também Cirurgiões. 2- Acrescentado Aux. Farmácia Bloco Cirúrgico na descrição de atividades. 3- normas de biossegurança: descarte de resíduos.2- s Atualização dos procedimentos referentes a materiais de órtese e prótese. Fechamento da FBC durante a noite, finais de semana e feriados com atendimento pela FC. Nota de sala adicional para registro de dispensação de materiais extras que não estão no kit.registrar os materiais de OPMs fornecidos para o BC na nota de sala adicional: nome do material tamanho, etc.