INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 004 DE 22 DE SETEMBRO DE 2006

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1 Revogada pela Instrução Normativa Nº 004/2007 INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 004 DE 22 DE SETEMBRO DE 2006 SISTEMA: ADMINISTRAÇÃO ASSUNTO: SOLICITAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DE BENS DE CONSUMO E PERMANENTES E SOLICITAÇÃO E EXECUÇÃO DE SERVIÇOS OBJETIVO 1. Esta Instrução tem o objetivo de disciplinar os procedimentos referentes à solicitação e a distribuição de bens de consumo e permanentes e à solicitação e execução de serviços, no âmbito do Ministério Público do Estado da Bahia, de acordo com o Ato Normativo nº 007, de 19 de outubro de ORIENTAÇÕES GERAIS 2. Considera-se como Central de Solicitações de Materiais e Serviços o modelo gerencial, sob a responsabilidade da Superintendência de Gestão Administrativa, que permite o controle das atividades de atendimento das solicitações de bens de consumo e permanentes e de serviços. 3. As solicitações de bens de consumo e permanentes e de serviços serão operacionalizadas por meio do Sistema Integrado de Informações do Ministério Público SIMP/Módulo Solicitações de Materiais e Serviços, sendo asseguradas as ações necessárias ao seu funcionamento e aperfeiçoamento. 4. Toda solicitação receberá, obrigatoriamente, registro e número no sistema informatizado, de modo a permitir sua busca e acompanhamento, sendo encaminhadas, automaticamente, às áreas competentes para efetuar análise da viabilidade de atendimento. 5. O usuário solicitante, previamente indicado pelo seu superior hierárquico e autorizado pela Superintendência de Gestão Administrativa, por meio da Diretoria de Tecnologia da Informação, deverá cadastrar login e senha que permitirão identificar seu perfil de acesso ao sistema informatizado No caso de exclusão ou substituição do usuário cadastrado, o cadastro do novo usuário será de acordo com o disposto no item As solicitações de bens de consumo serão realizadas no período de 01 a 10 dos meses de fevereiro, abril, junho, agosto, outubro e dezembro e o fornecimento entre 11 e 30 do mês da solicitação.

2 7. As solicitações de serviços deverão ter os orçamentos encaminhado(s), quando for o caso, pelo órgão/unidade solicitante, por fac-símile ou via postal, às respectivas áreas responsáveis, para análise da viabilidade do seu atendimento. 8. As unidades da Superintendência de Gestão Administrativa, envolvidas no atendimento das solicitações de bens e serviços, devem realizar o registro do andamento (histórico) da solicitação, imediatamente, após o seu diligenciamento. 9. Aos órgãos e unidades do Ministério Público caberá proceder às solicitações de bens e serviços, de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa. PROCEDIMENTOS 10. Os Órgãos/Unidades do Ministério Público observarão os seguintes procedimentos: solicitar o(s) bem(ns) ou serviço(s) de que necessita, por meio do SIMP/Módulo Solicitações de Materiais e Serviços; acompanhar o andamento da solicitação no SIMP; 11. A Superintendência de Gestão Administrativa, por meio da Central de Solicitações de Materiais e Serviços, terá os procedimentos a seguir: nas solicitações de bens permanentes: receber, por meio do SIMP/Módulo Solicitações de Materiais e Serviços, as solicitações referentes a bens permanentes; analisar a solicitação, segundo perfil do órgão/unidade solicitante, disponibilidade do bem ou de recursos para sua aquisição e prioridades de atendimento, informando as providências para o atendimento no sistema informatizado especifico; definir e disponibilizar relatórios gerenciais em subsídio às decisões; promover, direta ou indiretamente, o atendimento da solicitação; 11.2.nas solicitações de bens de consumo e serviços: proceder, por meio do SIMP/Módulo Solicitações de Materiais e Serviços, ao acompanhamento e controle gerencial das solicitações

3 e atendimentos efetuados; definir e disponibilizar relatórios gerenciais em subsídio às decisões. 12. A Diretoria Administrativa da Superintendência de Gestão Administrativa realizará a distribuição de bens de consumo e permanentes e a execução dos serviços administrativos, de acordo com os procedimentos e por meio das unidades indicadas a seguir: distribuição de Bens de Consumo, pelo Almoxarifado: receber, por meio do SIMP/Módulo Solicitações de Materiais e Serviços, as solicitações de bens de consumo; verificar o perfil de consumo do órgão/unidade solicitante, disponibilidade dos bens em estoque e prioridades definidas para o atendimento; informar as providências para o atendimento, no sistema informatizado específico; se houver possibilidade de atendimento, separar, acondicionar e reservar os bens para remessa; registrar o fornecimento dos bens de consumo no sistema informatizado de controle de material; emitir, via sistema informatizado de controle de material, a GUIA DE ENTREGA dos bens de consumo em 02 (duas) vias; providenciar a entrega dos bens, observando o cronograma de ressuprimento e distribuição, mediante assinatura do Agente Responsável na GUIA DE ENTREGA; receber e arquivar uma via da GUIA DE ENTREGA assinada ; informar à Coordenação de Material sobre a necessidade de ressuprimento, para inclusão na programação de compras; proceder aos registros no sistema informatizado, para fins de controle físico e contábil do material;

4 informar o estágio da solicitação no sistema informatizado de controle de material, proceder aos registros no sistema de controle de material para fins de controle físico e contábil; emitir relatórios gerenciais distribuição de Bens Permanentes, pela Coordenação de Patrimônio: fornecer informações à Superintendência de Gestão Administrativa, sobre a disponibilidade de bens, o perfil do órgão/unidade solicitante e outras, em subsídio às decisões relacionadas ao atendimento das solicitações; receber, por meio do SIMP/Módulo Solicitações de Materiais e Serviços, as solicitações de bens permanentes, observando o despacho da Superintendência de Gestão Administrativa; informar, por meio do SIMP/Módulo Solicitações de Materiais e Serviços,, sobre o estágio atual da solicitação; proceder ao registro da movimentação dos bens permanentes autorizados e à emissão do TERMO DE RESPONSABILIDADE em 02 (duas) vias, por meio do sistema informatizado de controle de patrimônio; providenciar a entrega dos bens permanentes autorizados acompanhado de 02 (duas) vias do TERMO DE RESPONSABILIDADE; receber e arquivar uma via do TERMO DE RESPONSABILIDADE assinado pelo Agente Responsável; informar, por meio do SIMP/Módulo Solicitações de Materiais e Serviços,, sobre o estágio final da solicitação; emitir relatórios gerenciais execução de Serviços, pela Superintendência de Gestão Administrativa, por meio das Unidades responsáveis: receber, por meio do SIMP/Módulo Solicitação de Materiais e

5 Serviços, as solicitações referentes à execução de serviços; analisar as solicitações recebidas, segundo disponibilidade de recursos e critérios definidos pela Superintendência de Gestão Administrativa; informar, por meio do SIMP/Módulo Solicitações de Materiais e Serviços, sobre as providências para o atendimento; promover, direta ou indiretamente, o atendimento da solicitação, conforme procedimentos específicos informar, por meio do SIMP/Módulo Solicitações de Materiais e Serviços, o estágio final da solicitação. 13. Os formulários que integram os procedimentos estabelecidos nesta Instrução Normativa estarão disponibilizados na Intranet do Ministério Público do Estado da Bahia. 14. As dúvidas desta Instrução Normativa serão esclarecidas pela Superintendência de Gestão Administrativa. 15. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação. SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA, em 22 de setembro de MARIA LÚCIA DULTRA CINTRA Superintendente