Procedimentos para Realização de Avaliação de Desempenho Etapa 1: Organizar Estrutura Versão: V0_0_3 Data: 11 de abril de 2014 Diretoria Geral de Recursos Humanos - DGRH Site: http://www.dgrh.unicamp.br E-mail: < e-mail da área que é responsável pelo assunto >
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Sumário 1 INTRODUÇÃO... 4 1.1 Objetivo... 4 1.2 Público alvo... 4 2 ATIVIDADES DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO 2013 PRIMEIRA ETAPA: ORGANIZAR ESTRUTURA... 4 3 ÍCONES UTILIZADOS NO SISTEMA... 5 4 ACESSO AO SISTEMA... 5 5 EQUIPES... 6 5.1 Excluir funcionário de equipe... 7 5.2 Adicionar funcionários... 8 5.3 Excluir equipe... 9 5.4 Alterar nome de equipe... 10 5.5 Lista de Conteúdo... 10 5.6 Filtros... 11 5.7 Cadastro de equipe... 11 6 SUPERIORES IMEDIATOS... 13 6.1 Cadastro e transferência de Subordinados... 13 6.2 Exclusão de Superior Imediato... 15 7 TIPOS DE FORMULÁRIOS... 16 8 RELATÓRIOS... 17 8.1 Relatório Equipes e Integrantes da CSA.... 17 8.2 Relatórios Superiores e Subordinados da CSA.... 18 8.3 Relatório Verificar Pendências... 18 8.4 Relatório Exceção de Participação.... 19
1 Introdução A Avaliação de desempenho dos servidores técnicos administrativos é realizada no contexto do Processo de Avaliatório cujas diretrizes são orientadas anualmente pela Diretoria Geral de Recursos Humanos (DGRH). Para facilitar o processo, as Comissões de Avaliação, Avaliadores e Avaliados dispõem de um sistema informatizado que auxilia os procedimentos necessários. 1.1 Objetivo O presente manual tem por objetivo orientar os servidores envolvidos com a avaliação de desempenho anual em relação aos procedimentos no sistema Avaliação de Desempenho, Etapa 1 - Organizar Estrutura. Consiste em alinhar a estrutura do sistema, de acordo com a estrutura funcional e organizacional dos órgãos/unidade, visando ao preenchimento das informações do processo Avaliação de Desempenho de acordo com a composição das equipes de funcionários a serem avaliados: cadastrar avaliadores e avaliados, alinhar equipes e definir questionários e competências para cada servidor participante do Processo Avaliatório. 1.2 Público alvo Comissões Setoriais de Avaliação, Avaliadores e Avaliados. 2 Atividades do Processo de Avaliação 2013 Primeira Etapa: Organizar Estrutura Figura 1: Fluxo de atividades para a etapa Organizar Estruturas.
3 Ícones utilizados no sistema Integrantes: mostra os integrantes de uma equipe. Excluir: exclui equipes, integrantes de equipes e avaliadores. Alterar: altera dados de equipes, dos integrantes de equipes e dos avaliadores. Filtro: é utilizado para filtrar informações de conteúdo nas tabelas apresentadas. Digite na caixa de filtro nome ou número a serem apresentados e o sistema vai selecionando o conteúdo de acordo com os dados da coluna que está sendo consulta. Utilize o botão para obter uma planilha Excel com o mesmo conteúdo da listagem que está sendo visualizada. 4 Acesso ao Sistema Acessar o sistema Avaliação de Desempenho, disponível no endereço http://www.dgrh.unicamp.br/sistemas e clicar no ícone do sistema, conforme figura 2. Figura 2: Página da Diretoria Geral de Recursos Humanos.
Em seguida, é necessário fazer login no sistema digitando a matrícula e senha de acesso. Caso o usuário tenha esquecido ou não possua senha, basta clicar em Criar ou lembrar senha. Figura 3: Tela de acesso ao Sistema Vida Funcional On Line Escolha o link Estrutura, a seguir clique em Organizar Estrutura, Avaliação. Figura 4: Telas de acesso ao módulo Organizar Estrutura do sistema Avaliação de Desempenho. 5 Equipes Ações permitidas: Inserir novo integrante na equipe Excluir integrante da equipe Alterar nome da equipe ou avaliador Cadastrar nova equipe Excluir equipe
Ao clicar em Equipes aparecerá a tabela abaixo com as informações das equipes do órgãos/unidade cadastradas no processo de avaliação anterior, mostrando o número da Comissão Setorial de Avaliação (CSA), os nomes das equipes, o Órgão/Unidade, matrícula e nome do avaliador das equipes conforme figura abaixo. Figura 5: Tabela de apresentação das equipes cadastradas no sistema de Avaliação de Desempenho. Clicando no ícone será possível visualizar informações dos integrantes de cada equipe registrada, conforme figura abaixo: Figura 6: Tabela de apresentação dos integrantes das equipes cadastradas no sistema de Avaliação de Desempenho. 5.1 Excluir funcionário de equipe A partir tela acima é possível excluir um funcionário da equipe clicando no ícone. Ao aparecer a mensagem de exclusão, ckique em OK, conforme mostra figura abaixo. Ao confirmar a exclusão, o funcionário aparecerá no
quadro de pendencias da CSA da Unidade/Órgão e deverá ter sua situação regularizada. (veja item 9.3 Relatório Verificar Pendencias) Figura 7: Tela para exclusão de funcionários de equipe. 5.2 Adicionar funcionários Para adicionar um novo funcionário a uma equipe, clique em. Observe que quando acionada a seta à direita da tabela é possível fazer a seleção de equipe. Figura 8: Tela para inserção de novo integrante de equipe.
Quando aparecer a tela abaixo, insira a matrícula do funcionário a ser integrado na equipe e clique em. Confira o resultado. Figura 9: Tela para gravar inserção de novo integrante de equipe. 5.3 Excluir equipe Para excluir uma equipe, clique no ícone confirmação clique em OK.. Quando aparecer a caixa de Obs.: Para que a exclusão aconteça, a equipe não poderá ter nenhum funcionário cadastrado como integrante, portanto faça as transferências necessárias com antecedência. Figura 10: Tela de confirmação para exclusão de equipe.
5.4 Alterar nome de equipe Para alterar o nome de uma equipe ou o seu avaliador, clique no ícone. Quando aparecer a tela abaixo, escreva o novo nome da equipe e/ou insira a matrícula do avaliador e clique em gravar. Figura 11: Tela para alterar e gravar nome e avaliador de equipe. 5.5 Lista de Conteúdo Utilize o botão no final da tabela para obter uma planilha Excel com o mesmo conteúdo a listagem que está sendo visualizada. Figura 12: Planilha em Excel.
5.6 Filtros O símbolo é utilizado para filtrar informações de conteúdo nas tabelas apresentadas. Digite na caixa de filtro nome ou número a serem apresentados e o sistema vai selecionando o conteúdo de acordo com os dados da coluna que está sendo consulta. Figura 13: Filtro de conteúdo. 5.7 Cadastro de equipe Para cadastrar uma nova equipe, utilize o botão inferior da tela. na parte Figura 14: Tela para inserção de equipe.
Preencha os campos Nome (com o nome da equipe) e Responsável (com a matrícula do servidor que será responsável pela avaliação da equipe que está sendo criada) como mostra a figura abaixo. Clique em gravar e confira os dados que aparecerão na tela. Figura 15: Tela para configuração de equipe.
6 Superiores Imediatos Ações permitidas: Cadastro e transferência de subordinados Exclusão de superior imediato Definição de tipo de Formulário de Avaliação Ao clicar em Avaliação/Superiores Imediatos, aparecerá a tela abaixo com as informações dos avaliadores das equipes cadastradas no processo de avaliação anterior, mostrando: o número da Comissão Setorial de Avaliação (CSA), matrículas, nomes, funções, e-mail e quantidade de subordinados dos avaliadores das equipes. Caso haja alguma restrição em relação aos avaliadores de equipe, a informação será exibida na tela, em vermelho, conforme figura abaixo. Figura 16: Tabela de apresentação dos Superiores Imediatos das equipes cadastradas no sistema de Avaliação de Desempenho. 6.1 Cadastro e transferência de Subordinados Um colaborador pode ser transferido de um Superior Imediato para outro dentro da CSA apenas inserindo-o na listagem do Superior Imediato em que deverá ser alocado. Esse servidor será automaticamente removido da equipe do Superior Imediato anterior. Uma mensagem será exibida confirmando a operação. Clique no ícone. Aparecerá uma tabela exibindo os funcionários atualmente relacionados ao superior imediato. No lado direito inferior aparece o ícone que, ao ser clicado, ativa uma caixa onde deverá ser digitada a matrícula do funcionário a ser incluído na equipe desse superior imediato. A seguir clique em gravar, conforme figuras 17 e 18. Ao aparecer a mensagem, confirme a operação, conforme figura 19.
Figura 17: Tabela de integrantes de colaboradores por superior imediato. Figura 18: Tela de cadastro de subordinado a superiores imediatos
Figura 19: Tela de confirmação de transferência de colaborador. 6.2 Exclusão de Superior Imediato Para excluir um superior imediato primeiramente transfira todos os integrantes da equipe. Em seguida clique no ícone. Caso os subordinados não sejam excluídos, aparecerá a seguinte mensagem: Figura 20: Tela de mensagem para transferência de subordinados na exclusão de Superior Imediato.
7 Tipos de Formulários A tela Cadastro de Superior Imediato Avaliação de Desempenho permite a alteração do tipo de formulário a ser utilizado na avaliação dos integrantes de uma equipe de técnico administrativo para gerencial. Clique em Avaliação/Superiores Imediatos e a seguir clique no ícone, como mostra a figura abaixo. Figura 21: Tela de acesso para alteração de tipo de formulário de avaliação Aparecerá a tela abaixo e, ao clicar no ícone (alterar), uma mensagem de confirmação para alteração do tipo de formulário será exibida. Clique em Ok e o tipo de formulário será alterado, conforme figuras 22 e 23. Figura 22: Tela para alteração de tipo de formulário de avaliação.
Figura 23: Tela para alteração de tipo de formulário de avaliação. 8 Relatórios O sistema permite a emissão de relatórios gerencias. Para acessar clique em Avaliação/Relatórios e serão exibidas as opções de consulta, conforme mostra a figura abaixo. Figura 24: Acesso aos relatórios gerenciais. 8.1 Relatório Equipes e Integrantes da CSA. O relatório apresenta uma listagem com as seguintes informações: numero da CSA, nome da equipe, matrícula/nome do servidor por equipe e código do local de trabalho do servidor. Figura 25: Relatório Cadastro de Integrantes de Equipe.
8.2 Relatórios Superiores e Subordinados da CSA. O relatório apresenta uma listagem com as seguintes informações: numero da CSA, nome do superior imediato, matrículas e nomes dos servidores por superior imediato e código de local de trabalho dos servidores. Figura 26: Relatório Cadastro de Subordinados. 8.3 Relatório Verificar Pendências Ao gerar o Relatório Pendencias é realizada uma checagem de todos os colaboradores lotados na CSA-RH e as inconsistências em relação a Superior Imediato ou Equipe cadastrados para o atual Processo Avaliatório são exibidas. Para acessar o relatório, clique em Avaliação/Relatório/Verificar pendências, e a seguir clique em. Figura 27: Acesso ao relatório Pendências. Será exibido o relatório abaixo, informando matrícula e nome do servidor, sigla do local de trabalho e a inconsistência apresentada. As mais prováveis de inconsistências são:
O colaborador não participará do processo. Neste caso, clique no ícone e escolha a opção de EXCEÇÃO. Será necessário informar o motivo e clicar em "Gravar". O colaborador será avaliado por outra CSA-RH. Neste caso, clique no ícone e escolha a opção de EXCEÇÃO. Será necessário informar o motivo e clicar em "Gravar". O colaborador precisa ser adicionado a uma chefia ou equipe. Neste caso, clique no ícone correspondente. e escolha a opção com a chefia ou equipe Figura 28: Relatório Pendências. 8.4 Relatório Exceção de Participação. Para acessar o relatório clique em Avaliação/Relatórios/Exceção de Participação, conforme mostra a figura abaixo. Caso algum funcionário tenha sido incluído erroneamente nesta lista, clique no ícone para que ele apareça novamente como pendência e em seguida regularize a situação.
Figura 29: Relatório Exceções de Participação no Processo Avaliatório.