TERMO DE REFERÊNCIA 1. OBJETO Realização de seminários, conferências, treinamentos e eventos em geral (exceto taxa de inscrição e gastos com viagens). Contratação de hotel para o Reunião com os Pontos Focais Estaduais do Projeto Sentinela Parturientes que será na cidade de Brasília/DF, nos dias 08 e 09 de fevereiro de 2011. 1.1 Especificações Técnicas Local de Entrega: Brasília/DF Localização: Setores Hoteleiros Norte e Sul (SHN, SHS) e Setor de Hotéis e Turismo Norte (SHTN). Categoria do hotel: Muito Confortável e Confortável, de acordo com a classificação adotada pelo Guia Quatro Rodas (última edição) Nr. Item 1 ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS MÍNIMAS EXIGIDAS HOSPEDAGEM Check in: 07 de fevereiro de 2011 Check out: 10 de fevereiro de 2011 Participantes: Total de Hospedagens: 03 Apartamentos single 12 Apartamentos duplos Participantes: 27 Participantes hospedados 12 Participantes - locais 2 SALAS E EQUIPAMENTOS Sala de Reunião 01 (uma) sala em formato U para 39 (trinta e nove) participantes nos dias 08 e 09 de fevereiro de 2011 (05 lugares na cabeceira e 17 lugares em cada lateral). Mobiliário Mesas de apoio para o café e água Mesas de apoio para equipamentos de informática e sonorização Equipamentos e insumos para a Sala de Reunião 01 (um) tela para projeção de no mínimo 120.
2 MINISTÉRIO DA SAÚDE 01 (um) projetor multimídia de 4.000 Ansi Lumens com CPU, teclado e mouse. 01 (uma) ponteira a laser com passador de slides. 01 (um) computador Pentium IV 2.6 ou superior (com internet banda larga) com monitor LCD de 17. 01 (um) sistema de sonorização com 04 (quatro) microfones gooseneck e 08 (oito) microfones sem fio. 01 (um) Flip Chart com papel e pincéis coloridos. Sala de Grupo 01 (uma) sala em formato U para 15 (quinze) participantes nos dias 08 e 09 de fevereiro de 2011. Mobiliário Mesas de apoio para o café e água Equipamentos e insumos para a Sala de Grupo 01 (um) tela para projeção de no mínimo 120. 01 (um) projetor multimídia de 4.000 Ansi Lumens com CPU, teclado e mouse. 01 (uma) ponteira a laser com passador de slides. 01 (um) Flip Chart com papel e pincéis coloridos; Sala para secretaria Espaço adequado ou sala, para instalação de secretaria, próximo à sala de plenária (no mesmo andar), no nos dias 08 e 09 de fevereiro 2010. Mobiliário e outros 01 (uma) mesa de apoio em L 02 (duas) cadeiras 01 (um) telefone para ligações locais, celular e DDD. Equipamentos para secretaria 01 (um) computador Pentium IV 2.6 ou superior (com internet banda larga) com monitor LCD de 17. 01 (uma) impressora a jato de tinta (Colorida) com cartuchos e 01 (uma) resma de papel A4 para consumo. ALIMENTAÇÃO 3 Almoço: Buffet para 39 (trinta e nove) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa para os dias 08 e 09 de fevereiro de 2011 Coffee Break: Coffee Break para 39 (trinta e nove) participantes para nos dias 08 e 09 de fevereiro de 2011, no período da tarde, em horário solicitado pelo responsável do evento.
Jantar: MINISTÉRIO DA SAÚDE Buffet para 27 (vinte e sete) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa nos dias 07 e 08 de fevereiro de 2011 Buffet para 20 (vinte) participantes com direito a água, suco natural ou refrigerante (em lata) e sobremesa no dia 09 de fevereiro de 2010. Água, café, leite e chá: Fornecimento de água em garrafas individuais de 300 ml, café leite e chá durante o período da reunião, conforme consumo (mediante autorização e controle do responsável pelo evento), que deverá ser servido em louça. 4 5 RECURSOS HUMANOS 01 (um) operador capacitado que atenda ao manuseio e garanta o bom funcionamento dos equipamentos de som e de projeção. OUTROS SERVIÇOS Xérox e Fax Disponibilidade para o atendimento das necessidades de xerox e fax durante a reunião (mediante autorização e controle do responsável pelo evento). Informações adicionais Caso o vencedor deste certame seja uma empresa de eventos ou similar, há a necessidade de um coordenador responsável para o acompanhamento do evento em tempo integral. Todos os serviços descriminados neste Termo de Referência deverão ser repassados em sua íntegra para o hotel/espaço escolhido pela empresa vencedora do certame para a prestação do serviço. OBSERVAÇÕES 1. O hotel contratado deverá dispor de no mínimo uma Unidade Habitacional adaptada para pessoas com necessidades especiais. 2. A confirmação do número exato de participantes e respectivos números de diárias será efetivada mediante o envio do rooming list, em até 48h antes do início das diárias; 3. O pagamento das hospedagens será efetuado conforme apresentação do rooming list e de acordo com as datas de check in e check out dos participantes; 4. As propostas deverão indicar qual sala do hotel/local do evento será disponibilizada para sua realização; 5. A sala plenária deverá ter o tamanho necessário para comportar as mesas e cadeiras com formação e número de participantes solicitados; mesas de apoio
para a montagem de equipamentos de projeção e sonorização, e mesas de apoio para água e café; 6. As salas não poderão ter obstáculos que impeçam a visualização e circulação dos participantes, tais como pilastras, móveis fixos ou similares; 7. O mobiliário tais como: mesas, pranchões, cadeiras, sofás e pufs, serão por conta do contratado; 8. O horário de utilização da sala plenária será das 07:00 as 19:00 horas; 9. A montagem das salas e dos equipamentos deverá estar concluída até às 22 horas do dia anterior ao evento; 10. O pé direito da sala plenária deverá ter o mínimo de 2,5 metros de altura; 11. É necessário ter disponibilidade de conexões elétricas (fixas ou móveis) para uso de notebooks para os participantes, dentro das salas destinadas aos eventos; 12. Ter ar-condicionado com sistema regulável de temperatura; 13. Todas as áreas do hotel ou local escolhidos destinadas ao evento ou atividade e de circulação de visitantes, devem oferecer acesso a pessoas com necessidades especiais; 14. O desbloqueio do telefone para ligações (local, DDD ou DDI) será permitido mediante autorização do responsável pelo evento e deverá ser controlada por ele; 15. O restaurante do hotel ou do local oferecido deverá comportar o número total de participantes do evento para o almoço e/ou jantar. 16. O restaurante do hotel ou do local oferecido deverá funcionar integralmente, nos horários para almoço de 12:00 as 15:00 horas e jantar de 19:00 as e 22:00 horas. 17. O almoço/jantar, seja a La Carte ou Buffet, deverá oferecer minimamente as opções abaixo: - Entrada: 2 (duas) opções pratos frios (saladas e/ou cremes e/ou mousses e/ou frutas); - Prato principal: 02 (dois) tipos de carnes (vermelha e/ou branca e/ou pescado), e/ou 01 (hum) tipo de massa com respectivas guarnições e bebidas; - Prato principal: 02 (dois) tipos de carnes (vermelha e/ou branca e/ou pescado), e/ou 01 (hum) tipo de massa com respectivas guarnições e bebidas; - Sobremesa: 02 (dois) tipos de doces e/ou frutas e/ou sorvetes; - Bebidas: frias e/ou naturais e/ou gasosas. 18. Para o coffee break: Café, chá, suco de fruta (02 tipos), refrigerante (02 tipos) e até 6 (seis) tipos dos itens abaixo: - Pão de queijo, pão da vovó, pão húngaro, pão de batata com presunto e queijo, rosca calabresa, broa de milho com gergelim, enroladinho de queijo com orégano e tomate, enroladinho de salsicha, enroladinho queijo e coco, religiosa de frango, míni sonhos, míni croissants de queijo, míni croissants com ervas finas, míni croissants com
gergelim e catupiry, míni sanduíche natural, míni bom-bocado, míni pudim, míni pizzas, míni rabanadas, empadinha de frango, pastel milho de forno, biscoito de queijo palito, biscoitos amanteigados, frios variados fatiados, queijos variados fatiados, rosquinha de leite condensado, barquetes de legumes, bolos tipo inglês, formigueiro, laranja, chocolate; queijadinha, quibe frito, croquetes de carne, petit fours doces e salgados, frutas variadas fatiadas, míni canapé. 19. O pagamento das refeições será efetuado mediante apresentação dos vouchers, que serão fornecidos por este Departamento; 20. As louças, talheres, cestas, bandejas, guardanapos e/ou qualquer outro utensílio utilizado, são de responsabilidade da contratada, incluindo mesas, cadeiras e toalhas, devendo-se utilizar os utensílios apropriados para cada tipo de alimento/bebida. 21. O coordenador deverá ser contratado da empresa com experiência necessária e autonomia para a resolução de todas as demandas decorrentes do evento, junto ao hotel ou fornecedores contratados pela empresa. 22. Para todos os recursos humanos contratados deverão estar incluídas na diária as despesas de uniforme, alimentação, transporte e hospedagem, quando for o caso;