AUMENTE A SUA PRODUTIVIDADE COM O EDOCLINK Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental, E.P.E. Serviço de Administração de Pessoal
Enquadramento Correio Fax Presencial Documentos Digitalização Mail Digitalização Processos Funcionários Aplicação Recursos Humanos Códigos Barra Integração com RHV para Consulta a Processos Digitalização Gestão documental e Distribuição
O SAP - Organização Áreas orgânicas Mobilidade, carreiras e contratações; HSC HSFX Assiduidade; HEM Vencimentos; Expediente e arquivo.
O SAP - Organização Assistente Operacional (3) Diretora Serviço (1) Assistente Técnico (20) Coordenação Técnica (4) Técnico Superior (1)
Passado Expediente Registo manual em suporte informático Distribuição em papel para os respetivos setores Expedição correio externo Setores Diversos Receção papel Tratamento Encaminhamento Tratamento (outras fases) Conclusão e envio para arquivo Arquivo Receção documentação Expurgo Organização Arquivo manual nos respetivos Processos Individuais
Necessidades Desmaterialização Processos Individuais (Digitalização) Agilização processual global Gestão de correspondência / expediente
Plano de implementação 1 de Agosto Entrada em produção do Edoc e apoio presencial permanente da Link durante 10 dias Dezembro Conclusão da fase de implementação 9 de Novembro Recolha dos últimos processos individuais 26 a 29 de Julho Formação utilizadores HSFX, HEM, HSC e DPSM; Backoffice e Informática 6 de Julho - Início da recolha de processos individuais para digitalização num total de 5.724 pastas 28 de Junho - Reuniões Periódicas para definição de objetivos, necessidades e estratégias
Evolução - Arquivo Recolha Data N.º Pastas Média Doc. N.º Caixas 1ª 06-07-2012 781 132.770 50 2ª 20-07-2012 890 151.300 50 3ª 17-08-2012 451 76.670 50 4ª 07-09-2012 863 146.710 50 5ª 28-09-2012 1.067 181.390 50 6ª 19-10-2012 1.359 231.030 50 7ª 09-11-2012 313 53.210 13 TOTAL 5.724 973.080 313
Evolução - Arquivo Média documentos digitalizados/mês 350.000 328.100 300.000 284.070 250.000 231.030 Julho 200.000 Agosto 150.000 Setembro 100.000 50.000 76.670 53.210 Outubro Novembro 0 Julho Agosto Setembro Outubro Novembro
Evolução - Expediente REGISTO, DISTRIBUIÇÃO E TRATAMENTO NOME DESIGNAÇÃO 2011 2012 CE Entradas Externas 5.195 4.742 CI Documentos Internos 13.580 13.223 CS Correio de Saída 827 962 TOTAL 19.602 18.927 Registos desde 1 de Agosto de 2011
Evolução - SAP APENAS PARA REGISTO NOME DESIGNAÇÃO 2011 2012 CER Certidões 8 3 COM Comunicações 535 380 CT Contagens de Tempo 38 21 DEC Declarações 443 341 INF Informações 139 69 NBIO Notas Biográficas 8 70 OFI Ofícios 544 621 TOTAL 1.715 1.505 ProcInd Processos individuais 4.940 21 Registos desde 1 de Agosto de 2011
Evolução - SAP 12.000 11.000 10.000 9.000 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 Registos por mês 10.844 7.816 8.470 7.602 6.296 6.775 4.284 4.963 3.201 Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Março Abril
Evolução - SAP Distribuições por mês 4.000 3.500 3.000 2.871 2.727 3.287 2.835 3.367 3.093 3.406 2.886 2.500 2.000 1.924 1.500 1.000 500 0 Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Março Abril
Evolução - SAP 10.000 9.000 8.764 8.737 TOTAL DISTRIBUIÇÕES/ÁREA 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 3.000 2.000 1.000 0 3.066 2.838 1.777 1.273 812 635 361 92 75 191 12 0 204 31 DPSM VENC ASSID_SISQUAL MOB_CONTR DIR_SERVIÇO ARQUIVO OUTRAS CHEFIAS OUTROS 2011 2012
Integração com RHV A necessidade constante de trabalhar com a aplicação de recursos humanos em vigor RHV refletiu-se numa proposta inovadora apresentada à Link: - Desenvolver uma funcionalidade que, em articulação com o RHV, permitisse a consulta automática dos processos existentes e correspondentes à ficha de manutenção que estivesse aberta naquele momento. Esta funcionalidade foi projetada e concretizada com sucesso e é uma mais valia para ambas as aplicações. O vídeo que se segue, é um exemplo prático desta nova ferramenta
Presente Expediente Emissão etiquetas Digitalização correspondência e respetivo registo Distribuição via Edoc para setores SAP e via papel para os restantes serviços Expedição correio externo Setores Diversos Receção via Edoc Tratamento: Análise; Encaminhamento se necessário; Despacho; Finalização Arquivo Receção de documentação que carece de preservação física nos termos da lei em vigor; Destruição restante documentação; Apoio a todos os setores
Balanço positivo Trabalho global mais aliciante e aplicação de fácil utilização; Resposta imediata com a visualização em tempo real da documentação e respetivos processos individuais diminuindo o tempo de resposta em cerca de 80%; Circulação da documentação mais fácil entre as três unidades de saúde e o DPSM que integram o Centro Hospitalar; Despachos mais rápidos e eficazes; Fácil e rápida identificação das etapas e do percurso do documento; Agilização, global, na forma e metodologia de trabalho Facilidade de digitalização com a integração do Kofax
Futuro Dinamização Motivação Eliminar resistências à mudança; Redução papel; Maior exploração de todas as funcionalidades Integração organizacional Integração do Edoc com outros SI (Sisqual, Intranet, etc.); Expansibilidade a outros serviços; GD implementada a nível organizacional
Futuro Mensagem da Diretora do Serviço de Administração de Pessoal Caríssimos colaboradores, Li atentamente as vossas dificuldades, vantagens e desvantagens resultantes da utilização do EDOC. Não queria deixar de partilhar convosco a minha perceção da mesma. O certo é que, com o privilégio que tenho de ter colaboradores tão empenhados e eficientes, por vezes, não me apercebo das vossas dificuldades. Na parte que a mim diz respeito, inicialmente fiquei um pouco apreensiva, nomeadamente quanto ao processo de digitalização dos processos individuais, mas, passado pouco tempo e com o esforço do setor do arquivo, a mesma foi-se desvanecendo. Para mim, sem dúvida, tornou-se mais facilitador, quer em termos de consulta de processos individuais, quer na forma agilizada com que os documentos chegam até mim. Nem tudo estará perfeito, mas com melhoria de procedimentos e melhor articulação entre as aplicações informáticas, julgo que poderemos orgulhar-nos do caminho percorrido e com a convicção de que com profissionais como todos vocês, este serviço seguirá esse mesmo caminho na senda do progresso e inovação. Por tudo isto um obrigado. Alice Lucas
OBRIGADA Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental, E.P.E. Serviço de Administração de Pessoal E-mail: alicelucas@chlo.min-saude.pt smccosta@chlo.min-saude.pt +351 21 043 15 71 www.link.pt