NORMAS E PROCEDIMENTOS DE REGISTO DE ASSIDUIDADE

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1 NORMAS E PROCEDIMENTOS DE REGISTO DE ASSIDUIDADE I. OBJECTIVO O presente documento tem como objectivo divulgar as instruções de utilização das unidades de marcação (UM), adaptar as regras de assiduidade estabelecidas na lei e indicar as rotinas e procedimentos administrativos de registo de assiduidade. A implementação de um sistema de gestão de assiduidade através, nomeadamente, da instalação de um sistema de registo bio métrico, irá permitir de uma forma simples, eficaz e fiável, a recolha automática de eventos de tempos e a disponibilização, em tempo real, de dados no sistema de gestão de recursos humanos SAP R/3 RH. Para além de melhorar a gestão de recursos humanos, o novo sistema deverá permitir uma melhoria do serviço prestado, com salvaguarda dos direitos dos trabalhadores. Mantendo os princípios consagrados na lei, torna-se necessário adoptar um conjunto de normas e procedimentos para a implementação e funcionamento do novo SISTEMA DE REGISTO DE ASSIDUIDADE, através do qual todos os trabalhadores tenham perfeito conhecimento da nova metodologia adoptada. II. ENQUADRAMENTO LEGAL Os regimes de horários de trabalho e de faltas e licenças encontram-se definidos nos seguintes principais diplomas: Para funcionários e agentes: Decreto-Lei n.º 259/98, de 18 de Agosto (horários), Decreto-Lei n.º 100/99, de 31 de Março (férias, faltas e licenças). Para contratados em regime de contrato individual de trabalho: Artigos 155.º a 179.º do Código do Trabalho (duração do trabalho e horários) e Artigos 211.º a 232.º do Código do Trabalho (férias e faltas). Para funcionários, agentes e contratados em regime de contrato individual de trabalho: Regulamento interno de funcionamento, atendimento e horário de trabalho da Universidade de Coimbra, Despacho n.º 2744/2005, II.ª Série do DR de 4 de Fevereiro de Maternidade e Paternidade: artigos 33.º a 52.º do Código do Trabalho e artigos 107.º a 109.º do respectivo Regulamento. Trabalhadores Estudantes: artigos 79.º a 85.º do Código do Trabalho e artigos 147.º a 156.º do respectivo Regulamento. 27/07/2007 Página 1 de 7

2 III. ÂMBITO DE APLICAÇÃO 1. Todo o pessoal não docente da Estrutura Central da Universidade de Coimbra, designadamente os funcionários, agentes e trabalhadores contratados em regime de contrato individual de trabalho, estão obrigados pelas presentes normas e procedimentos, qualquer que seja o tipo de funções desempenhadas devendo proceder ao registo da assiduidade numa unidade de marcação de (UM). 2. O pessoal dirigente ou com funções legalmente equiparadas, está isento de horário de trabalho, mantendo, no entanto, a obrigação de fazer registo biométrico. Pode ainda ser dispensado da marcação de ponto outro pessoal, mediante proposta fundamentada do Superior Hierárquico respectivo e devidamente autorizado pelo Vice- Reitor com competência na área de Recursos Humanos. IV. DEVER DE ASSIDUIDADE E PONTUALIDADE. REGISTO BIOMÉTRICO 1) O registo biométrico do cumprimento do dever de assiduidade e pontualidade a. O dever de assiduidade consiste em o trabalhador comparecer regular e continuadamente ao serviço. O dever de pontualidade consiste em o trabalhador sujeito ao horário de trabalho comparecer ao serviço dentro das horas que lhe forem designadas em conformidade com a legislação supra identificada e as presentes normas. Depois de efectuado o registo biométrico o colaborador não pode, em caso algum, ausentar-se do seu local de trabalho sem que volte a registar a sua saída e entrada, ficando esta ausência sujeita ao tratamento legal e/ou regulamentar adequado. O não cumprimento deste dever será entendido como tentativa de desvirtuar as regras do controlo de assiduidade e, consequentemente, passível de averiguação disciplinar. b. O registo do cumprimento dos deveres de assiduidade e pontualidade, bem como do período normal de trabalho, efectuar-se-á mediante o registo das horas de entrada e saída do local de trabalho através de marcação biométrica de impressão digital nas unidades de marcação (UM). c. A marcação biométrica é efectuada conforme descrito no anexo I. d. Com carácter excepcional, alguns trabalhadores, por força das funções que exercem e por indicação expressa do superior hierárquico, podem aceder a mais que uma UM para efectuar o registo de assiduidade. 27/07/2007 Página 2 de 7

3 e. O período de trabalho diário decorre entre quatro registos na UM consecutivos, um no início da prestação de trabalho pela manhã, outro no início da pausa para o almoço, outro no início da prestação de trabalho pela tarde e o último no fim desta prestação, salvo no regime de jornada contínua, em que decorre entre dois registos consecutivos. No regime de isenção de horário poderá o dirigente autorizar apenas dois registos se o colaborador utilizar só uma hora de pausa para almoço. 2) Falta de registo na UM a. A falta de registo na UM é considerada ausência não justificada devendo a justificação ser feita nos termos da lei em vigor e das presentes normas e procedimentos, sob pena de vir a converter-se em falta injustificada. b. A justificação de faltas a funcionários e agentes e a colaboradores contratados ao abrigo do regime de contrato individual de trabalho far-se-á de acordo com a legislação específica aplicável a cada um. c. Para além das justificações legais, podem os dirigentes, em situações de carácter excepcional, justificar ausências, sem perda de retribuição, por contrapartida de saldos de tempo positivos, até ao limite mensal de três horas e meia, com fundamento no Despacho Reitoral de 17 de Julho de ) Ausências pré-justificadas na UM a. Considera-se marcação de ponto com pré-justificação de ausência na UM o conjunto de operações que permitem proceder ao registo simultâneo da marcação de ponto e à préjustificação do motivo da ausência. b. A auto-justificação (ou pré-justificação) só é possível para ausências cujo motivo conste da tabela a afixar junto da cada UM para consulta e que se encontra descrita no anexo I. c. As auto-justificações por períodos superiores a um dia são obrigatoriamente efectuadas antes do início da ausência. d. A auto-justificação da ausência na UM é feita conforme descrito no anexo I. e. Estas ausências não dispensam a entrega de documento justificativo legal. 4) Outras ausências a. As ausências não susceptíveis de auto-justificação devem, salvo caso de força maior, ser comunicadas pelo trabalhador ao superior hierárquico, nos seguintes prazos: 27/07/2007 Página 3 de 7

4 i ii iii Falta de marcação de ponto por lapso antes do termo do período diário de trabalho, Situações previstas na lei comunicadas nos termos do respectivo enquadramento legal e Outras situações antes do termo do período de trabalho ou no início do período seguinte. 5) Controlo de registo e assiduidade a. Compete ao pessoal dirigente, de chefia e/ou coordenador, a verificação do registo de assiduidade dos trabalhadores sob a sua dependência hierárquica, ficando responsabilizados pelo cumprimento das presentes normas e procedimentos. b. Em cada serviço (Divisão/Estabelecimento/Departamento) da Estrutura Central deve ser nomeado um gestor do sistema de assiduidade, que ficará responsável por comunicar, por ou fax, à GRH a data em que foi concluído o trabalho de validação do registo de assiduidade reportado ao último dia do mês anterior, até ao dia 10 de cada mês. c. A assiduidade dos Gestores de Tempos não pode, em caso algum, ser tratada pelo próprio, pelo que ficará a cargo de um outro colaborador da GRH. d. Considerando a implicação da assiduidade no processamento dos vencimentos do mês, impõe-se o cumprimento escrupuloso dos prazos referidos no n.º anterior. V. MODALIDADES DE HORÁRIO DE TRABALHO De acordo com o interesse do serviço, poderá ser adoptada a modalidade de horário rígido ou flexível. Nos termos previstos no Decreto-Lei 259/98, de 18 de Agosto, podem ser praticadas outras modalidades de horário, após aprovação pelo Vice-Reitor com competência na área de Recursos Humanos, mediante solicitação do trabalhador acompanhada de parecer fundamentado do Superior Hierárquico. 1) Modalidade de isenção de horário a. Os chefes de secção e o pessoal de categorias ou com funções legalmente equiparadas, designadamente os coordenadores de gabinetes não directamente dependentes da Administração, estão isentos de horário, obrigando-se, contudo, ao cumprimento da duração semanal de trabalho de 35 horas. 27/07/2007 Página 4 de 7

5 b. Considerando que estes trabalhadores não estão sujeitos ao cumprimento de horários rígidos ou plataformas fixas, a entrada e saída são registadas na UM durante o horário do funcionamento dos serviços (entre as 8 e as 20 horas), sendo feita a aferição das horas no final da semana. c. Os dirigentes ou coordenadores de gabinetes directamente dependentes da Administração, de horário livre, farão registo de assiduidade para efeitos de apuramento de saldos. 2) Modalidade de horário rígido a. O pessoal que cumpre a modalidade de horário rígido tem como horário de trabalho o período compreendido entre as 9,00 e as 12,30 horas e entre as 14,00 e as 17,30 horas, devendo efectuar os quatro registos na UM. b. Ao pessoal a laborar nesta modalidade de horário, e tendo em vista eventuais atrasos esporádicos, é concedida uma tolerância até 30 minutos no início do período da manhã e uma tolerância até 30 minutos no início do período da tarde, sujeita a compensação no próprio dia. c. Esta compensação poderá exercer-se entre as 12,30h e as 13,00h (para eventuais atrasos da manhã) ou a partir das 17,30h (para eventuais atrasos do dia). Não pode, em caso algum, afectar o normal funcionamento do serviço. d. Os atrasos que excedam 30 minutos não são passíveis de compensação, devendo ser justificados nos termos da lei. 3) Modalidade de horário flexível a. O horário flexível é aquele que permite aos trabalhadores gerir os seus tempos de trabalho de acordo com as necessidades do serviço, escolhendo as horas de entrada e saída, efectuando os quatro registos respectivos nas UM. b. A flexibilidade de horário está condicionada à observância das seguintes plataformas fixas: Período da manhã das 10 às 12:00 Período da tarde das 14:30 às 16:30. 27/07/2007 Página 5 de 7

6 Regime de compensação: c. As ausências do serviço durante as plataformas fixas não podem ser compensadas e determinam tantas faltas quanto os dias em que ocorrerem, qualquer que seja a sua duração, podendo ser justificadas nos termos da lei. d. A compensação do período normal de trabalho diário fora das plataformas fixas é feita mediante o alargamento do período normal de trabalho diário, com os seguintes limites: a duração máxima de trabalho diário é de 9 horas, não sendo permitida a prestação de mais de 5 horas de trabalho consecutivas. Deverá exercer-se entre as 8:00h e as 19:30 horas, com um intervalo de uma hora para almoço a decorrer entre as 13:00 e as 14:00 horas, de segunda-feira a sextafeira, e não pode, em caso algum, afectar o normal funcionamento do serviço. e. Todas as compensações devem efectuar-se dentro de cada mês, salvo no caso de deficientes em que o excesso ou o débito de horas apurado no final de cada mês pode ser transportado para o mês seguinte e nele compensado até ao limite máximo de 10 horas. f. A prestação em cada mês de mais horas do que as consideradas obrigatórias, por imperiosa necessidade do serviço e como tal reconhecidas pelo dirigente máximo do serviço, mediante fundamento do respectivo superior hierárquico, pode excepcionalmente ser considerada crédito de horas no mês seguinte, até ao máximo correspondente ao período de duração média de trabalho diário. g. Os saldos negativos que ocorram no final de cada mês dão lugar: i A meio-dia de falta por cada período igual ou inferior a três horas e trinta minutos, ii A um dia de falta por cada período superior a três horas e trinta minutos e igual ou inferior a sete horas. Estas faltas são reportadas ao último ou últimos dias do mês em causa, podendo ser justificadas nos termos da lei. h. O saldo pode ser consultado nas UM. 4) Regime de jornada contínua a. O regime de jornada contínua consiste na prestação ininterrupta de trabalho, salvo por um período de descanso nunca superior a 30 minutos, com benefício de redução de uma hora no período normal de trabalho diário. 27/07/2007 Página 6 de 7

7 b. O pessoal a laborar nesta modalidade de horário efectua dois registos na UM, salvo se pretenda ausentar-se do serviço no período de descanso, em que efectuará quatro registos diários. VI. DIVERSOS. Avaria da (s) UM A impossibilidade de utilização por avaria da unidade de controlo obriga, em alternativa, ao registo das horas de entrada e de saída em cada período de trabalho, em suporte de papel, no serviço a que está afecto, competindo a este a remessa de tais registos à DRH, até ao final da manhã do dia seguinte. Livro de ponto Nos serviços em que venha a manter-se o registo em suporte de papel/livro de ponto, deve a assiduidade mensal ser comunicada à DRH impreterivelmente até ao dia 5 do mês seguinte a que respeita. Dúvidas As dúvidas resultantes da interpretação e aplicação do presente conjunto de normas deverão ser resolvidas por despacho do Vice-Reitor com competência na área de Recursos Humanos. Entrada em vigor e revisão das presentes normas e procedimentos Estas normas e procedimentos entram imediatamente em vigor. Devem ser revistas quando se verificar alteração da legislação em matéria de assiduidade e pontualidade e sempre que superiormente seja entendido por conveniente. Fase de Instalação do sistema Após o recenseamento dos colaboradores da Estrutura Central deve iniciar-se, de imediato, o registo automático de presenças através de marcação biométrica. Coimbra 27 de Julho de /07/2007 Página 7 de 7