XXX ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO Maturidade e desafios da Engenharia de Produção: competitividade das empresas, condições de trabalho, meio ambiente. São Carlos, SP, Brasil, 12 a15 de outubro de 2010. GESTÃO DE PROJETO DE EAD: UMA NOVA APLICAÇÃO PARA AS FERRAMENTAS DA PRODUÇÃO ENXUTA Rogério Cardoso (UNIMEP) prof.rogeriocardoso@gmail.com Fernando Celso de Campos (UNIMEP) fccampos@unimep.br Este trabalho apresenta uma revisão de literatura a cerca dos conceitos básicos de duas áreas de grande importância no contexto atual: Educação a Distância e Produção Enxuta. Tomando por base um conjunto de ferramentas e principios da produução enxuta, e também, um recorte de alguns processos relevantes para os projetos de Educação a Distância na área do Ensino Universitário, faz-se uma análise sobre a possibilidade de se aplicar tais ferramentas na gestão de processos operacionais de projetos de EAD. Estes princípios e ferramentas da produção enxuta tem se mostrado eficazes em diversos setores, inclusive na área de serviços. Assim, o resultado da análise permite traçar comentários positivos, indicando a viabilidade de tal aplicação. Palavras-chaves: Produção Enxuta, Educação a Distância, Melhoria nos processos, Gestão Universitária
1. Introdução A concorrência que se formou no cenário globalizado atual, decorrente, em grande parte, do avanço das tecnologias da informação e comunicação, ocasionou nas organizações a exigência de melhores níveis de formação e capacitação de seus profissionais, e dos candidatos a serem contratados. O mercado de trabalho da denominada sociedade do conhecimento tem provocado grandes transformações na área educacional, responsável por preparar e formar indivíduos para este mercado. Segundo Aires e Lopes (2009), a evolução tecnológica deve ser vista não somente como um horizonte de possibilidades e oportunidades para superar carências e injustiças, mas também, como um horizonte que provoca questionamentos e riscos relativos ao novo tempo. O Ensino Superior ganha cada dia mais importância e a Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO), por meio de seu programa Educação para Todos, vem incentivando a democratização da Educação, no Brasil e no mundo. Em 2005, segundo os dados da UNESCO (UNESCO, 2008, p.14), a Educação Superior apresentou no mundo um crescimento de 45 milhões de matrículas, em relação a 1999. Isto resultou em um aumento na criação de novas instituições nos países em desenvolvimento, como Brasil, China, Índia e Nigéria. Na China, por exemplo, as matrículas no ensino superior quase quadruplicaram neste período entre 1999 e 2005, passando de 6,3 para 23,4 milhões de alunos. No Brasil, elas somam 4,2 em 2005, contra 2,4 milhões em 1999, representando aproximadamente o dobro. Neste cenário da sociedade da informação que, ocasiona um forte impacto sobre o mundo do trabalho, exige o repensar da educação e das organizações e, conseqüentemente, de seu modo de gestão. Por conseguinte, a Educação a Distância (EAD) se destaca como uma modalidade de ensino que se expande por todo mundo como uma alternativa ao atendimento da demanda pela Educação Superior e para atender ao paradigma da Educação Para Todos, da UNESCO. As autoras Aires e Lopes (2009) relatam que nos sistemas de EAD, a democratização dos processos de planejamento, gestão e avaliação requer repensar tais processos em torno de um projeto político-pedagógico, institucionalmente articulado e coerente com as concepções e princípios educativos que lhe dão sustentação. Esta operação dificulta, sobremaneira, o planejamento e a gestão dos processos decorrentes de projetos de EAD. Na perspectiva empresarial, especialmente na área de gestão dos sistemas produtivos, o século XX foi marcado por grandes avanços, gerando impacto profundo no modo de ser das organizações e das pessoas. Os sistemas de produção vivenciaram a transformação da produção artesanal para a produção em massa, cujo princípio estava fundamentado no ato de empurrar a produção, ou seja, empurra-se o planejamento da produção para os operários, que empurram os subconjuntos na linha de montagem, e o produto é empurrado para o cliente, que deve ser convencido a consumi-lo. Entretanto, este modelo de produção em massa, aos poucos foi sendo substituído pelo modelo de Produção ou Manufatura Enxuta (Lean Manufacturing ou Lean Production), que, além de ser capaz de diversificar os produtos e produzir quantidades menores, defendia prioritariamente dois princípios: a eliminação de desperdícios e a fabricação com qualidade (WOMACK et al., 1992). O sucesso deste modelo, que teve sua origem na fábrica de automóveis da Toyota, despertou 2
grande interesse de empresas e pesquisadores em todo o mundo, e isto permitiu o rompimento da fronteira das indústrias automobilísticas, pois alcançou outros segmentos empresariais, como o da prestação de serviços. A motivação deste trabalho teve sua origem no ato de observar as necessidades de um processo de gestão, em projetos de EAD, aliados ao franco crescimento da aplicação de ferramentas da produção Enxuta, em diversas áreas de atuação. 2. Educação a Distância No que se refere ao Ensino a Distância, o passar do tempo e, consequentemente, o amadurecimento desta modalidade, têm provocado, inclusive, uma revisão em sua terminologia e conceituação, alterando, por exemplo, de Ensino para Educação a Distância. O Ministério da Educação (MEC, 2005) define Educação a Distância (EAD) como uma modalidade educacional na qual a mediação didático-pedagógica nos processos de ensino e aprendizagem ocorre com a utilização de meios e tecnologias de informação e comunicação, com estudantes e professores desenvolvendo atividades educativas em lugares ou tempos diversos. Nunes (1994) argumenta que a Educação a Distância é um recurso de incalculável importância como um modo apropriado para atender a grandes contingentes de alunos de forma mais efetiva que outras modalidades e sem riscos de reduzir a qualidade dos serviços oferecidos em decorrência da ampliação do público atendido. Este autor relata também que sua origem está nas experiências de educação por correspondência iniciadas no final do século XVIII e que teve amplo desenvolvimento a partir de meados do século XIX, e ultimamente com a utilização dos multimeios. Inúmeras instituições de ensino em todo o mundo estão aderindo, de forma crescente, à EAD, já que, com esse recurso e o grande avanço da tecnologia, os alunos podem vencer a barreira de espaço e tempo para estudar e aprender. Segundo o ABRAEAD (2008), o número de alunos matriculados no ensino credenciado aumentou 25% em 2007, chegando a quase 1 milhão, e os cursos de graduação deram um salto de 112%. Nesta data, eram 257 instituições autorizadas a ministrar cursos em EAD. O anuário cita ainda que o número de alunos matriculados em cursos de graduação e pós-graduação que utilizam o sistema federal de credenciamento (MEC) cresceu 356% entre 2004 e 2007. O CensoEAD.Br, relatório elaborado pela Associação Brasileira de Educação a Distância (ABED, 2010), destaca que se incluírem as instituições que ofertam somente cursos livres, supera-se 2 milhões de alunos. Segundo o relato de Allen e Seaman (2008), 3,9 milhões de estudantes realizaram pelo menos um curso on-line nos Estados Unidos em 2007. Este dado representa um crescimento de 12,9% em relação ao ano anterior, e também, 21,9% do total de alunos matriculados no Ensino Superior. Este número é excessivamente maior que a taxa de 1,2%, referente ao crescimento da população estudantil de nível superior no mesmo período. Esses autores citam também que o número de matrículas em cursos on-line tem apresentado um crescimento constante, da mesma ordem que o número de instituições com ofertas de cursos on-line. Este crescimento não está concentrado em determinada área ou disciplina; é notado em quase todas as disciplinas. Dos 3,9 milhões de alunos citados, 80% correspondem a alunos de graduação, ou seja, 3,12 milhões. A EAD é uma modalidade de ensino que causa normalmente uma ruptura geográfica entre educador e educando. Em função disso, é possível atender um número quase ilimitado de alunos que buscam uma primeira formação superior ou atualização profissional em nível de 3
pós-graduação, aperfeiçoamento ou extensão. Em decorrência deste ato separativo instaura-se um processo de autoaprendizado no qual os avanços das Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs) são valorizados fortemente a fim de apoiar e subsidiar os processos didáticos e de aprendizagem. As autoras Nova e Alves (2003) citam que são inúmeros os cursos a distância criados e difundidos diariamente, no mundo inteiro, utilizando a internet ou sistemas de rede similares, por exemplo, como suporte da comunicação pedagógica. Como consequência deste novo método de ensino, surge um conjunto de atividades que demandam planejamento, supervisão e controle, muitas vezes de forma diferenciada e individualizada. Esse conjunto de atividades, que os autores denominam Modelo do Projeto da Instituição, é capaz de estabelecer a diferença entre o sucesso e o insucesso de um projeto de Educação a Distância e diferenciar uma instituição ou um curso de outro, pois tem impacto direto na qualidade do serviço educacional ofertado (BEHAR, 2009). A EAD envolve muitos processos com alto grau de complexidade. O principal processo que existe na EAD, e na educação de um modo geral, é o desenho instrucional, que segundo Filatro (2008) é a ação intencional e sistemática de ensino que envolve o planejamento, o desenvolvimento e a aplicação de métodos, técnicas, atividades, materiais, eventos e produtos educacionais em situações didáticas específicas, a fim de promover, a partir dos princípios de aprendizagem e instrução conhecidos, a aprendizagem humana. Existem muitos modelos de Desing Instrucional utilizados na elaboração de projetos de EAD. O ADDIE (Analysis, Design, Development, Implementation, Evaluation), um dos mais difundidos, é formado por cinco fases: análise, desenho (ou projeto), desenvolvimento, implementação e avaliação. Neste método as fases são dependentes entre si, pois o resultado de cada uma alimenta a seguinte. Se a fase anterior não for definitivamente concluída, as demais ficam comprometidas. A seguir essas fases são detalhadas na perspectiva de alguns autores (BARBOSA, 2003; GUSTAFSON, 2002; LOHR, 1998; VISSCHER-VOERMAN, 2006). A fase de análise consiste em identificar as necessidades do aluno (público alvo), que é definir claramente o problema que deverá ser resolvido com o curso ou treinamento que está sendo desenhado; A fase de desenho define quais as etapas, formas e estratégias de se atingir os objetivos elencados na fase anterior. O resultado desta fase é um conjunto de materiais; A fase de desenvolvimento é quando os materiais são desenvolvidos; A fase de implementação garante a execução dos materiais de instrução do programa, segundo as estratégias definidas na fase de análise; A fase de avaliação não avalia o aluno, mas a eficiência do programa como um todo. Portanto, para se criar um programa, de qualidade, na modalidade EAD é necessário desenvolver um projeto focado em quatro elementos de destaque: (i) público alvo, (ii) relevância, (iii) estratégias pedagógicas e instrucionais, e (iv) conteúdo. A complexidade e o conjunto de processos da área de EAD é demasiadamente grande. Isto justifica a escolha de apenas um recorte dentro desse universo. O critério utilizado neste trabalho foi baseado nos Referenciais de Qualidade para Educação Superior a Distância (MEC, 2007), pois enfatiza diversas preocupações, dentre as quais, sobre o material didático, a tutoria e a avaliação. 4
a) desenvolvimento de material didático impresso em razão de ser a principal mídia utilizada atualmente nos cursos de EAD. Segundo o CensoEAD.Br (ABED, 2010) 87,3% de todas as instituições utilizam-no, e este percentual pode chegar a 93,8% se a amostra incluir apenas os cursos de graduação e pós-graduação; b) tutoria em razão de ser um processo altamente crítico no contexto da EAD; c) avaliação de aprendizagem por se tratar de um processo educativo em que o resultado final (aprender ou não) deve ser apurado. É relevante destacar que não é objeto deste trabalho, analisar profundamente os métodos de avaliação, mas ater-se à gestão desse processo. 3. Produção Enxuta Pettersen (2009) afirma em seu trabalho que localizar definições de Manufatura Enxuta é uma tarefa difícil. Segundo ele, alguns autores têm feito tentativas para definir o conceito, enquanto outros buscam saber se o conceito é claramente definido. Saurin e Ferreira (2008) também corroboram com a idéia e afirmam que a terminologia a respeito do tema não é consensual. As empresas possuíam liberdade de estabelecer os preços para seus produtos e serviços por meio da fórmula: Custo + Margem = Preço. Uma vez calculados os custos e determinada a margem que a empresa gostaria de praticar, o preço resultante era repassado ao consumidor. Entretanto, diante das mudanças ocorridas no mercado, frente à forte concorrência atual, esta equação mudou para: Preço Custo = Lucro (MONTENEGRO, 2006; PRAHALAD, 1999). Considerando-se que o preço é determinado pelo mercado, e por que não dizer fixo, o lucro passa a ser o resultado da equação. Isso posto, a redução de custo passa a ser determinante em qualquer segmento empresarial. O ponto-chave do Sistema de Produção Enxuta, também conhecido por Sistema Toyota de Produção, é a eliminação de perdas ou desperdícios, cujo termo em japonês é referido pela palavra MUDA. Ohno (1997) afirma que para reconhecer os tipos de perdas (desperdícios) é necessário, antes de tudo, entender a sua natureza, investindo tempo no local de trabalho e aprendendo a mapear as atividades que agregam valor e as que não agregam, com o intuito de melhorar a qualidade de seus processos e produtos, além de obter custos mais baixos. Para Womack e Jones (2004), desperdício refere-se a qualquer atividade que absorve recursos mas que não cria valor, de modo que valor significa a capacidade de oferecer um produto/serviço no momento certo e a um preço adequado, conforme definido pelo cliente. A filosofia da Produção Enxuta, de modo geral, é reduzir continuamente as perdas em todas as áreas e de todas as formas. Produção Enxuta bem-sucedida, segundo este autor, é evidente quando os processos são capazes de, consistentemente, entregar produtos e serviços de alta qualidade, no local certo, na hora certa, em resposta à demanda do cliente e com a melhor relação custo-benefício possível. 3. 1. Tipos de Perdas e Princípios Enxutos Alguns autores (DENNIS, 2008; OHNO, 2007) classificam as perdas como: superprodução, esperas, transporte excessivo, processos inadequados, estoque, movimentação desnecessária e defeitos. De acordo com Womack e Jones (2004), a aplicação dos princípios enxutos aos processos e em toda a empresa conduzirá ao que os autores denominam de estado "enxuto". Este estado enxuto é resultante da eliminação de desperdícios nas operações, de tal forma que os produtos 5
possam ser desenvolvidos com uma mínima parcela dos custos totais de material, tempo e esforço humano. Assim, os autores enumeram os seguintes princípios: Valor: especificar de forma precisa o valor. Fluxo do Valor: identificar o fluxo do valor; que consiste das três tarefas gerenciais críticas: solucionar problemas; gerenciar informação e a transformação física. Fluxo: fazer com que o valor identificado flua. Sistema Puxado: deixar que o consumidor puxe o valor ; e Perfeição: esforço incessante em busca da perfeição. À medida que a organização especifica o valor com precisão, identifica o fluxo do valor, este valor flua continuamente, e deixe que os clientes puxem o valor, a perfeição ocorrerá, quase que automaticamente, deixando de ser algo inatingível. 3.2. Ferramentas da Produção Enxuta O Sistema de Produção Enxuta possui diversas ferramentas que são utilizadas nos processos de Gestão da Produção. O Quadro 1 apresenta um resumo destas ferramentas. Ferramentas Manufatura Celular (MC) Kanban Descrição MC é um grupo de máquinas, projetadas e organizadas para produzir uma família específica de peças, componentes e/ou produtos. Seu objetivo é aumentar a eficiência na produção por meio do agrupamento de produtos com similaridade de projeto e/ou processo de produção. Sistema projetado para ser usado dentro do contexto da filosofia Just In Time, e busca movimentar e fornecer os itens apenas nas quantidades necessárias e no momento necessário. É um sinal visual para suportar o fluxo de 'puxar' o produto através do processo de fabricação, tal como exigido pelo o cliente. Gestão ou Controle Visual 5S Possui o objetivo de manter a limpeza e a organização das áreas de trabalho tanto administrativas quanto de manufatura funcionando como um pilar básico da PE. Baseada em cinco palavras japonesas iniciadas com a letra S [Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke]. Redução de Tempo de setup (SMED) Kaizen Takt Time Processo contínuo de tentativa de redução do tempo de setup das máquinas Ciclos de melhoria contínua. O tempo de produção que é obtido pelo número de unidades a serem produzidas em função da demanda. Ritmo de produção necessário para atender a um determinado nível considerado de demanda, dadas as restrições de capacidade da linha ou célula. Quadro 1 Ferramentas da Produção Enxuta. Fonte: Adaptado de CARDOSO (2010) 4. Aplicação das Ferramentas da PE em Processos de EAD O Sistema de Produção Enxuta possui diversas ferramentas. Algumas delas foram escolhidas para compor, junto com os processos da EAD, o escopo de análise deste trabalho. Manufatura celular Apesar do desenvolvimento de Material Didático Impresso nada se parecer com uma célula de manufatura industrial, é possível aproveitar conceitos da manufatura celular ou do arranjo físico (layout). Algumas Instituições optam por compor uma equipe de profissionais interdisciplinares para responsabilizarem-se por todo o desenvolvimento do conteúdo da 6
mídia impressa, sob a orientação do professor responsável pela disciplina. Neste caso, é recomendado o arranjo destes profissionais em uma mesma área ou sala, propiciando a integração e troca de informações durante o processo de desenvolvimento. Para os processos de tutoria e avaliação vale o mesmo raciocínio. Muitas instituições preparam salas específicas para tutoria virtual, seja on-line ou por telefone. Salas desse tipo permitem a completa integração entre os tutores, possibilitando o compartilhamento de informações sobre uma mesma área de conhecimento ou trocando experiências gerais sobre os problemas que enfrentam com os alunos, os materiais, o ambiente de aprendizagem ou procedimentos administrativos de apoio. Por vezes, são montadas salas ou núcleos de avaliação, responsáveis por todo o processo avaliativo. Seja reprodução das provas e listas de presença (apoio logístico), como também o planejamento de Avaliação Institucional por meio da CPA (Comissão Própria de Avaliação) e a Análise Crítica das Avaliações aplicadas por professores especializados, em busca de melhorias na qualidade da elaboração das mesmas (redação, clareza, coerência, forma, e outras). Kanban e Gestão Visual É possível aplicar o uso de kanban e/ou gestão visual nos três processos escolhidos. O kanban, mais destinado ao controle de fluxo de produção, pode ser adaptado e aplicado no desenvolvimento da mídia impressa, indicando prioridades de produção e pontos de estrangulamento no cronograma, falhas (retrabalhos), e diretrizes baseadas na situação atual da equipe de produção. Ao considerar uma Instituição de médio ou grande porte, com um conjunto de tutores alocados em uma área, pode-se aproveitar os conceitos e práticas de atendimento em callcenters e transpor para este processo. Isso permite orientar a prioridade de atendimento, chamadas ou mensagens pendentes, prioridades para cursos ou disciplinas, dentre outras. 5S Esta ferramenta deve ser empregada em toda a organização, e não apenas nos processos escopo deste trabalho. Atualmente, muitos projetos de EAD são baseados no forte uso de tecnologias, como por exemplo, os ambientes on-line. Assim, é importante extrapolar a aplicação dos conceitos 5S, também, para esta área, utilizando cada um dos sensos na aplicação da TI. Arquivar somente o que for necessário (senso de utilização), separado em pastas com hierarquia e nomes significativos (senso de organização), mantendo padronização de nomes e locais (senso de padronização) já pode demonstrar a aplicação de 5S. Redução de Tempo de Setup Este é outro método que de início pode soar com viés somente para a área fabril. Entretanto, é possível adaptá-lo para a área de serviços e, também, projetos de EAD. Neste caso, pode-se interpretar a redução de setup como a capacidade de um indivíduo ou equipe rapidamente mudar de foco ou de projeto, seguindo novas diretrizes, estratégias ou mudanças da legislação. O processo de desenvolvimento de Material Impresso requer flexibilidade (baixo tempo de setup) para se analisar as mudanças, aproveitamentos, as retiradas ou excertos de conteúdo, de forma eficiente e eficaz. Um tutor que atende diversas turmas deve desenvolver a competência para alternar atendimentos telefônicos, por exemplo, com alunos de uma ou outra turma (ou disciplina), de maneira rápida e com segurança. E ainda, somente a título de exemplo, a equipe de áudio-vídeo deve buscar aperfeiçoar, 7
sempre, o tempo de troca de docentes no estúdio de gravação e transmissão de tele-aula, entre uma aula e outra. Takt time Qual será o ritmo de produção necessário para atender a um determinado nível de demanda, considerando os processos escolhidos para este trabalho? O desenvolvimento de Material Didático Impresso requer trabalho e produção intelectual, que é fortemente afetado por fatores diversos. Seja ruído no ambiente, humor do chefe ou colega de trabalho, pressão por cumprimento de cronograma, interrupções de telefone, cumprimento de horário de trabalho, dentre outros que podem impactar na produtividade intelectual. É importante eliminar a sobrecarga das pessoas, dos equipamentos e da instabilidade no programa de produção. Assim, há que se equilibrar a demanda necessária com a capacidade de produção. Segundo os Referenciais de Qualidade (MEC, 2007) vigentes, o quadro de tutores previstos para o processo deve especificar uma relação numérica estudantes/tutor capaz de permitir interação no processo de aprendizagem. Kaizen Este é o ingrediente que toda instituição deve seguir se quiser atingir o Princípio da Perfeição. Para uma empresa ser considerada enxuta ela deve adotar os princípios, de forma generalizada, em toda organização. Uma forma que as empresas adotam é a constituição de um comitê de melhoria contínua. Apesar deste comitê, ser focado na solução de problemas de escopo restrito, usualmente identificado após o Mapeamento do Fluxo de Valor, ele poder ter a abrangência institucional, departamental ou processual, e ele costuma ser formado por colaboradores com diferentes funções na organização. 5. Conclusão O principal foco da Produção Enxuta, como foi apresentado no trabalho, está na redução de desperdícios (perdas) e na busca incessante pela qualidade. Pode-se afirmar que este foco possui forte aderência com a área educacional. A Produção Enxuta foi motivada, entre outros, pela necessidade de se atender um mercado mais exigente, em termos de opções, mantendo-se a qualidade. Isto pode ser traduzido pela demanda por flexibilidade nas opções de escolha dos produtos, acarretando a necessidade de viabilizar a produção em lotes pequenos. Ao fazer uma analogia entre a Produção Enxuta e a EAD, pode-se constatar que a EAD possibilita o atendimento de pequenos grupos de pessoas, chegando até o limite unitário, oriundos de várias cidades ou regiões em torno de um mesmo polo presencial, para se formar uma turma de determinado curso. Assim, pode-se afirmar, pela análise apresentada, ser possível utilizar as ferramentas da produção enxuta na gestão de processos de EAD, foi atingido. Referências ABED Associação Brasileira de Educação a Distância (Org.). Censo EaD.br. São Paulo: Pearson, 2010. ABRAEAD Anuário Brasileiro Estatístico de Educação Aberta e a Distância, 2008. Coordenação: Fábio Sanchez. 4. ed. São Paulo: Instituto Monitor, 2008. 8
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