técnicas Qual a melhor técnica para auto-avaliação? : Integração das ferramentas de auto-avaliação 1. Por meio de questionários aplicados às partes interessadas (docentes, discentes, funcionários e sociedade) 2. Análise documental (validação informações: documentos acadêmicos, avaliação cursos, ENADE, Censo, indicadores institucionais) 3. Workshop (alinhamento: Fórum de Avaliação Institucional com comunidade acadêmica e participação sociedade)
Como deve ser conduzida uma auto-avaliação? ROCESSO DE AUTO-AVALIAÇÃO E GESTÃO DE MELHORIAS FIB ETAPA 1 Sensibilização ETAPA 2 Definição do escopo da auto-avaliação ETAPA 3 Execução da auto-avaliação ETAPA 4 Integração com o Planejamento Estratégico ETAPA 5 Definição dos projetos de melhoria ETAPA 6 Monitoramento dos projetos de melhoria ETAPA 7 Aprender com o processo de auto-avaliação
Como deve ser conduzida uma auto-avaliação? ROCESSO DE AUTO-AVALIAÇÃO E GESTÃO DE MELHORIAS FIB Entradas Recursos/Infra-estrutura Monitoramento do processo Monitoramento do produto Insumos -Evolução dos Indicadores de - avaliação Cursos - Comissão Própria de Avaliação - Prazo de execução dos Planos Resultado da instituição: de ação (projetos de melhoria) -avaliação ENADE - Apoio: CAD, Núcleo Acadêmico, setor de informática - Censo MEC - Avaliação Institucional Externa Sistemas de Informação: Liceu, Avadoc, Nucpesq, - Indicadores Institucionais de processo - Pontos Fortes oportunidades de Melhoria Desempenho ENADE Conceitos nas Avaliações Externas Conceitos cursos reconhecidos Resultado da Auto-avaliação - Indicadores Institucionais Regulamentações - Orientações SINAES - Leis, Decretos e Portarias - Regulamentos Setor Processamento Saídas - Plano estratégico - Relatório de Avaliação Institucional - Capacitação da comunidade Acadêmica no processo de autoavaliação - Identificação de oportunidades de melhoria
Sensibilização (etapa1): 1.Apresentação do objetivo da auto-avaliação: esclarecer quem será o condutor, o período em que se realizará, os participantes do processo, onde ocorrerá e qual técnica será aplicada. Enfatiza o planejamento da auto-avaliação. 2.Nivelamento conceitos fundamentais: apresentação e discussão dos critérios de avaliação estabelecidos pelo SINAES. Tem como objetivo facilitar o entendimento do processo e otimizar a auto-avaliação. 1 Reuniões com Reitoria para validar programação da Auto-avaliação 2 Reuniões com Coordenadores de curso e Diretores 3 Divulgação de folheto explicativo sobre metodologia da pesquisa a ser aplicada 4 Divulgação de Folder sobre processo de auto-avaliação 5 Revisão do método no Fórum de Avaliação Institucional
Definição do escopo (etapa2): 1.Definição das áreas envolvidas na auto-avaliação: nessa etapa se estabelecer as áreas, unidades e processos da instituição que serão contemplados na aplicação da auto-avaliação. 2.Identificar as partes interessadas: da mesma forma que na etapa anterior, são identificados os indivíduos ou grupo de indivíduos com interesse comum no desempenho da Instituição e que deverão participar do processo de auto-avaliação. 1 Na FIB, participaram do processo de auto-avaliação, todas os Cursos e Áreas Administrativas da Instituição (nos dois Campi) 2 O processo de auto-avaliação da FIB contou com a participação do corpo discente, corpo docente, funcionários e representantes da comunidade.
Execução (etapa 3): 1.Coleta de informações: consiste em obter as respostas aos requisitos dos critérios e requisitos estabelecidos pelo SINAES. 2.Validar informações: a atividade de validação das informações busca assegurar que as informações obtidas reflitam a realidade da instituição. De posse dos questionários respondidos, avalia-se a pertinência das respostas. 3.Pontuação: Esta atividade consiste em atribuir um valor numérico ao critério avaliado. 1 Aplicados questionários aos docentes, discentes e funcionários. Os questionários refletem as dez dimensões estabelecidas pelo SINAES. 2 De posse de informações oriundas dos relatórios do ENADE, Avaliação dos cursos e indicadores de desempenho da instituição, os membros da CPA validaram as informações da pesquisa. 3 A pontuação final é a média entre a avaliação realizada pela pesquisa e a pontuação atribuída pela CPA.
Integração com o Planejamento Estratégico (etapa 4): 1.Pontos fortes e pontos fracos: as oportunidades para melhorias e os pontos fortes identificados no processo de avaliação contribuem para a definição das estratégias da instituição (diagnóstico interno). 2.Resultados: os resultados (avaliação dos indicadores) contribuem para a avaliação do desempenho das estratégias implementadas no ciclo passado, direcionando a revisão estratégica ou a manutenção das estratégias desenvolvidas. Em função da avaliação, novas estratégias podem ser definidas. 1 CPA elaborou documentação com informações relacionadas ao processo de auto-avaliação (resultados pesquisas, ENADE, pontos fortes e fracos e evolução indicadores institucionais). 2 Documentação foi apresentada em Fórum específico para cada uma dos cursos. Coordenadores, com respectivos docentes e discentes, reavaliaram estratégias e planos de ação dos cursos. 3 Novas análises e propostas de melhorias foram apresentadas e validadas no Fórum de Avaliação Institucional.
Definição dos projetos de melhoria (etapa 5): 1.Definição projetos (planos de ação): o estabelecimento de projetos de melhoria, aprovados pela Direção, são conseqüência das oportunidades de melhorias e dos pontos fortes identificados e priorizados. 2.Cronograma: a implantação das ações definidas segue cronograma específico elaborado para cada um dos cursos e áreas da instituição. Esse cronograma serve de base para a alocação de recursos e controle da implantação das ações 1 Após receber o resultado da auto-avaliação elaborada pela CPA, as coordenações reavaliaram as estratégias e planos de ação das áreas (em reunião específica). 2 Os novos planos de ação foram cadastrados em formulários específicos e encaminhados para a CPA para controle de implantação. As iniciativas foram apresentadas e validadas no Fórum de Avaliação Institucional que ocorreu no dia 26/11. 3 Participaram do Fórum: representantes docentes, discentes, sociedade, funcionários, todos os coordenadores e liderança da instituição. A CPA atuou como facilitadora.
Monitoramento dos projetos (etapa 6): 1.acompanhamento (planos de ação): O monitoramento contempla o acompanhamento dos indicadores estabelecidos, os marcos intermediários e o percentual do caminho percorrido para alcançar a melhoria esperada. 2.Comunicação: A comunicação às partes interessadas quanto ao andamento da implantação é importante para manter a motivação da equipe e demonstrar o progresso dos projetos de melhoria estabelecidos. 1 Os novos planos de ação foram cadastrados em formulários específicos e encaminhados para a CPA para controle de implantação. 2 O acompanhamento da evolução dos projetos (ações) e seus impactos sobre os resultados da instituição ocorrem, atualmente, no Fórum de Avaliação Institucional e reuniões de coordenação. 3 - Cada coordenador, antes das novas propostas, apresenta para a comunidade acadêmica a evolução dos planos de ação e os respectivos resultados (eficácia das ações, etc.)
Aprender com o processo de auto-avaliação (etapa 7): 1.Auto-avaliação (método): obter a opinião da Direção e de todos os envolvidos no processo quanto ao que deu certo ou errado ao longo deste ciclo e que poderia ser melhorado para o próximo ciclo de autoavaliação. 2.Introdução de melhorias: A cada ciclo de auto-avaliação, são identificadas novas oportunidades para melhoria do processo de auto-avaliação. O processo vai se tornando mais refinado e conceitualmente mais consolidado. 1 A avaliação de todo o processo ocorreu no final do Fórum de Avaliação Institucional. A Direção e representantes dos discentes, docentes e funcionários foram convidados a se pronunciarem sobre todo o processo. 2 Reflexão mais profunda sobre todo o processo ocorreu internamente na CPA, após os Fóruns. Em função dessa reflexões, algumas melhorias foram implantadas no processo de auto-avaliação da instituição nos últimos ciclos (ex: reuniões específicas por área, melhoria nos formulários da pesquisa, definição de formulários padrões para os planos de ação, grupos focais de discentes, etc.)
cronograma