Responsável Técnico: Alex Clementino Ferreira Gerência de Sistema de Gestão Público-alvo: Empregados designados para realizarem as auditorias. 1. OBJETIVO Nº: PGS-3209-82-04 Pág.: 1 de 8 Código de Treinamento: NA Necessidade de Treinamento nesta revisão: ( ) Sim ( X ) Não Palavras-chave: Avaliação, Atendimento, Performance, Contratadas. Garantir que os principais requisitos aplicáveis as contratadas sejam permanentemente verificados, por meio de auditorias, conforme diretriz do sistema de Gestão da Vale Fertilizantes. 2. APLICAÇÃO Aplica-se obrigatoriamente a todas as áreas que possuem empresas contratadas na Vale Fertilizantes. OBS: Para contratadas com período de contrato inferior a 12 meses, e o serviço considerado crítico conforme RSIGS Relação de Serviços do SIG & seus Fornecedores (intranet), e aquelas atividades relacionadas aos RAC s, deverão ser avaliados trimestralmente seu desempenho de SSMA utilizando o anexo 2, e para contratos superior a 12 meses além das auditorias trimestrais, deverão ser realizadas uma anual utilizando o anexo 1. 3. REFERÊNCIAS Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego Norma OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho PRO-3209-74-24-01 Instruções de Meio Ambiente para Contratadas PRO-3209-74-24-02 - Instruções de Saúde e Higiene Ocupacional para Contratadas PRO-3209-74-24-03 - Instruções de Segurança do Trabalho para Contratadas PRO-0607-74-002 Monitoria de Fornecedores
Gerenciamento de Saúde e Segurança de Fornecedores - Vale RSIGS Relação de Serviços do SIG & seus Fornecedores NBR ISO 19011 Diretrizes para auditoria do sistema de gestão 4. DEFINIÇÕES Nº: PGS-3209-82-04 Pág.: 2 de 8 Contratada: são todas as empresas que prestam serviços de qualquer natureza nas dependências da Vale Fertilizantes independente da duração, freqüência ou grau de especialização. Avaliação de Performance: Processo sistemático, documentado e independente para determinar se as atividades e seus resultados estão de acordo com as disposições planejadas, se foram implementadas efetivamente, se são adequadas à Política da Vale Fertilizantes para atingir seus objetivos. 5. DESCRIÇÃO E RESPONSABILIDADES 5.1 - Gerente Geral da unidade: Cumprir e fazer cumprir os requisitos deste procedimento, Prover os recursos necessários para que este procedimento seja plenamente aplicado e atendido. 5.2 - Gestores de Contratos: Estabelecer relação das contratadas que passarão por auditorias. Estabelecer relação de fiscais de contrato que acompanharão a área de SSMA local nas auditorias periódicas de atendimento à legislação. Gestor do Contrato deverá validar o formulário de auditoria junto às áreas avaliadoras.
Nº: PGS-3209-82-04 Pág.: 3 de 8 Realizar reunião em conjunto com a(s) contratada(s) sob sua gestão, visando avaliar os resultados obtidos e ações corretivas necessárias, Estabelecer, em conjunto com o(s) representante(s) da contratada, o plano de ação corretiva necessário. Os resultados das auditorias bem como as ações corretivas das não conformidades encontradas, deverão ser apresentados para o Gerente Geral da unidade em reuniões gerenciais estabelecidas pela unidade. 5.3 - Fiscais de Contratos: Acompanhar as auditorias periódicas em conjunto com á área de SSMA, conforme cronograma estabelecido pelo gestor de contratos, Acompanhar os planos de ações corretivos elaborados conforme resultados das auditorias, repassando o status dos planos ao SSMA local. 5.4 - SSMA local: Elaborar cronograma anual para as auditorias e divulgar o cronograma para as contratadas. Realizar avaliação de performance periódicas de atendimento à legislação, consolidando os resultados obtidos, conforme pontuação estabelecida no anexo 1 ou 2 deste procedimento e registrar a não conformidade no Software de gestão. Avaliar consistência dos planos de ações elaborados pela contratada para sanar não as conformidades encontradas. 5.5 - Realização das Avaliações e Critérios de Pontuação As auditorias são realizadas com o propósito de determinar se as atividades da contratada estão em conformidade com os requisitos previstos em contrato no que se refere á gestão de SSMA e se foram adequadamente implementados e mantidos.
Nº: PGS-3209-82-04 Pág.: 4 de 8 As auditorias deverão ser realizadas a partir da data de vigência do contrato de acordo com cronograma pré-estabelecido pela unidade. Para contratos e serviços considerados críticos, conforme RSIGS Relação de Serviços do SIG & seus Fornecedores (intranet), e aquelas atividades relacionadas aos RAC s, com duração menor que 03 meses, deverão ser realizadas avaliações de desempenho ao final do contrato utilizando o anexo 2. Caso o fornecedor tenha obtido um desempenho menor que BOM, deverá apresentar um plano de ação consistente para resolução das não conformidades encontradas para poder voltar a firmar futuros contratos. Após emissão do relatório de auditoria, o gestor do contrato deverá validar o resultado junto ao responsável por SSMA local, responsável pela contratada e fiscal de contrato, consolidando os resultados obtidos, conforme pontuação estabelecida no anexo 1. O resultado final das auditorias é baseado na seguinte análise: CONCEITOS DE AVALIAÇÃO: CONCEITOS EXCELENTE 90 % BOM < 90% e 70% ACEITÁVEL < 70% e 50% NÃO ACEITÁVEL < 50% e 20% DESQUALIFICAÇÃO IMEDIATA < 20% EXCELENTE: Contratada permanece na relação de empresas qualificadas; BOM: Em até 7 dias da auditoria é obrigatório a apresentação de um plano de ação de correção das não conformidades evidenciadas. ACEITÁVEL: Em até 7 dias da auditoria é obrigatório a apresentação de um plano de ação de correção das não conformidades evidenciadas. Deverá ser realizada uma auditoria de follow-up após 3 meses para verificação das não conformidades encontradas.
Nº: PGS-3209-82-04 Pág.: 5 de 8 Caso as ações não tenham sido eficazes para que a empresa tenha evoluído de aceitável para bom, será reclassificado como não aceitável. NÃO ACEITÁVEL: Em até 7 dias da auditoria é obrigatório a apresentação de um plano de ação de correção das não conformidades evidenciadas para a contratada continuar prestando serviços na Vale Fertilizantes. Deverá ser realizada uma auditoria de follow-up após 1 mês para verificação das não conformidades encontradas. Caso as ações não tenham sido eficazes para que a empresa tenha evoluído de não aceitável para bom, deverá ser desqualificada. Obs.: A contratada que obtiver duas notas não aceitáveis em auditorias consecutivas será desqualificado temporariamente por 12 meses. Após retorno (12 meses) da contratada, caso haja outra avaliação com resultado não aceitável deverá ocorrer interrupção imediata da relação com a Vale Fertilizantes e exclusão permanente da relação de empresas qualificadas. DESQUALIFICAÇÃO: A contratada que obtiver pontuação inferior a 20% deverá ser desqualificado imediatamente. IMPORTANTE: A pontuação da Auditoria realizada será aplicada na avaliação de desempenho de fornecedores conforme PRO-0607-74-002. A área de suprimentos deverá ser comunicada de imediato caso o fornecedor tenha obtido uma nota que o desqualifique, para que sejam tomadas as medidas necessárias para o desligamento. 5.6 - Bloqueio de Fornecedor - Caso seja constatada situação de risco grave e iminente para SSMA durante as auditorias ou inspeções de rotinas, poderá haver Interrupção IMEDIATA da prestação do serviço e desqualificação PERMANENTE da relação de empresas qualificadas, independente da nota obtida na auditoria;
Nº: PGS-3209-82-04 Pág.: 6 de 8 - Ocorrência de acidente classificado como crítico ou catastrófico em qualquer dos contratos da empresa com a Vale Fertilizantes. Neste caso deverá reunir-se o Gerente Geral da unidade, Gerente de SSMA, Gestor de Contrato e o Responsável pela contratada para apurar as causas das situações encontradas, e então definir qual ação será tomada. 5.7 - Auditorias de Saúde, Segurança e Meio Ambiente de Área de Negócio Além da auditoria de SSMA local citada, uma empresa contratada também poderá ser selecionada para ser auditada corporativamente conforme as seguintes etapas: 1) Levantamento das informações de taxa total de acidentes e número de fatalidades nos últimos 3 anos. 2) Levantamento dos resultados da Avaliação de SSMA no último ciclo avaliado; 3) Definição da lista de fornecedores críticos conforme os seguintes critérios: Ocorrência de uma fatalidade em qualquer dos seus contratos com a Vale nos últimos 3 anos; Taxa total de acidentes (CAF + SAF) anual maior que a taxa da Vale nos últimos 3 anos; Realização de auditoria de RAC, Requisitos legais e Requisitos Sistêmicos (conforme definição corporativa) nos fornecedores críticos identificados. 5.8 - Informações complementares No processo de implantação deste procedimento, deverá ser realizada análise crítica das práticas atuais adotadas na unidade e estabelecido plano de ação, com definição de ações, responsáveis e prazos. O plano deverá estar disponível para auditoria da área corporativa de SSMA.
5.9 - Resultados esperados Nº: PGS-3209-82-04 Pág.: 7 de 8 O que se espera com o processo é que as empresas contratadas estejam dentro dos parâmetros considerados aceitáveis, ou seja, que a sua nota esteja acima de 70%. 5.10 - Matriz de indicadores -------- REGISTROS Tipo Indexação Identificação Coleta Acesso Arquivamento Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Data Data Data 6. ANEXOS Avaliação de Performance de Contratadas Avaliação de Performance de Contratadas (inferior a 12 meses) Formulário de Plano de Ação Segurança, Saúde e Meio ambiente local Segurança, Saúde e Meio ambiente local Segurança, Saúde e Meio ambiente local Todos os empregados Todos os empregados Todos os empregados Pasta de Arquivos Pasta de Arquivos Pasta de Arquivos Armazenamento Manutenção Tempo Mínimo Retenção Anexo 1 - Avaliação de Performance de Contratadas Anexo 2 - Avaliação de Performance de Contratadas (Inferior a 12 meses) Anexo 3 - Formulário de Plano de Ação Disposição Físico Meio Eletrônico 2 anos Exclusão Físico Meio Eletrônico 2 anos Exclusão Físico Meio Eletrônico 2 anos Exclusão
7. ELABORADORES Nº: PGS-3209-82-04 Pág.: 8 de 8 DIRETORIA NOME MATRÍCULA DIHB Alex Clementino Ferreira 100599 DIHB Alan Carlos de Castro Carvalho 802035 DIHB Ernani da Paixão Espírito Santos 802611 DIHB Nayana Grasielle Marques Silva 800345 DIHB Ana Lucia Silva Taveira 801808