DIRETRIZ ORGANIZACIONAL

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1 TÍTULO: REQUISITOS DE MEIO AMBIENTE, SAÚDE OCUPACIONAL E SEGURANÇA DO TRABALHO PARA CONTRATADAS Área Responsável: Gerência Geral de Meio Ambiente Saúde e Segurança 1. OBJETIVO Este procedimento tem como objetivo definir as diretrizes para gerenciamento e fiscalização de contratadas, definindo as responsabilidades dos gestores, fiscais de contrato e das contratadas, de modo a garantir a execução do objeto do contrato de acordo com as diretrizes de Meio Ambiente, Saúde Ocupacional e Segurança da MRS. 2. APLICAÇÃO Todas as Gerências que possuem empresas contratadas e as proponentes participantes do processo de licitação, bem como as empresas contratadas com vínculo contratual com a MRS. As empresas contratadas deverão atender integralmente ao disposto nesta diretriz, o que não as isenta de suas responsabilidades previstas em legislação e procedimentos referentes a Meio Ambiente, Segurança e Saúde Ocupacional vigentes, aplicáveis às atividades previstas em contrato. Para os serviços contratados que serão realizados com tempo inferior a 30 dias e que não possuam atividades caracterizadas como críticas conforme item do Manual de Requisitos de SMS para Contratadas, os requisitos de atendimento serão estabelecidos de acordo com o SMS Local. Os itens de Saúde e Segurança para os Serviços contratados de forma emergencial e críticos deverão ser tratados diretamente entre o Gestor de Contrato e o SMS local para a definição das Diretrizes a serem tomadas como: Treinamento, Programa de Segurança, Capacitação do funcionário contratado e exames médicos. Para serviços contratados em casos de atendimento a acidentes, os gestores de Via. Permanente e Material Rodante deverão instruir os colaboradores, quanto ao uso de EPI s por atividade, DDS, APR, PTE e a empresa contratada deverá apresentar os efetivos com as funções. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA: Legislação Ambiental; Consolidação das Leis do Trabalho; Normas Regulamentadoras da Portaria 3214 de do Ministério do Trabalho; Procedimentos Gerenciais do SMS; Procedimentos Normativos do SMS; 1 de 10

2 PG-SDE-0002 Qualificação e Avaliação de Fornecedores; Catálogo Corporativo de EPI s MRS. MANUAL DE REQUISITOS DE SMS PARA CONTRATADAS. (Disponível em Webdesk: Dir. RH/ GG SMS/ G Saúde e Segurança do Trabalho/ Manuais da Saúde e Segurança do Trabalho. ) 4. DEFINIÇÕES E SIGLAS: APR Análise Preliminar de Risco; ASO Atestado de Saúde Ocupacional; CAT Comunicação de Acidente de Trabalho; CLT Consolidação das Leis do Trabalho; DDS Diálogo Diário de Segurança; SRTE Secretaria Regional do Trabalho e Emprego; EPI Equipamento de Proteção Individual; IDF - Índice de Desempenho de Fornecedor (IDF) é a nota dada ao desempenho do fornecedor considerando os aspectos relevantes para a MRS Logística S.A. LAI/LPD Levantamento de Aspectos e Impactos/Levantamento de Perdas e Danos; LTCAT Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho; MTE Ministério do Trabalho e Emprego; NR Norma Regulamentadora; PATE Pátios e Terminais; PTE Permissão para Trabalho Especializado; SMS Segurança, Meio Ambiente e Saúde; 5. RESPONSABILIDADE: 5.1. SUPRIMENTOS Informar às empresas que participarão da licitação ou cotação sobre requisitos de SMS e incluir no edital de licitação e/ou processo de compra o Manual de Requisitos de SMS para Contratadas; Orientar os gestores e fiscais sobre a existência e necessidade de cumprimento do presente documento; Monitorar a regularidade dos fornecedores de itens críticos quanto aos documentos cadastrais de acordo com o PG-SDE-0002 Qualificação e Avaliação de Fornecedores, levando em consideração durante a avaliação da performance do Fornecedor, através do resultado revelado pelo IDF, o atendimento aos requisitos de SMS. 2 de 10

3 5.2. CONTRATADA Cumprir as normas internas, instruções de segurança e procedimentos da MRS; Cumprir os requisitos legais aplicáveis à atividade desenvolvida; Observar e divulgar entre seus colaboradores Regras Básicas de Saúde e Segurança; Indicar preposto para gerenciar assuntos relativos à SMS e informar a MRS; Fornecer EPI s conforme catálogo corporativo de EPI s da MRS; Manter os uniformes, EPI s, equipamentos, veículos e ferramentas de seus colaboradores sempre em bom estado de modo a garantir o atendimento aos requisitos de SMS; Comunicar qualquer eventual não conformidade relativa a Saúde e Segurança detectada ao gestor do contrato e ao SMS local; Prestar de atendimento adequado a qualquer acidente pessoal e/ou ambiental e promover a adequada investigação dos mesmos; Manter em perfeitas condições todas as instalações, equipamentos e máquinas cedidos pela MRS para o seu uso até a sua entrega ao final do serviço e conservar as características originais cedidas Cumprir com os prazos de entrega de documentação e informação estabelecidas no Manual de Requisitos de SMS para Contratadas Comunicar acidentes/incidentes ao SMS local e Gestor do contrato MRS Atender todas as exigências previstas no Manual de Requisitos de SMS para Contratadas Enviar, antes do início das atividades, os crachás dos novos colaboradores para o SMS local Enviar para o SMS local os crachás juntamente com os ASO s atualizados para revalidação dos mesmos até a data de vencimento MRS LOGÍSTICA S/A Gestores de Contrato Garantir o atendimento as diretrizes de SMS por parte das contratadas durante a execução de suas atividades na vigência do contrato; Informar ao SMS local os gestores de contrato para todos os novos contratos ou quando houver alteração; 3 de 10

4 Promover o tratamento das não conformidades abertas para o setor em função da contratada; Realizar reunião de abertura do contrato antes da contratada iniciar suas atividades, verificando sua documentação exigida pelo sistema de SMS conforme FOR-MSS-0101 (Requisitos para início de trabalho de contratadas); Quando verificar qualquer irregularidade, paralisar, com ônus exclusivo da contratada, todas as atividades até que sejam executados os reparos e/ou providências solicitadas e retirar de serviço os colaboradores da contratada ou subcontratada que não cumprirem as diretrizes de SMS Programar junto ao SMS local, conforme agenda anual, uma data para a realização da integração dos novos colaboradores da contratada antes do início das atividades, para as contratadas com tempo de contrato superior a 30 dias O Gestor do Contrato terá a responsabilidade de informar os resultados do indicador de observação de tarefas, conforme tabela prevista no item deste procedimento e enviar para o gestor de contrato e SMS local, o qual tomará as medidas cabíveis em contrato, se necessário, junto ao responsável legal pela empresa contratada Aplicar, se for o caso, e atendidas as condições contratuais, as multas e demais penalidades previstas no instrumento contratual, notificando por escrito a Contratada; Receber e providenciar o encaminhamento ao SMS local todos os documentos relativos a saúde, segurança e meio ambiente, requeridos pelo Manual de Requisitos de SMS para Contratadas; Avaliar os fornecedores de serviços conforme PG-SDE-0002 Qualificação e Avaliação de Fornecedores, com base nas reuniões periódicas com a contratada SMS Orientar, quando solicitado pelo gestor do contrato, questões relativas ao SMS, para a contratada; Avaliar semestralmente o cumprimento por parte das contratadas às legislações vigentes e diretrizes de SMS conforme FOR-MSS Requisitos para inicio de trabalho de contratadas; Receber, consolidar e divulgar mensalmente, até o 5 dia útil de cada mês, as informações estatísticas das contratadas contidas no FOR-MSS-0006 e FOR-MSS Receber e avaliar os PPRA s e PCMSO s das empresas contratadas usando o FOR-MSS-0107 e FOR-MSS-0108; 4 de 10

5 Definir e informar à contratada, os treinamentos e requisitos de SMS exigidos para execução do trabalho, sempre que aplicável, através do Anexo Contratual de SMS e/ou outros mecanismos propostos através das diretrizes de SMS Devolver, no ato da integração, os crachás para os colaboradores de contratadas após análise e aprovação das documentações apresentadas Devolver os crachás enviados para revalidação em até 7 dias úteis. NOTA: A MRS poderá a fiscalizar a qualquer momento e local, toda e qualquer atividade e serviço executado pela contratada. Se constatado irregularidades na execução dos serviços por parte da contratada que coloquem em risco a segurança e saúde dos trabalhadores ou ao meio ambiente, paralisar imediatamente as atividades, notificando o gestor do contrato e o preposto da contratada, ficando a contratada passível as sanções acordadas em contrato. 6. MATERIAIS, EQUIPAMENTOS E FERRAMENTAS. Não aplicável 7. DESCRIÇÃO DO PROCEDIMENTO: As empresas contratadas deverão cumprir integralmente o disposto nesta diretriz, bem como nas demais diretrizes internas da MRS e legislações referentes à Meio Ambiente, Saúde e Segurança do Trabalho, estando as mesmas cientes que em caso de inobservância de algum dos aspectos citados no item 5, estarão sujeitas a penalizações e/ou, rescisões contratuais, conforme descrito no CONTRATO estabelecido entre a contratada e a MRS SELEÇÃO, CONTRATAÇÃO E QUALIFICAÇÃO DA CONTRATADA O processo de seleção, contratação e qualificação de empresas contratadas para prestação de serviços para a MRS, segue a sistemática definida nos Procedimentos de Suprimentos, considerando como parte integrante do contrato as orientações estabelecidas neste documento e seus anexos A contratada deve seguir as diretrizes estabelecidas no Manual de Requisitos de SMS para Contratadas, de modo a possibilitar sua qualificação, contratação e monitoramento quanto ao atendimento dos requisitos de SMS. 5 de 10

6 7.2. SUBCONTRATAÇÕES Nos contratos em que ocorrerem subcontratação (o que somente pode ocorrer com autorização da MRS), as empresas subcontratadas devem respeitar todas as cláusulas contratuais, bem como cumprir as Normas de Segurança, Programas e a Legislação em vigor A empresa contratada deverá fornecer à MRS toda a documentação e/ou informações solicitadas sobre empresas subcontratadas, conforme exigido no Manual de Requisitos de SMS para Contratadas REUNIÃO INICIAL DE CONTRATO A reunião de início de contrato deverá ser agendada pelo Gestor de Contrato / Fiscal de Contrato no máximo até 10 (dez) dias após a data de assinatura, com antecedência de agendamento de 2 (dois) dias. Deverão participar desta reunião, no mínimo, o Preposto da empresa contratada com designação formal, o Gestor/Fiscal de Contrato, SMS e SESMT da Contratada (se aplicável) Toda empresa contratada deverá participar obrigatoriamente da reunião de início de contrato antes de iniciar suas atividades. Esta reunião visa apresentar, esclarecer e divulgar as atribuições do SMS. SESMT das empresas contratadas, do Gestor do Contrato/Fiscal do Contrato e Preposto(s) / Representante(s) das empresas contratadas no atendimento à legislação de Saúde e Segurança do Trabalho e diretrizes internas relacionadas ao assunto e esclarecimentos quanto ao processo de entrada de colaboradores contratados Os itens de Saúde e Segurança para os Serviços contratados de forma emergencial e críticos deverão ser tratados diretamente entre o Gestor de Contrato e SMS com as devidas formalizações em atas de reuniões As atividades somente poderão ser iniciadas após a reunião inicial de contrato mediante atendimento dos itens e documentos requeridos neste procedimento e Manual de Requisitos de SMS para Contratadas. Exceção concedida somente com prévia autorização do SMS e gestor de contrato Documentos a serem apresentados na reunião inicial pela contratada: a) Resultado da Auto Avaliação conforme FOR-MSS-0101, devidamente preenchido; b) Documentação solicitada no Manual de Requisitos de SMS para Contratadas c) Propostas de prazos para entrega de documentos pendentes, firmando compromisso de entrega conforme o manifestado em ata de reunião, com base nos limites estabelecidos no Manual de Requisitos de SMS para Contratadas A não entrega dos documentos poderá impedir a realização da reunião. Nota: Está disponível no site da MRS, junto a condições gerais de contratação, o procedimento em questão, seus manuais e formulários. 6 de 10

7 7.4. GERENCIAMENTO DOS DOCUMENTOS DA CONTRATADA Após receber estes documentos, a MRS deve providenciar internamente a análise e validação dos documentos, de modo a liberar e autorizar o início do serviço, conforme definido no objeto do contrato Caso algum documento não esteja conforme as exigências internas da MRS, devem ser solicitadas à contratada as adequações pertinentes. Dependo do documento pendente, o serviço poderá ser liberado, porém com algumas restrições operacionais ou de SMS Após 30 dias do início do serviço a contratada deverá disponibilizar todos os documentos pertinentes, listados no Manual de Requisitos de SMS para Contratadas no item Condições Gerais. Estes documentos precisam ser avaliados e validados pela área de SMS Todos os documentos disponibilizados pela contratada devem ser arquivados adequadamente pelo Fiscal de Contrato e evidenciando sua entrega e disponibilização pela contratada através de Ata de Reunião LIBERAÇÃO E INÍCIO DOS SERVIÇOS As empresas contratadas deverão emitir as Ordens de Serviço, devidamente assinadas pela empresa e pelos colaboradores, de acordo com o que estabelece o item 1.7 alínea b, da NR 01 - Disposições Gerais, da Portaria 3.214/78 do MTE. Todos os colaboradores da empresa contratada deverão ser identificados como tal, através de uso obrigatório de crachás nas dependências e a serviços da MRS. A impressão do crachá ficará sob a responsabilidade da empresa contratada devendo ser enviado ao SMS local antes dos novos colaboradores iniciarem suas atividades Todos os colaboradores da empresa contratada deverão ser identificados como tal, através de uso obrigatório de crachás. Estes crachás deverão ser entregues para o SMS local em no mínimo 7 dias úteis antes da integração para que os mesmo sejam devolvidos no momento da integração Anualmente a contratada deverá enviar os crachás para o SMS local para revalidação do mesmo e enquanto este crachá estiver com o SMS local o colaborador deverá portar um crachá provisório As atividades críticas, conforme critério estabelecido no PG-MSS-0004, deverão ser executadas mediante elaboração da APR, considerando na APR a atividade a ser executada e os riscos pertinentes, conforme FOR-MSS-0029 Análise Preliminar de Risco. 7 de 10

8 Serviços nas Instalações da MRS: Quando o serviço realizado pela contratada for desenvolvido nas instalações da MRS, esta deve providenciar a integração e ambientação dos funcionários da contratada que fazem parte do escopo do objeto do contrato, conforme Manual de Requisitos de SMS para Contratadas, antes de iniciar as atividades Caso a contratada tenha necessidade de alocar algum novo funcionário para fazer parte do escopo do objeto do contrato após o início do serviço, o representante da contratada deve comunicar previamente a MRS para que possam ser identificadas e providenciadas junto a contratada todas as exigências contratuais necessárias para a liberação desse novo funcionário para frente de serviço. Antes da comprovação de entrega e disponibilização de todos os documentos e exigências contratuais, o novo funcionário da contratada não poderá desenvolver as atividades definidas no escopo do objeto do contrato MEDIÇÃO E MONITORAMENTO DAS CONTRATADAS Reunião de Contratadas Sempre que solicitado, a empresa contratada deverá participar da Reunião de Contratadas e demais empresas, sendo indispensável à presença do Gestor de Contrato ou seu preposto, responsável da MRS da área de atuação da contratada, técnico do SMS e o responsável SESMT da empresa contratada Nesta reunião deverá ser apresentado pela contratada o farol de indicadores de desempenho, conforme item 7.6.3, com os devidos planos de ação em andamento para os resultados abaixo do esperado AUDITORIAS A empresa contratada poderá ser auditada a qualquer momento por colaboradores MRS no programa observação de tarefas, no qual a mesma terá metas estabelecidas conforme farol de indicadores (item 7.6.3) A empresa contratada poderá ser auditada pela MRS, sobre os itens contidos neste procedimento, em qualquer período do ano, conforme FOR-MSS Requisitos para inicio de trabalho de contratadas, tendo o SMS por obrigação semestral avaliar o desempenho em segurança da mesma. 8 de 10

9 FAROL DE INDICADORES DE DESEMPENHO DE SEGURANÇA O Gestor do Contrato deverá fornecer as informações necessárias para abastecimento do farol do programa observação de tarefas quando solicitado PREVENÇÃO DE USO INDEVIDO DE ÁLCOOL As empresas CONTRATADAS que executarem um dos serviços listados abaixo, deverão apresentar para a MRS LOGÍSTICA um programa de prevenção do uso indevido de álcool, contemplando a realização de testagens pré-funcionais. ü Manutenção de Via Permanente ü Manutenção de Eletroeletrônica ü Manutenção de Material Rodante ü Transporte de pessoas ü Limpeza de vagões ü Abastecimento ü Obras de infra-estrutura ao longo da ferrovia ü Todos os contratos envolvendo tarefas críticas (conforme item do Manual de Requisitos de SMS para Contratadas) DISPOSIÇÕES FINAIS As empresas Contratadas, ao executarem atividades para a MRS, possuem gestão dos serviços, pessoal e equipamentos utilizados no cumprimento do objeto de sua contratação, respondendo em razão disto, pela segurança e integridade física de seus colaboradores. 9 de 10

10 O cumprimento das obrigações aqui previstas, em especial aquelas relativas ao Sistema de Gestão de Saúde e Segurança da MRS, não eximem as empresas CONTRATADAS de adotarem, respeitarem e cumprirem outras medidas, inclusive de ordem legal, que venham a prevenir riscos e assegurar a saúde, segurança e integridade física de seus colaboradores, ficando a cargo das mesmas Em decorrência da fiscalização exercida, a MRS poderá embargar ou interditar os serviços, total ou parcialmente, sempre que ficar caracterizada uma situação de risco grave e iminente ou uma condição que coloque em risco a vida de outrem, ou ainda pelo não cumprimento da legislação e/ou das normas de Saúde e Segurança adotadas pela MRS, bem como as descritas nesta diretriz. 8. CONSIDERAÇÕES DE MEIO AMBIENTE: A contratada deve assegurar que qualquer pessoa que, para ela ou em nome dela, realize tarefas que possam causar impactos ambientais significativos deve estar consciente da importância de trabalharem em conformidade com a política meio ambiente, saúde e segurança e seus requisitos. Verificando também os requisitos legais aplicáveis, requisitos ou procedimentos operacionais, com a melhoria do desempenho pessoal, de modo a buscar a prevenção da poluição e a melhoria do desempenho ambiental. 9. CONSIDERAÇÕES DE SEGURANÇA E SAÚDE OCUPACIONAL: A contratada deve assegurar que qualquer pessoa que, para ela ou em nome dela, realize tarefas que possam causar danos significativos à segurança e saúde, deve estar consciente da importância de trabalharem em conformidade com a política meio ambiente, saúde e segurança e seus requisitos. Verificando também os requisitos legais aplicáveis, requisitos ou procedimentos operacionais, com a melhoria do desempenho pessoal, de modo a buscar a prevenção de acidentes e incidentes e a melhoria do desempenho. O cumprimento das diretrizes deste Procedimento visa prevenir riscos de acidentes e incidentes. 10. REGISTROS: FOR-MSS Estatística Mensal FOR-MSS Controle de EPIs FOR-MSS Levantamento de Aspectos, impactos, Perigos e danos FOR-MSS Resumo Analítico FOR-MSS Análise Preliminar de Risco FOR-MSS Permissão para Trabalho Especializado (P.T.E) FOR-MSS Requisitos para inicio de trabalho de contratadas FOR-MSS Avaliação do PPRA FOR-MSS Avaliação do PCMSO de contratadas Catálogo de EPI para Empresas Contratadas 10 de 10