1 Arquivamento de e-mails Um arquivamento nada mais é do que uma base de dados com a estrutura idêntica ao seu correio padrão, com utilização similar, mas que por definição serve para armazenar documentos antigos ou de pouca utilização, liberando assim espaço físico em sua base de dados de correio e conseqüentemente no servidor. Foi implementado na Alpargatas um servidor para essa finalidade, trazendo mais segurança ao processo e possibilitando o acesso remoto ao histórico. Como acessar o meu arquivamento? Dentro do correio você tem a opção Arquivamento, conforme ilustração abaixo: Para acessar, clique sobre Arquivamento e depois em Histórico
2 Arquivamento de e-mails Como posso diferenciar o meu arquivamento do meu correio? Quando aberta, a base do arquivamento aparece destacada em amarelo e com a palavra Archive antes do seu nome. Como transferir e-mails para o meu arquivamento? Selecione os documentos que deseja arquivar e: - arraste-os para o Histórico, conforme ilustração abaixo: ou
3 Arquivamento de e-mails - clique no menu Ações -> Arquivamento ->Arquivar Documentos Selecionados Importante: Se você nunca utilizou o arquivamento, receberá uma mensagem no primeiro acesso conforme segue: Ao arrastar a primeira mensagem para o arquivamento, a base de dados será criada automaticamente e essa mensagem não será mais exibida.
4 Arquivamento de e-mails Dicas para diminuir o consumo da sua caixa postal (visão Gerenciador) Os anexos são os maiores consumidores de espaço nas caixas postais de qualquer sistema de correio eletrônico (aproximadamente 95% do espaço é ocupado pelos arquivos anexados nos e-mails) Todas as pastas na caixa postal possuem uma coluna que exibe o tamanho das mensagens. É possível ordenar as mensagens por tamanho clicando sobre essa coluna. Se você utilizar a visão Todos os documentos, poderá identificar as maiores mensagens de toda a sua caixa postal (todas as pastas). Após identificar as maiores mensagens, é possível eliminar somente os anexos e manter o restante do e- mail. Para isso, abra a mensagem, clique com o botão direito sobre o anexo e escolha Salvar e excluir ou somente Excluir.
5 Arquivamento de e-mails Outra opção é utilizar a visão "Gerenciador", disponível como um ícone do lado esquerdo da tela junto com as demais pastas do Notes. Através desse recurso você visualiza todas as mensagens da sua caixa postal (todas as pastas) e pode organizá-las por Tamanho, Quantidade de dias que a mensagem está armazenada, Remetente e Assunto. Dentro da visão "Gerenciador", disponibilizamos as seguintes funcionalidades: Desanexar arquivo(s) da mensagem Este comando lhe permite desanexar de maneira simples os arquivos contidos nas mensagens selecionadas. Para usar essa função, proceda da seguinte forma: 1. Selecione as mensagens que deseja desanexar os arquivos; 2. Clique no botão "Desanexar arquivo(s) da mensagem"; 3. Selecione o diretório onde você deseja armazenar os arquivos e clique em "OK"; 4. Confirme a operação clicando no botão "SIM". Será exibida uma mensagem indicando a quantidade de arquivos desanexados e também será adicionado um lembrete no final do e-mail conforme exemplo abaixo: Obs: No dia 18/11/2010 você desanexou na pasta 'M:\Documentos os seguintes arquivos desta mensagem: - VENDAS.XLS - PROPOSTA.DOC
6 Arquivamento de e-mails Excluir arquivo(s) da mensagem Esta função exclui todos os arquivos anexos nas mensagens selecionadas. Para utilizar siga os seguintes passos: 1. Selecione as mensagens que deseja aplicar essa função; 2. Clique no botão "Excluir arquivo(s) da mensagem"; 3. Confirme a operação clicando no botão "SIM". Após essa operação, será exibida uma mensagem indicando a quantidade de arquivos excluídos e também será adicionado um lembrete no final do e-mail conforme exemplo abaixo: Obs: No dia 21/02/2003 você excluiu os seguintes arquivos desta mensagem: - CONTRATO.DOC - APRESENTAÇÃO.PPT - FORNECEDORES.XLS