Universidade de Brasília FACE Departamento de Administração Disciplina: Administração de Recursos Materiais Professor: Guillermo José Asper Projeto Final do Semestre Construxepa Turma: 19 Grupo: H Integrantes: Gustavo Bandeira 19HY1 Israel Leite 19HY3 Marcos Ribeiro 19HY4
Sumário 1. Caracterização da Empresa 2 a. Descrição da Empresa 2 b. Visão Logística da Empresa 2 i. Estoques, Compras e Pedidos 2 ii. Transporte Fornecedor Empresa 3 iii. Satisfação em Relação aos Prazos de Entrega 3 iv. O Processo da Compra até a Entrega 4 v. Prazos de Entrega e Integridade dos Produtos 4 2. Análise do Processo de Distribuição 6
Caracterização da Empresa Descrição da Empresa A Construxepa é uma loja de materiais de construção localizada no município de Planaltina de Goiás. Vende produtos do básico ao acabamento, ou seja, desde produtos como cimento, areia, tijolos até produtos como piso, revestimento, tintas. A empresa tem tradição na cidade, pois existe há aproximadamente 17 anos, foi a segunda empresa do ramo no município. É uma empresa familiar em que trabalham cerca de 20 pessoas. Foi feita uma entrevista com o subgerente da empresa para a obtenção das informações a seguir. Visão Logística da Empresa Estoques, Compras e Pedidos A empresa não possui um sistema de controle de estoque automatizado. Desse modo, não há um controle rígido nesse aspecto. Comercializam mercadorias já cadastradas na loja. Os fornecedores visitam a empresa periodicamente, oferecendo seus produtos. Então é feito, por observação e contagem, o levantamento de estoque. Assim, o pedido é feito quando ocorrem as visitas dos fornecedores, ou quando os estoques acabam de fato. O subgerente citou durante a entrevista que já é acostumado a pedir determinados produtos, por isso, já sabe quanto gira o estoque. Já é conhecido o que cada fornecedor vende. Produtos pequenos como parafusos, bisnagas de tintas, conexões de soldáveis, são fornecidos por atacadistas que, por sua vez, compram das fábricas. A maioria deles tem
distribuidoras em Brasília. A empresa faz as compras através de cotação: os atacadistas vêm uma vez na semana, e a cotação é feita. A empresa escolhe comprar de quem oferece o produto pelo preço mais barato naquele período. Mercadorias maiores como tintas, acessórios para banheiro e produtos de marcas específicas, como Astra e Tigre, são comprados direto das fábricas, pois só eles vendem. Nesse caso não há pesquisa de preço. Transporte Fornecedor Empresa O transporte da mercadoria do fornecedor para a empresa pode acontecer de duas formas: ou o caminhão é do fornecedor, ou é de uma transportadora contratada pelo fornecedor. Se for do fornecedor, o valor do frete já está incluso na mercadoria. Quando se terceiriza a entrega, é necessário se pagar o frete, além do preço da mercadoria. A empresa tem a opção de escolher a transportadora. O subgerente cita que já houve problemas com transportadoras contratadas, e então foi acordado com o fornecedor a troca de transportadora. Satisfação em Relação aos Prazos de Entrega O subgerente disse que acontecem problemas freqüentemente, maximizados pela ausência do controle de estoques. Um exemplo é quando se faz o pedido de produtos do fornecedor, depois do estoque ter acabado. O fornecedor determina que a mercadoria chegará em determinado prazo, mas acontecem atrasos. Nesse caso, é comum acontecerem problemas, pois a empresa vende antecipadamente esses produtos, contando que o pedido chegará no prazo determinado, mas não são capazes de cumprir por causa de problemas com os prazos de entrega dos fornecedores.
O Processo da Compra até a Entrega O cliente entra na loja, vai até o vendedor e diz o que deseja comprar. O vendedor acessa o sistema e inclui a mercadoria no orçamento. Em seguida, ele pergunta ao cliente se é ou não para entrega. Se sim, ele preenche no orçamento os dados de endereço e telefone do cliente. Se não, é colocado apenas o nome do cliente. O orçamento é impresso pelo vendedor e entregue ao cliente, que o leva até o caixa. Então é entregue o orçamento, feito o pagamento, e confirmada a venda. É emitida a nota fiscal e o documento que registra a venda com o papel timbrado. Se o cliente levar na hora, a primeira via, com a nota fiscal, fica com o cliente. Se o produto for dos que estão dentro da loja, ele vai até o local de expedição para receber o produto. Se o produto for maior, como o cimento, o cliente se dirige ao pátio. Após o cliente receber o produto, é dada baixa na nota. Quando o produto deve ser entregue, uma via fica no caixa, com a nota fiscal, e a segunda via com o cliente. O caixa pega a primeira via, com a nota fiscal anexada, e passa para um controle chamado controle de entrega, onde são colocados o nome e endereço do cliente, data, forma de pagamento, e há um campo para assinatura. Os controles são levados cerca de 2 vezes ao dia para o subgerente, que assina a via da entrega e assina no controle. Isso serve para que a gerência saiba o que sai para a entrega. O controle, juntamente com as vias, é passado para a expedição. O responsável na expedição separa as entregas por endereço e setor na cidade e distribui para os motoristas, no fim da tarde ou no dia seguinte, para ser feita a entrega. Quando o motorista chega ao local, o cliente recebe e confere a
mercadoria e assina na nota, confirmando a integridade da mercadoria e que é a mercadoria correta. O motorista volta com a via assina, entrega para o expedicionista, e este a arquiva, e ela fica no arquivo por cerca de dois meses. Prazos de Entrega e Integridade dos Produtos Quando não há grandes pressões de demanda, costuma-se entregar na tarde do dia da compra, ou no máximo, no dia seguinte. Quando a demanda aumenta, ocorrem atrasos de cerca de 3 dias, já havendo casos de atrasos de 5 dias. O subgerente acredita que o maior problema da empresa pode ser relacionado à entrega. Como a demanda de entregas é grande, ele acredita que seria necessário aumentar a frota de caminhões. Algumas vezes o cliente reclama de defeitos nos produtos entregues, que podem ter sido estragados no trajeto da entrega, por falta de cuidado dos encarregados da tarefa. Entretanto, existe possibilidade do cliente causar o defeito e usar de má-fé para tentar receber um novo. O subgerente acredita que esse problema pode trazer dificuldades para a relação da empresa com os clientes. Segundo ele, além dos materiais para construção serem produtos relativamente caros, alguns clientes tratam aquilo como seu sonho. Nas palavras dele Mesmo que seja só um tijolinho ou cimento, a pessoa trata aquilo como um filho, entendeu? Quer que entregue imediatamente. A pessoa tem um sentimento com o material que quer que chegue logo na casa dele, e quer que chegue tudo certinho, se tiver um coisinha estragada, a pessoa se chateia muito. Então muitos clientes acabam parando de comprar por um problema na entrega, ou na gerência.
Análise do Processo de Distribuição A distribuição é um processo que engloba a empresa, o cliente, e o consumidor final. No caso da empresa estudada, em muitas situações o cliente já é o fornecedor final. Em outros casos, o cliente é apenas um Centro de Distribuição. Pelo que pode-se perceber, o sistema de distribuição da empresa contém as seguintes características: 1. Traz mais de uma opção de entrega ao cliente (pode ser entregue pela empresa, ou o cliente pode ir buscar o produto); 2. As entregas programadas do dia são separadas por endereços de entrega, e juntadas as que têm endereços mais próximos, para serem entregues aos motoristas; 3. Ao receber a mercadoria, o cliente assina uma nota, conferindo que a entrega está correta e com a integridade assegurada; 4. O prazo normal para entrega é no dia corrente ou no próximo dia útil; 5. Quando há aumento na demanda, ocorrem atrasos de 3 a 5 dias na entrega, por falta de produto e por falta de caminhões; 6. Foi identificado que a frota de caminhões, hoje, é pequena, por isso há os atrasos citados acima; 7. A qualidade dos produtos pode ser comprometida durante o trajeto feito pelos caminhões, por descuido dos encarregados da tarefa; 8. Os clientes são muito exigentes quanto a prazo de entrega e a qualidade dos produtos entregues.
Tendo em vista as características descritas, podemos chegar a diversas conclusões e soluções sobre o sistema de distribuição da Construxepa. Os principais objetivos da distribuição são de entregar os produtos pontualmente, completos e com qualidade aos clientes. Em concordância com tais objetivos, no caso da Construxepa, os clientes são muito exigentes quanto aos prazos de entrega e à qualidade dos produtos entregues. Dessa forma, tais quesitos devem ter uma atenção muito grande do empresário. Quanto a estas questões, há um problema quanto à manutenção de estoques, que está impactando no prazo de entrega dos produtos, quando a demanda aumenta. É preciso, em primeiro lugar, realizar uma análise histórica da demanda de cada produto, para saber qual seria o nível de estoque de segurança, para ter certeza de que o produto não irá faltar para os clientes. Outro problema que causa atrasos nas entregas é a falta de caminhões. Como os clientes são muito exigentes quanto a prazo de entrega, sugere-se fazer uma análise de viabilidade entre duas opções: alugar mais caminhões, ou contratar uma transportadora para entregar os produtos aos clientes. Quanto à qualidade dos produtos, há reclamações dos clientes dizendo que alguns produtos chegam com defeitos. Isso ocorre durante o trajeto, pois antes de entrar no caminhão a qualidade dos produtos já é conferida. Isso poderia ser solucionado de duas formas. A primeira é, caso o empresário opte por contratar uma transportadora, como sugerido acima, então ela terá que garantir que não aconteçam perdas durante o trajeto. A segunda será necessária caso ele opte por continuar com sua frota de caminhões e não contratar uma transportadora. Neste caso, o empresário precisa tomar medidas para que os produtos não sejam danificados durante o trajeto, como, por
exemplo, melhorar a embalagem de produtos para não rasgar, ou melhorar a proteção de alguns produtos para que eles não quebrem. Quanto ao prazo de entrega, hoje, normalmente é de apenas 1 dia útil. Entretanto, se há a possibilidade de o produto não ser entregue no prazo, é necessário que isso seja informado ao cliente antes da compra. Por isso, quando o cliente quiser efetuar a compra, deve-se falar o prazo de entrega máximo real (5 dias úteis), e informar, também, que há grandes possibilidades de entrega dos produtos antes do prazo (no caso dos produtos com apenas 1 dia útil de entrega). Além destas questões, temos ainda alguns pontos que devem ser mencionados, pois a empresa os executa da forma correta. Primeiro, a empresa disponibiliza mais de uma opção de entrega ao cliente. A primeira é caso ele mesmo queira pegar o produto na própria empresa. A segunda é caso o cliente queira que o produto seja entregue (neste caso, é cobrado o frete). Outro ponto bem executado pela Construxepa é quando as entregas programadas do dia são separadas por endereços de entrega, e juntadas as que têm endereços mais próximos, para serem entregues aos motoristas. Com esta prática, é possível realizar várias entregas com um mesmo caminhão, sem perder muito tempo, reduzindo o tempo de distribuição e, conseqüentemente, os custos de distribuição e o custo total de logística. Um terceiro ponto positivo quanto à distribuição da Construxepa é a assinatura realizada pelo cliente certificando que o cliente recebeu a mercadoria completa e com sua integridade assegurada. Isso é suficiente para evitar conflitos futuros com os clientes, caso eles reclamem sobre a qualidade dos produtos entregues.
De maneira geral, sugere-se ao empresário que tente focar em parceiras com transportadoras para diminuir os custos de distribuição e o custo logístico total. Este último custo pode ser beneficiado tanto com as sugestões propostas quanto com a otimização dos estoques ideais de produtos, também propostas aqui. Dessa forma, é possível reduzir o custo logístico total. As soluções propostas também terão impacto na velocidade de entrega dos produtos (atributo também muito importante para os clientes), com uma frota maior de caminhões e um estoque com produtos sempre disponíveis para os clientes.