1 Objetivo dessa aula é descrever aspectos a serem considerados na análise de um Software de Gestão. Elementos para Análise Lista completa de rotinas, características, condições, facilidades e recursos tecnológicos que devem contemplar um sistema de gestão e que tem como objetivo orientar as empresas na escolha de uma solução ERP. Rotinas Genéricas Primeiro ponto a avaliar funcionalidades básicas de um sistema ERP Ter capacidade de processar várias empresas e filiais; Fazer consolidações das filiais e das empresas; Alocar arquivos em vários servidores de dados; Permitir alocação de regras de negócios em vários servidores de aplicação; Oferecer apresentação do software em vários idiomas. Quais? Trabalhar com dicionários de dados ativo: o Permite inclusão de novos campos; o Exclusão de campos existentes; o Exclusão de campos de telas e relatórios; o Exclusão de campos do browse do cadastramento; o Alteração de tamanho de campos; o Alteração da máscara de edição de campos; o Inserção de zero à esquerda em campo alfa; o Alteração de validação de campos; o Utilização de funções gerais; o Utilização de funções próprias definidas pelo usuário; o Uso de operadores lógicos ( and e or ); o Acesso a arquivos ou tabelas relacionadas; o Acesso a outros campos digitados na mesma tela. Flexibilidade no Uso Permite várias formas de uso das suas funcionalidades. Uso de fórmulas definidas pelo usuário; Inicialização baseada na inclusão de registros (carry on); Inicializador Padrão na inclusão de registros; Inicialização baseada em outros campos digitados (gatilhos); Alterar a ordem de apresentação dos campos; Acessar diretamente o registro via várias sequências; 1 HABERKORN (2008) cap.10. Aula 11-12 Apresentacao de alguns softwares e ferramentas.doc 1/12
Visualizar todos os seus dados; Criar arquivos próprios; Alteração on-line do banco de dados; Calculadora; Agenda do sistema; Controle de agenda por usuário; Mailing entre os usuários; Controle de spooling de impressão; o Visualização dos relatórios na tela; o Emissão parcial de relatórios; o Emissão de várias cópias do relatório; Consultas genéricas: o Consultas com filtros; o Filtros com expressão (fórmula); o Consultas com filtros de arquivos relacionados; o Visualizar vários arquivos simultaneamente; o Estabelecer relacionamentos entre os arquivos visualizados; o Alterar a ordem de apresentação dos dados; o Pesquisar determinado registro; o Criar índices próprios; o Alterar a ordem das colunas; o Congelar determinada coluna; o Visualizar os dados em tela cheia; o Imprimir a consulta; o Salvar as opções definidas para futura recuperação; o Fornecer subtotalizações nas consultas. Segurança Oferecimento de suporte a funcionalidades de segurança das aplicações, tais como: Segurança lógica dos dados: o Bloqueio a determinado programa (menu por senha); o Bloqueio a determinado campo/arquivo; o Bloqueio de alteração; o Bloqueio de visualização; o Bloqueio a determinada função, módulo ou empresa; o Log de digitação; o Grava usuário/data (time stamp) nos registros gravados; o Grava arquivo de log das operações realizadas. Segurança física dos dados: o Back-up/restauração dos arquivos (on-line); o Compressão dos dados no back-up; o Faz roll back de transação em caso de queda do sistema; o Controla a integridade referencial. Aula 11-12 Apresentacao de alguns softwares e ferramentas.doc 2/12
Gerador de relatórios Extração de dados na geração de relatórios para impressão ou visualização em tela. Permite acessar qualquer arquivo; Permite acessar arquivos externos; Possui filtros flexíveis; Permite diversos níveis de sumarização; Permite relatórios sintetizados; Permite itens com várias linhas; Permite a criação de índices próprios; Permite o uso de fórmulas; Permite somatório de campos no arquivo inteiro. Parametrização Adaptação do sistema a particularidades da empresa: Gatilho acionado via digitação de um campo; Gatilho acionado via atualização de arquivos; Gerador de consultas: o Recupera dados de qualquer arquivo; o Permite funções próprias; o Permite filtros flexíveis; o Possui funções inerentes à consulta; o Agrupamento de células; o Uso de fórmulas. Help telas de ajuda Facilidades de ajuda ao usuário em determinadas situações: Help on-line em nível de campo (sensível ao contexto); Help pode ser alterado pelo usuário; Help possui palavras-chave que acessam outro help (hipertexto); Help com conceitos gerais dos programas; Help com vídeo e voz ou outro tipo de animação. Documentação Release da versão documentada no próprio sistema. Facilidades de Conversão Facilidades oferecidas na migração para uma versão mais nova do sistema de ERP: Facilidade para importação/exportação de dados: Aula 11-12 Apresentacao de alguns softwares e ferramentas.doc 3/12
Gráficos o Importa/exporta arquivos texto; o Importa/exporta arquivos DBF (bancos de dados); o Importa/exporta arquivos COBOL; o Importa/exporta arquivos SQL; o Importa/exporta arquivos XML; o Permite uso de fórmulas na exportação; o Permite uso de somatórios com filtros na exportação; o Permite o uso de filtros; o Importa/exporta arquivos Excel; o Importa/exporta arquivos de outras linguagens; o Exporta um arquivo a partir de vários arquivos de origem; o Faz atualização automática nas importações (financeiro, contábil etc.). Uso de informações no formato de gráficos: Permite vários tipos de gráficos; Definição das legendas; Acessar qualquer arquivo como fonte de dados de gráficos; Filtros flexíveis; Somatórios dos campos; Uso de fórmulas; Funções inerentes ao módulo; Funções próprias; Número ilimitado de colunas. Financeiro Funcionalidades oferecidas no módulo Financeiro: Controla os títulos a pagar, classificando-os por natureza (duplicatas, folha, impostos etc.); Controla títulos a receber; Controla saldos bancários por agência/conta; Facilidade para reconciliação com extrato; Recepção remota dos movimentos da conta; Considera a disponibilidade dos cheques depositados; Considera a disponibilidade dos recebimentos; Controle o fluxo de caixa: o Apresenta em tela o saldo diário projetado; o Considera vencimento real; o Fornece analítico em nível de título; o Considera títulos provisórios; o Considera pedidos de compras e de vendas; o Considera solicitações de compras; Aula 11-12 Apresentacao de alguns softwares e ferramentas.doc 4/12
o Considera previsões de vendas; o Considera rendimento das aplicações; o Imprime fluxo em forma de coluna separado por natureza; o Faz simulação financeira; o Apresenta gráfico no fluxo. Controle orçamentário: o Controle em nível de natureza; o Permite diversos níveis de totais, definidos pelo usuário; o Permite quebras invertidas (ex: bbbbbbbaaaaaaa); o Permite criação de índices próprios; o Emite comparativo entre orçado e realizado; o O orçamento pode ser feito em até cinco moedas; o O comparativo trata até 12 meses; o Trabalha com regime de competência ou de caixa. Relatório detalhado de títulos; Relatório sintetizado por natureza; Valor do título em várias moedas; o Relatórios/consultas em qualquer destas moedas; Controla movimento bancário; Trata pagamentos ou recebimentos eventuais ; Emite borderô de cobrança; Sugere quais títulos devem ser enviados ao banco considerando: o O cliente; o O valor do título; o A data de vencimento; o O valor do contrato/saldo. Mantém os dados do contrato de financiamento; Emite borderô de pagamento; Emite o comprovante de depósito de cheques; Emite cheques e cópia de cheques; o Separa os cheques por banco e praça; o Permite formatação de cheques específicos; o Impressão em formulário contínuo e folha solta; o Permite aglutinar vários títulos em um cheque; o Controla cheques cancelados; o Restabelece o título correspondente; o Controla o responsável pela emissão do cheque. Controla a quitação do título após a baixa; Faz baixa de título automática; Facilita sua seleção; Baixa de títulos parciais; Na baixa Aceita descontos, taxa de permanência, multa etc; Controla adiantamentos; Na baixa Avisa/considera adiantamentos realizados; Aula 11-12 Apresentacao de alguns softwares e ferramentas.doc 5/12
Contabilidade Permite código de contas até um número ilimitado de dígitos; Faz consolidação entre filiais; Faz controle por centro de custos; Rotina de abertura automática de contas para os centros de custos; Mantém mais de 12 meses em aberto; Permite lançamentos retroativos; Permite fechamento do exercício fora de dezembro; Dígito verificador em nível de conta; Controla mais de uma moeda; Controla e lança variação monetária das contas expostas; Gera lançamentos automáticos de: compra online e batch; requisições online e batch; produção online e batch, depreciação online e batch, recebimentos e pagamentos de títulos online e batch; No lançamento automático: lançamento com várias linhas; uso de fórmulas dependendo da moeda, aglutina lançamentos; Emite razão, diário em formulário especial; Emite balancete, despesa por centro de custo; Emite balanço no formato digital; Emite quadros contábeis; Emite demonstração de lucros e perdas no formato digital; Emite os mapas de origens e aplicações e mutação patrimonial; Processa o LALUR. Estoque/Custo Calcula custo online; Permite o reprocessamento em batch; Calcula custo em mais de uma moeda; Controla vários almoxarifados; Controla produtos em poder de terceiros e de terceiros em nosso poder; Trata beneficiamento em terceiros; Controla estoques em consignação Controla produtos no controle de qualidade; Controla o saldo em processo; Controla depósito fechado; Perdas; Gera requisições automáticas; Gera produção automaticamente se estoque negativo; Calcula custo standard; Aula 11-12 Apresentacao de alguns softwares e ferramentas.doc 6/12
Discrimina o Custo (MP, mo, GGF etc.); Emite Kardex; Considera curva ABC; Calcula previsão de consumo; Faz tratamento de sucatas. PCP Planejamento e Controle da Produção Faz cadastramento da estrutura; Ordens de Produção; Cancelamento automático das OPs/SCs se cancelamento de pedido de vendas; MRP (projeção de estoques); Rastreabilidade; Carga de Máquina Permite ancoragem pelo início ou pelo fim; Inverte a ancoragem pelo fim se a data atual for atingida; Quantidade de recursos alternativos por operação; Considera calendário semanal por máquina; Controla feriados; Controla linhas de produção; Prioriza ordens de produção; Verifica a sequência das operações digitadas; Considera vida útil da ferramenta, bloqueios de máquinas, operações esporádicas / setup; Controle de manutenção de máquinas. Compras Faz solicitações de compras a partir do ponto de pedido; Emite e controla cotações de compras; Faz rodízio de fornecedores (empresa pública); Seleciona os fornecedores pela sua performance; Reclassifica o fornecedor a partir das entregas e do CQ; Controla solicitação/pedido por alçada (senha/valor); Analisa cotações de compras selecionando a melhor; Controla as justificativas de escolha; Faz estatísticas do desempenho do fornecedor; Mantém um histórico de cotações; Aula 11-12 Apresentacao de alguns softwares e ferramentas.doc 7/12
Controla contratos de fornecimento (em nível de preço, quantidade, data de entrega etc.); Controla reajustes de preços desses contratos; Faturamento Controle de reservas/cotações; Faz histórico das reservas/cotações perdidas; Faz estatísticas das reservas ganhas/perdidas; Gera roteiro de entregas; Controla a saída da mercadoria; Controla comissões de vendas; Integração com outros módulos; Controla condições de pagamento; Faz faturamento automático de embalagem; Reajustes de preços; Processa liberação de crédito; Processa liberação pelo estoque; Follow up das previsões de vendas em relação ao real; Controla visitas a clientes; Emite etiquetas para embalagem, romaneio de vendas e nota de complemento de preço. Fiscal Emite os registros de entrada (mod 1 e 1A), saída (mod. 2 e 2A), inventário (mod. 7), livro de apuração do IPI e ICMS, quadro outros débitos/créditos, registro de controle da produção e estoque; Emite a relação da DIPI; detalhamento das operações; ICMS solidário; registro do ISS; Ativo Fixo Controla os bens separando reavaliações, ampliações e reformas; Controla a localização física; Contabiliza a depreciação e as baixas; Trabalha com mais de uma moeda; Controla o seguro dos Bens; Folha de Pagamento e Recursos Humanos Aula 11-12 Apresentacao de alguns softwares e ferramentas.doc 8/12
Permite fórmulas para cálculos de verbas; Permite mudanças de sequência dos cálculos das verbas; Faz adiantamento quinzenal em percentual; Trata horistas e mensalistas, terefeiros, folha semanal; Controla contratos de experiência; Faz declaração de responsabilidade de dependentes; Emite aviso de férias; Considera faltas não justificadas; Emite guias; Emite recibos de férias, férias coletivas; Emite e calcula rescisão e rescisão complementar; Controla vale refeição; Controla exames médicos de funcionários. Ponto Eletrônico Permite configuração do registro de acordo com o relógio; Controle pelo menos 99 horários de trabalho, turnos de revezamento e compensações; Controla acesso de funcionários fora do horário de trabalho; Emite relatórios oficiais exigidos por lei (espelho de ponto); Emite relatórios estatísticos de horas, absenteísmo, evolução de horas trabalhadas; Controla catracas eletrônicas. Lojas e Comércio Varejista Disponibiliza tela front end para o caixa; Emite a nota do cliente; Aceita código de barra para os produtos; Emite estatística por produto e por vendedor; Controla preço de venda real em relação a uma tabela; Controla comissão de vendas; Fornece o custo dos produtos vendidos; Tem tela de sugestão de vendas para o cliente; Controle o estoque do depósito e do balcão; Controla o saldo bancário/caixa; Controla sangrias e cheques pré-datados; Controla as despesas da loja; Iterliga-se com PDV; Armazena dados de endereço dos clientes; Emite etiquetas de mala direta. Aula 11-12 Apresentacao de alguns softwares e ferramentas.doc 9/12