1/ 6 Nº revisão Descrição da Revisão 00 Elaboração inicial do documento 01 Revisão e adequação integral do PO 02 Revisão na íntegra do PO Demais envolvidos na análise e aprovação Área / Processo Responsável Rubrica Diretoria de Negócios Vicente D'Arco Administrativo Financeiro Financeiro Vendas Gestão de Contratos Service e Qualidade Fiscal SGI Engenharia Fabrica Jurídico Tecnologia da Informação Carina Dorta Luciana Abreu Roberto Saghi Junior Ricardo Abreu Nivaldo Rossi Paulo Sabino dos Santos Luara Rebechi Nivaldo Rossi Ademir Moreno Tais Borin Eger Boehm Marcos Monteggia 1. Objetivo Descrever a forma de solicitar inclusões, alterações ou inativações de fornecedores no Cadastro de Fornecedores. 2. Abrangência Este procedimento é aplicável ao Cadastro de Fornecedores da sede, filiais e obras da SINER, contemplando a atividade de Homologação de Fornecedores. Há participação direta das seguintes áreas: Financeiro
2/ 6 Jurídico Área Usuária 3. Definições SSA Software de Gestão Integrada PF Pessoa Física PJ Pessoa Jurídica Área Usuária Colaborador da SINER de qualquer área que deseja solicitar cadastramento de um fornecedor Valor de Referência Valor de corte que referencia o valor total anual comprado do fornecedor (real ou estimado pelo usuário), estipulado em R$ 300 mil (trezentos mil reais). Este valor deve ser revisado anualmente com base no relatório do SSA, Resumo das entradas por origem, que se encontra na tela de Nota Fiscal de entrada, conforme, figura 1: Figura 1 Possíveis Status dos fornecedores no SSA: Ativo: Fornecedores aptos a fornecerem produtos e serviços. Inativo: Fornecedores desativados do sistema, com os quais não é possível realizar nenhum pedido de compra.
3/ 6 Bloqueado: Fornecedores não homologados (cadastrados no SSA em estudo ou a efeito de histórico). 4. Procedimento 4.1. Solicitação (inclusão, alteração ou inativação) O usuário ao desejar incluir algum fornecedor no cadastro deverá primeiro avaliar qual o tipo de fornecedor e se o mesmo necessita ser qualificado conforme o PO 021 Selecionar, Avaliar e Reavaliar Fornecedores. Após essa análise, o usuário deve solicitar o cadastramento, alteração ou inativação através do formulário de cadastro (R-SUP-07) que deve ser enviado por e-mail para cadastrofornecedores@siner.com.br. Se a solicitação não tiver todos os dados necessários ou contiver informações erradas, a mesma será devolvida por Compras para o usuário para correção. O usuário deverá então corrigir/completar as informações no formulário e devolver por e-mail para cadastrofornecedores@siner.com.br. deverá analisar se a solicitação é de inclusão, alteração ou inativação e o tipo de fornecedor, a saber: Hotel ou Prestadores de Serviço de Hospedagem Pessoa Física Pessoa Jurídica que não requer homologação quanto a fornecimento com valor anual de compras estimado abaixo do valor de referência* Pessoa Jurídica que requer homologação quanto a fornecimento com valor anual de compras estimado acima do valor de referência* *O valor anual de compras por fornecedor deverá ser estimado pelo usuário no formulário de cadastro (R-SUP- 07). deverá fazer um contato prévio com o fornecedor para informá-lo que será enviada uma ficha para estabelecer um novo cadastro deste fornecedor com a SINER. Nesse momento o fornecedor deverá ser informado quanto a necessidade de possuir uma conta pessoa jurídica e caso este não tenha, deve reprovar automaticamente o cadastro e informar o solicitante.
4/ 6 4.2. Cadastramento do fornecedor deve enviar a ficha de cadastro por e-mail conforme abaixo: Fornecedores PF: enviar Ficha Cadastral de Fornecedor Pessoa Física (R-SUP-08) Prestadores de serviço de hospedagem: enviar Ficha Cadastral de Fornecedor - Hospedagem (R-SUP-09) Fornecedores PJ que não requerem homologação: enviar Ficha Cadastral de Fornecedor Pessoa Jurídica (R-SUP-10) deve ser preenchida exclusivamente pelo fornecedor. Fornecedores PJ que requerem homologação (com exceção de hotel): enviar Ficha Cadastral de Fornecedor Pessoa Jurídica com Homologação (R-SUP-11) O Fornecedor deverá preencher a ficha cadastral e enviar para o e-mail cadastrofornecedores@siner.com.br em até 2 dias úteis. Caso a ficha de cadastro não tenha sido devolvida dentro do prazo, deverá entrar em contato com o fornecedor para solicitar o retorno da ficha. deverá entrar no site da Secretaria da Receita Federal e do Sintegra para verificar se as informações recebidas pelo fornecedor são compatíveis. 4.2.1 Parecer do Jurídico deverá enviar o formulário e a ficha de cadastro do fornecedor para o e-mail juridico@siner.com.br (que será acessado pelo colaborador do Jurídico responsável pela atividade de avaliação de risco para cadastramento do fornecedor). O Jurídico deverá fornecer o parecer no formulário (para se cadastrar ou não cadastrar o fornecedor) e enviar para o e-mail cadastrofornecedores@siner.com.br em até 1 dia útil. 4.2.2 Parecer do Financeiro Após a aprovação do Jurídico, deverá enviar o formulário e a ficha de cadastro do fornecedor para o e-mail financeiro@siner.com.br (que será acessado pelo colaborador do Financeiro responsável pela atividade de avaliação de risco para cadastramento do fornecedor).
5/ 6 O Financeiro deverá fornecer o parecer no formulário (para se cadastrar ou não cadastrar o fornecedor) e enviar para o e-mail cadastrofornecedores@siner.com.br em até 1 dia útil. 4.2.3 Inclusão no Sistema irá incluir os dados cadastrais do fornecedor no sistema. Caso já exista tal cadastro como inativo e este esteja sem compras há mais de 12 meses, deverá efetuar novas consultas e somente após aprovação, alterar o status para ativo e atualizar os dados obtidos deste fornecedor. O fornecedor somente poderá ser inserido no sistema se considerado aprovado por todas as áreas, caso contrário não deverá ser cadastrado. 4.2.4 Arquivo de documentação deverá arquivar o formulário final, totalmente preenchido, juntamente com os outros documentos obtidos no decorrer do cadastro na rede da SINER, conforme o controle de registros (R-GI-03). Os documentos deverão ser arquivados em diretórios abertos por mês, que deverão conter 4 pastas distintas: inclusão (aprovados e reprovados), alteração e inativação conforme exemplo abaixo: Janeiro Inclusões (aprovados e reprovados) Alterações Inativações 4.3 Alteração, Manutenção e Inativação de cadastro. Conforme definido na ficha cadastral de fornecedor, este é responsável por manter atualizadas as informações referentes às alterações cadastrais. A manutenção do cadastro deve ocorrer anualmente e deverá gerar uma relação de fornecedores sem utilização (inativos) nos últimos 12 meses, sem pendências de pedidos ou pagamentos em aberto. OBS: Nenhum cadastro pode ser excluído do sistema uma vez que todas as transações deverão ser preservadas.
6/ 6 4.4 Arquivar documentação da homologação anual de fornecedores deverá arquivar o formulário final, totalmente preenchido, juntamente com os outros documentos obtidos no decorrer da homologação anual de fornecedores. 5 Indicadores de Desempenho Os indicadores estão descritos na Lista de Indicadores da SINER. 6 Controles Relacionados R-SUP- 07 Formulário para Cadastro de Fornecedor. R-SUP- 08 Ficha Cadastral de Fornecedor Pessoa Física. R-SUP- 09 Ficha Cadastral de Fornecedor Hospedagem. R-SUP- 10 Ficha Cadastral de Fornecedor Pessoa Jurídica. R-SUP- 11 Ficha Cadastral de Fornecedor Pessoa Jurídica com Homologação. 7 Anexos Anexo 1 - Fluxo de Cadastro de Fornecedores. Anexo 2 - Fluxo de Manutenção do Cadastro de Fornecedores Homologados. Anexo 3 - Guia de Validação de Informações de Fornecedores.