PCI01 1. INTRODUÇÃO O Procedimento de Doações e Contribuições Sociais tem por objetivo definir as diretrizes corporativas a respeito da realização de doações, contribuições e/ou quotas sociais. Em conformidade com as normas corporativas, nenhuma filial da CMPC pode se comprometer nem efetuar doações, contribuições e nem quotas sociais de forma direta, sem autorização prévia. 2. ESCOPO Doações e contribuições sociais para colaboradores, instituições e organizações sociais. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplicável a todos os funcionários da Melhoramentos CMPC. 4. DEFINIÇÕES Doações e aporte de benefícios: são entregas de títulos gratuitos em dinheiro ou espécie que são feitas a indivíduos, instituições ou organizações externas; assim como agrupações constituídas por pessoas, que se concedem em virtude de uma solicitação escrita do benefício, com propósito de ajuda. Quotas Sociais: São as somas de dinheiro entregues por parceiros periodicamente a uma instituição sem fins lucrativos. Bonificações caracterizamse pela entrega de produtos à colaboradores, instituições ou organizações sociais. 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Anexo 1 Formulário de solicitação de doação e bonificação Página 1 de 5
PCI01 PROCEDIMENTOS Fica estritamente proibida a concessão de doação, contribuição ou pagamento de quota social para qualquer fim sem que haja prévia aprovação formal dos diretores Administrativo e Geral, em conjunto. Além disso, toda solicitação de doação, contribuição ou pagamento de quota social deverá ser enviada ao Fiscal das Empresas CMPC, segundo o formulário anexo (Anexo 1), que as revisará podendo autorizálas, rejeitálas ou solicitar por escrito maiores antecedentes de respaldo. Caso sejam aprovadas tais doações, a Diretoria de Administração Corporativa deverá verificar o cumprimento regulamentar das franquias tributárias aplicáveis e as exigências estabelecidas pela lei, de acordo com a lei de doações que se aplique em cada um dos casos previamente autorizados pelo Fiscal. Com tais informações, o Fiscal definirá de que forma e através de qual meio serão realizadas as doações. Uma vez autorizada a doação segundo o indicado anteriormente, o Fiscal informará a Diretoria Geral da filial que se determine, seja a que realize a doação e a Diretoria de Administração Corporativa, as doações, contribuições e quotas sociais que foram autorizadas, a fim de que o processo de pagamento seja realizado; que seja gerenciado a obtenção de certificados de respaldo caso corresponda, e que se registre adequadamente a doação e o pagamento na contabilidade. Uma vez recebida a autorização para doar, a Diretoria de Administração Corporativa deve providenciar os meios para o pagamento das mesmas e manter um arquivo com os certificados e documentos que corroboram os pagamentos de tais doações, contribuições e quotas sociais. Para aquelas filiais da CMPC que na data de publicação do presente documento ainda não estejam operando com um esquema de contabilidade e pagamentos próprios, estas deverão operar de igual forma com seus respectivos Departamentos de Contabilidade. Não obstante, para a revisão e registro adequado contábil do processo, deverá contar com a opinião favorável da Diretoria de Administração Corporativa. Corresponderá à Diretoria de Administração Corporativa, a verificação das doações, contribuições e quotas sociais que se realizem na CMPC cumpram com a legislação tributária aplicável. Além disso, deverá manter um registro com ocorrência escrita de todas as doações efetuadas, sua autorização e os antecedentes de sua materialização, em um sistema que permita sua revisão posterior. Todas as doações, contribuições e quotas sociais autorizadas têm uma vigência anual, no máximo. Consequentemente, vencido este período devem ser apresentadas novamente para Página 2 de 5
PCI01 sua revisão e autorização segundo o indicado no parágrafo precedente. Em casos muito qualificados de quotas sociais, nas quais existem bases de continuidade por um período superior ao definido e seja assim aprovado, estas deverão ser consignadas no orçamento anual respectivo de cada filial 6. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo. Página 3 de 5
PCI01 Anexo 1 Formulário de solicitação de doação e bonificação Empresa: Departamento solicitante: Data: Responsável: Descrição 1. Solicitação de bonificação à colaborador 2. Solicitação de contribuição à instituição não governamental 3. Solicitação de contribuição e quotas sociais Responsável solicitante Beneficiário Data Ass. do Responsável 4. Solicitação de doação para fins políticos 5. Outros Especificar 6. Justificativa Página 4 de 5
PCI01 MANUAL DE PROCEDIMENTOS 7. Aprovação Solicitação aprovada Solicitação reprovada Diretor Administrativo e Pedro Urrechaga Diretor Geral Página 5 de 5