Política Interna sobre Doações e Patrocínios

Transcrição

1 1/9 Data Descrição Sumária 00 20/08/25, versão inicial. do Leyot para adequação ao Sistema de Gestão 31/03/27 Integrado.

2 2/9 ÍNDICE 1. Objetivo Aplicação Esclarecimentos / Definições Descrição Doação Política Doação e Patrocínio para Entidade Filantrópica, Beneficente ou Sem Fins Lucrativos Comunicação Supervisão Sanções Registros Referências Anexos... 9

3 3/9 1. Objetivo Estabelecer os procedimentos e as regras que deverão ser observados na realização de doações de qualquer natureza, incluindo para fins políticos e, para patrocínios realizados pela CQG. 2. Aplicação As diretrizes descritas são aplicadas as Unidades de Negócio, a todos os terceiros, fornecedores, subcontratados, consultores e prestadores de serviços de qualquer natureza e outras associações com sociedades empresariais das quais a CQG venha a fazer parte, considerando as condições de validade de cada um de seus sistemas, conforme descrito neste documento. 3. Esclarecimentos / Definições Agente público: Qualquer pessoa física, servidor ou não, da administração direta, indireta ou fundacional de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municípios, de Território, de empresa incorporada ao patrimônio público ou de entidade para cuja criação ou custeio o poder público haja concorrido ou concorra com mais de cinquenta por cento do patrimônio ou da receita anual; qualquer pessoa que trabalhe para empresa prestadora de serviço contratada ou conveniada para a execução de atividade típica da Administração Pública; qualquer dirigente de partido político, seus empregados ou outras pessoas que atuem para ou em nome de um partido político ou candidato a cargo público; ou qualquer pessoa física que, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, exerça cargo, emprego ou função pública em ou para Autoridade Governamental, entidades estatais ou em representações diplomáticas de país estrangeiro, assim como em pessoas jurídicas controladas, direta ou indiretamente, pelo poder público de país estrangeiro ou em organizações públicas internacionais. Doação: toda transferência de bens, direitos, valores ou vantagens do patrimônio da CQG para o de outra pessoa física ou jurídica.

4 4/9 Doação Política: Toda doação, a partido político ou coligação, nos termos da legislação eleitoral. Entidade Filantrópica, Beneficente ou Sem Fins Lucrativos: Toda pessoa jurídica, sem fins lucrativos 1, que tenha como finalidade a prestação de serviços nas áreas de assistência social, saúde, educação, esporte, cultura, ciência e lazer. Patrocínio: Toda transferência de valores com uma contrapartida do beneficiário, em caráter definitivo, ou disponibilização de bens móveis ou imóveis da CQG, sem transferência de propriedade, destinados para projetos desportivos e culturais ou para a realização de eventos, tais como conferências, congressos ou feiras. Pessoa Politicamente Exposta: Agentes Públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes 2, assim como seus representantes, familiares e estreitos colaboradores. 4. Descrição As Doações, inclusive Doações Políticas, e Patrocínios realizados pela CQG devem ser realizados de forma transparente e sempre observar as leis aplicáveis a cada caso. Além disso, serão devidamente contabilizados nos registros contábeis da CQG, por meio de apontamento específico e autoexplicativo dos recursos despendidos. São vedadas Doações, Doações Políticas e Patrocínios feitos por terceiros em nome da CQG. Estão expressamente proibidas as Doações Políticas a pessoas físicas. Exceto se expressamente aprovado pelo Comitê de Ética, a CQG não fará Doações, ou Patrocínios para pessoas físicas. 1 Considera-se sem fins lucrativos, a pessoa jurídica que não distribui, entre seus sócios ou associados, conselheiros, diretores, empregados ou doadores, eventuais excedentes operacionais, brutos ou líquidos, dividendos, bonificações, participações ou parcelas do patrimônio, auferidos mediante o exercício de suas atividades, e que os aplica integralmente na consecução do respectivo objeto social. 2 Tais como ocupantes de cargos políticos, ministros de estado, presidentes, vice-presidentes, ou diretores de agências, empresas públicas ou sociedades de economia mista, governadores, prefeitos, membros de tribunais de contas, entre outros. Vide Resolução do COAF (Conselho de Controle de Atividades Financeiras) nº 16/2007.

5 5/9 É vedada a concessão de Doações ou Patrocínios a pessoas elencadas nos seguintes cadastros: 1. Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS); 2. Cadastro de Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM); 3. Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa do Conselho Nacional de Justiça; 4. Relação de Inabilitados e Inidôneos do Tribunal de Contas da União; e 5. Lista de "Debarred & Cross-Debarred Firms & Individuals" do Banco Mundial. Se for identificada a inclusão dos potenciais beneficiários em algum outro cadastro desabonador, em nível internacional, nacional, estadual ou municipal, o Diretor de Compliance deverá ser informado sobre a natureza do cadastro para que seja avaliada a possibilidade de concessão ou não da Doação ou Patrocínio. O Colaborador que receber pleitos de Doações e Patrocínios de qualquer natureza deverá solicitar prévia autorização ao Diretor de Compliance e ao Diretor-Presidente da CQG. Caso se trate de Doação Política, a autorização prévia deverá ser do Diretor Presidente da CQG, após a oitiva do Comitê de Ética, na forma desta Política. Antes de concretizar a realização da Doação ou Patrocínio, o colaborador da CQG que solicitar o gasto ficará responsável por observar o procedimento estabelecido na Política Interna de Contratação de Terceiros e submeter o seu resultado à análise prévia da Diretoria de Compliance. Ao enviar o resultado para a Diretoria de Compliance, o colaborador solicitante deverá indicar se as informações coletadas justificariam ou não a continuidade do procedimento para aprovação da Doação ou do Patrocínio. As Doações ou Patrocínios serão feitas diretamente às pessoas jurídicas mediante depósito em conta bancária de titularidade das referidas entidades. Não serão feitas Doações ou Patrocínios em papel moeda ou em contas bancárias de titularidade distinta do beneficiário. A pessoa jurídica beneficiária da Doação ou do Patrocínio deve ser devidamente identificada nos registros contábeis e/ou comerciais (ex. Cadastro de Fornecedores) da CQG desde o

6 6/9 momento de solicitação para aprovação do gasto até a sua efetiva realização. A identificação da pessoa jurídica inclui sua razão social, CNPJ, endereço, conforme aplicável, bem como demais documentos aplicáveis obtidos em razão da observância do procedimento previsto na Política Interna de Contratação de Fornecedores. Não serão permitidas Doações diretas ou indiretas que beneficiem colaboradores da CQG, como no caso de pessoas jurídicas nas quais os colaboradores possuam algum tipo de participação societária e/ou poder de gestão, devendo-se observar as regras referentes a conflito de interesses contidas no Código de Ética da CQG. Qualquer exceção ao disposto nesta Política deverá ser previamente avaliada e aprovada pelo Comitê de Ética Doação Política Todas as Doações Políticas deverão ser realizadas com a estrita observância das leis aplicáveis 3, observando as demais diretrizes abaixo e as regras do Código de Ética da CQG. A CQG realizará Doações Políticas para contribuir com a democracia e com o desenvolvimento da infraestrutura do Brasil. A Doação Política não poderá ser feita, se houver a expectativa ou a aparência de que a CQG receberá qualquer vantagem ou favorecimento em retorno. É vedada a Doação Política a pessoas físicas que sejam candidatas a cargos políticos. Em regra, a CQG realizará Doações Políticas apenas a partidos políticos por meio de seus respectivos diretórios. Toda solicitação de Doação Política deve ser aprovada pelo Diretor Presidente da CQG, após ter sido dado conhecimento ao Comitê de Ética para que este órgão apresente as considerações que julgar necessárias. Ambos serão responsáveis pela verificação do atendimento aos requisitos estabelecidos nesta Política Interna, cabendo à Diretoria Executiva de Suporte à Gestão da CQG, somente a execução do pagamento e a observância dos limites legais. 3 Especialmente a Lei nº 9.504/1997 e resoluções do Tribunal Superior Eleitoral.

7 7/9 As Doações Políticas serão declaradas pela Diretoria Executiva de Suporte à Gestão, seguindo os procedimentos estabelecidos pelo Tribunal Superior Eleitoral Doação e Patrocínio para Entidade Filantrópica, Beneficente ou Sem Fins Lucrativos Todos os Patrocínios e as Doações para Entidade Filantrópica, Beneficente ou Sem Fins Lucrativos deverão ser realizados com estrita observância das leis aplicáveis 4, e deverão ser formalizados em instrumento contratual que atribuirá responsabilidade exclusiva à beneficiária perante terceiros, inclusive Agentes Públicos. As Doações e Patrocínios deverão observar as diretrizes desta Política Interna e as regras do Código de Ética da CQG. A CQG não efetuará Doações ou Patrocínios para pessoas jurídicas que tenham fins lucrativos. Os instrumentos contratuais de Patrocínios e de Doação para Entidade Filantrópica, Beneficente ou Sem Fins Lucrativos devem atribuir à entidade beneficiada a responsabilidade exclusiva pela utilização do valor ou bem recebido, obrigando-a a não utilizar tais recursos de forma a conflitar com as disposições legais, em especial a Lei nº /23, ou o Código de Ética da CQG. Além disso, a justificativa da Doação ou a contrapartida pelo Patrocínio realizado deverá ser detalhadamente descrita no instrumento contratual. São vedados Patrocínios ou Doações para Entidade Filantrópica, Beneficente ou Sem Fins Lucrativos e sociedades controladas, direta ou indiretamente, por Pessoas Politicamente Expostas ou por Agentes Públicos, ou por Autoridade Governamental, cujas atividades sejam fundamentais para o desenvolvimento dos negócios da companhia. Caso a Entidade Filantrópica em questão seja controlada, direta ou indiretamente, por Agente Público ou Pessoa Politicamente Exposta, ou por Autoridade Governamental, que não possua relação com as atividades desenvolvidas pela CQG, o Comitê de Ética deverá ser consultado para avaliar a doação ou patrocínio em questão. Sendo identificada alguma inconsistência nas análises reputacionais efetuadas, ou havendo alguma dúvida, o assunto deverá ser levado ao conhecimento do Diretor de Compliance. 4 Dentre elas, Lei nº 8.313/1991, Lei nº 8.069/1990 e Lei nº /2006.

8 8/9 As entidades beneficiadas por Doações ou Patrocínios deverão apresentar, no próprio instrumento de Doação/Patrocínio ou em termo apartado, declaração de que inspecionaram os bens/vantagens recebidos e os aceitam na forma em que se apresentam. A declaração deverá, ainda, outorgar plena e geral quitação à CQG e isentá-la de qualquer responsabilidade. As solicitações de Patrocínio ou de Doação para Entidade Filantrópica, Beneficente ou Sem Fins Lucrativos devem ser encaminhadas para a análise da Diretoria de Compliance sobre a compatibilidade dos gastos envolvidos com o Código de Ética da CQG, com esta Política Interna e com a legislação aplicável. Após a manifestação da Diretoria de Compliance, as solicitações de Patrocínio ou Doação deverão ser aprovadas pelo Diretor-Presidente da CQG Comunicação Caso algum colaborador da CQG não tenha certeza de qual atitude correta deve ser adotada numa situação concreta, deverá recorrer à Diretoria de Compliance. Além disso, caso algum colaborador detecte uma situação de má conduta relacionada a Doações ou Patrocínios em quaisquer áreas da CQG, deverá comunicar o fato utilizando-se dos canais de comunicação divulgados pela CQG Supervisão Todos os colaboradores da CQG devem estar familiarizados com os princípios e regras contidos no Código de Ética e na presente Política. Todos os gestores têm a obrigação de ser o exemplo e de assegurar a sua observância pelos seus subordinados. Cabe aos gestores garantir que não ocorram infrações à lei no âmbito da sua área de responsabilidade, que pudessem ter sido evitadas com a devida supervisão Sanções O colaborador que descumprir quaisquer das determinações previstas nesta Política Interna estará sujeito às sanções previstas no Código de Ética da CQG, como medidas disciplinares, incluindo a rescisão contratual.

9 9/9 5. Registros Não aplicável. 6. Referências DG - de Gestão do SGI. 7. Anexos Não aplicável.