SPM Spare Parts Management Canal Indireto Guia do Usuário Assunto: Versão: Utilização do Sistema SPM - Parceiros Canal Indireto 1.1 26/05/2014
Índice 1 Acesso... 3 2 Cadastro de Usuários... 4 2.1 Cadastrar Usuários... 4 2.2 Alterar dados do Usuário... 5 3 Aceite de Materiais... 6 3.1 Aceitar Notas Fiscais... 6 3.2 Exportar... 7 4 Movimentação de Materiais... 8 4.1 Consultar Itens... 8 4.2 Cadastrar Clientes (Destinatário)... 9 4.3 Pesquisar Clientes Cadastrados... 9 4.4 Alterar dados do Cliente...10 4.5 Registrar Vendas... 10 4.6 Tipo Movimentação... 13 5 Consulta de Garantia... 14 5.1 Consultar Garantia... 14 5.2 Tipos de Garantia... 15 6 Certificado de Garantia... 16 6.1 Exibir Certificado de Garantia... 16 7 Histórico de Movimentações... 19 8 Relatórios... 20 8.1 Movimentação de Vendas... 20 8.2 Histórico de Movimentações... 21 8.3 Extrair Relatórios... 21 9 Funcionalidade Reparo... 23 Guia Usuário - SPM Página 2 de 23
1 Acesso Endereço de Acesso: https://applbr.unify.com/essp Digite o Usuário; Digite a Senha; Clique no botão Login. Digitar o usuário Digitar a Senha Caso esqueça a senha, digitar o usuário e clicar no botão Enviar, o sistema enviará uma nova senha para o e-mail do usuário Tela de acesso ao Sistema Guia Usuário - SPM Página 3 de 23
2 Cadastro de Usuários 2.1 Cadastrar Usuários Menu >> Administração >> Usuários Clicar no ícone para incluir novo usuário; Selecionar a opção Ativo; Preencher os campos obrigatórios (Nome, Login no sistema, e-mail); Selecionar o Perfil e a Validade; Clicar no botão OK. Opção para Ativar/Cancelar um usuário Ícone para cadastro de novo usuário Dados do usuário Ícone para edição/alteração dos dados do usuário Tela do Cadastro de Usuários Perfil e Data de Validade A diferença entre os perfis Adm Parceiro e Parceiro é que quando selecionado para o usuário o perfil Adm Parceiro ele terá direito a criar outros usuários dentro da Empresa Associada, enquanto usuários com o perfil Parceiro não terá habilitada está opção. O campo Válido Até determina o período da validade do acesso do usuário. Guia Usuário - SPM Página 4 de 23
2.2 Alterar dados do Usuário Menu >> Administração >> Usuários Clicar no botão Pesquisar para o sistema exibir todos os usuários cadastrados; Clicar no ícone na linha do usuário a ser alterado; Clicar no ícone para editar os dados do usuário; Efetuar a alteração desejada e clicar no botão OK. Ícone para edição/alteração dos dados do usuário Ícone para carregar os dados do usuário Ícone para cancelar um usuário Tela do Cadastro de Usuários Obs. As alterações podem demorar alguns minutos para serem exibidas na tela, devido ao tempo de sincronismo do ambiente. Caso deseje excluir um usuário, clicar no ícone e em seguida no botão OK. Caso algum usuário esqueça a senha ou a digite errado por três vezes, é possível reiniciá-la, para isso basta selecionar o usuário Guia Usuário - SPM Página 5 de 23
carregando os dados no ícone e clicar no botão Iniciar Senha, o sistema envia nova senha para o e-mail cadastrado para o usuário. 3 Aceite de Materiais 3.1 Aceitar Notas Fiscais Menu >> Aceite de Materiais Digitar o número da nota fiscal no campo Nota ; Clicar no botão Pesquisar, o sistema irá exibir todos os itens pertencentes à nota digitada; Marcar a opção nota; Clicar no botão Aceitar., para selecionar todos os itens da Campo para digitar número da nota fiscal a ser recebida Campo para selecionar todos os itens da nota Tela do Aceite de Notas Fiscais No caso da nota fiscal possuir muitos itens, o sistema efetua paginação na exibição da tela, sendo necessário efetuar o processo de Aceite de Materiais para todas as páginas exibidas para a nota. Guia Usuário - SPM Página 6 de 23
Parte inferior da Tela do Aceite de Notas Fiscais Paginação 3.2 Exportar O sistema possui a opção de gerar um relatório detalhado da nota fiscal, para isso basta clicar no botão Exportar antes de efetuar o aceite. Botão Exportar para geração de relatório em Excel Tela do Aceite de Notas Fiscais Guia Usuário - SPM Página 7 de 23
4 Movimentação de Materiais 4.1 Consultar Itens Menu >> Movimentação de Materiais >> Consulta É possível utilizar os campos (Denominação do Módulo, número Serial, Nota Fiscal, Emissão da Nota, Status, Código do Sistema e Destinatário) como opções de filtro para a consulta; Definir a opção de filtro desejada e clicar no botão Consultar Opção Consulta Campos disponíveis como filtro Tela de Movimentação de Materiais >> Consulta O botão Limpar Consulta limpa todos os campos disponíveis para filtro, deixando-os em branco para uma próxima consulta. É possível, também, gerar relatórios em Excel através da opção Exportar, para isso basta efetuar um consulta com qualquer um dos critérios de filtro e clicar no botão Exportar. Guia Usuário - SPM Página 8 de 23
4.2 Cadastrar Clientes (Destinatário) Menu >> Movimentação de Materiais >> Destinatário Preencher todos os campos solicitados na tela (Razão Social, CNPJ, E-mail, Contato, Endereço, Cidade, Estado e CEP); Clicar no botão OK. Opção Destinatário Campos para preenchimento dos dados do cliente (comprador) Tela de Movimentação de Materiais >> Destinatário 4.3 Pesquisar Clientes Cadastrados Informar parte da Razão Social e/ou CNPJ e/ou Cidade e/ou UF; Clicar no botão Pesquisar. Opção Destinatário Tela de Movimentações de Materiais >> Destinatário O sistema irá exibir uma relação com todos os clientes cadastrados, conforme informação utilizada como filtro. Guia Usuário - SPM Página 9 de 23
4.4 Alterar dados do Cliente Clicar no ícone, para carregar os dados do cliente; Efetuar a alteração desejada; Clicar no botão OK. Ícone para carregar os dados para alteração Opção Destinatário Tela de Movimentações de Materiais >> Destinatário Ícone para excluir o cliente Caso deseje excluir o cliente, clicar no ícone e em seguida confirmar clicando em OK. 4.5 Registrar Vendas Menu >> Movimentação de Materiais >> Consulta Consultar o item; Consultar o item a ser movimentado através da opção Consulta, é possível utilizar qualquer um dos campos como filtro (Código Sistema, Número Serial, Status, Denominação do Módulo, Nota Fiscal Fábrica, Data da Emissão ou Destinatário) e clicar no botão Consultar, o sistema exibirá a relação de itens encontrados, conforme o critério utilizado no de filtro; Selecionar o item; Depois de consultar o item a ser vendido é preciso selecioná-lo, para isto basta ticar o mesmo na opção, caso a venda contemple mais de um item todos devem ser selecionados, sendo que esta seleção deve conter apenas itens no status Disponível, itens nos demais status não permitem o registro da venda. Guia Usuário - SPM Página 10 de 23
Campo de seleção do item a ser movimentado Opção Consulta Campos de opções para filtro Tela de Movimentações de Materiais >> Consulta Selecionar o cliente (comprador) Para selecionar o cliente comprador vá até a opção Destinatário e utilize um dos campos disponíveis como filtro (Razão Social, CNPJ, Cidade ou UF) e clicar no botão Pequisar ; O sistema irá exibir o cliente ou a relação deles dependendo da opção utilizada no filtro para pesquisa, selecionar o cliente desejado ticando na opção ao lado da Razão Social; Caso o cliente não seja encontrado, proceder o cadastro do mesmo, conforme instruções na página 9 deste guia. Guia Usuário - SPM Página 11 de 23
Campo para selecionar o cliente Opção Destinatário Tela de Movimentações de Materiais >> Destinatário Finalizar a venda Para finalizar a venda é necessário clicar no ícone na opção Movimentação; o sistema irá carregar os itens selecionados anteriormente (passo ); escolher o Tipo Movimentação Vendido ; o sistema já exibirá o campo Destinatário preenchido, conforme selecionado anteriormente (passo ); digitar o número da nota fiscal de venda no campo Nota e clicar no botão OK. Guia Usuário - SPM Página 12 de 23
Opção Movimentação Ícone para carregar os itens a serem movimentados Campo para digitar o Número da Nota Fiscal de Venda Opção de escolha do Tipo Movimentação Cliente Destinatário (comprador) Tela de Movimentação de Materiais >> Movimentação Obs. Quando é selecionado para venda um item Pai identificado com Número de Série Superior o sistema carrega para a tela de Movimentação todos os itens da composição deste serial superior, os itens Filhos, se por algum motivo um desses itens Filhos não estiver sendo vendido junto com a composição original do equipamento, basta clicar no ícone para retirá-lo da venda. 4.6 Tipo Movimentação Tela da seleção Tipo Movimentação Guia Usuário - SPM Página 13 de 23
Além da opção de venda (Vendido), o sistema permite realizar ainda outras opções de movimentações, conforme status abaixo: Comodato Devolução QDA Devolvido Empréstimo Locação Transferência Para efetuar movimentações com esses status, basta utilizar os mesmos passos do item (4.5 Registrar Vendas pág. 11), utilizando o status desejado no momento de selecionar o Tipo Movimentação. 5 Consulta de Garantia 5.1 Consultar Garantia Menu >> Movimentação de Materiais >> Consulta Para consultar o status da garantia de um item primeiramente é necessário disparar uma consulta (conforme descrito neste guia na página 8); Ícone para exibição da tela de Consulta de Garantias Opção Consulta Tela de Movimentações de Materiais >> Consulta Guia Usuário - SPM Página 14 de 23
Clicar no ícone na linha do item a ser consultado; Tempo Restante da Garantia Data da Nota Fiscal de Venda Dados do item Os números indicados com a fonte de cor preta indicam que o item está em garantia (dias restantes da garantia), quando os números estão com a fonte vermelha e em negativo (-) indicam que o item está fora de garantia (dias que excederam a garantia). 5.2 Tipos de Garantia Garantia Fábrica Tela da Consulta de Garantia A Garantia Fábrica refere-se à garantia concedida da Unify para o seu Parceiro, podendo ser de três tipos (Venda, Reparo e Instalação (QDA)): Venda: refere ao número de dias garantidos pela Unify para seus Parceiros quando da aquisição de um novo item; Reparo: refere-se ao número de dias garantidos pela Unify para seus Parceiros quanto a itens enviados para reparo, contados a partir da data da nota fiscal Unify de devolução do reparo; Instalação (QDA): refere-se ao número de dias garantidos pela Unify para seus Parceiros quanto à funcionalidade do equipamento no momento de sua instalação. Guia Usuário - SPM Página 15 de 23
Garantia Venda A Garantia Venda refere-se à garantia concedida do Parceiro para o seu Cliente Final, podendo ser de dois tipos (Venda e Reparo): Venda: refere ao número de dias garantidos pelo Parceiro para seus clientes quando da aquisição de um novo item; Reparo: refere-se ao número de dias garantidos pelo Parceiro para seus clientes quanto a itens enviados para reparo. 6 Certificado de Garantia A partir do momento do registro da venda do Parceiro para seu cliente é possível a visualização e impressão do Certificado de Garantia. 6.1 Exibir Certificado de Garantia Menu >> Movimentação de Materiais >> Consulta Para exibir o Certificado de Garantia de um item primeiramente é necessário disparar uma consulta (conforme descrito neste guia na página 8); Guia Usuário - SPM Página 16 de 23
Ícone para exibição do Certificado de Garantia Opção Consulta Tela de Movimentações de Materiais >> Consulta Clicar no ícone ; o sistema irá exibir a mensagem abaixo: Caso queira visualizar a versão para impressão, basta clicar no botão Cancelar ; se clicar no botão OK o sistema envia o arquivo para o e-mail do usuário. Guia Usuário - SPM Página 17 de 23
Tela do Certificado de Garantia Obs. Após a exibição do Certificado o ícone ficará desabilitado, caso haja a necessidade de exibir/imprimir novamente, basta desmarcar a opção Certificado de Garantia na tela do histórico de movimentações e clicar no botão OK (instruções pág. 19). O ícone será reabilitado. Guia Usuário - SPM Página 18 de 23
Desmarque a opção Certificado de Garantia para habilitar a reexibição Parte da Tela do Histórico de Movimentações 7 Histórico de Movimentações Nos Materiais listados na opção Consulta do menu Movimentação de Materiais, será possível visualizar todas as informações do Material, seu histórico de movimentações e alterações. Menu >> Movimentação de Materiais >> Consulta Opção Consulta Para consultar o Histórico das Movimentações de um item primeiramente é necessário disparar uma consulta (conforme descrito neste guia na página 8); Ícone para exibição da tela do Histórico de Movimentações Tela de Movimentações de Materiais >> Consulta Guia Usuário - SPM Página 19 de 23
Selecionar o ícone na linha do item a ser consultado; Dados da venda Unify, status atual e situação da garantia com a Unify Dados da venda do Parceiro e situação da garantia com o cliente Histórico com todas as informações sobre as movimentações do item e suas alterações Tela do Histórico de Movimentações 8 Relatórios 8.1 Movimentação de Vendas Lista todos os Materiais conforme o filtro selecionado, exibindo detalhadas as datas e notas de cada ação de vendas que este tenha passado. Os dados exibidos serão: Empresa/Parceiro Natureza Parceiro Nota Fiscal Fábrica Data Emissão Fábrica Agenciamento Material Denominação Material Serial Superior Serial Inicio da Garantia Final da Garantia Status TRG Fábrica Cliente Guia Usuário - SPM Página 20 de 23
Nota Fiscal Venda Data de Emissão Venda Inicio Garantia Fim Garantia TRG Venda Responsável Última Alteração 8.2 Histórico de Movimentações Lista todas as movimentações do Material individualmente serial por serial, desde sua entrada no SPM Canal Indireto até sua instalação no cliente Final. Selecionando esta opção de relatório, é possível extrair as informações dos itens de forma completa, com todas as suas movimentações. Os dados exibidos serão: Denominação do Material Número Específico Status Última Alteração Serial Superior Serial Empresa/Parceiro Tipo de Empresa Nota Fiscal Fábrica Data Emissão Fábrica Inicio da Garantia Final da Garantia Tempo Restante da Garantia Cliente Nota Fiscal Venda Data de Emissão Venda Responsável Código Sistema 8.3 Extrair Relatórios Menu >> Relatórios Selecionar o tipo do relatório desejado (Movimentação de Vendas ou Histórico de Movimentação); Preencher os campos disponíveis para filtro conforme desejado (Status, Nota Fiscal/Ano Emissão e Período); Clicar no botão Geração. Guia Usuário - SPM Página 21 de 23
Tipos de Relatórios Campos disponíveis para filtro Botão Geração Tela emissão dos Relatórios Os relatórios são exibidos em formato Excel. Guia Usuário - SPM Página 22 de 23
9 Funcionalidade Reparo Todos os itens devolvidos de reparo são automaticamente incluídos no estoque do Parceiro, registrando o histórico do reparo e a sua garantia. Caso o item já possua cadastro e já tenha sido movimentado anteriormente, o sistema atualiza o status do reparo (conforme devolvido pelo CDR - Reparado, Sem Defeito ou Irreparável), mantendo, também, o histórico do reparo, da garantia, bem como das movimentações anteriores. Status da Devolução do reparo Status atual do item Histórico das Movimentações registrando automaticamente a passagem pelo reparo Tela do Histórico de Movimentações Dúvidas Adriano Cordeiro dos Santos 41 3360-1320 Lebhon Regis Guimarães 41 3360-1293 Guia Usuário - SPM Página 23 de 23