MARCA PRÓPRIA Algumas empresas possuem sua própria marca, mas não produzem, apenas desenvolvem a mercadoria. Normalmente estas empresas iniciaram suas atividades com uma marca que se consolidou no mercado. Esta consolidação chamou atenção de outros empresários que resolveram abrir lojas franqueadas. Estas lojas obedecem a regras rígidas, são obrigadas a comprar os produtos da empresa que administra as marcas e manter as lojas dentro de um padrão determinado. A empresa detentora da marca, normalmente possui algumas lojas próprias para não ficar totalmente dependente dos clientes, além disto, as lojas próprias podem proporcionar um balanceamento no fluxo de caixa, pois as formas de pagamento do varejo são diferentes do atacado. O processo funciona da seguinte forma: 1 A empresa detentora da Marca desenvolve a coleção Nesta etapa as empresa fazem pesquisas de tendências para a criação do produto, normalmente enquanto as lojas vendem as mercadorias de uma coleção, o departamento de criação está trabalhando na próxima coleção. Durante esta etapa é definido o BRIEFING dos produtos, onde o responsável pelo departamento de criação (Gerente de produto), determina quantas bermudas, calças, camisas, camisetas, etc. deverão ser desenvolvidas na coleção. Por exemplo: 1
Camisetas 20 Calças 15 Bermudas 10 Camisa 5 Com a determinação do Briefing, os estilistas trabalham para criar os modelos de acordo com a quantidade necessária, normalmente os estilistas desenvolvem mais modelos do que o determinado no Brifeing, pois diversos modelos não aprovados. Como os produtos podem ser alterados, ou até eliminados durante o desenvolvimento, o ideal é que eles sejam cadastrados no sistema somente após a aprovação do modelo. Normalmente o departamento responsável por cadastrar as fichas técnicas é o departamento de criação, mas isto não é uma regra, depende da estrutura de cada empresa. 2 Cadastramento de Produto / ficha técnica / Analise de Custo Após os modelos estarem aprovados, eles devem cadastrados no sistema, é fundamental que a classificação dos produtos seja bem direcionada para atender as necessidades de analises futuras do cliente. Todas as matérias primas devem estar cadastradas, a empresa não produz o produto, mas administra o estoque de aviamentos personalizados. Estes aviamentos não podem ficar sem controle, não mão de fornecedores que podem utilizar estes aviamentos para piratear estas mercadorias. 2
1 Cadastrar uma ficha técnica com consumos reais somente dos aviamentos personalizados 2 Com uma ficha técnica cadastrada o responsável pela formação do preço deve analisar o custo do produto para encontrar o preço de venda, os Markups. Normalmente as empresas já possuem sua regra de Markup, mas para o MIllennium os itens que devem ser inseridos no Markup são os itens que devem ser pagos após a venda do produto, por exemplo: Impostos Comissões Frete Lucro Despesas Administrativas Despesas Financeiras 3 Desenvolvimento do Mostruário Produzir um mostruário significa produzir uma peca de cada modelo para cada representante, se a empresa possui 30 representantes, ela deve produzir 30 pecas de cada modelo da coleção. 4 Lançamento da Coleção Com todo o mostruário produzido, estes são separados em caixas para cada representante, os representantes recebem a mercadoria e devem se apresentar em uma reunião com todos os representantes do Brasil. Nesta reunião, algumas empresas chamam de Meeting outras chamam de convenção, os estilistas apresentam todos os produtos para os representantes e explicam dados técnicos sobre os produtos e quais são as novidades da coleção. 3
Nesta mesma reunião são apresentadas as metas de cada representante, as empresa disponibilizam relatórios que apresentam o resultado do trabalho da coleção anterior, etc. 5 Planejamento de Vendas Primeiro deve-se buscar as vendas da mesma coleção, porém de anos anteriores, ou seja, deve ser comparado inverno com inverno e verão com verão. Deve-se analisar qual foi o crescimento nos últimos 3 anos, e verificar se existe a tendências de manter o crescimento. Com o percentual de crescimento em mãos busca-se as vendas da coleção anterior, por tipo de produto e aplica o percentual de crescimento em cada tipo de produto, por exemplo Modelos Vendas Coleção % Crescimento Previsão Anterior Atual Camisetas 20 30.000 10% 33.000 Calças 15 10.000 10% 11.000 Bermudas 10 18.000 10% 19.800 Camisa 5 15.000 10% 16.500 73.000 10% 80.300 Com estes valores é preciso distribuir entre os produtos da coleção atual, cadastrando como previsão de vendas, para cada produto. 4
Emitir o relatório 106 baseado em previsão e encontrar a quantidade prevista para toda a coleção, porém deve ser comprada apenas parte desta previsão, normalmente o percentual é de 30%. 6 Inicio da Produção / Primeira Compra Antes mesmo de iniciar as vendas, a empresa precisa produzir e comprar com antecipação, isto por que a fábrica não pode parar, funcionários estão ociosos, fornecedores estão aguardando serviços e, se a empresa não disponibilizar mão de obra eles procuram outras empresas. Para realizar a primeira compra é preciso se basear em coleções passadas e arriscar no feeling onde se arrisca mais nos produtos que Acha que vai vender mais. Este risco deve ser minimizado utilizando histórico de vendas, conforme explicação anterior, estas ordens de produção e os pedidos de compras devem ser gerados manualmente. 7 Ajustando a previsão baseando nos pedidos de venda. Após 2 semanas de trabalho dos representantes, a carteira de pedidos já está com algumas informações que devem direcionar o processo de produção e o processo de compra de matérias primas, porém ainda falta muito para fechar todas as vendas, mas as informações dos pedidos já devem ser utilizadas para atualizar a previsão cadastrada manualmente. È possível neste momento fazer uma eliminação de produtos que não foram vendidos, ou estão com venda baixa, eliminar produtos significa que o representante deverá forçar a venda de outros produtos, produtos que venderam pouco atrapalham o planejamento de produção, portanto elimina-los é a melhor solução. 8 Relatórios de acompanhamento. Relatório que compara vendido+estoque+produção+ Relatório que apresenta as vendas dos representantes comparando as coleções anteriores com coleções atuais. 5
9 O controle da produção seguem modelos normais, porém possui o controle por partes que devem ser considerados durante todo o cadastro de ficha técnica e andamento de produção. 6
CONFIGURAR O CICLO DE PRODUÇÃO É fundamental que o ciclo de produção tenha todas as fases necessárias para controlar ordem durante todo o processo. O Logo o ciclo de produção deve possuir no mínimo as seguintes fases: Corte: Nível 1, Fase Inicial, baixa estoque Separação de aviamentos: Nível 2, Baixa Estoque. Aguarda Estampa: Nível 3. Estamparia: Nível 4, Acessa Oficina Retorno Estampa Nível 5, Controla Perdas e Defeitos, controla tipo de defeito Bordado: Nível 6, Acessa Oficina Retorno Bordado Nível 7, Controla Perdas e Defeitos, controla tipo de defeito Oficina de Costura Nível 8, Acessa Oficina Retorno Oficina de Costura Nível 9, Controla Perdas e Defeitos, controla tipo de defeito Re-trabalho de Costura Nível 10, Acessa Oficina Ret. de re-trabalho de costura Nível 11, Controla Perdas e Defeitos, controla tipo de defeito Lavanderia Nível 12, Acessa Oficina Retorno de lavanderia Nível 13, Controla Perdas e Defeitos, controla tipo de defeito Acabamento Nível 14, Controla Perdas e Defeitos, controla tipo de defeito Fim de produção Nível 15, Fase Final. 7
CRIAR TABELAS DE PRECO Criar uma tabela de Preço Criar uma tabela de Custo CRIAR MARKUP S Configurar os Markup s com as regras de formação de preço da empresa, por exemplo: Impostos 12 Comissões 10 Frete 2 Lucro 20 Despesas Administrativas 15 Despesas Financeiras 2 Cadastros Produtos A classificação dos produtos sugerida visa facilitar a emissão de relatórios gerenciais. Coleção do produto Verão 2008, Inverno 2008. Tipo de produto Camisa, Calça, Bermuda. Departamento Masculino, Feminino, Infantil. Grupo Malha, Jeans, Seda. Categoria Comercial, Diferencial, Exclusivo. Divisão Adquiridos, Fabricação Própria. Marca BNN, YB. Cada cliente possui a codificação padrão EAN, basta acessar o módulo Código de Barras para vincular cada item de cor e tamanho o respectivo código EAN, 8
Cadastramento da Ficha técnica A ficha técnica deve ser cadastrada com todas as informações de consumos, esta informação será utilizada como base para realização das compras necessárias para atender ao pedido de venda. A tabela de serviço deve ser informado o valor da mão de obra separando por partes e por fase que irá ser realizado o serviço. Os consumos devem ser lançados de acordo com as fases que irão consumir. Na fase corte devem ser lançados os consumos de tecidos e na fase separação de aviamentos deve ser lançado os consumos de todos os aviamentos. Em alguns casos a empresa pode preferir lançar alguns aviamentos na fase acabamento tais como: Saco plástico, Tag, etc. Quando necessário, deve ser informado as partes que o produto possui, só deve ser utilizando partes para conjuntos, nas situações onde um mesmo produto, camiseta por 9
exemplo, é enviado ao bordado e a estamparia ao mesmo tempo, neste caso não deve ser utilizando o conceito de parte, o MIllennium não possui este controle. O Campo Observações deve ser informado com a utilização do consumo, por exemplo: um produto que consome um determinado material apenas na manga. Os campos anotações devem ser utilizados para registrar o máximo de informações possíveis, estas informações serão impressas em documentos que acompanharão a ordem 10
de produção durante todo o processo produtivo, com isto a possibilidade de erro durante o processo produtivo tende a diminuir. Muitos documentos em Excel ou Word são desenvolvidos pelas empresas com informações importantes, como por exemplo, tabelas de medidas para empresas que trabalham com lavanderia e precisam das medidas dos produtos antes e depois do processo de lavagem, como estas regras podem variar muito, está disponível no sistema Millennium a ferramenta que permite anexar documentos do Microsoft Office à uma ficha técnica. 11
Ficha de Custo de Produtos Cadastrados. Após todas as informações estarem registradas na ficha técnica é fundamental emitir uma ficha de custo para apurar os custos reais, agora com todas as informações reais. Preços Depois de apurar os preços de Venda e Custo de acordo com os markup s da empresa é fundamental inserir os preços nas devidas tabelas. O preço de venda na Tabela de Venda e o preço de custo na tabela de Custo. 12
13 DEPTO. PRODUTO
Módulo de Comissões Utilizar o cadastro de tipo de comissão para determinar as regras de pagamento de comissão, tipo de comissão disponível permite que sejam definidas as seguintes regras: Pagamento: Na emissão do Faturamento, No recebimento Título ou misto. Datas de pagamento da Comissão Classificações: é possível ter comissões diferentes de acordo com a classificação do produto. Percentuais diferentes para venda com pedido ou venda pronta entrega. Fórmula: permite criar fórmulas que podem ser utilizadas em casos de comissões que se modificam de acordo com a quantidade vendida. Estabelecer estas regras é fundamental para gerenciar as comissões. Módulo de representantes Vincular os representantes aos seus respectivos clientes além de informar o tipo de comissão que será utilizado durante o processo de venda. Cadastrar a meta da coleção para o representante, esta meta deve ser em valor e em quantidade. Lançamento da Coleção No lançamento da coleção devem ser apresentando aos representantes relatórios com o resultado da coleção anterior e a meta da próxima coleção, o modelo abaixo apresenta todas estas informações. 14
Previsão de Vendas / Produção (Manual) A primeira previsão deve ser encontrada através de planilhas ou através de relatórios criados no gerador, com esta informação deve ser inserido manualmente um. Exemplo para encontrar o valor 15
Com o valor total fazer a distribuição entre os produtos de cada tipo. Em seguida cadastrar a previsão no sistema Millennium. 16
PRODUÇÃO PRIMEIRA COMPRA Emitir o relatório 106 baseado em previsão de vendas. Criar as primeiras ordens de produção manualmente na tela de pré-fase PRODUÇÃO AJUSTANDO A PREVISÃO. Para ajustar a previsão deve-se acessar o cadastro de previsão e utilizar a opção gera previsão. No campo quantidade prevista deve ser informada a quantidade total da coleção previsto para venda, com esta informação baseando-se nos produtos vendidos o programa cria uma previsão de produto, cor, estampa e tamanho. 17
PRODUÇÃO ANDAMENTO Se o produto possui partes deverá apresentar na tela de andamento da seguinte forma: 18
Cada parte se movimenta entre as fases de forma independente, porém na ultima fase elas devem estar com as mesmas quantidades, somente desta forma o programa consegue finalizar os produtos e realizar a entrada no estoque de produto acabado. Obs.: De acordo com o modelo apresentado a primeira fase de produção é a fase corte, nesta fase são baixados os estoques de tecidos e na fase separação de aviamentos serão baixados os estoques de aviamentos, como são partes diferentes não poderão andamentos parciais nestas fases, deverão ser movimentadas todas as partes de uma única vez. Informar a data de retorno na tela de andamento Durante o andamento é fundamental informar a data prevista para retorno, com esta informação pode-se emitir o relatório 141 que alerta em vermelho sobre as ordens em atraso 19
Relatório 141 Relatório Gerenciais importantes: Acompanhamento de produção DAP Com a mercadoria no estoque, o programa MIllennium precisa auxiliar o departamento de faturamento sobre a melhor forma de entregar a mercadoria. Verificar documentação do DAP. 20