INSTITUTO FEDERAL DO AMAZONAS PRÓ-REITORIA DE DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL COMISSÃO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CARTILHA COMPREENDENDO O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DO IFAM MANAUS AMAZONAS NOVEMBRO 2011
APRESENTAÇÃO Esta cartilha tem como finalidade familiarizar o corpo social do IFAM e da sociedade com os principais termos e sistema lógico que ordenam e dão sentido às ações planejadas. Nossa finalidade é tanto pedagógico quanto de melhoria continua do aperfeiçoamento e desenvolvimento de cada um que, com o seu esforço, colabora com o alcance dos objetivos da nossa instituição. A metodologia que está sendo utilizada está em consonancia com o que há de mais moderno no mundo em termos de planejamento estratégico. Essa modernidade pode ser percebida durante todas as etapas de sua elaboração. Por exemplo, todos serão envolvidos na confecção do plano e também na sua execução; cada um será capacitado a elaborar planos e a executá-los. Em um horizonte próximo, a maior parte dos servidores e docentes do IFAM estarão em dia, atualizados, com algumas das ferramentas gerenciais fundamentais para o sucesso organizacional. Estamos convictos de que o domínio das ferramentas gerenciais por parte do corpo social da nossa instituição levará o IFAM a ocupar o lugar de destaque que merece na região amazônica e servir de referencia nacional em termos de formação profissional, produção de conhecimentos e contribuição para a resolução de problemas da sociedade. Com o plano que todos ajudarão a elaborar, o caminho rumo ao futuro estará claro para todos e seus esforços terão sentido. Isso permtirá a cada um encontrar uma forma de fazer seu trabalho cada vez melhor porque os resultados alcançados refletirão esse autoaperfeiçoamento continuo. Quando isso acontecer, finalmente o IFAM terá dado o salto fenomenal de ter todo o seu corpo social com o domínio pleno das ferramentas gerenciais. Quando isso se concretizar todos poderão dizer Nosso futuro não tem limites. Comissão de Planejamento Estratégico
PRIMEIRA PARTE COMPREENDO A LÓGICA DO PLANEJAMENTO
O QUE É UM PLANO ESTRATÉGICO Um plano é um conjunto de decisões que se faz no presente para que sejam concretizadas em um futuro determinado. Isso tem várias implicações. Primeiro, um plano não é adivinhação, ou seja, não se pretende, com um plano, tentar adivinhar como o futuro vai ser; segundo, um plano é sempre o esforço, a determinação, de um grupo de pessoas para que algo desejado se concretize no futuro; terceiro, um plano é apenas a primeira de quatro etapas que levam as organizações e pessoas a concretizar seus sonhos; quarto, um plano não pode ser feito por uma ou um grupo de pessoas: o sucesso de um plano estar em envolver o maior número possível de componentes da organização; e quinto, cada pessoa deve participar apenas no seu nível de autoridade/responsabilidade, ou seja, cada pessoa deve planejar o que vai executar. Já sabemos que um plano é um conjunto de decisões sobre o futuro. E o que significa a palavra estratégico? A palavra estratégico representa a idéia de caminho, conjunto de etapas, sincronia, ordenamento, enfim, a maneira através da qual aquelas decisões serão trabalhadas na prática. Assim, planejamento estratégico é uma técnica gerencial que tem como finalidade identificar os objetivos a serem alcançados e como esses objetivos vão ser transformados em realidade. Por que temos que ter um plano estratégico? Por diversas razões... Mas as principais são: a) se concentrar no que é prioritário e deixar de lado o que é secundário; b) não perder de foco a missão institucional; c) facilitar e organizar os esforços de todos na organização; d) reduzir os custos de operação ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade dos recursos disponíveis e do trabalho de cada membro da organização; e) elevar o clima organizacional e a
motivação do quadro de pessoal; f) institucionalizar a organização em seu ambiente de atuação. Praticamente todas as pessoas que já trabalharam a partir de um plano estratégico são unânimes em afirmar que a carga de trabalho reduz ao mesmo tempo em que a qualidade dos seus esforços se amplia. Dito de outra forma, as pessoas passam a trabalhar menos e, como trabalham menos, o produto de seus esforços ganha em muito em termos de qualidade. Assim, planejar estrategicamente é dizer, agora, o que começaremos a fazer agora e que só vai ser concluido no futuro distante. Geralmente esse futuro não é inferior a cinco anos. Pois é, os objetivos estratégicos são assim, não podem ser alcançados de uma hora para a outra. Construir um novo campus universitário em uma cidade do interior do Amazonas leva tempo para se concretizar. Geralmente não pode ser realizado em menos de cinco anos, principalmente porque a primeira turma de formandos demora pelo menos dois anos para ser realizada. Dessa forma, se for decidido hoje a construção de um campus do IFAM em Guajará, a realização da licitação deve levar um ano, a construção e preparação física e laboratórios deve durar pelo menos dois anos, a operação das atividades normais deve gerar os primeiros resultados em pelo menos dois anos... Total: cinco anos! Planejar estrategicamente é planejado tudo.
O PROCESSO GERENCIAL O planejamento é a primeira etapa de um processo. Um processo é um conjunto de etapas logicamente ordenadas que, ao final, terá como resultado o alcance dos objetivos contidos no plano. Essas etapas são as seguintes: primeira, planejamento; segunda, organização; terceira, direção; e quarta e última, controle. O planejamento é a primeira etapa. O resultado do planejamento é sempre um plano, um esquema de ação. Neste esquema vão estar listados todos os objetivos a serem alcançados e a forma como eles serão concretizados. Por isso todo plano responde a duas questões básicas: o que tem que ser feito e como vai ser feito. O detalhamento do plano responde a outras questões secundárias, tais como quando vai ser feito, onde vai ser feito, quem será o responsável e assim por diante. Mas veja, o resultado do planejamento é um documento chamado plano. Ali estará tudo detalhado como será o futuro desejado. Mas só isso não basta. É preciso ir adiante e desenvolver a função ORGANIZAÇÃO. Não basta dizer o que fazer e como fazer. É preciso saber se tem recursos para fazer. É disso que trata a função organização. A segunda etapa do processo gerencial, portanto, é novamente o esforço coletivo para identificar, obter, utilizar e avaliar o uso dos recursos necessários para realizar cada objetivo estratégico. Novamente, da mesma forma que procederemos com relação à elaboração do plano estratégico, o corpo social precisa ser capacitado a desenvolver a função organização. Novas técnicas gerenciais (todas simples de ser elaborada e executada) deverão fazer parte do cotidiano de cada um de nossos colegas. Essas ferramentas farão sentido e darão ordenamento lógico à execução das estratégias contidas no plano.
Mas apenas a função planejamento e a função organização não são suficientes para garantir o sucesso de uma organização. É preciso desenvolver a função DIREÇÃO. A função direção lida com liderança, motivação e comunicações. Na liderança a finalidade é dotar cada unidade com o comando adequado a partir do perfil profissiográfico o mais próximo possível dos desafios e complexidade do conjunto de objetivos que devem ser alcançados; na motivação, deve-se equilibrar os anseios, esforços e projetos de vida individual de cada membro da organização com a complexidade e desafios que cada um terá que lidar, especialemente a partir de esquemas de bonificações, remunerações, elogios e demais forma de reconhecimento meritocrático; finalmente, as comunicações servirão para ligar as diversas unidades entre si a partir da troca de informações e dados fundamentais para que todas as etapas do processo gerencial possam ser implementadas a contento. É a função direção que manuseia o plano, os recursos e os esforços das pessoas rumo ao futuro desejado, que é a concretização dos objetivos contidos no plano a partir do esquema lógico que estão ali detalhados (estratégias). É aqui que entra a fórmula famosa: a pessoa certa, no lugar certo, com as capacidades adequadas, para que os resultados alcançados sejam, pelo menos, satifatórios. Mas, apesar de todo o cuidado, isso ainda não é suficiente para garantir o sucesso do plano. É necessário que seja desenvolvida a função CONTROLE. Controlar significa, em administração, medir, avaliar e corrigir. Cada objetivo, recurso e esquema de direção deve ter um indicador. Esse indicador tem que ser passível de ser medido. Isso significa que cada objetivo terá medido a evolução de sua execução ao longo do tempo. Em determinados períodos, o resultado dessa medida será comparada com o que foi previsto. Essa comparação é chamada de avaliação. Se o resultado da avaliação afirmar que tudo está como foi previsto, a execução do objetivo continua (e sua simultanea
mensuração) até nova avaliação. Se, por acaso, em algum momento o que foi executado não estiver de acordo com o resultado da avaliação, esse objetivo deverá ser replanejado, reajustado, para que tudo volte aos padrões normais. Dessa forma se completa o processo gerencial. E é esse esquema lógico de gerenciamento que começa com as atividades de planejamento estratégico, exatamente o que estamos fazendo agora. Assim, haverá um esforço para a elaboração do plano e outros para desenvolver as demais funções gerenciais. Como se pode perceber, todos, servidores e professores, precisam dominar as principais ferramentas gerenciais para que possam fazer bem o seu trabalho. É esse esforço que está sendo começado com a elaboração do plano estratégico do IFAM.
SEGUNDA PARTE CONHECENDO A LINGUAGEM DO PLANEJAMENTO
NEGÓCIOS Os negócios são o conjunto de produtos e serviços que uma organização ou uma de suas unidades entrega ao ambiente ou a outras de suas unidades. Venda de automóveis é um negócio, assim como Aluguel de imóveis ou transporte escolar. Os negócios são o que a organização, resumidamente, faz. Veja só, uma pessoa tem um ou mais negócios. Ela pode vender automóveis e alugar imóveis, da mesma forma que outra pode ensinar matemática e cuidar de pessoas idosas. O que importa que se compreenda é que são os negócios que fazem gerar as receitas, o dinheiro, que as pessoas recebem para seu sustento e as organizações, para o seu desenvolvimento. Veja este exemplo: uma pessoa pinta carros, faz serviços de lanternagem, limpa carburador, resolve problemas do sistema elétrico e faz alinhamento dos pneus. Se eu peguntar pra ela com o que ela mexe, ela vai dizer: mexo com conserto de automóveis. Assim, conserto de automóveis é o negócio dela; serviços de lanternagem, limpeza de carburador, conserto de problemas do sistema elétrico e alinhamento de pneus são os seus serviços. Mais um exemplo. Uma escola forma técnicos em saneamento, técnicos em meio ambiente e técnicos em ecologia. Se eu perguntar para o seu diretor com o que sua escola mexe, ele poderia me responder mexe com formação de técnicos de nível médio ou formação de profissionais técnicos ou simplesmente formação de profissionais. Note que técnicos em saneamento, técnicos em meio ambiente e técnicos em ecologia são os seus produtos e formação de profissionais, formação de profissionais técnicos e formação de profissionais técnicos são o seu negócio.
Da mesma forma uma organização. Cada uma tem um ou mais negócios. O IFAM, por exemplo, tem os negócios de ensino, pesquisa e extensão. Isso quer dizer que tudo o que o IFAM faz pode ser resumido nesses três negócios. Para efeito de Planejamento estratégico e preenchimetno do GEPLANES, os negócios são a especificação, o detalhamento, do que a unidade faz. Assim, definir o negócio significa dizer qual é a missão da unidade, quem são seus fornecedores, quais são seus insumos, com o que a unidade ganha dinheiro ou reputação, como é composto seu capital humano, que equipamentos utiliza, quais são seus produtos e quem são seus clientes.
MISSÃO A missão é a razão de existencia de uma organização. Toda organização foi criada para desempenhar uma missão ambiental. O ambiente é tudo aquilo que está além da organização. O ambiente é composto pelo governo, as empresas que fornecem para a organização tudo o que ela precisa, os clientes que compram ou usam os produtos que a organização produz, enfim, tudo o que está além dos muros da organização. É fundamental que todos saibam a missão de sua organização e de sua unidade porque tudo o que fizerem, todas as atividades que desenvolverem no dia-adia tem que estar voltadas para o cumprimento dessa missão institucional e microinstitucional (unidade de negócio). Veja o seguinte exemplo de missão: Saciar a fome do mundo com alimentos de qualidade e baixo custo. Note que essa frase responde a quatro perguntas: a) Para que a organização existe? b) Qual é o seu negócio? c) Quem é o seu público-alvo? d) Quais são as condições básicas de desempenho? Respondendo as perguntas: a organização existe para saciar a fome, seu negócio é alimentos, seu público-alvo é o mundo e as suas condições básicas de desempenho são a qualidade e o baixo custo. Com base nessas quatro respostas aquela frase foi elaborada. Note que o público-alvo é para quem os negócios são direcionados, são os clientes; e as condições básicas de desempenho são os dois balizadores dos negócios, ou seja, tudo o que for produzido pela organização tem que ter qualidade e ter custo baixo.
FORNECEDORES Toda organização, para de produzir os seus produtos ou serviços que compõem o seu negócio, precisa de insumos. Os insumos são todos os meios necessários para gerar o resultado esperado. Por exemplo, para fazer uma salada de frutas, os insumos são as frutas, leite, liquidificador, energia elétrica, a pessoa que vai cortar as frutas e manusear os equipamentos, dentre outros. As pessoas usam os insumos para produzir o resultado esperado, que, neste exemplo, é a salada de frutas. A mesma coisa acontece nas organizações. Para o IFAM produzir técnicos em eletrônica, que são um produto do negócio Ensino, precisa dos meios necessários para tal. Dessa forma, salas de aula, professores, datashow, laboratorios, equipamentos, máquinas e outros são os recursos necessarios. O IFAM, através de cada uma de suas unidades, demanda esses insumos do ambiente. No planejamento estratégico, precisamos saber quem são esses fornecedores e o que eles fornecem para nossa instituição. Como Fazer Para identificar os fornecedores, basta fazer a seguinte pergunta: quem me fornece os recursos para isso?. Esse isso é o negócio da unidade. Por exemplo, se meu negócio for ensino, devo fazer a seguinte pergunta: quem me fornece os recursos para eu fazer ensino?. A lista de nomes que vou elaborar é o nome dos meus fornecedores.
INSUMOS Os insumos são todos os recursos, os meios, necessários para que algo seja produzido ou gerado. Todo produto ou serviço é o resultado da transformação de insumos pela ação humana ou máquinas. Assim, para produzir um automóvel, foram necessários peças de aço, alumínio, plástico, borracha e outros que, movidos pela energia, máquinas, equipamentos e ação humana, foram transformados no automóvel. Uma casa é resultado de tijolos, cimento, areia, barro, ferro, trabalho humano e outros recursos. Uma seção de cinema (serviço) é resultado de poltronas, sala de projeção, filme, ar condicionado, luzes e outros recursos. Da mesma forma, para o IFAM produzir conhecimentos científicos, por exemplo, é necessário que recursos estejam disponíveis para tal. Para que uma turma de engenheiros mecânicos seja formada, é necessário que haja os recursos necessários para que isso aconteça. Assim, cada unidade da organização tem os seus insumos específicos porque tem produtos ou serviços específicos a serem gerados. Como fazer Para identificar os insumos, basta responder a seguinte pergunta: Do que eu preciso para fazer isso?. Esse isso é o negócio da unidade. Por exemplo, se o negócio da minha unidade for extensão, devo fazer a seguinte pergunta para identificar meus insumos: Do que eu preciso para fazer extensão no IFAM?. A resposta são os insumos.
PESSOAL O pessoal é a força inteligente