MOVIMENTAÇÕES PELO SITE UNIODONTO

Transcrição

1 MOVIMENTAÇÕES PELO SITE UNIODONTO Com o intuito de agilizar e facilitar as adesões, cancelamentos e al terações de usuários, estamos disponibilizando em nosso site o processo de movimentação bem como o acesso a relação de usuários de vossa empresa. ACESSANDO... 2 CADASTRANDO OPERADORES... 3 CONSULTANDO O STATUS DO CONTRATO... 5 CONSULTANDO BENEFICIARIOS CADASTRADOS NO PLANO... 6 CADASTRANDO UM NOVO BENEFICIARIO TITULAR... 9 CADASTRANDO DEPENDENTES EXCLUINDO BENEFICIARIOS CANCELANDO UM USUÁRIO PELO MOTIVO DESLIGAMENTO DA EMPRESA EMITINDO RELATÓRIO CONTATOS Anexo

2 ACESSANDO Ao acessar o site da Uniodonto ( clique na opção Empresa, abrirá um menu de opções, então é só clicar em Login Empresas. Aparecerão os campos para efetuar o login. Para efetuá-lo é só colocar o CNPJ da empresa, Operador e Senha, e em seguida clicar no botão Acessar. 2

3 CADASTRANDO OPERADORES O Operador é a pessoa que terá permissão de efetuar as movimentações (inclusões ou cancelamentos de usuários). Clique em Sistema/Acesso e em Operadores. Para cadastrar um novo operador clique no botão Inserir, é necessário salvar a operação para passar a próxima parte. Na próxima etapa devem ser definidas as permissões do Operador, ou seja, o que ele vai poder fazer quando acessar a página. Para definir é só clicar na palavra Permissões na linha do nome do operador, e em seguida salvar as permissões. 3

4 Tela de permissões do Operador: Lembrando que só quem pode fazer estas alterações e também o cadastro ou cancelamento de operadores é o 'Administrador'. Quando um colaborador que tem login d e Operador é desligado da empresa seu acesso ao site deve ser cancelado imediatamente. Após salvar as informações é possível visualizar os operadores cadastrados. Para efetuar o seu login o operador deverá colocar o número correspondente ao seu cadastro e a senha definida no ato do seu cadastro no site. Caso a e mpresa tenha mais de um contrato disponível em um mesmo acesso é possível também vincular os operadores aos demais contratos. Para isso é só clicar novamente em Sistema/Acesso, então é só clicar no contrato e depois na opção Vincular Operadores. 4

5 Na próxima tela deverá ser definida as permissões que o operador terá no contrato, para concluir a operação é só clicar na palavra Sim na coluna Vincular CONSULTANDO O STATUS DO CONTRATO Clicando em Beneficiários irá aparecer uma tela com o(s) contrato(s) de sua empresa. Na coluna Status estará a situação do contrato com a sua respectiva legenda (abaixo). Colocando a seta do mouse em cima do ícone, na coluna Status aparecerá a informação. Caso esteja Pendente aparecerá a pendencia em relação ao contrato, que poderá ser referente a um aditamento, documento faltante, etc. 5

6 CONSULTANDO BENEFICIARIOS CADASTRADOS NO PLANO Para visualizar os usuários que fazem parte do contrato é só clicar em Beneficiários. Então é só clicar no número do contrato para acessar os usuários ativos. Os usuários podem ser ordenados por código de cadastro ou em ordem alfabética, para isso é só clicar, na primeira linha, em cima das palavras Código ou Nome. Na primeira coluna alguns usuários possuem um sinal +, isto significa que possuem dependentes cadastrados. Para visualizar é só clicar no sinal, ou então selecionar a opção Consultar Dependentes e no botão Pesquisar para que os dependentes apareçam na listagem logo abaixo do seu respectivo titular. 6

7 Existem mais opções de consulta, conforme abaixo: Consultar Dependentes : Selecionando esta opção e clicando no botão Pesquisar os dependentes aparecem na listagem logo abaixo do seu respectivo titular. Ou pode ser colocado o nome de um determinado dependente, clicando em Pesquisar aparecerá o usuário. Beneficiários Excluídos : Selecionando esta opção e clicando no botão Pesquisar vai aparecer somente os usuários que estão cancelados, que não possuem mais o plano. Ou pode ser colocado o nome de um determinado usuário cancelado, clicando em Pesquisar aparecerá o usuário. Movimentações Em Análise : Selecionando esta opção e clicando no botão Pesquisar vai aparecer somente as movimentações (adesões e/ou cancelamentos) que foram feitas pela empresa e estão sendo analisadas pelo Departamento de Cadastro para posterior validação. Movimentações Pendentes : Selecionando esta opção e clicando no botão Pesquisar vai aparecer somente as movimentações (adesões e/ou cancelamentos) que estão com pendencia que podem ser de documentos (ausência ou divergência) e de informações (ausência ou divergência). Na coluna Status colocando a seta do mouse em cima do ícone (circulo vermelho), aparecerá a informação a que se refere a pendencia. Movimentações Recusadas : Selecionando esta opção e clicando no botão Pesquisar vai aparecer somente as movimentações (adesões e/ou cancelamentos) que foram recusadas e não serão validadas em nosso sistema. Na coluna Status colocando a seta do mouse em cima do ícone (circulo vermelho com ponto de exclamação branco), aparecerá o motivo da recusa. Para visualizar o cadastro de um usuário (titular ou dependente) é só clicar em seu nome, irá abrir a tela onde constam as informações referentes a este determinado usuário. 7

8 Nesta tela é possível efetuar alteração nos dados, após alterar as informações é só clicar no botão Salvar. Voltando a tela de consulta é possível verificar os cadastros que possuem pendencias, ou seja, que estão com dados faltantes em nossos registros. 8

9 Aparecerá a listagem de us uários e os dados que estiverem faltando ficarão com o fundo vermelho. Para regularizar a pendencia é só clicar em cima do nome do usuário e completar a informação. CADASTRANDO UM NOVO BENEFICIARIO TITULAR Para efetuar a inclusão de um novo titular é só clicar em Beneficiários, e então clicar no número do contrato para acessar os usuários ativos. Assim que abrir a tela é só clicar no ícone Incluir Titular (em verde). Abrirá uma tela para o preenchimento dos dados do titular. Os campos que estão em negrito e possuem um asterisco são de preenchimento obrigatório. Não será possível concluir o cadastro sem a informação de um destes dados. 9

10 Após o preencher todos os campos clique no botão Incluir. Aparecerá uma tela para ser anexado um documento que comprove o vínculo empregatício do titular com a empresa. Para toda nova inclusão de titular no plano é obrigatório anexar esta documentação. 10

11 Somente com a comprovação do vínculo empregatício é possível concluir e validar o cadastro do usuário titular no plano. Após anexar o documento a tela voltará ao cadastro, então é só clicar no botão Salvar. Novamente na tela inicial, de consulta dos usuários ativos no plano, aparecerá o nome do titular e na coluna Status estará o ícone amarelo, que significa que a adesão e o documento enviado estão sendo analisados pelo Departamento de Cadastro. Somente após a validação do processo em nosso sistema pelo Departamento de Cadastro irá aparecer Confirmado. Caso não seja possível efetuar a adesão, o processo será recusado pelo Departamento de Cadastro. O sistema enviará automaticamente um para o endereço fornecido pela empresa comunicando o motivo da recusa da adesão. É possível visualizar processos que foram recusados na tela de consulta de usuários selecionando a opção Movimentações Recusadas e clicando no botão Pesquisar. Para regularizar uma adesão que foi recusada por falta de documento comprovatório ou por documentação incorreta é só clicar em cima do nome do usuário recusado para abrir a tela com os dados do mesmo. Depois é só clicar em Documentos para abrir novamente a tela para anexar a documentação correta e assim regularizar a solicitação de adesão. 11

12 No caso de uma exclusão que foi recusada será necessário cancelar o processo clicando na palavra Sim na coluna Cancelar 12

13 CADASTRANDO DEPENDENTES Existem duas formas de incluir dependentes, uma delas é consultar o usuário, clicando sobre o seu nome, e após no botão Incluir Dependente. Outra forma é na tela de consulta de usuários, na coluna Dependente clicar no botão Incluir do respectivo titular. Assim como na adesão do titular abrirá uma tela para o preenchimento dos dados do dependente. Os campos que estão em negrito e possuem um asterisco são de preenchimento obrigatório. Não será possível concluir o cadastro sem a informação de um destes dados. Preencher todos os campos e em seguida clicar no botão Incluir. Lembrando que se o titular estiver com dados incompletos em nossos registros, será necessário primeiro regularizá-los para depois efetuar o cadastro do dependente. Na adesão de dependente não é necessário anexar nenhum documento. 13

14 EXCLUINDO BENEFICIARIOS Na tela da relação de usuários, clique na coluna Excluir no respectivo usuário, que deverá ser cancelado. Aparecerão as opções de cancelamento, é só optar por um dos motivos e clicar no botão Excluir. Desistência do plano Este motivo é usado nos casos em que o usuário está desistindo do plano. O mesmo permanece na empresa, mas não tem mais interesse pelo plano. Pode ser usado para titulares e dependentes, lembrando que quando um titular desiste do plano todos os seus dependentes também são exclusos. Ao optar por este motivo abrirá um campo para informar o motivo da desistência. Não é necessário encaminhar nenhum documento para comprovação do cancelamento. Término da relação de vínculo a um beneficiário titular Este motivo é usado para os casos em que o dependente não tem mais vínculo com o titular. Exemplo: Esposo ou esposa que se separam; ou filho que já completou 18 o u 21 a nos e conforme política da empresa contratante não pode permanecer como dependente. Só pode ser usado na exclusão de dependentes. 14

15 Ao selecionar esta opção aparecerá um campo para a escolha do motivo do término da relação de vínculo ao titular. Na opção Separação Cônjuge é necessário anexar documento para comprovação. Na opção Filho atingiu Maioridade não há necessidade de comprovação. Óbito Este motivo é usado para os casos de falecimento. No site, para este motivo, não há opção para anexar documento, mas a Uniodonto poderá solicitar para a comprovação. Desligamento da Empresa Este motivo é us ado para os usuários que estão saindo da empresa, ou seja, que estão deixando de serem funcionários. Só pode ser usado na exclusão de titulares. Obrigatório anexar documento que comprove o des ligamento no ato da exclusão no site e Notificação RN 279. Os documentos devem estar em formado PDF ou JPEG, e só podem ter no máximo 5Mb de tamanho. São aceitos como comprovantes de desligamento: Cópia da rescisão Cópia da carta de aviso prévio assinada pela empresa e funcionário Cópia do pedido de demissão do funcionário. Resolução Normativa RN 279 A Resolução Normativa RN 279 da ANS - Agencia Nacional de Saúde, em vigor desde 01 de junho de 2012, trata do direito de permanência no plano dos colaboradores que contribuem para o pagamento da sua mensalidade (integral ou parcialmente), e que forem demitidos por iniciativa da empresa sem justa causa, ou aposentados no valor que o mesmo paga atualmente (ou no v alor integral, se o us uário pagar só uma porcentagem da m ensalidade) e com as mesmas condições de cobertura e rede credenciada. Nestes casos junto com o comprovante do desligamento deverá ser impresso e a nexado ao s ite a Notificação (Anexo 1) devidamente preenchida e assinada pelo usuário titular. Os titulares que tem a sua mensalidade 100% custeada pela empresa, pagam apenas a mensalidade do dependente e/ou a co-participação não tem direito ao beneficio e não é necessário encaminhar a Notificação. Caso o titular tenha sido demitido por justa causa ou a demissão seja por sua iniciativa, não há direito ao beneficio e não é necessário encaminhar a Notificação. 15

16 CANCELANDO UM USUÁRIO PELO MOTIVO DESLIGAMENTO DA EMPRESA Ao optar pelo motivo Desligamento da Empresa, deverá ser informado o motivo do desligamento Demissão ou Aposentadoria. Optando por Aposentadoria, abrirá a opção para escolher a forma de participação da Empresa no pagamento da mensalidade do titular (Participação Parcial, Integral ou Não Participa), e os campos para informar o tempo de contribuição em outros planos odontológicos*, bem como para anexar o comprovante do desligamento. Depois de preencher estes campos e a nexar o documento para comprovação é só clicar no botão Excluir. *O preenchimento do campo Outros Planos Odontológicos é obrigatório, caso o usuário não tenha participado de outros planos o campo deverá ser preenchido com 0 (zero). 16

17 Após este processo na coluna Status ficará como Pendente (identificado pelo ícone de um círculo vermelho). Colocando o mouse em cima do ícone aparecerá a mensagem informando que para concluir o cancelamento é necessário imprimir a Notificação e encaminhá-la a Uniodonto. Na coluna Arquivo aparecerá o ícone de uma impressora, ao clicar neste ícone a Notificação poderá ser impressa ou salva em formato PDF. Depois de preenchida e dev idamente datada e as sinada pelo usuário titular que está sendo desligado, o documento pode ser anexado no site, clicando no ícone de uma carta na coluna Arquivo Após anexar a Notificação o ícone na coluna Status ficará identificado por um círculo amarelo, que significa que o processo e os documentos estão Em Analise, ou seja, sendo analisados pelo Departamento de Cadastro para então serem validados no nosso sistema. Somente após a validação do processo em nosso sistema pelo Departamento de Cadastro irá aparecer Confirmado, identificado pelo ícone verde. Optando por Demissão abrirá a opção para escolher o motivo da demissão (Justa causa, Sem justa causa, Por iniciativa do Empregado), a forma de participação da Empresa no p agamento da mensalidade do titular (Participação Parcial, Integral ou Não Participa), e os campos para informar o tempo de contribuição em outros planos odontológicos*, bem como o campo para anexar o comprovante do desligamento. Depois de preencher estes campos e a nexar o documento para comprovação é só clicar no botão Excluir. *O preenchimento do campo Outros Planos Odontológicos é obrigatório, caso o usuário não tenha participado de outros planos o campo deverá ser preenchido com 0 (zero). 17

18 Após este processo na coluna Status ficará como Pendente (identificado pelo ícone de um círculo vermelho). Colocando o mouse em cima do ícone aparecerá a mensagem informando que para concluir o cancelamento é necessário imprimir a Notificação e encaminhá-la a Uniodonto. Na coluna Arquivo aparecerá o ícone de uma impressora, ao clicar neste ícone a Notificação poderá ser impressa ou salva em formato PDF. Depois de preenchida e dev idamente datada e as sinada pelo usuário titular que está sendo desligado, o documento pode ser anexado no site, clicando no ícone de uma carta na coluna Arquivo Após anexar a Notificação o ícone na coluna Status ficará identificado por um círculo amarelo, que significa que o processo e os documentos estão Em Analise, ou seja, sendo analisados pelo Departamento de Cadastro para então serem validados no nosso sistema. Somente após a validação do processo em nosso sistema pelo Departamento de Cadastro irá aparecer Confirmado, identificado pelo ícone verde. Lembramos que quando é feito o cancelamento do titular, por qualquer motivo, os dependentes são exclusos automaticamente. 18

19 Caso não seja possível efetuar a exclusão, o processo será recusado pelo Departamento de Cadastro. O sistema enviará automaticamente um para o endereço fornecido pela empresa comunicando o motivo da recusa da exclusão. É possível visualizar os processos que foram recusados na tela de consulta de usuários selecionando a opção Movimentações Recusadas e clicando no botão Pesquisar. As movimentações recusadas são identificadas pelo ícone de um circulo vermelho com um ponto de exclamação branco. EMITINDO RELATÓRIO Clicando no item Relatórios do menu, é possível emitir uma relação das movimentações (cancelamentos e ou adesões) ou então dos usuários ativos no plano. Relatório de Movimentações É o relatório em que aparece as adesões e cancelamentos feitos no site. Pode ser emitido por contrato, após deve ser selecionado o tipo de relatório, se será por período (mensal ou um determinado período e é escolhido no campo Período da Consulta ), ou por uma data especifica ou então pelo mês/ano de faturamento. Para a visualização do relatório é só clicar no botão Consultar. Na data do fechamento, obrigatoriamente deverá ser emitida uma relação das movimentações feitas no mês e encaminhar uma cópia assinada e carimbada para Uniodonto. Esta relação assinada substitui os formulários de adesão e cancelamento. O envio deverá ser feito para o movimentacaousuario@uniodontosc.com.br Caso não tenha sido feito nenhuma adesão ou cancelamento no site, não será gerado relatório. Relatório de Beneficiários Ativos Neste relatório aparece todos os usuários que estão ativos no momento. Deve ser escolhido o contrato, e para visualização do relatório é só clicar no botão Consultar. Ambos os relatórios podem ser impressos ou salvos no formato PDF. 19

20 CONTATOS Em caso de dúvidas, favor contatar o Departamento de Cadastro. Jacqueline cadastrobnu@uniodontosc.com.br fone (47) Aline cadastrobnu2@uniodontosc.com.br fone (47) Priscilla operacional@uniodontosc.com.br fone (47) Lívia cadastro@uniodontosc.com.br fone: (47)

21 NOTIFICAÇÃO EMPREGADO DEMITIDO SEM JUSTA CAUSA, APOSENTADO E OU ÓBITO QUE TENHA CONTRIBUÍDO PARA O PLANO ODONTOLÓGICO Ilmo(a) Sr.(a) TESTE DOIS TESTE ( ) BLUMENAU, 19 de SETEMBRO de 2012 Ref.: Extensão de benefícios do plano odontológico Em atendimento ao disposto nos artigos 30 e 31 da Lei nº 9.656, informamos que Vossa Senhoria tem direito de manter sua condição de beneficiário do plano odontológico da UNIODONTO Administradora Reg. ANS , nas mesmas condições de cobertura assistencial de que gozava quando da vigência do contrato de trabalho, desde que assuma o seu pagamento integral diretamente à UNIODONTO, ou seja, os seguintes valores: Valores vigentes pagos, por usuário, pela empresa à Uniodonto: R$ 0,00 O período de manutenção dessa condição de beneficiário será de 18 meses. Em caso de demissão sem justa causa: um terço do tempo em que V.S. contribuiu para o plano mantido por esta empresa, com um mínimo de seis meses e um máximo de vinte quatro meses. Em caso de aposentadoria: um ano para cada ano de contribuição, ou por tempo indeterminado se V.S. tiver contribuído pelo prazo mínimo de dez anos. Esta regra se aplica, também, para o caso de aposentado que continuou trabalhando na empresa. O direito é assegurado pelo prazo acima ou até a admissão em novo emprego, enquanto houver plano odontológico contratado pela empresa. O direito de manutenção da cobertura assistencial nos termos acima é extensiva, total ou parcialmente, a todo o grupo familiar então inscrito quando da vigência do contrato de trabalho, facultada, após a adesão, a inclusão somente de novo cônjuge e filhos. Caso tenha interesse, deverá no prazo de trinta dias, contados desta data, exercer, por escrito para a Uniodonto Administradora, o direito aqui disposto, juntando comprovante de endereço para cobrança das contraprestações. ( ) Estou ciente e tenho interesse em continuar na condição de demitido sem justa causa ( ) Estou ciente e tenho interesse em continuar na condição de aposentado ( ) Estou ciente do meu direito e aguardarei os 30 dias para me manifestar. ( ) Estou ciente mas não tenho interesse em continuar no plano Atenciosamente TESTE SITE ( / ) Recebi em de de 20. Assinatura do ex-empregado: