Índice 1. Serviço de Chaveiro 2. Registro de preços - Prefeitura Universitária Serviços de Manutenção da Prefeitura Universitária...

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1 Índice 1. Serviço de Chaveiro Preparação do Pedido Responsabilidade: Solicitante Execução do Pedido - Responsabilidade Prefeitura Universitária Fiscalização dos Serviços - Responsabilidade: Solicitante Registro de preços - Prefeitura Universitária Preparação do Pedido do Serviço - Responsabilidade Solicitante Aprovação do Pedido - Responsabilidade: Direção do Centro Tecnológico Execução do Pedido - Responsabilidades PU/Solicitante Serviços de Manutenção da Prefeitura Universitária Preparação do Pedido Responsabilidade: Solicitante Aprovação de Pedido - Responsabilidade Direção do Centro Tecnológico Execução do Pedido - Responsabilidades PU/Solicitante

2 1. Serviço de Chaveiro 1.1. Preparação do Pedido Responsabilidade: Solicitante: 1º passo: Preencher o formulário 2º passo: Abrir um SPA no Sistema EGESTÃO/SOLAR - UFSC SEM PAPEL, no site módulo Sistema de Processos Administrativos - SPA, por mio do Menu "Cadastro de Solicitação Digital", conforme fig.1.1, cadastrar uma "solicitação digital, seguindo os procedimentos abaixo: Fig Cadastro de solicitação digital - Serviços de chaveiro a) Na 1ª etapa, Preenchimento dos dados, o solicitante deve preencher nos campos matrícula do interessado o número do SIAPE, Grupo de assunto o número 286 (SERVIÇOS), no assunto o código 1185 (SERVIÇOS DE CHAVEIROS) e, após no campo detalhamento descrever a justificativa ou objetivo dos serviços de chaveiros, nome do responsável, , local, horário e telefone, além do quantitativo. Também no corpo da solicitação, se for urgente deve ser mencionado no corpo do detalhamento da solicitação, conforme fig. 2, demonstra. E por último acionar o botão próximo; 2

3 Fig Preenchimento da Solicitação digital - Serviços de chaveiro. b) Na 2ª etapa, Seleção dos destinatários, preencher Setor destino como PU/PROAD, conforme fig. 3. Em seguida acione o botão Próximo ; Fig Seleção do destinatário. c) Na 3ª etapa, Confirmação dos dados, verifique se os dados informados estão corretos, conforme fig. 4. Conferidos, acionar o botão Concluir cadastro; 3

4 Fig Confirmação de dados 2º passo: Com estas informações a solicitação digital será encaminhada para fila de trabalho da Secretaria Administrativa da Prefeitura Universitária, tratada no próximo item: Aprovação do Pedido. Todas as requisições devem vir com a ciência da respectiva Chefia de Departamento. O não preenchimento adequado dos campos acima a solicitação será devolvido ao solicitante para atender os passos citados acima Execução do Pedido - Responsabilidade Prefeitura Universitária. 1º passo: O pedido é avaliado e aprovado pela Coordenadoria de Apoio Administrativo da Prefeitura Universitária. Havendo a aprovação é encaminhado para empresa terceirizada visitar o local e executar o serviço. As emergências devem ser tratadas diretamente com a PU, ramal Fiscalização dos Serviços - Responsabilidade: Solicitante. 1º passo: Cabe ao solicitante acompanhar a execução dos serviços, dentro prazo estabelecido, bem como avaliar a qualidade da execução dos serviços de chaveiro em formulário apresentada pela empresa terceirizada; 2º passo: As dúvidas sobre preenchimento no SPA poderão ser obtidas no ramal 4733/SETIC. Em relação a dúvidas acerca da execução dos serviços poderão ser obtidas no ramal 5121, com Jair. 4

5 2. Registro de preços - Prefeitura Universitária Serviços de grades, suporte projetor multimídia e portas pantográficas, serviços limpeza e desassoreamento dos canais, Serviços de controle de sinantrópicos (desinsetização, dedetização, desratização e descumpinização), Serviços de desentupimento de rede de esgoto e retirada de detritos Preparação do Pedido do Serviço - Responsabilidade Solicitante. 1º passo: Serviços de manutenção existente em ata de registro de preços existentes no Prefeitura Universitária, que poderão solicitados mediante Solicitação Digital - SPA: a) Serviços de GRADES, SUPORTE PROJETOR MULTIMÍDIA E PORTAS PANTOGRÁFICAS: Objeto: contratação de serviços de confecção e instalação de grades de ferro, suporte para projetor multimídia e portas pantográficas nas instalações do Campus Universitário; Pregão: nº /2012 em construção; b) Serviços de serviços limpeza e desassoreamento dos canais: Objeto: Contratação de empresa para execução de serviços limpeza e desassoreamento dos canais que cortam o Campus Universitário; Pregão: nº /2012, em construção; c) Serviços de serviços de controle de sinantrópicos (desinsetização, dedetização, desratização e descumpinização): Objeto: Contratação de empresa especializada em serviços de controle de sinantrópicos (desinsetização, dedetização, desratização, descumpinização); Pregão: nº / em construção; d) Serviços de desentupimento de rede de esgoto e retirada de detritos; Objeto: Contratação de empresa para execução de serviços de desentupimento de rede de esgoto e retirada de detritos nas instalações do Campus Universitário; Pregão: nº / em construção. 2º passo: Para solicitar serviços de manutenção predial e área externa, utilizando os registros de preços, citados acima, de responsabilidade do Prefeitura do Campus - PU, deve-se acessar o Sistema EGESTÃO/SOLAR - UFSC SEM PAPEL, no site módulo Sistema de Processos Administrativos - SPA, por meio do Menu "Cadastro de Solicitação Digital", conforme fig. 2.1, cadastrar uma "solicitação digital, seguindo os procedimentos abaixo: 5

6 Fig Cadastro solicitação digital - PU a) Na 1ª etapa, Preenchimento dos dados, o solicitante deve preencher nos campos matrícula do interessado o número do SIAPE, no Grupo de assunto o número 328 (SOLICITAÇÃO), no assunto o número 1350 (SOLICITAÇÃO - MANUTENÇÃO) e, após no campo detalhamento preencher objetivo/justificativa, citar número do registro de preços, especificação do local (centro, depto. bloco, andar e sala) nome do responsável (com ramal para contato e datas e horários para visita técnica), e por último acionar o botão próximo, conforme fig. 2.2; b) Na 2ª etapa, Seleção dos destinatários, preencher Setor destino como SEC/CTC. Em seguida acione o botão Próximo, conforme fig. 2.3; Fig Detalhamento da solicitação digital - PU 6

7 Fig Seleção dos destinatários c) Na 3ª etapa, Confirmação dos dados, verifique se os dados informados estão corretos. Conferidos, acione o botão Concluir cadastro, caso contrário o botão voltar, conforme fig.2.4; Fig Confirmação dos Dados - PU 7

8 3º passo: Ao clicar no botão concluir cadastro o solicitante deverá anotar o número da Solicitação Digital para acompanhar a execução dos serviços, conforme fig Esta solicitação é encaminhada para apreciação e autorização da Direção do CTC. Fig Concluir o Cadastro 2.2. Aprovação do Pedido - Responsabilidade: Direção do Centro Tecnológico 1º passo: Na fila de trabalho da Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, é recebido a solicitação digital, conforme fig Fig Recebimento do SPA pela Direção do CTC 8

9 2º passo: Recebido o SPA pela Direção do Centro Tecnológico é analisada a relevância do pedido que, se aprovado, aciona-se o botão Encaminhar. Em seguida, na próxima tela, é encaminhada para o Prefeitura Universitária - PU, campo seleção dos destinatários/setor destino PU/PROAD, autorizando a execução dos serviços, clicando no botão Encaminhar, conforme fig Fig Seleção do destinatário - PU 3º passo: Ao clicar no botão encaminhar a Gestora de Edifícios do CTC anotará o número da Solicitação Digital para acompanhar a execução dos serviços, em planilha de acompanhamento. 4º passo: Se o pedido for indeferido, é dado conhecimento ao solicitante com os respectivos motivos do indeferimento Execução do Pedido - Responsabilidades PU/Solicitante: 1º passo: Cabe ao solicitante acompanhar a execução dos serviços, dentro do prazo estabelecido, bem como avaliar a qualidade do serviço realizado, atestando-o junto à respectiva requisição. 2º passo: Havendo necessidade de executar os serviços fora de expediente, o responsávelfiscal definido pelo Departamento/Centro(solicitante) deve autorizar e acompanhar a execução dos serviços, em conjunto com a fiscalização da PU. 3º passo: Executada a manutenção, o solicitante deve atestar a qualidade dos serviços prestados pela Prefeitura Universitária, dando baixa na requisição. 4º passo: Ao final, comunicar a Direção do CTC a execução dos serviços com êxito para a Gestora de Edifícios dar baixa na planilha de acompanhamento. 5º passo: As dúvidas sobre preenchimento no SPA poderão ser obtidas no ramal Dúvidas acerca do preenchimento da requisição de serviços PU poderão ser obtidas no Direção do Centro de Tecnológico, Fernanda ou Marcelo, ramal Na PU, relação aos registros preços existentes poderão ser obtidas no ramal

10 3. Serviços de Manutenção da Prefeitura Universitária Hidráulica, Alvenaria, Marcenaria, Manutenção ar condicionado, Serralheria, Eletricidade e Vidraçaria Preparação do Pedido Responsabilidade: Solicitante: 1º passo: Para formalizar o pedido o solicitante deve providenciar inicialmente o preenchimento do formulário "SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO / PU" postado no endereço eletrônico salvando em formato PDF, na área de trabalho do microcomputador, para posterior inclusão no Sistema EGESTÃO - UFSC SEM PAPEL. Neste formulário deve constar pelo menos: descrição e tipo do serviço (hidráulica, serralheria, etc), nome completo do solicitante, telefone, local, horário de acesso para realização dos serviços; 2º passo: Para inclusão da solicitação de serviços responsabilidade da Prefeitura Universitária, o solicitante deve acessar o sistema EGESTÃO - UFSC SEM PAPEL, no site no módulo Sistema de Processos Administrativos - SPA, por meio do Menu Cadastro de Solicitação Digital, conforme Fig.3.1, preencher seguindo as etapas abaixo: Fig Cadastro Solicitação Digital a) Na 1ª etapa, Preenchimento dos dados, o solicitante deve preencher nos campos matrícula do interessado o número do SIAPE, no Grupo de assunto o número assunto o número 328 (SOLICITAÇÃO), no assunto o número 1350 (SOLICITAÇÃO - MANUTENÇÃO) e, após no campo detalhamento preencher objetivo/justificativa, nome do responsável, e telefone, e por último acionar o botão próximo, conforme fig

11 Fig Inserindo os dados no cadastro da solicitação Serviço PU b) Na 2ª etapa, Seleção dos destinatários, preencher Setor destino como SEC/CTC. Em seguida acione o botão Próximo, conforme fig. 3.3; Fig Seleção dos destinatários 11

12 c) Na 3ª etapa, Confirmação dos dados, verifique se os dados informados estão corretos. Conferidos, acione o botão Concluir cadastro, conforme fig. 3.4; Fig Conclusão do cadastro d) Na 4ª etapa, inserir arquivos, buscar o arquivo salvo na área de trabalho do microcomputador e incluir na solicitação digital, conforme fig Com estas informações a solicitação digital será encaminhada para fila de trabalho da Secretaria da Direção do Centro Tecnológico, tratada no próximo item: Aprovação do Pedido. Todas as requisições devem vir com a ciência da respectiva Chefia de Departamento. 12

13 Fig Inserir Arquivo 3.2. Aprovação de Pedido - Responsabilidade Direção do Centro Tecnológico: 1º passo: Na Direção do Centro Tecnológico a solicitação digital é recebida, conforme fig. 3.6, é analisada a relevância do pedido que, se aprovado, aciona-se o botão Encaminhar. Em seguida, na próxima tela, é encaminhada para a Prefeitura Universitária/PROAD, o Setor destino PU/PROAD, autorizando a execução dos serviços, clicando no botão Encaminhar, conforme fig Fig Recebimento do serviço. 13

14 Fig. 3.7 Autorização do serviço 2º passo: Se o pedido for indeferido, é dado conhecimento ao solicitante com os respectivos motivos do indeferimento Execução do Pedido - Responsabilidades PU/Solicitante: 1º passo: Cabe ao solicitante acompanhar a execução dos serviços, dentro do prazo estabelecido, bem como avaliar a qualidade do serviço realizado, atestando-o junto à respectiva requisição. 2º passo: Se na execução da manutenção for identificada a necessidade de aquisição de materiais, Técnico da Prefeitura Universitária deve registrar na respectiva requisição a especificação dos materiais necessários para aquisição, cabendo ao solicitante: a) Incluir a demanda no site módulo SLC, através do Menu - PEDIDOS -Compra/Contratação - Novo, seguindo os passos definidos no sistema, solicitando dispensa de aquisição. Além disso, anexar a requisição da Prefeitura Universitária, digitalmente, onde consta a inexistência de materiais; b) Após a aquisição dos materiais no setor solicitante, cabe ao responsável pela demanda comunicar a Prefeitura Universitária, e esta dar início a execução da manutenção; c) Executada a manutenção, o solicitante deve atestar a qualidade dos serviços prestados pela Prefeitura Universitária, dando baixa na requisição. 3º passo: Se na execução da manutenção for identificado que Prefeitura Universitária não tem atribuição ou capacidade técnica para a execução da manutenção, a demanda poderá ser encaminhada para o Departamento de Obras e Manutenção/DOMP, para analisar alternativa viável para execução dos serviços, neste caso, o solicitante deve providenciar: 14

15 a) Preenchimento da Solicitação Digital no site via SPA, direcionado SEC/CTC, para apreciação da Direção do CTC, que se aprovada a demanda é submetida ao DOMP, setor DOMP/FISC; b) Após a avaliação do DOMP, o setor solicitante deverá acompanhar, e em conjunto com a Direção do CTC, a solução apresentada; c) Ao final, comunicar a Direção do CTC a execução dos serviços com êxito. 4º passo: As dúvidas sobre preenchimento no SPA poderão ser obtidas no ramal Dúvidas acerca do preenchimento da requisição de serviços PU poderão ser obtidas no ramal