Módulo 4 Continuação das etapas para implantação do 5S, estudo de caso e exercícios

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1 Módulo 4 Continuação das etapas para implantação do 5S, estudo de caso e exercícios

2 13 - Feedback para ações não-viáveis QUEM Representantes das áreas Dicas: Ser claro Não desmotivar COMO Explicar recusas ou adiamentos Registrar em formulário

3 14 - Dia D QUEM Coordenador do Comitê Representantes das áreas Força-tarefa Demais funcionários Dicas: Acompanhar alta direção Receber e acompanhar visitantes COMO Obedecer programação Verificar materiais Verificar trabalhos Verificar áreas de descarte Verificar organização Verificar andamento das etapas Identificar problemas Motivar Organizar, arrumar, limpar

4 15 - Avaliação do processo QUEM Coordenador do Comitê 5S Demais dirigentes Dicas: Fazer pauta Criar envolvimento COMO Promover reunião para: Relatar atividades concluídas Apresentar próximos passos Discutir dificuldades

5 15 - Avaliação do processo Relatório sobre a situação do 5S Senso de Organização o Senso de Disciplina 5 0 Posto de Trabalho Data Senso de Ordenação Senso de Asseio Senso de Limpeza

6 16 - Documentação do depois e montagem do quadro de fotos QUEM Representantes das áreas COMO Fotografar locais nos mesmos ângulos Afixar fotos junto às anteriores Divulgar Dicas: Não identificar Setorizar Dar visibilidade

7 17 - Avaliação e contabilização do descarte QUEM Comitê 5S Representantes das áreas COMO Pesar Contar Registrar Dicas: Incentivar visitas Providenciar remoção Controlar patrimônio

8 18 - Promoção, divulgação e reconhecimento QUEM Comitê 5S Dicas: Divulgar fotos Divulgar filmes Divulgar resultados COMO Divulgar resultados Promover atividades paralelas Premiar

9 19 - Manutenção e melhoria do 5s Action Plan Check Do

10 Estudo de caso EXPERIÊNCIA EM UM TRIBUNAL DE CONTAS COM A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S INTRODUÇÃO O Programa 5S iniciou-se no tribunal em março de 1996, após trabalho de reconhecimento da cultura institucional promovido pelo escritório de controle da qualidade total. A partir daí, elaborou-se um plano de ação, com flexibilidade tal que permitisse viabilizar e facilitar a execução, o acompanhamento e o controle da implantação. Promoveu-se treinamento para 140 facilitadores do tribunal, os quais multiplicaram de imediato o conhecimento adquirido para os demais colaboradores. Foi constituída a estrutura organizacional do programa pela definição do coordenador técnico e dos facilitadores setoriais, por circular interna contendo as respectivas atribuições e encaminhada a todas as unidades para a ciência dos colaboradores.

11 Estudo de caso Subseqüentemente a esta ação, reuniões periódicas foram realizadas com os facilitadores setoriais de cada unidade participante do processo, para acompanhamento formal das etapas que estavam sendo desencadeadas e também para orientação, explicação de conceitos, solução de dúvidas e distribuição de tarefas para a implementação do programa.

12 Estudo de caso ENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES Comprometimento da alta administração por meio de visitas às unidades pela presidência, ocasião em que billhetes de estímulo e reconhecimento eram fixados em 85 painéis de comunicação, foi uma das estratégias adotadas para a mobilização e o envolvimento dos colaboradores. O registro fotográfico do ambiente físico, anterior e posterior ao desenvolvimento dos sensos em todas as unidades do tribunal, também colaborou para que fossem observadas e comprovadas as mudanças ambientais. Inúmeras fotos foram expostas nas áreas internas e externas do tribunal. A evolução do programa foi comunicada semanalmente com inserções no informativo produzido e distribuído pelo controle de qualidade aos colaboradores com o objetivo de dar transparência aos fatos ocorridos e estimular ainda mais a participação.

13 Estudo de caso Campanhas de prevenção à saúde foram realizadas, entre elas: diabetes, pressão alta e glaucoma. A copa interna de qualidade total, torneio de futebol masculino, também foi promovida, composta por equipes que representavam times famosos e que proporcionaram ao seu final, prêmios medalhas e troféus aos vencedires. A iniciativa coube à Associação dos Servidores, então imbuída do espírito de qualidade, que revelou maior eficiência, ampliando sua prestação de serviços aos associados. O programa 5S para a família dos colaboradores foi planejado e executado. Nos finais de semana, durante dois meses, foram promovidas aulas sobre o 5S para aplicação em casa. A programação constou, ao seu final, de uma confraternização com grupos artísticos que foi encerrada com almoço.

14 Estudo de caso O PROCESSO DE AVALIAÇÃO Para aferição dos resultados foi elaborada uma planilha - instrumento de avaliação - com a seleção de itens que permitissem avaliar objetivamente a implantação de cada um dos sensos. Um sistema de reconhecimento e premiação ao esforço e dedicação demonstrados pelos colaboradores foi institucionalizado, com publicação no Diário Oficial do município de resolução e portaria, instrumentos integrantes deste sistema. Para a avaliação geral, foi constituída comissão de avaliadores composta por integrantes de unidades distintas que realizaram simulações em unidades previamente selecionadas para testepiloto. Toda a área física do tribunal foi percorrida para fins da avaliação.

15 Estudo de caso As unidades que atingiram pontuação mínima de 70 pontos nesta avaliação foram agraciadas com diplomas bronze, prata e ouro, conforme classificação. Aquelas agraciadas com diploma ouro também receberam bottons com timbre do programa 5S. À unidade vencedora do ano, entre os agraciados com o diploma ouro, coube uma viagem e visitação técnica à uma empresa em estágio avançado do programa 5S. As anomalias mais comuns às diversas áreas foram objeto de relatório e plano de ação corretiva encaminhado à alta administração para conhecimento.

16 Estudo de caso ÍNDICES OBTIDOS Na primeira fase de implantação e desenvolvimento dos sensos, foram avaliados a incorporação do 1º, 2º e 3º sensos, distribuídos em um total de 20 itens que foram avaliados. No cômputo geral, o 1º S obteve média de 76,73 pontos, o 2º S ficou com 72,33 e o 3º S registrou 76,28 - sendo que a média geral foi de 75,11. Os resultados obtidos na avaliação geral não atingiram níveis de excelência. Mas em função desta etapa preliminar do programa, os índices alcançados foram considerados satisfatórios.

17 Estudo de caso RESULTADOS DA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S Três resultados merecem destaque: 1) Na Seção de Transportes observou-se um verdadeiro processo de mudança de comportamento, gerando economia de recursos bastante expressiva: - os novos cuidados com a conservação e manutenção favoreceram a recuperação dos veículos, tornando desnecessárias novas aquisições - economia de combustível, como resultado até de campeonato entre os motoristas - redução de custo de tempo, pelo estabelecimento de novas rotas de percurso - redução de gastos de limpeza, afora a melhoria do ambiente, também em termos de higiene e limpeza da garagem e das oficinas

18 Estudo de caso 2) O prédio anexo, construído na época com área de m², foi mobiliado com o descarte efetuado pelo edíficio-sede. 3) Embora ampliada a área, com o desenvolvimento do senso de limpeza tornou-se desnecessária a contratação de mais funcionários para a execução destes serviços.

19 Estudo de caso CONSIDERAÇÕES FINAIS O processo realizado conseguiu resultados de melhoria em período aproximado de 7 meses, o que comprova a viabilidade e o sucesso do programa 5S, referenciando o seu prosseguimento.

20 Conclusão Pode-se perceber que o programa 5S dá ganhos a todos nós, pois significa estímulo para as pessoas realizarem o seu trabalho corretamente com alegria e para assumirem a responsabilidade pelos resultados. É a busca da melhoria contínua na vida de cada um de nós. É praticar e desejar o bem a todos. Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente estará realmente compreendida a verdadeira essência do 5S. O programa 5S será realmente eficaz se for assumido por todos.

21 Pense nisso: Os grandes resultados e as grandes conquistas jamais serão conseguidos através de GRANDES esforços de POUCAS pessoas. Os grandes resultados e as grandes conquistas só serão conseguidos através de PEQUENOS esforços de TODAS as pessoas.

22 Exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( ) O comprometimento da alta administração com a implantação do programa 5S deve ser divulgado. 2 ( ) A implantação do programa 5S é para limpeza da organização. 3 ( ) Devemos divulgar o reconhecimento às pessoas que fizeram um bom trabalho. 4 ( ) Os grandes resultados e as grandes conquistas só serão conseguidos através de PEQUENOS esforços de TODAS as pessoas. 5 ( ) O incentivo e a premiação são muito importantes. 6 ( ) O responsável nunca deve deixar passar uma oportunidade de reconhecer o bom trabalho de seu funcionário. 7 ( ) O cumprimento do horário não faz parte da disciplina. 8 ( ) Todos os funcionário envolvidos no processo para implantação do programa devem ser treinados.

23 Resposta do exercício Indique se é verdadeiro ou falso: 1 ( V ) O comprometimento da alta administração com a implantação do programa 5S deve ser divulgado. 2 ( F ) A implantação do programa 5S é para limpeza da organização. 3 ( V ) Devemos divulgar o reconhecimento às pessoas que fizeram um bom trabalho. 4 ( V ) Os grandes resultados e as grandes conquistas só serão conseguidos através de PEQUENOS esforços de TODAS as pessoas. 5 ( V ) O incentivo e a premiação são muito importantes. 6 ( V ) O responsável nunca deve deixar passar uma oportunidade de reconhecer o bom trabalho de seu funcionário. 7 ( F ) O cumprimento do horário não faz parte da disciplina. 8 ( V ) Todos os funcionário envolvidos no processo para implantação do programa devem ser treinados.

24 Fim do Módulo 4