ALGUMAS CONSIDERAÇÕES SOBRE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E DIAGRAMA DE FLUXO DE DADOS

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1 ALGUMAS CONSIDERAÇÕES SOBRE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E DIAGRAMA DE FLUXO DE DADOS Maria Vitória Marim Ferraz Pinto da SILVA Eng., Mestranda pela Universidade Federal de São Carlos. Rodovia Washington Luiz, km 235, CEP São Carlos (SP) Brasil - Correio eletrônico: vitória_marim@hotmail.com RESUMO Este artigo aborda os Sistemas de Informação e o Diagrama de Fluxo de Dados, considerada a principal técnica de análise do fluxo de informações, além de tecer comentários sobre informatização e Tecnologia de Informação (T.I.). 1- INTRODUÇÃO Várias pesquisas indicam que defeitos na comunicação e falhas de informação nas organizações podem ocasionar erros durante o processo produtivo, ou até mesmo, causar o insucesso de um empreendimento. Para o sucesso de um projeto é vital que as informações sejam difundidas, de forma eficaz, a todos os seus colaboradores. Portanto, o estudo da informação e dos sistemas de comunicação tem uma importância fundamental. A função de um sistema de informação deve ser a de suprir os diversos níveis hierárquicos da empresa, ora transmitindo a informação compatível para a tomada de decisão, ora trazendo os resultados apontados, retroalimentando todo o processo gerencial Cintra (1998b). Esses resultados serão satisfatórios, caso exista um planejamento e controle adequados de todas as atividades que constituem o projeto. 2- TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (T. I.) E INFORMATIZAÇÃO A sociedade moderna está produzindo uma grande quantidade de novos conhecimentos e tecnologias, frutos do crescente desenvolvimento científico e de um maior intercâmbio entre os países (globalização). Dessa forma, a informação eficaz e precisa assume um papel de destaque no desenvolvimento e sustentação das empresas no atual mercado. A Tecnologia da Informação manipula as informações, desde a aquisição até a transmissão destas. Sua utilização dentro dos Sistemas de Informação, com o auxílio do computador, vem promovendo mudanças no processo de produção e nas formas de comunicação dentro de uma empresa. Mas, segundo Cintra (1998b) o objetivo maior da T.I. é servir ao homem e que é ele quem deve manter o papel de responsável pela tomada de decisões. A informática em muito colaborou com o desenvolvimento dos sistemas de informações, possibilitando o acesso rápido às mesmas. Entretanto, deve-se tomar muito cuidado com o trato destas informações, de modo a não torná-las inaproveitáveis, isto é, os relatórios devem ser adequados a cada usuário. Não se deve correr o risco de se ter um amontoado de dados (caracteres descrevendo uma realidade) e pouca informação (dados úteis para a tomada de decisão). Isto acontece justamente pela facilidade de se manipular os dados logo que se implantam os sistemas computadorizados. Ao se optar pela informatização dos sistemas deve-se começar pelos gargalos detectados no processo, ou sejam, aqueles que executados manualmente falham devido a uma manipulação complexa de dados ou não atendem a velocidade solicitada para a decisão. Assim, informatizar não significa transformar os procedimentos existentes em um conjunto de informações ágeis, mas sem estruturação, que não

2 atende ao processo decisório. Cintra (1998b) Entre os softwares de orçamento existentes no mercado, são poucos os que tratam de planejamento e controle. O setor necessita de sistemas computadorizados que façam uma integração completa entre as informações de planejamento, orçamento e controle, atendendo as peculiaridades inerentes à construção civil. 3- SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Sistemas de informação são definidos como um conjunto de dados, transformados em informações através de recursos físicos, hardware e software, com a finalidade de atender determinada necessidade de informação dentro da organização. Cintra (2000) A conceituação dos seguintes termos se faz necessária para o estudo de um sistema de informação, segundo Cintra (1998c): Dados são os elementos conhecidos do problema que se deseja resolver. São, portanto, brutos, oriundos de levantamentos, questionários ou pesquisas efetuados. Informação pode ser definida como sendo os dados processados de forma que tenham significado para o seu receptor, possuindo valor real ou percebido, relativamente às decisões atuais ou futuras. Segundo Lima Jr. apud Cintra (1998a), a informação só tem qualidade quando atende aos requisitos de: ser comparável, de modo que se possa comparar o planejado com o realizado; ser gerada em tempo hábil; ser confiável, pois as distorções são mais prejudiciais do que a falta de informações; possuir um nível de detalhamento compatível com as peculiaridades do setor a que deva atender. Em relação ao processo decisório, quanto maior o nível hierárquico menor é o volume de informações e maior é a responsabilidade ou o risco. Cintra (1998a) descreve os seguintes níveis hierárquicos e a correspondente necessidade de informação de cada um deles: Estratégico Informações sumarizadas fornecidas pelos gerentes em nível comparativo: relações, índices. Tático Informações mais detalhadas coletadas do operacional e gerando informações resumidas de subprojetos. Como se destina à tomada de decisões dentro da empresa, acaba levando ao sistema de decisão. Portanto, tem um caráter não rotineiro. Assim, quanto maior o nível do tomador de decisão, maior a necessidade de informações não estruturadas. Operacional Trabalha normalmente com grande quantidade de informações para se definir perfeitamente os serviços a serem executados. Trata da medição em nível individualizado sobre produto, processo e serviço. Cuida para que determinadas atividades continuem acontecendo dentro do ciclo operacional da empresa. Este nível trata das informações necessárias para a execução de uma determinada tarefa e, portanto, faz parte da rotina da organização.

3 As informações que tramitam de cima para baixo através dos níveis hierárquicos constituem diretrizes. O retorno dessas informações retroalimentam o sistema de informação, indicando o desempenho de uma determinada atividade. 4- FERRAMENTAS PARA ANÁLISE DO FLUXO DE DADOS Para se analisar o sistema de informação de uma empresa, utilizam-se ferramentas, com base nos dados levantados, que propõem uma modelagem desse sistema e o representa graficamente. Essas ferramentas são conhecidas como técnicas de diagramação. São várias as técnicas de diagramação existentes. Martin & McClure apud Cintra (1998a) realizaram um estudo sobre sua a utilização, onde identificaram para o estudo do relacionamento lógico entre os processos as seguintes técnicas: diagramas de ação, diagramas HOS e diagramas de fluxo de dados. O diagrama de fluxo de dados é considerado, por vários autores, a principal técnica na análise do fluxo de informações. Segundo Davis apud Cintra (1998a), o Diagrama de Fluxos de Dados (DFD) tem como objetivo facilitar a comunicação com o usuário, bem como apoiar o desenvolvimento de novos sistemas. Esse diagrama mostra o que acontece no sistema de informação, quais as transformações sofridas pelos dados nas várias áreas do processo em questão, sem considerar como isto ocorre. A simbologia gráfica utilizada na representação do diagrama de fluxos de dados, semelhante à usada em programação de dados, é constituída da seguinte forma, segundo Cintra (1998a): quadrado: representa uma entidade externa (uma empresa, uma pessoa ou um departamento) que define a origem ou o destino do dado. retângulo com vértices arredondados: representa um processo de transformação de dados, isto é, transforma um fluxo de dados de entrada em fluxo de dados de saída. retângulo aberto em um lado: representa um depósito de dados, permitindo o acesso aos mesmos. São os dados em repouso. flecha: representa a troca de dados de um ponto a outro. O fluxo de informação que ocorre de maneira simultânea pode ser representado por meio de flechas paralelas.a flecha não é uma representação de fluxo de controle, isto é, não são usados vetores para indicar dia em que deva ser realizado determinado processo, nem para ativar um processo (ler um cartão), etc. Quando o diagrama se torna confuso devido à repetição dos símbolos, os processos internos são explodidos e passam a constituir um novo diagrama de fluxo de dados, facilitando a leitura de todo o processo. É necessário que os símbolos usados no DFD sejam definidos, desta forma utiliza-se um Dicionário de Dados (DD). Este irá guiar a concepção do DFD e a análise do sistema. De acordo com Davis apud Cintra (1998a), o dicionário de dados deve fornecer informações sobre a definição, a estrutura e a utilização dos dados utilizados pela organização.... os DD podem ajudar aos analistas a evitar redundâncias de dados que são necessários a várias entidades dentro de uma mesma organização, pela descrição única destes dados. Quando estes dados são pensados no início do desenvolvimento de um sistema, tem-se melhores condições de se criar uma base de dados comum para toda a empresa. Após o desenho do DFD o analista parte para a parte mais difícil do método que consiste em comparar o diagrama encontrado com aquele considerado eficaz, obtido através da consulta a bibliografia, a profissionais notadamente reconhecidos nesta área de atuação, bem como os próprios funcionários da empresa e que dominam o seu processo produtivo. Cintra (1998a)

4 Os dados relevantes para a análise dos sistemas de informação podem ser coletados através das seguintes formas: Entrevista Esta é a forma mais eficiente para se obter os dados necessários durante a fase de coleta. O analista pergunta aos membros da organização sobre as suas funções e a utilidade do sistema de informação dentro de seu trabalho. As entrevistas devem ser realizadas inicialmente com os diretores e ou gerentes da empresa, pois os mesmos possuem uma caracterização dos processos a nível macro, indicando os demais profissionais responsáveis pela realização do processo em si. Após a caracterização do processo, com a identificação dos seus subsistemas, deve-se elaborar uma lista de todas as funções desempenhadas para a consecução do processo em estudo juntamente com seus responsáveis. Neste ponto, o analista consegue obter em linhas gerais a configuração do sistema presente na empresa, seus sub-sistemas e a interface entre os mesmos e localizar o processo de estudo dentro deste panorama. Cintra (1998b) Questionário Este processo de coleta de dados também pergunta de forma estruturada aos membros da organização sobre as suas funções e a utilidade do sistema de informação dentro de seu trabalho. Esta técnica só é recomendada quando o responsável pelo andamento dos trabalhos tem conhecimento pleno do processo e necessita de algumas respostas para validação de hipóteses, que tenham sido estabelecidas no início do estudo, conforme Bernardes apud Cintra (1998a) Observação Esta técnica de coleta de dados se baseia no bom senso do analista, na maioria das vezes não é planejada nem estruturada. Ela procura obter informações que não foram conseguidas pelo pesquisador através da entrevista, ou outras formas de coleta de dados. É uma técnica adequada aos tomadores de decisão em virtude das suas atividades apresentarem característica não estruturada. Tenciona obter o perfil dos mesmos, através da observação do seu ambiente de trabalho do seu relacionamento com os demais funcionários e a forma como desempenham suas atividades. Cintra (1998a) Análise de documentos Esta técnica possibilita um contato com as informações formais que estão circulando pela empresa. Desta forma o analista adquire um maior entendimento da importância da documentação para a empresa. Cintra (1998a) 5- CONSIDERAÇÕES FINAIS Toda a empresa possui um sistema de informação, mesmo que precário. Mas para que haja uma melhoria contínua, o sistema precisa ser racionalizado. Dispor de informações corretas e necessárias na hora de tomar decisões é imprescindível para a escolha da melhor opção para o empreendimento. Quando um projeto conta com um planejamento adequado ligado a um eficiente sistema de informação, evitam-se falhas e imprevistos durante a execução da obra, as atividades transcorrem de acordo com o previsto e os custos diminuem. O registro e classificação das informações relevantes passam a constituir uma memória técnica, à qual a empresa sempre recorrerá para auxiliá-la no futuro.

5 Através do DFD, os dirigentes das organizações terão subsídios, mesmo sem possuir conhecimentos específicos na área de análise de sistemas, para determinar as áreas que deverão sofrer intervenções. A análise do fluxo de informações obtida através do Diagrama de Fluxo de Dados, permite identificar deficiências, mostrando os pontos que devem sofrer intervenção na busca pela melhoria do processo de gerenciamento. 6- BIBLIOGRAFIA CINTRA, Maria Aparecida Hippert; AMORIM, Sérgio Roberto Leusin. A importância de um sistema de informação no gerenciamento de projetos. Juiz de Fora v.2 p Congresso de Engenharia Civil, 4º, Juiz de Fora, Artigo técnico. CINTRA, Maria Aparecida Hippert. Sistemas de informação e gerenciamento de projetos: um estudo de caso na cidade de Juiz de Fora. Orientação de Sérgio Roberto Leusin de Amorim. Niterói, RJ v. Dissertação (Programa de Pós-graduação em Engenharia Civil) - Universidade Federal Fluminense, 1998a. CINTRA, Maria Aparecida Hippert; AMORIM, Sérgio Roberto Leusin de. Sistemas de informação no gerenciamento de projetos aplicação do DFD : diagrama de fluxo de dados. Juiz de Fora, MG p. Congresso de Engenharia Civil, 3º, Juiz de Fora, 1998b. Artigo Técnico.