MANUAL DO USUÁRIO DO M3

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1 MANUAL DO USUÁRIO DO M3 1 CADASTROS 1.1 Clientes Abre uma tela de busca na qual o usuário poderá localizar o cadastro dos clientes da empresa. Preencha o campo de busca com o nome, ou parte do nome, e tecle Enter para pesquisar. O sistema exibirá em seguida o nome fantasia, a razão social, a versão do programa em uso e se é franqueado de rede. O usuário também tem as opções de visualizar os endereços, os contatos em cada departamento e um histórico de serviços prestados para o cliente A opção Dados Adicionais de Clientes deve ser usada para inserir informações a respeito de contratos, cronogramas, relatórios, status de tarefas, podendo inclusive anexar documentos. Clique na guia Incluir Novo. Selecione o tipo de informação, a data da inclusão e o contato para o qual os dados serão adicionados. Preencha os campos Título e Descrição. Para anexar um arquivo, clique no botão Procurar, selecione o arquivo e clique em Abrir. Atenção! Serão preenchidos automaticamente os campos Em Implantação, Coordenador e Consultor, de acordo com o cliente selecionado. 1.2 Busca Avançada de clientes Permite listar os clientes de acordo com o coordenador ou consultor do projeto, estado, status, além de permitir a visualização dos clientes que estão em implantação. Obs.: A opção Estado Crítico visualizada nesta tela caiu em desuso. 2 IMPLANTAÇÃO 2.1 Painel de Implantação Exibe na tela uma agenda na qual o usuário irá registrar seus compromissos com clientes ou pessoais, como consultas médicas, por exemplo. Ao acessar a agenda, o sistema exibirá sempre a data corrente. Para incluir agendamentos, basta clicar com o botão direito do mouse sobre a data do compromisso e selecionar a opção Incluir Agendamento. O sistema abrirá uma nova janela na qual deverão ser inseridas as informações sobre o compromisso.

2 Após o preenchimento da tela clique no ícone Gravar, para salvar as informações Consultas na agenda Assim que o usuário acessa a tela, todos os seus compromissos são exibidos. Para visualizar detalhes do agendamento, posicione o cursor do mouse do sobre ele: o sistema exibirá o conteúdo do campo Motivo/Assunto Alterações na agenda Para efetuar alterações nos agendamentos, clique com o botão direito do mouse sobre ele para visualizar o menu e selecione a opção Alterar Agendamento. O sistema exibirá a janela com as informações do agendamento para que possam ser alteradas. Clique em Gravar, para salvar as alterações feitas. 2.2 Agenda de implantação Permite visualizar a agenda de todos os coordenadores de projetos, e consultores subordinados, envolvidos em processos de implantação nos novos clientes. Nesta agenda serão incluídas as etapas do processo de implantação do sistema nos clientes, por exemplo: revisão de processos, validação dos módulos, projeto piloto, vendas, esclarecimento de dúvidas com funcionários, validação de customizações realizadas no sistema etc. O usuário que tiver permissão poderá também incluir agendamentos a partir desta tela. Para exibir na tela a agenda de todos os usuários da implantação, clique no ícone de visualização. O sistema incluirá, no topo da grade, guias com acesso a todos os coordenadores.

3 Selecione a guia com o nome do coordenador, para visualizar os consultores relacionados a ele e seus respectivos projetos em implantação Inclusão de agendamento Clique no link Incluir. O sistema abrirá a janela para digitação das informações referentes ao agendamento. A tela de inclusão permitirá que o usuário insira até quatro agendamentos por vez. A informação digitada no campo Assunto será visualizada na tela de consulta quando o cursor do mouse estiver sobre o nome do cliente. O campo Observações poderá ser usado para registrar informações extras que o consultor possa julgar necessárias para a execução da tarefa agendada. Após o preenchimento da tela clique no ícone Gravar, para salvar as informações. Atenção! Seu coordenador poderá incluir tarefas em sua agenda.

4 2.3 Ordem de serviço e aderência Documento usado para administrar os serviços prestados aos clientes, no local ou internamente, e servirá como controle para a realização de cobranças e reembolsos de funcionários. Clique em Incluir. Preencha os campos de identificação do cliente e do produto. A data deve ser referente ao dia em que o serviço foi prestado e as horas de início e fim devem corresponder ao período gasto na execução do trabalho. Informe o local onde a tarefa foi realizada. Após o preenchimento da tela clique no ícone Gravar, para salvar as informações. Faça uma nova consulta na tela de ordens de serviço e selecione a ordem incluída. Assim que o sistema preencher a tela com a ordem, clique no ícone Processar. Será exibida a tela para preenchimento dos itens da ordem de serviço. Nela deverão ser especificadas todas as tarefas realizadas, inclusive os intervalos para refeição, que normalmente não são cobrados do cliente. No campo Tarefa, deverá ser selecionada a atividade realizada e, dependendo da atividade, o campo sub-tarefa também deverá ser preenchido. O campo Observações poderá ser preenchido com quaisquer informações que o usuário julgar necessário que constem na ordem de serviço. Os campos Hora Início e Hora Fim deve ser preenchido com o tempo utilizado na execução de cada tarefa, por exemplo, uma hora para refeição, e deverá ser informado se a hora será cobrada ou não. Clique em Gravar item da ordem de serviço. A ordem de serviço poderá conter quantos itens forem necessários, desde que o tempo gasto nas tarefas não ultrapasse o período informado na tela de inclusão da ordem. Para incluir mais itens na ordem de serviço, clique novamente no ícone Processar e preencha novamente os campos informando os dados da nova tarefa. 3 SUPORTE 3.1 Gerador de senha máster O usuário máster é aquele que tem acesso a todos os recursos do Millennium BM e para acessar o sistema, o usuário precisará da senha máster.

5 Faça o login do sistema. Será exibida a tela onde devem ser digitados o nome do usuário e a senha. Nesse momento, o sistema exibirá um código na tela que deverá ser copiado pelo usuário para ser usado na geração da senha máster. Entre no M3, na guia Suporte e selecione a opção Gerador de senha máster. Será exibida uma tela na qual o usuário deverá colar o código copia na tela de login do sistema. A seguir, clique no ícone Processar para gerar a senha máster. Copie a senha máster e cole no campo Senha, na tela de login do sistema. 3.2 Ocorrências Clique no link Incluir e selecione a guia Dados Gerais.

6 Selecione o cliente que gerou a ocorrência e o nome do usuário responsável pelo contato. A seguir, selecione o endereço onde houve a ocorrência, o produto no qual houve a ocorrência e o grupo de atendimento. Identifique o tipo de ocorrência, selecionando uma das opções exibidas no campo e marque o tempo gasto no atendimento do cliente. Os campos Data e Hora serão preenchidos automaticamente pelo sistema. O Canal de Atendimento é o módulo do sistema no qual a ocorrência foi identificada. Após selecionar o canal de atendimento, selecione o funcionário que cadastrou a ocorrência e o funcionário responsável por ela, que pode ser o mesmo que cadastrou ou um funcionário que esteja executando trabalho externo. Selecione a guia Descrição da Ocorrência. Nesta tela devem constar informações para que o departamento de desenvolvimento possa identificar em qual parte do sistema está localizado o problema que gerou a ocorrência. Primeiramente, informe qual a prioridade da ocorrência selecionando uma das opções do campo. A seguir, selecione a versão e o release onde foi identificado o problema. O motivo presumido é a causa provável que gerou o problema, selecione uma das opções exibidas no campo e informe qual o equipamento utilizado pelo cliente. No campo Descrição explique com o máximo de detalhes o problema que está ocorrendo no sistema e as ações executadas pelo cliente para chegar até ele. Atenção! O conteúdo desses campos será impresso no orçamento que será enviado aos clientes, portanto é necessário ter muito cuidado ao preenchê-lo. No cenário de teste reproduza as condições nas quais o problema ocorre, como: base usada pelo cliente, códigos de produtos, clientes, fornecedores, pedidos, numeração de romaneios e notas fiscais. Qualquer informação que possa ser utilizada para reproduzir o problema. Clique em Gravar para salvar as informações da ocorrência.

7 3.2.1 Dados da finalização Assim que a ocorrência for solucionada pelo departamento de desenvolvimento, deverá ser finalizada para sair da lista de ocorrência do consultor. Preencha os campos Data e Hora da finalização e informe o motivo real que gerou a ocorrência. No campo Descrição informe qual a resolução dada para a ocorrência e clique em Gravar Follow Up Para visualizar um histórico com todos os procedimentos tomados em relação à ocorrência, basta selecionála e clicar na guia Follow Up Busca avançada Para limitar o resulta da consulta feita no cadastro de ocorrências, o usuário poderá usar o recurso de busca avançada. Preencha um ou mais campos, selecionando as opções e clique em Buscar.

8 O sistema exibirá somente as ocorrência que atendam requisitos informados nos campos de filtros. 4 ADMINISTRAÇÃO 4.1 Apontamento de entrada e saída O apontamento de horas deve ser feito por todos os funcionários, exceto aqueles que não estão sujeitos ao controle de horas trabalhadas. Este procedimento é diário e repetido quatro vezes ao dia: Entrada para registrar o início de expediente, saída para o intervalo de refeição, retorno do intervalo de refeição e saída para registrar o encerramento do expediente. Sendo que o intervalo para refeição nunca deve ser inferior ao período de uma hora (sessenta minutos). Nesse caso, o sistema não permitirá o lançamento do horário de entrada. Caso o horário de saída para o encerramento do expediente exceda o período de nove horas trabalhadas no dia, o sistema exigirá que seja preenchido o campo Justificativa. As horas trabalhadas serão lançadas no banco de horas do funcionário.

9 Após preencher o campo com o horário, clique no botão Gravar para salvar o lançamento Apontar horários fora da empresa O sistema permitirá que os usuários lancem seus horários pela internet caso estejam a trabalho fora da empresa. Porém, este apontamento estará sujeito à aprovação de seu superior e poderá ser recusado caso não haja motivo justo para que tenha sido feito. Para fazer apontamento de horas fora da empresa, basta acessar o site e clicar em Acesso a colaboradores Apontar horários de dias anteriores Não será permito ao usuário deixar lançamentos de dias anteriores em branco, isso pode ocorrer por esquecimento ou por impossibilidade de fazer o apontamento na hora devida. Antes de fazer o apontamento da data corrente, o sistema exigirá que as datas sem lançamentos sejam preenchidas. Selecione a data cujo apontamento não foi realizado, preencha a tela e grave. A seguir, selecione a data corrente e faça o apontamento. 4.2 Ata de reunião Devem feitas sempre que forem realizadas reuniões com clientes ou funcionários da empresa. Nela devem constar: motivo da reunião, assuntos abordados, constatações e decisões tomadas no decorrer da reunião. Clique no botão Incluir. Digite o número da ata, que deverá ser identificado posteriormente pelo usuário que fez a inclusão, uma vez que o sistema não preenche este campo automaticamente. Uma sugestão para esse número

10 é a data da reunião acompanhada pelo código do cliente, lembre-se que outros usuários poderão realizar reuniões na mesma data e também terão que incluir suas atas. Selecione o cliente e preencha os campos data e hora inicial e final. A seguir, informe o motivo da reunião, o nome do projeto e o local onde foi realizada. Nos campos seguintes devem ser preenchidos cuidadosamente, detalhando de forma clara os assuntos abordados, os problemas constatados e as decisões encontradas para solucioná-lo. Atenção! O conteúdo desses campos será impresso no orçamento que será enviado aos clientes, portanto é necessário ter muito cuidado ao preenchê-los. A seguir, informe o nome e o cargo de todos os participantes da reunião. Nos campos Cliente e Contato, o usuário poderá selecionar o nome no próprio cadastro do sistema clicando no campo. Se houver participantes que não sejam do cliente ou da empresa, como, por exemplo, de m escritório de contabilidade, assessoria de automação, ou outro tipo de prestação de serviço, estes devem ser incluído como Participante Avulso. Após preencher os campos com os nomes e cargos, clique em Adicionar Participante. Após a inclusão, os participantes serão visualizados no quadro ao lado e não será possível removê-los. 4.3 Troca de senha É recomendável que os usuários do sistema façam a troca de suas senhas de tempos em tempos. Caso a troca não seja feita num período de três meses, o sistema irá bloquear o acesso do usuário à internet e não permitirá seu uso ate que a senha seja renovada. Preencha o campo com sua senha atual. A seguir, preencha o campo Nova Senha e o campo de confirmação. Clique no botão Gravar para salvar a alteração feita. 5 FINANCEIRO 5.1 Reembolso de despesas Selecione a data referente à ordem de serviço cujo reembolso será solicitado e clique no botão Editar, que está localizado ao lado da data. O sistema exibirá uma tela com as informações da ordem de serviço mostrando a coluna Valor zerada, se não houver nenhum lançamento de reembolso para a ordem de serviço selecionada. Clique novamente no botão Editar, que nesta tela fica ao lado do número da ordem de serviço.

11 Será aberta em seguida uma tela na qual o usuário deverá digitar as informações referentes ao reembolso solicitado. Selecione o tipo de despesa e digite o valor a ser reembolsado. Preencha o campo Observação e clique no botão Adicionar. Perceba que a despesa foi lançada na parte inferior da janela e os campos de digitação estão prontos para receber uma nova inclusão de despesa. Adicione todas as despesas a serem reembolsadas e clique em Concluir. O sistema lançará todas as despesas na tela para que sejam aprovadas e reembolsadas posteriormente.

12 Atenção! Se houver necessidade de acrescentar outras despesas após a conclusão dos lançamentos Remover despesas Dê um clique sobre a despesa lançada para selecioná-la e em seguida clique no botão Remover. O sistema excluirá a despesa da lista e subtrairá o valor do total Limpar as despesas lançadas Para excluir todas as despesas lançadas de uma vez, basta clicar no botão Limpar. O sistema excluirá todos os lançamentos e deixará o valor total zerado. 6 RELATÓRIOS 6.1 Relatório de apontamento de horas O usuário poderá, a qualquer momento, ter acesso às informações referentes ao lançamento de suas horas trabalhadas. Selecione o mês e o ano cujas informações devem ser impressas e clique em Gerar. O relatório exibirá o lançamento de horas diárias, que devem somar nove horas, visualizado na linha Horas Normais, com exceção das sextas-feiras cuja carga horária é de oito horas. No caso de saídas após o período,

13 será exibida, na linha Banco de Horas, no final da coluna de cada dia a quantidade de horas que será lança no banco de horas do funcionário. Na tabela Para usa da administração podem ser visualizados os resumos mensais referentes às horas de cada usuário. Atenção! Os saldos, positivos ou negativos, iguais ou inferiores aos vinte minutos diários não serão creditados nem abatidos do banco de horas dos funcionários. Para imprimir o relatório, clique sobre ele com o botão direito do mouse e selecione a forma de impressão mais conveniente. 6.2 Relatórios gerais Esta opção permite que o usuário imprima relatórios referentes aos cadastros do M3. Selecione o período no qual o sistema deve realizar a pesquisa das informações. A seguir, selecione o cliente cujas informações devem ser impressas e marque o cadastro cujas informações serão pesquisadas. Alguns cadastros, ao serem selecionados, abrirão campos com filtros que, quando marcados, irão limitar o resultado das informações impressas no relatório. Por exemplo, ao selecionar no campo de filtro um desenvolvedor, o relatório exibirá somente os trabalhos executados por ele. Para visualizar uma listagem sintética, marque o campo Ordem Cronológica. Isso fará com que a impressão do relatório seja mais simples Exportar relatório para o Excel Caso seja necessário, o relatório impresso através do M3 poderá ser exportado para uma planilha de Excel. Após a impressão do relatório, enquanto ele estiver na tela, clique no ícone do Excel. O sistema perguntará se o usuário deseja salvar o documento e em seguida abrirá uma janela para que seja selecionada a pasta na qual o relatório será salvo.