APCC Plano de Actividades e Orçamento

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1 APCC Plano de Actividades e Orçamento 2015

2 Conteúdo Introdução Gestão Estratégica Missão, Visão, Valores e Política da Qualidade Análise da envolvente Externa Interna Objetivos Respostas Sociais Reabilitação Médico- Funcional Centro de Formação Centro de Atividades Ocupacionais Centro de Atendimento/Acompanhamento e Animação Para Pessoas com Deficiência - CAAPD Residências Serviços à comunidade Ludoteca/Oficina Brinquedo Quinta Pedagógica Outros Serviços Transportes Desporto Gabinete Projetos Informática Serviços Suporte Recursos Humanos/Serviço Pessoal Serviços Financeiros/Contabilidade Serviços Administrativos Manutenção Alimentação Objetivos Transversais Conclusão APCC_PA2015_ed01 - P.2/27

3 Introdução Reforçando a excelência na prestação de serviços e considerando as contingências externas e internas ao desenvolvimento das nossas atividades, bem como o planeamento estratégico e o alcance das metas nele definidas, propomos que, em 2015, o nosso trabalho se desenvolva de acordo com o presente plano. 2015, à semelhança do ano anterior, é considerado pela Direção da APCC um ano desafiante, que continuará a exigir de todos uma elevada capacidade de trabalho, uma adequada gestão de recursos, criatividade na busca e promoção de novas ações e ainda uma visão estratégica sustentável. Para a concretização ou eventual superação do Plano, será indispensável a participação e o empenhamento cada vez mais alargado de todas as partes interessadas. APCC_PA2015_ed01 - P.3/27

4 1.Gestão Estratégica 1.1. Missão, Visão, Valores e Política da Qualidade Ética, integridade e respeito na relação com os clientes Inovação e serviço focalizado no cliente Solidariedade e espírito de entrega ao outro Espírito de equipe (trabalho em equipe transdisciplinar) Criatividade e adaptação à mudança Lealdade no relacionamento interpessoal Procura permanente de melhoria contínua da APCC_PA2015_ed01 - P.4/27 qualidade dos serviços prestados

5 2. Análise da envolvente Externa Ameaças Oportunidades Constrangimentos financeiros progressivos não completamente previsíveis Crescimento dos pedidos de apoio, na proporção inversa dos recursos disponíveis Concorrência de empresas e instituições congéneres Aumento da esperança média de vida (novas necessidades das pessoas com deficiência) Quadro Comunitário de Apoio ( ) Rentabilização de recursos para prestação de novos serviços à comunidade 2.2 Interna Pontos Fortes Diversidade e continuidade de serviços e programas Reconhecimento externo no âmbito da qualidade dos serviços Rede de parcerias Infraestruturas e equipamentos Pontos Fracos Comunicação organizacional (vertente interna) Nível de I&D (investigação e desenvolvimento) Envolvimento das partes interessadas nas questões estratégicas Cultura organizacional APCC_PA2015_ed01 - P.5/27

6 3. Objetivos Respostas Sociais Reabilitação Médico- Funcional Desenvolver uma cultura de capacitação (empowerment) dos utentes. Ações de disseminação da missão e estrutura organizativa do CRPC com grupos de famílias Organização de atividades lúdicas/desportivas com participação do sistema-cliente. 3 Encontros 2 Atividades Nº Encontros no ano Nº de reuniões de disseminação Taxa de participação, face aos convites, de famílias nas ações para este objetivo Criar Grupos de Formação em Parentalidade 2 Grupos em 14 sessões cada. Nº de encontros de grupo de clientes Garantir a qualidade e melhoria contínua do desempenho dos Departamentos e Equipas, Garantir o crescimento da reabilitação baseado no conhecimento e na inovação com prioridades nas áreas das Tecnologias de Informação. Medir a taxa de crescimento dos indicadores definidos no ano anterior Atualização do conhecimento de instrumentos inovadores para habilitação Estado da arte no CRPCC: estudar o percurso de 40 anos do trabalho em desenvolvimento. = ou > ao ano anterior Nº de clientes caracterizados/ equipa Nº clientes apoiados Nº intervenções com o cliente Nº prescrições de AT/nº prescrições concretizadas Nº de consultas médicas. Nº 1ª cons. Nº contactos com outros serviços % de PI validados com o cliente e/ou representante Nº de intervenções articuladas com entidades externas Taxa de execução dos P.I. Criação de 1 Pasta de Novos Produtos dos Departamentos Técnicos (instrumento dinâmico, com, pelo menos, 6 produtos que melhorem a habilitação das pessoas com problemas de desenvolvimento) N º Produtos triados e divulgados pelas equipas Nº de participantes igual ou superior a 24(em cada debate) APCC_PA2015_ed01 - P.6/27

7 Organizar nos departamentos técnicos 3 debates temáticos (Métodos, Modelo, Autonomia e Participação) Organizar um evento público. Taxa de participação de colaboradores de 80% APCC_PA2015_ed01 - P.7/27

8 3.1.2 Centro de Formação Melhorar a taxa de execução dos planos individuais Consolidação/aperfeiçoamento dos procedimentos de gestão de caso. Análise comparativa dos indicadores de qualidade de vida nos planos com avaliações longitudinais. Taxa de execução ano anterior % dos planos com melhoria ou estabilização da qualidade de vida => ao ano anterior Taxa de execução dos planos individuais Níveis de qualidade de vida Promover a sustentabilidade do centro de formação Elaborar diagnóstico de necessidades de formação, dirigido a Instituições, no âmbito do envelhecimento e deficiência Elaborar e implementar Plano de Formação com base nos resultados do diagnóstico 60% das Instituições do Distrito de Coimbra 2 ações % de Instituições participantes no diagnóstico Nº de ações realizadas Elaborar ações diferenciadas de divulgação do Centro de Formação junto da comunidade 4 ações Nº de ações realizadas Promover a empregabilidade e inclusão social nos ex formandos ou outros clientes do Centro de Formação Promover atividades comemorativas dos 40 anos da APCC Realizar Workshops de desenvolvimento de competências de empregabilidade Realização de atividades artísticas e culturais na comunidade. 4 workshops Número de workshops realizados 2 atividades Nº de atividades APCC_PA2015_ed01 - P.8/27

9 3.1.3 Centro de Atividades Ocupacionais Desenvolver atividades socialmente úteis através de protocolos com estruturas Taxa de execução dos planos locais e empresas ano anterior individuais Melhorar a taxa de execução dos planos individuais Desenvolver atividades estritamente ocupacionais: Artes Manuais Informática Tecelagem Agricultura Jardinagem Tratador de cavalos Lavagem Auto Desporto Expressão Plástica Expressão Musical Teatro Promover os apoios terapêuticos: psicologia; terapia ocupacional; serviço social e fisioterapia Níveis de Qualidade de Vida Consolidação/aperfeiçoamento dos procedimentos de gestão de caso. Análise comparativa dos indicadores de qualidade de vida em todos os planos individuais com avaliação longitudinal. => ao ano anterior % dos planos com melhoria ou estabilização nos indicadores de qualidade de vida APCC_PA2015_ed01 - P.9/27

10 2 atividades Nº atividades Dinamização de atividades com as Fomentar a capacitação das famílias famílias, promovidas pelos diferentes departamentos. 75% de famílias envolvidas % das famílias convocadas Dinamizar a divulgação da Agricultura Social Criação de uma marca para os produtos Promover a comercialização de ervas aromáticas e medicinais. 3 ações 4 atividades Nº ações para o desenvolvimento da marca Nº de atividades de promoção realizadas na comunidade Promover atividades comemorativas dos 40 anos da APCC Realização de atividades artísticas e culturais na comunidade. 2 atividades Nº atividades APCC_PA2015_ed01 - P.10/27

11 3.1.4 Centro de Atendimento/Acompanhamento e Animação Para Pessoas com Deficiência - CAAPD Desenvolver atividades de: Tecelagem de Almalaguês Artes Manuais Desporto Expressão dramática Expressão musical Expressão plástica Oficina da comunicação Agricultura Jardinagem Lavagem auto Carpintaria > = ao ano anterior Taxa de execução dos planos individuais Melhorar a taxa de execução dos planos individuais Promover os apoios terapêuticos: psicologia; terapia ocupacional; serviço social e fisioterapia => ao ano anterior % dos planos com melhoria ou estabilização nos indicadores de qualidade de vida Consolidação/aperfeiçoamento dos procedimentos de gestão de caso. Análise comparativa dos indicadores de qualidade de vida nos planos com avaliações longitudinais. 100% (N=25) Níveis de qualidade de vida % de clientes avaliados com o novo instrumento Implementação do novo instrumento de QV- Prodis- Qol APCC_PA2015_ed01 - P.11/27

12 Promover diferentes contextos de relação no cliente sistema Dinamizar a divulgação da Agricultura Social Desenvolvimento de atividades Outdoor com clientes e famílias da Pré- Profissional; Realização de saídas ao exterior, entre pais e filhos da URDP. Criação de uma marca para os produtos Promoção da comercialização de ervas aromáticas e medicinais. 2 ações 2 ações 3 ações 4 atividades Nº ações Nº ações Nº ações para o desenvolvimento da marca Nº de atividades de promoção realizadas na comunidade Promover atividades comemorativas dos 40 anos da APCC Realização de atividades artísticas e culturais na comunidade. 2 atividades Nº atividades APCC_PA2015_ed01 - P.12/27

13 3.1.5 Residências Fomentar o envolvimento ativo das famílias, preservando e incentivando a relação intrafamiliar e intergeracional Promover a melhoria da dinâmica da equipa das residências Ação: Dinamizar ações que promovam a comemoração dos 40 anos da APCC e que envolvam em simultâneo clientes, representantes legais e familiares Ação 1: Elaborar plano de atividades da dinâmica de equipas (Março) Ação 2: Dinamizar as atividades 2 Ações 50% Das famílias 85% Das atividades deverão ser implementadas nos prazos e cronogramas definidos Nº de ações concretizadas % Das famílias na atividade % De atividades planeadas Promover a partilha de opiniões/experiencias entre clientes das diferentes estruturas residenciais Ação: Dinamizar reuniões conjuntas. 4 Reuniões dinamizadas N.º de Reuniões dinamizadas APCC_PA2015_ed01 - P.13/27

14 3.2 Serviços à comunidade Ludoteca/Oficina Brinquedo Proporcionar igualdade de oportunidades a crianças com e sem deficiência contribuindo para o aumento de recursos lúdicos e educativos. Adaptação e recuperação de material lúdico/pedagógico; Adaptar pelo menos 10 brinquedos. Recuperar pelo menos 60 materiais. Produzir 5 materiais. Número de materiais concebidos e produzidos. Número de jogos produzidos. Conceção e produção de materiais, para a baixa visão e multideficiência. Conceção de dinâmicas abertas ao exterior. Cooperar na promoção da Instituição junto da Comunidade. Dia aberto à comunidade, no exterior, com jogos ampliados, para comemorar os 40 anos da APCC. Dinâmica aberta a crianças e familiares, a título individual, em horário pós-laboral, em duas tardes, na Ludoteca. Manter o número de grupos visitantes. Pelo menos 20 crianças participem nas tardes da Ludoteca. Número de grupos de visitantes. Número de crianças. Divulgação à comunidade das dinâmicas. APCC_PA2015_ed01 - P.14/27

15 3.2.2 Quinta Pedagógica Proporcionar aos clientes atividades que lhes permitam a concretização dos objetivos dos PI Desenvolver os seguintes projetos: 1. Apoio Escolar 2. Aulas de expressão plástica 3. Oficina de Comunicação 4. TIC Igual ou superior ao valor do ano passado Grau de concretização dos objetivos do PDI Dinamizar o Projeto Eco-Escolas, contribuindo para a promoção de uma sociedade inclusiva Manutenção de uma horta biológica e um cantinho de aromáticas na escola EMAG Pelo menos 90% Grau de concretização do plano Promover atividades no espaço da APCC, dando a conhecer a associação à comunidade envolvente 1 Elaborar plano de atividades abertas à comunidade 2 Publicitar o plano 3 Dinamização das atividades 4 Avaliar o plano 100% das atividades previstas % de atividades realizadas APCC_PA2015_ed01 - P.15/27

16 3.3 Outros Serviços Transportes Assegurar a gestão eficaz da requisição de viaturas. Responder atempadamente na plataforma. Analisar a avaliação do serviço por parte dos colaboradores </= 5 Nº de avaliações negativas Promover uma participação activa dos Motoristas no desenvolvimento do Serviço. Elaboração de cronograma de reuniões temáticas. Cumprir pelo menos 80% das reuniões Nº de reuniões realizadas face ao previsto no cronograma Contribuir para uma gestão eficaz da frota Reportar mensalmente à contabilidade 12 informações Nº de informações APCC_PA2015_ed01 - P.16/27

17 3.3.2 Desporto Proporcionar aos clientes, diferentes experiências/vivências e oportunidades motoras 1-Dinamização de diferentes atividades com clientes das diversas respostas sociais 2-Criar flexibilidade entre colaboradores para substituição de aulas Pelo menos 85% Percentagem de cumprimento das atividades do horário semanal. Participar em torneios e campeonatos nas modalidades de boccia, natação, tricicleta Realização de treinos com vista à preparação das diferentes competições agendadas. Pelo menos 15 torneios/campeonatos das várias modalidades Nº de Torneios/campeonatos organizados pelas diferentes associações nacionais e federações Promover a criação de uma aplicação informática para apoio ao treino de boccia 1 Estabelecimento de parcerias 2- Elaboração de um guião com estrutura para a modalidade Contactar pelo menos 3 entidades parceiras Nº de parcerias assinadas Dinamizar eventos desportivos 1-Proporcionar ações desportivas que fomentem a atividade física 2- Organizar eventos desportivos de forma a criar situações de intercâmbio Organizar pelo menos 6 ações Nº de ações realizadas APCC_PA2015_ed01 - P.17/27

18 3.3.3 Gabinete Projetos Promover a implementação de projetos que contribuam para a melhoria da qualidade das respostas sociais, da qualidade de vida dos clientes da APCC Sinalizar candidaturas a diferentes programas e iniciativas comunitárias, em alinhamento com os objetivos e estratégia da APCC; Pesquisar e estudar os programas e iniciativas, com possibilidade de cooperação a nível transnacional; Gestão de informação relevante sobre politicas, orientações estratégicas e tendências socioeconómicas com interesse para a APCC; Desenhar todas as atividades inerentes à elaboração dos dossiers dos concursos a submeter às entidades financiadoras; Desenvolver todos os procedimentos necessários ao arranque, implementação e encerramento dos projetos aprovados 10 Candidaturas 50% das candidaturas aprovadas Nº de Candidaturas apresentadas Ratio entre candidaturas submetidas e projetos aprovados Contribuir para o desenvolvimento e a inovação dos serviços da APCC. Potenciar oportunidades de inovação que possam gerar valor acrescentado à APCC. 2 por ano Nº de atividades / serviços decorrentes de projetos. Promover as relações institucionais e as relações de parceria da APCC, assinalando sempre, no ano de 2015, a comemoração dos seus 40 anos. Envolver as partes interessadas da APCC nas atividades e projetos em curso. Elencar todos os projetos desenvolvidos pela APCC, nos últimos 20 anos, em suporte a definir com a Direção. Colocar em todos os documentos institucionais, incluindo o , um logotipo comemorativo dos 40 anos da APCC. Elaborar plano, com todos os departamentos, para exposição fotográfica e livro, sobre os 40 anos da APCC. Organizar Mostra de posters dos projetos realizados pela APCC. 4 Atividades /ano 1 Documento 1 Exposição 1 Livro 1 Atividade Nº de atividades realizadas/promovidas pelo gabinete de projetos, a nível interno. Nº de sessões promovidas pelo gabinete de projetos, com os colaboradores da APCC e entidades externas. APCC_PA2015_ed01 - P.18/27

19 3.3.4 Informática Garantir o bom funcionamento do parque informático Aperfeiçoar metodologia de avaliação, por parte do utilizador, nos problemas resolvidos. 96% Índice de satisfação, do utilizador, na resolução de problemas Garantir a segurança da informação digital Aumentar a redundância nos dados guardados nas cópias de segurança. 100% Índice de satisfação, do utilizador, na recuperação dos dados Desenvolvimento de ferramentas Informáticas para otimização de processos Garantir a gestão eficaz do site institucional e da intranet Melhoramentos das ferramentas já existentes Identificar e definir prioridades das solicitações ou necessidades para, em conformidade, desenvolver ferramentas adequadas. Atualização da informação no site institucional de acordo com o material enviado pelos vários departamentos. Criação/atualização dos impressos e documentos. Organização da estrutura documental da intranet. Aperfeiçoamento de ferramentas existentes, otimizando-as para um melhor desempenho e/ou novos objetivos 1 nova ferramenta Nº de ferramentas desenvolvidas 0 reclamações Nº de reclamações da não atualização do site e dos documentos 4 aperfeiçoamentos Nº de ferramentas aperfeiçoadas APCC_PA2015_ed01 - P.19/27

20 3.4 Serviços Suporte Recursos Humanos/Serviço Pessoal Promover a equidade no que se relaciona ao grau de exigência dos objetivos individuais do processo de Avaliação de Desempenho Realizar sessões de esclarecimento sobre a plataforma de Avaliação de Desempenho construída pelo departamento de informática 3 Sessões de esclarecimento Nº de sessões de esclarecimento Acompanhar/validar a introdução de dados por parte dos avaliadores 60 a 70 Colaboradores abrangidos pelo Sistema de Incentivos Nº de Colaboradores abrangidos pelo Sistema de Incentivos Assegurar a organização da informação para Recrutamento e Seleção de Colaboradores Criar ficheiro em Excel Definir os requisitos principais por categoria/área profissional Introduzir informação 80% da informação organizada % da informação organizada Aprofundar conhecimento relativamente ao absentismo nos Colaboradores da APCC Realizar um estudo de assiduidade: atrasos; e faltas remuneradas e não remuneradas Estudo realizado até final do ano Data de conclusão do estudo Assegurar a organização e digitalização dos processos dos Voluntários Nacionais Organizar e digitalizar os processos dos Voluntários Nacionais (definir documentos a incluir, regras de entrega, entre outros) 100% dos processos dos Voluntários Nacionais organizados e digitalizados % de processos dos voluntários nacionais organizados e digitalizados APCC_PA2015_ed01 - P.20/27

21 Definir o perfil do voluntário por área de intervenção Recolha de informação junto dos responsáveis de atividade Março Mês de conclusão das ações Tratamento da informação para elaboração do perfil do voluntário Junho Apresentação do Manual Dezembro APCC_PA2015_ed01 - P.21/27

22 3.4.2 Serviços Financeiros/Contabilidade Permitir a avaliação imediata da situação financeira através da realização de balancetes mensais Manter registos contabilísticos atualizados Num período = 20, deve ser apresentado o balancete mensal Número de dias em que é apresentado o balancete mensal Promover as atividades contabilísticas necessárias à execução do orçamento Atualização e monitorização permanente de registos 3,75% Diferencial entre rácios de orçamento e gastos efetivos Criar Centro de Custo -Viaturas ligeiros, pesados, tratores e atrelados Introdução no Plano de Contas da Listagem de Viaturas a fim de se proceder à classificação e registo no Centro de Custo Num período = 20 dias, deve ser apresentado no balancete mensal Número de dias em que é apresentado o balancete mensal do Centro de custos por Viatura APCC_PA2015_ed01 - P.22/27

23 3.4.3 Serviços Administrativos Continuar a implementação do Sistema de Digitalização do Arquivo Elaborar lista de documentos a digitalizar em 2015 Propor à Direção aquisição de equipamento Aumentar 50% dos documentos digitalizados % de documentos digitalizados Garantir a Manutenção dos Stocks Mínimos Atualizar sistematicamente o inventário de material existente em armazém; fazendo informação à Direção. 0 NC N.º de NC para má gestão de stocks Gerir adequadamente os EMM Controlar as fichas para todos os equipamentos Enviar EMM S para calibração Tratar certificados 0 NC Nº de NC detetadas em auditoria APCC_PA2015_ed01 - P.23/27

24 3.4.4 Manutenção Melhorar a Gestão dos Equipamentos e Infraestruturas Proceder a alterações/reparações verificadas ou solicitadas e as Manutenções preventivas planeadas. Enviar á Direção trimestralmente, informação sobre cumprimento do Plano de Manutenção Interna > 2 Ocorrências por incumprimento plano manutenção Nº de Ocorrências Garantir cumprimento dos Contratos com Manutenção Externa Envio à Direção acompanhamento trimestral dos contratos 0 Nº NC por incumprimento contratos APCC_PA2015_ed01 - P.24/27

25 3.4.5 Alimentação Reduzir a prevalência de Clientes do 1.Avaliação da prevalência de Excesso de 80% dos Clientes Avaliados % dos Clientes avaliados CAO com excesso de Peso e Peso e Obesidade. Obesidade (dando continuidade ao 2.Seleção dos Clientes a intervir Realização de 2 Sessões de Nº de sessões de promoção de projeto de 2011 e 2012 estabelecendo 3.Atividades de promoção de hábitos promoção de hábitos alimentares hábitos alimentares saudáveis medidas comparativas). alimentares saudáveis. saudáveis por grupo 4.Criação da caminhada da semana como incentivo para a atividade física. Realização de pelo menos 8 caminhadas Nº de caminhadas realizadas Promover a comunicação e a interrelação Organizar eventos dirigidos para todos os - 2 encontros de carácter teórico, pessoal entre os colaboradores do Serviço de Alimentação: formativo e de partilha de - Número de encontros realizados colaboradores do Serviço - Encontro teórico e formativo experiências - Encontro de carácter lúdico e -1 Encontro lúdico e que proporcione relacionamento interpessoal o relacionamento interpessoal Abrir o Serviço de Alimentação ao Workshops de culinária para Familiares Realizar pelo menos um workshop de Nº de Workshops de culinária Exterior (transita de 2014) dos Clientes e/ou Colaboradores culinária para famílias de clientes e 1 para colaboradores realizados APCC_PA2015_ed01 - P.25/27

26 4. Objetivos Transversais Promover a responsabilidade ambiental Sensibilizar para uma utilização responsável dos recursos 5 Nº de ações de sensibilização Promover a responsabilidade social Sensibilizar para a problemática da deficiência e incapacidade 25 Nº de ações de promoção da responsabilidade social Promover ações com envolvimento das partes interessadas Implementar a metodologia de escuta de partes interessadas 25 Nº de ações de envolvimento das partes interessadas Reforçar a dinâmica de desenvolvimento do Sistema de gestão da Qualidade Assegurar a capacidade de manutenção das certificações do sistema de gestão 1 Nº de renovações Reforçar serviços de consultoria para um ambiente acessível Promover ações com impacto na comunidade de comemoração dos 40 anos da APCC Dinamizar a intervenção da equipa especializada em acessibilidades Criar logotipo comemorativo e utilizar nos impressos e documentos Promover Congresso Comemorativo Implementar atividades propostas pelas diversas Respostas Sociais e Serviços 80 Nº de ações de consultoria 80% das ações % ações realizadas face ao previsto APCC_PA2015_ed01 - P.26/27

27 Conclusão O Plano de Atividades e Orçamento para 2015 tem como referencial, as linhas de orientação contidas no plano de ação estratégica. A gestão da APCC será marcada por um conjunto de ações, nomeadamente, manutenção e aperfeiçoamento dos procedimentos de controlo de despesas, da consolidação e controlo orçamental, da diversificação de fontes de financiamento, da rentabilização de recursos humanos e materiais, da prestação de serviços de qualidade centrados no cliente e sua família, baseada num sistema de desenvolvimento integrado, firmado no planeamento, acompanhamento e avaliação, sempre na perspetiva da adoção atempada de medidas corretoras, com vista à sustentabilidade e competitividade da Organização. A cooperação, a solidariedade e a transparência, são compromissos que assumimos com os clientes e suas famílias, colaboradores, parceiros e todas as partes interessadas no desenvolvimento da Organização e na dignificação e inclusão social da pessoa com deficiência. Para 2015 colocamos especial enfoque numa abordagem dinâmica do novo quadro comunitário, gerando oportunidades de desenvolvimento, inovação e melhoria contínua dos serviços e programas da APCC. APCC_PA2015_ed01 - P.27/27