ORÇAMENTOS DE MANUTENÇÃO

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1 ORÇAMENTOS DE MANUTENÇÃO

2 Nesse e-book vamos apresentar algumas orientações e dicas que devemos tomar ao montar um orçamento da manutenção, seja ele anual, de terceiros ou até mesmo de futuros investimentos na planta. Montar e estimar os possíveis gastos é fundamentar para seguimos na direção certa, evitado imprevistos e gastos desnecessário. Devido a esse pontos e a outros mais que surgem é que a confecção de orçamentos sempre estão presentes nas empresa e não só no setor de manutenção. Utilize esse E-book como uma leitura orientativa sobre as sua gestão no setor, interprete de forma com que as informações contidas nele façam toda a equipe crescer. 2

3 A Necessidade de um Orçamento As despesas de manutenção devem sempre ser previamente estimadas e avaliadas. Em caso de avaria grave ou de sinistro isto é mandatório.pode ser que a recuperação do item avariado ou sinistrado não seja financeiramente viável, mas apesar de tudo pode ser que o reparo seja desejado ou obrigatório. Uma estimativa de custo usualmente não é feita para cada pedido de reparo de equipamentos dentro da empresa. No entanto é necessário que exista uma estimativa dos gastos mensais e que estas estimativas estejam integradas num plano anual de gastos que chamaremos de orçamento anual.deve haver um orçamento mensal e anual que deve ser honrado e cumprido. Para ser avaliada financeiramente, para saber como está usando o dinheiro da empresa e com quais resultados, é necessário que a Manutenção faça uma estimativa de gastos para o período. Normalmente este período é o ano. Esta estimativa de gastos e de desembolsos é chamada de Orçamento. A Manutenção deve fazer este orçamento ou estimativa de despesas de manutenção em uma unidade de produção qualquer, junto com os proprietários, donos da máquina ou com os usuários destas máquinas. Dentro de uma empresa, quem usa os equipamentos é a Operação ou a Produção. Deste modo devemos fazer o orçamento em conjunto com a equipe de operação para que os valores sejam os mais próximos da realidade esperada. Entendemos que a Operação ou a Produção é a entidade, na empresa, que mais e melhor sabe o que vai produzir e com isto sabe o quanto vai necessitar e solicitar das máquinas. Não é da competência da Manutenção discutir a carga de trabalho das máquinas. 3

4 Compete ao pessoal da manutenção quantificar os custos desta carga de trabalho e apresentar os dados. Se a empresa entender que o custo de operar é alto demais deverá arcar com as consequências. Os valores esperados de carga de trabalho devem ser estimados em conjunto e os valores esperados e que serão colocados nos orçamentos devem ser encontrados em conjunto pela Manutenção e pela Operação. Como faremos uma estimativa é necessário que coloquemos estes valores esperados dentro de parâmetros os mais realistas possíveis, dentro da real necessidade da empresa e da manutenção de suas máquinas. E possível que o orçamento seja adequado e que já esteja estimando dentro dos menores valores viáveis possíveis. Definições de Orçamento Discriminação de origem e destino de r e c u r s o s a s e r e m u s a d o s p a r a determinado fim. Discriminação e detalhamento da origem e do destino dos recursos da empresa e como serão aplicados para manter os itens, ativos, máquinas e equipamentos, em condição de produção, em condições de cumprirem a função esperada. Discriminação de como serão usados os recursos para manter os itens em condições de produzir e ajudar a empresa a cumprir a emissão esperada. Só que sempre existem os tais cortes orçamentários. O risco é um orçamento ficar abaixo do mínimo necessário e não ser efetuada uma manutenção adequada para a carga de trabalho desejada. 4

5 Quando fazer o Orçamento de Manutenção? Os orçamentos de manutenção devem ser feitos periodicamente. Podem ser feitos anualmente, sem reajuste. Podem ser feito anual com reajuste mensal ou trimestral. Por que fazer o Orçamento de Manutenção? Em manutenção devemos fazer todo o ano uma estimativa de quanto gastaremos no próximo período em materiais, em mão de obra e outros tipos de despesas. Os orçamentos em época de estabilidade financeira devem ser feitos anualmente e sem estimativa de correção de valores. No entanto, em épocas de instabilidade financeira e de inflação, é recomendo que exista algum dispositivo para restabelecer o valor monetário discriminado para que ainda seja possível adquirir o item ou prestar o serviço Faremos um orçamento de quanto esperamos gastar no próximo período. Os orçamentos de manutenção devem ser feitos por duas razões principais: a - Para estimar e prever os custos de manter os equipamentos. b - Para estimar e prever os custos dos serviços de manutenção. Além do mais, o orçamento deve ser feito para que se tenha um parâmetro, um valor para lutar, uma meta para cumprir. Será muito difícil avaliar os resultados se não tivermos uma meta para comparação.não se deve tentar nada se não se tem um alvo, uma meta a atingir. 5

6 Quem deve fazer o Orçamento de Manutenção? Onde fazer o Orçamento de Manutenção? O orçamento de Manutenção deverá ser feito pelos que executam a manutenção, dentro das regras e do modo de agir que está definido no Manual do Financeiro. No entanto, para se ter maior visão das metas da empresa e dos níveis de produção, este orçamento deverá ser feito por dois parceiros mais envolvidos com a produção, ou seja, a equipe de operação e a de manutenção. Não é desejável que este orçamento seja feito pela financeira ou pela equipe de contabilidade. Repito, desejável ser feito pela Manutenção e Operação em conjunto. O orçamento, como já adiantado anteriormente, deverá ser feito na manutenção e pelo pessoal de gerenciamento e supervisão da manutenção. Este orçamento será detalhado com apoio do pessoal de operação. Este orçamento deverá atender as metas de produção e necessidades da empresa. Além disso, no orçamento de manutenção deveremos fazer constar tudo o que espera desembolsar no período coberto pelo orçamento, não só as informações de mão de obra e de material usado nos reparos, mas ainda de administração, controle, PCM e outros. Entretanto, normalmente, nos orçamentos de Manutenção estão envolvidos os seguintes departamentos das empresas: Operação ou de Fabricação, Manutenção, Financeiro ou de Contabilidade, e Departamentos de Pessoal ou Deverá ser feito dentro das regras contábeis da empresa e dentro de métodos contábeis da empresa. Onde nele conste não só a parte de custeio, mas também a parte de investimentos. 6

7 Tipos de Orçamento Basicamente temos dois tipos de orçamentos com que temos que lidar: o Orçamento de Custeio e o Orçamento de Investimentos, que depois são reunidos em um único e tornam-se um único orçamento consolidado. Orçamento de Custeio São as despesas efetuadas no dia a dia para que a empresa continue produzindo. O Orçamento de Custeio deve indicar o que se pretende gastar e onde se pretende gastar para manter o sistema funcionando. Deve detalhar e mostrar em quais equipamentos que nós da manutenção despenderemos uma parte do capital da empresa para manter esta empresa funcionando e produzindo dentro das necessidades de produção. O orçamento deve indicar a Natureza dos Gastos esperados, os códigos quanto a Função do Gasto, os códigos quanto a Apuração e os códigos quanto a Formação. Do mesmo modo o orçamento deve indicar em quais centros de custos e centros de responsabilidade os valores serão despendidos. Definições de Orçamento de Custeio A discriminação de origem e destino de recursos que descreve todas as despesas e desembolsos que uma empresa deve efetuar para se manter funcionando, não só na parte de máquinas, mas também na parte administrativa e ainda demais divisões e departamentos da empresa. A discriminação e detalhamento da origem e do destino ou aplicação de recursos que a Manutenção na empresa necessita para manter os ativos em condição de produção, em condições de cumprirem a função esperada do item, equipamento ou bem, ou para mantê-los em condição de cumprirem a missão esperada da empresa. 7

8 O que considerar ao fazer um orçamento de custeio Para fazer um orçamento de custeio você deve considerar: As despesas e desembolsos efetuados nos anos anteriores A tradição de produção O que se espera acontecer e produzir para o próximo ano, supondo que se esteja fazendo um orçamento anual Favor notar que aumento e alterações de máquinas (investimentos de produção) usualmente trazem aumento nos valores de custeio da manutenção. Quais valores devo usar como base em um orçamento de custeio Um orçamento de custeio para a manutenção para ser feito deve basear-se: Na experiência anterior de custos de sua manutenção de sua empresa Nos níveis de produção esperados para o período Na idade dos equipamentos Na tendência de preço da mão de obra (na remuneração, na idade, em cada especialidade e na escolaridade) 8

9 Orçamento de Investimento Pede-se não confundir Investimentos de Manutenção com Investimento de Produção. Nos investimentos de produção estão as solicitações de verbas para máquinas e itens que aumentam o potencial produtivo da empresa. São chamados de Investimento para a produção e estas solicitações e devem ser feito pela Produção. Esta solicitação de verbas para a substituição de máquinas e itens para manter ou atualizar o processo produtivo deve ser feita e proposta pela Produção, ainda que seja detectada e justificada por aumento de gastos em procedimentos da manutenção e indicada a necessidade pela Manutenção. Veja o caso: a manutenção detectou que uma máquina está em fim de vida e que será muito difícil e oneroso manter esta máquina funcionando dentro dos padrões corretos. A manutenção demonstra e documenta esta necessidade para a equipe de produção. Em continuação a Produção é que deverá incluir esta máquina em seu orçamento de investimentos. Definições de Orçamento de Investimento A discriminação da origem e destino de recursos a serem usados para aumentar o potencial da empresa, para aumentar o seu ativo. Isto é usado para detalhar e indicar onde se deve adicionar novos equipamentos e itens que aumentarão o potencial da empresa em produzir mais e melhor. Incluam-se aqui as melhorias ou aquisição de equipamentos de controle de poluição ambiental, de melhoria de segurança do trabalho, etc. A discriminação e detalhamento da origem e do destino e aplicação dos recursos que a Manutenção necessita para aumentar o seu potencial de manter os ativos em condição de produção, manter os ativos em condições de cumprirem a função esperada deles e de cumprirem a missão esperada da empresa. Não deve ser a manutenção quem pede verbas para investir e mudar máquinas para o aumento de produção ou para melhoria do processo produtivo. 9

10 Disto implica que é a Manutenção quem pede para investir e para adquirir máquinas novas para seu uso em manutenção. Pede e justifica a necessidade de adquirir instrumentos novos, para adquirir dispositivos de testes e etc. Assim um torno mecânico usado na oficina de manutenção será adquirido quando se constata que as peças produzidas na manutenção para uso em manutenção tornam alguns processos de reparo mais rápidos e mais baratos que outras alternativas. A finalidade do orçamento de investimento da manutenção é de ampliar e tornar mais eficiente o processo de manutenção, atualizando-o nas melhores técnicas. Mas a atualização destas técnicas deve ter sua justificativa financeira. Não se compram novos equipamentos para facilitar a vida da manutenção ou de seu pessoal, mas sim para tornar a manutenção mais produtiva e eficiente. Com isto melhora o progresso de manutenção com suas consequências benéficas para a empresa. Ao pedir verbas para aquisição de novos bens a Manutenção deverá justificar onde utilizará o item e quais benefícios ele trará, e sempre que possível estimar um valor de ganho no processo de manutenção. Modelos de Orçamento de Manutenção Diversos são os modelos de estimativas ou de orçamentos que se pode fazer. Os modelos mais usuais que podem ser feitos são: A - Custo de manutenção orçado e fixado por equipamento. Normalmente estabelecido um valor fixo máximo ou médio para este equipamento. B - Custo de manutenção orçado e fixado por unidade a ser mantida. Normalmente estabelecido um valor fixo máximo ou médio para esta unidade (Seção, Setor,etc.). C - Custo de manutenção orçado e fixado por quantidade de itens a serem produzidos. Neste caso o valor orçado para ser usado em manutenção é fixado e estabelecido em função da quantidade de cada item a ser produzido. O valor final orçado (ou estimado) deverá variar com a quantidade de itens a serem produzidos. D - Qualquer combinação dos itens citados acima. 10

11 O SIGMA tem a solução! O SIGMA - Sistema Gerencial de Manutenção, utilizado como uma ferramenta gerencial completa de manutenção, não poderia deixar de lado o controle dos gastos da manutenção que é, obviamente, de suma importância para o setor. Abaixo temos a imagem da tela de Relatório de Custos utilizada para extrair os gastos em Ordens de Serviço. Os gastos com Peça, Hora Trabalha Normal, Horas Trabalhada Extra estarão presentes nesse relatório e devidamente identificados. O SIGMA dispõe de ferramentas específicas para a identificação e controle dos diversos custos de manutenção: uma deles é o relatório de Consumo de OS s Programadas. Nele identificamos a provisão de peças relacionadas às próximas manutenções preventivas. Além das peças o custo também pode ser consultado. Dentro do pilar CUSTOS há outras tipos de ações que podem ser feitas como emitir Gráficos de Custos, modificar o Homem Hora de um mantenedor (HH), Fechamento Contábil, entre outros. 11

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