CONTABILIDADE VERSÃO / 4.870

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1 CONTABILIDADE VERSÃO / Petronilho, Magalhães & Ramalhete, Lda. Rua Sarmento de Beires, 23 B LISBOA Telfs.: /1/2 URL: [email protected] FTP: ftp.pmr.pt

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3 CONTEÚDO INTRODUÇÃO 1 INTRODUÇÃO 1 MENU PRINCIPAL 1 MENU PRINCIPAL 1 FICHEIROS 1 FICHEIROS 1 1- MENU TABELAS TABELAS COMUNS TABELAS DA CONTABILIDADE TABELA DE CENTROS DE CUSTO TABELA DE DIÁRIOS NUMERAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELA TIPOS DE MOVIMENTO TABELA DEMONSTRAÇÃO RESULTADOS TABELA PARA BALANÇO TABELA DE CONTROLO IVA TABELA CONTAS DE REFLEXÃO REGULARIZAÇÕES TABELA DE MOVIMENTOS AUTOMÁTICOS GESTÃO DO PLANO DE CONTAS CONSULTA DE VALORES GESTÃO VALORES ORÇAMENTO ENTIDADES 20 PROCESSAMENTO 1 MENU PROCESSAMENTO 1 1- DIÁRIOS MOVIMENTOS LISTAGEM DE DIÁRIOS LISTAGEM DE MOVIMENTOS PESQUISA DE MOVIMENTOS MOVIMENTOS AUTOMÁTICOS EMISSÃO DE DOCUMENTOS 7 2- TRATAMENTOS DE FECHO DO ANO TRANSFERÊNCIA DE SALDOS REGULARIZAÇÕES APURAMENTO CLASSES 6/ APURAMENTO CLASSE APURAMENTO AUTOMÁTICO SALDOS PARA O ANO SEGUINTE 11 ANÁLISES 1 ANÁLISES 1 1- MAPAS VALORES EMISSÃO DE EXTRACTOS RAZÃO ANALÍTICO BALANCETES CONTAS DE RAZÃO SINTÉTICO 1º/2º GRAU GERAL (ANALÍTICO) TERCEIROS CONTA/ENTIDADE TERCEIROS ENTIDADE/CONTA CENTROS DE CUSTO IMPUTAÇÃO POR CENTROS DE CUSTO EXTRACTOS POR CENTROS CUSTO 10 I

4 1.6- MAPA EXPLORAÇÃO MAPA DE CONTROLO ORÇAMENTAL DISPONIBILIDADES MAPAS FISCAIS MAPA SELADOS IDENTIFICAÇÃO FOLHAS EMISSÃO MAPA DE SELADOS TRATAMENTO I.V.A APURAMENTO DO IVA DECLARAÇÃO PERIÓDICA DO IVA DECLARAÇÃO ANUAL MAPAS RECAPITULATIVOS CRIAÇÃO DO FICHEIRO LISTAGEM DE CONFERÊNCIA ALTERAÇÕES EMISSÃO DO MAPA CARTA PARA ENTIDADE LIGAÇÃO À DECLARAÇÃO ANUAL RELAÇÃO FORNECEDORES EMISSÃO MAPA DEMONST. RESULTADOS EMISSÃO DO MAPA DE BALANÇO MAPAS FIM ANO GESTÃO DO FICHEIRO DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS BALANÇO ACTUALIZAÇÃO DE VALORES EMISSÃO DE MAPAS PASSAGEM DE VALORES PARA ANO PASSAGEM PARA OUTRA EMPRESA IMPORTAÇÃO MAPAS STANDARD CONSIDERAÇÕES GERAIS DECLARAÇÃO DE RENDIMENTOS- MODELO FLUXOS CAIXA DECLARAÇÃO ANUAL ANEXO BALANÇO/DEMONSTRAÇÃO MAPAS AUXILIARES I.R.S. 46 UTILITÁRIOS 1 UTILITÁRIOS 1 1- FICHEIROS CÓPIAS DE SEGURANÇA REORGANIZAÇÃO ELIMINAÇÃO OPTIMIZAÇÃO IMPORTAÇÃO IMPORTAÇÃO DE MOVIMENTOS IMPORTAÇÃO DO PLANO DE CONTAS EXPORTAÇÃO EXPORTAÇÃO DE MOVIMENTOS EXPORTAÇÃO DO PLANO DE CONTAS EXPORTAÇÃO DE VALORES ALTERAÇÃO SELECTIVA ENTIDADES 9 2- ROTINA PLANO DE CONTAS ALTERAÇÃO/ANULAÇÃO DE MOVIMENTOS VALIDAÇÃO MOVIMENTOS (HISTÓRICO) RECONSTITUIÇÃO DO FICHEIRO DE VALORES CONSOLIDAÇÃO DE EMPRESAS CONVERSÃO DE MOV. PARA OUTRA MOEDA PASSAGEM FICHEIROS PARA ANO SEGUINTE PASSAGEM TABELA PARA OUTRA EMPRESA REGUL. DIFER. ARREDONDAMENTO 14 II

5 CONFIGURAÇÃO 1 CONFIGURAÇÃO 1 1- DOCUMENTOS DEFINIÇÃO DOS DADOS FIXOS DEFINIÇÃO DOS DADOS VARÍAVEIS 3 2- ROTINA 4 3- RECOLHA 7 III

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7 INTRODUÇÃO INTRODUÇÃO Esta aplicação tem como núcleo fundamental o módulo de Contabilidade Geral e como módulos opcionais a Contabilidade Industrial (Analítica) e Orçamental. A Contabilidade Geral admite o tratamento segundo qualquer Plano de Contas específico, para além do POC. Pode ser feito um tratamento Analítico, entendendo-se os Centros de Custo como desdobramento das Contas de Custos e Proveitos. Dos lançamentos efectuados na Geral, com a classificação do Centro de Custo, podem depois obter-se Balancetes, Extractos e Imputações por Centro de Custo/Conta por uma operação de ordenação. A Contabilidade Industrial também chamada Analítica, tem por base um Plano de Contas da Classe 9. Os lançamentos podem ter Reflexão Automática, com distribuições em percentagens por várias contas, da Geral para a Analítica ou da Analítica para a Geral. A Contabilidade Orçamental parte da criação de um Ficheiro de Valores Orçamentados por Centros de Custo/Conta, podendo ser introduzidos os Valores Anuais ou Mês a Mês. Os Mapas de Controlo Orçamental comparam os Valores Reais com os Orçamentados, por Mês e Acumulados, permitindo analisar desvios e índices de atingimento e previsão. Funcionando com Ligação aos módulos de Salários, Facturação, Stocks, Imobilizado e Tesouraria, recebe deles todos os Movimentos contabilísticos, não sendo necessário efectuar qualquer lançamento manual. Porque os Clientes/Fornecedores e Centros de Custo estão em ficheiro separado, o Plano de Contas e as Tabelas podem ser copiadas para outra Empresa. Definição dos Parâmetros de Recolha, dando várias opções de trabalho ao operador. Definição dos Centros de Custo (até 9 dígitos numéricos). Definição dos Diários com ou sem Reflexão para a Analítica e com numeração de Documentos Anual ou Periódica. Definição dos Descritivos de Movimentos de digitação livre, das Contas a movimentar com ou sem Tratamento de IVA e com ou sem Ligação à Tesouraria. Tabela de Tratamento do IVA definindo os Códigos da Declaração Periódica e Declaração Anual com indicação das Taxas e Contas de IVA a movimentação automática. Tabela de IRS com definição dos Códigos do Anexo J e do Modelo 41, para emissão de Mapas Auxiliares ao preenchimento dos mesmos. Tabela de Imposto do Selo com definição dos Códigos do Anexo Q, para emissão de Mapa Auxiliar ao preenchimento do mesmo. Definição das Contas com Reflexão, podendo esta ser repartida por várias contas com indicação da respectiva percentagem (só para Analítica). GESTÃO DO PLANO DE CONTAS Preenchimento das Contas Agrupadoras e de Movimento de acordo com a estrutura de cada classe definida no Ficheiro de Parâmetros. Indicação nas Contas do Plano como normalmente Devedoras ou Credoras, para que o operador seja alertado em lançamentos onde não se verifique esse facto. No caso de Contas de Entidade, Código E, pode indicar-se ainda se é de Clientes C ou Fornecedores F, para efeitos de Ligação à Tesouraria. Identificação das Contas em termos de IVA (Mercado Nacional, Comunidade Europeia ou Exterior). Indicação de qual o tipo de Extracto/Balancete pretendido, Individual I ou Único U, para Contas de Entidade. Listagem do P.O.C. com limites por Contas e Tipos de Contas. Consulta dos Valores movimentados para cada Conta nos diferentes Períodos, incluindo os Saldos Iniciais (Período 00), as Regularizações (Período 13) e o Apuramento dos Resultados (Períodos 14 e 15). CONTABILIDADE INTRODUÇÃO 1

8 Exportação do Plano de Contas, com parametrização por Contas. Exportação de Movimentos, com parametrizações por Diário, Documento, Conta, Entidade e Data. Exportação de Valores, com parametrização por Contas. GESTÃO DO FICHEIRO DE TERCEIROS Preenchimento das Fichas de Entidades. Emissão de Etiquetas para correspondência e Listagens de Clientes. Fornecedores e Terceiros com Nome, Morada, Telefone e Número de Contribuinte. TRATAMENTO DE MOVIMENTOS Lançamentos em 999 Diários, podendo ter reflexão automática em Diário da Contabilidade Analítica (se instalada), estando sempre presente qual o Número do último Documento lançado em cada Diário. Cada Documento poderá ter vários lançamentos a Débito e vários a Crédito, até um máximo de 997 linhas. Recolha de Movimentos, feita com as habituais validações e a actualização imediata de todas as Contas, que podem ser finalizados automaticamente se assim for definido na Configuração da Recolha. Ao utilizar os Movimentos Automáticos basta digitar o Tipo de Movimento e o Valor do Documento para que todos os outros movimentos sejam efectuados, inclusive o IVA, podendo contudo confirmar ou alterar os valores. Cálculo e Lançamento Automático dos Valores do IVA à vista ou incluído no Total do Documento. Lançamento automático de Documentos com percentagem de IVA Não Dedutível, sendo o programa a extrair a percentagem considerada (Gasóleo). Lançamento de Documentos por Lotes, somando o valor dos Documentos até ser indicado pelo operador a finalização do Lote. Permite finalização de Documentos com Débito diferente do Crédito, sendo mais tarde, o programa a detectar os Documentos incorrectos, ou os lançamentos em Contas anuladas. Abrir, Consultar ou Alterar as Tabelas de Diários, a Tabela de Lançamentos e Descritivos Automáticos, o Plano de Contas, os Centros de Custo, as Entidades (Clientes, Fornecedores, etc.) durante os lançamentos. Visualizar Extracto da Conta a partir de um Período a indicar, durante a Recolha de Movimentos. Ter sempre presente no écran de Recolha o Valor do Saldo da Conta antes do lançamento actual e depois deste, os Totais do Documento a Débito e a Crédito e ainda o Saldo do Documento. Aceitar Movimentos para o Ano em Curso ou para Anos Seguintes, podendo ainda mudar o Ano em Curso. Dependendo unicamente do espaço livre em disco, há a possibilidade de manter, consultar ou listar, os Ficheiros de anos anteriores e Extractos de todos os anos. Consulta ou Listagem de Diários dos Documentos lançados, ordenados por Documento ou por Conta, completos, só com os Totais dos Documentos, só com os Totais dos Diários ou só dos Documentos Errados. TRATAMENTO DO IVA Apuramento Automático do I.V.A. Esta operação destina-se a criar automaticamente os lançamentos de Apuramento podendo conforme os limites, ser feita em relação a um Mês ou a um Trimestre. Emissão da Declaração Periódica (Modelos A, B, C e Anexos) e Anual, em papel branco ou no Modelo Oficial, com possibilidade de Passagem dos Ficheiros para Suporte Digital. Emissão da Declaração Anual e respectivos Anexos A, D, F, G, I, J, L, M, N, O, P e Q, com possibilidade de Passagem dos Ficheiros para Suporte Digital. Emissão da Declaração de Pagamento de IRS/IRC/IS, com possibilidade de Passagem dos Ficheiros para Suporte Magnético. MAPAS RECAPITULATIVOS Indicação do limite em Euros a considerar para a emissão dos referidos Mapas. CONTABILIDADE INTRODUÇÃO 2

9 Criação de um Ficheiro auxiliar, a partir da Análise do Extracto de Clientes e Fornecedores, seleccionando os Movimentos, os Diários a incluir ou excluir e eventualmente os Descritivos dos Lançamentos, para posterior emissão dos Mapas Recapitulativos. Listagem de Conferência, com os elementos do Ficheiro auxiliar e ordenada por Número de Contribuinte. Emissão de Cartas para as Entidades, dando conhecimento dos valores a declarar. MAPAS VALORES Possibilidade de imprimir Extractos, Balancetes, em qualquer altura do ano, com referência a um dado Período, ou Períodos a indicar e com limites. Possibilidade de consultar ou imprimir Extractos em qualquer Período, podendo para os Clientes e Fornecedores editar a Morada. Balancetes de 1º Grau ou 1º/2º Grau. Balancete Geral Analítico, podendo optar-se por listar só Contas POC ou incluir também Contas de Terceiros e/ou Centro de Custo. Balancetes de Terceiros Conta/Entidade ou Entidade/Conta com ordenação Numérica ou Alfa pelo Nome. Mapas para Selados com possibilidade de Identificação das Folhas com os dados da Empresa, para apresentação nas Finanças para selagem prévia e posterior obtenção dos Selados, Diário/Razão, Inventário/Balanço e Actas. Mapa de Imputação por Centros de Custo, com limites por Centro de Custo e Conta, dispondo ainda de várias opções no que se refere ao conteúdo e apresentação do Mapa. Extractos por Centros de Custo, onde são considerados apenas os movimentos feitos para Contas com Centro de Custo, sendo então ordenados por Centro de Custo/Conta. Mapa de Exploração com opção Mês a Mês ou Acumulativo, com limites por Centro de Custo e possibilidade de Recolha de Valores Adicionais. Mapa de Controlo Orçamental com possibilidade de considerar todas as Contas ou apenas as Contas Orçamentadas. Mapa de Disponibilidades com limites por Período e possibilidade de indicar as Contas a considerar para o Mapa. Análise Comparativa com possibilidade de definir até 3 anos diferentes e os Períodos a considerar para cada Ano. MAPAS FIM DE ANO Mapa de Balanço e Demonstração de Resultados, conforme Art.º 3º. do Dec. Lei N.º. 410/89, com análise dos Valores do Ano 1. Estes Mapas podem ser definidos pelo utilizador, com base no Plano de Contas, tendo para esse efeito 99 Mapas de Balanço e 99 Demonstração de Resultados, podendo ainda em cada Mapa definir até 899 linhas para impressão e 100 para Sub-Tabelas auxiliares de Contas cujo resultado será impresso numa linha. Actualização de Valores, que através da consulta ao Plano de Contas preenche nas linhas os valores respectivos. São fornecidos como exemplo duas versões de cada mapa, que devem ser analisados para adaptação ao P.O.C. Modelo 22, Declaração Anual e respectivos anexos com opção de suporte magnético. Mapa de Fluxos de Caixa com limites por Período, em que vão ser consideradas as Contas da Classe 1 que estejam Classificadas no Plano de Contas como Contas Tipo "C" (Centro de Custo). MAPAS AUXILIARES Mapa de IRS com limites por Período, podendo optar por Análise Detalhada ou Resumida e com Ordenação por Nº. Entidade ou Nº. Contribuinte, tendo ainda possibilidade de Emissão de Declaração Individual. Mapa Imposto de Selo com limites por Período, e possibilidade de Análise Resumida ou Detalhada. Registo de Imposto de Selo com limites por Período, onde vão ser considerados os Movimentos das Contas de Imposto, conforme codificação do Plano de Contas e respectiva Tabela. FECHO DO ANO Apuramento do Custo de Vendas, onde se saldam as Contas de Compras por contrapartida das Contas de Custo das Mercadorias Vendidas. CONTABILIDADE INTRODUÇÃO 3

10 Pode ainda utilizar-se esta opção para qualquer outro grupo de contas a indicar. Apuramento de Resultados. Esta opção está dividida em 3 fases que podem efectuar-se em simultâneo ou separadamente (Apuramento das Classes 6/7 e Apuramento da Classe 8). Saldos para Ano Seguinte. Nesta operação é efectuada a Limpeza dos Valores das Classes 6, 7, 8 e 9 e Transferência dos Saldos até 31 de Dezembro das restantes Contas para Saldo Inicial do novo ano. CONTABILIDADE INTRODUÇÃO 4

11 MENU PRINCIPAL MENU PRINCIPAL FICHEIROS Gestão dos Ficheiros utilizados na Rotina, Gestão das Tabelas de Contabilidade e das Tabelas Comuns, Gestão do Ficheiro de Plano de Contas, Valores do Plano, Valores do Orçamento e do Ficheiro de Entidades. PROCESSAMENTO Gestão do Ficheiro de Movimentos, Recolha de Movimentos com Emissão de Diários, Listagens (Por Conta, Descritivos, Moeda de Recolha), Pesquisa de Movimentos e Fecho do Ano. ANÁLISES Emissão de Mapas de Valores e Mapas Fiscais. UTILITÁRIOS Ferramentas de auxílio ao utilizador, para executar Cópias de Segurança, Reorganização, Eliminação, Optimização, Importação e Exportação de Ficheiros, bem como Alteração Selectiva. Existência de uma Calculadora e uma saída para Sistema. O acesso a estas opções, depende das Permissões e Níveis de Acesso dados pelo Gestor do Sistema, a cada Operador. CONFIGURAÇÃO Tratamento relacionado com a Configuração de Impressoras, Documentos, Seguranças, Dados da Empresa, Opções de Trabalho na Rotina e na Recolha. O acesso a estas opções, depende das Permissões e Níveis de Acesso dados pelo Gestor do Sistema, a cada Operador. CONTABILIDADE MENU PRINCIPAL 1

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13 FICHEIROS FICHEIROS TABELAS Definição de alguns Ficheiros auxiliares, aqui designados por Tabelas, que servem para validação e controlo dos dados. Este ponto contem também as Tabelas Comuns que possam eventualmente ser utilizadas na Rotina. PLANO DE CONTAS Conjunto de operações que permitem Criar novas Contas bem como Alterar, Consultar ou Listar as Contas existentes e os seus respectivos Movimentos e Saldos. VALORES PLANO Visualização dos Valores do Plano de Contas. VALOR ORÇAMENTO Introdução do Orçamento Anual/Mensal por Contas/Centro de Custo. ENTIDADES Neste Ficheiro, algumas vezes também referido como Ficheiro de Clientes, inclui-se Clientes, Fornecedores e outras Entidades que a nível contabilístico existam com a designação genérica de Terceiros. Podem criar-se séries de numeração distinta pelo primeiro dígito, para a codificação de Clientes, Fornecedores e Entidades diversas, facilitando assim a separação a nível de listagens. NOTA: Para mais informações consulte o Manual do Gestor e Ficheiros Comuns. 1- MENU TABELAS COMUNS Conjunto de Tabelas Comuns a todas as Rotinas e Empresas. CONTABILIDADE Conjunto de Tabelas específicas da Contabilidade. CONTABILIDADE FICHEIROS 1

14 NOTA: Para chamar cada uma das Tabelas poderá usar as teclas de atalho (letras assinaladas com cor diferente) correspondentes TABELAS COMUNS PAÍSES Identificação dos códigos de Países e respectivas Designações. É também possível definir a Moeda, o Prefixo do IVA, Membro da CEE e Língua, para posterior utilização. Atenção: Portugal nunca é codificado nesta Tabela. CÓDIGO POSTAL Codificação dos Códigos Postais e respectivas Localidades. Estes códigos também estão associados ao Código de País, a que dizem respeito. MOEDAS/CÂMBIOS Codificação das Moedas e respectivas Designações da Unidade e do Decimal associado, bem como a Abreviatura, Arredondamento e Modo. Também é nesta Tabela que se actualizam os Câmbios quando necessários. ACTIVIDADES Codificação auxiliar do Ficheiro de Entidades, através do qual é possível, por exemplo, definir várias categorias de Clientes. Exemplo: Directo, Revendedor, Grossista. Também os Fornecedores devem ter um Código específico. A emissão de Etiquetas do Ficheiro de Entidades, pode ser seleccionada através deste código. NOTA: Para mais informações consulte o Manual do Gestor e Ficheiros Comuns. CONTABILIDADE FICHEIROS 2

15 1.2- TABELAS DA CONTABILIDADE CENTROS DE CUSTO Nesta Tabela deverão definir-se os Centros de Custo que podem ser imputados dentro das Contas de código C. DIÁRIOS Definição dos Números e Designações dos Diários utilizados, bem como da Numeração de cada Diário. TIPOS DE MOVIMENTO Associação de cada um dos Códigos a uma descrição abreviada e às Contas a Debitar e a Creditar no Tratamento de Movimentos. Assim um determinado Código pode originar uma série de procedimentos automáticos durante a recolha. DEMONSTRAÇÃO RESULTADOS Definição da estrutura (linha e coluna) com indicação das Contas cujos valores se pretende que venham a constituir um Mapa de Demonstração de Resultados. BALANÇO Semelhante em estrutura à Demonstração de Resultados, mas agora para definir o Mapa de Balanço. CONTROLO IVA A cada Código são associados vários parâmetros que serão utilizados para Cálculo Automático, Controlo do IVA e preenchimento das Declarações do IVA. CONTAS REFLEXÃO Permite definir as Contas de Reflexão automática da Geral para a Analítica ou da Analítica para a Geral. REGULARIZAÇÕES Esta Tabela deve estar definida na Empresa STD, passando depois para todas as Empresas como acontece com as restantes Tabelas da Contabilidade. Pode ser gerida pelo Menu Tabelas, podendo no início ser Importado um default, fornecido pela PMR, mas que precisará de ser analisado e eventualmente adaptado ao Plano de Contas. MOVIMENTOS AUTOMÁTICOS Pode nesta Tabela recolher uma série de operações que lhe permitirá efectuar Movimentos Automáticos em Processamento Diário. IMPOSTO DO SELO A cada Código são associados vários parâmetros que serão utilizados para Cálculo Automático do Imposto de Selo e impressão da respectiva Listagem Auxiliar. IRS A cada Código são associados vários parâmetros para Cálculo Automático do IRS e impressão da respectiva Listagem Auxiliar. ANÁLISES COMPARATIVAS Criação de vários Mapas Comparativos que permitem analisar valores até 3 anos ou 2 Períodos dentro do mesmo ano. NOTA: Para todas as Tabelas poderá: - Com a tecla de função <F4 Lista> fazer uma Listagem da Tabela pretendida. - Com a tecla de função <F6 Ordena> escolher o tipo de ordenação para a Tabela. CONTABILIDADE FICHEIROS 3

16 - Com a tecla de função <F7 Anula> anular um registo TABELA DE CENTROS DE CUSTO CÓDIGO Número de caracteres significativos de acordo com o definido na Configuração da Rotina. Sempre que na Recolha de Movimentos quiser fazer referência a um Centro de Custo esse código ou já foi previamente definido nesta Tabela, ou pode ser recolhido na altura. Quando se pretende anular um Centro de Custo deve ter-se o cuidado de verificar se este já foi utilizado a nível dos movimentos, pois tal verificação não é feita pelo programa. Uma vez adquirida a certeza de que esse código não foi utilizado, pode anular-se, depois de confirmar que a designação mostrada é a que se pretende anular. DESIGNAÇÃO Campo de preenchimento obrigatório com o máximo de 30 caracteres para indicar a Designação do respectivo Centro de Custo. TIPO Deverá optar pelo Tipo de Centro de Custo que pretende. A Agrupador Para Designação em Balancete de Centros de Custo. M Movimento Admite Movimentação. MOVIMENTO Este campo só será de preenchimento caso tenha optado pelo Tipo de Centro de Custo de Movimento. Deverá então indicar em que Plano pode utilizar o Centro de Custo se Geral (G), Industrial (I) ou Ambos (A). Com a tecla de função <F4 Lista> poderá fazer uma Listagem onde deverá indicar os Códigos dos Centros de Custo com que pretende iniciar e finalizar a Listagem. ORDENAÇÃO ALFABÉTICA Se desejar a Listagem ordenada Alfabeticamente deverá assinalar [X] neste campo. Caso contrário a Listagem será ordenada Numericamente. Com a tecla de função <F6 Ordena> poderá escolher a Ordenação da Tabela. Seleccionar Código ou Designação, conforme pretender a Ordenação da Tabela por Código ou por Designação. Poderá também digitar C ou D. CÓDIGO Para indicar o Código de Centro de Custo a partir do qual pretende a Ordenação. DESIGNAÇÃO Para indicar a Designação do Centro de Custo a partir da qual pretende a Ordenação. CONTABILIDADE FICHEIROS 4

17 TABELA DE DIÁRIOS CÓDIGO Código com 3 dígitos para definição do Número de Diário. DESIGNAÇÃO Campo de preenchimento obrigatório para indicar a Designação para cabeçalho do Diário respectivo. REFLEXÕES Deverá indicar se o Diário trata Reflexões definidas na Tabela de Contas Reflexão (S) ou se não trata Reflexões (N). DIÁRIO Número do Diário para os Movimentos de Reflexão na Analítica (só se escolheu S no campo anterior). Não pode ter dois Diários a reflectir para o mesmo. EMISSÃO DE DOCUMENTOS Campo que permite associar ao Diário a possibilidade de Recolha de uma Linha de Observações nos Documentos. Pretende recolher uma Linha de Texto para Emissão de Documentos (S) ou não pretende recolher uma Linha de Texto para Emissão de Documentos (N). NÚMERO DE VIAS Campo para indicar o Número de Vias que pretende para a Emissão de Documentos. Só poderá digitar o Número de Vias que pretende caso tenha marcado S no campo Emissão de Documentos. NOTA: O Diário que recebe as Reflexões na Analítica, mantém a numeração dos documentos originais pelo que não podem existir 2 Diários a fazer Reflexão para o mesmo NUMERAÇÃO DE DOCUMENTOS Premindo a tecla de função <F8 Numeradores> no ecrã da Tabela de Diários, quando o cursor está posicionado no campo Designação, entrará no ecrã da Numeração de Documentos. TIPO DE NUMERAÇÃO Anual Indicar qual o Número do Último Documento no Diário. É incrementado automaticamente na Recolha de Movimentos e nos Lançamentos Automáticos. Período Poderá indicar o Número de Documentos a atribuir por Período (00 a 15). CONTABILIDADE FICHEIROS 5

18 NOTA: O Diário que recebe as Reflexões na Analítica, mantém a numeração dos documentos originais pelo que não lhe pode atribuir numeração própria TABELA TIPOS DE MOVIMENTO CÓDIGO Campo com 3 caracteres que indica o Tipo de Movimento usado na Recolha de Movimentos. DESIGNAÇÃO Abreviatura com 8 caracteres para Descrição do Histórico. Se não tiver Ligação à Tesouraria, as Designações com menos caracteres, deixam mais espaço para complementar o Descritivo na Recolha de Movimentos (até aos 17 caracteres). CONTA DÉBITO Campo de preenchimento opcional onde deverá indicar a Conta que vai ser Debitada. Se ficar a zeros, na Recolha de Movimentos pode digitar qualquer Conta. CONTA CRÉDITO Campo de preenchimento opcional onde deverá indicar a Conta que vai ser Creditada. Se ficar a zeros, na Recolha de Movimentos pode digitar qualquer Conta. PRIMEIRA LINHA Para definir se a primeira linha do lançamento é feita com a Conta a Crédito (C) ou a Débito (D) respectivamente. Se indicar uma Conta que tenha incidência de IVA, na Recolha de Movimentos, através de uma Tecla de Função, pode optar por um Valor com IVA Incluído ou não. Caso contrário, considera sempre o Valor com IVA Incluído tratando a linha automaticamente. LIGAÇÃO À TESOURARIA (Só se estiver disponível a Rotina de Tesouraria) Deverá indicar se pretende fazer Ligação à Tesouraria (S) ou não faz Ligação à Tesouraria (N). ACTUALIZA CRÉDITO Deverá indicar se pretende Actualizar Créditos (S) ou não (N). Se não existir Ligação à Tesouraria é assumido N automaticamente. CÓDIGO SEGUINTE Código que automaticamente se segue ao actual. NOTA: No tratamento das transações a dinheiro que devam constar dos Mapas Recapitulativos, existem duas opções de trabalho, sendo a primeira a que se recomenda por ser mais económica. 1 Desenvolve Contas Financeiras por Entidades que são movimentadas por contrapartida de Vendas ou Compras. Um novo código no Plano permite que essas Contas figurem nos Extractos e Balancetes como se não estivessem desenvolvidos por Entidades. 2 Ao lançar a Venda a Dinheiro na conta 211 ou 221 pode criar um lançamento automático de liquidação por definição de dois Códigos de Movimento, encadeados na Tabela Tipos de Movimento. TRIB. IMP. Deverá indicar se faz Tratamento Automático de Imposto em função da Conta movimentada e do Código de Imposto respectivo (S) ou se não faz esse tratamento (caso das Transferências ou Pagamentos por exemplo) (N). MAPAS RECAPITULATIVOS Indicar se este Código deve ser considerado para os Mapas Recapitulativos (S) ou não (N). CONTABILIDADE FICHEIROS 6

19 TABELA DEMONSTRAÇÃO RESULTADOS Além dos Mapas que podem obter-se através desta Tabela, e que é mantida por compatibilidade com versões anteriores, existe nova opção dentro de: Análises > Mapas Fiscais > Mapas Fim de Ano. Veja normas de preenchimento nas páginas seguintes. TÍTULO DO MAPA O primeiro campo é utilizado para codificar os Mapas. Pode usar letras de A a Z, números de 1 a 9 ou letras minúsculas para Tabelas Auxiliares. Cada Código vai originar um Mapa diferente. No segundo campo insere-se a Designação a ser exibida no cabeçalho do Mapa correspondente ao Código anterior. NORMAS A OBSERVAR NA ELABORAÇÃO DA TABELA Podem existir vários Tipos de Linhas que conjugadas da maneira que melhor entender lhe darão o Mapa que pretende. Assim poderá ter: - Linhas só com Descrições ou em branco para melhor aspecto gráfico do Mapa. - Linhas de Valores com Designação (digitação livre) à escolha. - Linhas de Subtotais ou Totais. Deverá tomar em atenção o seguinte: - Os Valores das Contas serão somados para a Linha de Valor (da respectiva Coluna), para a Linha de Subtotal (com a mesma Coluna) e para a Linha de Total (da Coluna seguinte). - Se indicar no Tipo um algarismo, o valor adicionado será o total da Tabela com número igual no código. Cada Linha do Mapa será dividida por Linhas Tracejadas. - As linhas de "Totais" e "Subtotais" aparecerão com a tonalidade mais escura para sobressaírem das demais. Quando for impressa Linha de Valores o campo Acumulado respectivo será imediatamente limpo. Quando imprimir Linha de "Subtotais", o respectivo campo acumulador não será limpo. Quando imprimir Totais o valor será adicionado ao acumulador "Subtotal" da mesma Coluna e simultaneamente ao "Total" da Coluna seguinte e será limpo o "Subtotal" da Coluna anterior. LINHA Define a ordem pela qual as linhas vão figurar no Mapa. Aconselha-se uma numeração com intervalos, por exemplo de 2 em 2 ou 3 em 3, que permita intercalações quando necessário. Valor possível até 999. COLUNA Dígito de 0 a 4 para indicar qual a Coluna (no Mapa) em que pretende imprimir. A Coluna 0 será só para Linhas de Descrição. TIPO C Cabeçalho (só Descrição) V Valores S Subtotal T Linha Total. Pode ainda indicar algarismos de 1 a 9 ou letras minúsculas. Neste caso indicará que nesta Linha irá aparecer um Valor Total duma outra Tabela designada com o dígito ou letra que escolheu. Digitando este caracter terá possibilidade, durante a Emissão do Mapa, de recolher um Valor para essa Linha. Aplica-se às Linhas tipo V ou Tabela se pretender introduzir um Valor em vez de utilizar aquele que consta no Ficheiro de Valores de cada Conta. CONTAS CONTABILIDADE FICHEIROS 7

20 Até 15 caracteres. Se Tipo é igual a V indicaremos aqui a Conta ou Contas entre limites, cujos Saldos queremos que sejam puxados para a Linha referida. Quando queremos o somatório de várias Contas entre limites utiliza-se a barra (/) para fazer a separação entre a Conta limite inferior e a Conta limite superior. Assim, por exemplo, 651/653 vai corresponder a uma Linha em que o Valor impresso é a Soma dos Saldos de DESIGNAÇÃO Se o Tipo é igual a C, será neste campo que digitará o conteúdo que lhe vai aparecer na Linha do Mapa (inclusive se deixar em branco cria uma Linha de intervalo no Mapa). De outro modo quando escolher S ou T não será necessário digitar nada, assim como quando escolher V ser-lhe-á mostrada apenas a Designação da Conta que estiver no Plano podendo então ser confirmada ou alterada (se vier atrás com <ESC>). SINAL Só será digitado se tiver preenchido Contas (se o Tipo de Linha for V ). S Saldo da Conta mantendo o sinal ( + se Saldo Devedor, - se Saldo Credor). s Saldo da Conta com Inversão do Sinal. I Saldo Inicial. i Saldo Inicial com Sinal Invertido TABELA PARA BALANÇO Além dos Mapas que podem obter-se através desta Tabela, e que é mantida por compatibilidade com versões anteriores, existe nova opção dentro de: Análises > Mapas Fiscais > Mapas Fim de Ano. A seguir são descritas normas de preenchimento. TÍTULO DO MAPA O primeiro campo é utilizado para codificar os Mapas. Pode usar letras de A a Z, números de 1 a 9 ou letras minúsculas para Tabelas Auxiliares. Cada Código vai originar um Mapa diferente. No segundo campo insere-se a Designação a ser exibida no cabeçalho do Mapa correspondente ao código anterior. A TER EM CONTA NA ELABORAÇÃO DA TABELA Os valores são acumulados (por cada linha) para o respectivo campo Valor, como para acumulado Subtotal, Total (da respectiva coluna) e para Total Final. NOTA: Os apuramentos do Activo e do Passivo devem ser feitos em Tabelas com Códigos diferentes, de preferência contíguos, sendo por exemplo a Tabela Tipo A para definir as Contas do Activo e a Tipo B para o Passivo. Obtêm-se assim dois Mapas distintos, mas que se estiverem bem definidos devem dar o mesmo Total Final. LINHA Define a ordem pela qual as Linhas vão figurar no Mapa. Aconselha-se uma numeração com intervalos, por exemplo de 2 em 2 ou 3 em 3, que permita intercalações quando necessário. Valor possível até 999. COLUNA Dígito de 1 a 4 para indicar qual a Coluna (no Mapa) em que pretende imprimir. TIPO C Cabeçalho (só descrição) V Valores S Subtotal T Linha Total CONTABILIDADE FICHEIROS 8

21 F Total Final do Mapa Pode ainda indicar algarismos de 1 a 9 ou letras minúsculas. Neste caso indicará que nesta Linha irá aparecer um Valor Total duma outra Tabela designada com o dígito ou letra que escolheu. (Asterisco) Digitando este caracter terá a possibilidade, durante a emissão do Mapa, de recolher um valor para essa linha. Aplica-se às Linhas tipo V ou Tabela se pretender introduzir um valor em vez de utilizar aquele que consta no Ficheiro de Valores de cada Conta. CONTAS Até 15 caracteres. Se Tipo é igual a V indicaremos aqui a Conta ou Contas entre limites, cujos Saldos queremos que sejam puxados para a Linha referida. Quando queremos o somatório de várias Contas entre limites utiliza-se a barra (/) para fazer a separação entre a Conta limite inferior e a Conta limite superior. Assim, por exemplo, 651/653 vai corresponder a uma Linha em que o Valor impresso é a soma dos Saldos das Contas DESIGNAÇÃO Se o Tipo é igual a C, será neste campo que digitará o conteúdo que lhe vai aparecer na Linha do Mapa (inclusive se deixar em branco cria uma linha de intervalo no Mapa). De outro modo quando escolher S ou T não será necessário digitar nada, assim como quando escolher V ser-lhe-á mostrada apenas a Designação da Conta que estiver no Plano, podendo então ser confirmada ou alterada (se vier atrás com <ESC>). SINAL Só será aplicado se tiver preenchido Contas (se o Tipo de Linha for V ). D Considera somatório das Subcontas com Saldos Devedores C Considera somatório das Subcontas com Saldos Credores S Considera o Saldo TABELA DE CONTROLO IVA CÓDIGO Código com 5 dígitos que se vai associar ao tratamento de uma determinada Conta do Plano de Contas. DESIGNAÇÃO Identificação das condições do IVA, de modo a relacioná-la com as Declarações. ESPAÇO FISCAL C Continente A Açores M Madeira Espaço Assume o Espaço Fiscal da sede preenchido na Configuração da Empresa. TIPO TABELA Campo para indicar o Tipo da Tabela de IVA. ESCALÃO Campo para indicar o Escalão do IVA. TAXA Taxa a aplicar no Cálculo Automático (pode ser zero ou espaço). PERCENTAGEM NÃO DEDUTÍVEL Para indicar, se for o caso (Gasóleo), a percentagem de IVA não Dedutível. CONTABILIDADE FICHEIROS 9

22 BASE TRIBUTÁVEL CÓDIGO DA DECLARAÇÃO PERIÓDICA Código que deve indicar correspondente à quadrícula em que se insere o Valor da Base Tributável para a Declaração Periódica, se for caso disso. Possibilidade de indicar um segundo Código para a mesma Conta, para o Valor das Transacções Intracomunitárias. BASE TRIBUTÁVEL CÓDIGO DE DECLARAÇÃO ANUAL Código que deve indicar correspondente à quadrícula em que se insere o Valor da Base Tributável para a Declaração Anual se for caso disso. Possibilidade de indicar um segundo Código para a mesma Conta. IVA DECLARAÇÃO PERIÓDICA Código que deve indicar correspondente à quadrícula em que se insere o Valor do IVA resultante do cálculo para a Declaração Periódica, se for caso disso. Possibilidade de indicar um segundo Código para a mesma Conta (caso das Aquisições a Países Comunitários). IVA DECLARAÇÃO ANUAL Código que deve indicar correspondente à quadrícula em que se insere o Valor do IVA resultante do cálculo, para a Declaração Anual, se for caso disso. Possibilidade de indicar um segundo Código para a mesma Conta. IVA CONTAS Conta que vai ser movimentada de forma automática, se houver uma Taxa a aplicar nas Contas de Base Tributável que têm na Tabela este código associado. Possibilidade de indicar uma segunda Conta de IVA (caso das Aquisições a Países Comunitários) TABELA CONTAS DE REFLEXÃO CONTA Conta que se pretende fazer reflectir. Normalmente será uma Conta de Movimento. NOTA: Se pretender manter um sistema Dualista nas Reflexões deverá definir uma última ocorrência para cada Conta com a indicação da percentagem de 100% e sinal "-", para a Contrapartida das Contas Reflectidas indicadas. Pode trabalhar-se com Reflexão da Geral para a Analítica, como no exemplo, mas também se pode trabalhar com reflexão de Contas Analíticas para a Geral. As Reflexões definidas na Tabela são criadas e visualizadas automaticamente durante a Recolha dos Movimentos podendo ainda ser confirmadas ou alteradas, tanto as Contas Reflectidas como os Valores. TERCEIROS/CENTRO DE CUSTOS Pode ser indicado ou não o Centro de Custo. Se trata de uma Conta Tipo C Agrupadora com Centro de Custo, o Centro de Custo poderá ser digitado durante a Recolha dos Movimentos. OCORRÊNCIA Número de vezes que ocorre a Conta na Tabela. Para cada Conta pode ser definida uma única Conta de Reflexão (100%) ou várias Contas de Reflexão nas percentagens indicadas. CONTA REFLECTIDA Conta em que se pretende fazer a Reflexão. PERCENTAGEM Se pretender uma repartição das Reflexões por várias Contas, com percentagens previamente definidas, como no exemplo ilustrado atrás. Zero assume 100%. SINAL Se pretender inverter o sentido do lançamento na Conta Reflectida o Sinal será (menos): Credita esta se Conta inicial é Debitada e vice-versa. ESPAÇO mantém o mesmo sentido: Debita se inicial Debita. CONTABILIDADE FICHEIROS 10

23 REGULARIZAÇÕES OPERAÇÃO Conjunto de Lançamentos a efectuar, como por exemplo: Provisões, podendo ainda ser subdividido em Provisões para Cobranças Duvidosas, para Depreciação de Existências e outras. NÚMERO DE ORDEM Sequência de várias linhas a tratar em cada Operação, correspondendo a sucessivos Lançamentos para as diversas Contas. Sugerese uma numeração com intervalos (de 10 por exemplo) para permitir intercalar Contas. NÚMERO DE OCORRÊNCIA (Assume 1) Só necessário mais que 1 se pretender fazer para a mesma Conta qualquer repartição em percentagens. DESIGNAÇÃO Referência que serve de indicação ao operador a nível de execução. Exemplo: Remunerações a Liquidar, dentro da Operação Acréscimo de Custos. CÓDIGO DE OPERAÇÃO Define o tratamento a efectuar podendo ser: SL Transfere o Saldo Actual (Líquido) SD Transfere o Saldo se Devedor SC Transfere o Saldo se Credor SI Transfere o Saldo Inicial (Período 00) AD Transfere o Acumulado dos Débitos AC Transfere o Acumulado dos Créditos RD Recolhe Valor para Débito RC Recolhe Valor para Crédito RS Recolhe Valor para ficar como Saldo Final A operação RS tem um tratamento especial. Recolhe o Saldo que fica na Conta Origem mas Transfere para a Conta Destino a diferença entre o Saldo Anterior e o Saldo Recolhido. CONTA ORIGEM Conta a tratar, em função do Código acima referido. Pode indicar-se uma Conta Agrupadora, sendo tratadas as diversas Contas de Movimento por Códigos de Transferência e mostradas ao operador as sucessivas Contas de Movimento, visto que os Lançamentos só podem ser feitos para Contas deste Tipo. Se indicar uma Conta Agrupadora com * significa que os mesmos dígitos são acrescentados à Conta Destino que também deve ter *. Exemplo: RD 662* ->482* Esta Conta nunca pode ser corrigida na execução, devendo antes sê-lo na Tabela. CENTRO DE CUSTO - ORIGEM Campo para indicar o Código de Centro de Custo de origem do Movimento de Origem. CONTA DESTINO Conta a tratar, em função do Código acima referido. Pode indicar-se uma Conta Agrupadora, sendo tratadas as diversas Contas de Movimento por Códigos de Transferência e mostradas ao operador as sucessivas Contas de Movimento, visto que os Lançamentos só podem ser feitos para Contas deste Tipo. Se indicar uma Conta Agrupadora com * significa que os mesmos dígitos são acrescentados à Conta Destino que também deve ter *. CONTABILIDADE FICHEIROS 11

24 Exemplo: RD 662* ->482* Esta Conta nunca pode ser corrigida na execução, devendo antes sê-lo na Tabela. CENTRO DE CUSTO - DESTINO Campo para indicar o Código de Centro de Custo de destino do Movimento de destino. Ao carregar na tecla <Enter> aparece a seguinte imagem: PERCENTAGEM Assume 100%. Só necessário se pretendesse fazer qualquer repartição para diversas Contas Destino. Nesse caso indicaria para o mesmo Número de Ordem em sucessivas ocorrências as diversas percentagens. Supõe que se mantém o Código de Operação e a Conta Origem. SINAL Fica em branco quando a movimentação da Conta Destino é contrapartida da Conta Origem (Debita uma e Credita a outra e viceversa). Se pretender contrariar a regra deve preencher -. NOVO DOCUMENTO Deverá indicar se pretende um Novo Documento (S) ou não (N). ÚLTIMO DOCUMENTO Indicação do Documento gerado na Contabilidade em anterior execução. Com a Tecla de Função <F8 Importa> importará a Tabela de Regularizações TABELA DE MOVIMENTOS AUTOMÁTICOS OPERAÇÃO Conjunto de Lançamentos a efectuar, como por exemplo: Rendas, Avenças, Quotizações que se repitam periodicamente com o mesmo Valor, por exemplo. NÚMERO DE ORDEM Sequência de várias linhas a tratar em cada Operação, correspondendo a sucessivos Lançamentos para as diversas Contas. Sugerese uma numeração com intervalos (de 10 por exemplo) para permitir intercalar Contas. NÚMERO DE OCORRÊNCIA (Assume 1) Só necessário mais que 1 se pretender fazer para a mesma Conta qualquer repartição em percentagens. CONTABILIDADE FICHEIROS 12

25 DESIGNAÇÃO Referência que serve de indicação ao operador a nível de execução. Exemplo: Avença (R.V.) fixa. CÓDIGO DE OPERAÇÃO Define o tratamento a efectuar podendo ser: SL Transfere o Saldo Actual (Líquido) SD Transfere o Saldo se Devedor SC Transfere o Saldo se Credor SI Transfere o Saldo Inicial (Período 00) AD Transfere o Acumulado dos Débitos AC Transfere o Acumulado dos Créditos R Recolhe Valor Criado o Código R (e consequentemente retirados os códigos RC e RD ) para Recolha de Valor que permite dois tipos de tratamento: 1 Definir duas Contas em que a da esquerda fica com o Valor a Débito e a da direita com Valor igual mas a Crédito. Neste caso basta uma linha para esta operação. 2 Definir uma Conta por linha cujo valor será a Débito ou Crédito consoante a coluna em que for recolhido. Por cada Conta que pretender lançar terá de incrementar a Ordem dentro da operação. CONTA ORIGEM Conta a tratar, em função do Código acima referido. Pode indicar-se uma Conta Agrupadora, sendo tratadas as diversas Contas de Movimento por Códigos de Transferência e mostradas ao operador as sucessivas Contas de Movimento, visto que os Lançamentos só podem ser feitos para Contas deste Tipo. Se indicar uma Conta Agrupadora com * significa que os mesmos dígitos são acrescentados à Conta Destino que também deve ter *. Exemplo: RD 662* ->482* Esta Conta nunca pode ser corrigida na execução, devendo antes sê-lo na Tabela. CENTRO DE CUSTO - ORIGEM Campo para indicar o Código de Centro de Custo do Movimento de Origem. CONTA DESTINO Conta a tratar, em função do Código acima referido. Pode indicar-se uma Conta Agrupadora, sendo tratadas as diversas Contas de Movimento por Códigos de Transferência e mostradas ao operador as sucessivas Contas de Movimento, visto que os Lançamentos só podem ser feitos para Contas deste Tipo. Se indicar uma Conta Agrupadora com * significa que os mesmos dígitos são acrescentados à Conta Destino que também deve ter *. Exemplo: R 662* ->482* Esta Conta nunca pode ser corrigida na execução, devendo antes sê-lo na Tabela. CENTRO DE CUSTO - DESTINO Campo para indicar o Código de Centro de Custo do Movimento de Destino. Ao carregar na tecla <Enter> aparece a seguinte imagem: CONTABILIDADE FICHEIROS 13

26 PERCENTAGEM Assume 100%. Só necessário se pretender fazer qualquer repartição para diversas Contas Destino. Nesse caso deve indicar para o mesmo Número de Ordem em sucessivas ocorrências as diversas percentagens. Supõe que se mantém o Código de Operação e a Conta Origem. SINAL Fica em branco quando a movimentação da Conta Destino é contrapartida da Conta Origem (Debita uma e Credita a outra e viceversa). Se pretender contrariar a regra deve preencher -. NOVO DOCUMENTO Deverá indicar se pretende um Novo Documento (S) ou não (N). ÚLTIMO DOCUMENTO Indicação do Documento gerado na Contabilidade em anterior execução TABELA DE IMPOSTO DE SELO Esta Tabela fica associada às Contas de Imposto e sugere-se o seu desdobramento por Naturezas/Verbas e Zona Geográfica e codificação segundo o próprio Código de Tabela do Imposto de Selo. Além da informação para o Modelo 41, por enquanto fornecida nos Mapas Auxiliares, vai permitir automatizar o preenchimento do Anexo Q. Para este Modelo é necessário declarar os Valores Tributados em Imposto de Selo pelo que podemos marcar no Plano, as Contas que são contabilizadas por esses Valores, para os guardar na Recolha de Movimentos, associados aos Valores de Imposto. Se o Valor Tributado não está no Documento Contabilístico pode ser recolhido na linha do Imposto. Como o Valor Tributado de Imposto de Selo é recolhido na linha do Imposto e podem existir Verbas Isentas, é necessário criar Contas de Imposto para Valores Isentos consoante a Tabela de Imposto de Selo, que ficará no Documento com o valor a zero, mas guardará o Valor Tributável, para efeitos do Anexo Q. Nota: Nestas Contas de Imposto, como já acontece com o IVA, se pretender efectuar um lançamento de estorno deve fazê-lo do mesmo lado mas com valor negativo. CÓDIGO Código com 5 dígitos que se vai associar ao tratamento de uma determinada Conta do Plano de Contas. DESIGNAÇÃO DA TABELA GERAL Identificação das Contas de Imposto de Selo, de modo a relacioná-las com o Modelo 1 e o Anexo Q. SINAL Para indicar qual o Valor que pretende para o Apuramento das Contribuições. S Saldo C Crédito D Débito TAXA Taxa a aplicar no Cálculo Automático do Imposto de Selo. VALOR Valor a aplicar no Cálculo Automático do Imposto de Selo. N. TAB. Número da Tabela a imprimir no Modelo 1. PAGAM. COD.: Para indicação do Código para Pagamento do Imposto de Selo. CONTABILIDADE FICHEIROS 14

27 ZONA Para indicação da Zona Geográfica. C Continente A Açores M Madeira ANEXO Q Trib.: Número do Quadro do Anexo Q onde serão impressos os Valores da Base Tributável. ANEXO Q Imp.: Número do Quadro do Anexo Q onde serão impressos os Valores do Imposto TABELA DE IRS Esta Tabela fica associada às Contas de Imposto, que devem estar desdobradas por Tipo de Rendimento, Naturezas/Rubricas e Zona Geográfica. Para o Trabalho Dependente os Valores individuais podem ser controlados pela Rotina de Pessoal, mas para as outras Categorias deverá ter as Contas como Tipo E, passando a controlar nas Listagens Auxiliares as Relações Individuais e até as Declarações de Imposto Retido, pela recolha dos recibos com retenção. No Plano devem ser marcadas que Bases Tributáveis de I.R.S. para o programa de Recolha fazer o Cálculo do Imposto, associando os Valores Movimentados nessas Contas aos Valores de Imposto. Vai permitir elaborar o Modelo 41 e acrescentar informação ao Anexo J para além da que vem da rotina de Salários. O Imposto Retido a "Não Residentes" precisa de Conta própria, pois vai dar origem a uma Declaração separada, nesse caso é assinalada a Coluna "N/R", com "X". CÓDIGO Código com 5 dígitos que se vai associar ao tratamento de uma determinada Conta do Plano de Contas. DESIGNAÇÃO Identificação das Contas de IRS, de modo a relacioná-las com a Declaração de Retenção e o Anexo J. SINAL Para indicar qual o Valor que pretende para o Apuramento das Contribuições. S Saldo C Crédito D Débito TAXA Taxa a aplicar no Cálculo Automático do IRS. PAGAMENTO N/R: Para assinalar com "X" quando a Entidade é Não Residente ou deixar espaço se Residente. Cod.: Para indicação do Código da Declaração de Retenção. Zona: Para indicação da Zona Geográfica. C Continente A Açores M Madeira CONTABILIDADE FICHEIROS 15

28 ANEXO J Tip.Rend.: Codificação do Quadro do Anexo J para impressão dos Valores de cada Tipo de Rendimento ANÁLISES COMPARATIVAS Possibilidade de definir um ou mais Mapas de Análises Comparativas que permitem analisar Valores até 3 anos ou 2 períodos dentro do mesmo ano. Estas Análises podem ser impressas no Menu Análises > Mapas Valores. NÚMERO MAPA Campo para indicar o Código do Mapa que pretende Criar/Alterar, estando associado à Designação para Cabeçalho. N. LINHA Campo com 5 dígitos para definição das Linhas do Mapa, com possibilidade de inserir novas linhas com a tecla função <F6- Inserir Ln>, sendo as seguintes automaticamente renumeradas. CONTAS Campo para definição das Contas a considerar para o Mapa, podendo utilizar-se Sinais, como: / 611/2 a 612a615 As Contas aqui mencionadas validam com o Plano de Contas. SINAL Permite indicar com SL, S ou o Valor que irá buscar para o Mapa, sendo neste caso o Saldo Liquido. DESIGNAÇÃO Valida com o Plano de Contas, quando no campo Contas se pretende apenas uma Conta e esta existe, se definirmos mais que uma Conta este campo é de digitação livre. Com a tecla de função < F4 Lista> pode executar a Listagem da Tabela. Com a tecla de função <F6 Import. POC> permite a Importação do Ficheiro de Plano de Contas na totalidade ou de Contas Agrupadoras com indicação dos Graus pretendidos. O resultado desta Importação pode ser inserido na Tabela a partir de uma Linha a indicar pelo Operador. Com a tecla de função <F7 Anula> pode posicionado no campo Número Mapa anular todo o Mapa ou posicionado no campo N. Lin. anular a Linha. CONTABILIDADE FICHEIROS 16

29 2 - GESTÃO DO PLANO DE CONTAS CONTA Preenchido com o número de caracteres necessários conforme o Grau de desenvolvimento o exigir e de acordo com a Estrutura definida a nível de Conta de 1º.Grau. Se digitar Contas de Movimento, ser-lhe-ão pedidas as Contas Agrupadoras caso não estejam criadas. Se a Conta não existir passa automaticamente para o ecrã dos dados, caso contrário, após digitação através da tecla de função <F2 Altera> ou <RETURN> poderá fazer Alterações ou Anulações. DESIGNAÇÃO Campo de preenchimento obrigatório com 30 posições. TIPO A Conta Agrupadora M Conta de Movimento E Conta Agrupadora com Entidades C Conta Agrupadora com Centro Custo ESTRUTURA Para cada Conta do 1º Grau é visualizada a Estrutura definida na Configuração da Rotina, podendo no entanto ser definida uma nova Estrutura válida para todas as Subcontas desse 1º.Grau. IVA [ ] Imposto Assinalar se Conta de IVA (243). [ ] Tributável Assinalar as Contas que são Bases Tributáveis de IVA. Neste caso é pedida a digitação do Código da Tabela Controlo IVA aplicável. Este Código normalmente desenvolve um automatismo na Criação do Movimento do IVA sempre que a Conta é movimentada. Esse automatismo pode ser ignorado se o Código Tipo de Movimento estiver preenchido com N no campo Trib. Imp.. O Código utilizado condiciona o preenchimento das Declarações do IVA. IRS [ ] Tributável Assinalar as Contas que são Tributáveis de IRS. [ ] Imposto Assinalar as Contas de IRS (242). Estas Contas devem estar codificadas com Tipo E (Entidade) no Plano de Contas. Neste caso é pedida a digitação do Código da Tabela de IRS aplicável. Este Código normalmente desenvolve um automatismo na Criação do Movimento de IRS sempre que a Conta é movimentada. Esse automatismo pode ser ignorado se o Código Tipo de Movimento estiver preenchido com N no campo Trib. Imp. SELO [ ] Tributável Assinalar as Contas que são Tributáveis de Imposto de Selo. [ ] Imposto Assinalar as Contas de Imposto de Selo (2441). Neste caso é pedida a digitação do código da Tabela Imposto de Selo aplicável. Este código normalmente desenvolve um automatismo na Criação do Movimento de Imposto de Selo sempre que a Conta é movimentada. Esse automatismo pode ser ignorado se o código Tipo de Movimento estiver preenchido com N no campo Trib. Imp.. CONTABILIDADE FICHEIROS 17

30 MERCADO Para identificação das Contas e Bases Tributáveis, que em termos de IVA podem ser: N Mercado Nacional C Comunidade Europeia E Exterior CE EMPRESA GRUPO Se assinalado [X] define Contas de Transação entre Empresas do Grupo de modo a excluir essas Contas na operação de Consolidação. MOVIMENTO Conforme a movimentação normal é feita a Débito (D) ou a Crédito (C), caso duma Conta de Custos que é normalmente Debitada. Então na Recolha de Movimentos o cursor passará automaticamente para a coluna respectiva. Assinale [X] com a barra de espaços a letra D ou C, se a Conta for normalmente movimentada tanto a Débito como a Crédito. SALDO Deverá indicar se se trata de uma Conta com Saldo Devedor (D) ou Saldo Credor (C). Conforme o sinal normal do Saldo de cada Conta. Caso da conta Caixa que normalmente deverá ter um Saldo Devedor. Na Recolha dos Movimentos se verificar a inversão do Saldo em relação ao sinal aqui definido, haverá uma mensagem de aviso. ENTIDADE Se assinalado [X] indica que as Contas têm Ligação à Tesouraria (T). Se assinalado [X] indica que a Conta interessa à obtenção dos Mapas Recapitulativos (M) (Anexos O e P). Se uma Conta é definida para Mapas Recapitulativos são considerados todos os Movimentos para essa Conta, a não ser que seja utilizado um Tipo de Movimento que tenha expresso no campo Mapas Recapitulativos N. TIPO DE ENTIDADE Deverá indicar se a Entidade se trata de um Cliente (C) ou de um Fornecedor (F). Para a área da Tesouraria associada, quando há Ligação, ou para definir a inserção no Anexo O ou P (Mapas Recapitulativos). EXTRACTO/BALANCETE Para as Contas de Tipo E. Deverá indicar se o Extracto é Individual (por Entidade) (I) ou Único (como se fosse conta Tipo "M") (U). Neste último caso os Balancetes só dão uma linha. É dada assim uma hipótese de solução que recomendamos, para a contabilização das transações a dinheiro, desenvolvendo Subcontas Financeiras por Entidades para serem incluídas na Análise dos Mapas Recapitulativos, mas que para Extractos e Balancetes, tem um comportamento como se fossem Contas de Movimento, facilitando a conferência e obtenção dos Mapas. Com a tecla de função <F4 Lista> acede a este ecrã: Deverá indicar as Contas com que pretende iniciar e finalizar a Listagem, os Tipos de Conta a listar e o Espacejamento entre Linhas (se 1 ou 2 linhas de intervalo). Com a tecla de função <F6 Ordena> poderá optar por visualizar as Contas existentes ordenadas por Código ou Designação. Com a tecla de função <F8 Valores> poderá aceder à Consulta de Valores explicada no ponto 3 deste capítulo (ponto seguinte). Com a tecla de função <F9 Extractos> poderá aceder ao ecrã de Emissão de Extractos explicado no Capítulo de Análises, Ponto 1.1 Emissão de Extractos. CONTABILIDADE FICHEIROS 18

31 3- CONSULTA DE VALORES CONTA Para indicar a Conta da qual pretende visualizar Valores. Valida com o Ficheiro respectivo e visualiza a Designação. Poderá aceder ao Ficheiro através da tecla de função <F4 Ficheiro>. Com as setas cursoras (para cima e para baixo) poderá visualizar sucessivamente as diversas Contas com os respectivos Valores. ENTIDADE/CENTRO DE CUSTO Para indicar a Entidade ou Centro de Custo da qual pretende visualizar Valores. Com as setas cursoras poderá ir visualizando as Contas sucessivamente. No caso de Contas de Movimento aparece disponível a tecla de função <F6 Extracto>, premindo essa tecla, o cursor posiciona-se no campo Período e com as setas cursoras poderá escolher qual o Período a partir do qual pretende visualizar o Extracto. Dependendo do campo onde estiver posicionado, poderá aceder ao Ficheiro de Plano de Contas, de Entidades ou à Tabela de Centros de Custo através da tecla de função <F4 Ficheiro>. 4- GESTÃO VALORES ORÇAMENTO CENTRO DE CUSTO Campo para indicar número do Centro de Custo para o qual pretende a gestão. Pode ser zero se a Conta não tiver Centro de Custo. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação NÚMERO DE CONTA Campo para indicar o número de Conta que pretende para a gestão. Valida com o Ficheiro respectivo e visualiza a Designação DÉBITO/CRÉDITO Deverá indicar se se trata de uma Conta a Débito (D) ou a Crédito (C). Conforme o sinal dos Valores Orçamentados. PERÍODO (01 A 12) Valores Orçamentados mês a mês. Após digitar o Valor no Período 01 com a tecla de função <F4 Valor Igual> em vez de [Enter], repete esse Valor para todos os meses. Para digitar no Período 01 o Valor Anual e premir a tecla de função <F6 Total Anual> em vez de [Enter] para dividir esse valor por 12 meses. CONTABILIDADE FICHEIROS 19

32 5- ENTIDADES Consulte o Manual do Gestor e Ficheiros Comuns. CONTABILIDADE FICHEIROS 20

33 PROCESSAMENTO MENU PROCESSAMENTO DIÁRIO (DOCUMENTO) Corresponde ao trabalho Diário incluindo a Recolha dos Movimentos, a obtenção de Diários e a possível Correcção dos mesmos. ANUAL (FECHO) Operações de Transferências de Saldos, Regularizações, Apuramento Classes 6, 7 e 8 e Reabertura das Contas com Saldos Iniciais (Período 00) para o Ano Seguinte. 1- DIÁRIOS MOVIMENTOS Fase da Recolha dos Movimentos, possível Correcção dos mesmos em qualquer altura, com possibilidade de Emissão dos Documentos. Para facilitar o trabalho os Documentos devem estar ordenados por Diários e Datas. DIÁRIOS Possibilidade de visualizar ou imprimir os Movimentos de qualquer Diário e de qualquer Período. LISTAGEM OUTRAS LISTAGENS Apresenta os Movimentos com um critério diferente de ordenação para efeito de conferência. Lista exaustivamente o Histórico o que pode ser útil em caso de anomalia, permitindo saber exactamente o conteúdo. CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 1

34 PESQUISA DE MOVIMENTOS Possibilidade de definir vários critérios entre limites para Pesquisa. É possível por exemplo localizar um Movimento com um determinado Valor. MOVIMENTOS AUTOMÁTICOS Se existirem operações Periódicas podem através desta opção lançar Movimentos Automáticos (vindos da Tabela de Movimentos Automáticos). Para isso basta indicar a execução total ou parcial das Operações por Período, Diário e Data. EMISSÃO DE DOCUMENTOS Se no Diário tiver marcado S no campo E.D., será emitido um Impresso (que devera ser definido previamente em Configuração de Documentos Diários). Para cada impresso serão consideradas todas as Linhas da primeira Entidade que conste no Documento recolhido MOVIMENTOS PERÍODO 00 Para Saldos Iniciais 01 a 12 Para os 12 meses de movimento normal. Pode ser diferente de Janeiro a Dezembro, conforme Mês de Fecho na Configuração da Rotina. 13 a 15 Para o adicional do último mês, fases de apuramento. Deverá definir qual o Período para que pretende fazer Recolha de Movimentos. DIÁRIOS Para definição do Diário para o qual vai efectuar a Recolha de Movimentos. Valida com a Tabela de Diários e visualiza a Designação. Se o Diário escolhido não existir pode proceder à sua abertura. NÚMERO DO DOCUMENTO Sequencial dentro de cada Diário, conforme Tipo de Numeração na Tabela Diários (Anual ou Período). Finalizado um Documento é incrementado automaticamente para o número seguinte, se na Configuração da Recolha for assinalado [X] o campo Só um Operador por Diário, caso contrário, se na Configuração da Recolha assinalar que pretende a Finalização Automática, com a tecla de função <F2 C. Doc. Ant.> pode continuar o Documento anterior. DATA DO MOVIMENTO Se não digitar assume a Data do Processamento. Para digitar a Data terá que assinalar que Recolhe a Data na Configuração da Recolha. MOEDA Se não for digitado, assume a Moeda definida na Configuração da Empresa. Para definir o Tipo de Moeda com que pretende efectuar a Recolha dos Movimentos. Se a Moeda escolhida não existir permite a sua abertura. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. Para digitar a Moeda terá que assinalar que Recolhe a Moeda na Configuração da Recolha. CÂMBIO Para definir qual o Câmbio a utilizar na Recolha dos Movimentos. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação TIPO DE MOVIMENTOS CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 2

35 Campo com três caracteres alfanuméricos conforme Tabela Tipos Movimento, ficando condicionado às condições estabelecidas na Tabela. Não é obrigatório, pode não ser preenchido não efectuando, neste caso, Lançamentos Automáticos. Se o Código Tipo de Movimento digitado não existir permite a sua abertura. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação DESCRIÇÃO DO NÚMERO DE DOCUMENTO (DESC. N.º DOC) Se usou um Código é assumida a Descrição associada da Tabela, o Código a espaços permite a digitação livre de 8 posições. Se digitou uma linha já existente pode com a tecla de função <F7 Anula> anular esse Lançamento que acabou de visualizar. Número de Documento de Referência, Número da Factura /Recibo /Cheque, etc., relacionado com a descrição anterior, até 9 caracteres alfanuméricos. Obrigatório se Ligação à Tesouraria. CONTA Valida com Plano de Contas mostrando na linha abaixo a Designação correspondente. Se a Conta digitada não existir, permite a sua abertura. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. Com a tecla de função <F4 Ficheiro> pode consultar o Plano de Contas, a partir da Conta preenchida, para a escolha da Conta adequada. Se a Conta digitada tiver no Plano um Código de IVA, será desencadeado automaticamente o Cálculo e a Criação do Lançamento para a Conta do IVA, na linha imediatamente a seguir. Para uma Conta assinalada com Imposto de Selo ou IRS, é calculado o valor do Imposto, consoante a Taxa definida na Tabela. O Valor da Base Tributável pode ser resultante da recolha anterior de uma Conta marcada como Tributável ou digitado, se no Documento não está a Conta de Base Tributável. Este Valor ficará guardado associado à linha do Imposto (para a Emissão das Listagens Auxiliares). Se tiver definido o Sinal do Movimento o cursor passará automaticamente para a coluna (Débito/Crédito) respectiva. ENTIDADE/CENTRO CUSTO Só será pedido se a Conta digitada for de Tipo E ou C. Nesse caso vai validar com o Ficheiro de Entidades ou com a Tabela de Centros de Custo visualizando a Designação associada. Se o Código digitado não existir permite a sua abertura. Com a tecla de função <F4 Entidades> ou <F4 C. Custo> pode consultar o Ficheiro respectivo. Se desconhecer o Código pode digitar o Número de Contribuinte para pesquisa no Ficheiro de Entidades e retorno com o Código respectivo. DÉBITO Para digitar o Valor a Débito. Se pretender lançar a Crédito faça <RETURN>. Com a tecla de função <F6 Cons. Val./Extr.> e antes de digitar o Valor pode Consultar os Valores e com a mesma tecla de função o Extracto de Conta a partir do Período escolhido. Poderá assim esclarecer alguma dúvida, como no caso de saber, até, se o lançamento em causa já foi feito ou não. No caso de a Conta ter Código para tratamento com incidência de IVA se o Valor digitado tiver IVA Incluído carregue na tecla de função <F4 Iva Incl.> após digitar o Valor, se não, prima a tecla <ENTER>. CRÉDITO Para digitar o valor a Crédito se pretender lançar a Débito prima a tecla <ESC>. Com a tecla de função <F6 Cons. Val./Extr.> e antes de digitar o Valor, pode Consultar os Valores e a partir deste o Extracto de Conta a partir do Período escolhido. Poderá assim esclarecer alguma dúvida, como no caso de saber, até, se o lançamento em causa já foi feito ou não. No caso de a Conta ter Código para tratamento com incidência de IVA, se o valor digitado tiver IVA Incluído faça com a tecla de função <F4 Iva Incl.> após digitar o Valor, se não, carregue na tecla <ENTER>. OBSERVAÇÕES Este campo apenas será visualizado caso na Tabela de Diário tenha assinalado com S o campo E.D.. Campo com 70 caracteres onde poderá digitar as Observações que pretende referentes ao Diário digitado. Num Documento novo, após a recolha do campo Observações deve premir a tecla de função <F4 Emite> para ter acesso ao ecrã de Emissão de Documentos. Caso seja um Documento já existente, a tecla de função <F4 Emite> aparece quando o cursor estiver posicionado no campo Lin. LINHA Só digitado em Correcção. Em Recolha a numeração é atribuída automaticamente (000 a 997) podendo no entanto ser alterada se carregar na tecla <ESC> e se posicionar no campo Lin.. Se o número de Linha já existe será visualizada e pode imediatamente corrigi-la. Caso o Documento já exista, pode com a tecla de função <F6 Alt. Dia/Moeda> alterar o Dia e a Moeda. CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 3

36 Premindo a tecla de função <F7 Anula> pode Anular o Documento. NOTA: Também é visualizado o Saldo da Conta antes do Movimento e após este LISTAGEM DE DIÁRIOS PERÍODO (00/15) INFERIOR/PERÍODO (00/15) SUPERIOR Permite indicar os limites entre os quais pretende a Emissão dos Diários. ORDENAÇÃO Permite indicar qual a ordenação pretendida para a Emissão dos Diários, se ordenação por Documento (D) se por Conta (C). Conforme opção de ordenação escolhida terá que preencher os limites pretendidos: LIMITES Permite indicar os Limites entre os quais pretende a Emissão dos Diários: Código de Diário, Data, Documento, Conta e Entidade/Centro de Custo. OPÇÃO C Detalhado sem Designação de Contas a Detalhado com Designação de Contas D Totais Documento T Totais de Diário E Documentos Totais Errados (se assinalado na Configuração da Recolha) Deverá indicar se pretende a Emissão Completa dos Diários com todas as linhas de lançamento, só Totais Documento ou só Totais Diário para efeitos de conferência. Pode ainda optar por imprimir apenas os Documentos com Totais de Débito diferentes dos Totais de Crédito (Documentos Errados) LISTAGEM DE MOVIMENTOS OPÇÃO Deverá indicar se pretende a Listagem de Movimentos por Conta, por Descritivos ou por Moeda de Recolha, visualizando os dados completos dos Documentos. C Por Conta D Por Descritivos M Por Moeda Recolha Conforme opção de Listagem terá que preencher os limites pretendidos: CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 4

37 PERÍODO (00/15) Para indicar o Período do qual pretende a emissão da Listagem de Movimentos. CONTA Para indicar os limites entre Contas para as quais pretende a emissão da Listagem de Movimentos. DATA Para indicar os limites entre Datas para as quais pretende a emissão da Listagem de Movimentos. DIÁRIO Campo onde deverá indicar os limites de Diário pretendidos para a emissão da Listagem de Movimentos. IMPRESSÃO Deverá indicar se pretende a emissão da Listagem de Movimentos Detalhada (D) ou apenas com Totais por Conta (T). DIÁRIO Só se escolheu a opção Por Descritivos. Para indicar os Diários entre os quais pretende a emissão da Listagem de Movimentos. CONTAS Este campo só aparece caso tenha optado por listagem por Descritivos. Para indicar a Conta ou as Contas das quais pretende a emissão da Listagem de Movimentos, até ao máximo de cinco Contas. MOEDAS Este campo só aparecerá caso tenha escolhido Listagem por Moeda Recolha. Terá que indicar os Códigos de Moedas que pretende para a Listagem de Movimentos, até ao máximo de cinco Moedas PESQUISA DE MOVIMENTOS PERIODO Indique os limites dos Períodos que pretende para a Pesquisa de Movimentos. DIÁRIO Campo para indicar os limites dos Códigos de Diários que pretende para a Pesquisa de Movimentos. DOCUMENTO Campo para indicar os limites dos Códigos de Documentos que pretende para a Pesquisa de Movimentos. ANO/MÊS/DIA Relativo às Datas desde e até quando se pretende a Pesquisa de Movimentos. CONTA Campo para indicar as Contas que se pretendem para a Pesquisa de Movimentos. ENTIDADE/CENTRO CUSTO No caso de Contas Tipo E ou C, indicar os limites pretendidos para a Pesquisa de Movimentos. TIPO DE MOVIMENTO Códigos da Tabela respectiva, nos limites inferior e superior para a Pesquisa de Movimentos pretendida. DESCRIÇÃO DOCUMENTO A Pesquisa de Movimentos é dividida em 2 sub-campos. Permite localizar um dado, Número de Documento externo, 9 últimas posições, independente das 8 primeiras. VALOR CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 5

38 Pode utilizar-se para um valor único, limites iguais. SINAL Deverá assinalar [X] se pretende só Valores a Débito (D), só Valores a Crédito (C) ou ambos, os Valores (Débito e Crédito) MOVIMENTOS AUTOMÁTICOS Através da lista resumida da Tabela vai poder decidir das Operações/Número de Ordem a efectuar. Pelas últimas colunas sabe se a operação já foi efectuada. Na primeira coluna pode deslocar o cursor na vertical para assinalar com X as linhas cujo tratamento pretende seja executado, utilizando a barra de espaços, quer para marcar quer para anular (como se fosse o botão do rato). Antes de decidir marcar uma dada Operação pode Consultar os Valores da Conta Origem com a tecla <F2 Valores>. Se pretender por correcção repetir um lançamento já executado, convém anular todas as linhas do mesmo Documento contabilístico, um Documento de cada vez, e voltar a marcar as Operações/Número de Ordem que pretende repetir. Antes de iniciar a execução é-lhe pedida a confirmação ou correcção dos elementos para os Documentos a gerar na Contabilidade. Se premir a tecla de função <F4 Inic. Exec.> poderá preencher os seguintes campos: PERIODO (00/15) Deverá indicar qual o Período pretendido para o Movimento Automático. DIÁRIO Deverá indicar qual o Código de Diário que pretende para o Movimento Automático. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. DOCUMENTO INICIAL Número a atribuir aos movimentos a gerar. Incrementado o Número de Documento associado ao Diário escolhido; aparecerá automaticamente no ecrã, podendo no entanto ser alterado. Cada movimento será objecto de um Número de Linha, até ser atingida a linha 997. Neste momento será adicionado 1 ao Número do Documento reiniciando-se com a Linha 001. Deve ter-se em atenção que não podem utilizar-se identificações (Diário, Documento) já utilizados ou a utilizar ainda, durante o Ano a Fechar. DATA Assume a Data de Processamento, podendo esta ser alterada. Durante a execução pode ser-lhe pedido para: - Completar uma Conta que não é de movimento - Digitar o Valor a movimentar, caso do código R - Decidir se há ou não movimento, quando está indicada na Tabela uma Conta Agrupadora e lhe são mostradas as sucessivas Subcontas. Se para uma dada Subconta não tem valor a digitar, pode passar para a seguinte com <F2> ou digitar zero no valor. CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 6

39 1.6- EMISSÃO DE DOCUMENTOS Após confirmação do texto terá ainda que preencher os Limites. Depois de escrever o texto que pretende aparecerá a mensagem Confirma os dados? se responder afirmativamente aparecerá esta imagem: PERÍODO Campo para indicar o limite inferior e superior do Período que pretende para a Emissão de Documentos Diários. DIÁRIO Campo para indicar o Diário que pretende. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. DATA Campo para indicar o limite inferior e superior da Data que pretende. DOCUMENTO Campo para indicar o limite inferior e superior do Documento que pretende para a Emissão de Documentos Diários. ENTIDADE Campo para indicar o limite inferior e superior das Entidades que pretende. OPÇÃO T Emissão de todos os Documentos, isto é, já impressos e por imprimir J Emissão só dos Documentos já impressos P Emissão só dos Documentos não impressos EMISSÃO IMEDIATA Caso tenha optado por emitir os Documentos já impressos poderá assinalar [X] se só imprime os que já tiveram Emissão Imediata. NOTA: Para a Emissão de Documentos Diários apenas serão considerados os Documentos cujo Diário tenha marcado S no campo E.D. e que tenham nas linhas Contas com Entidade e ainda assim só serão impressas as linhas com referência à primeira Entidade recolhida. CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 7

40 2- TRATAMENTOS DE FECHO DO ANO Antes de iniciar estas operações deve fazer uma Cópia de Segurança para guardar os dados e poder se for necessário voltar atrás. Esta operação, que requer uma Senha de Nível Superior a 2, vai permitir ao utilizador acompanhar passo a passo, com Emissão de Mapas, o Fecho Anual da sua Contabilidade. Premindo a tecla de função <F6 Apuram. Auto> pode efectuar o Apuramento Automático (ver ponto 2.5 deste capítulo). OPÇÃO As fases a efectuar são as seguintes: 1 Transferência de Saldos 2 Regularizações 3 Apuramento de Resultados Classe 6 e 7 4 Apuramento de Resultados Classe 8. Faz a criação de Movimentos Contabilísticos de modo a Saldar as Contas (ou Classes) que a seguir se indicarem com criação do respectivo Movimento para a Conta Contrapartida (Conta Receptora). Tem a possibilidade de alterar as Contas sugeridas 5 Saldos para o Ano Seguinte. Cria o Ficheiro de Valores da Contabilidade para o ano seguinte, criando Movimentos para o Período 00. PERÍODOS Período 12: Movimento Normal Dezembro. 1º. Balancete Dezembro. Período 13: Regularização Existências/Custo Vendas (Transferência de Saldos) Amortizações. Provisões. Diário. 2º. Balancete do Dezembro. Segurança do Ano. Mapa Demonstração de Resultados (Mapas de Fim do Ano). Período 14: Apuramento classe 6/7. Diário. 3º. Balancete Dezembro. Período 15: Apuramento classe 8. Diário. 4º. Balancete Dezembro. Balanço (Mapas de Fim do Ano). Período 00 (Ano Seguinte): Saldos para Ano Seguinte. Balancete Reabertura CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 8

41 2.1- TRANSFERÊNCIA DE SALDOS Este ecrã aparecerá caso tenha optado na Tabela de Tratamento do Fecho do Ano por Transferência de Saldos. Destina-se a Saldar normalmente as Contas da Classe 31 Compras, por contrapartida da 61 Custo das Mercadorias Vendidas. Pode igualmente utilizar-se para Saldar qualquer outro grupo de Contas, indicado nos limites, por contrapartida da Conta a indicar. Opções para os movimentos gerados: PERÍODO Assume Período 13 mês, pode no entanto ser alterado. DIÁRIO Obrigatório constar da Tabela de Diários. Assume o Diário definido na Configuração da Rotina. Se não existir ou se desejar alterar pode sempre aceder à respectiva Tabela. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. DOCUMENTO INICIAL Número a atribuir aos Movimentos a gerar. Incrementado o Número de Documento associado ao Diário escolhido; aparecerá automaticamente no ecrã, podendo no entanto ser alterado. Cada movimento será objecto de um Número de Linha, até ser atingida a Linha 997. Neste momento será adicionado 1 ao Número do Documento reiniciando-se com a Linha 001. Deve ter-se em atenção que não podem utilizar-se identificações (Diário, Documento) já utilizados ou a utilizar ainda, durante o Ano a Fechar. DATA Assume a Data de Processamento podendo, contudo, ser alterada. ENTIDADE/CENTRO DE CUSTO Permite indicar para as Contas definidas a respectiva Entidade ou o Centro de Custo. CONTAS A SALDAR DE: A: Campo de preenchimento obrigatório. Terão de existir no Plano. Permite indicar limites para os grupos de Contas a Saldar. Valida com o Ficheiro do Plano de Contas e visualiza a respectiva Designação. CONTA RECEPTORA Campo de preenchimento obrigatório. Terá de existir no Plano e ser do Tipo Movimento (M). Os Movimentos gerados têm a configuração dos Movimentos recolhidos manualmente na Rotina, pelo que podem ser objecto dos procedimentos habituais em Tratamento de Movimentos REGULARIZAÇÕES Este ecrã aparecerá caso tenha optado na Tabela de Tratamento do Fecho do Ano por Regularizações. CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 9

42 Nos tratamentos do Fecho do Ano, a Transferência de Saldos, em que tinha de se digitar Conta a Conta, é substituída por um ponto de Regularizações, onde através de uma Tabela auxiliar, se podem automatizar as sucessivas operações a efectuar antes do Apuramento, constituindo normalmente o Período 13. Através da lista resumida da Tabela vai poder decidir das Operações/Número de Ordem a efectuar. Pelas últimas Colunas sabe se a operação já foi efectuada. Na primeira Coluna pode deslocar o cursor na vertical para assinalar com x as Linhas cujo tratamento pretende seja executado, utilizando a barra de espaços, quer para marcar quer para anular (como se fosse o botão do rato). Antes de decidir marcar uma dada Operação pode Consultar os Valores da Conta Origem com a tecla <F2 Valores>. Se pretender por correcção repetir um lançamento já executado, convém anular todas as linhas do mesmo Documento contabilístico, um Documento de cada vez, e voltar a marcar as Operações/Número de Ordem que pretende repetir. Antes de iniciar a execução é-lhe pedida a confirmação ou correcção dos elementos para os Documentos a gerar na Contabilidade. Durante a execução pode ser-lhe pedido para: - Completar uma Conta que não é de Movimento - Digitar o Valor a movimentar, caso dos códigos RD/RC - Decidir se há ou não movimento, quando está indicada na Tabela uma Conta Agrupadora e lhe são mostradas as sucessivas Subcontas. Se para uma dada Subconta não tem valor a digitar, pode passar para a seguinte com <F2> ou digitar zero no valor. Se premir a tecla de função <F4 Inic.Exec.> poderá preencher os seguintes campos: PERIODO (13/14) Deverá indicar qual o Período pretendido para a Regularização. DIÁRIO Deverá indicar qual o Código de Diário que pretende para a Regularização. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. DOCUMENTO INICIAL Número a atribuir aos movimentos a gerar. Incrementado o Número de Documento associado ao Diário escolhido; aparecerá automaticamente no ecrã, podendo no entanto ser alterado. Cada movimento será objecto de um Número de Linha, até ser atingida a Linha 997. Neste momento será adicionado 1 ao Número do Documento reiniciando-se com a Linha 001. Deve ter-se em atenção que não podem utilizar-se identificações (Diário, Documento) já utilizados ou a utilizar ainda, durante o Ano a Fechar. DATA Assume a Data de Processamento, podendo ser alterada APURAMENTO CLASSES 6/7 Este ecrã aparecerá caso tenha optado na Tabela de Tratamento do Fecho do Ano por Apuramento Classes 6/7. Dados para os movimentos gerados: CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 10

43 PERÍODO Assume Período 14 mas pode ser alterado. Os campos Diário, Documento Inicial e Data também serão preenchidos com tratamento idêntico à Transferência de Saldos (ponto 2.1 deste capítulo). Serão visualizadas automaticamente as Contas mais usuais para fazer esta operação, embora se possam alterar. Este Apuramento está divido em três fases (que se podem efectuar em simultâneo ou separadamente). Assim, conforme o exemplo ilustrado, o Apuramento A vai saldar contas da 61 à 67 e da 71 à 76 indo o resultado para a 81. Os Apuramentos B e C indicam que vão ser Saldadas as Contas 68 e 78, 69 e 79 indo os Resultados para as Contas 82 e 84 respectivamente APURAMENTO CLASSE 8 Este ecrã aparecerá caso tenha optado na Tabela de Tratamento do Fecho do Ano por Apuramento Classe 8. Faz um processamento idêntico ao do apuramento das Classes 6 e 7. Consultar explicação do ponto anterior. PERÍODO Assume Período 15 mas pode ser alterado APURAMENTO AUTOMÁTICO Através da tecla de função <F6 Apuram. Auto> acede ao Apuramento Automático, onde têm a possibilidade de executar automaticamente os Apuramentos das Classes 6/7 e 8. Se responder <Não> (N) pode Executar o Fecho por fases independentes, para Períodos diferentes e com possibilidade de obter Balancetes Intercalares para variadas análises SALDOS PARA O ANO SEGUINTE Este ecrã aparecerá caso tenha optado na Tabela de Tratamento do Fecho do Ano por Saldos para o Ano seguinte. CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 11

44 Se ainda não tiver Ficheiros no Ano Seguinte aparecerá o seguinte ecrã: É a última opção do Processamento de Fecho do Ano, a ser executada. OPÇÕES Permite efectuar a Passagem dos Ficheiros de Tabelas, Plano de Contas e Mapas para o Ano Seguinte, Valores do Orçamento (caso tenha Controlo Orçamental instalado). Efectua a Limpeza de todos os Valores nas Classes 6,7 8 e 9 (excepto nas Contas que tenham ficado com Saldo). Nas restantes Contas Transfere o seu Saldo fim do mês de fecho para o Saldo Inicial do Novo Ano Fiscal, com Período 00. Se após esta operação houver necessidade de voltar a movimentar as Contas do Exercício Fechado, depois de alterar a data de entrada pode repetir o Fecho, sendo então os Saldos Iniciais do ano seguinte actualizados. Pode assim criar-se o conceito de que existem Fechos Provisórios até ao último que será definitivo, sempre com actualização dos Saldos de Reabertura. Tratamento dos campos Diário e Documento Inicial semelhante ao dos Apuramentos. DATA Assume o primeiro dia do ano seguinte se Mês de Fecho 12 ou o primeiro dia do mês seguinte se Mês de Fecho diferente de 12, indicado na Configuração da Rotina. HISTÓRICO Assume a Designação Sld. Iniciais podendo no entanto ser alterado. INDIQUE FICHEIROS Terá que assinalar [X] os Ficheiros que pretende passar para o Ano Seguinte: CNTTAB Tabelas CNTMST Plano de Contas CNTMAP Mapas Fim de Ano CNTVOR Valores Orçamento NOTA: Enquanto não executar esta Operação os Extractos do Exercício seguinte não tem Saldos de Abertura, pelo que os Resultados não correspondem à realidade. CONTABILIDADE PROCESSAMENTO 12

45 ANÁLISES ANÁLISES MAPA DE VALORES Estes Mapas podem obter-se em qualquer altura do mês traduzindo sempre a situação actualizada com todos os lançamentos feitos, mesmo noutros terminais. Os Mapas são os seguintes: Extractos, Razão Analítico, Balancetes, Imputação Centros de Custo, Extractos por Centro de Custos, Mapa de Exploração, Controlo Orçamental (se Rotina instalada), Disponibilidades e Análises Comparativas. MAPAS FISCAIS Zona onde se pode tratar e imprimir os seguintes Mapas: Mapa de Selados, Tratamento do IVA, Demonstração de Resultados e Balanço (Método Antigo), Mapas de Fim do Ano, Declaração do Rendimento Modelo 22, Fluxos de Caixa, Declaração Anual e Anexo Balanço/Demonstração de Resultados. Identifica as folhas para posterior emissão do Mapa para Selados. Imprime directamente nos respectivos Modelos as Declarações Periódicas e Anuais do IVA e o Modelo 22. Emite os Mapas Recapitulativos num formato próximo ao Modelo Oficial. MAPAS AUXILIARES Emissão de Listagens Auxiliares de IRS e Imposto de Selo, com opção de Detalhe ou Resumo (no caso da primeira pode ainda ser ordenada por Entidade ou Número de Contribuinte) para apuramento dos Valores de I.R.S. podendo indicar até cinco Contas para análise. 1- MAPAS VALORES EXTRACTOS Emissão no ecrã ou na impressora com a posição correspondente de cada Conta, com limites por Datas, Períodos, Contas e Entidades ou Centro de Custo (só para Contas Agrupadoras Tipo E ou Tipo C respectivamente). Impressão de Contas só com Movimento ou Saldo; Movimentos Detalhados ou só Resumo. Um ou dois Extractos por Página. Impressão ou não do Centro de Custo. Totais por Mês. Saldos na linha e Morada de Terceiros. RAZÃO ANALÍTICO Listagem geral ou parcial do Plano em que para cada Conta de Movimento consta: - Linha de Totais Anteriores com Acumulativos a Débito/Crédito e Saldos correspondentes aos Períodos pedidos. - Linhas dos Movimentos do Mês com indicação de Diário, Número do Documento, Histórico, Data e Valor. - Linha de Totais Actuais com Acumulativos a Débito/Crédito e Saldo Devedor ou Credor. CONTABILIDADE ANÁLISES 1

46 - Opção de Impressão dos Centro de Custo. BALANCETES Podem obter-se vários níveis de Balancetes conforme escolha em menu próprio, como Contas do Razão, Sintético 1/2 Graus, Geral (Analítico), Terceiros Conta/Entidade ou Entidade/Conta. IMPUTAÇÃO CENTRO DE CUSTOS Espécie de Balancete Analítico dando para cada Centro de Custo todas as Contas com Valores movimentados no Mês e Acumulado. EXTRACTO CENTRO DE CUSTO Considera apenas os movimentos feitos para Contas com Centro de Custo que são ordenados por Centro de Custo/Conta. Trata-se de um desenvolvimento do Mapa anterior. MAPA EXPLORAÇÃO Dá a Análise Mês a Mês e Acumulada do resultado como encontro entre as Contas de Razão das Classes 6 e 7. CONTROLO ORÇAMENTAL Mapa de Controlo Orçamental, com nível C.C. Geral ou Agrupado. Valores reais com todas as Contas ou só as Orçamentadas. Indicação do Período, limites por Centro de Custo e Contas. Indicação de Contas Agrupadoras, Mudança de Folha por Centro de Custo com indicação dos Valores em milhares. Espacejamento entre linhas de 1 ou 2 linhas. DISPONIBILIDADES Para informação dos Saldos disponíveis nas Contas Financeiras que serão definidas pelo utilizador. ANÁLISES COMPARATIVAS Emissão do(s) Mapa(s) conforme definição da Tabela respectiva. Dá a possibilidade de impressão das Contas e sua Designação ou apenas da Designação, de excluir Linhas cujo Valor das Contas seja zero e ainda da indicação dos Períodos para 3 anos diferentes a considerar para o Mapa EMISSÃO DE EXTRACTOS LIMITE INFERIOR / LIMITE SUPERIOR Permite definir para Data, Período (00/15), Conta e Entidade/Centro de Custo os limites entre os quais pretende a Emissão dos Extractos. Se nos Limites Inferior e Superior indicar a mesma Conta/Entidade, pode obter o Extracto de vários anos. CONTABILIDADE ANÁLISES 2

47 CONTAS A IMPRIMIR Por opção pode imprimir Extractos só com as Contas que tenham tido Movimentos no intervalo escolhido (M), ou também as que tenham Saldo diferente de zero (S). TIPO Pode optar por imprimir Movimentos Detalhados (com indicação de todos os Movimentos) (D) ou Resumidos (Total por cada Conta) (R). EXPORTAR PARA WORD (.HTM) Esta opção apenas estará disponível para os utilizadores que trabalhem em Ambiente Windows. Se assinalado [X] permite Exportar os Extractos para um Ficheiro.HTM, que posteriormente pode ser tratado no Word. PATH FICHEIRO Este campo só será preenchido caso tenha assinalado o campo anterior, se assim for deverá indicar o nome do Ficheiro para o qual pretende Exportar este Mapa. IMPRIME CENTRO DE CUSTO Se assinalado [X] permite analisar o Extracto desdobrado por Centro de Custo ou na Conta POC sem esse desdobramento. TOTAIS POR MÊS Se assinalado [X] permite analisar o Extracto com Totais Mensais para cada Conta. OPÇÃO Se optou por Exportar o Extracto para o Word (.HTM) não poderá seleccionar este campo. Internamente neste campo ficará seleccionada a opção Imprimir (I). Permite optar pela Emissão do Mapa no écran (V) ou no papel (I). IMPRIMIR Este ecrã só será preenchido caso tenha optado por imprimir o Extracto. Pode optar por imprimir um (1) ou dois (2) Extractos por folha. SALDOS NA LINHA Se assinalado [X] permite obter Extractos com Saldo linha a linha. MORADA TERCEIROS Se assinalado [X] nas Contas de Terceiros imprime no cabeçalho a Morada correspondente RAZÃO ANALÍTICO LIMITE INFERIOR E LIMITE SUPERIOR Permite definir para Data, Período (00/15), Conta e Entidade os limites entre os quais pretende a emissão do Mapa Razão Analítico. CONTAS A IMPRIMIR Por opção pode imprimir o Mapa Razão Analítico só com as Contas que tenham tido Movimentos no intervalo escolhido (M), ou também as que tenham Saldo diferente de zero (S). IMPRIME CENTRO CUSTO Se assinalado [X] imprime o Mapa Razão Analítico desdobrado por Centro de Custo. CONTABILIDADE ANÁLISES 3

48 1.3- BALANCETES CONTAS DE RAZÃO Balancete do Razão onde são impressas apenas as Contas de 1º.Grau. SINTÉTICO 1º/2º GRAU Balancete 1º/2º Grau onde são impressas as Contas de 1º e 2º Grau. GERAL ANALÍTICO Balancete Geral onde pode optar por imprimir só as Contas POC ou incluir também Contas com Terceiros ou Centros de Custo. TERCEIROS CONTA/ENTIDADE Balancete Terceiros onde são impressas as Contas com Entidade, permitindo ainda a ordenação numérica ou alfabética. Pode, também, optar por todos os Movimentos, só com Saldo, com Saldo Devedor ou Credor, permite a impressão de um Mapa Único ou por Período, pode ainda imprimir a Percentagem e escolher a Designação para o cabeçalho do Mapa. TERCEIROS ENTIDADE/CONTA Balancete Terceiros onde são impressas para cada Entidade as diversas Contas Agrupadoras com desenvolvimento para essa mesma Entidade. Para este Mapa ser válido deverá ter o cuidado de utilizar o mesmo Código para a mesma Entidade nas diversas Contas. CENTROS DE CUSTO Balancete de Centros de Custo, com opções de impressão por Centro de Custo/Conta, apenas por Centro de Custo, Centro de Custo de nível 1 e 2 ou apenas impressão por Centro de Custo de nível CONTAS DE RAZÃO DATA DO MAPA Para indicar a Data com que pretende a emissão do Balancete Contas do Razão. PERÍODO (00/15) Para indicar os Períodos que pretende para a emissão do Balancete Contas do Razão. CONTA INFERIOR/CONTA SUPERIOR Para indicar entre que Contas pretende a emissão do Balancete Contas do Razão. SALDO DEVEDOR E CREDOR Se assinalado [X] permite a emissão do Balancete com Saldo Devedor e Credor, se não será impresso com o Saldo dos Saldos. CONTABILIDADE ANÁLISES 4

49 OPÇÃO Deverá escolher qual a opção que pretende se Mapa Único (U) ou Mapa por Período (P). Se optar por Mapa Único será impresso um Balancete Único para os limites de Períodos pedidos. Caso opte por um Mapa por Período será impresso um Balancete para cada um dos Períodos pedidos. TODAS AS CONTAS Se assinalou a opção anterior, então terá agora que optar se pretende a impressão de Saldo Devedor/Credor em todas as Contas assinalando [X] neste campo. Assim, se não optar por todas as Contas poderá escolher até dez Contas para lhe aparecerem com Saldos Devedores e Credores. CONTAS Se não assinalou a opção anterior terá agora que escolher em que Contas pretende a emissão de Saldo Devedor/Credor, até ao máximo de 10 Contas. ESPACEJAMENTO Deverá optar pelo espacejamento entre linhas para emissão do Balancete Contas do Razão, se uma (1) linha ou duas (2). EXPORTAR PARA WORD (.HTM) Esta opção apenas estará disponível para os utilizadores que trabalhem em Ambiente Windows. Se assinalado [X] permite Exportar o Balancete Contas do Razão para um Ficheiro.HTM, que posteriormente pode ser tratado no Word. PATH FICHEIRO Este campo só será preenchido caso tenha assinalado o campo anterior, se assim for deverá indicar o nome do Ficheiro para o qual pretende Exportar este Mapa. DESIGNAÇÃO PARA MAPA Deverá indicar a Designação que pretende para o cabeçalho do Mapa. Caso não digite nada assume Contas do Razão. Premindo a tecla de função <F4 Esc.Parâmetros> pode alterar os Parâmetros Fixos para o Mapa SINTÉTICO 1º/2º GRAU DATA PARA MAPA Para indicar a Data com que pretende a emissão do Balancete Sintético 1º/2º Grau. PERÍODO (00/15) Para indicar os Períodos que pretende para a emissão do Balancete Sintético 1º/2º Grau. CONTA INFERIOR/CONTA SUPERIOR Para indicar entre que Contas pretende a emissão do Balancete Sintético 1º/2º Grau. OPÇÃO Deverá escolher qual a opção que pretende se Mapa Único (U) ou Mapa por Período (P). Se optar por Mapa Único será impresso um Balancete Único para os limites de Períodos pedidos. Caso opte por um Mapa por Período será impresso um Balancete para cada um dos Períodos pedidos. SALDO DEVEDOR/CREDOR Se assinalado [X] permite a emissão do Balancete com Saldo Devedor e Credor, se não será impresso com o Saldo dos Saldos. ESPACEJAMENTO CONTABILIDADE ANÁLISES 5

50 Deverá optar pelo espacejamento entre linhas para emissão do Balancete Sintético 1º./2º. Grau, se uma Linha (1) ou duas Linhas (2). EXPORTAR PARA WORD (.HTM) Esta opção apenas estará disponível para os utilizadores que trabalhem em Ambiente Windows. Se assinalado [X] permite Exportar o Balancete Sintético 1º./2º. Grau para um Ficheiro.HTM, que posteriormente pode ser tratado no Word. PAHT FICHEIRO Este campo só será preenchido caso tenha assinalado o campo anterior, se assim for deverá indicar o nome do Ficheiro para o qual pretende Exportar este Mapa. DESIGNAÇÃO PARA MAPA Deverá indicar a Designação que pretende para o cabeçalho do Mapa. Caso não digite nada assume Sintético 1/2 Grau. Premindo a tecla de função <F4 Esc.Parâmetros> pode alterar os Parâmetros Fixos para o Mapa GERAL (ANALÍTICO) DATA PARA MAPA Para indicar a Data com que pretende a emissão do Balancete Geral (Analítico). PERÍODO (00/15) Para indicar os Períodos com que pretende a emissão do Balancete Geral (Analítico). CONTA INFERIOR/CONTA SUPERIOR Para indicar entre que Contas pretende a emissão do Balancete Geral (Analítico). SALDO DEVEDOR/CREDOR Se assinalado [X] permite a emissão do Balancete com Saldo Devedor e Credor, se não será emitido com o Saldo dos Saldos. EXPORTAR PARA WORD (.HTM) Esta opção apenas estará disponível para os utilizadores que trabalhem em Ambiente Windows. Se assinalado [X] permite Exportar o Balancete Geral (Analítico) para um Ficheiro.HTM, que posteriormente pode ser tratado no Word. PATH FICHEIRO Este campo só será preenchido caso tenha assinalado o campo anterior, se assim for deverá indicar o nome do Ficheiro para o qual pretende Exportar este Mapa. IMPRESSÃO E Entidades C Centro de Custo Deverá assinalar [X] se pretende incluir no Balancete Entidades (E) e/ou Centro de Custo (C). Se não assinalar nenhuma das opções sairão apenas Contas POC. OPÇÃO Deverá escolher qual a opção que pretende se Mapa Único (U) ou Mapa por Período (P). Se optar por Mapa Único será impresso um Balancete único para os limites de Períodos pedidos. Caso opte por um Mapa por Período será impresso um Balancete para cada um dos Períodos pedidos. ESPACEJAMENTO Deverá optar pelo espacejamento entre linhas para emissão do Balancete Geral (Analítico), se uma Linha (1) ou duas Linhas (2). CONTABILIDADE ANÁLISES 6

51 DESIGNAÇÃO PARA MAPA Deverá indicar a Designação que pretende para o cabeçalho do Mapa. Se não digitar nada assume Geral (Analítico). Premindo a tecla de função <F4 Esc.Parâmetros> pode alterar os Parâmetros Fixos para o Mapa TERCEIROS CONTA/ENTIDADE DATA PARA MAPA Para indicar a Data com que pretende a emissão do Balancete Terceiros Conta/Entidade. PERÍODO (00/15) Para indicar o Período que pretende para a emissão do Balancete Terceiros Conta/Entidade. ORDENAÇÃO Para indicar o Tipo de Ordenação pretendida para a emissão do Balancete Terceiros Conta/Entidade, se Numérica (N) ou Alfanumérica (A). LIMITE INFERIOR/LIMITE SUPERIOR Deverá indicar entre que Contas e Entidades pretende a emissão do Balancete Terceiros Conta/Entidade. OPÇÕES Para indicar o Tipo de Entidades que pretende que constem no Balancete Terceiros Conta/Entidade. T Todos S Com Saldo D Com Saldo Devedor C Com Saldo Credor OPÇÃO Deverá escolher qual a opção que pretende se Mapa Único (U) ou Mapa por Período (P). Se optar por Mapa Único será impresso um Balancete Único para os limites de Períodos pedidos. Caso opte por um Mapa por Período será impresso um Balancete para cada um dos Períodos pedidos. SALDO Para definir os limites do Saldo das Entidades que pretende que constem no Balancete Terceiros Conta/Entidade. IMPRIME PERCENTAGEM Trata-se da percentagem que representa o Saldo de cada Entidade em relação ao Saldo Total da Conta. Deverá assinalar [X] nesta opção se pretende imprimir a percentagem. ESPACEJAMENTO Deverá optar pelo espacejamento entre linhas para emissão do Balancete Terceiros Conta/Entidade. Com a opção (U) só imprime as 25 posições iniciais do Nome da Entidade, com (D) imprime as 60. EXPORTAR PARA WORD (.HTM) Esta opção apenas estará disponível para os utilizadores que trabalhem em Ambiente Windows. Se assinalado [X] permite Exportar o Balancete Terceiros Conta/Entidade para um Ficheiro.HTM, que posteriormente pode ser tratado no Word. PATH FICHEIRO Este campo só será preenchido caso tenha assinalado o campo anterior, se assim for deverá indicar o nome do Ficheiro para o qual pretende Exportar este Mapa. DESIGNAÇÃO PARA MAPA CONTABILIDADE ANÁLISES 7

52 Deverá indicar a Designação que pretende para o cabeçalho do Mapa. Caso não digite nada assume Terceiros Conta/Entidade. Premindo a tecla de função <F4 Esc.Parâmetros> pode alterar os Parâmetros Fixos para o Mapa TERCEIROS ENTIDADE/CONTA DATA PARA MAPA Para indicar a Data com que pretende a emissão do Balancete Terceiros Entidade/Conta. PERÍODO (00/15) Para indicar os Períodos que pretende para a emissão do Balancete Terceiros Entidade/Conta. ORDENAÇÃO Para indicar o Tipo de Ordenação pretendida para a emissão do Balancete Terceiros Entidade/Conta, se Numérica (N) ou Alfanumérica (A). LIMITES Deverá definir entre que Entidades pretende a emissão do Balancete Terceiros Entidade/Conta. TODAS AS CONTAS Se assinalado [X] sairão todas as Contas desenvolvidas para as Entidades escolhidas. Se não assinalado, terá então que indicar até 10 Contas para cada Entidade. CONTAS Para indicar as Contas que pretende que constem para cada Entidade no Balancete Terceiros Entidade/Conta, até ao máximo de 10 Contas. OPÇÃO Deverá escolher qual a opção que pretende se Mapa Único (U) ou Mapa por Período (P). Se optar por Mapa Único será impresso um Balancete Único para os limites de Períodos pedidos. Caso opte por um Mapa por Período será impresso um Balancete para cada um dos Períodos pedidos. ESPACEJAMENTO Deverá optar pelo espacejamento entre linhas para a emissão do Balancete Terceiros Entidade/Conta, se uma linha (U) se duas (D). EXPORTAR PARA WORD (.HTM) Esta opção apenas estará disponível para os utilizadores que trabalhem em Ambiente Windows. Se assinalado [X] permite Exportar o Balancete Terceiros Entidade/Conta para um Ficheiro.HTM, que posteriormente pode ser tratado no Word. PATH FICHEIRO Este campo só será preenchido caso tenha assinalado o campo anterior, se assim for deverá indicar o nome do Ficheiro para o qual pretende Exportar este Mapa. DESIGNAÇÃO PARA MAPA Deverá indicar a Designação que pretende para o cabeçalho do mapa. Caso não digite nada assume Terceiros Entidade/Conta. Premindo a tecla de função <F4 Esc.Parâmetros> pode alterar os Parâmetros Fixos para o Mapa. CONTABILIDADE ANÁLISES 8

53 CENTROS DE CUSTO DATA PARA MAPA Para indicar a Data com que pretende a emissão do Balancete de Centros de Custo. PERÍODO (00/15) Para indicar os Períodos que pretende para a emissão do Balancete de Centros de Custo. CONTA Campo para indicar o Limite Inferior e Superior das Contas que pretende para a emissão do Balancete de Centros de Custo. CENTRO DE CUSTO Campo para indicar o Limite Inferior e Superior dos Centros de Custo que pretende para a emissão do Balancete de Centros de Custo. IMPRESSÃO Poderá optar pelo Tipo de Impressão que pretende: C Centro de Custo/Conta U Centro de Custo S Centro de Custo N. 1/2 T Centro de Custo N. 1 ESPACEJAMENTO Deverá optar pelo espacejamento entre linhas para a emissão do Balancete de Centros de Custo, se uma Linha (U) ou duas Linhas (D). EXPORTAR PARA WORD (.HTM) Esta opção apenas estará disponível para os utilizadores que trabalhem em Ambiente Windows. Se assinalado [X] permite Exportar o Mapa de Centros de Custo para um Ficheiro.HTM, que posteriormente pode ser tratado no Word. PATH FICHEIRO Este campo só será preenchido caso tenha assinalado o campo anterior, se assim for deverá indicar o nome do Ficheiro para o qual pretende Exportar este Mapa. DESIGNAÇÃO PARA MAPA Deverá indicar a Designação que pretende para o cabeçalho do Mapa. Caso não digite nada assume de Centros de Custo. Premindo a tecla de função <F4 Esc.Parâmetros> pode alterar os Parâmetros Fixos para o Mapa IMPUTAÇÃO POR CENTROS DE CUSTO PERÍODO (00/15) Para indicar o Período que pretende para a emissão do Mapa de Imputação por Centros de Custo. CONTABILIDADE ANÁLISES 9

54 LIMITE INFERIOR/LIMITE SUPERIOR Para definir entre que Contas e Centros de Custo pretende a emissão do Mapa Imputação por Centros de Custo. IMPRIME Deverá indicar quais os Centros de Custo que devem constar no Mapa, se Todos (T) ou apenas os que tenham Valores no Mês (M). TIPO Deverá indicar qual o Tipo de Mapa pretendido. A opção Detalhe (D) envolve todos os Movimentos por cada Centro de Custo e a opção Resumo (R) imprime uma linha de Totais por cada Centro de Custo. NÍVEIS DO CENTRO DE CUSTO Deverá indicar se pretende obter a Análise de todos os Centros de Custo com todos os níveis de agrupamento definidos na estrutura respectiva (G) ou apenas os valores para os referidos níveis de agrupamento (A), aparecendo a estrutura para escolher qual o nível. CONTAS AGRUPADORAS Se assinalado [X] imprime Totais por Contas Agrupadoras. MUDA FOLHA POR CENTRO CUSTO Se assinalado [X] faz quebra de página no final de cada Centro de Custo. COLUNAS DÉBITO/CRÉDITO Se assinalado [X] imprime as colunas de Débito e de Crédito. EXPORTAR PARA FICHEIRO DE TEXTO Se assinalado [X] Exporta para Ficheiro de Texto para tratamento externo à Rotina de Contabilidade Geral. ESPACEJAMENTO Deverá optar pelo espacejamento entre linhas para emissão do Mapa de Imputação por Centros de Custo, se uma linha (U) ou duas linhas (D) EXTRACTOS POR CENTROS CUSTO LIMITE INFERIOR / LIMITE SUPERIOR Permite definir para Período (00/15), Centro Custo e Conta os limites entre os quais pretende a emissão dos Extractos por Centros de Custo. CONTAS A IMPRIMIR Para indicar quais as Contas a constar nos Extractos por Centros de Custo, se as que tenham apenas Movimentos (M) ou as que além de Movimentos tenham Saldo diferente de zero (S). IMPRIME No caso de impressão no papel deverá indicar o número de Extractos por folha, se um (1) ou dois (2) Extractos por Folha. CONTABILIDADE ANÁLISES 10

55 1.6- MAPA EXPLORAÇÃO ÚLTIMO PERÍODO A CONSIDERAR (01/13) Deverá indicar qual o Último Período a considerar para a emissão do Mapa de Exploração. A indicação do Último Período a considerar permite-lhe distinguir a situação dos Períodos 12, 13, 14 e 15 sendo todos eles tratados na mesma Coluna. Pode ainda utilizar-se se existirem meses incompletos para que apesar de terem Valores não devam influenciar o mapa. NOTA: A não ser que se trabalhe com Custo de Vendas a análise é incompleta pois este Mapa não leva em consideração a Variação das Existências. OPÇÕES Na opção Mês a Mês (M) obtém em cada Coluna (Mês) o Resultado desse Mês, na opção Acumulativo (A) obtém em cada Coluna o Resultado Até ao Mês. TIPO Assinalar qual o Tipo de Mapa de Exploração pretendido se Geral (G) ou por Centro de Custo (C). CENTRO DE CUSTO Caso tenha optado pelo Mapa de Exploração por Centro de Custo poderá indicar o limite inferior e superior dos Centros de Custo que pretende para este Mapa. DESIGNAÇÃO DAS CONTAS Se assinalado [X] imprime a Designação das Contas. VALORES EM MILHARES Se assinalado [X] imprime Valores divididos por Milhares. EXPORTAR PARA WORD (.HTM) Esta opção apenas estará disponível para os utilizadores que trabalhem em Ambiente Windows. Se assinalado [X] permite Exportar o Mapa de Exploração para um Ficheiro.HTM, que posteriormente pode ser tratado no Word. PATH FICHEIRO Este campo só será preenchido caso tenha assinalado o campo anterior, se assim for deverá indicar o nome do Ficheiro para o qual pretende Exportar este Mapa. RECOLHE VALORES ADICIONAIS Só poderá assinalar esta opção caso tenha optado no campo Tipo pela opção Geral. Se assinalado [X] permite ao utilizador Recolher Valores Adicionais para este Mapa. Caso assinale este campo visualizará um pequeno ecrã onde poderá proceder à Recolha de Valores para Proveitos e Custos Adicionais. Os Valores aqui Recolhidos serão também impressos no Mapa de Exploração. CONTABILIDADE ANÁLISES 11

56 1.7- MAPA DE CONTROLO ORÇAMENTAL NÍVEL CENTRO DE CUSTO Conforme número de dígitos a tratar de acordo com Estrutura do Centro de Custo. Centro de Custo completo (G) ou agrupamentos de nível 1 ou níveis superiores (A). VALORES REAIS Considera todas as Contas do Plano mesmo que não tenham Valores de Orçamento (T) ou considera só as Contas Orçamentadas (S). PERÍODO Indicar o Período (Mês) que se pretende para o Mapa de Controlo Orçamental. PRIMEIRO C. CUSTO / ÚLTIMO C. CUSTO Campo para indicar os limites dos Centros de Custo para o Mapa de Controlo Orçamental. PRIMEIRA CONTA / ÚLTIMA CONTA Campo para indicar os limites das Contas para o Mapa de Controlo Orçamental. CONTAS AGRUPADORAS Se assinalado [X] imprime as Contas Agrupadoras nos vários Graus da configuração da Estrutura. MUDA FOLHA POR CENTRO DE CUSTO Se assinalado [X] muda de folha por cada Centro de Custo encontrado. VALORES EM MILHARES Se assinalado [X] imprime Valores divididos por Milhares. ESPACEJAMENTO Deverá optar pelo espacejamento entre linhas para emissão do Mapa de Controlo Orçamental, se uma Linha (U) ou duas Linhas (D) DISPONIBILIDADES CONTABILIDADE ANÁLISES 12

57 PERÍODO (00/15) Indicar o Período pretendido para a Listagem de Disponibilidades. DATA Mês em função do Período para os períodos normais, mas pode indicar o dia. INDIQUE CONTAS A IMPRIMIR: Podem ser definidas a nível de Contas Movimento ou a nível de Contas Agrupadoras, até ao máximo de 50 Contas. Se indicar uma Conta Agrupadora não deverá indicar Subcontas se quiser considerar os Totais. A Tabela definida mantém-se até ser alterada. Premindo a tecla de função <F4 Altera Contas> pode alterar as Contas que pretender ANÁLISE COMPARATIVA NÚMERO DO MAPA Código do Mapa pretendido com uma Designação associada até 30 posições. Deverá estar definido na Tabela respectiva. DESCRIÇÃO Se assinalado as Contas serão impressas no Mapa. LINHAS Se assinalado serão excluídas do Mapa as Linhas com valor a zero. PERÍODOS A CONSIDERAR Possibilidade de indicar até 3 anos diferentes e os respectivos Períodos de cada ano, a serem considerados para a emissão do Mapa. EXPORTAR PARA WORD (.HTM) Esta opção apenas estará disponível para os utilizadores que trabalhem em Ambiente Windows. Se assinalado [X] permite Exportar o Mapa de Exploração para um Ficheiro.HTM, que posteriormente pode ser tratado no Word. PATH FICHEIRO Este campo só será preenchido caso tenha assinalado o campo anterior, se assim for deverá indicar o nome do Ficheiro para o qual pretende Exportar este Mapa. CONTABILIDADE ANÁLISES 13

58 2- MAPAS FISCAIS MAPAS SELADOS Identificação das Folhas para: - Diário/Razão - Diário/Razão/Balancete - Inventário/Balanço - Actas Emissão para Listagem das Contas do Razão com informação de: - Valores do Mês. - Valores Anteriores (opcional). - Valores Acumulados. - Saldos Actuais (Devedor e Credor). Pode optar por Folhas previamente seladas, bem como a impressão do Nome da Empresa. Para o Mapa Inventário/Balanço a informação é baseada no Mapa de Balanço Sintético, indicado nos Mapas de Fim do Ano. Podendo, também, optar pela impressão do Nome da Empresa. TRATAMENTO DO IVA Faz automaticamente os lançamentos de Apuramento Mensal ou Trimestral do IVA, imprime directamente as Declarações, incluindo o Anexo I, com opção para Suporte Magnético, bem como os Mapas Recapitulativos. DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS Trata-se de um apanhado das várias Contas, e respectivos Saldos, que contribuem para a elaboração de um dado Resultado. A definição dessas Contas é feita numa Tabela tratada no Menu de Tabelas. Podem elaborar-se diversos Mapas de Demonstração de Resultados, com a definição de diferentes Tabelas de Contas (Método Antigo ver Mapas de Fim do Ano). BALANÇO Corresponde à elaboração do Mapa Oficial podendo as Contas a constar serem definidas em Tabela própria no Menu de Tabelas (Método Antigo ver Mapas de Fim do Ano). MAPAS DE FIM DO ANO As novas versões do Balanço e Demonstração de Resultados foram programadas como Mapas de Fim do Ano, mantendo-se as versões anteriores para quem tinha Tabelas organizadas com outras finalidades. DECLARAÇÃO DE RENDIMENTOS MODELO 22 Conforme Modelo oficial com opção de suporte magnético. Pode, também, ser emitido por via Internet, desde que a Empresa ou o T.O.C. estejam identificados na D.G.C.I. (Consulte a página da Internet). FLUXOS DE CAIXA Mapa obtido em função da imputação a Contas Financeiras em que a natureza do fluxo é tratada como um Centro de Custo. DECLARAÇÃO ANUAL CONTABILIDADE ANÁLISES 14

59 Conforme Modelo oficial com a Folha de Rosto e os anexos A, D, F, G, I, J, L, M (para o Continente, Madeira e Açores), N, O, P e Q. Tem opção de Suporte Magnético. Pode, também, ser emitido por via Internet, desde que a Empresa ou o T.O.C. estejam identificados na D.G.C.I. (Consulte a página da Internet). ANEXO BALANÇO/DEMONSTRAÇÃO De acordo com a Lei em vigor com exportação para o Processador de Texto Word, para posterior emissão e envio para as Conservatórias. DECLARAÇÃO PAGAMENTO (IRS/IRC/IS) Conforme Declaração Oficial aprovada pela Portaria 523/2003 de 4 de Julho, com opção de Suporte Magnético. Pode, também, ser emitido por via Internet, desde que a Empresa ou o T.O.C. estejam identificados na D.G.C.I. (Consulte a página da Internet) MAPA SELADOS IDENTIFICAÇÃO FOLHAS Esta opção permite imprimir um conjunto de Folhas soltas, em papel branco, com os dados da Empresa necessários à sua apresentação nas Finanças, para selagem prévia e posterior obtenção dos Mapas Selados. Substituem os Selados preenchidos manualmente. EMISSÃO Emissão do Mapa de Selados, permitindo a impressão em papel branco num formato próximo ao do Livro Oficial ou nas Folhas previamente Seladas IDENTIFICAÇÃO FOLHAS TIPO MAPA Para optar pelo Tipo de Mapa que pretende imprimir. Desta escolha depende o Título para o Mapa. D Diário/Razão R Diário/Razão/Balancete I Inventário/Balanço CONTABILIDADE ANÁLISES 15

60 A Actas IMPRESSÃO Para indicar se a Identificação das Folhas vai ser feita em Papel Contínuo (P) ou em Folhas Soltas (F). Deverá ainda definir (em Colunas) a Margem Esquerda e indicar o Número da Primeira e da Última Folha do Mapa. NOME EMPRESA Indicar o Nome da Empresa que será utilizado para a Identificação das Folhas. Neste ecrã pode preencher o texto que pretender para o Termo de Abertura, Termo de Encerramento e Imposto do Selo. Após alterar aquilo que pretende, deverá confirmar os dados para que possa imprimir o que digitou anteriormente EMISSÃO MAPA DE SELADOS PERÍODO (00/15) Para indicar o Período que pretende para a emissão do Mapa de Selados. CONTA INFERIOR E CONTA SUPERIOR Para definir entre que Contas pretende a emissão do Mapa de Selados. FOLHAS PREVIAMENTE SELADAS Se assinalado [X] serão impressos em folhas soltas, previamente seladas, os Valores Mensais, Acumulados e respectivos Saldos das Contas indicadas. NOTA: Nesta opção deverá ter em conta a altura da página que corresponde ao papel que vai utilizar, para além da zona de Identificação da Empresa. Se não assinalar o Mapa será impresso em papel contínuo podendo optar por imprimir os Valores Anteriores. VALORES DE MOVIMENTO ANTERIOR Se assinalado [X] será impressa uma coluna com os Valores do Movimento Anterior. Só se não escolheu a opção anterior Folhas Previamente Seladas. IMPRESSÃO DO NOME DA EMPRESA Se assinalado [X] imprime o Nome da Empresa no cabeçalho do Mapa. IMPRESSÃO Se optou pelo Título para o Mapa de Diário Razão Balancete e assinalou [X] anteriormente na opção Folhas Previamente Seladas, aparece este Bloco com as seguintes definições: Altura da Página Para definir a altura da página correspondente ao papel que vai utilizar. CONTABILIDADE ANÁLISES 16

61 Margem Superior Para definir a Margem de topo que corresponde ao número de linhas no início da página nas quais nada será impresso. Margem Esquerda Para definir a coluna onde pretende que comece a impressão do Mapa (útil em situações de acerto de papel) TRATAMENTO I.V.A. APURAMENTO Esta opção destina-se a criar automaticamente os lançamentos de Apuramento, podendo conforme os limites, ser feita em relação a um Mês ou a um Trimestre. Pode, se pretender, emitir previamente um Mapa de Conferência, para possíveis correcções. DECLARAÇÃO PERIÓDICA Permite a impressão das Declarações, incluindo o Anexo I no Modelo Oficial ou em papel branco no formato do Modelo, com opção para Suporte Magnético. Permite também a elaboração de um Mapa de Conferência resumido ou detalhado. Modelos A, B, C, R e I. DECLARAÇÃO ANUAL Permite a impressão em papel branco ou passagem para a Declaração Anual, Anexos L, M e N. Permite também a elaboração de um Mapa de Conferência resumido ou detalhado. Modelos A, B, Anexos 1 e 2. MAPAS RECAPITULATIVOS Elaboração dos Mapas partindo da análise do Extracto de Clientes e Fornecedores, seleccionando os Movimentos que interessam aos Mapas, com a indicação dos Diários a incluir ou excluir e eventualmente dos Descritivos dos Lançamentos. Com esses Movimentos é criado um ficheiro auxiliar, que pode ser visualizado, corrigido ou aumentado, até corresponder à situação a declarar. O ficheiro auxiliar referido, contém todos os Movimentos dentro dos parâmetros indicados, independentemente dos Valores Totais atingirem ou não o limite indicado. Pode acontecer que uma dada Entidade não atinja aquela importância na Conta de Vendas a Crédito, mas depois de acrescentar Valores de Vendas a Dinheiro, apurados manualmente, ela passe a estar abrangida. Podem ser enviadas cartas às Entidades envolvidas, dando conhecimento dos Valores a declarar, admitindo ainda correcções, até serem impressos os Mapas definitivos. Depois de obtidos os Mapas definitivos, pode libertar o espaço ocupado pelo ficheiro auxiliar para Mapas Recapitulativos através dos procedimentos normais de Limpeza de Ficheiros (Utilitários > Ficheiros), no entanto será conveniente ter procedido à sua impressão prévia para efeitos de demonstração dos Valores Declarados. RELAÇÃO FORNECEDORES Permite imprimir uma Relação com os Movimentos de Fornecedores para efeitos de IVA, função dos Documentos onde se registarem Contas com Códigos de IVA. CONTABILIDADE ANÁLISES 17

62 APURAMENTO DO IVA OPÇÕES Para definir qual a operação que vai executar. Se optar por (M) é emitido um Mapa com a demonstração das Contas e Valores envolvidos na operação de Apuramento sendo ainda permitidas correcções antes de passar à fase seguinte. Se optar por (L) será feita a criação automática dos Lançamentos de Apuramento para o Diário definido na Configuração da Rotina. TIPO Para definir o Tipo de Declaração que pretende executar, se Normal (N) ou Fora do Prazo (F). Se Apuramento Fora de Prazo para IVA a Recuperar deve utilizar a Conta Daqui vai transferindo para a Conta Q.81, os Valores comunicados para SIVA... CONTA IVA APURAMENTO Para definir qual a Conta a utilizar para IVA Apuramento. Terá que ser uma Conta de Movimento e estar de acordo com o Plano de Contas. Se a Conta escolhida não existir permite a sua abertura. CONTA IVA A PAGAR Para definir qual a Conta a utilizar para IVA a Pagar. Terá que ser uma Conta de Movimento e estar de acordo com o Plano de Contas. Se a Conta escolhida não existir permite a sua abertura. CONTA IVA A RECUPERAR Para definir qual a Conta a utilizar para IVA a Recuperar. Terá que ser uma Conta de Movimento e estar de acordo com o Plano de Contas. Se a Conta escolhida não existir permite a sua abertura. IDEM (FORA DE PRAZO) Para definir qual a Conta a utilizar para IVA a Recuperar (Fora de Prazo). Terá que ser uma Conta de Movimento e estar de acordo com o Plano de Contas. Se a Conta escolhida não existir permite a sua abertura. (ver Nota no campo Tipo ). DO PERÍODO / AO PERÍODO Para indicar o Período a partir do qual e até ao qual pretende executar o Apuramento. DIÁRIO Só pedido para Lançamentos. Para indicar qual o Diário que deverá ser influenciado pelos Lançamentos Automáticos. Assume o Diário definido na Configuração da Rotina e visualiza a Designação. NÚMERO DO DOCUMENTO Assume o número sequencial do Diário respectivo. DATA LANÇAMENTO Assume o último dia do mês de processamento. CONTABILIDADE ANÁLISES 18

63 DECLARAÇÃO PERIÓDICA DO IVA Neste Menu da Declaração Periódica, são prestadas todas as informações contabilísticas e fiscais respeitantes ao IVA. LISTAGEM Esta Listagem dá-lhe a relação das Contas e Valores considerados para as Declarações, visto que é a Codificação do IVA a nível do Plano de Contas, que condiciona a selecção para os diferentes Campos/Números. Poderá assim aperceber-se se há alguma Conta mal classificada no que diz respeito à figuração nas Declarações. Esta Listagem de Conferência só deve ser emitida depois de executado o Apuramento Automático do IVA e a opção <F8 Actualiza>. Depois de clicar neste botão aparecerá a imagem seguinte: OPÇÃO Para definir qual o tipo de Listagem que pretende emitir. M Todos os Movimentos C Só Totais por Conta T Só Totais por Código LIMITES Para indicar o Código de IVA a partir do qual e até ao qual pretende sejam considerados os Movimentos para a emissão da Listagem de Conferência. ACTUALIZAÇÃO É nesta operação que vai ser desencadeado o preenchimento dos campos da Declaração, com os Valores movimentados nas Contas codificadas para IVA. Estes Valores podem no entanto ser corrigidos na opção <F2 Preenche>. PREENCHIMENTO CONTABILIDADE ANÁLISES 19

64 Depois de clicar neste botão aparecerá a imagem seguinte: Que lhe permite seleccionar quais os Modelos a Preencher: A Modelo A B Modelo B C Modelo C R Modelo R-Continente o Modelo R-Açores e Modelo R-Madeira I Modelo I Depois de seleccionado o Modelo que pretende preencher, aparecerá no ecrã a imagem do Modelo Oficial com os respectivos Valores e Dados da Empresa. Fazendo "duplo click" em qualquer campo de Valores, mostra-lhe o ecrã acima onde aparece a decomposição do Valor, com indicação das Contas origem e respectivos Saldos. Os Valores negativos, como acima, são resultado de Saldos Credores. Os sinais são considerados para a Soma Algébrica dos Valores, mas o campo final não tem sinal. Se pretender interferir no Valor resultante da "Actualização", não poderá corrigir as linhas automáticas, mas poderá acrescentar linhas que alterem a Soma final. Essas linhas digitadas, em caso de nova "Actualização" podem ou não ser anuladas, conforme resposta do Operador. Se tiver interferido nos Valores automáticos, ou feito Lançamentos/Correcções após a última "Actualização", será avisado ao pedir a Impressão ou Suporte Magnético do Modelo. MAPA Depois de clicar neste botão aparecerá a imagem seguinte: Que lhe permite seleccionar quais os Modelos a Imprimir: A Modelo A B Modelo B CONTABILIDADE ANÁLISES 20

65 C Modelo C R Modelo R-Continente o Modelo R-Açores e Modelo R-Madeira I Modelo I Deverá ter em atenção que se pretender imprimir no Modelo Oficial não deverá assinalar o campo "Papel A4 Mod. Desenhado". SUPORTE Depois de clicar neste botão aparecerá a imagem seguinte: PATH FICHEIRO Informação da Pasta/Directório onde o Ficheiro foi criado. REGISTOS ESCRITOS Informação do Número de Registos Escritos no Ficheiro. INDIQUE PATH PARA CÓPIA Para indicação do Suporte Magnético ou Pasta/Directório para onde pretende copiar o Ficheiro DECLARAÇÃO ANUAL TIPO Para definir qual o Modelo a imprimir. Pode imprimir os dados correspondentes aos diversos Modelos tendo opção de o fazer em papel branco para transcrição posterior ou directamente sobre o Modelo Oficial (passa os Valores para a Declaração Anual, Anexos L, M e N). A Modelo A B Modelo B 1 Anexo 1 2 Anexo 2 IMPRESSÃO Para definir qual o papel que vai utilizar para a impressão da Declaração, ou se vai imprimir o Mapa de Conferência. Este Mapa dá-lhe a relação das Contas e Valores considerados para as Declarações, visto que é a codificação do IVA a nível do Plano o que condiciona a selecção para os diferentes campos/números. Poderá assim aperceber-se se há alguma conta mal classificada no que diz respeito à figuração nas Declarações. CONTABILIDADE ANÁLISES 21

66 P Papel Branco O Modelo Oficial, passa os valores para a Declaração Anual, Anexos L, M e N. M Mapa de Conferência LIMITES Código Inferior e Código Superior. Só para Mapa de Conferência, para indicar o Código do IVA a partir do qual e até ao qual pretende sejam considerados movimentos para a emissão do Mapa de Conferência. OPÇÃO Só para Mapa de Conferência. Para indicar se pretende a emissão do Mapa de Conferência com todo o movimento considerado para cada um dos Códigos do IVA (D) ou apenas totais por código (T) MAPAS RECAPITULATIVOS CRIAÇÃO DE FICHEIROS Nesta operação é constituído um Ficheiro auxiliar, seleccionando movimentos parametrizados por Contas/Diários/Descritivos. LISTAGEM DE CONFERÊNCIA Listagem com os elementos do Ficheiro auxiliar constituído e ordenado por Número de Contribuinte. Pode ser visualizada. Interessa como demonstração dos valores declarados. ALTERAÇÕES Processo que permite corrigir, anular ou acrescentar os movimentos constantes do Ficheiro auxiliar. EMISSÃO DO MAPA Num formato próximo do Modelo Oficial, considerando agora só as Entidades que ultrapassem o limite indicado. O número do documento pedido é o código barras da Folha de Rosto, que deve ser preenchida manualmente. CARTA PARA ENTIDADE Possibilidade de emitir Cartas para as Entidades envolvidas, dando conhecimento dos valores a declarar, podendo dar origem a rectificações. LIGAÇÃO À DECLARAÇÃO ANUAL Ponto por onde se efectua a Passagem de Valores para a Declaração Anual, Anexos O e P. CONTABILIDADE ANÁLISES 22

67 CRIAÇÃO DO FICHEIRO No Plano de Contas e Tabela de Tipos de Movimento existe uma codificação para definir que determinada Conta ou Tipo de Movimento é considerado para os Mapas Recapitulativos. Se responder S à pergunta Utiliza apenas a Codificação dos Ficheiros? não vai recolher mais nenhuma condição de preenchimento do Ficheiro e só vai considerar o que está previamente estabelecido nos Ficheiros acima citados. Se responder N, neste écran é possível parametrizar as condições de selecção dos movimentos que interessam aos Mapas Recapitulativos, através da indicação de: CONTAS CLIENTES E FORNECEDORES Podem indicar-se três de cada. Se tiver mais contas, pode executar esta operação mais que uma vez. NÚMERO DE IDENTIFICAÇÃO FISCAL Indicação do primeiro e último Número de Identificação Fiscal. DIÁRIOS Pode utilizar alternativamente a opção Incluir (I) (ex.: Compras/vendas) ou Excluir (E) determinados Diários, considerando todos os outros. Para cada Diário pode ainda seleccionar só débitos, só créditos ou ambos. TODOS OS DESCRITIVOS DE MOVIMENTOS Se assinalar [X] esta opção considera todos nas condições preenchidas; permite-lhe indicar, por exemplo: N/FACT, V/FACT, N/N.CRD., etc., para só considerar estes, dentro das condições anteriores. NOTA: Se os parâmetros que o écran permite, não esgotam todas as condições do Cliente, pode executar esta operação sucessivamente, pois de cada vez, os movimentos seleccionados são acrescentados ao Ficheiro anterior. Atenção ao espaço adicional em disco que vai ser ocupado por este Ficheiro, em função do número de movimentos implicados LISTAGEM DE CONFERÊNCIA Permite listar os movimentos considerados para os Mapas Recapitulativos, com a opção de listar só Clientes (C), Fornecedores (F) ou ambos. Limites por Número de Identificação Fiscal. CONTABILIDADE ANÁLISES 23

68 ALTERAÇÕES Neste ecrã são visualizados os movimentos seleccionados para o Ficheiro Auxiliar, permitindo a sua correcção, eliminação ou aumento para valores que estavam por Exemplo: em contas saco, como V. Dinheiro. Este ficheiro contém todos os movimentos seleccionados, independentemente do valor por Entidade atingir o limite indicado. Só após esta operação e na fase de impressão do Mapa, é avaliada a figuração ou não, em função do referido valor EMISSÃO DO MAPA VALOR LIMITE EM Campo para indicar o Valor que está em vigor e até ao qual as Entidades estão isentas de edição neste Mapa. Só se no campo seguinte, carregar na tecla <ESC Campo Anterior> este campo é assumido. NÚMERO DOCUMENTO CLIENTES Campo para indicar o número do Documento do Cliente para a emissão de Mapas. Só carregando na tecla <ESC Campo Anterior> pode assumir o campo anterior. NÚMERO DOCUMENTO FORNECEDORES Campo para indicar o número do Documento do Fornecedor para a emissão de Mapas CARTA PARA ENTIDADE Texto fornecido como exemplo para as Cartas, sendo utilizado o impresso standard PMR, da Gestão Comercial. É fornecido um Ficheiro (CNTIMP) permitindo desenhar outros tipos de documentos ver Configuração de Documentos. Após confirmação do texto terá ainda que preencher os limites. Depois de escrever a carta aparecerá a mensagem Confirma os dados? se responder afirmativamente aparecerá esta imagem: CONTABILIDADE ANÁLISES 24

69 OPÇÃO Opção de listar por Clientes (C) ou por Fornecedores (F). VALORES EM MILHARES Se assinalado [X] considera. NÚMERO DE IDENTIFICAÇÃO FISCAL Campo para indicar limites de Números de Identificação Fiscal para a emissão de cartas. NÚMERO DE ENTIDADE Campo para indicar limites de Número de Entidades que pretende para a emissão da carta LIGAÇÃO À DECLARAÇÃO ANUAL ANO Relativo ao ano dos Mapas Recapitulativos Clientes/Fornecedores. OPÇÃO M Módulo da PMR, Declaração Anual Anexos O e P, um Mapa Fim de Ano. F Ficheiro para Exportação, podendo ligar a outros programas Mapas Fim de Ano. VALOR LIMITE NA MOEDA DEFINIDA NA CONFIG. EMPRESA Indicar conforme legislação em vigor RELAÇÃO FORNECEDORES Para obtenção desta relação deverá proceder pela ordem indicada no ecrã, primeiro deverá criar o Ficheiro e posteriormente para a emissão do Mapa. Na criação serão indicados os campos do IVA declarados pretendidos e limites por datas. Na listagem a análise poderá ser a nível de totais ou de detalhe. CONTABILIDADE ANÁLISES 25

70 2.3- EMISSÃO MAPA DEMONST. RESULTADOS PERÍODO (01/13) Para indicar o Período que pretende para a emissão da Demonstração de Resultados. LIMITE Para indicar os códigos do Mapa a partir do qual pretende imprimir. Valida com Tabela respectiva. OPÇÃO Para indicar se pretende que os valores considerados sejam apenas os de mês (M) ou o acumulado até mês (inclusive) (A). MOEDA Para definir qual a Moeda que pretende para a emissão do Mapa Demonstração de Resultados. O Mapa obtido terá valores em conformidade com a Moeda escolhida. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a designação. VALOR Para indicar o Valor do Câmbio conforme Moeda escolhida no campo anterior. OPERAÇÃO Deverá indicar qual a operação a executar, conforme Moeda escolhida, se multiplicação (M) ou divisão (D) EMISSÃO DO MAPA DE BALANÇO PERÍODO (00/15) Para indicar o Período que pretende para a emissão do Mapa para Balanço. LIMITE Para indicar os códigos do Mapa a partir do qual pretende imprimir. Valida com Tabela respectiva. MOEDA Para definir qual a Moeda que pretende para a emissão do Mapa para Balanço. O Mapa obtido terá valores em conformidade com a Moeda escolhida. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a designação. VALOR Para indicar o Valor do Câmbio conforme Moeda escolhida no campo anterior. OPERAÇÃO Deverá indicar qual a operação a executar, conforme Moeda escolhida, se multiplicação (M) ou divisão (D). CONTABILIDADE ANÁLISES 26

71 2.5- MAPAS FIM ANO GESTÃO DE FICHEIRO O Ficheiro CNTMAP permite definir as linhas das Tabelas para 999 Mapas de Balanço e 999 de Demonstração de Resultados. Em cada Mapa podem definir-se até 899 linhas para impressão e da 900 à 999 para Sub-Tabelas auxiliares, de contas cujo resultado será impresso numa linha tipo *. ACTUALIZAÇÃO DE VALORES Esta operação preenche nas linhas os valores resultantes do acesso feito às Contas indicadas, por consulta do Plano de Contas ou Ficheiro de Valores. EMISSÃO DO MAPA Emissão do Mapa para Balanço e da Demonstração de Resultados de acordo com as linhas definidas e os valores registados no Ficheiro. PASSAGEM DE VALORES PARA ANO-1 Permite passar os valores do ano corrente para valores do Ano-1. PASSAGEM PARA OUTRA EMPRESA/MAPA Permite passar os Mapas existentes para outra Empresa, ou dentro da mesma Empresa para outro Código de Mapa. IMPORTAÇÃO MAPAS STANDARD Faz a importação do ficheiro CNTMAP standard que é cedido pela P.M.R. e que pode ser adaptado ao Plano de Contas de cada utilizador, através da Gestão de Ficheiro. CONSIDERAÇÕES GERAIS No início deve adoptar uma numeração com intervalos, (de 5 em 5 por exemplo pode definir 180 linhas, ou de 3 em 3 pode definir 300), para poder facilmente intercalar linhas se necessário GESTÃO DO FICHEIRO CONTABILIDADE ANÁLISES 27

72 Após escolha do Mapa Demonstração ou Balanço, surgirá no ecrã a lista dos Mapas existentes para cada uma da opções. Posicionado na linha do mapa escolhido com a tecla de função <F2 Altera> ou <Enter> irá para o ecrã de alteração do Mapa escolhido. DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS Na Demonstração de Resultados se não existe o Ficheiro de Valores do ano anterior os mesmos, se pretendidos, terão que ser digitados. BALANÇO O Balanço pode ser obtido em qualquer momento mas se o apuramento não tiver sido efectuado, terá que ser simulado através das Contas envolvidas definidas em sub-tabelas auxiliares. A recolha é feita com uma linha por ecrã onde, para além do número da linha, são definidas características, Contas, Descrições, Valores, etc DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS MAPA Tem uma designação associada até 60 posições, para cabeçalho. NÚMERO DA LINHA Até 899 linhas por Mapa para impressão, sendo a linha 900 para definição de Tabelas auxiliares. No início deve adoptar uma numeração com intervalos, para poder intercalar linhas. TIPO DE LINHA C Linhas de Custos mantêm o sinal do saldo para impressão P Linhas de Proveitos inverte o sinal do saldo R Caso especial de Linhas Resumo no fim do Mapa mantêm o sinal X Se fica espaço define uma linha de descrição sem valores, ou de espacejamento ou de tracinhos nas colunas de valores (antes ou depois dos totais); tracinhos na descrição faz salto de página C Linhas de Totais por indicação dos números de linha que vai somar V Valor obtido por tratamento de Tabela auxiliar - linhas 9nn D Valor para ser digitado durante a Actualização de Valores SINAL Recolhido quando Tipo = C A Saldo da(s) conta(s) escolhida(s) D Acumulado dos Valores a Débito C Acumulado dos Valores a Crédito I Só considera os selados iniciais S Inverte sinal do Saldo obtido CÓDIGO CE Campo com 8 posições para imprimir na linha, conforme Modelo Oficial. VEZES QUE IMPRIME Número de vezes que imprime a linha. Assume 1, se 2 fica mais escuro. PERÍODO Se desejar contrariar a actualização de valores, (no período superior), preencher aqui o Período até onde considera valores. BLOCO DE CONTAS OU TOTAIS CONTABILIDADE ANÁLISES 28

73 Nas Linhas Tipo C definem-se as contas a considerar, podendo utilizar-se sinais + como ou intervalos entre Contas ou Totais como 645/8 para indicar 645 a 648 inclusive. Podem combinar-se os sinais exemplo: /8, existindo 4 linhas possíveis para a definição do valor. Para continuar numa segunda linha é necessário que a primeira termine com +. Nas linhas Tipo T definem-se as linhas que somam, podendo indicar-se para considerar os valores soma das duas linhas mas também para a diferença, combinar ou 050/180 para somar todas as linhas entre 050 e a 180 inclusive. NOTA: Para indicar linhas tem que utilizar sempre 3 caracteres. DESCRIÇÃO Até 32 posições para imprimir, conforme o pretendido, as linhas resumo admitem até 60 posições. Se a descrição para imprimir, conforme o pretendido, as linhas resumo admitem até 60 posições. Se a descrição for toda preenchida com -, numa linha tipo espaço, provoca a finalização da página (custos e proveitos em folhas separadas por exemplo). CARACTER COLUNA Para indicar caracteres a imprimir nas colunas de valores como - para por um traço antes e depois das linhas de totais. São consideradas 2 colunas para valores do ano e 2 para ano-1 bastando assinalar as colunas do ano (ano-1 assume igual). * serve para indicar qual a coluna onde imprime os valores (assumindo coluna 1 se nada for indicado). Nas Linhas de Totais indica-se: - * Na col.1 para somar valores da col.1 e imprimir na col.1. - * Na col.2 para somar valores da col.2 e imprimir na col Na col.1 e * na col.2 para somar valores da col.1 para 2. Fisicamente este total é impresso ao lado da última parcela. VALORES São visualizados os valores das 4 colunas obtidos após a última operação de actualização, podendo ser corrigido premindo a tecla de função <F8> BALANÇO MAPA Tem uma designada associada até 60 posições, para cabeçalho. NÚMERO DA LINHA Mesmas considerações da Demonstração de Resultados. TIPO DE LINHA Deverá indicar qual o tipo de linhas pretendido, se linhas no Activo que mantêm o sinal do saldo para a impressão (A) ou se linhas no passivo e capital próprio que inverte o sinal do saldo (P). TIPO C Linhas com definição de contas cujos saldos vai considerar T Linhas de Totais por indicação dos número de linha que vai somar * Valor obtido por tratamento de Tabela auxiliar linhas 9nn D Valor para ser digitado. Se fica a espaço define uma linha de descrição sem valores, ou de espacejamento ou de tracinhos nas colunas de valores (antes ou depois dos totais). Tracinhos na descrição faz salto de página. S Considera o saldo das contas no nível indicado D Para considerar as sub-contas com saldos Devedores C Para considerar as sub-contas com saldos Credores CONTABILIDADE ANÁLISES 29

74 SINAL S Saldo D Para considerar as sub-contas com saldos Devedores C Para considerar as sub-contas com saldos Credores CÓDIGO CE 8 posições que imprime a linha, conforme Modelo Oficial. VEZES QUE IMPRIME Número de vezes que imprime a linha. Assume 1, se 2 fica mais escuro. PERÍODO Se desejar contrariar a actualização de valores quanto ao período aí assumido deverá ser preenchido aqui. CONTAS POC ACTIVO BRUTO Em Linhas Tipo C - para definição das contas a considerar para a Coluna do ACTIVO BRUTO, podendo utilizar-se sinais + como em ou intervalos entre contas como em 441/6, para indicar 441 a 446 inclusive. Podem combinar-se os sinais exemplo: /6+449, existindo 4 linhas possíveis para a definição do valor. Para continuar numa segunda linha é necessário que a primeira termine com +. CONTAS POC AMORTIZAÇÕES PROVISÕES SE ACTIVO Bloco de contas pedido à direita do ecrã, para definição das contas a considerar, dentro da mesma linha, agora para a coluna das amortizações/provisões cujo tratamento é idêntico ao bloco anterior. Estas contas não são impressas no mapa, tal como acontece no modelo publicado. NOTA: A coluna do ACTIVO LIQUIDO é sempre obtida pela diferença entre as duas anteriores. Se estiver em passivo há só um bloco de contas, pois o mapa passa a ter só duas colunas (ANO E ANO-1). LINHAS P/TOTAL Nas Linhas tipo T definem-se as linhas que somam, podendo indicar-se para considerar os valores soma das duas linhas mas também para a diferença, combinar ou 050/180 para somar todas as linhas entre a 050 e a 180 inclusive. NOTA: Para indicar linhas tem que utilizar sempre 3 caracteres. DESCRIÇÃO Até 32 posições no activo ou 60 no passivo, conforme pretendido. Se a descrição for toda preenchida com -, numa linha tipo espaço, provoca a finalização da página (activo e passivo em folhas separadas por terem uma estrutura de colunas diferente). CARACTER COLUNA Para indicar caracteres a imprimir nas colunas de valores como - para por um traço antes e depois das linhas de totais. * serve para indicar qual a coluna onde imprime os valores, para casos especiais e em linhas de totais. VALORES São visualizados os valores das 4 colunas se activo, ou 2 colunas se passivo, obtidos após a última operação de actualização, podendo ser corrigidos, antes da impressão, se premir a tecla de função <F8> corrija valores ACTUALIZAÇÃO DE VALORES MAPA Deverá indicar qual o Mapa que pretende imprimir, se o mapa de Demonstração de Resultados (D) ou o Mapa de Balança (B). CONTABILIDADE ANÁLISES 30

75 PERÍODO (00/15) Para indicar qual o último Período a considerar para a Actualização de Valores, se Balanço, se Demonstração de Resultados pede limite inferior e superior de Período. MAPA Para indicar qual os Códigos de Mapa que pretende considerar para a Actualização de Valores. ACTUALIZA VALORES ANO 1 Se assinalado [X] considera actualização também para os valores do Ano 1 (obrigatório ter os Valores do Ano anterior ao do exercício realizado). OPÇÃO SÓ PARA DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS ) Para definir quais os valores a considerar, se os valores do período (V) se os valores acumulados até ao período (A). ANO 1 (Só para Balanço) e se marcar o campo ACTUALIZA VALORES ANO 1. Para definir quais os Valores a considerar para o Mapa, se os Valores do Saldo Inicial (S) ou Todos os Valores (V) EMISSÃO DE MAPAS MAPA Para indicar qual o Mapa que pretende imprimir, se o mapa de Demonstração de Resultados (D) ou o Mapa de Balanço (B). ACTUALIZA VALORES Se assinalado [X] faz a Actualização de Valores. EXPORTAR P/WORD(.HTM) Esta opção apenas estará disponível para os utilizadores que trabalhem em Ambiente Windows. Se assinalado [X] permite exportar os Mapas Fim Ano para um Ficheiro.HTM, que posteriormente pode ser tratado no Word. PATH FICHEIRO Este campo só será preenchido caso tenha assinalado o campo anterior, se assim for deverá indicar o nome do Ficheiro para o qual pretende Exportar este Mapa. PRIMEIRO MAPA/ÚLTIMO MAPA Deverá indicar os Códigos dos Mapas que pretende emitir. MOEDA Para definir qual a Moeda que pretende para a emissão da Demonstração Resultados ou de Balanço. O Mapa obtido terá valores em conformidade com a Moeda escolhida. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a designação. VALOR Para indicar o Valor do Câmbio conforme Moeda escolhida no campo anterior. OPERAÇÃO Deverá indicar qual a operação a executar, conforme Moeda escolhida, se multiplicação (M) se divisão (D). Premindo a tecla de função <F4 Texto Final> permitir-lhe-á alterar o texto de finalização dos Mapas. CONTABILIDADE ANÁLISES 31

76 PASSAGEM DE VALORES PARA ANO 1 MAPA Para indicar o Mapa para o qual pretende executar a Passagem de Valores para Ano 1, se o Mapa de Demonstração de Resultados (D) se o Mapa de Balança (B) PASSAGEM PARA OUTRA EMPRESA TODO O FICHEIRO Se assinalado [X] executa a passagem de todos os Mapas que estejam definidos no CNTMAP perguntando apenas qual a Empresa Destino. MESMA EMPRESA Se assinalado [X] executa a passagem dos Mapas para a mesma Empresa, mas com outro número de Mapa (só se assinalou o campo anterior). MAPA Para definir o Tipo de Mapa de que pretende executar a passagem, se o Mapa de Demonstração de Resultados (D) se o Mapa de Balanço (B). OPÇÕES NÚMERO DO MAPA-ORIGEM Para indicar o número do Mapa na Empresa de Origem. OPÇÕES NÚMERO DO MAPA-DESTINO Para indicar o número do Mapa na Empresa Destino IMPORTAÇÃO MAPAS STANDARD TODO O FICHEIRO Se assinalado [X] importa todos os Mapas que estejam definidos no Ficheiro CNT MAPAS Para indicar qual o Tipo de Mapas de que pretende executar a Importação do Ficheiro (só se não assinalou o campo anterior), se o Mapa de Demonstração de Resultados (D) ou o Mapa de Balanço (B). PRIMEIRO MAPA Para indicar o Código do Mapa a partir do qual pretende a Importação dos Mapas o mesmo se aplica ao último. CONTABILIDADE ANÁLISES 32

77 CONSIDERAÇÕES GERAIS As linhas de Totais e Subtotais são obtidas por indicação dos números das linhas que somam. A sua correcção só é possível por correcção das parcelas envolvidas na soma. Os Valores do Ano-1 podem ser obtidos no Balanço pelo tratamento dos Saldos Iniciais ou pelo acesso ao Ficheiro de Valores do Ano Anterior se existir. Na Demonstração de Resultados se não existe o Ficheiro de Valores do Ano Anterior os mesmos, se pretendidos, terão que ser digitados. No entanto existe uma operação que permite passar os Valores do Ano para Valores Ano-1 do Ano seguinte. Na Demonstração Anual são considerados os Valores até ao Período 13 inclusive, embora o Apuramento (Período 14) possa ter sido efectuado. Também a Demonstração de Resultados pode ser obtida por limites de Período, bastando para isso em Actualização de Valores indicar os Períodos inferior e superior pretendidos. Para não alterar o Resultado da Demonstração Anual será melhor constituir mapas diferentes dos Fim do Ano. Existe uma operação que permite copiar um Mapa já existente para outro com um novo número: Passagem para outra Empresa/Mapa. Também a Demonstração pode ser obtida em qualquer mês. Existe uma operação que permite duplicar as linhas de um mapa já existente para outro com novo número. O Balanço pode ser obtido em qualquer momento mas se o Apuramento não tiver sido efectuado, terá que ser simulado através das contas envolvidas definidas em Sub-Tabelas Auxiliares, agora digitadas em linhas 9nn (novecentos). No entanto durante a Recolha premindo a tecla de função <F4> Visualiza Mapa N.º Linha. pode consultar toda a Tabela para ter uma ideia da sequência e dos números de linha atribuídos. São fornecidos como exemplo duas versões de cada mapa (01 Analítico e 02 Sintéctico) devendo no entanto ser analisados para adaptação ao Plano de Contas da Empresa DECLARAÇÃO DE RENDIMENTOS- MODELO 22 Para dar cumprimento aos novos Modelos publicados no Decreto nº. 7 de 10/1/2000, e rectificados no Decreto nº. 20 de 25/1/2000, que são já exigidos na prestação de contas para o Exercício de 1999, programámos um módulo adicional à Contabilidade que permite: Automatizar o Preenchimento de alguns campos através duma Tabela Auxiliar. Essa Tabela, com Gestão na Empresa "STD", fica posicionada em...\comuns, é de utilização genérica para todas as Empresas, podendo, quando se justificar ser passada para...\emp???, permitindo fazer alterações para essa Empresa, entrando em Gestão da Tabela dentro da Empresa (Ficheiro CNTM22T). Na Gestão de Tabelas há uma tecla de função <F8 Importação> para cópia do Ficheiro Tabela, do Default-PMR ou doutra Empresa onde já exista. Se quer copiar a Tabela Default-PMR deve indicar a Empresa "STD". CONTABILIDADE ANÁLISES 33

78 Após a primeira instalação terá sempre de fazer a cópia do Default-PMR entrando em Gestão da Tabela na empresa "STD". Em Execução, se há Tabela Própria (em emp???) é essa que é considerada, se não há, vai utilizar a genérica (em "comuns"). Os Dados de Identificação da Empresa são retirados da Configuração da Empresa, Dados Fiscais, podendo ser corrigidos. Há outros dados a acrescentar à Configuração que interessam aos Cálculos, devem, então, ir preenchê-los antes de tudo, caso da Taxa do IRC e da Derrama. Para os Gabinetes, o NIF do Técnico de Contas pode ser preenchido na Configuração da Empresa STD. São ainda preenchidos no ecrã, que tem uma configuração idêntica ao Modelo, campos com condições, geralmente através de um "X", na Folha de Rosto. CAMPOS DA TABELA TRATAMENTO-C/D/R Para os campos a que se podem associar "Contas", os Valores respectivos, Conta a Conta, são mostrados em execução podendo ser completados por digitação de Valores Adicionais que não estavam definidos na Tabela. Como há campos que não se conseguem relacionar directamente com o Plano, serão definidos como campo de "Digitação" podendo o seu Valor ser digitado em execução. Os campos que resultam de operações entre linhas, chamam-se de "Resultado" e são também definidos na Tabela com indicação das linhas intervenientes e respectiva operação. Estes campos são automaticamente calculados e actualizados sempre que as linhas são corrigidas. No tratamento pode definir simultaneamente "Contas" e "Digitação", que se entende como necessidade de acrescentar Valores que não consegue associar a Contas. Esses Valores são solicitados quando é feita a Actualização (Cálculos) da Tabela. NOTA: Há campos "Resultado" que têm um Cálculo Automático, inserido no programa. Se quiser contrariar esse Cálculo Automático, deve passar essa variável para campo "Digitado" podendo então, preenchê-lo livremente. CONTABILIDADE ANÁLISES 34

79 VALOR Permite definir, quando se trata de Contas, se pretendemos o Saldo, Total Débitos, Total Créditos ou Saldos Devedores/Credores por análise das Subcontas. INVERTE SINAL Há um indicador "Inverte Sinal" para a nível interno transformar por exemplo Contas que devem trazer Saldos Credores em Valores Positivos (caso dos Proveitos). PERÍODOS Associada à definição anterior podemos definir os Períodos limites para a opção utilizada. O Default será de 0 a 13 (Custos/Proveitos etc.) tendo o cuidado de contrariar se for necessário. PERCENTAGEM É aplicada ao Valor encontrado podendo ser contrariada Linha a Linha. MODO COMO SE DEFINEM AS VARIÁVEIS Quando se trata de "Contas" podem definir-se a qualquer nível, utilizar Sinal +, ou o caracter "a" para indicar um intervalo: Exemplo: ou 612a614 Nas operações é respeitado o Sinal do Saldo, como tal, para considerar, por exemplo, Vendas e Devoluções deve indicar-se o Sinal +, funcionando como soma algébrica. Além da definição supracitada, pode em alternativa fazer uma definição em linhas sucessivas com uma Conta em cada linha. Quando se trata de "Resultado", devem normalmente indicar-se as variáveis envolvidas pelo número que figura no Modelo. Exemplo: Campo 204 = , Campo 226 = 0204a0225 Estas variáveis devem ter sempre 4 caracteres, sendo o primeiro para definir o Modelo ou Anexo. Para a primeira posição nas variáveis do Modelo usa-se "0" (zero), para o Anexo a letra respectiva. Para o Anexo A, como existem campos com numeração repetida dever-se-á conjugar o Campo com o Quadro. Exemplo: Anexo A, Quadro 07, Campo 12 dever-se-á preencher como A712. ACTUALIZAÇÃO Operação que Preenche as Variáveis definidas na Tabela com os Valores retirados do "CNTVAL" da Empresa. Esses Valores podem ser visualizados durante a Actualização, podendo prescindir disso porque aquando do Preenchimento pode ir sempre Consultar esses Valores e completá-los, campo a campo. Há campos "Resultado" cuja fórmula de cálculo é interna não precisando por isso de definição na Tabela. Exemplo: Campo 364 Veja Nota no tratamento da Tabela (página 4 ). PREENCHIMENTO Para introdução de todos os dados da Declaração que não podem estar definidos de forma automática. Os dados a digitar, mesmo que introduzidos no impresso, são visualizados num Ficheiro de Valores, onde vão ficar registados, para confirmação. A confirmação da linha pode ser feita com a tecla "OK" ou com a tecla "D" (Tabulação) para linha seguinte. Após esta confirmação o Valor passa para Total das Linhas. Para os campos "Contas" pode acontecer que as Contas indicadas não existam no Plano. O ideal será corrigir a Tabela, contudo se o Valor a indicar não pode ser definido em função das Contas, é permitido nessa Linha Digitar o Valor pretendido, passando esta a Linha Digitada. CONTABILIDADE ANÁLISES 35

80 Pode acontecer que ao Valor preenchido corresponda mais que uma Linha no Ficheiro de Valores, nesse caso tem que corrigir a Linha pretendida ou acrescentar outra de rectificação. Quando corrige a Tabela para definir campos "Contas", se existem Valores Digitados a Actualização não os elimina devendo essas Linhas ser Anuladas no Ficheiro de Valores. O Quadro 04 do Anexo A pode teoricamente ter mais de 20 Linhas, por isso as teclas "Page Down"/"Page Up" têm a ver com as Linhas deste Quadro e não com o Impresso. Se premir a tecla "Page Down" vai mostrar as 20 Linhas seguintes que podem estar em branco, parecendo, nesse caso, que perdeu as Linhas Recolhidas, mas ao premir a tecla "Page Up" volta a visualizá-las. Neste Quadro 04 o programa utiliza a Tabela "Dist./Conc./Freg." situada em Ficheiros, Tabelas, Comuns, dentro da Rotina, ou Ficheiros, Instalação na área do Gestor do Sistema. Os Campos "Resultado" definidos na Tabela, são acumulados em função do preenchimento de Valores por Digitação. Os Resultados Negativos aparecem no ecrã com sinal "-", mas serão impressos entre parêntesis curvos. O Imposto (campo 211) não é recalculado se alterar os Valores no Impresso. SUPORTE Normalmente em Disquete, deve identificar-se de acordo com as instruções. Em cada Disquete, só pode ser gravado um Ficheiro correspondente à informação referente a uma Entidade. Dados a inscrever na etiqueta: - Nome da Empresa - Número Fiscal - Código da Repartição das Finanças onde vai ser entregue - Nome do Ficheiro gravado ( Default Modelo 22.TXT ) - Versão do Sistema Operativo A sua entrega deve ser acompanhada da Folha de Rosto, com aposição da vinheta do T.O.C., podendo, a folha, ser impressa em papel branco, desenhada pelo programa. NOTA: Quando está na Empresa STD pode Importar e Visualizar os dados de qualquer Disquete, eventualmente Corrigir e voltar a obter Nova Disquete sem interferir nos dados reais da Empresa, sendo todos os Valores tratados por digitação FLUXOS CAIXA Para obtenção do Mapa deve ser utilizada uma Tabela de Centro de Custo do Tipo seguinte, sendo fixos o significado do 1º e do 2º caracteres podendo ser feito maior ou menor desenvolvimento dos 2 últimos caracteres ACTIVIDADES OPERACIONAIS 1101 Recebimentos de Clientes 1102 Pagamentos a Fornecedores Pagamentos ao Pessoal Pagamento/ Recebimento do Imposto sobre o Rendimento Outros Recebimentos/ Pagamentos relativos à Actividade Operacional Recebimentos relacionados com Rubricas Extraordinárias Pagamentos relacionados com Rubricas Extraordinárias. Fluxos das Actividades Operacionais (1) ACTIVIDADES DE INVESTIMENTO 2100 RECEBIMENTOS PROVENIENTES DE 2101 Investimentos Financeiros CONTABILIDADE ANÁLISES 36

81 2102 Imobilizações Corpóreas 2103 Imobilizações Incorpóreas 2104 Subsídios de Investimento 2105 Juros e Proveitos Similares 2106 Dividendos 2200 PAGAMENTOS RESPEITANTES A 2201 Investimentos Financeiros 2202 Imobilizações Corpóreas 2203 Imobilizações Incorpóreas Fluxos das Actividades de Investimento (2) ACTIVIDADES DE FINANCEAMENTO 3100 RECEBIMENTOS PROVENIENTES DE 3101 Empréstimos Obtidos 3102 Aumentos de Capital, Prestações Suplementares e Prémios de Emissão 3103 Subsídios e Doações 3104 Vendas de Acções (Quotas 9) Próprias 3105 Cobertura de Prejuízos 3200 PAGAMENTOS RESPEITANTES A 3201 Empréstimos Obtidos 3202 Aumentos de Capital, Prestações Suplementares e Prémios de Emissão 3203 Juros e Custos Similares 3204 Dividendos 3205 Reduções de Capital e Prestações Suplementares 3206 Aquisição de Acções (Quotas) Próprias. Fluxos das Actividades de Financiamento (3). Variação de Caixa e seus equivalentes [4] = [1] + [2] + [3] DECLARAÇÃO ANUAL SUPORTE INFORMÁTICO Com a designação de Declaração Anual, são prestadas todas as informações contabilísticas e fiscais respeitantes a IRC, IRS e IVA. De todos os Anexos possíveis a P.M.R. disponibiliza aqueles que entende virem a ser necessários ao universo dos seus utilizadores, a saber: Anexos A, D, F, G, I, J, L, M, N, O, P e Q. CONTABILIDADE ANÁLISES 37

82 Alguns Anexos utilizam uma Tabela Auxiliar, cujos princípios são descritos a seguir, outros vão obter os Valores em procedimentos que já existiam, nomeadamente: Declaração de IRS Anexo J Declaração de IVA Anexos L, M, N Mapas Recapitulativos Anexos O, P Elementos Contabilísticos e Fiscais Anexo Q Para estes casos deve entrar nos Menus anteriores onde se continua a fazer a Preparação, Conferência, eventual Correcção dos Valores e Mapas Auxiliares, terminando com uma operação de Passagem P/Declaração Anual ou Mapas Fiscais que irá Transferir os Valores para os novos Anexos. A partir daí deverá entrar no novo módulo da Declaração Anual, em Contabilidade Análises Mapas Fiscais Declaração Anual, para eventualmente completar o Preenchimento e obter a Impressão ou a Disquete. Chama-se a atenção para a vantagem da Entrega em Disquete, evitando a dificuldade do acerto da impressão, para além do custo dos Modelos, bastando imprimir a Folha de Rosto em papel branco para aposição da vinheta do TOC e entrega com a Disquete em qualquer Repartição de Finanças. DECLARAÇÕES DO IVA Para as Declarações do IVA é necessário ter codificado os Campos para a Declaração Anual da Tabela de Controle de IVA Bases Tributáveis e Imposto. Para este exercício o programa supõe que os Códigos utilizados são aqueles que eram conhecidos e estavam em vigor durante 1999, fazendo-se internamente a passagem para os campos correspondentes dos novos Modelos. DECLARAÇÕES DE IRS Se tem Contabilidade PMR com o Módulo da Declaração Anual pode: Entrar em Salários para pedir a Declaração IRS (colectiva), passando depois ao Ecrã da Declaração Anual Anexo J onde deve fazer <F8 Actualiza> para passar os Valores respectivos. Permite depois, entrar em <F2 Preenche> para visualizar e eventualmente Corrigir esses Valores. Entrando pela Contabilidade Análises Mapas Fiscais Declaração Anual tem acesso a todos os Anexos, inclusive o J. Se não tem Contabilidade PMR pode em Salários: Com a Versão 4.550, obter apenas uma Listagem Auxiliar em papel branco e proceder à Correcção desses Valores. Com a Versão 4.800, passar Valores, Corrigi-los e Imprimir só o Anexo J. Com a Versão 4.810, passar os Valores do Anexo J e Digitar Valores dos restantes Anexos, para poder Imprimir toda a Declaração Anual ou obter o Suporte Magnético, quando for exigido. TABELA AUXILIAR Esta Tabela, com Gestão na Empresa STD, fica posicionada em...\comuns, é de utilização genérica para todas as Empresas, podendo, quando se justificar ser passada para...\emp.???, permitindo fazer Alterações para essa Empresa, entrando em Gestão da Tabela dentro da Empresa. Na Gestão de Tabelas há uma tecla de função <F8 Importação> para Cópia do Ficheiro Tabela, do Default-PMR ou doutra Empresa onde já exista. Se quer copiar a Tabela Default-PMR deve indicar a Empresa STD. Após a primeira instalação terá sempre de fazer a cópia do Default-PMR entrando em Gestão da Tabela na Empresa STD. Em execução, se há Tabela Própria (em emp.???) é essa que é considerada, se não há, vai utilizar a genérica (em comuns ). Os Dados de Identificação da Empresa, são retirados da Configuração da Empresa, Dados Fiscais, podendo ser corrigidos. Há outros dados a acrescentar à Configuração que interessam aos Cálculos, devem, então, ir preenchê-los antes de tudo. São ainda preenchidos no ecrã, que tem uma configuração idêntica ao Modelo, campos com condições, geralmente através de um X, na Folha de Rosto. CONTABILIDADE ANÁLISES 38

83 CAMPOS DA TABELA TRATAMENTO C/D/R Para os campos a que se podem associar Contas, os Valores respectivos, Conta a Conta, são mostrados em execução podendo ser completados por Digitação de Valores Adicionais que não estavam definidos na Tabela. Como há campos que não se conseguem relacionar directamente com o Plano, serão definidos como campo de Digitação podendo o seu Valor ser Digitado em execução. Os campos que resultam de operações entre linhas, chamam-se de Resultado e são também definidos na Tabela com indicação das linhas intervenientes e respectiva operação. Estes campos são Automaticamente Calculados e Actualizados sempre que as Linhas são Corrigidas. No tratamento pode definir simultaneamente Contas e Digitação, que se entende como necessidade de acrescentar Valores que não consegue associar a Contas. Esses Valores são solicitados quando é feita a Actualização (Cálculos) da Tabela. NOTA: Há campos Resultado que têm um Cálculo Automático, inserido no programa. Se quiser contrariar esse Cálculo Automático, deve passar essa variável para campo Digitado podendo então, preenchê-lo livremente. VALOR Permite definir, quando se trata de Contas, se pretendemos o Saldo, Total Débitos, Total Créditos ou Saldos Devedores/Credores por análise das Subcontas. INVERTE SINAL Há um indicador Inverte Sinal para a nível interno transformar por exemplo Contas que devem trazer Saldos Credores em Valores Positivos (caso dos Proveitos). PERÍODOS Associada à definição anterior podemos definir os Períodos limites para as opções utilizadas. O Default será de 0 a 13 (Custos/Proveitos etc.) tendo o cuidado de contrariar se for necessário. PERCENTAGEM É aplicada ao Valor encontrado podendo ser contrariada Linha a Linha MODO COMO SE DEFINEM AS VARIÁVEIS Quando se trata de Contas podem definir-se a qualquer nível, utilizar Sinal +, ou o caracter a para indicar um intervalo: Exemplo: ou 612a614 CONTABILIDADE ANÁLISES 39

84 Nas operações é respeitado o Sinal do Saldo, como tal, para considerar, por exemplo, Vendas e Devoluções deve indicar-se o Sinal +, funcionando como soma algébrica. Além da definição supracitada, pode em alternativa fazer uma definição em linhas sucessivas com uma Conta em cada linha. Quando se trata de Resultado, devem normalmente indicar-se as variáveis envolvidas pelo número que figura no Modelo. Exemplo: Campo A104 A101+A102+A103;Campo A112 A104aA111 Estas variáveis devem ter sempre 4 caracteres, sendo o primeiro para definir o Modelo ou Anexo. ACTUALIZAÇÃO Operação que preenche as Variáveis definidas na Tabela com os Valores retirados do CNTVAL da Empresa. Esses Valores podem ser visualizados durante a Actualização, podendo prescindir disso porque aquando do Preenchimento pode ir sempre Consultar esses Valores e completá-los, campo a campo. Há campos Resultado cuja fórmula de Cálculo é interna não precisando por isso de definição na Tabela. Veja Nota no tratamento da Tabela (página 5 ). PREENCHIMENTO Para introdução de todos os dados da Declaração que não podem estar definidos de forma automática. Os dados a digitar, mesmo que introduzidos no impresso, são visualizados num Ficheiro de Valores, onde vão ficar registados, para confirmação. A confirmação da linha pode ser feita com a tecla OK ou com a tecla (Tabulação) para linha seguinte. Após esta confirmação o Valor passa para Total das Linhas. Para os campos Contas pode acontecer que as Contas indicadas não existam no Plano. O ideal será corrigir a Tabela, contudo se o Valor a indicar não pode ser definido em função das Contas, é permitido nessa linha Digitar o Valor pretendido, passando esta a Linha Digitada. Pode acontecer que ao Valor preenchido corresponda mais que uma linha no Ficheiro de Valores, nesse caso tem que corrigir a linha pretendida ou acrescentar outra de rectificação. Quando corrige a Tabela para definir campos Contas, se existem Valores Digitados a Actualização não os elimina devendo essas linhas ser anuladas no Ficheiro de Valores. Os Campos Resultado definidos na Tabela, são Acumulados em função do Preenchimento de Valores por Digitação. Os Resultados Negativos aparecem no ecrã com Sinal -, mas serão impressos entre parêntesis curvos. SUPORTE Normalmente em Disquete, sendo considerados para o Suporte Magnético apenas os Anexos que estejam assinalados na Folha de Rosto. Em cada Disquete, só pode ser gravado um Ficheiro correspondente à informação referente a uma Entidade. Dados a inscrever na etiqueta: - Nome da Empresa - Número Fiscal - Código da Repartição das Finanças onde vai ser entregue - Nome do Ficheiro gravado(default: DECANUAL.TXT) - Versão do Sistema Operativo CONTABILIDADE ANÁLISES 40

85 A sua entrega deve ser acompanhada da Folha de Rosto, com aposição da vinheta do T.O.C., podendo, a folha, ser impressa em papel branco, desenhada pelo programa. NOTA: Quando está na Empresa STD pode Importar e Visualizar os Dados de qualquer Disquete, eventualmente Corrigir e voltar a obter Nova Disquete sem interferir nos dados reais da Empresa, sendo todos os Valores tratados por Digitação ANEXO BALANÇO/DEMONSTRAÇÃO Este ecrã é seleccionado através do Menu de Mapas Fiscais. Destina-se a produzir um Documento final, composto por Textos e Quadros com Valores, organizados por pontos. Os Quadros com Valores são definidos através duma Tabela Auxiliar que pode ficar na Empresa STD ou ser copiada para cada Empresa que precise de fazer alterações às Contas previamente definidas. Há uma Tabela default que é fornecida pela PMR e pode ser Importada para a Empresa STD. Devem sempre ser conferidas as Contas em função do Plano de Contas em vigor nas Empresas. Esta Tabela pode conter também Textos Standard com os pontos a imprimir. <F6 Tabela>: No início é informado que está a aceder à Tabela da Empresa STD e perguntado se Pretende Tabela Específica? De um modo geral convém criar uma Tabela Específica para poder alterar os Textos a imprimir no Documento. Poderá trabalhar com a Tabela em STD e alterar o Texto definido depois de <F4> Mapa. Como o Mapa criado por <F4> é um Documento do Word, pode eventualmente ir corrigi-lo antes de o mandar imprimir, dentro do Word. A definição é feita por Linha/Coluna dentro de cada Ponto/Quadro. Cada Ponto pode ter um único Quadro (A) ou dois Quadros (A e B). Na Linha zero, Coluna zero define-se o Título do Quadro. Na Linha zero, Colunas 1, 2, 3, etc. definem-se os Títulos de cada Coluna. Em cada Linha 1, 2, 3, etc., fica a Coluna 1 destinada a um Texto que é a Descrição da Linha, sendo as Colunas 2, 3, etc., para definir Valores que podem ser Contas Associadas, sendo de Digitação ou de Resultado. CONTABILIDADE ANÁLISES 41

86 Deste ecrã pode chamar o Ficheiro de Textos a imprimir na Declaração. Para os campos com Contas pode definir-se a seguir se o Valor é achado em função do: - Saldo - Total de Débitos - Total de Créditos - Saldo Devedor (Subconta) - Saldo Credor (Subconta) Podem ainda indicar-se os Períodos a considerar, podendo optar-se por Saldo Inicial se Período 00 a Período 00. Para as Contas de Apuramento deve indicar-se normalmente como limite o Período 13, porque no Período 14 estas já estarão Saldadas. Permite indicar que os Valores são do (Exercício 1) no caso dos Quadros 45 e 46, assinalando [X] Ano 1. Também pode indicar-se se Inverte Sinal para efeitos de impressão, assinalando [X] Inverte Sinal. Internamente os Valores conservam os Sinais + para Débitos e Saldos Devedores, e - para Créditos e Saldos Credores, assim as eventuais Devoluções são tratadas como soma algébrica. Para as Contas normalmente Credoras (Proveitos e Passivo) ou se seleccionar Total de Créditos, é preciso assinalar [X] Inverte Sinal para efeitos de impressão porque, se não, apareceriam nos Quadros com Sinal -. Para os campos de Resultado deve indicar-se: - Quando é Soma de Colunas na mesma Linha: C02+C03-C04+etc. - Quando é Soma de Linhas na mesma Coluna: L01+L02+L03+etc. ou L01aL03 - Em todos os campos da Linha de Totais CONTABILIDADE ANÁLISES 42

87 Cada Texto é definido associado a um Ponto, ficando na 1ª. linha o Título desse ponto e no espaço seguinte as linhas que pretende. Na Tabela própria pode ter necessidade de eliminar determinados Pontos que não quer imprimir ou corrigir o Documento do Word. Pontos Especiais: Ponto 98 Serve para inserir um texto no início (antes do Ponto 01). Ponto 99 Serve para inserir um texto no fim, terminando normalmente com a linha: O REPRESENTANTE LEGAL O TECNICO DE CONTAS A primeira vez que entra em <F2 Preenche> é feita a Actualização de todos os Valores em função da respectiva Tabela. Depois de seleccionar um dado Ponto são-lhe mostrados os Valores que a Actualização encontrou nas respectivas Contas. Há possibilidade de Consultar esses Valores, eventualmente Alterar a Tabela e voltar a fazer <F8 Actualiza>. Os campos definidos a Digitar terão de ser aqui preenchidos ficando os campos de Resultado actualizados. Aqui tem vantagem em se deslocar utilizando as setas na vertical, as tabulações ou o Rato, porque a tecla <Enter> implica tratamento do campo. Sempre que um campo tem Contas associadas não pode alterar nem limpar directamente o Valor no Quadro, mas sim num Ficheiro de Valores que é visualizado quando faz <Enter> ou click com o Rato. O total do Ficheiro de Valores associado a cada campo é que é transportado para o Quadro. Para alterar os Textos, se está em Tabela Própria, pode daqui com <F6> aceder à Tabela e do ecrã da Tabela aceder aos Textos. <F4 Mapa> Esta operação vai criar um Documento no Word onde pode ainda ser visualizado e alterado antes de ser impresso. O Documento gerado fica na pasta onde estão os dados da Contabilidade e a pasta respectiva é mostrada no ecrã. CONTABILIDADE ANÁLISES 43

88 2.10 DECL. PAGAM. (IRS/IRC/IS) Esta Declaração para entrega das Retenções efectuadas (IRS / IRC) e do Imposto de Selo Liquidado, corresponde à Portaria nº. 523/203 de 4 de Julho e permite a sua apresentação por Transmissão Electrónica nos termos dessa Portaria. LISTAGEM Listagem de Conferência dos Valores a Declarar, que podem ter sido apurados automaticamente a partir da Rotina de Vencimentos e de Contabilidade, conforme codificação das Contas e das Tabelas respectivas. Também serão considerados para este Mapa os Valores recolhidos manualmente na opção "Preenche". OPÇÃO Para definir qual o tipo de Listagem que pretende emitir. M Movimentos por Código C Só Totais por Código LIMITES Para indicar os Códigos a partir dos quais e até aos quais pretende sejam considerados os Movimentos para a emissão da Listagem de Conferência. ACTUALIZAÇÃO Operação que vai preencher Valores nos campos da Declaração de acordo com a codificação utilizada no Plano de Contas relativa às Tabelas de IRS e Imposto de Selo. Para os Valores processados na Rotina de Vencimentos pode no Menu Mapas Mensais IRS Retido fazer a Passagem para a Declaração. Se não tiver Contabilidade, poderá então completar os Valores Adicionais que existirem e obter o Ficheiro, imprimir, etc. Nesta operação tem a opção de marcar ou não a Actualização dos Valores Processados na Rotina de Vencimentos. Se não, só actualiza os Valores da Contabilidade. São consideradas todas as Contas de Imposto, codificadas conforme Tabelas anteriormente referidas e para os Valores Movimentados com o "Sinal" assinalado na Coluna "S" Saldo, que é normalmente "C", isto porque as Contas serão Debitadas pela recolha do Pagamento. PREENCHIMENTO CONTABILIDADE ANÁLISES 44

89 Para além dos Valores obtidos de forma automática, podem estes ser corrigidos por linha adicional, ou recolhidas novas linhas. Os Valores introduzidos manualmente, quer novos, quer correcções ficam sempre separados dos Valores automáticos, de modo que em nova "Actualização" poderá decidir anulá-los ou não. Podia ter feito aqui uma correcção por digitação que entretanto alterou nos lançamentos e então na nova "Actualização" já podia anular o Valor digitado. O número máximo de linhas da Declaração é 50. Ao fazer o envio do Ficheiro pelo site das Declarações Electrónicas, tem a opção de imprimir o comprovativo, e recebe um Código de Referência para o Pagamento que pode vir aqui digitar, em Preenchimento, para que possa Consultar se necessário. Fazendo "duplo click" em qualquer campo de Valores passa para o ecrã seguinte: Aqui pode fazer lançamentos de novas linhas ou corrgir linhas já existentes. MAPA Depois de clicar neste botão aparecerá a imagem seguinte: Emissão do Mapa em papel branco desenhado ou no Modelo Oficial. Possibilidade de Visualização do Mapa no ecrã. SUPORTE CONTABILIDADE ANÁLISES 45

90 Depois de clicar neste botão aparecerá a imagem seguinte: Para indicação da Path do Ficheiro XML e posterior execução da cópia do Ficheiro. 3- MAPAS AUXILIARES I.R.S. Listagem Auxiliar para I.R.S, onde serão consideradas todas as Contas de Imposto codificadas no Plano de Contas de acordo com a respectiva Tabela. Opção para Emissão da Declaração Individual de I.R.S. I.SELO Listagem Auxiliar para I. Selo, onde serão consideradas todas as Contas de Imposto codificadas no Plano de Contas de acordo com a respectiva Tabela. REG.IMP.SELO Ref. nº. 2 a 4 do Art. 19 do Código do Imposto de Selo. Permite, através de Importação de Movimentos relacionados com a Tabela de Imposto de Selo e com a respectiva codificação no Plano de Contas, tecla de função <F2 Importa>, elaborar este Mapa I.R.S. PERÍODOS Campo para indicar os períodos que pretende para esta Listagem. OPÇÕES Só poderá seleccionar uma das opções, se escolher Mapas Auxiliares (A), ser-lhe-á pedido para preencher as opções e limites seguintes. Se escolher Decl. Individ. Ano (I) deverá indicar os limites das Entidades para as quais pretende a Emissão do Mapa. ANÁLISE CONTABILIDADE ANÁLISES 46

91 Deverá escolher a opção que mais lhe convêm se Análise Detalhada (D) ou Resumida (R). ORDENAÇÃO Só poderá seleccionar uma das seguintes opções caso tenha optado por uma Análise Resumida. Deverá optar pelo Tipo de Ordenação que pretende se por Código de Entidade (C) ou por Número de Contribuinte (N). I.R.S. RETIDO Tem a possibilidade de seleccionar Todas as Contas (T) ou de definir até 5 Contas para esta Listagem. 3.2 I. SELO PERÍODOS Campo para indicar os Períodos que pretende para esta Listagem. ANÁLISE Deverá escolher a opção que mais lhe convêm se Análise Detalhada (D) ou Resumida (R). I. SELO A PAGAR Tem a possibilidade de seleccionar Todas as Contas (T) ou de definir até 5 Contas para esta Listagem. 3.3 REG. IMP. SELO A primeira vez que entra neste ecrã deve, com a tecla de função <F2 Importa> executar a Importação dos Movimentos. Só vão ser considerados os Movimentos das Contas de Imposto de acordo com a codificação do Plano de Contas e da Tabela de Imposto de Selo. DATA Campo onde é editada a Data do Documento. DOCUM. Campo onde é editado o Descritivo do Movimento. Nº VERBA Campo onde é editado o Nº. da Tabela de Imposto de Selo, referente ao Movimento. VALOR SUJEITO Campo onde é editado o Valor Sujeito a Imposto. I. LIQUIDADO Campo onde é editado o Valor de Imposto Liquidado. OBSERVAÇÕES Campo para Recolha de Observações relativas ao Movimento. CONTABILIDADE ANÁLISES 47

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93 UTILITÁRIOS UTILITÁRIOS O Acesso a estas opções, depende das Permissões e Níveis de Acesso dados pelo Gestor do Sistema, a cada Operador. FICHEIROS Procedimentos vários relacionados com os Ficheiros da Rotina assim como Cópia, Segurança, Reorganização, Eliminação, Optimização, Importação e Exportação de Ficheiros e Alteração Selectiva. ROTINA Procedimentos Especiais a efectuar na Rotina, tais como: Operações sobre o Plano de Contas, Alteração ou Anulação de Movimentos, Validação de Movimentos, Reconstituição do Ficheiro de Valores, Consolidação de Empresas (Balancetes), Conversão para outra Moeda, Passagem de Ficheiros para Ano seguinte, Passagem de Tabelas para outra Empresa e Regularização de Diferenças de Arredondamento. CALCULADORA Utilitário que substitui a máquina Calculadora de mesa. Com a tecla de função <F10> poderá aceder à Calculadora sempre que quiser. SISTEMA Possibilidade de sair para executar comandos no Sistema, retornando ao programa após digitar exit. NOTA: Para mais informações consulte o Manual do Gestor e Ficheiros Comuns. 1- FICHEIROS CÓPIAS DE SEGURANÇA Operação para executar Cópias de Segurança dos Ficheiros de Contabilidade de uma determinada Empresa, para um Suporte Interno ou Externo (conforme opção do Utilizador). REORGANIZAÇÃO Esta operação permite solucionar alguns erros de Ficheiros provocados por falhas de corrente, interrupção anormal do trabalho, etc. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 1

94 ELIMINAÇÃO Permite a Limpeza do conteúdo dos Ficheiros escolhidos procedendo à abertura dos mesmos porém vazios. OPTIMIZAÇÃO Esta operação só deve ser feita após se ter verificado um grande número de Correcções/Anulações optimizando o espaço em disco e o tempo de acesso. IMPORTAÇÃO Esta operação permite fazer ligação com outras aplicações ou troca de movimentos entre dois locais de trabalho, isto é, a Importação do Ficheiro de Movimentos pode ser entre dois utilizadores PMR ou de outra Aplicação não PMR (por exemplo o Excel). EXPORTAÇÃO Idêntico ao ponto anterior para os Ficheiros de Movimentos, Plano de Contas e Valores. ALTERAÇÃO SELECTIVA Permite alterar sucessivamente um ou mais campos seleccionados por limites. NOTA: Para mais informações consulte o Manual do Gestor e Ficheiros Comuns CÓPIAS DE SEGURANÇA Estas opções não copiam os Ficheiros de Entidades (Terceiros) e Tabelas da Empresa (EMPTAB). Só a Segurança feita no Menu do Gestor do Sistema faz a Cópia de Segurança destes dois Ficheiros (EMPENT e EMPTAB) incluindo, ou não todas as Rotinas da Empresa. OPÇÃO Deverá escolher se pretende executar uma Cópia Total (T) ou uma Cópia por Anos (A). Se escolheu por Anos deve indicar o Ano que vai segurar ou repor mediante a escolha dos blocos seguintes. SEGURANÇA I Suporte Interno Possibilidade de executar uma Cópia de Segurança dos Ficheiros da Pasta (Directório) de trabalho da Rotina para outra área do Disco Rígido. E Suporte Externo Possibilidade de executar uma Cópia de Segurança dos Ficheiros da Pasta (Directório) de trabalho da Rotina para um Suporte Magnético diferente do Disco Rígido. REPOSIÇÃO I Suporte Interno Possibilidade de executar uma Cópia dos Ficheiros da Rotina de outra área do Disco para a Pasta (Directório) de trabalho. E Suporte Externo Possibilidade de executar uma Cópia dos Ficheiros da Rotina de outro Suporte Magnético diferente do Disco para a Pasta (Directório) de trabalho. Carregando na tecla <Tab> ou <F9> (só para a linguagem RMCOBOL) passa para a opção Reposição. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 2

95 1.2- REORGANIZAÇÃO Deverá assinalar com [X] quais os Ficheiros pretendidos para esta operação. Seguidamente deverá premir a tecla de função <F3 Fim Reorganização> e iniciar-se-á a operação de Reorganização sobre o(s) Ficheiro(s) escolhido(s) ELIMINAÇÃO Deverá assinalar [X] quais os Ficheiros pretendidos para esta operação. Seguidamente deverá premir a tecla de função <F3 Fim Eliminação> e iniciar-se-á a operação de Eliminação sobre o(s) Ficheiro(s) escolhido(s). NOTA: Esta operação é muito perigosa, pois se eliminar um Ficheiro por lapso e não tiver uma Cópia de Segurança deste Ficheiro, nunca mais o pode recuperar OPTIMIZAÇÃO Deverá assinalar [X] quais os Ficheiros pretendidos para esta operação. Seguidamente deverá premir a tecla de função <F3 Fim Optimização> e iniciar-se-á a operação de Optimização sobre o(s) Ficheiro(s) escolhido(s). CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 3

96 1.5- IMPORTAÇÃO MOVIMENTOS A Importação do Ficheiro de Movimentos faz a Actualização de Valores e por isso, tal como a Recolha, tem de passar por algumas Validações que dão origem a um Mapa de Anomalias, que deverá ser analisado antes de decidir passar à 2ª.Fase, onde é feita a Passagem para os Ficheiros de Contabilidade. PLANO DE CONTAS Executa a Importação do Plano de Contas. Este procedimento substitui todas as Subcontas que estão dependentes da Conta preenchida IMPORTAÇÃO DE MOVIMENTOS ANO DO EXERCÍCIO Informação do Ano a partir do qual vão ser Importados os Movimentos. PATHNAME FICH. IMPORT. Informação da Pasta (Directório) de onde irão ser Importados os Movimentos. ALTERA PATHNAME Se assinalado com [X] deverá indicar a nova Pasta (Directório) e Nome do Ficheiro, diferente da informação acima indicada. INDIQUE CARACTER SEPARADOR Deverá indicar qual o Caracter Separador utilizado para a separação das colunas do Ficheiro a Importar, que deverá ser o mesmo utilizado no Ficheiro Exportado. EXECUTA LIGAÇÃO TESOURARIA Se assinalado com [X] vai também Ligar à Tesouraria os Movimentos Importados. Esta opção só está disponível de a Rotina de Tesouraria estiver instalada. NOTA: Possibilidade de Importar Movimentos resultantes da Exportação da Rotina ou de um Ficheiro recolhido em Excell e escrito como CSV. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 4

97 IMPORTAÇÃO DO PLANO DE CONTAS ANO DO EXERCÍCIO Por defeito assume o Ano de Entrada na Rotina, mas pode ser alterado. IMPORTAÇÃO Deverá optar por Importação Completa (C) ou Lista de Contas (L), tendo o cuidado de ler as indicações dadas no quadro abaixo. A Importação de uma Lista de Contas, permite criar um Plano a partir de uma Listagem mínima, exigindo depois ser completado com a codificação própria da PMR. NOTA: A Exportação de um Plano Completo permite o seu tratamento em Excell, para correcções de grande volume e sua posterior Importação, em vez de fazer as correcções na Gestão do Plano de Contas. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 5

98 1.6- EXPORTAÇÃO MOVIMENTOS Exportação de dados do Ficheiro de Movimentos PMR para um Ficheiro em formato ASCII, com indicação do Caracter Separador para uso, por exemplo, no Excell. PLANO DE CONTAS Exportação de dados do Ficheiro de Plano de Contas PMR para um Ficheiro em formato ASCII. VALORES Exportação de dados do Ficheiro de Valores Tipo Balancete PMR para um Ficheiro em formato ASCII, com indicação do Caracter Separador para uso, por exemplo, no Excell EXPORTAÇÃO DE MOVIMENTOS LIMITE INFERIOR / LIMITE SUPERIOR Deverá indicar os Limites Inferiores e Superiores de Diários, Documentos, Contas, Entidades e Datas, que pretende considerar para a Exportação de Movimentos. PATHNAME FICH. EXPORT. Informação da Pasta (Directório) para onde irão ser Exportados os Movimentos. ALTERA PATHNAME Se assinalado com [X] deverá indicar a nova Pasta (Directório) e Nome do Ficheiro, diferente da informação acima indicada. INDIQUE CARACTER SEPARADOR Deverá indicar qual o Caracter Separador utilizado para a separação das colunas do Ficheiro a Exportar que irá ser criado para possível ligação ao Excell. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 6

99 EXPORTAÇÃO DO PLANO DE CONTAS CONTA INFERIOR / CONTA SUPERIOR Deverá indicar os limites de Contas que pretende considerar para a Exportação do Plano de Contas. EDITA CONTA Se assinalado com [X] faz a edição da Conta conforme Estrutura definida na Configuração da Rotina ou na Conta 1º. Grau. EXPORTAÇÃO Deverá indicar se pretende a Exportação do Plano de Contas Completa (C) ou Reduzida (R). Depois de preenchidos estes dados aparecerá o ecrã seguinte: DRIVE Campo para indicar a Unidade de Destino para a Exportação. PATH Deverá indicar o Nome do Ficheiro para o qual quer executar a Exportação. Por defeito assume TXT, o Número da Empresa e termina com o símbolo \. PRIMEIRA LINHA COM NOME DOS CAMPOS Se assinalado com [X] considera. INDIQUE CARACTER SEPARADOR Deverá indicar qual o Caracter que pretende para Separar as Colunas do Ficheiro que vai ser criado, para possível ligação ao Excel. T Tabulação P Ponto e vírgula V Vírgula O Outro Se escolheu a opção Outro deverá indicar um símbolo diferente dos anteriores. NOTA: A Exportação de um Plano Completo permite o seu tratamento em Excell, para correcções de grande volume e sua posterior Importação, em vez de fazer as correcções na Gestão do Plano de Contas. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 7

100 EXPORTAÇÃO DE VALORES OPÇÃO Deverá optar pelo Tipo de Ficheiro que pretende criar, se com Valores do Mês e Acumulados (M) ou apenas com o Saldo das Contas (C). PERÍODO (00/14) Deverá indicar o Período que pretende para a Exportação de Valores. Se optou com Saldos ainda pergunta qual a versão, 4.6 ou 4.5. EDITA CONTA Se assinalado com [X] faz edição da Conta conforme estrutura definida na Configuração da Rotina ou na Conta 1º. Grau. TIPO Deverá optar pelo Tipo de Balancete que pretende imprimir, para que o Ficheiro criado pela Exportação de Valores contenha os dados necessários à impressão. C Contas de Razão (só para opção Mês/Acumulados) S Sintético 1 / 2º. Grau (só para opção Mês/Acumulados) G Geral (Analítico) T Terceiros Conta/Entidade (só para opção Mês/Acumulados) e Terceiros Entidade/Conta (só para opção Mês/Acumulados) INCLUI Deverá assinalar com [X] se pretende incluir Contas Agrupadoras do tipo E ou C respectivamente para Entidades (E) ou Centro de Custo (C) ou ambas, assinalando os campos correspondentes. Só para opção Mês/Acumulados e Tipo Geral (Analítico). ORDENAÇÃO Deverá optar pelo Tipo de Ordenação que pretende para a Emissão do Balancete Terceiros, se Numérica (N) ou Alfanumérica (A). CONTA Deverá indicar as Contas que pretende para executar a Exportação de Valores. Só para os 4 primeiros Tipos. ENTIDADE Deverá indicar as Entidades que pretende para executar a Exportação de Valores. Só para os 2 últimos Tipos. ALTERA PATHNAME Deverá assinalar com [X] se pretende alterar o Pathname de Destino, sendo nesse caso pedido para digitar novo Pathname de Destino. INDIQUE CARACTER SEPARADOR Deverá indicar qual o Caracter que pretende para Separar as Colunas do Ficheiro que vai ser criado, para possível ligação ao Excel. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 8

101 1.7- ALTERAÇÃO SELECTIVA ENTIDADES Após recolha de Limites e escolha de várias Opções serão Visualizadas as Fichas sucessivamente e será solicitada a Alteração para o(s) Campo(s) Seleccionado(s) ENTIDADES Terá que seleccionar qual o Bloco que pretende Alterar: N Número de Entidade / Fiscal I Identificação C Contacto f Classificação P Processamento m Comercial E Estatística t Entidade Cobrança b Contabilidade s Tesouraria Premindo na tecla <Enter> entrará na Ficha de Entidade e conforme o Bloco que tenha escolhido posicionar-se-á nesse Campo. Premindo a tecla de função <F6 Sel.Campos> poderá escolher se pretende Alterar esse Campo ou não. Exemplo: Bloco a Alterar: N Número de Entidade Fiscal Campo a Alterar: Número Fiscal E escolha se pretende alterar ou não o Número Fiscal da Entidade em causa. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 9

102 Com a tecla de função <F8 Limites> terá acesso ao Menu de Blocos de Recolha de Limites para os quais pretende efectuar Alterações. 2- ROTINA PLANO DE CONTAS Esta operação permite a Anulação de Contas entre limites, mesmo que tenham Valores, ou a Passagem do Plano, total ou parcial para outra Empresa. ANULAÇÃO/ALTERAÇÃO DE MOVIMENTOS Permite Anular ou Corrigir Movimentos entre limites. Permite por exemplo Anular ou Corrigir todos os Movimentos duma Conta. (Necessário se tiver utilizado a opção anterior). VALIDAÇÃO DE MOVIMENTOS (HISTÓRICO) Esta operação Valida todos os Movimentos com o actual Plano de Contas. Se houver anomalias imprime uma Listagem para possível Correcção das Contas ou dos Movimentos. RECONSTITUIÇÃO FICHEIROS VALORES Operação necessária se efectuado qualquer dos pontos anteriores ou em caso de Recuperação de Ficheiros por anomalias de Hardware ou de Sistema. Uma vez acertado o Ficheiro de Movimentos (Histórico), esta operação Reconstitui os Valores Acumulados de todos os Períodos para todas as Contas de acordo com os limites indicados. Para erros do tipo Non Numeric Data deve ser feita a Reconstituição do Período 00 ao 15, porque só desse modo é Criado um Novo Ficheiro de Valores (CNTVAL). CONSOLIDAÇÃO DE EMPRESAS (BALANCETES) Permite obter uma Empresa onde os Valores associados a cada Conta, são Resultado da Soma de duas ou mais Empresas. CONVERSÃO PARA OUTRA MOEDA Conversão dos Ficheiros de Movimentos e de Valores para outra Moeda, indicando a Empresa onde pretende reflectir o resultado desta operação, ficando assim em aberto a possibilidade de imprimir qualquer Mapa na Moeda escolhida. PASSAGEM DE FICHEIROS PARA O ANO SEGUINTE Passagem dos Ficheiros de Tabelas e Plano de Contas para o Ano Seguinte, permitindo assim iniciar o trabalho num novo ano sem fechar o anterior. PASSAGEM DE TABELAS PARA OUTRA EMPRESA Alterada uma Tabela numa Empresa pode ser copiada para outras Empresas que também a utilizam. REGULARIZAÇÃO DIFERENÇAS ARREDONDAMENTO CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 10

103 Este utilitário vai Saldar Contas que após a Conversão para Euros ficaram com Saldos menores que 0.10 Euros PLANO DE CONTAS OPERAÇÃO Dependendo da opção escolhida permite: - Anular um determinado conjunto de Contas no Plano, mesmo com Valores. (Normalmente utiliza-se quando se pretende reformular o Plano de Contas) (A). - Passar, total ou parcialmente, um Plano existente numa Empresa para outra (P). PASSAGEM DE TODO O PLANO Se assinalado com [X] executa a Passagem Total do Plano de Contas para uma ou várias Empresas a indicar. PASSAGEM DO FICHEIRO DE ENTIDADES Se assinalado com [X] executa a Passagem do Ficheiro de Entidades para uma ou várias Empresas a indicar. CONTA INFERIOR / CONTA SUPERIOR Para indicar as Contas que pretende para executar a Anulação de Contas ou a Passagem do Plano. EMPRESAS DESTINO Para indicar o(s) Código(s) da(s) Empresa(s) para a(s) qual pretende executar a Passagem do Plano de Contas, até ao máximo de grupos de 10 Empresas. Ao premir a tecla de função <F4 Fim Limites> aparecerá a pergunta Os Dados estão Correctos?. Se responder afirmativamente inicia-se a operação pretendida ALTERAÇÃO/ANULAÇÃO DE MOVIMENTOS OPERAÇÃO A Anulação entre Limites L Alteração entre Limites Dependendo da opção escolhida permite: - Anular Movimentos conforme limites a indicar. - Alterar Movimentos conforme limites a indicar. Podem, por exemplo, Alterar-se Todos os Movimentos dum Diário para outro. - Todos os Movimentos de uma Conta para outra. No caso em que uma foi desdobrada pode passar os Movimentos da Conta que passou a Agrupadora para uma Conta de Movimento. - Todos os Movimentos de uma Entidade para outra. - Os Movimentos de um Mês para outro, com limites por Diário e Número de Documento. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 11

104 NOTA: Esta operação actualiza simultaneamente o Ficheiro de Valores. Se optar por Alteração nos limites deve preencher apenas os campos a alterar, deixando com * os campos que se mantêm. INCLUI Este campo só é activado para a operação Anulação. Deverá assinalar com [X] se pretende a Alteração/Anulação de Movimentos inclua Entidades (E) e Centros de Custo (C) ou Ambos, assinalando as duas opções. ANULA REFLEXÕES Se assinalado com [X] Anula também os Movimentos de Reflexão (Geral/Analítico). LISTA Se assinalado com [X] Lista os Movimentos Anulados ou Alterados, dependendo da opção escolhida no bloco OPERAÇÃO. LIMITES INFERIOR E SUPERIOR Para indicar os Períodos, Diários, Documentos, Datas, Contas e Entidades/C. Custo (Dados de Origem) inferiores e superiores que pretende para executar as Anulações ou Alterações. ALTERAÇÃO Para indicar o Período, Diário, Documento (veja Mensagem no Campo), Datas, Contas e Entidades/C. Custo (Dados de Destino) para os quais pretende executar a Alteração VALIDAÇÃO MOVIMENTOS (HISTÓRICO) Esta operação Valida todos os Movimentos com o actual Plano de Contas, assinalando: - Movimentos para Contas não existentes. - Movimentos para Contas Agrupadoras. Se tiver havido Alteração do Tipo de Conta ou do Grau no Plano, depois desta operação os Movimentos ficam Alterados para os actuais Tipos de Conta. Antes desta operação pressupõe-se que foi listado o Plano de Contas e verificado se a sua Estrutura/Hierarquia/Conta/Tipo/Grau estão correctos. Depois de efectuadas as correcções aos erros assinalados, deve efectuar-se a Reconstituição do Ficheiro de Valores (de Período 00 a 15). [X] Validação Reflexões Verifica se os Movimentos com Reflexão indicada na Tabela de Contas de Reflexão têm Valores idênticos no Diário Original e no Diário de Reflexão RECONSTITUIÇÃO DO FICHEIRO DE VALORES PERÍODO INFERIOR Para indicar o Período a partir do qual pretende executar a Reconstituição do Ficheiro de Valores. PERÍODO SUPERIOR CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 12

105 Para indicar o Período até ao qual pretende executar a Reconstituição do Ficheiro de Valores. NOTA: Se pretender criar um novo Ficheiro de Valores deve executar esta operação utilizando como limites: Período Inferior: 00 Superior: 15 Se o Ficheiro de Valores não existir entra automaticamente em actualização assumindo limites de 00 a CONSOLIDAÇÃO DE EMPRESAS EMPRESAS A CONSOLIDAR Para indicar quais as Empresas a considerar para a operação de Consolidação. De cada vez pode indicar até 10 Empresas. Atenção: Quando se trata de um Grupo de Empresas, para respeitar a regra de uma Consolidação Efectiva, devem ser Excluídos os Valores de Transação entre Empresas do Grupo. Tal é possível se para essa Movimentação forem criadas Contas próprias, que a nível do Plano de Contas deverão ter assinalado o campo Empresa. As Contas nessas condições são Excluídas nesta Operação de Consolidação. EMPRESA RESULTANTE Para indicar o Código da Empresa para a qual pretende Reflectir o Resultado da Consolidação. Para obtenção dos Balancetes pretendidos, deverá posicionar-se na Empresa Resultante e aceder ao respectivo Menu CONVERSÃO DE MOV. PARA OUTRA MOEDA PERÍODO (00/15) Para indicar o Período para o qual pretende executar a Conversão de Movimentos para Outra Moeda. EMPRESA DESTINO Para indicar o Código de Empresa para a qual pretende reflectir o resultado da Conversão de Movimentos para Outra Moeda. CÓDIGO DE MOEDA Para indicar o Código de Moeda para o qual pretende executar a Conversão de Movimentos para Outra Moeda. DOCUMENTOS A EXCLUIR DIÁRIO Para indicar os Diários que pretende excluir (não passar Movimentos) da Conversão de Movimentos para outra Moeda. Depois de preenchidos estes dados passará para o ecrã seguinte: DIA Campo para indicar o Dia. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 13

106 VALOR Campo para indicar o Valor referente à Moeda escolhida. Premindo a tecla de função <F4 Início Conversão> dará início à Conversão de Movimentos para a Moeda seleccionada PASSAGEM FICHEIROS PARA ANO SEGUINTE Operação que permite Copiar os Ficheiros assinalados com [X] para o Ano Seguinte. Se o Ficheiro já existir no Ano Seguinte é pedida a confirmação se é para substituir ou não. INDIQUE FICHEIROS Conforme utilização. Numa primeira vez deverá assinalar com [X] todos os Ficheiros, carregando na tecla <Enter> ou na <Barra de Espaços>. Com a tecla de função <F4 Início Passagem> inicia a Passagem dos Ficheiros escolhidos para o Ano Seguinte 2.8- PASSAGEM TABELA PARA OUTRA EMPRESA TODO O FICHEIRO Se assinalado com [X] irá passar todo o Ficheiro de Tabelas para a Empresa Destino. INDIQUE TABELAS Deverá assinalar com [X] quais as Tabelas que pretende passar para a outra Empresa, utilizando a tecla <Enter>. Para saltar uma Tabela utilize a tecla cursora (para baixo). EMPRESAS DE DESTINO Deverá indicar quais as Empresas de Destino para as quais pretende fazer a Passagem de Tabelas, até ao máximo de 10 grupos de Empresas. Com a tecla de função <F4 Início Passagem> inicia a Passagem das Tabelas assinaladas para a Empresa Destino REGUL. DIFER. ARREDONDAMENTO DIÁRIO Campo onde deve indicar Código de Diário onde se encontram os Movimentos para os quais pretende executar a Regularização. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 14

107 A CRÉDITO Campo onde deve indicar a Conta a Crédito que pretende Saldar. A DÉBITO Campo onde deve indicar a Conta a Débito que pretende Saldar. CONTABILIDADE UTILITÁRIOS 15

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109 CONFIGURAÇÃO CONFIGURAÇÃO O Acesso a estas Opções, depende das Permissões e Níveis de Acesso dados pelo Gestor do Sistema, a cada Operador. IMPRESSORAS Definição das Impressoras utilizadas assim como os respectivos Interfaces. DOCUMENTOS Definição do desenho da Carta e do Documento que se pretende. SEGURANÇAS Definição dos Comandos de Sistema (a utilizar consoante o equipamento ou linguagem) para executar Seguranças e Reposições dos Ficheiros. EMPRESA Dados da Empresa Comuns a todas as Rotinas. ROTINA Parâmetros de Configuração da Rotina. RECOLHA Parâmetros de Configuração da Recolha de Movimentos. NOTA: Para mais informações consulte o Manual do Gestor e Ficheiros Comuns. 1- DOCUMENTOS Deverá optar qual dos Documentos de Origem pretende Configurar: C Cartas Mapas Recapitulativos D Documentos Diários CONTABILIDADE CONFIGURAÇÃO 1

110 Após escolher o Tipo de Documento que pretende aparece a imagem seguinte: DOCUMENTO Recolha do Código de Documento que pretende Criar/Alterar. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação. OPÇÕES F Dados Fixos Ficheiro associado a cada Empresa. Contém os dados permanentes (texto) dos Documentos. V Dados Variáveis Contém os dados indicadores daquilo que deverá figurar nas diversos Documentos, mas que variam consoante os dados vindos de outros Ficheiros. D Dados Default Ficheiro instalado no directório de Ficheiros Comuns que irá ser sobreposto ao desta Empresa. Deverá ter em atenção, pois perderá todos os Dados Fixos e Variáveis desta Empresa, sendo substituídos pelo Default. E Cópia outra Empresa Será efectuada uma cópia dos Dados Fixos e Variáveis do(s) Documento(s) escolhido(s) para a Empresa Destino. T Copia outro Tipo de Documento - Será efectuada uma cópia dos Dados Fixos e Variáveis dos Documentos escolhidos para o Documento Destino. LÍNGUA Língua associada a este Documento. Consoante a Língua definida na Entidade, assim irá ser utilizado o Documento aqui definido. Valida com a Tabela respectiva e visualiza a Designação DEFINIÇÃO DOS DADOS FIXOS Ficheiro associado a cada Empresa. Contem os dados permanentes (texto) da Carta ou do Documento. ALTURA Número total de linhas para a Carta/Documento em questão. CABEÇALHO Última linha considerada para o Cabeçalho da Carta/Documento. A primeira linha é assumida automaticamente. CONTABILIDADE CONFIGURAÇÃO 2

111 CORPO Última linha considerada para o Corpo da Carta/Documento. A primeira linha é assumida automaticamente. FICHEIRO PRÉ-IMPRESSO Só será utilizado para Impressoras Gráficas. Este Ficheiro pré-impresso é carregado para os Dados Fixos podendo no entanto ser alterado. Possibilidade de definir o Impresso nas Configurações de Documentos(*.BMP ou *.JPG que poderá estar instalado na Pasta de Programas ou na Pasta PMRIMG ) para Impressoras Gráficas, com opções de imprimir ou não os Dados da Empresa e os Dados Fixos. Os dois campos seguintes são opcionais caso tenha assinalado o campo Fich.Pré-Impresso. Se este não for preenchido é assumido internamente como assinalado [X]. IMPRIME FIXOS Se assinalado com [X] imprime Dados Fixos. IMPRIME DADOS EMPRESA Se assinalado com [X] imprime os Dados da Empresa. IMPRIME EM FUNÇÃO DA VARIÁVEL Deverá assinalar com [X] este campo, caso pretenda que a linha do corpo seja Impressa se tiver Dados Variáveis; caso pretenda que a linha de corpo seja sempre impressa tenha ou não Dados Variáveis não deverá assinalar este campo. Exemplo: Não deverá assinalar este campo, no caso dos Documentos em que os Dados Fixos são impressos em todas as linhas do Corpo. NÚMERO DA LINHA PARA NOME INSTALAÇÃO Caso não pretenda que o Nome da Instalação apareça na última linha do Documento, deverá neste campo indicar qual o número da linha. Campo com 2 caracteres. LINHA Número da Linha que vai conter o texto recolhido. Campo com 2 caracteres. TIPO DE LETRA Tipo de Letra considerado para a linha digitada anteriormente. Para visualizar os diversos Tipos de Letra disponíveis, basta premir a tecla de função <F2 Altera Letra>. COR Código numérico associado à Cor, que se pretende para a linha digitada. Para visualizar as Cores disponíveis, basta premir a tecla de função <F2 Altera Cor>. TEXTO Digitação do Texto Fixo que constará nas Cartas/Documentos. GRAVAR PARÂMETROS Se responder S, actualizará o Ficheiro de Dados com as alterações efectuadas, acrescentando ou sobrepondo às anteriormente feitas. TESTE IMPRESSÃO Se responder S provoca a emissão de um Documento com a Configuração escolhida para teste e eventuais acertos. Se estiver a recolher os Dados Variáveis, o teste terá os Dados Fixos e o posicionamento dos Dados Variáveis DEFINIÇÃO DOS DADOS VARÍAVEIS CONTABILIDADE CONFIGURAÇÃO 3

112 Contem os dados indicadores daquilo que deverá figurar na Carta/Documento, mas que varia consoante os dados vindos de outros Ficheiros. Exemplos: Dados Fixos: Número de Contribuinte Total Geral Dados. Variáveis ,00. TEXTO Premindo a tecla de função <F2 Campos Possíveis> poderá ver quais os códigos associados a possíveis dados para impressão da Carta/Documento na altura da emissão. Após a recolha do código serão mostradas as referências do campo escolhido, Posição no Impresso e na Linha, se Numérico ou Alfanumérico, Comprimento, Número de Decimais, Máscara, podendo alterar ou manter algumas delas (Comprimento e Máscara) de maneira a obter a edição desejada. COMPRIMENTO DO CAMPO Número de caracteres desejados para o dado pedido. Inicialmente será mostrado o tamanho máximo mas poderá ser digitado um número menor de posições. Será incluído neste número as decimais caso existam. MÁSCARA Se os campos numéricos tem aqui a possibilidade de definir a Máscara para impressão do campo. Terá de ter em conta o comprimento do campo que englobará as decimais. Poderá usar caracteres de edição como o cifrão ($) ou zês (Z), as virgulas (,), pontos (.), traços (-), e barras (/). Os pontos, virgulas e cifrão não contam para o número máximo de caracteres mas o Traço (-) se colocado à esquerda do campo será considerado como mais uma posição, o que já não acontece se colocado à direita (no final do campo), não soma para o número de posições permitidas. CAMPOS VARIÁVEIS POSSÍVEIS P/ FIGURAÇÃO NOS DOCUMENTOS CONSIDERAÇÕES GERAIS: Todas as variáveis para o Diário são utilizadas no Cabeçalho do Documento, excepto os Descritivos ( DES1, DES2 ), os Valores ( VDEB, VCRD ) que serão referenciados no Corpo do Documento e os Totais ( TDEB, TCRD ) que serão referenciados no Total do Documento. 2- ROTINA ANO EXERCÍCIO CONTABILIDADE CONFIGURAÇÃO 4

113 Indicar o Ano de Exercício. O ano indicado será o de referência para o Plano de Contas e Tabelas a utilizar. CLASSIFICAÇÃO Número dígitos para Terceiros: Número de caracteres com que é editado o código de Cliente, Fornecedor e outras Entidades. Alterável em qualquer altura, excepto redução do número de caracteres. Valores possíveis: 1 a 9. CLASSIFICAÇÃO Número dígitos para Centros de Custo: Valores possíveis: 0 a 9. Se 0 não trabalha com Centros de Custo. Número de caracteres significativos para Centros de Custo de acordo com Estrutura Default que for definida no campo C. de Custo. Alterável em função dos Códigos abertos na Tabela de Centros de Custo. NOTA: Estes Códigos também podem ser abertos durante a Recolha de Movimentos. ESTRUTURAS DEFAULT Geral P.O.C.: Pretende criar-se uma Estrutura Default, com a definição do número de caracteres significativos para cada Grau. Utilizam-se X e. significando assim que uma Estrutura do tipo XX.X.X.X.X. corresponde ao 1º Grau com 2 caracteres, 2º, 3º, 4º e 5º Graus com 1 dígito o número máximo de caracteres é dez e pode definir-se um máximo de nove graus. Nesta Estrutura não é necessário contar-se com o número de caracteres definidos para Terceiros e Centros de Custo, visto estes serem separados. ESTRUTURAS DEFAULT Só preenchido se o campo Número Dígitos C.Custo for superior a 0. Geral Centro de Custo: Permite indicar, tal como na Estrutura do P.O.C., níveis de quebra, significando que uma Estrutura do Tipo XX.XX os dois primeiros caracteres correspondem ao Departamento e os dois seguintes à Secção. Com esta estrutura podem obter-se Mapas por C. Custo com Valores por Departamento e por Secção. Podem definir-se Estruturas com o máximo de cinco níveis de quebra. Alterável em função dos Códigos abertos na Tabela de Centros de Custo. ESTRUTURAS DEFAULT Industrial P.O.C.: Pretende criar-se uma Estrutura Default, com a definição do número de caracteres significativos para cada Grau. Utilizam-se X e. significando assim que uma Estrutura do Tipo XX.X.X.X.X corresponde ao 1º Grau com 2 dígitos, 2º, 3º, 4º e 5º Graus com 1 dígito o número máximo de dígitos é dez e pode definir-se um máximo de nove Graus. Nesta Estrutura não é necessário contar-se com o número de dígitos definidos para Terceiros e Centros de Custo, visto estes serem separados. ESTRUTURAS DEFAULT Só preenchido se o campo Número Dígitos C.Custo for superior a 0. Industrial Centro de Custo: Permite indicar, tal como na Estrutura do P.O.C., níveis de quebra, significando que uma Estrutura do Tipo XX.XX os dois primeiros caracteres correspondem ao Departamento e os dois seguintes à Secção. Com esta estrutura podem obter-se Mapas por Centro de Custo com valores por Departamento e Secção. Podem definir-se estruturas com o máximo de cinco níveis de quebra. Alterável em função dos Códigos abertos na Tabela de Centros de Custo. SITUAÇÃO Período Encerrado: Alterável só com Senha de Nível 3, apenas para salvaguardar que não podem ser Introduzidos ou Alterados Valores para um Período em que podem já estar Emitidos e até Escriturados os Valores Fiscais. NOTA: Pode Fechar o Exercício com o Período Encerrado 00. SITUAÇÃO Mês de Fecho: Indicar qual o Mês de Fecho do Exercício sempre que diferente do Ano Civil. Será sempre 12 quando Ano Civil igual ao Ano do Exercício. SITUAÇÂO Último Ano Fechado: Indicar qual o último Ano Encerrado, é actualizado automaticamente após o Procedimento de Fecho do Ano. DIÁRIOS MOV. AUTOMÁTICOS Apuramento IVA: Número do Diário utilizado para os Lançamentos Automáticos do I.V.A. CONTABILIDADE CONFIGURAÇÃO 5

114 DIÁRIOS MOV. AUTOMÁTICOS Abertura: Número do Diário utilizado para os Lançamentos Automáticos dos Saldos para o Ano Seguinte (Diário de Abertura). DIÁRIOS MOV. AUTOMÁTICOS Fecho do Ano: Número do Diário utilizado para os Lançamentos de Apuramento de Resultados (Diário de Fecho do Ano). NOTA: Pode indicar os números dos Diários mesmo que estes não estejam abertos na Tabela de Diários. REGIME IVA M - Mensal T-Trimestral Indicar qual o Regime de entrega da Declaração I.V.A. N.I.F Representante Legal: Indicação do N. Identificação Fiscal do Representante Legal. N.I.F. T. Of. Contas: Indicação do N. Identificação Fiscal do Técnico Oficial de Contas. N.I.F R. Of. Contas: Indicação do N. Identificação Fiscal do Revisor Oficial de Contas. Premindo a tecla de Função <F8-HTM> terá acesso ao ecrã seguinte: Para efectuar a Exportação para HTML em Procedimentos Múltiplos deverá ter em atenção alguns parâmetros: Deverá na Configuração da Rotina da Empresa STD, com a tecla de função <F8 Mapas HTM> preencher a Path para a qual pretende que sejam Exportados os Mapas. No preenchimento da Path do Ficheiro tem de utilizar a variável $d (código da empresa) para que não exista sobreposição de Ficheiros. Deverá também, na Configuração da Rotina da Empresa STD inserir, os nomes dos Ficheiros para ao quais pretende que sejam Exportados os Mapas. Por defeito, no preenchimento, são sugeridas abreviaturas para os diversos mapas. Exemplo: xc Extractos br Balancete Contas Razão etc... Existem 3 variáveis predefenidas para utilizar no preechimento da Path do Ficheiro: CONTABILIDADE CONFIGURAÇÃO 6

115 $d Código da Empresa (obrigatória para os Procedimentos Múltiplos) $m Mês referente à Data de Entrada na Rotina. $a Ano referente à Data de Entrada na Rotina. Caso não preencha a Path do Ficheiro na Configuração da Rotina da Empresa STD não poderá executar Exportação para HTML. Para efectuar a Exportação para HTML numa Empresa normal: Caso não preencha a Path para o Ficheiro, na Configuração da Rotina da Empresa ou na Configuração da Rotina da Empresa STD, poderá efectuar o preenchimento da Path quando realizar um Mapa. Se preencher a Path na Configuração da Rotina pode utilizar as variáveis acima descritas, mas não sendo nenhuma delas obrigatória. 3- RECOLHA FAZ REFLEXÃO CONTA ORDEM Se assinalado com [X] permite a utilização da Tabela de Reflexões para Contas de Ordem - Classe 0 - dentro da Contabilidade Geral. Permite por exemplo criar uma Estrutura de Análise de Origem/Aplicação de Fundos e reflectir para essas Contas a Movimentação das Contas Financeiras. CONTROLO TOTAL DOCUMENTOS ERRADOS Se assinalado com [X] se quiser avisado no final do Documento que este tem Saldo Devedor diferente do Credor. Se não for assinalado [ ] não será dada nenhuma informação. FINALIZAÇÃO AUTOMÁTICA DOCUMENTO Se assinalado com [X] quando Documento Saldado irá imediatamente para o campo N.º. de Documento seguinte. Se não for assinalado [ ] esperará que o operador digite tecla Fim Trabalho, para se posicionar no campo Número de Documento seguinte. AVISO SONORO NO FINAL DOCUMENTO Se assinalado com [X] avisa com sinal sonoro no Fim do Documento. SÓ UM OPERADOR POR DIÁRIO Se assinalado com [X] permite a Numeração Automática no Início do Documento. Se não for assinalado [ ] só vai Numerar o Documento após gravar a 1ª linha. RECOLHE DATA Se assinalado com [X] na Recolha de Movimentos o cursor passa sempre pela Data do Documento. Se não for assinalado [ ] repete a Data do Documento. RECOLHA MOEDA/CÂMBIO Se assinalado com [X] na Recolha de Movimentos o cursor passa nestes dois campos. Se não for assinalado [ ] os dois campos assumem a Moeda da Empresa e Câmbio 1. REPETE DESCRITIVO LINHA ANTERIOR Se assinalado com [X] na Recolha de Movimentos se usar a tecla <ENTER> repete Descritivo da Linha Anterior. Se não for assinalado [ ] obriga à digitação do Descritivo. REPETE CONTA LINHA ANTERIOR Se assinalado com [X] na Recolha de Movimentos se usar a tecla <ENTER> repete a Conta da Linha Anterior. Se não for assinalado [ ] obriga à digitação da Conta mesmo que igual à da linha anterior. CONTABILIDADE CONFIGURAÇÃO 7

116 CONTA FICHEIROS ENTIDADES S Permite Alterar a Conta definida na Ficha da Entidade (mesmo N.º. Entidade com várias contas). A Avisa se Conta Diferente e Permite Alterar. N Nunca Permite Alterar. ABRE FICHA BEM NO IMOBILIZADO Se assinalado com [X] acede à Abertura da Ficha do Bem se movimentar as Contas da 41 à 43. Se não for assinalado [ ] não abre a Ficha do Bem durante o movimento (porque desconhece por exemplo os códigos específicos do Imobilizado). VISUALIZA MOVIMENTO LIGAÇÃO TESOURARIA Se assinalado com [X] Visualiza o ecrã da Ligação à Tesouraria permitindo eventual digitação adicional. Se não for assinalado [ ] faz a Ligação sem Visualizar, assumindo a parametrização existente CONTA ARREDONDAMENTO CÂMBIO ANALÍTICA/GERAL Para indicação da Conta da Contabilidade Analítica/Geral, a Débito e a Crédito onde se fazem os Arredondamentos para que os Documentos em Moeda estrangeira fiquem Balanceados (Débito igual ao Crédito) na Moeda da Empresa. NOTA: Para assinalar use a tecla de atalho (letra de cor amarela) ou a Barra de Espaços. CONTABILIDADE CONFIGURAÇÃO 8