Manual Documentação de Arquivos. Tela Classificação de Arquivo

Transcrição

1 Manual Documentação de Arquivos Tela Classificação de Arquivo Objetivo e orientações iniciais Registro das classificações dos arquivos: título e unidade organizacional responsável. Menu: Documentação Classificação de Arquivo Regras Aplicadas: Nessa tela o usuário irá realizar o cadastro do título da classificação do arquivo bem como o cadastro da unidade organizacional responsável por essa classificação. Serão as pastas nas quais os arquivos ficarão armazenados. Terá uma classificação "Geral", sem vinculação com unidade organizacional, para cadastros de documentos sem vínculos. Uma área só poderá cadastrar classificação de arquivo de sua unidade organizacional, bem como edições de classificações já existentes. Representação: 1

2 Tela Arquivo Objetivo e orientações iniciais Inclusão de arquivos, imagens e fotos para consultas de usuários em geral. Pesquisa de arquivos existentes. Menu: Documentação Arquivo Regras Aplicadas: Nessa tela o usuário poderá consultar e incluir/excluir arquivos, imagens e fotos. Todos os usuários poderão consultar os arquivos disponíveis. Apenas o(s) responsável(eis) da área de classificação do arquivo poderão incluir e excluir arquivos. Representação da tela: Funcionalidades: 1. Adicionar/excluir Arquivos: Unidade Organizacional do Usuário: Essa informação virá preenchida automaticamente com a lotação do usuário logado no sistema. 2

3 Pesquisar: Campos para realizar os filtros de pesquisa dos documentos já cadastrados no sistema. Adicionar e Excluir: esses botões possibilitam aos usuários adicionar e excluir arquivos, imagens e fotos. 1. Para incluir um arquivo/imagem o usuário deverá clicar no botão adicionar e automaticamente abrirá uma caixa para seleção do arquivo no computador. Por regra, o sistema trará a classificação geral, porém, o usuário poderá selecionar outra classificação para adicionar o arquivo. 2. Só poderá adicionar arquivos de classificações que estejam vinculadas em sua unidade organizacional. 3. Para excluir um arquivo/imagem o usuário deverá pesquisar o arquivo existente e clicar na caixa de seleção, ao lado do arquivo a ser excluído, e posteriormente clicar no botão excluir. 4. Caso os botões não fiquem habilitados é em razão que o usuário não pertence ao grupo responsável pela classificação do arquivo. 5. Para adicionar uma Palavra-Chave o usuário deverá clicar em cima da linha e automaticamente habilitará a função de edição. Segue a imagem (padrão: palavra-chave + vírgula + espaço + palavra-chave) 3

4 2. Pesquisar Arquivos: realizar a busca dos filtros; Classificação do arquivo: Pesquisa por classificação de arquivo, sendo que ficará disponível para o usuário todas as opções cadastradas. 1. Por regra a tela trará a classificação do tipo "Geral", porém, o usuário poderá escolher outra classificação para pesquisar e o resultado apresentará todos os documentos cadastrados na classificação escolhida. Palavra-Chave: Filtro por palavras-chave; Unidade Organizacional: Filtro de pesquisa por unidade organizacional responsável pela classificação do arquivo; 4

5 A pesquisa poderá ser feita combinando estas três opções, por exemplo, poderá escolher a classificação, a palavra-chave e o sistema buscará a unidade organizacional. Resultado da pesquisa: Nesse campo aparecerá todos os resultados da pesquisa pertinente aos filtros selecionados. O usuário poderá fazer o download das imagens/documentos, para o seu computador, por meio da opção grifada abaixo. Quando existir, na classificação de arquivos, imagens anexadas, elas aparecerão no final da página para visualização. Para expandir a imagem o usuário deverá clicar em cima da imagem e automaticamente ela será ampliada na tela do seu computador. 5

6 Considerações Para trocar arquivos de classificação, deve-se excluir o arquivo da classificação antiga e adicioná-lo à classificação atual. Uma classificação poderá ser cadastrada, editada e excluída se pertencer à unidade organizacional do usuário solicitante. Não posso alterar a classificação de outra unidade organizacional para a minha unidade organizacional, nem vice-versa. 6