Algumas Ferramentas para Planejamento e Tomada de Decisão

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1 Algma Ferramenta para Planejamento e Tomada de Decião Programa de Getão da Qalidade e Prodtividade Treinamento Iniciativa: Conltoria: CQUAL Coordenação da Qalidade, Meio Ambiente e Licenciamento APD Divião de Deenvolvimento de Recro Hmano A Z Treinamento Emprearial Ltda Conltor: Gilherme Carneiro Longo 1

2 CONTEÚDO 1 5W + 1H E 5W + 2H Definição Utilização Método: PORQUES (POR QUÊ?) Definição Utilização Método: TÉCNICA NOMINAL DE GRUPO - NGT Definição Utilização Método: Reltado do proceo: GUTF - GRAVIDADE, URGÊNCIA E TENDÊNCIA E FACILIDADE Definição Qando aplicar: Utilização: Reltado do proceo:...7 2

3 1 5W + 1H E 5W + 2H 1.1 Definição Técnica tilizada na análie o execção de ma rotina objetivando identificar claramente em cada atividade: Qando (When) - Qando a atividade deve er feita? Qem (Who) - Qem participa da açõe neceária para deenvolver a atividade? O Qe (What) - Qal a atividade qe precia er realizada? Onde (Where) - Onde a atividade ocorre e onde deve er aplicada? Porqe (Why) - Por qe a atividade deve er realizada? Como (How) - Como a atividade deve er realizada para alcançar o objetivo? Como a atividade erá regitrada o verificada para evidenciar qe foi, o etá endo, exectada corretamente? Qanto Cta (How mch) - Qanto "cta" a atividade? 1.2 Utilização letdar m proceo (nete cao aplicar o 5W + 2H) ldecrever m procedimento (nete cao aplicar o 5W + 1H) (em o How Mch) 1.3 Método: Fazer ao grpo o a i memo a pergnta: Qando Qando a atividade deve er feita? Qem Qem faz? O qe O qe deve er feito? Como Como deve er feito? Porqe Por qe deve er feito? Onde Onde deve er feito? 3

4 2 5 PORQUES (POR QUÊ?) 2.1 Definição Eta técnica e reme em realizar pergnta iniciada Por qe? para o problema. Dizem qe não há problema qe coniga reitir mai do qe 5 porqe. Apreentamo a egir m exemplo qe iltra a técnica. 2.2 Utilização Analiar m problema, proceo, prodto, neceidade do cliente, etc Método: Fazer para o grpo de análie pergnta iniciada com "Por qe?..." Exemplo: Decoberta da verdadeira caa da parada de ma máqina. Pergnta 1: Por qe a máqina paro? Repota 1: Porqe o fível qeimo devido a ma obrecarga. Pergnta 2: Por qe hove ma obrecarga? Repota 2: Porqe a lbrificação do rolamento foi inadeqada. Pergnta 3: Por qe a lbrificação foi inadeqada? Repota 3: Porqe a bomba de lbrificação não etava fncionando direito. Pergnta 4: Por qe a bomba de lbrificação não etava fncionando direito? Repota 4: Porqe o eixo da bomba etava gato. Pergnta 5: Por qe ele etava gato? Repota 5: Porqe entro jeira. 4

5 3 TÉCNICA NOMINAL DE GRUPO - NGT 3.1 Definição Técnica para geração de ma lita de açõe o opçõe e redzí-la de acordo com a importância atribída pelo Grpo. 3.2 Utilização Em anto mito controvertido e qando há dificldade em obter coneno obre m anto. 3.3 Método: Braintorming formalizado Eclarecimento do objetivo, da regra e do proceo Introdção da pergnta / tema Geração de idéia - repota por ecrito, em ilêncio Lita de idéia e opçõe - cada participante apreenta ma idéia, litando no Flip Chart. Anotar cada idéia da maneira como apreentada, em qetionamento. Dicão e obtenção do entendimento Dictir toda a idéia apreentada, eclarecendo dúvida e obtendo o entendimento do entido. Condenar a lita, combinando idéia e melhorando o ennciado da mema. Nmerar cada idéia. Seleção de idéia e opçõe Cao haja mai de 50 iten, tentar agrpar idéia, eliminar aqela coniderada meno importante (ó erão eliminada por qem a coloco o com e conentimento), deixando lita com o menor número poível de iten Ditribir de 4 a 6 cartõe, para cada participante, coniderando como regra ditribir aproximadamente 1 cartão para cada 8 iten contante na lita. A peoa devem ecolher de 4 a 6 iten na lita e anotar e número, m em cada cartão, de acordo com o número de cartõe número do item contante da lita ecreva algma palavra obre o item pontação dada a ete item Atribir ma pontação de acordo com a importância de cada item ecolhido. Exemplo: para 5 cartõe, o mai importante recebe nota 5, o meno importante, 1. Recolher o cartõe e aprar o voto dado a cada item, anotando o reltado no Flip Chart. Analiar o reltado e açõe para continidade. 3.4 Reltado do proceo: Lita de Idéia e opçõe agrpada e priorizada para açõe de melhoria 5

6 4 GUTF - GRAVIDADE, URGÊNCIA E TENDÊNCIA E FACILIDADE 4.1 Definição Proceo de análie e tomada de decião, individal o em grpo, viando a eliminação de critério bjetivo indeejávei na tomada de decião. O nome GUTF é formado pela iniciai de qatro palavra: Gravidade Conidera o impacto atal em termo de prejízo o dano fíico e materiai devido a exitência da itação (problema o oportnidade de melhoria) até o preente momento. A gravidade olha para o paado da itação. Urgência Conidera a preão (prazo, preão externa, preão interna) qe etá endo exercida no momento - no preente. Tendência Conidera como a itação vai evolir no ftro e não forem incrementada açõe para melhoria. Facilidade Conidera a facilidade de implantação qanto ao trabalho de implantação, tecnologia, matéria prima, eqipamento, cto e envolvimento de peoa. 4.2 Utilização: Qando hover dúvida obre qal a melhor decião nm dado momento. 4.3 Método: Elenco da itaçõe poívei e atribiçõe de m valor nmérico para o apecto gravidade da itação (eriedade), neceidade de rgência na tomada de decião, além da tendência da itação, no cao de não haver ma ação. Mltiplicamo o valore atribído a cada itação e para cada apecto. Definimo aim, a prioridade. GRAVIDADE URGÊNCIA TENDÊNCIA FACILIDADE PONTUAÇÃO o dano o prejízo é: extremamente grave ofro preõe: fortíima e não fizermo nada vai: piorar mito rápido a implementação é: mitíimo imple mito grave batante piorar mito imple 8 grave vária piorar lentamente imple 6 poco grave algma permanecer difícil 5 mito poco grave mito poca melhorar mito difícil 3 em gravidade nenhma melhorar mito rápido 10 mitíimo difícil 1 6

7 Exemplo de Claificação de Facilidade: Mitíimo imple Mito imple Simple Difícil Mito difícil Mitíimo difícil Qanto ao trabalho para implantação Qae nenhm Algm trabalho Algm trabalho Trabalho de implantação de até 100 H/H Trabalho de implantação de 100 a 500 H/H Trabalho de implantação de mai de 500 H/H 4.4 Reltado do proceo: Qanto a neceidade de nova tecnologia Nenhma tecnologia nova Nenhma tecnologia nova Nenhma tecnologia não dominada Neceita de elaboração de projeto Tecnologia dominada ma projeto grande Tecnologia náo dominada neceitando epecialita Maiore bídio e objetividade na tomada de decião. Qanto a neceidade de compra de matéria prima/eqipam ento/etc Qanto à verba Qanto ao envolvimento da peoa / interface Nenhma Nenhma Somente peoal diretamente envolvido Nenhma Nenhma Somente peoal diretamente envolvido Algm material Poca verba Peoal do etor e erviço de apoio interno Depende do projeto Depende do projeto Depende do projeto Até US$ De US$ a US$ Mai qe US$ Peoal do Departamento e erviço de apoio interno Envolvimento de Peoa de otro departamento e externo Envolvimento de otra diretoria e externo 7

8 Exemplo: montar a planilha GUT - Etrtração de ma Nova Unidade, da Concepção ao Fncionamento. Atividade Gravidade Urgência Tendência Pontação Prioridade Deenvolver Anteprojeto da Intalaçõe Definir Etrtra Organizacional da Unidade Etabelecer Sitema de Getão da Qalidade Contratar Peoal Programa de Treinamento Avaliação de Deempenho Fazer Plano de Invetimento e Orçamento Verificar Plano Diretor p/ Invetimento Analiar Reqiito de Informatização da Unidade 8

9 5 ASO - ANÁLISE DE SISTEMAS ORGANIZACIONAIS 5.1 Definição Etapa de m proceo de planejamento qe tem por objetivo fornecer e incentivar ma análie detalhada do Sitema Organizacional (organização, fnção, atividade, departamento, divião, etc.) para o qal o plano etá endo deenvolvido. 5.2 Utilização: Ponto de partida para o deenvolvimento de plano de melhoria, plano de Qalidade e Prodtividade, plano para deenvolver Sitema de Avaliação e Medição, etc Método: A ASO envolve: l Coleta de dado (qetionário e levantamento) l Trabalho em grpo etrtrado para: dicão análie avaliação exame de apecto fndamentai MASP l A ASO compreende a eginte área báica: Área ASO 1 - Vião (Objetivo Corporativo a Longo Prazo) Área ASO 2 - Princípio Orientadore (Valore e Crença) Área ASO 3 - Mião (Finalidade) Área ASO 4 - Análie da Cadeia de Sprimento (Entrada - Inpt / Saída - Otpt) Cliente e Mercado ao Qai Qeremo/Devemo Servir - Sitema a Jante Fornecedore, Vendedore, Aqiição, Sprimento - Sitema a Montante Negócio no Qai Qeremo Etar/Preciamo Etar/Devíamo Etar/ Etamo, Prodto e Serviço Fornecido - Saída - Otpt Proceo de Tranformação Materiai, Sprimento, Mão de Obra, Energia, Capital - Entrada - Inpt Área ASO 5 - Análie Etratégica Interna Etrtra Empregada Peoal Intalaçõe Tecnologia Empregada Ponto Forte e Fraco Área ASO 6 - Atai Nívei de Deempenho Área ASO 7 - Reitência à Mdança (Obtáclo à Melhoria do Deempenho) 9

10 Área ASO 8 - Análie Etratégica Externa Ameaça e Oportnidade Análie do Plano de Nívei Speriore Podem er coniderada mai o meno área, dependendo de a aplicação epecífica. Reltado do proceo: Eficácia no planejamento, meta, objetivo, iten, plano de ação e na implementação e reltado finai do projeto em melhoria (tarefa, atividade, projeto de engenharia, empreendimento, trabalho do dia a dia, etc.). Exemplo: ASO para Análie da Cadeia de Sprimento Fornecedor Externo Fornecedor Interno Tranformação Proceo de Agregação de Valor para o Cliente Cliente Interno Cliente Externo ENTRADAS ENTRADAS SAÍDAS SAÍDAS 1. Cliente e Prodto Qem ão o me Cliente? Qai ão o prodto qe e forneço? O qe me Cliente realmente eperam obter de mim? O qe e eto fazendo para atender a expectativa? 2. Fornecedore e Inmo Qem ão o me Fornecedore? Qai ão o inmo qe ele me fornecem? O qe e realmente precio do me Fornecedore? Como e eto me comnicando com ele? 3. Principai Proceo Qai ão o principai proceo qe e tilizo para tranformar me inmo em prodto? E diponho do recro de qe neceito para tranformar ete inmo em prodto? E tenho domínio obre ete proceo? Ele etão itematizado? 10

11 O qe precia melhorar? O qe e poo e devo fazer para trabalhar melhor? 11