CDI - Comitê para Democratização da Informática. APOSTILA DE EDITOR DE TEXTOS: Microsoft Word

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1 CDI - Comitê para Democratização da Informática APOSTILA DE EDITOR DE TEXTOS: Microsoft Word 2005

2 SUMÁRIO 1. Introdução Iniciando o Word Explorando a tela do Word Barra de título Barra de menu Barra de ferramentas Padrão Barra de Ferramentas Formatar Ponto de inserção Área de seleção Régua Barras de rolagem Botões de navegação Barra de status Botão Minimizar Botão Maximizar/Restaurar Botão Fechar Dica na tela Painel de tarefas Caixa Digite uma pergunta Modos de Exibição Operações Básicas Criando um novo Documento Criando pela Barra de Menu Barra de Ferramentas Digitando um texto no Word Desfazendo ações Refazendo ações Nomeando os documentos Salvando o documento Visualizar Impressão Imprimindo um documento Fechando o documento e saindo do Word Abrindo arquivos Selecionando Texto...23 página2

3 4.14. Selecionando texto pelo teclado Recortando, copiando e colando um texto Área de transferência Ajustando a Área de transferência Localizar e Substituir um texto Formatando Fontes Botões de Formatação Alterando o espaçamento entre os caracteres Alinhando um texto Régua Formatando Parágrafo Bordas e Sombreamento Espaçamento entre as linhas Configurando Recuos Modificando Tabulação Configurando e apagando pontos de tabulações específicas Usando a Régua Configurações e estilizações Configurando Páginas Inserindo números de páginas Removendo números de páginas Trocando a orientação da página Criando cabeçalhos e rodapés Inserindo data e hora Bordas Verificando a ortografia em um documento Números e Marcadores Usando o comando Marcadores e Numeração Criando listas com múltiplos níveis Adicionar ou Remover os marcadores e números Converter Marcadores em Números e Números em Marcadores Trabalhando com Imagens A barra de desenho Tela de desenho Caixa de Texto Linha página3

4 6.6. Retângulo (e quadrado) Elipse (e círculo) Curvas Forma livre À mão livre Modificação de desenhos Seleção Seleção múltipla Redimensionamento Opções para linhas Cor da linha Estilo da linha Estilo do tracejado Estilo da seta Moldura Sombra Efeito 3D Giro Alinhamento Agrupamento Inserindo Imagens do Clip Gallery Imagens de outros programas Editando figuras de outros programas WordArt Formatando a imagem no documento Dimensões Disposição Posição Trabalhando com Tabelas Inserir uma tabela Navegar pela tabela e selecionar células Inserir e excluir colunas e linhas...83 Referência Bibliográfica...84 página4

5 1. Introdução O Microsoft Word 2000 é um poderoso processador de textos do pacote Microsoft Office Ele permite a criação, edição e manipulação de diversos tipos de textos como, documentos, cartas, memorando, além de trabalhar com mala direta e com tabelas, permite também o uso de figuras (Clip-arts, dos arquivos), planilhas e gráficos do Excel e pode ainda preparar textos para serem usados no PowerPoint, também integrante da família Office. Este aplicativo é concebido para ambiente Windows. Este aplicativo é amplamente utilizado em ambientes comerciais, empresarias acadêmico e também doméstico. 2. Iniciando o Word Para iniciar o Word dê um clique no botão Iniciar na Barra de Ferramentas, coloque o cursor do mouse em cima da opção Programas, irá abrir o submenu, procure a pasta Microsoft Office, coloque o cursor em cima do menu Microsoft Office. Abrirá um novo submenu, procure o programa Microsoft Office Word e dê um clique em cima do nome. Figura 1: Iniciar o Word página5

6 Conhecendo a tela do Word Figura 2: Área de Trabalho Word 3. Explorando a tela do Word 3.1. Barra de título Área de uma janela ou caixa de diálogo que exibe o nome da caixa ou do aplicativo e o nome do documento que está aberto. Ela está localizada ao longo do topo da janela. Figura 3: Barra de Título 3.2. Barra de menu Área que lista os nomes dos comandos disponíveis no Word, na qual você pode fazer a seleção, clicar sobre cada um deles e escolher uma série de ações. A barra de menu está localizada logo abaixo da barra de título. Figura 4: Barra de Menu página6

7 3.3. Barra de ferramentas Padrão Ela fornece acesso rápido às funções de edição mais utilizadas. Por exemplo, nela, o botão que você usa para salvar um documento contém um ícone de um disquete. A barra de ferramentas Padrão está localizada logo abaixo da barra de menu. Figura 5: Barra de Ferramentas Padrão A seguir está disposta a barra de ferramentas Padrão, onde podem ser alcançados com maior rapidez os comandos mais freqüentemente utilizados e que permitem atalhos a estes mesmos comandos do Word. Abaixo estão descritos os botões que aparecem nesta barra de ferramentas: Novo (Ctrl + O) Abrir (Ctrl + A) Salvar (Ctrl + B) Imprimir (Ctrl + P) Visualizar Impressão Ortografia e Gramática (F7) Recortar (Ctrl + X) Copiar (Ctrl + C) Colar (Ctrl + V) Cria um Novo documento baseado nas definições padrões atuais. Abre um documento existente. O Word exibe a caixa de diálogo Abrir onde pode-se localizar e abrir o arquivo desejado. Salva o documento ativo com seu nome atual. Se o documento ainda não foi nomeado, será apresentada a caixa de diálogo Salvar Como para que se possa nomeá-lo. Imprime o documento atual. Será apresentada a caixa de diálogo para impressão de documentos. Exibe páginas inteiras em tamanho reduzido, o que permite ajustar o layout antes da impressão. Verifica a ortografia em um documento inteiro ou, se houver texto selecionado, verifica a ortografia da seleção. Exclui o texto selecionado ou gráficos do documento para a área de transferência (clipboard). Copia o texto selecionado ou gráficos do documento para a área de transferência (clipboard). Insere o conteúdo da área de transferência página7

8 Pincel (Ctrl + Shift + C) Desfazer Digitação (Ctrl + Z) Refazer (Alt + Shift + B) Inserir Hyperlink (Ctrl + K) Tabelas e bordas Inserir Tabela Inserir planilha do Microsoft Excel Colunas Desenho Estrutura do documento Exibir/ocultar Controle de zoom (clipboard) na posição do ponto de inserção ou seleção. Copia a formatação do texto selecionado para a posição especificada. Reverte a última ação executada. Alguns comandos não podem ser cancelados. Refaz a última ação executada. Insere ou edita o hyperlink especificado. Exibe a barra de ferramentas Tabelas e Bordas, que contém ferramentas para a criação, edição e classificação de uma tabela e para a adição ou alteração de bordas em textos, parágrafos, células ou objetos selecionados. Insere uma tabela com o número de linhas e colunas especificado. Insere uma planilha do Microsoft Excel. Alterna o formato de colunas dentro das seções selecionadas. Exibe ou oculta a barra de ferramentas de Desenho. Ativa/desativa a estrutura do documento, um painel vertical na extremidade esquerda da janela do documento, dispondo em tópicos a estrutura do documento. Exibe ou oculta todos os caracteres não imprimíveis. Escala a visualização da edição. página8

9 3.4. Barra de Ferramentas Formatar Com ela você tem acesso rápido às funções de formatação mais utilizadas. Os nomes dos botões são exibidos nas dicas na tela que aparecem quando você posiciona o cursor por cima dos botões. Figura 6: Barra de Ferramentas Formatar Abaixo estaremos mostrando a definição de cada opção de formatação. Estilo (Ctrl + Shift + U) Fonte (Ctrl + Shift + F) Tamanho da fonte (Ctrl + Shift + P) Negrito (Ctrl + N) Itálico (Ctrl + I) Sublinhado (Ctrl + S) Alinhar à esquerda (F11) Centralizar (Ctrl + E) Alinhar à direita (Ctrl + G) Justificar (Ctrl + J) Numeração Marcadores Diminuir recuo Utiliza um estilo existente ou cria um estilo através de exemplos. Altera a fonte de letra do texto selecionado. Altera o tamanho da fonte do texto selecionado. Formata a seleção com negrito (alterna). Formata a seleção com itálico (alterna). Formata a seleção com sublinhado contínuo (alterna). Alinha o parágrafo selecionado com recuo à esquerda. Centraliza o parágrafo dentro dos recuos. Alinha o parágrafo com o recuo à direita. Alinha o parágrafo com os recuos à esquerda e à direita. Cria uma lista numerada baseada nos padrões atuais. Cria uma lista com marcador (bullet) baseada nos padrões atuais. Move os parágrafos selecionados à esquerda de volta para o ponto de página9

10 tabulação padrão anterior. Aumentar Recuo Cor da fonte (Vermelho) Realçar (Amarelo) Borda externa Move os parágrafos selecionados à direita, para o próximo ponto de tabulação padrão. Formata o texto selecionado com a cor em que você clicar. Marca o texto de forma que ele fique realçado e destacado do texto ao seu redor. Para alterar a cor de realce, clicar na seta ao lado do botão e depois clicar na cor desejada. Adiciona ou remove uma borda ao redor do texto, parágrafos, células, figuras ou outros objetos selecionados Ponto de inserção É uma linha vertical piscante, na janela do documento, que indica onde vai aparecer, ao ser digitado, o próximo caractere qualquer letra, número, espaço, espaçamento longo (tab), quebra de página, marca de parágrafo ou símbolo que se pode inserir num documento. Figura 7: Ponto de inserção página10

11 3.6. Área de seleção É a área entre o lado esquerdo da janela e o lado esquerdo de uma linha de texto. Você posiciona o cursor na área de seleção para selecionar uma linha inteira de texto, com um clique no botão esquerdo do mouse. Mantendo o botão pressionado e arrastando o mouse, você seleciona quantas linhas desejar. Quando é posicionado na área de seleção, o cursor vira uma seta apontando para a direita. Figura 8: Área de seleção 3.7. Régua Trata-se de uma escala numerada na tela, com marcação em polegadas ou em outras unidades de medida, que muda as margens de parágrafos, reinicia a margem de uma página (uma área de espaço em branco entre o final do papel e o texto) e ajusta a largura de colunas. A régua está localizada abaixo das barras de ferramentas. Figura 9: Régua página11

12 3.8. Barras de rolagem Barras usadas para mover a exibição de um documento. A barra de rolagem vertical fica localizada ao longo do lado direito da janela e a barra de rolagem horizontal encontra-se ao longo da parte inferior da janela, logo acima da barra de status. Figura 10: Barras de rolagens 3.9. Botões de navegação São usados para mover a exibição num documento extenso. Esses botões estão localizados na barra de rolagem vertical. Apresentam-se como setas para baixo e para cima (para mover a página exibida para a frente ou para voltar a um ponto anterior), como setas duplas para baixo e para cima (que levam à página anterior ou posterior) e como um botão de seleção (que procura elementos no documento, como tabelas, comentários, gráficos etc.). Figura 11: Botões de Navegação página12

13 3.10. Barra de status Situada na parte inferior da janela do programa, exibe as características do texto mostrado na tela. Figura 12: Barra de status Botão Minimizar Clicando sobre ele você reduz uma janela a um botão na barra de tarefas do Windows, na parte inferior da tela. Ele aparece como um quadrinho com uma pequena linha horizontal e fica situado no grupo de três botões, no canto superior direito da janela. Figura 13: Botão minimizar Botão Maximizar/Restaurar Esse botão se alterna entre exibir uma janela em seu tamanho máximo e restaurar uma janela a seu tamanho anterior (ele ativa ou desativa uma das opção a cada vez em que é acionado). Ele é um dos três botões situados no canto superior direito da janela. Figura 14: Botão maximizar e restaurar Botão Fechar Clicando sobre ele você fecha a janela ou o aplicativo. Ele também fica situado no grupo de três botões no canto superior direito da janela. Figura 15: Botão fechar página13

14 3.15. Dica na tela Um item de ajuda que mostra o nome de um botão ou elemento na tela quando você descansa o cursor no botão de uma barra de tarefas ou em um elemento na tela. Figura 16: Dica de um botão colar na tela Painel de tarefas O Word organiza os comandos para tarefas comuns (como abrir documentos, pesquisar, traduzir etc.) no painel de tarefas, uma janela pequena que fica ao lado de seu documento e que se abre quando você precisa dela. Por exemplo, quando você inicia o Word, vê o painel de tarefas Novo documento, que inclui comandos para abrir e criar documentos, para criar um documento baseado em outro ou para criar um documento a partir de um modelo (com configurações de estrutura e estilo que o ajudam a criar um tipo específico de documento, como um memorando ou um currículo). Quando não precisar mais do painel de tarefas, pode ocultá-lo para criar espaço na janela do programa. A maneira mais rápida de fechar o painel é clicar no X na Barra de Menu do painel do lado direito. Outra opção é ir ao menu Exibir e clicar em Painel de tarefas: isso o oculta se estiver visível ou o exibe se estiver oculto. Figura 17: Ponto de Partida página14

15 3.17. Caixa Digite uma pergunta Localizada abaixo do grupo de botões no canto superior direito da tela, essa caixa de texto permite que você faça uma pergunta ou simplesmente digite uma palavra ou frase. Esse texto é então usado para pesquisar informações nos tópicos de Ajuda do Word. Figura 18: Caixa para pergunta Modos de Exibição Modos de Exibição serve para facilitar a visualização do documento de algumas maneiras que desejar. Para mudar o Modo de Exibição você tem duas maneiras de fazer. A primeira forma de mudar o Modo de Exibição é através da barra que fica no final da pagina. Figura 19: Modo de exibição na barra de rolagem A outra forma de mudar o Modo de Exibição é através da barra de ferramentas. Clicando no menu Exibir e escolhendo uma das opções de visualização. Figura 20: Modo de exibição na Barra de Menu página15

16 Estaremos falando de todas essas formas de visualizações abaixo. São elas: Modo Normal, Modo Layout da WEB, Modo Layout de Impressão, Modo Estrutura de Tópicos e Modo Layout de Leitura. Modo Normal Modo Layout da WEB Modo Layout de Impressão Modo Estrutura de Tópicos Modo Layout de Leitura Modo visualização de Impressão É o modo geral para a digitação, edição e formatação de texto. Linhas pontilhadas indicam quebras de página, várias colunas aparecem como uma única coluna e você não verá as margens superiores e inferiores. Novo recurso facilita a leitura on-line, inclui uma navegação, clicando no tópico desejado você irá direto para a parte do documento. Você irá visualizar como ficara a impressão do documento, utilizada para trabalhar com cabeçalho e rodapé, ajustar margens, trabalhar com colunas, desenhos e molduras. Facilita a visualização da estrutura do documento e a organização do texto. Facilita a leitura do documento, mostrando até duas páginas por vez para a leitura. Este modo exibe várias paginas de um documento em formato reduzido, permitindo verificar o layout do documento e fazer alterações na edição e formatação antes da impressão. página16

17 4. Operações Básicas 4.1. Criando um novo Documento A partir da janela de edição do Word, é possível criar um novo, ou mesmo mais de um novo, documento em branco. Para criar um novo documento você tem algumas opções, vamos mostrar duas delas. Pode criar tanto através da Barra de Ferramentas quanto pela Barra do Menu, estarei mostrando as duas maneiras de criação abaixo: 4.2. Criando pela Barra de Menu Clique no Menu Arquivo, selecione a opção Novo. Então aparecerá no canto direito da tela uma janela de diálogo, escolha a opção Documento em branco. Figura 21: Criando um Novo Documento através da Barra de Menu página17

18 4.3. Barra de Ferramentas Clique no botão para criar um novo documento. Figura 22: Criando um Novo Documento através da Barra de Ferramentas Padrão 4.4. Digitando um texto no Word Você começa a criar um documento simplesmente ao digitar seu texto. Ao fim de cada linha, o retorno de linha do Word automaticamente continua com o texto na linha seguinte cada vez que o ponto de inserção chega à margem direita. Isso faz com que o texto fique dentro dos limites de margem e você não precisa fazer o cursor voltar para o início da linha seguinte. Você aperta Enter somente para começar um parágrafo novo ou para inserir uma linha em branco. Como padrão, o Word usa margens esquerda e direita de cerca de 3,8 cm e superiores e inferiores de 2,54 cm. Ao digitar um texto, o ponto de inserção se move, indicando a localização para o próximo caractere. Se você cometer um erro, aperte a tecla Retorno (Backspace) para apagar os caracteres à esquerda do ponto de inserção ou aperte a tecla Delete para apagar os caracteres à direita do ponto de inserção. página18

19 4.5. Desfazendo ações É possível desfazer uma ação no Word (em geral a última). Entretanto este recurso só funciona em alguns comandos. É possível fazer de duas maneiras, vamos ver abaixo: Na Barra de Menu clique em Editar e selecione Desfazer. Figura 23: Desfazendo ações na Barra de Menu Na barra de ferramentas clique no botão ação que realizou. (Desfazer) para desfazer a última 4.6. Refazendo ações Como é possível desfazer uma ação no Word, também é possível Refazer uma ação. Vamos ver como Refazar uma ação no Word. Também é possível fazer de duas maneiras, vamos ver abaixo. Na barra de Menu clique em Editar e selecione Repetir. Figura 24: Refazendo ações na Barra de Menu Na barra de ferramentas clique no botão que realizou. (Repetir) para Repetir a última ação página19

20 4.7. Nomeando os documentos O nome que você dará a seu arquivo pode conter uma quantidade máxima de 255 caracteres. O Word usa as primeiras palavras do documento, até o primeiro sinal de pontuação ou quebra de linha, como o nome do arquivo quando você o salva pela primeira vez. Mas você pode apagar o nome de arquivo dado automaticamente pelo Word e criar o nome que desejar. Como você dispõe de um máximo de 255 caracteres para usar, deve tentar tornar os nomes de seus arquivos os mais descritivos possíveis. Um exemplo de um nome de arquivo vago e confuso seria Perguntas. Você pode não se lembrar de que perguntas são ou para o que servem. Um nome de arquivo melhor seria Perguntas para o banco de testes Salvando o documento O texto que você digita fica armazenado em uma memória temporária do computador. Para armazenar permanentemente um documento e guardar o arquivo para uso no futuro, você deve salvá-lo em seu disco rígido. Se não o fizer, quando você fechar o Word, seu documento será excluído. Você pode salvar um documento clicando no botão salvar na barra de ferramentas padrão. Quando salva o documento, você dá a ele um nome específico, a fim de poder resgatá-lo para usar no futuro. Figura 25: Botão Salvar Na primeira vez que você salva um documento, a caixa de diálogo Salvar como aparece, para que dê um nome ao documento e o coloque numa pasta. Uma pasta é um recipiente em que se armazenam e organizam documentos, programas, imagens e arquivos, sendo representada pelo ícone de uma pasta de arquivo, como já viu na sessão Windows. Se você fizer alguma mudança no documento e precisar salvá-lo, clique no botão Salvar e a versão mais recente do documento será salva, mas a caixa de diálogo Salvar como não aparecerá. Na caixa de diálogo Salvar como você pode ver uma barra lateral de Lugares, que fornece o acesso conveniente a locais geralmente usados para salvar e armazenar arquivos. Essa barra também dá acesso à sua lista de favoritos na Internet e a uma lista de documentos recentemente abertos (na pasta Histórico). página20

21 Figura 26: Salvando Documentos através da Barra de Menu Com essas opções, você pode salvar uma cópia de seu documento com um nome diverso ou num local diferente. Você pode querer fazer isso se estiver usando um documento como o ponto de partida para criar outro ou se quiser ter uma cópia do documento original antes de alterá-lo Visualizar Impressão Para exibir cada página como ela ficará quando impressa, clique em Visualizar impressão na Barra de Ferramentas Padrão, ou Menu Arquivo comando Visualizar Impressão. Para sair do modo de visualização de impressão e voltar à visualização anterior do documento, clique em Fechar, ou pressione a tecla ESC no teclado Imprimindo um documento Você pode usar dois métodos para imprimir um documento no Word. Um deles é pelo botão Imprimir. Esse método é conveniente quando você quer imprimir o documento inteiro, pois com ele você obtém uma cópia de todas as páginas do documento que estiver visível na janela do Word. Com ele, é acionada a impressora padrão vinculada a seu computador Outro método é pelo menu Arquivo, para exibir a caixa de diálogo Imprimir. Assim, você pode imprimir várias cópias do documento, imprimir em uma impressora diferente, imprimir um trecho selecionado do texto ou imprimir um número limitado de páginas. Basta especificar qualquer uma dessas opções na caixa de diálogo Imprimir. página21

22 Figura 27: Imprimindo através da Barra de Menu Fechando o documento e saindo do Word Depois que um arquivo é armazenado em seu disco rígido, você pode tirá-lo da tela fechando a janela do documento ou saindo do Word. Se o documento não tiver sido salvo, o Word vai orientá-lo a salvar o arquivo antes de fechar a janela. Para retirar um documento da janela de exibição do Word, clique em Fechar no menu Arquivo ou, no canto superior direito da tela, clique no botão Fechar. Quando você fecha apenas a janela de um documento, o Word ainda continua aberto. Quando você clica em Sair no menu Arquivo, o programa Word se fecha. Quando você tem um documento aberto no Word, dois botões Fechar são exibidos no canto superior direito da janela do Word. página22

23 Cada um desses botões tem um X e um está logo acima do outro: O botão Fechar de baixo é usado para fechar o documento atual. O botão Fechar de cima é usado para fechar o documento e sair do Word. Ao iniciar o Word, um documento em branco é exibido na janela do Word. Depois de salvar e fechar esse novo documento, o Word permanece aberto, mas não exibe automaticamente um novo documento em branco na janela, como fez quando você iniciou o Word. Você deve clicar no botão Novo documento em branco na barra de ferramentas Padrão para criar outro documento Abrindo arquivos Para abrir qualquer documento já existente no Word, basta ir na barra de ferramentas, botão abrir ou através do Menu Arquivo, opção abrir, será aberta uma caixa de diálogo, onde deverá ser selecionado o nome do arquivo desejado na lista de opção e o tipo de arquivo em Arquivos do Tipo Selecionando Texto Ao editar um texto num documento, um recurso importante é selecionar o texto desejado. Uma maneira de selecionar texto é segurar o botão esquerdo do mouse e arrastar o ponto de inserção por cima do texto que deseja selecionar. Você percebe quando um texto está selecionado porque ele aparece realçado (em geral, com o texto branco sobre um fundo preto). Qualquer mudança que você fizer, então, afetará o texto selecionado. Figura 28: Selecionando um texto página23

24 Para retirar a seleção do texto é só clicar em qualquer lugar da janela do documento.para selecionar rapidamente blocos de texto, o Word usa a área de seleção toda a região em branco na margem esquerda do documento. Você perceberá que o cursor está na área de seleção porque a viga I se transforma numa seta inclinada e apontada para a direita. Figura 29: Selecionando uma linha Dica: Para selecionar blocos de texto que não estão adjacentes num documento, você seleciona o primeiro bloco de texto, segura a tecla Ctrl e então seleciona o bloco de texto seguinte. página24

25 A tabela seguinte resume os métodos para selecionar blocos de texto. Para selecionar Faça isto uma palavra clique duas vezes na palavra. uma linha clique na área de seleção à esquerda da linha. uma frase um parágrafo um documento inteiro Um elemento gráfico Uma sentença segure a tecla Ctrl e clique em qualquer lugar da frase. clique duas vezes na área de seleção à esquerda de qualquer linha no parágrafo ou clique três vezes em qualquer lugar no parágrafo. segure a tecla Ctrl e clique em qualquer lugar na área de seleção ou clique três vezes em qualquer lugar da área de seleção. Apontar para o elemento gráfico e clicar o mouse. Pressionar Ctrl e clicar o mouse em qualquer ponto da sentença ou apontar para a primeira letra da sentença, dar um clicar e arrastar o mouse até seu final Selecionando texto pelo teclado Você também pode selecionar texto usando apenas o teclado. Para selecionar palavras próximas, linhas ou parágrafos, você pode usar a tecla Shift e as teclas com as setas. Você posiciona o ponto de inserção no texto que quer selecionar, segura a tecla Shift e então aperta a tecla de uma seta ou clica no final do texto que deseja selecionar. Por exemplo: posicione o ponto de inserção na frente do texto que quer selecionar, aperte Shift+seta direita para selecionar o texto à direita e antes do cursor, ou Shift+seta para baixo para selecionar o texto à direita do cursor. Observe que, se apertar Shift+seta para baixo no meio de uma linha, o texto selecionado incluirá parte da próxima linha. Da mesma forma, se apertar Shift+seta para baixo no início de uma linha, a linha inteira será selecionada. Para selecionar um bloco de texto, você também pode clicar no início do texto que deseja selecionar, segurar a tecla Shift e então clicar no final do texto. página25

26 4.15. Recortando, copiando e colando um texto Trocar informações de lugar, duplicar ou excluir textos são as opções mais importantes para editar o conteúdo de um documento. A opção Recortar e Colar permite que você remova um texto de um lugar e o coloque em outro tanto no mesmo documento quanto em outro. A opção Copiar e Colar duplica a informação original em outro lugar ou documento. Há vários métodos para trocar trechos de informação de lugar: com o trecho selecionado, você pode clicar em Recortar e Colar no menu Editar; clicar nos botões Recortar e Colar na barra de ferramentas Padrão; ou, ainda, clicar com o botão direito do mouse e escolher essas opções no menu de atalho que então aparece. As mesmas opções estão disponíveis para os recursos Copiar e Colar. Esses recursos são muito úteis para economizar tempo: quando precisar duplicar informações que estão em um documento original, não é necessário digitá-las novamente. Basta copiar (ou recortar, se for o caso) e colar essas informações no documento que estiver preparando no momento Área de transferência O Word 2000 usa duas áreas de transferência a Área de transferência do Windows e a Área de transferência do Office. Enquanto a área de transferência do Windows armazena uma seleção de cada vez, a área de transferência do Office pode guardar até 24 itens ao mesmo tempo e você pode colar qualquer um desses itens em documentos não apenas o item que você copiou ou recortou mais recentemente. Para acessar seu conteúdo, você precisa pesquisar no painel de tarefas da Área de transferência do Office, como mostra a figura: Figura 30: Área de Transferência página26

27 Para facilitar, a área de transferência exibe os primeiros 50 caracteres do texto ou, se for uma imagem ou outro tipo de dado, mostra a maior quantidade possível do item. Cada item também tem um ícone ao seu lado, indicando seu programa de origem. O painel de tarefas da área de transferência pode aparecer automaticamente quando você copia ou recorta dois itens consecutivos, se o configurou assim. Se essa opção estiver desativada, você pode abrir manualmente o painel de tarefas da área de transferência clicando em Área de transferência do Office, no menu Editar. A Área de transferência do Office recebe até 24 itens. Isso quer dizer que, se você tentar copiar um vigésimo quinto item, uma mensagem aparecerá para perguntar se você quer descartar o primeiro item da lista e acrescentar um novo item no final da Área de transferência. Se clicar em OK, na próxima vez em que você copiar um item de qualquer programa, a Área de transferência do Office automaticamente descartará o primeiro item e adicionará o novo. Se clicar em Cancelar, qualquer item novo que você copiar não será adicionado à Área de transferência do Office, a menos que você crie espaço nela, recortando ou colando itens já armazenados ali. Você não verá mais a mensagem até que a Área de transferência do Office esteja cheia novamente Ajustando a Área de transferência Para facilitar as tarefas de copiar e colar, você pode ajustar a maneira como funciona a Área de transferência do Office. Para isso, é preciso que o painel de tarefas Área de transferência esteja aberto (lembre-se, o acesso a ele é pelo menu Editar). Você deve, então, clicar no botão Opções, na parte inferior do painel Área de transferência. Um menu de atalhos será exibido como na figura a seguir: Figura 31: Ajustando a Área de transferência página27

28 Dentre os recursos que aparecem nesse menu, você pode escolher: Mostrar Área de transferência do Office automaticamente, se quiser recortar ou colar dois itens consecutivos. Mostrar Área de Transferência do Office Quando Usuário Pressionar Ctrl+C Duas Vezes, se quiser que o painel de tarefas seja exibido com a Área de transferência. Coletar sem mostrar Área de transferência do Office, para que o painel permaneça escondido. Mostrar ícone da Área de transferência do Office na barra de tarefas, o que fará com que esse ícone seja exibido sempre que a Área de transferência estiver aberta em algum aplicativo do Office. Clicando duas vezes nesse ícone, a Área de transferência será exibida. Mostrar status ao lado da barra de tarefas ao copiar, para ver uma dica na tela, perto da barra de tarefas do Windows, a cada vez que recortar ou colar um item Localizar e Substituir um texto Às vezes estamos trabalhando em um documento grande e, de repente, nos damos conta de que digitamos uma palavra errada. E isso pode ter acontecido várias vezes. Procurar o erro em cada linha escrita seria um atraso de vida. Demoraria um tempão! Mas o Word possui recursos que nos permitem encontrar rapidamente um trecho específico do documento. Por exemplo: se lembrarmos que o trecho desejado contém determinada palavra ou frase, podemos usar a caixa de diálogo Localizar e substituir para localizar a palavra errada. página28

29 Para utilizar esta ferramenta, faça: 1. Certifique-se que está no início do texto para que possa substituir todas as palavras. 2. No Menu Editar da Barra de Menu, escolha a opção Localizar e, em seguida, clique na palheta Substituir. 3. Insira no campo Localizar a palavra de deseja localizar. Figura 32: Janela Localizar e Substituir 4. No campo Substituir Por insira a palavra que irá substituir a que será localizada. Figura 33: Opção Substituir Por 5. Escolha a opção Localizar Próxima, para achar a nova ocorrência da palavra procura e, depois clique em Substituir para substituir a palavra, ou; 6. Clique em Localizar Próxima e clique em Substituir Tudo para substituir todas as palavras que ele achar Formatando Fontes Existem inúmeras maneiras de mudar a aparência de um texto no Word. Usar a barra de ferramentas Formatação a nossa tarefa nesta lição é a forma mais rápida e mais fácil para fazer a maioria das mudanças no texto. Para melhor visualização, nós separamos as barras de ferramentas Padrão e Formatação para poder ilustrar os recursos de que estamos falando. Veja que, da esquerda para a direita, temos as seguintes caixas na barra de ferramentas Formatação: página29

30 A caixa Estilo, que mostra qual é o estilo usado no texto: Figura 34: Caixa de Estilo A caixa Fonte, que identifica o nome do tipo de caractere usado: Figura 35: Caixa de Fontes A caixa Tamanho da fonte, que identifica o tamanho em que os caracteres aparecem no texto: Figura 36: Caixa de Tamanho de Fontes Você clica nas setas para baixo no lado direito das caixas para abri-las e exibir listas de conteúdo e definir a configuração que deseja Botões de Formatação Ao lado da caixa Tamanho da fonte você encontra um grupo de três botões Negrito, Itálico e Sublinhado, que alteram e realçam o texto sem mudar o estilo ou o tamanho da fonte. página30

31 Se o texto selecionado estiver em negrito, itálico ou sublinhado, o botão correspondente a um desses estilos (ou a mais de um, caso estejam sendo utilizados ao mesmo tempo) aparecerá encaixado e com um sombreado claro, na barra de ferramentas Formatação. Para remover a formatação de um texto, é fácil. Por exemplo, se você quer remover a formatação em negrito de um título, basta selecionar o título com o mouse e clicar no botão Negrito. Para alterar a cor do texto e dos números, primeiro selecione o texto e depois clique na seta do botão e clique na cor desejada: Figura 37: Caixa de Cores de Fontes Alterando o espaçamento entre os caracteres O espaçamento entre os caracteres serve para visualizar melhor com o espaçamento adequado para cada texto. Para alterar o espaçamento entre os caracteres de um texto primeiro selecione o texto que deseja espaçar os caracteres, depois clique no menu Formatar, clique na opção Fonte, e na guia Espaçamento de Caracteres, como mostra a figura abaixo: Figura 38: Espaçamento de Caracteres página31

32 Clique em Expandido ou Condensado na caixa espaçamento e especifique o espaço desejado na caixa Por. A seleção de Expandido ou Condensado altera uniformemente o espaçamento entre todas as letras selecionadas Alinhando um texto Como padrão, o texto que você digita tem o atributo de alinhado à esquerda já aplicado. Isto é, o texto está alinhado pela margem esquerda. Entretanto, você pode alterar esse atributo, deixando seu texto centralizado na página, alinhado à direita ou justificado ou seja, preenchendo todo o espaço entre as margens direita e esquerda. É preferível usar os botões de alinhamento em parágrafos completos e não em caracteres ou frases. Mas você não precisa selecionar todo o texto num parágrafo antes de aplicar um alinhamento. Você só precisa clicar para posicionar o ponto de inserção em algum lugar do parágrafo. Para alinhar um parágrafo existente, basta clicar em qualquer lugar no parágrafo e depois escolher e clicar em um dos seguintes botões na barra de ferramentas Formatação: Alinhar à esquerda Centralizar Alinhar à direita Justificar página32

33 A seguinte figura mostra os quatro tipos de alinhamento: Alinhamento à Esquerda Alinhamento Centralizado Alinhamento à Direita Alinhamento Justificado Figura 39: Tipos de alinhamento de texto Régua Figura 40: Tipos de alinhamento de texto A régua é usada para marcar as margens e também para mudar as margens das páginas a escala mostrada na janela do documento, marcada em polegadas ou em outras unidades de medida, como centímetros ou milímetros. página33

34 Figura 41: Caixa de diálogo para mudar configuração da Régua O Word fornece uma régua horizontal quando você exibe sua página no modo de exibição Normal e duas réguas, uma horizontal e outra vertical, no modo de exibição Layout de impressão. Você pode alterar esses modos de exibição, e observar as réguas, clicando nos botões correspondentes no canto inferior esquerdo da tela. Para ativar ou desativar as réguas disponíveis, vá ao menu Exibir e clique em Régua. Figura 42: Exibindo a Régua através da Barra de Menu Se quiser usar a régua para mudar configurações de margens, é preferível usar o modo Layout de impressão além de exibir como seu documento será impresso, esse modo lhe dá acesso às duas réguas que mostram as configurações das margens em relação às bordas da página: A régua horizontal, situada ao longo da parte superior da janela do documento, mostra as margens de página esquerda e direita, além dos recuos de parágrafo. A régua vertical, situada ao longo do lado esquerdo do documento, mostra os limites superior e inferior da margem da página. página34

35 Na régua horizontal, você verá botões que atuam como marcadores dos recuos das margens, tanto na extremidade esquerda quanto na direita Formatando Parágrafo O Word define um parágrafo como qualquer quantidade de texto que termina com um retorno do carro uma expressão herdada da época das máquinas datilográficas. Cada vez que você aperta a tecla Enter, um marcador de parágrafo um caractere de formatação, oculto, que designa o final de um parágrafo ( ) é inserido no documento. Mesmo que você não veja o marcador de parágrafo (se a exibição de caracteres ocultos não estiver ativa), ainda assim ele estará presente. Até uma linha em branco é considerada como parágrafo, porque termina com um retorno do carro. A formatação que você tiver selecionado para um parágrafo será aplicada ao próximo parágrafo que digitar. Isso ocorre porque toda a formatação é armazenada no marcador do parágrafo. Ao clicar Enter, o novo trecho assume as características de formatação do parágrafo anterior. Como alternativa, ao excluir um marcador de parágrafo, o parágrafo precedente assume as características de formatação do próximo parágrafo. Como padrão do Word, os parágrafos são configurados para terem espaço único e ficarem alinhados à esquerda, sem recuo. Para mudar o padrão de configuração em trechos específicos de seu documento, você usa a caixa de diálogo Parágrafo, acessível no menu Formatar. página35

36 Veja a figura: Figura 43: Caixa de diálogo Parágrafo Como ocorre com a maioria dos comandos de formatação do Word, você seleciona os parágrafos que quer mudar e então aplica a formatação, ou primeiro aplica a formatação e, em seguida, digita o texto desejado. Você pode usar a guia Recuos e espaçamento, da caixa de diálogo Parágrafo, para modificar o alinhamento e o recuo de seu texto Bordas e Sombreamento O Comando Bordas e sombreamento, pode ser usado através da Barra de Menu: 1. Clique na opção Formatar na Barra de Menu 2. Escolha a opção Bordas e Sombreamento 3. Aparecerá uma caixa de diálogo página36

37 Tipo de bordas Caixa de visualização Largura da borda Figura 44: Caixa de diálogo Bordas 4. Escolha o estilo de borda e a largura e clique em ok. Também possível preencher as células da tabela com cores usando o Sombreamento. 1. Repita as duas primeiras etapas da opção Bordas 2. Clique na palheta sombreamento 3. Escolha a cor e clique em ok. Caixadecores Caixa de visualização Figura 45: Caixa de diálogo Sombreamento Alem dessas duas opções de borda e sombreamento, há mais uma opção dentro dessa caixa de diálogo que é Borda da Página. 1. Faça as duas primeiras etapas de Bordas 2. Escolha a Definição que pode ser Caixa, Sombra, 3D ou Outra página37

38 3. Escolha o estilo de Borda 4. Escolha a largura 5. Visualize as escolhas feitas acima na caixa de visualização 6. Caso esteja do jeito que deseja, clique em ok. Tipo de bordas Caixa de visualização Largura da borda Figura 46: Caixa de diálogo Bordas da Página Espaçamento entre as linhas O espaçamento entre as linhas determina a quantidade de espaço vertical entre as linhas de texto. O Word usa o espaçamento entre as linhas simples por padrão. O espaçamento entre as linhas selecionado afeta todas as linhas de texto no parágrafo selecionado ou no parágrafo que contém o ponto de inserção. Você define o espaçamento entre as linhas na guia Recuo e espaçamento (Menu Formatar/ Parágrafo). Simples: Acomoda a maior fonte possível nessa linha, além de uma pequena quantidade de espaço adicional. 1,5 linha: Uma vez e meio maior que o espaçamento Simples entre as linhas. Por exemplo, se for usado um espaçamento de 1,5 linha para um texto com o tamanho de 10 pontos, o espaçamento entre as linhas será de 15 pontos. Duplo: Duas vezes o espaçamento Simples entre as linhas. página38

39 Pelo menos: O espaçamento entre as linhas mínimo que o Word pode ajustar para acomodar tamanhos de fontes grandes ou de elementos gráficos que, de outro modo, não se ajustaria ao espaçamento especificado. Exatamente: Um espaçamento fixo entre linhas que são ajustadas pelo Word. Essa opção provoca o espaçamento uniforme de linhas. Múltiplos: Um espaçamento entre as linhas que são aumentadas ou diminuídas de acordo com uma porcentagem especificada. Em: O espaçamento entre as linhas que você seleciona. Essa opção só está disponível se você selecionar Pelo Menos, Exatamente, ou Múltiplos na caixa Entre Linhas Configurando Recuos Para criar rapidamente um recuo deslocado ou de primeira linha, você pode usar a régua. Veja na figura que a régua contém marcadores para as duas margens. Figura 47: Mostrando o Recuo na Régua A primeira coisa a fazer para definir os recuos dos parágrafos é selecionar o texto que será configurado. Depois, é preciso arrastar o marcador adequado até a posição desejada na régua. Para Ícone Faça isso Fazer o recuo completo de uma seção Fazer o recuo de somente uma linha Criar um recuo deslocado Arraste o marcador Abertura esquerda. Todos os três marcadores de formatação se movem. Arraste somente o marcador Recuo de primeira linha. Arraste somente o marcador Recuo deslocado. página39

40 O recurso de Recuos também esta disponível na Barra de Ferramentas do Word representada pelos seguintes ícones: Figura 48: ícone Recuo Os Recuos deslocados são frequentemente usados para entradas bibliográficas, termos de glossário, resumos e para listas numeradas como marcadores Modificando Tabulação O Word automaticamente alinha à esquerda os pontos de tabulação e faz o espaçamento deles a cada 1,25 centímetro. Cada vez que você aperta a tecla Tab, o ponto de inserção se move até o próximo ponto de tabulação na linha em que estiver trabalhando. A não ser que você especifique de outra maneira, o Word insere um ponto de tabulação à esquerda cada vez que você aperta a tecla Tab. Uma tabulação à esquerda alinha o texto a uma distância específica da margem esquerda da página. Você pode mudar o alinhamento de tabulação clicando no botão de Tabulação, localizado à esquerda da régua horizontal. Figura 49: Tipos de Tabulações Outra opção é escolher Tabulação no menu Formatar e clicar na opção de alinhamento desejada na caixa de diálogo Tabulação. página40

41 Figura 50: Formatando Tubulações A tabela seguinte explica os tipos de tabulação que estão disponíveis. Tipo de tabulação Esquerdo Direito Centralizado Decimal Barra Botão Efeito Alinha o texto à direita da tabulação. Alinha o texto à esquerda da tabulação. Centra o texto em qualquer um dos lados da tabulação. Alinha os números ao longo de uma posição decimal comum. Insere uma barra vertical no ponto de tabulação. Embora fazer o espaçamento automático entre pontos de tabulação seja aceitável para a maioria dos documentos que você cria, você tem a opção de mudar o espaçamento. Por exemplo, se estiver trabalhando num documento que possui várias colunas de dados, você pode mudar as configurações de tabulação para que os dados fiquem espaçados igualmente e sejam legíveis na página. Ao usar tabulações, você verá que as colunas criadas nem sempre são largas o suficiente para acomodar seu texto Configurando e apagando pontos de tabulações específicas Ao fazer listas, gráficos ou outras formatações especiais de texto, você pode criar tabulações com intervalos especiais, a fim de separar informações de uma maneira visualmente interessante. página41

42 Você viu na tabela acima que há cinco tipos de pontos de tabulação disponíveis no Word. O tipo de alinhamento de tabulação que você selecionar determinará como o texto ficará alinhado nesse ponto de tabulação centralizado, à esquerda, à direita etc. Você também pode criar uma tabulação de preenchimento, que é exibida como uma linha de pontos desde o ponto de inserção até o ponto de tabulação seguinte. Tabulações de preenchimento também podem ser alinhadas à esquerda, alinhadas à direita, centradas ou alinhadas de maneira decimal. Você pode já ter visto uma tabulação de preenchimento em um livro de contabilidade ou em uma conta, mostrando a linha do Total preenchida de pontos levando até o valor total da conta, para distingui-la de outros registros que estão acima dessa tabulação líder. Para configurar e/ou apagar um ponto de tabulação de um texto específico, você tem duas maneiras de fazê-lo, uma é pela caixa de diálogo Tabulação e a outra maneira é através da régua. Usando a caixa de diálogo Tabulação Você configura e apaga tabulações usando a caixa de diálogo Tabulação. Assim você pode configurar uma ou várias tabulações, determinar o alinhamento do texto até o ponto de tabulação ou apagar todas as tabulações existentes. Se você pretende configurar muitas tabulações personalizadas, é melhor antes apagar os padrões. Para apagar os padrões, na caixa de diálogo Tabulação, clique no botão Limpar tudo antes de configurar as tabulações personalizadas. Se deixar as tabulações padrões, você vai ter de apertar a tecla Tab mais freqüentemente. página42

43 Figura 51: Formatando Tabulações e caixa de diálogo Tabulações Usando a Régua Você também pode, rapidamente, usar a régua para configurar e apagar pontos de tabulação. Essa tática funciona bem quando você quer visualizar os pontos de tabulação que está configurando, alinhando-os com o texto abaixo, e não especificar um número predeterminado para a localização dos pontos. Para configurar um ponto de tabulação usando a régua, você seleciona o(s) parágrafo(s) a ser(em) afetado(s). Em seguida, clica no botão Alinhar tabulação, no lado esquerdo extremo da régua, para especificar o tipo de alinhamento de tabulação. Depois clica na régua na posição desejada, para posicionar o marcador do ponto de tabulação. Você também pode usar o botão Alinhar tabulação para configurar o recuo de primeira linha e o recuo deslocado. Clique nesse botão até o símbolo Recuo de primeira linha ( ) ou Recuo deslocado ( ) aparecer. Em seguida, na régua, clique na posição onde você quer estabelecer a abertura. página43

44 5. Configurações e estilizações Da mesma maneira que você gosta de ter seu estilo próprio de vestir, falar, lidar com seus alunos e diversificar suas aulas, todo o seu material impresso também pode ter a sua cara! Você não precisa usar os padrões de configuração que o Microsoft Word fornece: pode mudar a aparência de suas cartas, listas, propostas e correspondências em geral, para que elas identifiquem seu estilo. Ao criar um documento, você pode fazer mais do que formatar o texto você tem a possibilidade ainda de mudar o modo de exibição das páginas do documento. Uma maneira de personalizar rapidamente um documento é mudar as margens, modificar os alinhamentos de parágrafo e criar cabeçalhos e rodapés Configurando Páginas Você vai iniciar esta lição alterando a quantidade de espaço em branco que cerca seu texto na página. Em outras palavras, você vai modificar a margem de uma página. Dica: Como padrão, o Word define as margens esquerda e direita de 3 centímetros e as margens superior e inferior de 2,5 centímetros. Para mudar as margens das páginas num documento, você pode usar a Régua, na parte superior do documento, ou a caixa de diálogo Configurar página, acessada a partir do menu Arquivo. Na maioria das vezes, é preferível usar a caixa de diálogo Configurar página, pois nela, além de ajustar as configurações das margens de página superior, inferior, esquerda e direita, é possível definir o posicionamento de cabeçalhos e rodapés e selecionar a quantidade de texto que quer que as configurações afetem. Ao usar a caixa de diálogo Configurar página, você vai determinar a aparência do documento na página impressa. As margens das páginas afetam o documento inteiro, pois, depois de mudadas, podem alterar para mais ou para menos o número de páginas no documento, dependendo da quantidade de texto que permitirão por página. Veja na figura a seguir a caixa de diálogo Configurar página. Repare que nela você pode clicar na seta para baixo Aplicar. Uma lista de opções vai aparecer. Se não houver nenhum texto selecionado, as opções de aplicar as novas configurações serão: No documento inteiro Deste ponto em diante página44

45 Se uma parte do texto estiver selecionada, além de poder escolher aplicar a nova configuração em todo o documento, a outra opção será aplicá-la apenas no trecho destacado. Temos dois tipos de margens diferentes a Margem Medianiz e Margem Espelho: Medianiz: Se você pretende encadernar o seu documento use a medianiz para adicionar espaços extras a margens internas. Margem Espelho: Se voce quiser imprimir um documento frente e verso do papel, poderá ativar a caixa de verificação Margem Espelho, com isso as margens internas e externas terão a mesma largura, isto é, uma será o espelho da outra. Figura 52: Configurando Páginas página45

46 5.2. Inserindo números de páginas Ao criar um documento extenso, você pode usar números para marcar cada página. Isso é útil se for entregar o documento a outras pessoas elas não conhecem o conteúdo de seu texto; portanto, para facilitar a leitura de um trecho determinado, você simplesmente lhes dirá: Na página 6, leiam o parágrafo abaixo da figura. Numerar as páginas também é útil para manter o documento em ordem, especialmente se imprimir páginas salteadas ou se fizer alterações no texto. A numeração ajudará você a se lembrar de onde se encontrava no documento. Você pode acrescentar a numeração das páginas a um documento usando o comando Números de páginas, no menu Inserir. Figura 53: Números de páginas Como padrão, os números das páginas são exibidos no canto inferior direito de cada página, mas você pode mudar a posição do número da página como quiser: para a parte superior alinhado à esquerda, à direita ou no meio da página, sempre no canto interno ou sempre no canto externo Removendo números de páginas Para remover a numeração de página, vá para o Menu Exibir opção Cabeçalho e Rodapé, selecione o número de qualquer uma das páginas e dê um DEL página46