Manual de Processo de Reajuste de Contratos

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1 T Manual de Processo de Reajuste de Contratos Processos e Conformidade Março/2015 Rev. 0 3/18/2015 1

2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO ABRANGÊNCIA DESENHO PASSO A PASSO FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES...8 3/18/2015 2

3 1 OBJETIVO Definir o processo para reajuste de contratos dos clientes privados da FSB. 2 ABRANGÊNCIA Todos os escritórios da FSB que tenham contrato com clientes privados. 3/18/2015 3

4 3 DESENHO 3/18/2015 4

5 4 PASSO A PASSO 4.1 Acompanhar alertas do GED Jurídico acompanha através do GED os alertas de reajuste de contratos. Os alertas são enviados com 60, 45, 30, 15 dias de antecedência e no último dia. 4.2 Enviar para núcleo informando sobre data reajuste Jurídico envia para o grupo contratos informando quando deve ser feito o reajuste do cliente. 4.3 Núcleo critica reajuste? Não Enviar carta de reajuste ou aditivo para cliente Caso o núcleo não critique o reajuste a ser feito, o Jurídico envia carta de reajuste ou aditivo para o cliente, ou para o núcleo que enviará ao cliente por força de relacionamento. Responsáveis pela tarefa: Jurídico ou núcleo 4.4 Núcleo critica reajuste? Sim Enviar para sócio e Diretor de Operações Caso o núcleo se manifeste contra o reajuste do contrato, o Jurídico envia um para o sócio e para o Diretor de Operações da unidade para informar. 4.5 Questionar o núcleo sobre não reajuste O sócio questiona o núcleo o porquê de não concordar com o reajuste. Responsável pela tarefa: Sócio 5

6 4.6 Sócio aceita respostas? Não Mandar Jurídico enviar carta de reajuste ou aditivo Caso o sócio não aceite o não reajuste, ele solicita que o jurídico envie a carta de reajuste ou aditivo para o cliente. Responsável pela tarefa: Sócio 4.7 Sócio aceita respostas? Sim Informar ao Jurídico e ao Faturamento Caso o sócio concorde com não reajuste, ele envia um para jurídico e faturamento informando a sua decisão. Responsável pela tarefa: Sócio 4.8 Registrar que não houve reajuste e justificativa Faturamento e Jurídico registram nos seus respectivos controles o reajuste não ocorrido. O Jurídico arquiva no GED a justificativa do não reajuste aprovada pelo Sócio Magno. Responsável pela tarefa: Faturamento e Jurídico 4.9 Cliente aceita reajuste? Sim Atualizar planilha de controle de reajustes Caso o cliente concorde com o reajuste, o Jurídico atualiza na sua planilha de controle as informações do reajuste e informa ao Faturamento a atualização de valores. O Faturamento por sua vez atualiza seu sistema com o reajuste. e Faturamento 4.10 Cliente aceita reajuste? Não Enviar para sócio e Diretor de Operações Caso o cliente não concorde com o reajuste, o Jurídico informa aos sócios e ao Diretor de Operações, que junto do núcleo irão decidir se acatam a negativa do cliente ou mantem o reajuste. 6

7 4.11 Adicionar informação no GED com justificativa Jurídico arquiva no GED o em pdf com a justificativa para o não reajuste, seja quando o sócio decidir que não haverá o reajuste ou quando o cliente não concordar com o reajuste Alterar informações de faturamento Quando o reajuste for aceito pelo cliente, o Faturamento altera as informações de valores do cliente. Responsável pela tarefa: Faturamento 7

8 5 FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES 5.1 Jurídico Responsabilidades: Acompanhar alertas do GED; Enviar para núcleo informando sobre data de reajuste; Enviar carta de reajuste ou aditivo para cliente/núcleo; Enviar para sócio e Diretor de Operações quando o núcleo se opuser ao reajuste de cliente; Atualizar planilha de controle de reajustes; Enviar para sócio e Diretor de Operações quando o cliente não aceitar o reajuste do contrato; Adicionar informação no GED com justificativa quando não houver reajuste do contrato. 5.2 Sócio Responsabilidades: Questionar o núcleo sobre não reajuste; Mandar Jurídico enviar carta de reajuste ou aditivo ao cliente quando não aceitar a justificativa do núcleo para o não reajuste de contrato; Informar ao Jurídico e ao Faturamento quando validar o não haverá reajuste do contrato; Decidir junto com o Diretor de Operações e núcleo quando o cliente não aceitar o reajuste, se aceitarão a negativa do cliente ou se insistirão o reajuste. 5.3 Faturamento Responsabilidades: Registrar que não houve reajuste. Alterar informações de faturamento quando o reajuste for aceito pelo cliente. 8