IP Office 4.0 Telefones 2420 e 5420

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1 IP Office 4.0 Telefones 2420 e 5420 Versão 8a ( ) i

2 2420 and 5420 User Guide 2007 Avaya Inc. Todos os direitos reservados. Aviso Embora todas as providências tenham sido tomadas no sentido de assegurar a completude e precisão das informações contidas neste documento por ocasião de sua impressão, a Avaya Inc. não se responsabiliza por eventuais erros. Edições futuras poderão incorporar alterações e correções de informações deste documento. Isenção de responsabilidade sobre a Documentação A Avaya não é responsável por quaisquer modificações, adições ou exclusões à versão original publicada desta documentação, a menos que tais modificações, adições ou exclusões tenham sido realizadas pela Avaya. Isenção de responsabilidade sobre links A Avaya Inc. não é responsável pelo conteúdo ou pela confiabilidade de nenhum site vinculado mencionado em qualquer ponto desta documentação, e a Avaya não endossa necessariamente os produtos, os serviços ou as informações nele descritos ou oferecidos. 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3 Conteúdo Conteúdo O telefone... 5 Sobre este guia... 5 Visão geral... 5 Teclas de apresentação de chamada... 7 Ícones das teclas de apresentação de chamada... 8 Facilidades do sistema... 8 Como fazer logon... 9 Como fazer logoff... 9 Nenhum usuário O display Funções básicas de tratamento de chamadas Como atender uma chamada Como fazer uma chamada Como abandonar uma chamada Como utilizar fones Viva-voz Número abreviado Rediscar Sem som Espera Transferência Como estacionar chamadas Conferência Mensagem Chamada particular Como usar números abreviados Visão geral dos números abreviados Como adicionar um novo número abreviado Como discar um número abreviado Como excluir um número abreviado Como editar um número abreviado Como converter um item do registro de chamadas em um número abreviado Como usar o registro de chamadas Visão geral do registro de chamadas Como usar o registro de chamadas Como definir quais chamadas devem ser registradas Como exibir o registro de chamadas Como fazer chamadas a partir do registro de chamadas Como salvar um item do registro de chamadas na lista de números abreviados Como excluir um item do Registro de chamadas Como apagar todas as chamadas registradas Como mudar opções...30 Como alterar as opções de toque Como ajustar o contraste do display Configuração do registro de chamadas Diversos Como usar o autoteste Telefone padrão/apagar todas as configurações Idioma Controle automático de ganho (AGC) Teclas de função Visão geral das teclas de função Telefones 2420 e 5420 Page iii

4 2420 and 5420 User Guide Modo de exibição Como programar teclas de função Modo de programação abreviada Programação detalhada Como alterar etiquetas de teclas de função Facilidades do sistema Facilidades do sistema Toque Redirecionamento de chamadas Como desviar chamadas Não perturbe Correio de voz Códigos de facilidades padrão Usando o Visual Voice Visão geral do Visual Voice Ouvir correios de voz Enviar um correio de voz Como alterar sua saudação Como alterar a senha da sua caixa postal de alerta Transferência para o correio de voz Módulo de expansão EU Visão geral do EU Conexão Como usar o Módulo de Expansão EU Índice iv

5 O telefone Sobre este guia Este guia descreve como usar todas as facilidades do seu telefone Avaya IP Office 2420/5420. Para obter informações sobre facilidades e configurações básicas do telefone, consulte o respectivo Guia de Referência Rápida do seu telefone IP Office. Mais informações sobre o IP Office estão disponíveis em e também em Visão geral Este guia abrange o uso dos telefones 2420 e 5420 no IP Office. Esses dois telefones são similares, porém o 5420 é suportado somente no IP Office, enquanto o 2420 é suportado em uma série de sistemas telefônicos Avaya. 1. Display, apresentação de chamada e botões de facilidade: As teclas de apresentação de chamada permitem que você trate várias chamadas com o display exibindo informações da chamada. Detalhes sobre facilidades do sistema (alocadas pelo administrador do sistema) também podem ser exibidos. Consulte Teclas de apresentação de chamada e Visão geral das teclas de função. 2. Luz de mensagem: A luz é usada da seguinte maneira: Acesa (contínua): Existem novas mensagens na caixa postal do correio de voz ou em outra caixa postal que tenha sido configurada para receber "Indicação de mensagem em espera". Intermitente: A luz também pode ser definida para piscar quando o telefone receber uma chamada. Consulte Opções de toque. 3. Previous/Next Page (Página Anterior/Próxima página): Move através das diferentes páginas das telas de tratamento de chamadas, de números abreviados e de registro de chamadas. Também é utilizada para mover o cursor durante a entrada de dados. Telefones 2420 e 5420 Page 5

6 2420 and 5420 User Guide 4. MESSAGES (Mensagens): Acessar sua caixa postal. 5. Teclas de tratamento de chamadas: HOLD (Espera): Botão vermelho usado para colocar uma chamada em espera. TRANSFER (Transferência): TRANSFERE uma chamada para outro telefone. CONFERENCE (Conferência): Define chamadas de conferência com mais de uma pessoa. DROP (Abandonar): ABANDONA a chamada atual ou, se estiver em uma chamada de conferência, desconecta a última pessoa a ingressar na conferência. REDIAL (rediscar): Redisca o último número discado ou exibe os últimos 6 números discados do telefone, dependendo da configuração, através do menu Opções. 6. Teclado de discagem: Teclado padrão de 12 botões para discar números de telefone. 7. Controles de volume: Ajustam o volume do alto-falante, monofone, fones ou campainha, dependendo de qual está sendo utilizado no momento. 8. MUTE (Sem som): Liga/desliga o microfo 9. ne. Quando está em uso, a luz associada está acesa e o chamador não pode ouvi-lo. 10. HEADSET (Fones): Alterna do monofone para os fones. A luz associada a essa tecla acende quando os fones estão ativos. 11. SPEAKER (Alto-falante): Acessar o viva-voz. A luz associada a essa tecla acende quando o viva-voz está ativo. 12. EXIT (Sair): Volta para a tela principal de tratamento de chamadas. 13. Teclas programáveis : Usadas para navegar em certas facilidades ou iniciá-las, tais como Número abreviado ou Registro de chamada, assim como controlar certas ações nas facilidades. Essas teclas correspondem às mensagens de texto na tela do display imediatamente acima delas. Telefones 2420 e 5420 Page 6

7 The Telephone Teclas de apresentação de chamada Normalmente, a primeira página da tela principal de tratamento de chamadas contém três teclas definidas como teclas de 'apresentação de chamadas'. Essas teclas são alocadas para você pelo administrador do sistema e são indicadas como a=, b=e c=. Uma tecla de apresentação de chamada sublinhada (p. ex., a=) indica que a linha está ativa. O administrador do sistema pode alocar uma tecla de apresentação de chamada com: Apresentação em ponte Uma tecla de apresentação em ponte corresponde ao status e à operação da tecla de apresentação de chamada no telefone de um colega predefinido. Assim, você pode capturar, fazer e receber chamadas pelo seu colega. Apresentação de linha Uma linha telefônica do IP Office (mas não linhas IP) pode ser alocada para você de forma que o status dessa linha seja exibido e você possa usar a tecla de apresentação de linha para fazer e receber chamadas. Apresentação de cobertura de chamada Uma tecla de apresentação de cobertura de chamada alerta-o quando um colega predefinido estiver recebendo uma chamada. O usuário coberto não precisa estar usando teclas de apresentação de chamada. Assim, você pode capturar chamadas pelo seu colega. Para obter detalhes sobre a configuração e operação das teclas de apresentação em ponte, de linha e de cobertura de chamada, consulte o manual Operação de tecla e luz no IP Office. O fato de se ter mais que duas teclas de apresentação de chamada é muito útil. Enquanto mantém uma chamada em espera, você pode atender ou fazer outra chamada e depois alternar entre chamadas, transferências ou conferências. Se o seu telefone estiver configurado para receber indicação de chamada em espera, a chamada em espera é mostrada na próxima tecla de apresentação de chamada. Cuidado Embora o administrador do sistema possa substituir as teclas de apresentação de chamada por teclas de apresentação em ponte, de linha e de cobertura de chamada, isso pode restringir drasticamente o uso de facilidades como conferência e transferência. Por isso, é altamente recomendável que todas as teclas de apresentação de chamada permaneçam com suas configurações padrão. Telefones 2420 e 5420 Page 7

8 2420 and 5420 User Guide Ícones das teclas de apresentação de chamada Os ícones exibidos para as teclas de facilidade/apresentação de chamada permitem determinar o status (por exemplo, em HOLD (ESPERA)) de cada chamada. Os ícones também indicam se uma facilidade foi ativada para um botão em particular. Chamada entrante: Um símbolo ao lado de uma tecla de apresentação de chamada indica uma chamada entrante. Conectado: Um símbolo ao lado de uma tecla de apresentação de chamada indica a chamada conectada no momento. O número do telefone do chamador (se disponível) também é mostrado. Para colocar a chamada em espera, pressione HOLD (Espera). É exibido um H. Em ESPERA: Um símbolo ao lado de uma tecla de apresentação de chamada indica uma chamada em espera. Para retirar a chamada da espera e colocar qualquer outra chamada atual em espera, pressione Função Ativo: O botão à esquerda ou direita da tecla de função está ativo. Facilidades do sistema As facilidades do sistema só podem ser definidas em teclas de função programáveis pelo administrador do sistema. Entretanto, o administrador do sistema pode alocar para você duas facilidades auto-administradas que permitirão que você adicione facilidades do sistema às suas teclas de função programáveis. Além disso, existem várias facilidades do sistema que você mesmo pode sempre acessar usando os códigos de acesso. Consulte a Introdução às facilidades do sistema para obter detalhes das facilidades do sistema que você mesmo pode acessar discando códigos de acesso. Por exemplo, para ouvir suas mensagens do correio de voz, disque *17. Telefones 2420 e 5420 Page 8

9 The Telephone Como fazer logon O seu administrador criou suas configurações iniciais de forma que você seja conectado automaticamente ao seu ramal. No entanto, você poderá ser solicitado a efetuar o logon pelas seguintes razões: Notas Forçar logon - se a sua configuração não permitir o logon automático no seu ramal. Para usar um ramal além do seu próprio (telefone multiusuário) Se você ou outra pessoa o tiver desconectado de seu ramal. Ao usar o telefone multiusuário, qualquer código de acesso definido no seu ramal será transferido para o ramal onde você se conectou. Determinadas informações como números abreviados e registro de chamadas são dependentes do modelo de telefone e não serão transferidas para o novo ramal. Você poderá utilizar o telefone multiusuário para ramais em locais remotos apenas se a licença de Rede de comunidade pequena estiver instalada nesse sistema. Para fazer o logon no seu ramal (logon forçado), digite *35*P#, onde 'P' é o seu código de logon. Para fazer o logon em outro ramal (telefone multiusuário), digite *35*N*P#, onde 'N' é o seu ramal e 'P' o seu código de logon. Notas O seu código de logon, caso configurado, será fornecido pelo seu administrador. Você tem 4 tentativas no logon. Se não fizer o logon corretamente, a mensagem "Inválido" será mostrada no visor principal e você ouvirá o sinal de ocupado. Se as quatro tentativas de logon não tiverem êxito, você terá que aguardar 90 segundos antes que qualquer logon seja aceito, correto ou não. Como fazer logoff Se um código de logon lhe tiver sido atribuído, é possível desconectar o seu telefone a fim de evitar acesso não autorizado na sua ausência ou por motivos de privacidade. Se estiver se desconectando de outro ramal, o sistema o irá conectar novamente ao seu ramal, a não ser que a opção forçar logon esteja definida. Cuidado Os registros de chamada e determinadas configurações de número abreviado permanecerão no ramal, mesmo quando você estiver desconectado. Para fazer logoff do telefone onde estava conectado, disque *36. Telefones 2420 e 5420 Page 9

10 2420 and 5420 User Guide Nenhum usuário A configuração NenhumUsuário será utilizada para ramais onde o usuário de origem não está configurado no momento, por exemplo: O usuário de origem está conectado a um outro ramal Logon forçado está ativado Um ramal definido como NenhumUsuário exibirá "NenhumUsuário" e o número do ramal. Caso necessário, e um código de logon lhe tiver sido atribuído, você poderá fazer o logon usando o número do seu ramal e o código de logon (consulte Como fazer logon). Nota Mesmo sendo possível fazer chamadas de um ramal marcado como NenhumUsuário, normalmente, não é possível receber chamadas nesse ramal. Telefones 2420 e 5420 Page 10

11 O display B D G H N Telefone bloqueado: Chamadas internas somente. Redirecionamento de chamadas ativo: Consulte Redirecionamento de chamadas. No grupo: Você pode habilitar/desabilitar a participação no grupo. Chamadas em espera: Mostra o número de chamadas em espera. Consulte ESPERA. Não perturbe ativado: Consulte Não perturbe. The Telephone NenhumUsuário Nenhum usuário: O ramal não está conectado no momento, consulte Nenhum usuário 0 Fora do horário de expediente: É exibida se um ou mais grupos estiverem no modo "Fora do horário de expediente". P U V Chamadas estacionadas: Mostra o número de chamadas estacionadas. Indisponível: É exibido no ramal chamador quando a facilidade Não perturbe está ativada no ramal, mas este não está sendo coberto pelo correio de voz. Correio de voz: É exibido no ramal chamador quando a facilidade Não perturbe está ativada no ramal, mas este está sendo coberto pelo correio de voz. Consulte Correio de voz. 01 Chamadas no histórico de chamadas: O telefone pode armazenar e exibir chamadas recentes. DISC CONN ssss CONF Desconectado: Para finalizar a chamada, pressione Conectado: Você está em uma chamada. SPEAKER (Alto-falante). Código de supressão Quando o código de autorização (se necessário), for inserido, o número inserido é exibido como 'ssss' por questões de segurança. Chamada de CONFERÊNCIA: Você faz parte de uma chamada de conferência, exibida no lado esquerdo do display. Consulte Chamadas de CONFERÊNCIA. Indica que o item exibido é o item selecionado atualmente. Nota Os itens exibidos pelo seu telefone IP podem diferir parcialmente em relação aos itens listados acima. Telefones 2420 e 5420 Page 11

12 Funções básicas de tratamento de chamadas Como atender uma chamada Quando uma chamada chega em seu telefone, você ouve um tom de toque e o ícone iluminado no formato de sino aparece na apresentação de chamada associada. Para atender uma chamada entrante: Faça uma das seguintes opções: Nota Se você não estiver ativo em outra chamada, atenda a chamada usando o monofone, os fones ou o viva-voz (consulte Viva-voz). Se você já estiver ativo em uma chamada, coloque a chamada ativa em espera (consulte Espera), e então atenda a chamada entrante. Se a apresentação de chamada para a chamada que está tocando não for exibida na página da tela atual, pressione EXIT (Sair) para voltar à primeira página da tela de Início. Quando tiver localizado a apresentação de chamada para a chamada que está tocando, pressione a tecla de apresentação de chamada correspondente. Se for membro de um grupo, você verá o ícone de um sino intermitente ao lado do nome do seu grupo, por exemplo "Vendas ". Pressione Vendas para atender a chamada. Para redirecionar uma chamada entrante, não responda, pressione DROP (Abandonar) para redirecionar a chamada para Redirecionar se sem resposta (se configurada) ou correio de voz (se disponível). Para atender uma chamada em outro ramal: Você pode atender em seu próprio telefone utilizando Captura de chamada; levante o monofone e disque: *30, para atender uma chamada que esteja tocando em qualquer lugar. *31, para atender uma chamada no seu grupo. *32*201#, para atender a chamada para um ramal em particular, neste exemplo 201. As cadências de toque padrão são: Nota Chamadas internas - cadência de toque único. Chamadas externas - cadência de dois toques. Isso pode ser alterado pelo administrador do sistema. Se o telefone tocar por mais tempo do que o período especificado (15 segundos por padrão), qualquer facilidade de redirecionamento que estiver ativada, como o correio de voz ou redirecionamento de chamadas, entrará em vigor. Telefones 2420 e 5420 Page 12

13 Como fazer uma chamada Você pode fazer chamadas em seu telefone utilizando os vários métodos a seguir: Basic Call Handling Features Para fazer uma chamada manualmente: 1. Levante o monofone e disque o número desejado no teclado. Lembre-se de incluir o código de acesso necessário (por exemplo, 9 para uma linha externa) e escute o progresso da chamada. 2. Ajuste o volume do viva-voz conforme a necessidade. Para alterar o volume, pressione e. Os oito níveis de volume são exibidos. 3. Se a chamada não for atendida, pressione SPEAKER (Alto-falante) ou DROP (Abandonar). Se a chamada for atendida, fale ou levante o monofone e fale com a pessoa chamada. Para fazer uma chamada automaticamente: Faça qualquer uma das opções seguintes: Para que o telefone disque o último número discado, pressione REDIAL (Rediscar) e depois pressione a tecla de função associada à chamada. Consulte Rediscar. Acesse o Registro de chamadas e faça uma chamada para um registro específico. Consulte Como fazer chamadas a partir do registro de chamadas. Acesse a Lista de número abreviado no seu diretório pessoal e faça uma chamada para um registro específico. Consulte Como discar um número abreviado. Quando a chamada for atendida, fale ou levante o monofone e fale com a pessoa chamada. Como abandonar uma chamada Para abandonar uma chamada estabelecida: Faça qualquer uma das seguintes opções: Coloque o monofone no gancho. ou Pressione DROP (Abandonar). Telefones 2420 e 5420 Page 13

14 2420 and 5420 User Guide Como utilizar fones Quando desejar utilizar fones, conecte-os ao respectivo soquete na base do telefone. Para ativar os fones e desativar o monofone, pressione HEADSET (Fone). A lâmpada ao lado do botão acende quando você ativar o uso de fones. Para atender uma chamada entrante: 1. Pressione HEADSET (Fone). Se já estiver em uma chamada: 1. Coloque a primeira chamada em espera. 2. Pressione ao lado do sino intermitente ( ). Para cancelar uma chamada com fones: Pressione DROP (Abandonar). Para fazer uma chamada manualmente: Pressione HEADSET (Fone). Disque o número. Lembre-se de incluir o código de acesso necessário (por exemplo, 9 para uma linha externa) e escute o progresso da chamada. Para fazer uma chamada automaticamente: Pressione HEADSET (Fone). Faça qualquer uma das opções seguintes: Pressione REDIAL (Rediscar) e pressione para que o telefone disque o último número discado. Consulte Rediscar. Acesse o Registro de chamadas e faça uma chamada para um registro específico. Consulte Como fazer chamadas a partir do registro de chamadas. Acesse a Lista de número abreviado no seu diretório pessoal e faça uma chamada para um registro específico. Consulte Como discar um número abreviado. Quando a chamada for atendida, fale com a pessoa chamada. Telefones 2420 e 5420 Page 14

15 Basic Call Handling Features Viva-voz O viva-voz bidirecional incorporado possibilita fazer e atender chamadas sem levantar o monofone. Lembre-se de que o viva-voz bidirecional não opera satisfatoriamente em todos os ambientes (locais com muito ruído, por exemplo). Para fazer ou atender uma chamada sem levantar o monofone ou usar o viva-voz com qualquer facilidade: 1. Pressione SPEAKER (Alto-falante). O indicador luminoso (LED) ao lado do botão se acende. 2. Faça ou atenda a chamada ou, acesse a facilidade selecionada. Ajuste o volume do viva-voz, se necessário. Para ajustar o volume, pressione e. Os oito níveis de volume são exibidos. Para mudar do viva-voz para o monofone (ou fones, se houver): Pegue o monofone (ou pressione HEADSET (Fone)) e fale. Para mudar de monofone para viva-voz: Pressione SPEAKER (Alto-falante) e coloque o monofone no gancho. Para terminar uma chamada com o viva-voz: Pressione SPEAKER (Alto-falante) novamente. Número abreviado A facilidade Número abreviado permite fazer chamadas automaticamente para números armazenados no seu diretório pessoal. Para obter maiores informações sobre a facilidade de Número abreviado, consulte Como usar números abreviados. Para fazer uma chamada para um registro de diretório pessoal usando a facilidade Número abreviado: Nota 1. Na tela de Início, pressione qualquer tecla programável. 2. Na tela Início, pressione SpDial (NoAbrv). A tela Speed Dial (Número abreviado) é apresentada. 3. Pressione a tecla ao lado do registro que deseja chamar. Se a entrada desejada não for exibida, pressione e para pesquisar as entradas ou tecle a primeira letra do nome desejado para ir para a página com a entrada correspondente. O telefone disca o número para você. Telefones 2420 e 5420 Page 15

16 2420 and 5420 User Guide Rediscar A facilidade Rediscar disca automaticamente um número externo ou ramal discado anteriormente (até 24 dígitos). O telefone irá armazenar até dez dos últimos números discados. Nota Se você discou o mesmo número duas vezes seguidas, o número será apresentado uma única vez na lista de rediscagem. Para rediscar um número discado anteriormente: Pressione REDIAL (Rediscar) e, em seguida, pressione e para pesquisar as entradas. Quando localizar o número desejado, pressione o botão associado ao lado do número. Para rediscar o último número discado: Pressione REDIAL (Rediscar) duas vezes. Sem som Durante uma chamada ativa, a facilidade Sem som impede que a pessoa com quem você está conversando o escute. Essa facilidade é mais usada em conjunto com o viva-voz. Entretanto, ela pode ser usada para colocar em espera uma conversa off-line a qualquer momento durante uma chamada. Para evitar que a outra pessoa na linha ouça você: 1. Pressione MUTE (Sem som). O indicador ao lado do botão Mute (Sem som) acende quando a facilidade estiver ativa. 2. Para desativar a função, pressione MUTE (Sem som) novamente. Espera Você pode colocar uma chamada em espera para obter informações ou atender uma segunda chamada. Se uma segunda chamada entrar você ou virá um breve toque e o símbolo intermitente aparecerá ao lado da tecla de apresentação de chamada. Para colocar uma chamada existente em espera: 1. Pressione HOLD (Espera). 2. Atenda a segunda chamada pressionando o botão de apresentação de chamada com o símbolo. O símbolo muda para ; mostrando que a linha está conectada. Para voltar para a chamada em espera: 1. Se houver uma chamada em andamento, coloque-a primeiro em espera, como descrito acima. 2. Para recuperar um chamada em espera, pressione o botão de apresentação de chamada com. Notas Com o temporizador de retorno da espera (definido pelo administrador do sistema), você é relembrado que existe uma chamada em espera. O telefone irá tocar e será exibido. Se a facilidade do sistema Espera Automática estiver ativada (consulte o administrador do sistema) então você pode colocar em espera uma chamada ativa ( ) pressionando ( ) da segunda chamada. Se a facilidade Espera Automática estiver desligada, pressione ( ) na segunda chamada para abandonar a primeira chamada. Telefones 2420 e 5420 Page 16

17 Basic Call Handling Features Transferência A facilidade Transferência possibilita transferir uma chamada do seu telefone para outro ramal ou número externo. Para transferir a chamada atual para outro ramal: 1. Com uma chamada em andamento, pressione TRANSFER (Transferência). 2. Ao ouvir um tom de discar, disque o número para o qual a chamada deve ser transferida. 3. Faça uma das seguintes opções: Para transferir a chamada sem anunciá-la, pressione TRANSFER (Transferência) novamente. A transferência é completada. Para anunciar a chamada antes de transferi-la, aguarde até que a pessoa chamada atenda. Se a pessoa chamada estiver disposta a aceitar a chamada, pressione TRANSFER (Transferência) novamente para completar a transferência. Se a pessoa que você chamou não desejar aceitar a chamada, pressione DROP (Abandonar). Para retornar à chamada em espera, pressione adjacente. Se a linha estiver ocupada ou se não for atendida, pressione DROP (Abandonar). Para retornar à chamada em espera, pressione adjacente. Para transferir uma nova chamada para uma chamada em espera usando CONFERÊNCIA: 1. Para transferir a nova chamada para a chamada em espera, pressione CONFERENCE (Conferência) e desligue. A transferência é completada. Telefones 2420 e 5420 Page 17

18 2420 and 5420 User Guide Como estacionar chamadas Você pode estacionar uma ou mais chamadas, permitindo fazer e receber outras chamadas. Você também pode providenciar para que uma chamada estacionada seja recuperada por outro ramal. O sistema somente permite que as chamadas sejam estacionadas por um curto período antes de reconectá-las ao usuário que estacionou a chamada; a configuração padrão é 5 minutos. Quando o período definido é atingido, a chamada estacionada tocará de volta se o seu ramal estiver inativo. Nota Para estacionar uma chamada, essa deve primeiro ser colocada em Espera. Para estacionar uma chamada a ser recuperada por um outro ramal qualquer: Disque *37*N# - Onde N é o número do estacionamento atribuído por você. Informe seus colegas sobre a chamada estacionada e o número do estacionamento atribuído. Para tirar uma chamada de outro ramal do estacionamento: Disque *38*N# - Onde N é o número do estacionamento. Para estacionar uma chamada para o seu ramal local: Disque*37# Ao estacionar uma chamada para o seu ramal local, um número de estacionamento com base no número do seu ramal, seguido por 0 é atribuído automaticamente. Ao estacionar uma outra chamada é atribuído o número do seu ramal, seguido por 1 e assim por diante até 9. Por exemplo: se o seu ramal for 201, será atribuído o número de estacionamento 2010 à primeira chamada estacionada. Para tirar uma chamada do estacionamento no seu ramal local: Disque *38*N# - Onde N é o número do estacionamento. Nota Teclas de facilidade podem ser configuradas para estacionar e tirar chamadas do estacionamento. Se necessário, entre em contato com o seu administrador. Telefones 2420 e 5420 Page 18

19 Basic Call Handling Features Conferência A facilidade Conferência possibilita colocar outras pessoas (incluindo você) em uma chamada de conferência. Notas O número de pessoas permitido em uma conferência é controlado pelo sistema telefônico. São necessárias duas teclas de apresentação de chamada para a facilidade Conferência. Para adicionar outra pessoa a uma chamada: 1. Pressione CONFERENCE (Conferência). 2. Disque o número da pessoa que deseja adicionar à chamada. 3. Para adicionar a pessoa à chamada, pressione CONFERENCE (Conferência) novamente. Se a pessoa que você chamou não atender ou não quiser participar da conferência, pressione DROP (Abandonar). Para retornar à chamada em espera, pressione adjacente à chamada em espera. 4. Repita as etapas de 1 a 5 para mais conexões de conferência. Para ver detalhes dos vários chamadores na conferência, pressione e Prev/Next (Próx/Ant). Notas Para sair de uma chamada de conferência, ponha o monofone no gancho. Para exibir os participantes que devem abandonar a conferência, pressione DROP (Abandonar). Você pode então selecionar o participante para abandonar pressionando e os botões Prev/Next (Próx/Ant) para exibir o participante, e em seguida pressione DROP (Abandonar) novamente. Mensagem Message (Mensagem) é utilizado para acessar o sistema de correio de voz, se estiver instalado. Ao ser pressionada, as mensagens apresentadas dependerão do tipo de sistema de correio de voz. Para obter mais detalhes, consulte os Guias de Usuários de Caixa Postal que acompanham os diferentes sistemas de correio de voz suportados pelo IP Office. A luz de mensagem situada na parte superior do telefone permanece acesa quando existirem novas mensagens na caixa postal do correio de voz ou em qualquer outra caixa postal que tenha sido configurada para receber "Indicação de mensagem em espera". Nota A luz pode também ser definida para piscar quando o telefone é desligado, independentemente de existirem novas mensagens a serem lidas ou não. Telefones 2420 e 5420 Page 19

20 2420 and 5420 User Guide Chamada particular A facilidade Chamada particular é utilizada para prevenir qualquer intrusão durante a chamada. A chamada particular pode ser ativada antes ou durante uma chamada e definirá o status do telefone para 'Intrusão não permitida' até que a facilidade Chamada particular seja desativada. Se fizer uma chamada para um ramal com a função Chamada particular ativada, você ouvirá o sinal de número inacessível. Nota A Chamada particular não é uma facilidade padrão. Se necessitar desta opção, entre em contato com o seu administrador. Telefones 2420 e 5420 Page 20

21 Como usar números abreviados Visão geral dos números abreviados O telefone pode armazenar até 104 números abreviados pessoais. Para obter uma lista de números abreviados, pressione qualquer tecla e depois pressione SpDial (NoAbrv). Para sair da tela atual, pressione EXIT (Sair). A lista de números abreviados é classificada em ordem alfabética. Para mover-se entre as páginas, pressione e. Pressione a tecla da letra apropriada para ir diretamente para a primeira página com um nome correspondente. Para chamar o número, pressione ou próximo à entrada. Para realizar outras ações, pressione. Para acessar os detalhes de um número abreviado específico, pressione a tecla programável e selecione o nome no diretório. Nota Os números abreviados podem ser usados para quaisquer números que possam ser discados manualmente do ramal. Quando for necessário um prefixo de discagem (por exemplo, um dígito de acesso à linha externa), esse prefixo deve fazer parte do número abreviado. Telefones 2420 e 5420 Page 21

22 2420 and 5420 User Guide Como adicionar um novo número abreviado Para adicionar um novo número abreviado: 1. Pressione SpDial (NoAbrv). Se SpDial (NoAbrv) não for exibido, para sair da tela atual, pressione EXIT (Sair) e depois pressione Add (Adicionar). Se for apresentada uma mensagem informando que a lista de números abreviados está completa, será necessário excluir primeiro um registro existente antes de adicionar um novo. Consulte Como excluir um número abreviado. Para alternar entre as entradas de Name (Nome) e Number (Número), pressione entrada que deseja editar. As opções também se alteram em conformidade. próximo à 2. Com Name (Nome) selecionado, comece a inserir texto utilizando o teclado do telefone. Cada tecla está marcada com as letras e os números fornecidos pelas mesmas. Poderá ser necessário pressionar a tecla mais de uma vez, dependendo do caractere desejado. Por exemplo: A tecla 2também está marcada como A, B e C. Para inserir um C, pressione 2 até que C seja exibido. Se o próximo caractere que você deseja inserir estiver na mesma tecla, pressione para mover o cursor para a direita e depois digitar o caractere. Por padrão, a primeira letra é inserida em maiúscula e o telefone então alterna para o modo de inserção em minúscula. Para alterar a caixa do caractere atual, pressione Case (Caixa). Para digitar um espaço, pressione Space (Espaço). Se você cometer um erro, pressione Backspace (Retroceder) para excluir o caractere à esquerda do cursor. Se você cometeu um erro no meio de uma seqüência de caracteres e não quer retroceder e redigitar todos os caracteres, pressione para voltar um caractere, antes do ponto em que deseja editar. Insira o novo caractere ou pressione Backspace (Retroceder) para excluir o caractere à esquerda do cursor. Pressione * uma vez para incluir um. (ponto final), ou duas vezes para um * (asterisco). Para incluir mais de um * ou. (ponto), pressione para mover o cursor para a direita e depois digite o caractere. Pressione # uma vez para incluir um (travessão), ou duas vezes para um # (jogo da velha). Para digitar mais de um # (jogo da velha) ou - (travessão), pressione para mover o cursor para a direita e depois digite o caractere. 3. Quando o nome estiver definido como desejado, pressione Number (Número). 4. Digite o número desejado utilizando o teclado do telefone. Para números externos, não se esqueça de digitar o prefixo de discagem externa necessário (p. ex., 9). Para digitar um hífen, pressione Hyphen (Hífen). Isso não afeta o número discado, mas pode ajudar a tornar os números mais legíveis. Para digitar uma segunda pausa de 1,5 segundo, pressione Pause (Pausa). Será apresentado como um caractere, (vírgula) no número do telefone. Telefones 2420 e 5420 Page 22

23 Para mover o cursor para a esquerda ou para a direita, pressione e. Using Speed Dials 5. Para salvar o número abreviado e retornar para a lista de números abreviados, pressione Save (Salvar). 6. Para retornar à lista de números abreviados sem salvar as alterações, pressione Cancel (Cancelar). 7. Para voltar para a tela Tratamento de Chamadas sem salvar as alterações, pressione EXIT (Sair). Como discar um número abreviado Você pode usar o diretório de números abreviados para fazer uma chamada com o monofone no gancho ou fora do gancho. Para discar um número abreviado: 1. Pressione SpDial (NoAbrv). Se SpDial (NoAbrv) não for mostrado, pressione EXIT (Sair) para sair da tela atual. 2. Para exibir diferentes páginas de números abreviados, pressione e ou tecle a primeira letra do nome desejado para pular para a página que tenha uma entrada correspondente. 3. Quando o registro necessário for visualizado, pressione a tecla ou adjacente. Como excluir um número abreviado Para excluir um número abreviado: 1. Pressione SpDial (NoAbrv). Se SpDial (NoAbrv) não for mostrado, pressione EXIT (Sair) para sair da tela atual. 2. Pressione Delete (Excluir). 3. Selecione o registro do número abreviado que deseja excluir. Para exibir diferentes páginas de números abreviados, pressione e ou tecle a primeira letra do nome desejado para ir para a página com uma entrada correspondente. 4. Quando o registro necessário for visualizado, pressione a tecla adjacente ou. Uma solicitação de confirmação será apresentada. 5. Para excluir uma entrada, pressione Yes (Sim) ou, para sair sem excluir, pressione Cancel (Cancelar). 6. Selecione outra entrada para excluir ou, para retornar à lista de números abreviados, pressione Done (Concluído). Telefones 2420 e 5420 Page 23

24 2420 and 5420 User Guide Como editar um número abreviado Para editar um número abreviado: 1. Pressione SpDial (NoAbrv). Se SpDial (NoAbrv) não for mostrado, pressione EXIT (Sair) para sair da tela atual. 2. Pressione Edit (Editar). 3. Selecione o registro do número abreviado que deseja editar. Para exibir diferentes páginas de números abreviados, pressione e ou tecle a primeira letra do nome desejado para pular para a página que tenha uma entrada correspondente. 4. Quando o registro necessário for visualizado, pressione a tecla adjacente ou. 5. Edite o número abreviado utilizando os mesmos métodos que são utilizados para adicionar um novo número abreviado. Consulte Como adicionar um novo número abreviado. 6. Após salvar ou cancelar quaisquer alterações você voltará para a lista de seleção de números abreviados. Selecione outro número abreviado para editar ou, para retornar à lista de números abreviados, pressione Done (Concluído). Como converter um item do registro de chamadas em um número abreviado Você pode criar um novo número abreviado de uma entrada de registro de chamada. Consulte Como salvar um item do registro de chamadas na lista de números abreviados. Esse processo iniciará a tela de entrada de número abreviado normal, mas previamente preenchida com o nome e o número da entrada do registro de chamada. Telefones 2420 e 5420 Page 24

25 Como usar o registro de chamadas Visão geral do registro de chamadas O telefone mantém um registro de chamadas. Para acessá-lo, pressione Log (Registro). Esse registro pode armazenar até 100 itens. Esse itens podem ser uma combinação de chamadas entrantes atendidas, chamadas entrantes não atendidas (perdidas) e chamadas de saída. Você pode selecionar os tipos de chamadas que devem ser incluídos no registro. Você também pode usar os itens do registro de chamadas para fazer chamadas de retorno ou converter o item em um número abreviado para uso futuro. Notas ADVERTÊNCIA As chamadas feitas utilizando códigos de senha (pin) e outras informações aparecerão no registro de chamadas. O registro dessas chamadas de saída deve ser desativado ou esses registros de chamada devem ser removidos manualmente. Consulte Como definir quais chamadas devem ser registradas. Somente as chamadas de saída feitas utilizando o teclado de discagem ou uma entrada de número abreviado são registradas. As entradas de registro de chamadas são perdidas se o telefone for desconectado do IP Office. Para exibir uma tela semelhante à que se segue, pressione Log (Registro): As chamadas Perdidas são exibidas primeiro. Você pode selecionar InAns (EnAtd) ou Outgo (Saída). Como alternativa, para exibir todas as três opções, pressione Mais e selecione Todas. As chamadas registradas são mostradas com a mais recente primeiro. O nome do chamador ou da pessoa chamada é mostrado, se estiver disponível. O número do chamador ou da pessoa chamada é mostrado. Para exibir mais páginas de entradas, pressione ou Para exibir mais detalhes sobre uma determinada chamada, pressione ou ao lado de uma entrada do registro. O número da entrada do registro. Telefones 2420 e 5420 Page 25

26 2420 and 5420 User Guide O tipo de entrada do registro, ou seja, Answered (Atendidas), Un-answered (Não atendidas) ou Outgoing (De saída). O nome do chamador ou da pessoa chamada é mostrado, se estiver disponível. O número do chamador ou da pessoa chamada é mostrado. A data, hora e duração da chamada. Para exibir a chamada registrada anterior ou seguinte, pressione e. As teclas oferecem diversas opções de ação. Como usar o registro de chamadas Você pode fazer chamadas diretamente do registro de chamadas. Enquanto estiver no registro de chamadas, você também pode fazer uma chamada retirando o monofone do gancho, pressionando SPEAKER (Alto-falante) e discando um novo número. Do mesmo modo, você pode ainda receber chamadas e tratá-las usando as funções das teclas do teclado. Como definir quais chamadas devem ser registradas Cuidado Se essas configurações forem alteradas, todos os detalhes das chamadas que já se encontram no registro de chamadas e que não mais correspondem à seleção serão excluídos. Para definir as chamadas que devem ser registradas: 1. Pressione Option (Opção). Se Option (Opção) não for mostrado, pressione EXIT (Sair) para sair da tela atual. 2. Pressione Log Setup (Configurar registro). É exibido um menu com Answered (Atendidas), Un-Answered (Não atendidas) e Outgoing (Saída) e suas configurações atuais são exibidas. 3. Para alternar entre Yes (Sim) ouno (Não) para uma configuração específica, pressione ao seu lado. Como alternativa; Para destacar a atual configuração de um tipo de chamada, pressione ao seu lado. Para alterar o valor da configuração sublinhada no momento, pressione Yes/No (Sim/Não). 4. Faça uma das seguintes opções: Para salvar as configurações e voltar ao menu de opções, pressione Save (Salvar). Você ouvirá um tom de confirmação. Nota Se você pressionar Save (Salvar) após alterar as definições de configuração, todos os itens existentes no registro de chamadas que não correspondam aos tipos de chamadas selecionados serão excluídos do registro de chamadas. Para retornar ao menu Options (Opções) sem salvar as alterações, pressione Cancel (Cancelar). Para voltar para a tela de tratamento de chamadas sem salvar as alterações, pressione EXIT (Sair). Telefones 2420 e 5420 Page 26

27 Como exibir o registro de chamadas Para exibir o registro de chamadas: Using the Call Log 1. Pressione Log (Registro). Se Log (Registro) não for mostrado, pressione qualquer tecla. 2. Por padrão, as chamadas Perdidas são exibidas primeiro. Você pode selecionar entre InAns (EnAtd) ou Outgo (SdTfs). Outra opção é pressionar Mais e selecionar All (Todas) para exibir todas as três opções. Para retornar às chamadas Missed (Perdidas), InAns (EnAtd) ou Outg (SdTfs), pressione Back (Voltar) e faça sua seleção. 3. Para exibir diferentes páginas de entradas do registro, pressione e. Para sair do registro de chamadas e retornar à tela anterior, pressione Done (Concluído). Para sair do registro de chamadas e retornar à tela de tratamento de chamadas, pressione EXIT (Sair). Para visualizar os detalhes de uma determinada entrada do registro, pressione ou ao lado da entrada. 4. Para voltar à tela anterior, pressione Done (Concluído). Como fazer chamadas a partir do registro de chamadas Para fazer chamadas a partir do registro de chamadas: 1. Pressione Log (Registro). Se Log (Registro) não for mostrado, pressione qualquer tecla. 2. Por padrão, as chamadas Perdidas são exibidas primeiro. Você pode selecionar InAns (EnAtd) ou Outgo (Saída). Outra opção é pressionar More (Mais) e selecionar All (Todas) para exibir todas as três opções. Para retornar às chamadas Missed (Perdidas) ou InAns (EnAtd) ou Outg (SdTfs), pressione Back (Voltar) e faça sua seleção. 3. Ao localizar a entrada que deseja chamar, pressione ou ao lado da entrada. 4. Para fazer a chamada, pressione Call (Chamada) Se o número mostrado for externo porém não incluir o prefixo de discagem externa utilizado pelo sistema telefônico, retire o fone do gancho, disque o prefixo e então pressione Call (Chamada). Telefones 2420 e 5420 Page 27

28 2420 and 5420 User Guide Como salvar um item do registro de chamadas na lista de números abreviados Para salvar um item do registro de chamadas na lista de números abreviados: 1. Pressione Log (Registro). Se Log (Registro) não for mostrado, pressione qualquer tecla programável. 2. Por padrão, as chamadas Perdidas são exibidas primeiro. Você pode selecionar InAns (EnAtd) ou Outgo (Saída). Outra opção é pressionar Mais e selecionar All (Todas) para exibir todas as três opções. Para retornar às chamadas Missed (Perdidas) ou InAns (EnAtd) ou Outg (SdTfs), pressione Back (Voltar) e faça sua seleção. 3. Para exibir diferentes páginas de entradas do registro, pressione e. 4. Ao localizar a entrada que deseja chamar, pressione ou próximo à entrada. 5. Pressione Save (Salvar). A tela de edição do número abreviado é apresentada, prépreenchida com os detalhes do item do registro de chamadas. Consulte Como adicionar um novo número abreviado. Como excluir um item do Registro de chamadas Para excluir um item do Registro de chamadas: 1. Pressione Log (Registro). Se Log (Registro) não for mostrado, pressione qualquer tecla programável. 2. Por padrão, as chamadas Perdidas são exibidas primeiro. Você pode selecionar InAns (EnAtd) ou Outgo (Saída). Outra opção, Para exibir todas as três opções, pressione More (Mais) e selecione All (Todas). Para retornar às chamadas Missed (Perdidas) ou InAns (EnAtd) ou Outg (SdTfs), pressione Back (Voltar) e faça sua seleção. 3. Para exibir diferentes páginas de entradas do registro, pressione e. 4. Ao localizar a entrada que deseja chamar, pressione ou próximo à entrada. 5. Pressione Delete (Excluir). O item é excluído do registro de chamadas e os detalhes da próxima chamada são mostrados. 6. Para sair do registro de chamadas e retornar à tela de tratamento de chamadas, pressione EXIT (Sair). Telefones 2420 e 5420 Page 28

29 Using the Call Log Como apagar todas as chamadas registradas A falta de energia para alimentação do telefone fará com que todos os itens no registro de chamadas sejam excluídos. A opção Erase All (Apagar todas) exclui as chamadas registradas selecionadas. Consulte Como definir quais chamadas devem ser registradas. Cuidado Essa ação também exclui todos os itens de registro de números abreviados e opções de personalização do telefone. Consulte Telefone padrão/apagar todas as configurações. Para apagar todas as chamadas registradas: 1. Pressione Log (Registro) e, em seguida, More (Mais). 2. Pressione Delete (Excluir). Uma mensagem aparece solicitando confirmação para apagar todos os registros. 3. Para remover todas as entradas registradas, pressione Erase (Apagar). Telefones 2420 e 5420 Page 29

30 Como mudar opções Como alterar as opções de toque O IP Office usa 'toques diferenciados' para diferentes tipos de chamadas: Um toque repetido simples para chamadas internas Um toque repetido duplo para chamadas externas Um toque simples seguido de dois toques curtos para rechamadas. Essas opções são determinadas pelo IP Office. Você pode personalizar o toque do seu telefone para diferenciá-lo de outros telefones que estejam tocando. Você pode escolher entre oito sons de toque diferentes. Isso altera o tom e o estilo do toque usado pelo telefone, o padrão de toque ainda é controlado pelo IP Office de acordo com o tipo de chamada. Mudar o som da campainha: 1. Para sair de qualquer outro modo, pressione EXIT (Sair) e depois pressione Option (Opção). 2. Pressione Ring Options (Opções de toque) e depois pressione Ring Pattern (Padrão de toque). Um menu com o padrão de toque atual é apresentado. 3. Para selecionar um padrão de toque, pressione e ou pressione uma tecla de discagem entre 1 e 8. Você ouvirá o padrão de toque selecionado. 4. Para ouvir o padrão de toque novamente, pressione Play (Reproduzir) ou pressione novamente a tecla do teclado de discagem. Após selecionar um padrão de toque, pressione Save (Salvar). Você ouvirá um tom de confirmação e voltará para o menu de opções. Para retornar ao menu de opções sem alterar o padrão de toque, pressione Cancel (Cancelar). Nota Se uma chamada for recebida enquanto você estiver selecionando um som de toque, você voltará automaticamente para a tela de tratamento de chamadas, se definida (consulte Mostrar tela do telefone abaixo). Usar a luz de mensagem para alertas de toque: 1. Para sair de qualquer outro modo, pressione EXIT (Sair) e depois pressione Option (Opção). 2. Pressione Ring Options (Opções de toque) e defina Flash Message Lamp (Lampejar luz de mensagem) como Yes (Sim) ou No (Não). Se esta opção for definida como Yes (Sim), a luz de mensagem piscará quando você receber uma chamada. A alteração dessa opção não afeta a facilidade de indicação visual do correio de voz. Para mostrar automaticamente a tela de tratamento de chamadas: 1. Para sair de qualquer outro modo, pressione EXIT (Sair) e depois pressione Option (Opção). 2. Pressione Ring Options (Opções de toque) e defina Show Phone Screen (Mostrar tela do telefone) para Yes (Sim) ou No (Não). Se a opção for definida como Yes (Sim), quando estiver configurando/usando as facilidades de número abreviado, registro de chamadas, etc., você retornará automaticamente para a tela de tratamento de chamadas ao receber uma ligação. Telefones 2420 e 5420 Page 30