MATRIZ DE PROCEDIMENTOS

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1 MATRIZ DE PROCEDIMENTOS AVALIAÇÃO DAS ESTRUTURAS DE CONTROLE INTERNO DO PODER JUDICIÁRIO Questão de auditoria Informações Requeridas Fontes de Informação Procedimentos Possíveis Achados 1 As características da unidade de controle interno atendem aos preceitos normativos e jurisprudenciais? 2 A unidade de controle interno posiciona-se em qual nível hierárquico e divide-se em quantos níveis hierárquicos? Ato que criou a unidade de controle interno; Regulamento da Secretaria do Tribunal/Conselho; Regulamento da unidade de controle interno. Ato que criou a unidade de controle interno; Regulamento da Secretaria do Tribunal/Conselho. Resoluções CNJ nº 70/2009 e nº 86/2009; Boletins internos; Diário Oficial; Acórdãos da Corte de Contas. Resolução CNJ nº 86/2009; e Diário Oficial. 1. Informar se existe lei, decreto ou ato normativo interno que criou a unidade de controle interno (P16.1); 2. Informar se a Estrutura de controle interno está vinculada à Presidência do Tribunal/Conselho (P16.1) e (P16.2); 3. Informar se existe normativo interno que defina as competências da unidade de controle interno (P16.5) e (P16.13). 1. Realizar comparativo entre o nível hierárquico da unidade de controle interno e os níveis hierárquicos das diversas unidades orgânicas do Tribunal/Conselho, inclusive comparar os níveis hierárquicos inferiores das unidades comparadas (Ex. Secretaria/Coordenadoria/Seção) aos níveis hierárquicos da unidade de controle interno. 1. A unidade de Controle Interno foi criada pela Lei Complementar Nº 181, de 13 de março de 2008, em seu artigo 7º. 2. O Controle Interno está vinculado à Presidência do Tribunal. 3. Sim, temos a Resolução nº. 159/2011, que regulamenta as atividades e competências para a Unidade de Controle Interno do Poder Judiciário do Estado do Acre. 1. Nível hierárquico após a reestruturação, exercício de 2013 (em implantação): Presidência; Assessorias (inclusive, Controle Interno) e; Gabinetes; Diretorias; Gerências.

2 3 A comunicação dos achados da unidade de controle interno é feita diretamente a qual autoridade do tribunal/conselho? Despachos de rotinas. Agendas Presidente Tribunal/Conselho, Secretário-Geral Diretor-Geral. do do e 1. Informar a qual autoridade do tribunal/conselho é feita a comunicação dos achados da unidade de controle interno (Presidente, Secretário-Geral ou Diretor-Geral). 1. A comunicação dos achados de auditoria é feita, juntamente com as recomendações, à Presidência da Corte de Justiça, e esta, por sua vez, remete aos demais setores do Tribunal para a tomada de providências. 4 A unidade de controle interno tem Plano Anual de Atividades de Auditoria (PAAA) aprovado pelo Presidente do Tribunal? 5 A unidade de controle interno realizou atividades de auditoria em quais áreas em 2010, 2011 e 2012? Ato que aprovou o PAAA. Relatórios e informações. Plano Anual de Atividades de Auditoria. Relatórios de Auditorias; e Informações técnicas. 1. Informar se houve aprovação do PAAA no exercício de 2010, 2011 e 2012 (P16.13) e (P16.15). 1. Informar as áreas auditadas em 2010, 2011 e 2012: a) Contabilidade; b) Tecnologia da Informação; c) Precatórios; d) Licitações (investimento, serviços e material); e) Terceirização de atividades; f) Obras e construções; g) Sistema de registro de preços; h) Dispensa ou inexigibilidade de licitação; i) Execução contratual; j) Pessoal; k) Passivos; e l) Sistemas de controles internos administrativos (P16.14) e (P16.17). 1. O PAA surgiu junto com a Resolução nº. 159/2011, assim sendo, ouve aprovação para os anos de 2012 e Não é feito por um ato formal e sim anuência do Presidente do Poder Judiciário. 1. Foram auditadas as seguintes áreas em 2011 e 2012: 1. Tecnologia da Informação; 2. Licitações (investimento, serviços e material); 3. Sistema de registro de preços; 4. Dispensa ou inexigibilidade de licitações; 5. Execução contratual; 6. Pessoal; 7. Suprimento de fundos; 8. Almoxarifado. 9. Multas aplicadas a passagens aéreas.

3 1. Informar os tipos de auditorias realizadas em 2010, 2011 e 2012: 1. Os tipos de auditorias realizadas nos anos de 2011 e 2012: 6 A unidade de controle interno em 2010, 2011 e 2012 atendeu ao disposto no art. 70 da Constituição Federal, que estabelece a realização de fiscalização (auditoria)? Relatórios e informações. Relatórios de Auditorias; e Informações técnicas. a) auditoria contábil; b) auditoria financeira; c) auditoria patrimonial; d) auditoria orçamentária; e e) auditoria operacional. 1. Auditoria financeira; 2. Auditoria patrimonial; 3. Auditoria operacional; 4. Auditoria orçamentária; 1. Informar se foram realizadas as avaliações a seguir relacionadas em 2010, 2011 e 2012: 7 A unidade de controle interno em 2010, 2011 e 2012 atendeu ao disposto no art. 74 da Constituição Federal, que estabelece a avaliação da atuação governamental? Relatórios e informações. Relatórios de Auditorias; e Informações técnicas. a) avaliação das metas do PPA; b) avaliação da execução de programas e do orçamento; c) avaliação do resultado da gestão orçamentária; e) avaliação do resultado da gestão financeira; f) avaliação do resultado da gestão patrimonial. 1. Somente foi realizada a avaliação no ano de 2011 e 2012 na seguinte área: 1. Avaliação do resultado da gestão patrimonial. 2. Avaliação do resultado da gestão orçamentária. 8 A unidade de controle interno em 2010, 2011 e 2012 realizou exames de conformidade e Relatórios e informações Relatórios de Auditorias; Informações técnicas. 1. Informar a realização de exames de conformidade e de desempenho em 2010, 2011 e Foram realizados exames de conformidade e de desempenho nos anos de 2011 e 2012, nas seguintes áreas:

4 desempenho? 1. Tecnologia da Informação; 2. Licitações (investimento, serviços e material); 3. Sistema de registro de preços; 4. Dispensa ou inexigibilidade de licitação; 5. Execução contratual; 6. Pessoal; 7. Suprimento de fundos; 8. Almoxarifado; 9. Multas de passagens aéreas. No caso em questão foram executados exames de conformidade, não sendo executado os exames de desempenho. 9 Existe estrutura adequada para realização das atividades de controle? Regulamento da unidade de controle interno; Tabela de lotação ideal de recursos humanos; Atos de lotação de servidores; Portaria de designação/nomeação de servidores; Entrevistas; Observação; 1. Informar a existência de lotação de servidores na unidade de controle interno com formação, no mínimo, nas áreas de contabilidade, administração, economia, direito, tecnologia da informação e engenharia para a realização de (P16.6): a) auditorias indicadas nas linhas 5 e 6 desta Matriz; b) avaliações arroladas na linha 7 desta Matriz. 2. Informar se os servidores, apesar de terem formação nas áreas indicadas nas alíneas a e b do item anterior, possuem qualificação condizente com as áreas auditadas ou avaliadas pela unidade de controle interno (P16.7); 3. Informar se além das áreas de formação indicadas no item 1 há servidores lotados na unidade de controle interno com outras formações (P16.7); 1. A Auditoria de Controle Interno do TJ/AC possui a seguinte estrutura de pessoal: a) 1 assessor de controle interno, efetivo, Técnico Judiciário, com formação na área de Economia e Direito; b) 1 servidor comissionado, com formação em Administração; c) 1 servidor efetivo, analista administrativo, com formação em Economia e d) 1 servidor efetivo, analista judiciário, com formação em Direito. 2. Os servidores do quadro, apesar das respectivas áreas de atuação, não possuem a experiência necessária para o exercício das suas funções. Há também a deficiência de servidor, na área de contabilidade, tecnologia da informação e engenharia.

5 4. Informar o percentual de servidores da unidade de controle interno que participaram de cursos de capacitação (interno e externo) em 2010, 2011 e 2012 (P16.7); 5. Informar se houve alterações nas chefias da(s) unidade(s) orgânica(s) da estrutura hierárquica da unidade de controle interno em 2010, 2011 e 2012; 6. Informar o percentual de rotatividade de servidores lotados na unidade de controle interno em 2010, 2011 e 2012; 7. Informar se há infraestrutura tecnológica à disposição da unidade de controle interno suficiente para apoiar os processos de trabalho (P16.8); 8. Informar se há algum software de utilização da unidade de controle interno no apoio à realização de auditoria (P16.8). 9. Informar a estrutura existente (número de cargos/ funções comissionados e número de servidores); 10. Informar se a estrutura existente é compatível com aquela das unidades auditadas, bem como o volume de trabalho e responsabilidade das atribuições; 11. Informar se eventual deficiência de recursos humanos está vinculada à deficiência estrutural (se há perdas de servidores para unidades executoras em razão da estrutura lá existente, como por exemplo a indicação para uma função comissionada, ainda que de menor nível). 3. Não há servidores com formação extra, além daquelas indicadas no item Todos os servidores da Auditoria de Controle Interno realizaram cursos de capacitação, em diversas áreas, nos anos de 2011 e Houve alteração na chefia (assessor de controle interno), no ano de No ano de 2011, havia servidores com formação na área de Economia, Administração, Direito e Contabilidade; já, no ano de 2012, a estrutura permanece a mesma, exceto em relação à área contábil. 7. Há infraestrutura tecnológica suficiente para subsidiar os trabalhos realizados, como: computadores, impressoras, scanner e Xerox. 8.Não há software específico na unidade de controle interno que auxilie na realização de auditorias. 9.Dos cargos existentes temos: 1 cargo de assessoria da presidência, 3 FC s e 5 outros cargos. Cabe ressaltar que não estão todos lotados; 10. A estrutura atual da unidade de controle interno não é compatível com aquela das unidades auditadas, haja vista que há deficiência de servidores em algumas

6 12. Informar se na estrutura de controle interno tem área responsável pelo acompanhamento e interpretação da legislação e respectiva orientação normativa. áreas, já enfatizadas. 11. Há deficiência de pessoal, devido à falta de estrutura condizente, visto que a atual, resultante da nova reestruturação, não é muito atrativa para os servidores exercerem suas atividades na área de controle; 10 As atividades desenvolvidas pela unidade de controle guardam relação com a sua natureza? Regulamento da unidade de controle interno; Exame documental; 1. Informar se a atuação do controle interno contempla o papel de assessoramento dos gestores na definição de estratégias para gerenciamento de riscos (P16.16); 2. Informar, do total de processos analisados pela unidade de controle interno em 2010, 2011 e 2012, os percentuais de processos analisados nos controles prévio, concomitante e posterior (P16.10); 3. Informar se a Estrutura de Controle Interno promove avaliação/diagnóstico dos sistemas de controles internos administrativos (P16.14) e (P16.17); 4. Informar se a unidade de controle interno promove reuniões técnicas e ações de capacitação para os gestores do órgão (P16.9); 5. Informar se há livre acesso pelos servidores do controle interno às unidades orgânicas do órgão (P16.11); 6. Informar se é assegurada competência aos servidores do controle interno para requerer, por escrito, documentos e informações para realização dos trabalhos (P16.11). 12. Na estrutura da auditoria de controle interno, não há servidor responsável por esta atividade especificamente. 1. Não. 2. Foram analisados os seguintes processos, nos anos de 2011 e 2012: a) Análise Prévia: acompanhamento das licitações e contratos; b) Análise concomitante: parecer técnico em processos administrativos; c) Análise posterior: processos de suprimento de fundos, tecnologia da informação, almoxarifado, recursos humanos. 3. Não. 4. Não. Apesar de ter se oferecido muitas vezes com esse propósito. 5. Existe um bom acesso, mas sempre no que concerne a solicitação de informações temos alguns entraves, o que podemos caracterizar como com a não existência de livre acesso. 6. Não.

7 11 As atividades de auditoria são realizadas de acordo com as normas aplicáveis? Normas Técnicas de Auditoria editadas por órgãos de fiscalização. Plano Anual de Auditoria; Procedimento administrativo relacionado ao Relatório de Auditoria. 1. Informar se existe planejamento, aprovado pela autoridade máxima do órgão, para a realização das atividades de auditoria (P16.4) e (P16.15); 2. Informar se são utilizadas matrizes de planejamento, de procedimento e de achados para realização dos trabalhos de auditoria (P16.14); 3. Informar se existe processo de trabalho definido e documentado para a realização de auditorias (P16.3). 1. Sim, existe o Plano Anual de Auditoria - PAA. 2. Sim. 3. Só existe processo de trabalho para alguns tipos de auditoria. Nos demais processos seguimos as normas de auditoria aplicadas ao setor público e NBC. 12- As auditorias e os documentos gerados são supervisionados? 13 A realização das auditorias possibilita permanente comunicação com o auditado? 14 Após realização da auditoria e emissão do respectivo relatório são implementadas ações para acompanhamento e monitoramento? Normas Técnicas de Auditoria editadas por órgãos de fiscalização. Normas Técnicas de Auditoria editadas por órgãos de fiscalização. Normas Técnicas de Auditoria editadas por órgãos de fiscalização. Procedimento administrativo relacionado ao Relatório de Auditoria. Procedimento administrativo relacionado ao Relatório de Auditoria. Procedimento administrativo relacionado ao Relatório de Auditoria. 1. Informar se os trabalhos de auditoria são supervisionados por servidores experientes e formalmente designados; 2. Informar se existem papéis de trabalho que documentam e oferecem suporte às conclusões da auditoria (P16. 3); 3. Informar se as técnicas de auditoria até então aplicadas são adequadas à natureza das auditorias realizadas (P16. 4). 1. Informar se as auditorias são formalmente comunicadas à Administração quanto ao início da execução; e 2. Informar o quantitativo de reuniões de apresentação e encerramento das auditorias realizadas em 2010, 2011 e Informar se existe acompanhamento da implementação ou não das recomendações constantes no relatório de auditoria; 2. Informar se são realizadas ações de monitoramento das providências adotadas pelo titular da unidade auditada; 3. Informar o grau de aceitabilidade das recomendações do controle interno pela 1. Os trabalhos de auditoria são supervisionados por outro servidor com mais experiência, mas não formalmente designado, pois não temos pessoal suficiente para essa atividade, ficando a cargo do próprio assessor de controle interno. 2. Sim. 3. Sim. 1. Sim. 2. Em todas as auditorias procuramos nos aproximar ao máximo do setor auditado e fazemos reuniões para informar os achados. O quantitativo diz respeito a todas as auditorias efetuadas. 1. Não. Esta fase de monitoramento está no planejamento para ser implementada no exercício de Sim. 3. As recomendações são aceitas quase na sua integralidade. Apenas foram deixadas para posterior deliberação aquelas recomendações que foram oriundas de

8 Administração; 4. Informar se as ações de monitoramento resultam em melhorias dos processos. atividades de boas práticas. 4. Sim. 1. Informar se em 2010, 2011 e 2012 houve realização de inspeções por determinação ou inciativa de autoridade competente; 15 As inspeções administrativas atendem aos requisitos legais? Regulamento da unidade de controle interno; Normas Técnicas de Auditoria editadas por órgãos de fiscalização; Procedimento administrativo relacionado à inspeção. Boletins internos; Procedimento administrativo relacionado ao Relatório de Auditoria. 2. Informar se em 2010, 2011 e 2012 foram realizadas inspeções por iniciativa da unidade de controle interno; 3. Informar se foi elaborado planejamento para execução da inspeção (P16. 15); 4. Informar se o prazo para realização da inspeção foi previamente fixado; 1. Não. 2. Sim, nos exercícios de 2011 e Não. 4.Não. 5. Informar se as conclusões e recomendações foram discutidas com os titulares das unidades inspecionadas; 5.Sim. 16 As fiscalizações são realizadas conforme normativo vigente? Regulamento da unidade de controle interno; Normas Técnicas de Auditoria editadas por órgãos de fiscalização; Procedimento administrativo relacionado à fiscalização; Boletins internos; Procedimento administrativo relacionado ao Relatório de Auditoria. 1. Informar se foi elaborado Plano Anual de Fiscalização (P16. 15); 2. Informar se foram elaboradas matrizes de planejamento para balizar a execução das fiscalizações; 3. Informar quais as áreas foram fiscalizadas pelo controle interno nos últimos dois anos; 4. Informar se existem critérios formais adotados pela 1. Sim. 2. Sim. 3. As áreas fiscalizadas em 2011 e 2012 foram: a) Suprimento de fundos; b) Almoxarifado; c) Licitações e Contratos; d) CPL; e) Tecnologia da Informação;

9 unidade de controle interno para realização das fiscalizações; 5. Informar se as conclusões e recomendações foram discutidas com os titulares das unidades fiscalizadas. f) Recursos Humanos; g) Multas de passagens aéreas; h) Obra. 4. Sim. 5.Sim. Definições: a) Estrutura de Controle Interno: estabelecida para governar os acontecimentos dentro de uma organização que possam impactar na consecução dos objetivos da organização, isto é, identificar os riscos. Processo composto pelas regras de estrutura organizacional e pelo conjunto de políticas e procedimentos adotados. Incorpora, ainda, o ambiente de controle, o sistema de contabilidade e os procedimentos de controle, além de introduzir o conceito de risco de controle. b) Nível hierárquico inferior: desdobramento hierárquico de uma estrutura em níveis inferiores para representar Secretaria/Coordenadoria/Seção. c) Achados: são fatos significativos observados pelo auditor durante a execução da auditoria. Geralmente estão associados a falhas e irregularidades, mas podem conter pontos fortes da instituição auditada. Para que constem do relatório os achados devem ser relevantes e baseados em fatos e evidências irrefutáveis. d) Papéis de trabalho: são registros que evidenciam atos e fatos observados pelo auditor. Esses registros devem estar sob a forma de documentos, tabelas, planilhas, listas de verificações, arquivos informatizados. Esses

10 documentos dão suporte ao relatório de auditoria uma vez que contêm o registro da metodologia adotada, procedimentos, verificações, fontes de informações, testes, enfim, todas as informações relacionadas ao trabalho de auditoria executado. e) Auditoria contábil: compreende o exame dos registros e documentos e a coleta de informações e confirmações mediante procedimentos específicos, pertinentes ao controle do patrimônio de uma entidade ou projeto. Objetiva obter elementos comprobatórios suficientes que permitam opinar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e se as demonstrações deles originárias refletem, adequadamente, em seus aspectos mais relevantes, a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas. f) Auditoria orçamentária: compreende a verificação das classificações da receita e da despesa de acordo com o orçamento anual, obter informações quanto aos limites de despesas previstas em lei e verificar a adequação orçamentária e financeira do Tribunal/Conselho. g) Auditoria operacional: compreende a avaliação sistemática dos programas, projetos, atividades e sistemas governamentais, assim como dos órgãos e entidades. h) Auditoria patrimonial: compreende a verificação do cumprimento das normas legais e regimentais durante o processo de registro financeiro dos bens patrimoniais e verificar as existências físicas e localização desses bens e atestar a consistência das descrições dos bens e as medidas administrativas implementadas pelos gestores da unidade quando encontradas inconsistências nos registros. i) Auditoria financeira: compreende a verificação dos controles financeiros internos do Tribunal/Conselho e confirmar os saldos das contas constantes no Disponível do Balanço Patrimonial, sendo elas: Caixa, Bancos

11 com movimento e Aplicações Financeiras. j) Avaliação das metas do PPA: processo sistemático de aferição periódica dos resultados e da aplicação dos recursos, segundo os critérios da eficiência, eficácia e efetividade, o que possibilitará o aperfeiçoamento do Plano Plurianual e o alcance dos objetivos de governo. k) Avaliação de Execução de Programas e do Orçamento: processo de coleta e análise sistemáticas de informações sobre características, processos e impactos de um programa no orçamento, com base em critérios de eficiência, eficácia e efetividade, de forma a gerar recomendações para aperfeiçoar a gestão e a qualidade do gasto público. l) exame da conformidade: análise da legalidade, legitimidade e economicidade da gestão em relação a padrões normativos e operacionais, expressos nas normas e regulamentos aplicáveis, e da capacidade dos controles internos de identificar e corrigir falhas e irregularidades; m) exame do desempenho: análise da eficácia, eficiência, efetividade e economicidade da gestão em relação a padrões administrativos e gerenciais, expressos em metas e resultados negociados com a administração superior ou definidos nas leis orçamentárias, e da capacidade dos controles internos de minimizar riscos e evitar falhas e irregularidades; n) controles internos: conjunto de atividades, planos, métodos, indicadores e procedimentos interligados utilizados com vistas a assegurar a conformidade dos atos de gestão e a concorrer para que os objetivos e metas estabelecidos para as unidades jurisdicionadas sejam alcançados;

12 o) A realização de fiscalizações decorre da necessidade de comprovar se o objeto dos programas institucionais existente, corresponde às especificações estabelecidas, atende às necessidades para as quais foi definido e atende à legislação, guarda coerência com as condições e características pretendidas e se os mecanismos de controle administrativo são eficientes e permitem a avaliação dos resultados; p) Auditoria: exame sistemático, aprofundado e independente para avaliação da integridade, adequação, eficácia e economicidade dos processos de trabalho, sistemas de informações e controles internos administrativos; q) Inspeção administrativa: técnica de prevenção e controle utilizada para suprir omissões e lacunas de informações, esclarecer dúvidas ou apurar denúncias quanto à legalidade e à legitimidade de fatos e atos praticados por agentes responsáveis no âmbito das unidades jurisdicionadas pelo Tribunal/Conselho; r) Fiscalização: técnica de controle utilizada para comprovar se o objeto dos programas institucionais existe, corresponde às especificações estabelecidas, atende às necessidades para as quais foi definido e atende à legislação, guarda coerência com as condições e características pretendidas e se os mecanismos de controles administrativos são eficientes e permitem a avaliação dos resultados.