AULA 3. Arquivologia. Prof. Darlan Eterno

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1 AULA 3 Arquivologia Prof. Darlan Eterno

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3 Arquivologia AULA 3 *Protocolo: Nós falamos das atividades que acontecem nas três fases, e o protocolo nós situamos na fase corrente. O CESPE perguntou em 2017 e 2018: nós temos protocolo na fase intermediária também? Não. Protocolo só atua na fase corrente. O protocolo é um serviço, que às vezes tem algumas ações realizadas no protocolo central, no protocolo setorial. 1. Definição: protocolo é um serviço encarregado das seguintes rotinas: a) Recebimento: o nome já diz tudo. Vocês já foram alguma vez entregar um documento em algum órgão público? Você é dirigido ao setor de protocolo. E a atividade não se encerra na função do recebimento. Também há a separação dos documentos, onde separa-se o documento oficial ostensivo do sigiloso, e os documentos particulares. Primeiro, vamos separar o documento oficial do particular. Entendam a diferença, o documento oficial é aquele que tem interesse para a instituição, que tem relação com suas atividades. Exemplo: um cidadão vai ao MPU pedir informações. O MPU tem por atividade responder a este pedido, certamente este pedido que o cidadão fez entra ali como um documento oficial. Tem relação com o que o órgão faz. Já o particular tem interesse pessoal. Por exemplo, se você ficasse o dia todo no trabalho, e não ficasse ninguém em casa, vocês podem dar o endereço do trabalho para recebimento de documentos. Aula 1: nós falamos que o documento ostensivo tem restrição de acesso? Não. Qualquer um pode acessar. Então, o protocolo vai realizar a abertura deste documento. E o protocolo pode abrir um documento sigiloso? Não. Nem os particulares. Mas o protocolo não fica retendo esses documentos, pois teria que se responsabilizar por eles. O que ele faz com o sigiloso e o particular? Olha o destinatário e manda diretamente. O documento sigiloso vem com um envelope comum externo, que pode ser aberto, onde está contido outro envelope, identificando que trata-se de documento sigiloso. b) Registro: Significa o cadastro de dados, que também são chamados de metadados dos documentos. Exemplo: espécie, procedência. O documento, ao chegar ao protocolo, vai ter alguns dados retirados, como número, procedência, espécie, com estes dados cadastrados no sistema ou em algum formulário específico. Esse é o registro. Quando for fazer o registro, será realizado somente o do documento ostensivo. É o único envelope que será aberto. c) Autuação: Formação de processo. Certamente, vocês já viram um processo: um conjunto de documentos, com uma capa específica. É muito comum no serviço público. Ao pegar concurseiro.vip 3

4 documentos avulsos, reuní-los e colocá-los em capa específica, estamos realizando a autuação. Ela também acontece no processo eletrônico. d) Classificação: É a que vimos na aula passada, no plano de classificação. Nós classificamos na hora da produção, e, se o documento é externo, realizamos esta tarefa no protocolo, com auxílio do plano de classificação. e) Movimentação: É a hora de mandar o documento para o seu respectivo destinatário. Podemos mandar por meio da distribuição ou da expedição. Qual a diferença básica? Vamos imaginar: o documento entrou pelo protocolo, num dado momento está pronto e o protocolo manda para o setor para onde é o destinatário. Isso é a distribuição: a remessa aos setores de trabalho. Notem: O MPU expediu um documento para a Câmara. O documento entra lá e é um pedido de informações para alguma área específica. Essa área prepara o pedido e encaminha este pedido como resposta ao MPU. Quem expede este pedido é a expedição, que realiza essa remessa externa. A distribuição é interna e a expedição é externa. f) Controle da Tramitação: Esta é a parte do protocolo que vocês mais conhecem. Sabe quando você vai entregar um documento para alguém no seu trabalho? Você controla esta entrega? Tem instituições que adotam caderno de protocolo. Podem ser empregados também sistemas informatizados, onde o sistema cadastra este envio e o próprio sistema diz com quem está o documento. É muito mais fácil, pois no sistema tem o histórico. Vamos praticar um pouco? 95. Além das atividades de recebimento, registro e classificação, cabe também ao protocolo realizar destinação dos documentos. O que você entende por destinação? Eliminação e guarda permanente (através da tabela de temporalidade). É o sentido técnico da palavra, não o sentido genérico. Cuidado! 96. (CESPE SERPRO 2013) O empréstimo de documentos é uma atividade do setor de protocolo. Não, o protocolo não é o detentor do documento. Ele passa ali para ser processado, é um local de trânsito, não de guarda. Quem empresta é o próprio setor. 97. (CESPE CNJ 2013) O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de protocolo. 4 concurseiro.vip

5 MPU Arquivologia Prof. Darlan Eterno 98. (CESPE DPU 2016) Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo. Expedição sim, mas microfilmagem, não. 99. (CESPE MC 2013) Todo documento que chega ao Ministério da Cultura deve ser registrado no protocolo, independentemente do documento ser ostensivo, sigiloso ou pessoal. Apenas os documentos ostensivos devem ser registrados (CESPE STM 2018) Depois de receber um ofício, a atividade seguinte do setor de protocolo é a de registrar o documento, o que pode ser feito manualmente ou diretamente em um sistema informatizado (CESPE STJ 2008) O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso (CESPE ANCINE 2012) Os documentos recebidos por uma organização pública devem ser registrados no setor de protocolo. A exceção são as correspondências (cartas, ofícios, avisos). Não, a exceção são os documentos sigilosos e os particulares (CESPE SERPRO 2013) A classificação de documentos é uma rotina do setor de protocolo (CESPE DPF 2014) A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é distribuí-lo. concurseiro.vip 5

6 Não. Pensando na ação enquanto rotina, a primeira ação é o registro. Até distribuir, existem uma série de rotinas a serem executadas (CESPE- SEE-DF 2017) Autuação, distribuição e descarte são responsabilidades do protocolo Protocolo não realiza o descarte. Para descartar, é necessário criar uma comissão, aprovar uma tabela, publicar um edital. Quem conduz isso é a Comissão Permanente de Avaliação (CESPE ANATEL 2009) O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados. Não é tirar cópia do documento, é retirar os dados, como procedência, etc. Está certo! 107. (CESPE CNJ 2013) Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos (CESPE TELEBRÁS 2013) Os procedimentos de registro e autuação de documentos são atividades do protocolo. O registro consiste no cadastramento de documento recebido em um sistema de controle, manual ou informatizado, que atribui um número ao documento. A autuação ocorre quando um documento passa a constituir um processo. Vamos voltar à teoria! 2. Procedimentos administrativos do protocolo 2.1) Processo: O processo envolve uma série de formalidades. Tomem muito cuidado com a instrução de um processo. Um processo bem instruído é sinal de que você vai ficar em paz com aquela demanda. Um processo mal instruído pode acarretar em sindicância, PAD. Muito cuidado! Leve isso para sua vida. O processo possui formalidades, desde quando ele é criado até quando ele for encerrado. Sobre estas formalidades, será nosso próximo tópico. 6 concurseiro.vip

7 MPU Arquivologia Prof. Darlan Eterno a) Abertura do processo (Autuação): O que vamos abordar aqui serve tanto para o processo em papel quanto para o processo em meio digital. Nós temos algumas regras diferentes: se for em papel se autua de uma forma, se for digital, de outra. Nós podemos fazer a abertura de um processo a partir de documentos não-digitais. Em papel, os setores da instituição não tem autonomia, pois essa autuação é feita no setor de protocolo. O protocolo forma o processo e depois devolve ao setor para dar continuidade. A abertura de processos não digitais deverá ser feita no protocolo ou unidade protocolizadora, não é no setor de trabalho. Porém, é muito comum também a autuação por processos digitais. Hoje, por exemplo, a Justiça é em boa parte automatizada. Muitos processos tramitam só no meio digital. Neste caso, por todos terem um computador, fica mais fácil autuar em sua própria estação de trabalho. Ou seja, quem faz a autuação é o próprio usuário em sua estação de trabalho. Temos que destacar também a forma como será feita a autuação destas folhas. As folhas são colocadas sempre em ordem cronológica. Vamos imaginar que temos um processo: capa, folhas que o compõe. Estas folhas são colocadas sempre do mais antigo para o mais recente. Pense, ao contar uma história, ninguém começa do final dela, sempre se começa do início. Da mesma forma ocorre nos processos. O processo pode nascer de duas grandes demandas: de uma demanda judicial (penal, cível) ou administrativa. b) Numeração de folhas: Se você tiver em sua mesa um processo em papel e for anexar alguma decisão, ao colocar a folha, você vai numerá-la. Ela é feita por meio de um carimbo, onde vai o número da folha e a rubrica. É colocado no canto superior direito. A capa não é contada para fins de numeração, logo, não é numerada. A primeira folha é contada para fins de numeração, mas não será numerada. O carimbo é inserido a partir da segunda folha. O verso da folha não é numerado. Se for fazer menção a um verso da folha, coloca-se o número + v. Exemplo: folha 5 v (verso da folha 5). Em caso de erro de numeração, não é possível o uso de letra diferencial (4-A e 4 -B). Não podemos colocar. Ao errar a numeração, risca-se a errada e coloca-se a correta. E quantas folhas um processo pode ter? Quantas forem necessárias, não há um limite. Quando ele for muito extenso, será dividido em volumes, a cada 200 folhas. c) Operações: c1) Desentranhamento: Retirar documentos de um processo. Ele se dá por duas razões: a pedido do interessado ou por interesse da administração. E, ao fazer o desentranhamento, nós renumeramos as folhas? Não. No local, será colocado um despacho, uma decisão, motivando o desentranhamento. c2) Desmembramento: Separação para formação de outros processos. No caso anterior, do desmembramento, era realizada a retirada e o documento entregue para o interessado. Agora, o que for retirado, obrigatoriamente, formará outro processo. Isso é muito comum para processos muito volumosos. Por exemplo, no meu trabalho, temos processos de aquisição com mais de mil folhas. E estes processos têm pagamentos mensais. Então, é muito comum pegar o processo de contratação gigante, tirar algumas folhas e formar um processo de pagamento por desmembramento, onde vai o contrato, a documentação da empresa. c3) Juntada: Significa a união de um processo a outro, e pode se dar por: concurseiro.vip 7

8 c3.1) Anexação: Definitiva. Existe uma relação de dependência entre os processos. Um processo depende do outro para ter sentido. Exemplo: eu tenho um processo de pedido de licença. Porém, tive que realizar o cancelamento, realizando outro processo. Entendam que os dois processos só fazem sentido juntos. O processo de cancelamento não pode ficar longe do pedido original. É realizada, neste caso, a anexação. c3.2) Apensação: Temporária/provisória. Apensação, letra p de provisória. A intenção aqui é para uniformizar decisões. Exemplo: ao entrar no meu último cargo público, foi proferida uma decisão de reajuste salarial de 35%. Porém, ela era apenas para servidores antigos. Novos servidores, como eu, entraram cada um com um processo pleiteando esse reajuste. Ao chegar à autoridade decisória, a decisão tem que ser uniforme. Portanto, foram juntados todos aqueles processos para a decisão final. Isto é apensação: você une, analisa para tomar uma decisão uniforme, e depois separa. c3.3) Desapensação: Como a apensação é temporária, temos que separar os processos. Temo aqui, portanto, a desapensação. Vamos às questões: 109. (ESAF ANA 2009) O desentranhamento é a a) juntada definitiva de um processo a outro. b) juntada provisória de um processo a outro. c) separação de processos após a juntada provisória. d) retirada de peças do processo. e) abertura de um novo volume do mesmo processo. Qual a palavra-chave do desentranhamento? Retirada. Letra a corresponde à anexação. Letra b corresponde à apensação. Letra c é desapensação. Letra e não tem nome técnico, é isso mesmo. Temos, portanto, gabarito letra d CESPE TSE 2007) A juntada por anexação é a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto. Obrigatoriamente o mesmo interessado? Sim. Mesmo assunto? Sim. Tudo certo! *Arquivamento Quando falamos em arquivamento, existe uma definição cobrada em prova do CESPE: arquivamento envolver um conjunto de procedimentos que visa ao acondicionamento e também ao armazenamento. Supondo que temos um documento, vamos colocar em pasta ou na caixa. Estou acondicionando ou armazenando? Acondicionando. Vamos lembrar da embalagem onde vamos guardar o documento. Após, ao pegar por exemplo a pasta ou caixa e colocar na estante ou na gaveta, temos aí o armazenamento, que está relacionado ao mobiliário que vamos usar para guardar aquela embalagem. 8 concurseiro.vip

9 MPU Arquivologia Prof. Darlan Eterno 1) Rotinas (operações) de arquivamento: A teoria nos mostra que temos rotinas a serem seguidas ao guardar um documento. A primeira rotina é a inspeção. Nem todo documento que chega à instituição deve ser arquivado. Como vou saber se o documento deve ou não ser arquivado? Eu vou ler o documento e verificar se neste documento tem algum despacho indicando que ele deve ser arquivado. Deve estar escrito arquive-se. No processo judicial, temos essa decisão. Feita a inspeção, vamos ao estudo. Por exemplo, se o documento que eu recebi trata de férias, e tenho pastas em meu setor que tratam do assunto. Ou seja, a etapa do estudo é a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante. Se tiver, vamos guardar juntos, se não tiver, vamos criar. O estudo é estabelecer estas conexões. Após o estudo, vamos partir para a classificação. O plano de classificação se baseia em um critério agrupa pela função. Ou seja, é uma classificação funcional. E, no caso da instituição não ter um plano de classificação? Podem ser guardados por data de entrada, por exemplo. Então, temos diversas formas de classificação. Logo, temos que selecionar que tipo de classificação será usada. Depois da escolha do método de classificação, vamos para a quarta rotina, que é o método de codificação. Codificar é inserir um código, conforme o método de classificação escolhido. É a materialização, é a escolha do que eu fiz. Agora, vamos imaginar o seguinte cenário: temos uma pilha de documentos, todos classificados e codificados. Ante de guardálos, temos duas possibilidades: arquivamento um a um ou é mais fácil agrupar pelo código? Sim, pelo código! Vamos agrupar os documentos conforme o código, para abrir a pasta de uma vez só e colocar dentro todos os documentos com aquele código. Isto é a ordenação: agrupar antes de guardar. Por último, vem a guarda de fato, na pasta ou na estante. Temos que estar atentos a este conteúdo, pois o CESPE cobra na hora da prova, o que acontece em cada uma destas operações. O nome ajuda a entender. Só que, às vezes, a banca pergunta a ordem em que as operações acontecem. Já caiu assim: a ordenação é a quinta rotina de arquivamento? Até mesmo já foi cobrado qual operação está em determinado intervalo: a ordenação é posterior à codificação e anterior à guarda? Como faremos para não perde ponto nestas questões? Vamos guardar as operações de arquivamento com um mnemônico: IECCOG, com a letra inicial de cada uma das rotinas: inspeção, estudo, classificação, codificação, ordenação e guarda. 2) Métodos de arquivamento Temos aqui uma variedade de métodos. Uma pergunta clássica da banca é: como escolher o método a ser adotado? A escolha baseia-se em dois critérios: natureza dos documentos (conhecer as características do documento que vou guardar) e estrutura organizacional. Se alguém perguntar: qual a melhor forma de guardar documentos onde você trabalha? Temos que avaliar a natureza e a estrutura, ou seja, como os setores vão buscar aquela informação. Categorias: I) Métodos Padronizados: Variadex. Parece um nome estranho, mas ele é bem simples de entender. Ele combina dois elementos: letras e cores. Por exemplo, tenho uma sequência de letras - a, b, c, d - e vou afirmar que documentos com estas letras serão arquivados conforme uma cor específica, como por exemplo a cor ouro. Ou seja, ao abrir a gaveta, as pastas com a etiqueta da cor ouro agrupam os documentos com a sequência a, b, c e d. A quatro letras será atribuída uma cor diferente. II) Básicos: São os mais explorados em prova. concurseiro.vip 9

10 a) alfabético: Guardados a partir do nome. Um exemplo bem prático: ao tomarem posse no MPU, vocês terão uma pasta funcional, com seus documentos. Como são vários servidores, as pastas são colocadas em ordem alfabética, pelos nomes. Ao pedir a pasta, é pedido pelo nome, não pela letra. Pela letra tem várias pastas, muito mais difícil de localizar. b) geográfico: Local/procedência de um documento. Podemos ter três aplicações: Estado: Capital/Cidades. Imagine que eu trabalhe nesta classificação por estado, ao abrir o gaveteiro do estado da Bahia, temos ali as cidades, e a primeira será Salvador, a capital. País: Capital/Demais Cidades. Os Estados não aparecem aqui. Cidade: neste caso, a capital não precisa estar em destaque. c) numérico: Simples: Número de entrada/registro do documento. Ele é muito simples de ser executado. Estou no arquivo, com pastas e caixas. Conforme forem chegando, eu atribuo um número para cada uma, conforme a ordem de entrada. Não há preocupação com a ordem alfabética. Cronológico: Data ou Nº + data. A combinação nº + data vocês conhecem, é a mesma vista em processos. Memorando, ofício, seguem este método. Dígito-terminal: Tem uma forma diferente de ser lido. Exemplo: Este número não é lido de forma contínua, mas aos pares. A leitura é da direita para esquerda: (73) (52) (43). Quando a sequência é muito grande, o ideal é quebrar pares para não confundir um com outro. Divide em três pares, leitura da esquerda para a direita. d) ideográfico: trabalha com o assunto do documento. Ele tem várias subdivisões: d1) alfabético: pode ser dicionário ou enciclopédico d2) numérico: pode ser decimal, duplex ou unitermo (indexação coordenada). Vamos comparar: Ambos trabalham com assuntos. Qual a diferença entre os dois? Quando você ouvir falar do dicionário, você vai lembrar do próprio dicionário: quando vamos procurar uma palavra, as palavras seguem sempre a ordem alfabética. A mesma ideia temos aqui. No enciclopédico, temos uma forma diferente de escrever os assuntos: há um resumo das ocorrências, com um título 10 concurseiro.vip

11 MPU Arquivologia Prof. Darlan Eterno maior, mais genérico. Vai criar subdivisões. Ou seja, ele trabalha também com o agrupamento de assuntos semelhantes, com um título mais amplo e outros subordinados a ele. Agora, vamos comparar o decimal com o duplex: Se é ideográfico-numérico, quer dizer que cada assunto recebe um número. A primeira diferença entre o decimal e o duplex é visual: no decimal, as subdivisões são representadas por pontos, no duplex, por traços. Este detalhe já foi cobrado pelo CESPE. A segunda diferença está relacionada à capacidade de expansão que os métodos têm. No decimal, temos a ideia de dez divisões, expansão limitada. Em cada nível, não pode expandir dez divisões. No enciclopédico não há esta limitação. Unitermo também recebe o nome de indexação coordenada. Este método funciona de uma forma muito arcaica. O cadastro se dá em uma ficha de cartolina. Toda vez que tiver que arquivar ou buscar, deve-se remeter à ficha. 2.1) Sistemas de busca Aprendemos a guardar, agora vamos aprender a buscar a informação. São três sistemas: Direto: não adota índices (alfabético e geográfico) Indireto: A busca de documentos adota índices. Lembre: INdireto adota ÍNdices! Ex: BB, na pasta 150. Semi-indireto: Aqui, a bibliografia não fala se ele tem ou não índices. O único método que vai integrá-lo é o alfanumérico, letras e números. Vamos imaginar que vocês estão trabalhando no Ministério Público, no setor que lida com os fornecedores. Existem muitos fornecedores. Então no arquivo, em cada pasta de cada fornecedor, vamos utilizar um número de entrada. Ao final deste arquivamento, você já tem umas 300 pastas. Na pasta, não tem o nome da empresa, só um número. Como você vai localizar uma pasta específica? Através de um índice. concurseiro.vip 11

12 Então, em quais métodos adotamos índices? Em todos os métodos numéricos. Agora, se tivesse um número bem menor de pastas e o arquivamento escolhido fosse o alfabético, não é necessário um índice. O método decimal adota índices? É numérico, é indireto, adota índices. Vamos praticar! 114. (CESPE MPE-TO 2006) A escolha mais adequada do método de arquivamento depende da natureza dos documentos a serem arquivados e da estrutura da organização à qual a unidade de arquivo está vinculada. Sim! A escolha é sempre pautada nestes dois critérios, em conhecer o documento e conhecer a própria estrutura da organização (CESPE TJ AL 2012) Na ordenação geográfica, caso o principal elemento de identificação seja cidade e não estado, a capital deve estar em destaque. Eu vou dar destaque para a capital quando eu ordenar por Estado ou por País (CESPE TJ AL 2012) A ordenação numérica é método direto, pois a pesquisa ocorre exatamente no documento. Os métodos numéricos são indiretos. A pesquisa também não ocorre direto no documento, é necessário consultar o índice (FCC TRE-PB 2007) Ao classificar suas atividades rotineiras, uma instituição utiliza o seguinte esquema: COMUNICAÇÕES Correios Internet Rádio Telex 12 concurseiro.vip

13 MPU Arquivologia Prof. Darlan Eterno MATERIAL Aquisição Baixa ORÇAMENTO Despesa Receita PESSOAL Admissão Dispensa Férias Gratificações Licenças Trata-se do método a) enciclopédico. b) dicionário. c) unitermo. d) duplex. Gabarito letra A, enciclopédico! Você tem a ideia de hierarquias, tem o principal e os subordinados (CESPE SEBRAE BA 2008) O método numérico simples atribui um número a cada pasta de cliente (pessoa física ou jurídica), obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética (CESPE SEBRAE BA 2008) A escolha do método de arquivamento no arquivo corrente é determinada pela espécie ou pelo gênero do documento. Exemplo de espécie: memorando, ofício. Exemplo de gênero: textual, sonoro. Isto tem implicação no método de arquivamento? Nenhuma. Quais são os pilares da escolha? Natureza e estrutura organizacional. concurseiro.vip 13

14 120. (CESPE ANTAQ 2005) Os métodos de arquivamento decimal e duplex necessitam de adoção de um índice alfabético. São métodos numéricos, portanto, devem ter índice! E, para a Arquivologia, todos os índices seguem ordem alfabética (CESPE ANAC 2009) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código. Isso acontece apenas no sistema indireto (CESPE ANTAQ 2009) Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos (CESPE TCE RS 2013) O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto. Ele pertence ao sistema semi-indireto (CESPE PRG-DF 2005) Considerando as hipóteses de arquivamento a seguir, é correto afirmar que o método principal empregado foi por assunto, mas foram empregados também os métodos secundários geográficos, alfabético e cronológico. VEÍCULOS Goiás Minas Gerais São Paulo/Capital São Paulo/Interior PESSOAL ADMISSÃO E DEMISSÃO de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A. de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R. 14 concurseiro.vip

15 MPU Arquivologia Prof. Darlan Eterno PAGAMENTOS antes de 1980 de 1981 a 1985 de 1986 a A primeira pergunta é pelo critério principal. Alguns tópicos estão em caixa alta e outros não. O que está em caixa alta é o principal. São exemplos de assunto. Goiás, Mato Grosso é um critério geográfico? Sim. De Abraão a Antônio temos critério alfabético. Antes de 1980, cronológico. Aqui, temos uma combinação de métodos, um critério principal combinado com outros (CESPE TRE MS 2013) Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em sequência numérica, exigindo o índice alfabético remissivo. Remissivo é algo que te remete a outra coisa. O índice remete ao documento? Sim (CESPE STM 2011) Os métodos básicos de arquivamento são alfabético, geográfico, numérico e ideográfico (CESPE FUB 2014) O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos documentos de arquivo acumulados pelas atividades meio da organização. Assunto é só para atividade meio? Não. O erro está na palavra exclusivamente (CESPE FUB 2014) O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos (CESPE TRE RJ 2012) A disposição de documentos pelo nome dos clientes corresponde à ordenação do tipo unitermo. concurseiro.vip 15

16 O único método que trabalha com o nome é o alfabético. Qualquer outra resposta estará errada (CESPE STM 2011) No método numérico simples, um método de arquivamento do tipo direto, não se faz necessário consultar um índice para localizar o documento. O método numérico é indireto, primeiro erro. Se faz necessário. Segundo erro (CESPE ANTAQ 2009) O método numérico simples determina a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: Quando você divide em três pares, está usando qual método? Dígito-terminal (CESPE ANAC 2009) Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convênios, correspondências, relatórios, processos, formulários e guias são exemplos da utilização do método de arquivamento por assunto. São exemplos de espécies documentais, não assunto. São modelos de documento, e não métodos de arquivamento. A espécie é o modelo. O assunto tem a ver com o conteúdo, com o que o documento fala (CESPE MEC 2009) É possível, na escolha do método de arquivamento, definir um método principal e métodos auxiliares para a organização da documentação (CESPE ANEEL 2010) O método numérico-cronológico é considerado um método de arquivamento básico (CESPE STJ 2008) O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex. 16 concurseiro.vip

17 MPU Arquivologia Prof. Darlan Eterno Este é o método geográfico (CESPE STM 2011) O método alfanumérico é um método do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde este se encontra guardado. É um sistema semi-indireto *Empréstimo/Consulta Vocês sabem a diferença de um para o outro. Exemplo: estou em um setor, pego um documento e trago para o meu setor. Isto é empréstimo. Se vou ao setor, utilizo o documento lá e retorno para o meu setor, temos consulta. Todos sabem esta diferença. Porém, reparem: aqui não é biblioteca. Os documentos estão em pastas, caixas. Tanto no empréstimo quanto na consulta, deve ocorrer a retirada do documento da sua embalagem. Quando eu retiro o documento, no local você vai colocar um outro documento, uma ficha com as informações de quem está pegando este documento. O nome desta ficha é guia-fora, com o nome da pessoa e os dados funcionais. Esta guia serve para cobrar este documento, nos mostrando onde será o rearquivamento. Vamos praticar! 111. (FUNIVERSA MP-GO TÉC. ARQUIVO 2010) A função da guia-fora é a) separar os documentos dentro de uma pasta. b) transferir os documentos para o arquivo permanente. c) facilitar o rearquivamento dos documentos e a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado. d) garantir o acesso restrito aos documentos. Gabarito letra C! 112. (CESPE ANEEL 2010) O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos (CESPE SERPRO 2013) Ao se retirar temporariamente um documento da unidade de arquivamento para empréstimo ou consulta, deve-se colocar, no lugar do documento, um indicador denominado fantasma ou ficha fantasma. Sim! A guia fora também pode ser chamada de ficha fanstasma. concurseiro.vip 17