CONCEITOS DE ARQUIVOLOGIA

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1 ARQUIVOLOGIA TERMINOLOGIAS ARQUIVÍSTICAS DE ARQUIVOLOGIA CRISTIANO SILVA Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística: Instrumento de fundamental importância para a normalização conceitual das atividades inerentes ao fazer arquivístico 1

2 Trataremos dos mais diversificados conceitos em Arquivologia, pois é uma ciência que têm muitos conceitos e definições e compreendê-los nos ajuda a resolver bem as questões de provas, por isso a necessidade de realmente trabalharmos nesse sentido. ARQUIVÍSTICA É uma disciplina, também denominada Arquivologia, que tem por objetivo a natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. A arquivologia tem como finalidade última o acesso à informação, objetiva a organização dos dados com vistas à informação e possui como objeto a informação. 2

3 A Arquivística surgiu na sequência da Revolução Francesa. Foram criados novos serviços de Arquivo que surgiram amparados no conceito da História Positivista. Ao aplicar na prática a teoria de que os documentos devem ser organizados de acordo com a estrutura da instituição que recebeu ou criou estes documentos, a Arquivística conseguiu tornar-se independente. História Positivista baseia-se na análise, estudo; catalogação de fatos passados, em ordem cronológica, através de documentos oficiais Terminologia FINALIDADE DO ARQUIVO: o arquivo tem finalidade FUNCIONAL, ou seja, acumula documentos como mera decorrência das atividades da instituição e aí vale ressaltar para você que o quando se pensar em documentos de arquivo jamais pense em COLEÇÃO, pois os documentos de arquivos não são colecionados e sim acumulados. Documentos de biblioteca aí sim terá como conceito a coleção, mas no caso dos arquivos de documentos não. 3

4 Podemos dizer também que Arquivologia é um conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda permanente) de documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma organização. Inclui código de classificação assuntos, controle sobre a modificação dos documentos de arquivo, controle sobre os prazos de guarda e eliminação e fornece um repositório protegido para os documentos de arquivo que sejam significativos para a organização. Mais uma terminologia importante para nós é o FUNDO que tem como significado um conjunto de documentos de uma mesma PROVENIÊNCIA, ou seja, de uma mesma origem e nesse sentido temos os chamados: FUNDO ABERTO E FUNDO FECHADO. 4

5 DOIS TIPOS DE FUNDOS Fundo fechado: fundo que não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade. Fundo Aberto: quando ainda podem ser acrescentados novos documentos em função do fato de a entidade produtora continuar em atividade. ACERVO ACERVO, guarde aí para não esquecer mais o sentido de acervo = documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora. 5

6 ANEXAÇÃO ANEXAÇÃO - Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo. APENSAÇÃO APENSAÇÃO é a Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência. 6

7 ARRANJO o ARRANJO, a ideia é criar uma organização ou ordenação dos documentos e aí o arranjo passa a ser uma sequencia de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos. AUTENTICAÇÃO AUTENTICAÇÃO é a atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação. A lei 12527/11 também define autenticação, como autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema. Costumo dizer que a autenticidade é confiável, pois você sabe quem fez, quem produziu ou alterou, o SUJEITO É DETERMINADO. 7

8 CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO: Instituição ou serviço responsável pela centralização de documentos e disseminação de informações. CUSTÓDIA CUSTÓDIA é outro termo bastante utilizado na arquivologia. CUSTÓDIA significa: Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade. 8

9 LIVRO Nos arquivos, principalmente em se tratando de arquivos públicos é preciso a existência de LIVROS, pois os livros registram as informações do arquivo, ou seja, são LIVROS que recebem, de maneira sistemática, anotações referentes às atividades da entidade produtora, em geral apresentando termo de abertura e termo de encerramento e folhas numeradas e rubricadas. NOTAÇÃO ORGANICIDADE RESTRIÇÃO DE ACESSO TERMO DE ABERTURA TRAMITAÇÃO VOLUME 9

10 NOTAÇÃO: Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. ORGANICIDADE: muito provavelmente se você já estudou arquivologia já tenha escutado muitas vezes, pois se trata de: Relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora. Os documentos organicamente se acumulam ao longo do tempo. RESTRIÇÃO DE ACESSO: é a limitação do acesso em virtude do estado de conservação, do estágio de organização ou da natureza do conteúdo. Quando se trata da natureza do documento podemos compreender como documento sigiloso que pela lei de acesso à informação o acesso é restrito ao público em geral em decorrência de colocar em risco a segurança da sociedade e do Estado. TERMO DE ABERTURA: Conjunto de informações lançadas no início de um livro de registro e que o validam, delas podendo constar o número de folhas, a sua finalidade, data e nome da autoridade validadora. Outra definição bastante utilizada na arquivologia é TRAMITAÇÃO: Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado MOVIMENTAÇÃO ou TRÂMITE. VOLUME são folhas encadernadas, sejam manuscritas, datilografadas ou impressas. 10