Conhecimento Específico

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1 Conhecimento Específico Professor Darlan Eterno

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3 Arquivologia Aula XX Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios. Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno Lei 8159/91 Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 3

4 Finalidades do Arquivo - Servir á Administração - Servir á História Função dos Arquivos 4

5 Arquivologia Aula XX Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios. Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno 5

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7 Arquivologia Aula XX Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios. Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno Finalidades do Arquivo 7

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9 Arquivologia Aula XX Características Arquivo Biblioteca Tipo de Suporte/Quantitati vo de Exemplares Entrada de documentos Tipo de conjunto Documentos manuscritos, audiovisuais. Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias/cópias. Acumulação natural Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Tipos de fundo: - aberto: (instituições em funcionamento) - fechado: (instituições extintas) Documentos impressos e audiovisuais, que se apresentam em exemplares múltiplos. Compra, permuta e doação. Coleções: Reunidas pelo conteúdo. Objetivos Funcionais, administrativos Culturais, científicos. Tipo Classificação Baseia-se nas atividades Predeterminada institucionais 9

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11 Arquivologia Aula XX 1.Classificação dos Documentos a) Natureza do Assunto Ostensivo Sigiloso b) Espécie: Ex: Ata,Certidão e Oficio. 11

12 b) Tipo (tipologia): Espécie + função = tipologia d) Gênero Textual Sonoro Cartográfico 12

13 Arquivologia Classificação dos Documentos de Arquivos Prof. Darlan Eterno d) Gênero Filmográfico Iconográfico Micrográfico 13

14 d) Gênero Informático e)forma f) formato 14

15 Arquivologia Aula XX 1.Classificação dos Arquivos a) Extensão Setorial Central/Geral 1.Classificação dos Arquivos b)entidade Mantenedora Público Privado 15

16 1.Classificação dos Arquivos c) Estágios de Evolução Corrente Intermediário Permanente 1.Classificação dos Arquivos d)natureza dos Documento Especial Especializado 16

17 Arquivologia Aula XX Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios. Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno Princípios Arquivísticos a) Organicidade b) Unicidade 17

18 Princípios Arquivístico c)proveniência(respeito aos fundos) d) Ordem original Princípios Arquivísticos e) pertinência: documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação original. 18

19 Arquivologia Princípios Arquivísticos Prof. Darlan Eterno Princípios Arquivísticos F)Princípio da reversibilidade Princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. É aplicado na restauração de documentos. Princípios Arquivísticos h)territorialidade : Conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos. 19

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21 Arquivologia Aula XX 1. Teoria das Três Idades Baseia-se na: a) Frequência de uso b) Valores dos Documentos 1. Fase Corrente (caract) Frequência de Uso Localização Extensão do arquivo Tipo de arquivamento Valor Tipo de Acesso 21

22 1. Fase Corrente Atividades: (Protocolo, Expedição, Arquivamento,Consulta, Empréstimo, Destinação) 1. Fase Intermediária (caract) Frequência de Uso Localização Extensão do arquivo Tipo de arquivamento Valor Tipo de Acesso 22

23 Arquivologia Teoria das Três Idades Prof. Darlan Eterno 1. Fase Intermediária Atividades: o Empréstimo o Consulta o Arquivamento 1. Fase Permanente Frequência de Uso Localização Extensão do arquivo Tipo de arquivamento Valor Tipo de Acesso 23

24 1. Fase Permanente Atividades: (Arranjo, descrição, publicação, conservação e referência) 2. Representação da Teoria (operações de destinação) 24

25 Arquivologia Teoria das Três Idades Prof. Darlan Eterno Quadro resumo Fase (Idade) Corrente Intermediária Permanente Frequência de Uso Uso freqüente Uso eventual Sem uso para Administração Localização Próximo ao setor de trabalho Pode estar próximo dos setores de trabalho ou distante (fora da instituição) Pode estar próximo dos setores de trabalho ou distante (fora da instituição) Extensão do Arquivo Setorial e/ou Central Central Central Tipo de arquivamento Vertical Vertical/Horizontal Vertical/Horizontal Valor Primário Primário Secundário Tipo de Acesso Restrito Restrito Público Atividades Protocolo, expedição, Atendimento á Arranjo, descrição, arquivamento, consultas/empréstimos publicação, conservação e empréstimo, consulta, referência destinação 25

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27 Arquivologia Aula XX Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno 1. Classificação a) Definição: agrupamento de documentos, podendo a eles atribuir códigos. 27

28 1.2 Plano ou Código de Classificação a) Definição: Instrumento que auxilia na classificação de documentos, visando a sua guarda e localização. 1.3 Plano ou Código de Classificação Modelo 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA. 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL RELAÇÕES COM A IMPRENSA 28

29 Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Prof. Darlan Eterno 1.3 Plano ou Código de Classificação c) características Baseia-se nas funções/atividades da instituição 1. Avaliação a) Definição 29

30 1.2 Objetivos a) reduzir a MDA b) reduzir custos c) reduzir prazo de busca d) garantir preservação de docs 1.3 Tabela de Temporalidade a) Definição prazos de guarda destinação alteração suporte obs 30

31 Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Prof. Darlan Eterno 1.3 Tabela de Temporalidade b) Modelo 1.3 Tabela de Temporalidade c) características elaborada pela CPAD aprovada por autoridade competente 31

32 1.3 Tabela de Temporalidade c) características Prazos baseiam-se na legislação e nas necessidades administrativas 32

33 Arquivologia Aula XX 1. Protocolo 1. Protocolo 1.1Rotinas de Protocolo a) Recebimento 33

34 b) Registro c) Autuação d) Classificação e)movimentação distribuição expedição f)controle da Tramitação 34

35 Arquivologia Aula XX Processo 1. Definição Conj. de docs reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação adm/judiciária. 35

36 2. Abertura (atuação) -protocolo 36

37 Arquivologia Procedimentos Administrativos Prof. Darlan Eterno 3. Numeração - Carimbo (canto superior d) 3. Numeração -ordem cresc. (frente da fl.) -feita no protocolo -vedada rasuras e letras diferencias tais 14-A/14-B 37

38 3. Numeração -numeração incorreta será inutilizada por meio do carimbo 4. Operações com processos a) Desentranhamento A retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente Após último despacho (lavrado termo de desentranhamento) 38

39 Arquivologia Procedimentos Administrativos Prof. Darlan Eterno b)juntada União de um processo a outro, ou de um documento a um processo; anexação (definitiva, mesmo interessados) apensação (temporária) d)desapensação 39

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41 Arquivologia Legislação Arquivística (Recortes) - Exceções de acesso Art. 23 da lei (segurança do Estado) Art. 31 da lei (honra da vida humana) 41

42 Transparência Ativa (art. 7º do Decreto) Transparência Passiva (art. 9º do Decreto) Serviço de Informações ao Cidadão (SIC) (Art. 9º da lei) Pedidos de Acesso (arts 11 e 14 do Decreto) 42

43 Arquivologia Legislação de Acesso aos Documentos Públicos Prof. Darlan Eterno Recursos a) Autoridade superior, b) CGU, c) Comissão Mista de Reavaliação de Informações (CMRI) Graus de Sigilo (art. 24 da lei) ultrassecreto - 25 anos secreto - 15 anos reservado - 5 anos 43

44 \ Órgãos/Sistemas de Arquivo a) CONARQ: (Conselho Nacional de Arquivos); sua principal função é definir a política nacional de arquivos públicos e privados. O Conarq é o órgão central do SINAR. b) SINAR: (Sistema Nacional de Arquivos): e tem a finalidade de implementar a política nacional de arquivos públicos e privados. O SINAR foi criado pelo decreto 4.073/02. c)arquivo Nacional: órgão que possui entre outras competências, a gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelo Poder Executivo Federal. d) SIGA : (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo): organiza, de forma sistêmica, as atividades de gestão de documentos, no âmbito da Administração Pública Federal 44

45 Arquivologia Aula XX Arquivamento: Conjunto de procedimentos que visa ao acondicionamento( ) e ao armazenamento( ) de documentos. 1.1 Rotinas de Arquivamento a) inspeção b) estudo c) Classificação d) Codificação 45

46 1.1 Rotinas de Arquivamento e)ordenação f) guarda (arquivamento) 46

47 Arquivologia Aula XX 1. Métodos de Arquivamento Escolha: Estrutura Organizacional Natureza dos Docs 1.Categorias I - Padronizados Ex: Variadex (letras e cores) 47

48 II Básicos a) Alfabético: (nome) II Básicos b) Geográfico: local/ procedência Estado/País/Cidade 48

49 Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 1 Prof. Darlan Eterno Itália Roma Milão Veneza Paraná Curitiba Londrina Paranaguá Por cidades: Araçatuba (SP) Brasília (DF) Brasília (MG) Natal (RN) 49

50 c) Numérico: Simples Cronológico Dígito terminal d) Ideográfico (interpretação do doc e do contexto) d1)alfabético Dicionário Enciclopédico 50

51 Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 1 Prof. Darlan Eterno Dicionário Controle de Chaves Controle de Entrada Controle de Frequência Divulgação Enciclopédico Controle de chaves de entrada de frequência Divulgação d) Ideográfico d2) Numérico Decimal Dupléx Unitermo 51

52 Decimal 411 Planejamento 411.1Anual Mensal Dupléx Planejamento Anual Mensal 52

53 Arquivologia Gestão de Documentos Gestão de Documentos conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. 53

54 Etapas da Gestão de Documentos a)produção: b)utilização: Etapas da Gestão de Documentos c) Destinação (Avaliação): 54

55 Arquivologia Fase Permanente Atividades Arranjo Descrição Publicação Referência Conservação 55

56 a) Arranjo: (Ordenação/Classificação) a)arranjo Pode ser: Estrutural Funcional 56

57 Arquivologia Arquivos Permanentes Prof. Darlan Eterno a)arranjo Instrumento (Quadro de Arranjo) Ex: Quadro de Arranjo Estrutural Direção (grupo) Assessoria Técnica (subgrupo) Coordenação (grupo) Cursos Regulares (subgrupo) Cursos Por Matéria (subgrupo) Quadro de Arranjo Funcional Organização político-legislativa (grupo) Eleição da Mesa Diretora (subgrupo) Composição dos órgãos legislativos (subgrupo) Representação em missão externa (grupo) b) Descrição Instrumentos de pesquisa Guia Inventário Catálogo Catálogo Seletivo (Repertório) 57

58 c) Publicação d) Referência e)conservação e1) Fatores de Deterioração a) Internos b) Externos b1) biológicos b2)químicos b3)físicos 58

59 Arquivologia Arquivos Permanentes Prof. Darlan Eterno e2) Técnicas de Conservação I) Higienização/Limpeza II) Desinfestação III) Alisamento e2) Técnicas de Conservação IV)Restauração Encapsulação Laminação Silking Banho de Gelatina 59

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61 Arquivologia 1. Conceitos a) Doc. Digital b) Doc. Microfilmado 61

62 2. Alteração do Suporte 2.1 ) Digitalização potencializa o acesso Preserva os documentos originais + capacidade de armazen. 2.2 microfilmagem É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. 62

63 Arquivologia Automação. Alteração do Suporte Microfilmagem e Digitação Prof. Darlan Eterno a) microfilmagem 1 Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em juízos ou fora dele. a)microfilmagem (Val. Jurid.) extração de filme cópia; possibilidade de eliminação; vedada eliminação (doc. Perm) microfilmagem de substituição Integração com a digitalização 63

64 3) Preservação de Docs Digitais 3.1 )Técnicas de preservação de documentos digitais a) Migração b) Emulação c) Definição de formatos adequados 64

65 Arquivologia Automação. Alteração do Suporte Microfilmagem e Digitação Prof. Darlan Eterno 4) E-arq Brasil - Norma que define requisitos para um Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos (SIGAD) 65

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