Arquivologia. Arquivologia Professora Ana Claudia Dias

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1 Arquivologia Professora Ana Claudia Dias Arquivologia História - Inicio na Grécia - arché / archeon - Marilena Leite Paes - Origem Latina - archivum - Ramiz Galvão Lei de 8 de Janeiro de 1991 Decreto de 25 de Janeiro de

2 O Conarq (Conselho Nacional de Arquivos) O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. CONARQ O Conarq (Conselho Nacional de Arquivo) tem como competências: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas; III - propor ao Ministro do Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos; V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária; CONARQ 2

3 VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados; VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios; VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei nº 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro do Estado da Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR; XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados; CONARQ XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos; XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática. 3

4 SINAR Sistema Nacional de Arquivos Tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo. Funciona de acordo com as orientações do CONARQ. CONARQ Compete aos integrantes do SINAR: promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central; disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ; apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação; propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social; CONARQ 4

5 comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional; colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos; possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ; proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização O que é Arquivo? 5

6 Móvel Prédio O que é Arquivo? Conjunto de Documentos Unidade Administrativa O que é Arquivo? - Móvel destinado a guarda de documentos. - Prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos. - Unidade Administrativa cuja função é a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. 6

7 O que é Arquivo? Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada caracterizada pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado, por essas pessoas ou seus sucessores, para fins de prova ou informação. Lei de 8 de Janeiro de 1991 Lei dos Arquivos Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Podemos afirmar que o arquivo é fundamental para o desenvolvimento dos trabalhos realizados nas empresas e instituições culturais, pois os mesmos possuem uma forma de organização da informação, seja ela escrita, sonora, audiovisual, impressa, desenhada etc. Portanto, é de suma importância dizer, que todas as decisões geralmente são tomadas, a partir das informações encontradas nos arquivos (memória da instituição ou empresa). 7

8 Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro. Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Museus são instituições de interesse público, criadas com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Apesar dos três terem a mesma função de guardar e preservar, os seus objetivos são distintos, segundo PAES (1991) a finalidade das bibliotecas e museus é essencialmente cultural, enquanto dos arquivos é primordialmente funcional, muito embora o valor cultural exista, uma vez que constituem a base fundamental para o conhecimento da história. 8

9 Razões da importância do Arquivo - É centro informativo de maior importância - Contém matéria prima para trabalho de pesquisa histórica - Reconstituição e preservação da memória - Fonte rica de informação - Apoiar a administração Organização dos Arquivos - Levantamento de dados, Levantamento documental (diagnóstico); - Análise da coleta de dados; - Planejamento; - Implantação e acompanhamento. 9

10 Organização dos Arquivos - Levantamento de dados, Levantamento documental (diagnóstico) BASE - TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (TTD) Prazo de Guarda Destinação Avaliação = Analise - PLANO/CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO Classificação Ordenação Arquivamento RESOLUÇÃO CONARQ 14 Tabela de Temporalidade Determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para guarda e eliminação. 10

11 Plano / Código de Classificação Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Classificação dos Arquivos 11

12 Critérios - Entidade mantenedora - Natureza - Extensão da atuação - Acesso a documentação - Utilização - Administração Entidade Mantenedora - Arquivos públicos: Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas administrativas, judiciárias ou legislativas. - Arquivos privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma relação orgânica perceptível do processo de acumulação. 12

13 - Públicos - Federal (Central / Regional) Estadual Municipal - Institucionais - Instituições educacionais Igrejas Corporações não lucrativas Sociedades, associações - Comerciais - Firmas Corporações Companhias - Familiais e pessoais Marilena Leite Paes Natureza - Arquivos especiais: São aqueles que têm sob a sua guarda documentos de formas físicas diversas como: discos, CDs, fitas, microfilmes, slides entre outros, e que merecem tratamento especial para sua armazenagem, acondicionamento e conservação. - Arquivos especializados: São aqueles que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo cientifico, independente da forma física apresentada, por exemplo arquivos médicos, justiça, engenharia, entre outros. 13

14 Extensão da atuação - Arquivos setoriais: São aqueles que funcionam junto aos criadores do documento. - Arquivos gerais ou centrais: São aqueles que se destinam a receber os documentos dos arquivos setoriais provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura da Instituição. Acesso Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, que poderão variar em função de cláusulas restritivas. - Franqueado: Consulta livre. - Restrito: Documento de consulta limitada. 14

15 Utilização (Teoria das Três Idades) Estágios de evolução dos Arquivos - Arquivo corrente primeira idade, setorial, em curso, em trâmite, em movimentação, em circulação, ativo. - Arquivo intermediário segunda idade, temporário, purgatório, limbo, pré arquivo. - Arquivo permanente terceira idade, guarda definitiva de documentos, documentos inalienáveis e imprescritíveis. Teoria das três idades Teoria na qual os arquivos passam por três períodos distintos de arquivamento, dependendo de seu uso: arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente. A teoria das três idades é a sistematização do ciclo vital dos documentos. 15

16 CORRENTE Ciclo vital dos documentos Serie de etapas na qual passam os documentos, caracterizados em intervalos de tempo, de acordo com a freqüência da sua Utilização e vigência. A vida dos documentos de arquivo é dividida em três intervalos de tempo: a atividade, a semi-atividade e a inatividade. 16

17 Protocolo - Controla a tramitação de documentos. - Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, classificação, distribuição e movimentação de documentos em curso. - Denominação atribuída ao próprio número de registro do documento. - Livro de registro de documentos recebidos ou expedidos. Atividades do Setor de Protocolo - Receber - Classificar - Registrar - Movimentar (distribuir e redistribuir) 17

18 Recebimento e Classificação (Rotinas) Receber a correspondência Separar correspondência particular da oficial Distribuir a correspondência particular Separar correspondência ostensiva da sigilosa Encaminhar correspondência sigilosa Abrir correspondência ostensiva Tomar conhecimento da correspondência pela leitura Verificar a existência de antecedentes para juntada Interpretar e classificar a correspondência (plano/código de classificação) Apôr carimbo de protocolo Anotar abaixo o número e a data a primeira distribuição Elaborar resumo do assunto Encaminhar para o setor de registro e movimentação Registro e Movimentação (Rotinas) Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo, data, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto e primeira distribuição. Anexar segunda via da ficha do documento, encaminhando-o ao seu destino juntamente com os seus antecedentes. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida. Arquivar fichas de protocolo, em ordem numérica. Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos. Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. 18

19 Expedição (Rotinas) Receber a correspondência. Verificar se não faltam folhas ou anexos. Numerar e completar a data, no original e nas cópias. Separar o original das cópias. Expedir o original, com os anexo se for o caso. Encaminhar as cópias dos antecedentes que lhe deram origem ao setor de arquivamento. Arquivo corrente Constituído de documentos em movimentação ou frequentemente consultado, exclusivo do órgão produtor. Seu uso apresenta valor primário, atendendo aos objetivos de sua criação. 19

20 INTERMEDIÁRIO Arquivo intermediário Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes e que aguardam sua destinação final. 20

21 PERMANENTE Arquivo permanente Constituído de documentos de guarda permanente em razão do seu valor histórico informativo e probatório. Seu uso apresenta um valor secundário de testemunho e informação. 21

22 Procedimentos Técnicos e Administrativos - Protocolo - Classificação de documentos - Controle da movimentação (distribuição e redistribuição) - Arquivamento Intermediário - Controle de empréstimo e devolução dos documentos - Disseminar as informações do documento - Avaliação do arquivo Operações de Arquivamento - Inspeção - Estudo - Classificação - Codificação - Ordenação - Arquivamento (Guarda de documentos) - Empréstimo e consulta 22

23 natureza corrente intermediário permanente CICLO DE VIDA 1 ANO 2 6 ANOS Não é eliminado DESTINO FINAL CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE Transferência ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO. Recolhimento ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ARQUIVO PERMANENTE 23

24 Geração Ciclo de vida útil Destinação Final Administração Descentralizado Centralizado 24

25 Administração Centralizado - União da documentação e das atividades de controle do arquivo (recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição) em um só local. Descentralizado - Separação da documentação e das atividades de controle do arquivo. A descentralização obedece basicamente a dois critérios: centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos; e, descentralização das atividades de controle e dos arquivos. A descentralização se aplica somente na idade corrente de arquivo. Nas idades intermediária e permanente os arquivos devem ser mantidos centralizados. Importante: A escolha da centralização ou descentralização do arquivo está diretamente ligada a atividades e volume de documentos da instituição. 25