Avaliação e eliminação de documentos de arquivo

Transcrição

1 TREINAMENTO CADA Avaliação e eliminação de documentos de arquivo Abril 2017

2 O que é Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade?

3 Plano de classificação e tabela de temporalidade de documentos São instrumentos de Gestão de Documentos. Gestão de Documentos: tratamento arquivístico dos documentos nas fases do ciclo de vida documental e da gestão administrativa. O ciclo de vida dos documentos é a concepção de que o documento passa por fases distintas ao longo de sua existência.

4 Ciclo de Vida dos Documentos A primeira idade é a fase corrente: produção e uso A segunda idade é a fase intermediária: custódia e possível consulta administrativa A terceira idade é a fase permanente: custódia e consulta informativa, após avaliação e destinação.

5 Ciclo de vida do documento Arquivo corrente

6 Ciclo de vida do documento Arquivo Intermediário

7 Ciclo de vida do documento Arquivo Permanente

8 Atividade Relacionada às ações, encargos ou serviços decorrentes do exercício de uma função. Atividade-meio: ligadas às funções indiretas ou auxiliares para o funcionamento do órgão. Atividade-fim: ligadas às funções diretas ou essenciais para o funcionamento do órgão.

9 Plano de Classificação de Documentos O Plano de Classificação é a estrutura hierárquica e lógica que reflete as funções e as atividades de uma organização, assim como os documentos produzidos nesse âmbito. (Cruz Mundet) Instrumento fundamental do contexto profissional que determina a gestão de documentos e viabiliza a implementação do programa. É feito a partir da análise da estrutura organizacional, atividades e documentos produzidos pela instituição.

10 Plano de Classificação de Documentos Esquema de distribuição de documentos em classes (função, subfunção, atividade e documento, no caso da Unesp), de acordo com um método de arquivamento específico, elaborado a partir das estruturas, funções e análise da produção documental. Objetivo: dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre elas.

11 Plano de Classificação de Documentos É uma construção coletiva, na qual o conhecimento emanado por todos os agentes produtores de documentos é organizado e relacionado de modo inequívoco e contextual; Pode ser estrutural ou funcional; Para a Unesp foi elaborado um plano funcional

12 Avaliação Documental Processo de análise do ciclo de vida do documento (corrente, intermediário, permanente) no qual são estabelecidos prazos de guarda e destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos (imediato e mediato). Visa a racionalização dos arquivos, a eficiência administrativa e a garantia de preservação do patrimônio documental. É operacionalizada por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos

13 Tabela de Temporalidade Instrumento decorrente do Plano de Classificação, apresenta os prazos de guarda dos documentos nas diversas fases do seu ciclo de vida e seus valores, conforme uso e legislação. Determina o destino do documento: eliminação ou guarda permanente. Apresenta as bases legais nas quais a destinação está assentada.

14 Efeitos Redução da massa documental Agilidade na recuperação dos documentos e das informações Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Racionalização da produção e do fluxo de documentos (trâmite) Liberação de espaço físico Incremento à pesquisa

15 Legislação Estadual e a preservação dos documentos públicos Instrução normativa APE/SAESP n 2/2010 Artigo 11 - A eliminação de quaisquer documentos públicos estaduais deverá ser autorizada pela Unidade do Arquivo Público do Estado, nos termos do art. 9º da Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, do art. 25, do parágrafo único do art. 26 e do 1º do art. 37 do Decreto nº , de 27 de agosto de 2004, e do inciso II do art. 25 do Decreto nº , de 27 de abril de Artigo 22 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente, nos termos do art. 62 da Lei federal nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, do art. 49 do Decreto federal nº 3.179, de 21 de setembro de 1999 e do art. 33 do Decreto estadual nº , de 27 de agosto de 2004.

16 Procedimento para eliminação de documentos Consta do Manual de Protocolo e Normas processuais (2015), pp. 43 a 47; Procedimento efetuado pela Seção de Comunicações Administrativas da Reitoria e pelas Seções Técnicas de Comunicações nas Unidades.

17 Como selecionar e encaminhar os documentos para a Seção de Comunicações Administrativas proceder à eliminação? Localizar o documento na tabela de temporalidade de documentos, identificando seu código de classificação e verificando seu tempo de guarda e destinação final; Elaborar a Relação de eliminação dos documentos conforme modelo, Manual de protocolo e normas processuais, p. 43

18 Elaboração da Relação de eliminação de documentos Exemplo: pauta de reunião Relação de eliminação de documentos Função: 01. organização administrativa Subfunção: Apoio Administrativo Atividades: Controle de compromissos oficiais Documento: Pauta de reunião Datas-limite: Quantidade: 07 caixas-arquivo ou 1 metro linear Observações complementares: 2500 itens

19 Elaborar ofício de solicitação de eliminação de documentos Modelo de ofício Prezado(a) Sr(a) (Chefe da Seção de Comunicações Administrativas) Considerando os prazos de guarda e a destinação final definidos aos documentos da Universidade Estadual Paulista Julio de Mesquita Filho Unesp e publicados na tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-meio, aprovados pela Resolução n 62, de 09 de outubro de 2015, solicitamos a eliminação dos documentos listados abaixo. Relação de eliminação de documentos... Assinatura do responsável da área

20 Como encaminhar os documentos para eliminação Encaminhar o ofício, relação de eliminação de documentos e os documentos que serão eliminados para a SCA; Os documentos deverão ser acondicionados em caixas-arquivo e a mesma deverá estar devidamente identificada com etiqueta com as mesmas informações que constam da relação de eliminação de documentos.

21 Caberá a Seção de Comunicações Administrativas Analisar a solicitação de eliminação de documentos; Verificar as informações transmitidas na relação de eliminação de documento e os documentos selecionados; Solicitar maiores informações, se necessário; Proceder aos encaminhamentos seguintes até chegar a eliminação, de fato, dos documentos

22 Cópias de documentos Cópias de documentos não precisam passar pelo trâmite formal de eliminação e podem ser descartados junto aos demais papeis destinados para reciclagem. Caso a cópia tenha recebido algum despacho, assinatura, carimbo ou outra forma de validação que lhe atribua oficialidade, deixa seu caráter de cópia simples.

23 Exercício 1. Localizar o código de classificação do documento na TTD; 2. Verificar se poderá ser eliminado; 3. Elaborar a relação de eliminação de documentos.

24 Exercício Relação de eliminação de documentos Função: Subfunção: Atividades: Documento: Datas-limite: Quantidade: Observações complementares:

25 Estamos à disposição para quaisquer dúvidas, sugestões e críticas Maria Blassioli Moraes mmoraes@reitoria.unesp.br Vagner Roberto de Moraes protocib@rc.unesp.br CADA: